[Seite 1]
| Zeichen Kat.Allgemeine Qualitätsanforderungen | ja | nein | Bitte ausführen, inwiefern die Anforderungen erfüllt werden und kurze Beschreibung der Funktionalität und deren Umfang. | ||
|---|---|---|---|---|---|
| AQ-01 | MA | Umsetzung der Barrierefreiheitsstandards gemäß der WCAG 2.2 Level AA-Richtlinie und der EN 301549- Norm | |||
| AQ-02 | MA | Berücksichtigung der Geschlechtsneutralität (insb. hinsichtlich der Abfrage der Geschlechtsidentität und Anrede) | |||
| AQ-03 | MA | Betrieb auf Basis aktueller, unterstützter Programmstände sowie Hosting durch den App-Anbieter | |||
| AQ-04 | MA | Verfügbarkeit der App und des Web-Interface für alle Nutzenden in deutscher Sprache | |||
| AQ-05 | multilinguale Verfügbarkeit der Oberfläche in der Eltern-App | ||||
| f AQ-06 | Übersetzungsfunktion für Inhalte | ||||
| Zeichen Kat.Erreichbarkeit der Anwendung | ja | nein | Bitte ausführen, inwiefern die Anforderungen erfüllt werden und kurze Beschreibung der Funktionalität und deren Umfang. | ||
| E-01 | MA | Verfügbarkeit mind. 99% im Kalendermonat und mind. 360 Tage/Jahr | |||
| E-02 | ü MA | Aktive Verfügbarkeit in Deutschland, Belgien und den Niederlanden | |||
| E-03 | MA | Betriebszeit 7*24 | |||
| E-04 | MA | Kernbetriebszeit werktags 6-21 Uhr | |||
| E-05 | MA | r max. Ausfallzeiten: 88h/Jahr und 8h/Kalendermonat | |||
| E-06 | MA | bei schwerwiegenden Störungen: Reaktionszeit max. 30 Minuten sowie Wiederherstellungszeit max. 12 Stunden | |||
| E-07 | MA | bei erheblichen Störungen: Reaktionszeit max. 1 Stunde sowie Wiederherstellungszeit max. 24 Stunden | |||
| E-08 | MA | bei leichten Störungen: Reaktionszeit max. 2 Stunden sowie Wiederherstellungszeit max. 48 Stunden | |||
| E-09 | MA | Ankündigung von Wartungsarbeiten mit mind. 2 Kalenderwochen Vorlaufzeit | |||
| E-10 | MA | d Wartungsarbeiten beeinträchtigen den Tagesbetrieb nicht oder nur geringfügig | |||
| E-11 | MA | i Bereitstellung der Eltern-App zur Installation auf einem Smartphone oder Tablet mit Android Betriebssystem mind. ab Version Android 8 über den Google Play Store | |||
| E-12 | MA | e Bereitstellung der Eltern- und Gruppen-App zur Installation auf einem Smartphone oder Tablet mit iOS Betriebssystem mind. ab Version iOS15 über den Apple App Store | |||
| E-13 | Kompatibilität mit anderen gängigen Betriebssystemen z.B. HarmonyOS | ||||
| E-14 | MA | Zugriffsmöglichkeit auf das Web-Interface für alle Nutzenden mittels Browers z.B. Chrome, Firefox, Edge, Safari; ohne Plug-ins, Add-ons, Erweiterungen, Zusatzkomponenten; keine lokale Installation | |||
| Zeichen Kat.Anwendungsunterstützung/Support | ja | nein | Bitte ausführen, inwiefern die Anforderungen erfüllt werden und kurze Beschreibung der Funktionalität und deren Umfang. | ||
| S-01 | MA | 2 Support bei technischen oder sonstigen Problemen (bevorzugt Inhouse) | |||
| S-02 | MA | Service Desk Bereitstellung und Meldungsannahme 24hx7x365 | |||
| S-03 | MA | . Allgemeine Service- und Supportzeit mind. werktags Mo-Fr 9-16 Uhr | |||
| S-04 | MA | Kostenlose Service- und Support-Hotline für Eltern, KiTas, Träger mind. werktags Mo-Fr 9-16 Uhr | |||
| S-05 | MA | Kommunikation mit dem Anbieter durchweg in deutscher Sprache | |||
| S-06 | MA | S Bereitstellung von Materialien wie z.B. Dokumenten, Handbüchern, Bedienungsanleitungen, Videos, FAQ in deutscher Sprache | |||
| S-07 | Bereitstellung von Materialien wie z.B. Dokumenten, Handbüchern, Bedienungsanleitungen, Videos, FAQ in weiteren Sprachen | ||||
| S-08 | MA | t Information zu den Störmeldungen mittels Zwischenmeldungen und Rückmeldungen in festgelegten Zeiträumen. Informiert werden sowohl die Melder*innen sowie ein zu definierender erweiterter Personenkreis. | |||
| S-09 | MA | u Bereitstellung eines Änderungsprotokolls bei Updates | |||
| S-10 | Ergänzende Bereitstellung einer Nutzungsstatistik (mind. Angaben zur maximalen Anzahl der gleichzeitig aktiven Nutzenden, zur Anzahl der Nutzenden sowie zur Gesamtanzahl der Zugriffe) | ||||
| S-11 | MA | f Einführungsschulung für den Träger vor Rollout-Beginn | |||
| S-12 | MA | Unterstützung bei der Schulung der KiTa-Leitungen, Mitarbeitenden in den Gruppen und Eltern/Sorgeberechtigten z.B. in Form von Video-Anleitungen, Produkteinführungen oder Webinaren | |||
| S-13 | Durchführung von Online-Einführungsschulungen für das KiTa-Personal | e | |||
| Zeichen Kat.Information | ja | nein | Bitte ausführen, inwiefern die Anforderungen erfüllt werden und kurze Beschreibung der Funktionalität und deren Umfang. | ||
| I-01 | MA | Information der Nutzenden über allgemeine Themen z.B. Personal, Leistungen, pädagogisches Konzept, Jahresplanung | |||
| I-02 | nach pädagogischen Gruppen filterbares Dashboard mit gebündelter Darstellung relevanter Informationen für das KiTa-Personal | d | |||
| I-03 | MA | Information spezifischer Personen bzw. Personengruppen u.a. pädagogische Gruppen; Flexgruppen; Elternbeirat; gesamte KiTa; Team über aktuelle Themen (u.a. neueste Entwicklungen, Ereignisse, Erfordernisse, Notfallinformationen, geplante und stattgefundene Aktionen) | e | ||
| I-04 | MA | Push-Benachrichtigungen bei neuen Informationen | |||
| I-05 | Push-Benachrichtigungen bei aktualisierten Informationen | ||||
| I-06 | Temporäre Hervorhebung besonders wichtiger Informationen | s | |||
| I-07 | Automatische Lesebestätigungen als Rückkopplung für KiTa-Personal | ||||
| I-08 | zwischenspeicherbare Entwürfe | ||||
| I-09 | Verwendung von Vorlagen | ||||
| I-10 | Hinterlegung eines Veröffentlichungsdatum bei aktuellen Informationen | ||||
| I-11 | Voreinstellbares, individuell überschreibbares Ablaufdatum | V | |||
| I-12 | MA | Einsehbarkeit für das KiTa-Personal sowie nachträgliche Editierbarkeit und Löschbarkeit der Einträge nach Veröffentlichung | |||
| Zeichen Kat.Kommunikation | ja | nein | Bitte ausführen, inwiefern die Anforderungen erfüllt werden und kurze Beschreibung der Funktionalität und deren Umfang. | ||
| K-01 | MA | Eltern können im Voraus Abwesenheiten der Kinder inklusive Abwesenheitsgrund (krankheits-, urlaubsbedingt), Dauer und weiterer Informationen dazu melden | e | ||
| K-02 | MA | Eltern können im Voraus Informationen zur Abholung durch abholberechtigte Personen oder eine etwaige verspätete Abholung melden | r | ||
| K-03 | Meldung von Abholinformationen als separate Funktion | ||||
| K-04 | MA | Eintragung von Abwesenheitsinformationen durch KiTa-Personal | f | ||
| K-05 | MA | Eintragung von Abholinformationen durch KiTa-Personal | |||
| K-06 | MA | Hervorhebung von neuen Abwesenheiten und ggf. Abholinformationen | a | ||
| K-07 | Push-Benachrichtigung des Personals bei neuen Abwesenheiten und Abholinformationen | ||||
| K-08 | Lesebestätigung der gesendeten Abwesenheit und ggf. Abholinformation als Rückkopplung für Eltern | ||||
| K-09 | MA | Direkte Kommunikationsmöglichkeit zwischen Eltern und KiTa über einen Messenger | |||
| K-10 | Einrichtungsinterne sowie -übergreifende Kommunikation des KiTa-Personals untereinander über Messenger | h | |||
| K-11 | Individuell pro Einrichtung konfigurierbare Elternkommunikation untereinander mit und ohne KiTa-Personal in spezifischen Gruppen | r | |||
| K-12 | MA | Keine freie Möglichkeit für Eltern reine Elternchats anzulegen | |||
| K-13 | MA | Push-Benachrichtigung bei neuen Nachrichten | |||
| K-14 | MA | Hervorhebung von ungelesenen Nachrichten | e | ||
| K-15 | MA | Lesebestätigungen als Rückkopplung | |||
| K-16 | Automatische Abspeicherung angefangener Nachrichten als Entwürfe | ||||
| Zeichen Kat.Organisation | ja | nein | n Bitte ausführen, inwiefern die Anforderungen erfüllt werden und kurze Beschreibung der Funktionalität und deren Umfang. | ||
| Kalender | |||||
| OK-01 | MA | zielgruppenspezifische Bereitstellung von in- und externen Terminen/Veranstaltungen/Fristen mit Detailinformationen in einem Kalender | s | ||
| OK-02 | Möglichkeit der Nutzung von Terminserien mit individuell einstellbarer Periodik | ||||
| OK-03 | MA | Push-Benachrichtigungen bei neuen Kalendereinträgen | |||
| OK-04 | Push-Benachrichtigungen bei aktualisierten Kalendereinträgen | ||||
| OK-05 | Nutzenden-Erinnerung an Kalendereinträge via Push-Benachrichtigung | ||||
| OK-06 | flexible, allgemein voreinstellbare und individuell überschreibbar bzw. ausstellbare Erinnerung für Kalendereinträge | ||||
| OK-07 | automatische Lesebestätigung für Kalendereinträge | ||||
| OK-08 | zwischenspeicherbare Entwürfe | ||||
| OK-09 | Verwendung von Vorlagen | ||||
| OK-10 | Hinterlegung eines Veröffentlichungsdatum | ||||
| OK-11 | MA | strukturierte Möglichkeit der Teilnahmerückmeldung von Nutzenden | |||
| OK-12 | MA | Rücklaufübersicht der Teilnahmerückmeldungen | |||
| OK-13 | Anpassbarkeit der Ergebnisdarstellung zu den Rückläufen | ||||
| OK-14 | MA | Möglichkeit der Abspeicherung der Rücklaufübersicht | |||
| OK-15 | Exportierbarkeit der Rücklaufübersicht in ein bearbeitbares Format |
OK-15 Exportierbarkeit der Rücklaufübersicht in ein bearbeitbares Format
[Seite 2]
| MA | Einsehbarkeit für das KiTa-Personal sowie nachträgliche Editierbarkeit und Löschbarkeit der Einträge nach Veröffentlichung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| OK-17 | Übernahmemöglichkeit von Kalendereinträgen in andere Kalenderprogramme z.B. ics-Datei | ||||
| OK-18 | Vernetzung des Kalenders mit anderen Bereichen der Anwendung | ||||
| Abfragen | |||||
| OA-01 | MA | Platzierung von öffentlichen und anonymen Abfragen bei den Eltern | |||
| OA-02 | Platzierung von öffentlichen und anonymen Abfragen innerhalb der Einrichtung | ||||
| OA-03 | MA | Push-Benachrichtigung bei neuen Abfragen | |||
| OA-04 | flexible, allgemein voreinstellbare und individuell überschreibbar bzw. ausstellbare Beteiligungserinnerung | ||||
| OA-05 | Manuelle Auslösbarkeit von Erinnerungen an Abfragen | ||||
| OA-06 | zwischenspeicherbare Entwürfe | ||||
| OA-07 | Verwendung von Vorlagen | ||||
| OA-08 | Hinterlegung eines Veröffentlichungsdatums | ||||
| OA-09 | Hinterlegung eines Ablaufdatums | ||||
| OA-10 | MA | Rücklaufübersicht der Abfragerückmeldungen | |||
| OA-11 | Anpassbarkeit der Ergebnisdarstellung zu den Rückläufen | ||||
| f OA-12 | MA | Möglichkeit der Abspeicherung der Rücklaufübersicht | |||
| OA-13 | Exportierbarkeit der Rücklaufübersicht in ein bearbeitbares Format | ||||
| OA-14 | ü Nutzende können bereits abgegebene Antworten zu laufenden Abfragen löschen und anschließend neu abgeben | ||||
| OA-15 | Möglichkeit für das KiTa-Personal bei öffentlichen Abfragen, in Vertretung für Eltern Antworten abzugeben oder bereits von Eltern abgegebene Antworten löschen zu können | ||||
| OA-16 | MA | r Einsehbarkeit für das KiTa-Personal sowie nachträgliche Löschbarkeit der Abfragen | |||
| OA-17 | Editierbarkeit der Abfragen durch das KiTa-Personal nach Veröffentlichung | ||||
| Gruppenbuch / Kind-Profil / Dokumentation | |||||
| OG-01 | MA | Digitales Gruppenbuch mit Notizfunktion | |||
| OG-02 | MA | d jederzeitiger Zugriff auf die Anwesenheitsliste | |||
| OG-03 | Filtermöglichkeiten in der Anwesenheitsliste | ||||
| OG-04 | Soll-Ist Abgleich der individellen Betreuungszeiten pro Kind | ||||
| OG-05 | i Möglichkeit des Anlegens von Kind-Profilen mit relevanten Informationen | ||||
| OG-06 | Dokumentationsmöglichkeiten in Form eines Portfolios, Entwicklungsbogen, Planes oder Protokolls | ||||
| OG-07 | Digitale Erfassung, Versendung und Unterschrift von Einverständniserklärungen | ||||
| OG-08 | e Erinnerungsfunktion bei fehlenden Nachweisen, Dokumenten, Einverständnissen | ||||
| OG-09 | MA | Exportierbarkeit der Daten aus dem Gruppenbuch, Kind-Profil, der Dokumentation zum Kind und den Einverständnissen | |||
| Organisation Sonstige | |||||
| OO-01 | MA | 2 Information der Eltern über die Wochenplanung | |||
| OO-02 | strukturiertes Modul zur KiTa-internen Planung und Dokumentation der Aktivitäten in den Gruppen | ||||
| OO-03 | Möglichkeit der (Eltern-)Information über strukturiertes Modul zur Wochenplanung | ||||
| OO-04 | . "Share Space" für Dateien | ||||
| OO-05 | Vernetzung des "Share Space" mit anderen Bereichen der Anwendung | ||||
| OO-06 | kollaboratives Arbeiten im "Share Space" | ||||
| OO-07 | Erstellung und Verwendung von Dokumentenvorlagen | ||||
| OO-08 | S Berücksichtigung des Corporate Designs der Stadt Aachen | ||||
| OO-09 | Möglichkeit von Wiedervorlagen | ||||
| OO-10 | (intelligente) Suchfunktion | ||||
| t Zeichen Kat.Administration | ja | nein | Bitte ausführen, inwiefern die Anforderungen erfüllt werden und kurze Beschreibung der Funktionalität und deren Umfang. | ||
| A-01 | MA | pro Einrichtung frei definier- und verwaltbare Flexgruppen z.B. Kinder vor Schuleintritt, Projekte/AGs | |||
| A-02 | MA | feingliedriges, rollenbasiertes Berechtigungssystem nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe | |||
| A-03 | MA | u Verfügbarkeit von Standardrollen sowie Key-User bzw. Admin-Rollen | |||
| A-04 | MA | Sicherstellung, dass nur berechtigte Nutzende ggf. kostenrelevante Zusatzleistungen beauftragen und nutzen können | |||
| A-05 | MA | f Variable, mehrfache Zuordnungsmöglichkeiten von Kindern und Eltern untereinander | |||
| A-06 | Deaktivierbarkeit/Ausblendbarkeit von einzelnen Modulen und Funktionen | ||||
| A-07 | MA | Deaktivierbarkeit/Ausblendbarkeit von gravierend veränderten Funktionalitäten nach Updates | e | ||
| Zeichen Kat.Technische Anforderungen | ja | nein | Bitte ausführen, inwiefern die Anforderungen erfüllt werden und kurze Beschreibung der Funktionalität und deren Umfang. | ||
| T-01 | MA | zeitgemäße Performance | |||
| T-02 | MA | bestmögliches Antwort-Zeit-Verhalten bei gleichzeitiger Anmeldung mehrerer Nutzenden | |||
| T-03 | MA | Skalierbarkeit des eingesetzten Servers | |||
| T-04 | MA | responsives Design der App und des Web-Interface | d | ||
| T-05 | nutzungsfreundliche Oberfläche | ||||
| T-06 | Einrichtung einer 2-Faktor-Authentifizierung für Nutzende v.a. für Nutzende des Web-Interface | e | |||
| T-07 | Eltern-App Nutzung lokal gespeicherter Daten zur Entsperrung | ||||
| T-08 | MA | digitales Archiv bzw. Historienfunktion | |||
| T-09 | MA | Dokumentation von Datenänderungen in separaten Logtabellen (Audittabellen) | s | ||
| T-10 | MA | zentrale Stammdatenverwaltung | |||
| T-11 | MA | Sicherungen insb. von Stammdaten, Bewegungs- und Logdaten im üblichen Rahmen durch den Host | |||
| T-12 | MA | Bereitstellung eines Testsystems im Rahmen des Produktauswahlverfahrens | |||
| Schnittstellen, Im- und Exporte | V | ||||
| T-13 | Schnittstelle zu Little Bird (KiTa-, Kinder-, Eltern- und Vertragsdaten einschließlich betreuungsrelevanter Informationen) | ||||
| T-14 | Schnittstelle zu kitafino (Essensbestellung) | e | |||
| T-15 | Schnittstelle zur KiTa-Personal-Verwaltung (Personaldaten) | ||||
| T-16 | Schnittstelle zu nscale (DMS-System) | ||||
| T-17 | MA | Im- und Export von Stammdaten mittels eines bearbeitbaren Formates z.B. csv/xlsx | r | ||
| T-18 | flexibler Listengenerator mit Vorlagenfunktion für Exporte | ||||
| T-19 | Altdatenübernahme aus dem Kita-Kompass | f | |||
| T-20 | MA | Bereitstellung einer Datenübermittlung in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format z.B. XML, Json | a | ||
| Zeichen Kat.Datenschutz und Datensicherheit | ja | nein | Bitte ausführen, inwiefern die Anforderungen erfüllt werden und kurze Beschreibung der Funktionalität und deren Umfang. | ||
| D-01 | MA | Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz (insb. DS-GVO und BDSG) | |||
| D-02 | MA | Serverstandort mindestens in einem EU-Land oder sicherem Drittstaat (bevorzugt in Deutschland) | h | ||
| D-03 | MA | Geheimhaltungsverpflichtung des Anbieters | |||
| D-04 | MA | Bereitstellung von umfassenden Informationen für eine Datenschutz-Folgenabschätzung insb. zu den TOMs | r | ||
| D-05 | MA | Technisches Absicherung aller verarbeiteten Daten vor unerlaubtem Zugriff | |||
| D-06 | MA | Berücksichtigung der Passwortrichtlinie der Stadt Aachen | |||
| D-07 | MA | Bestehen eines Löschkonzeptes orientiert an der DS-GVO | e | ||
| D-08 | MA | Dateneigentümerschaft und Datenhoheit liegt bei der Stadt Aachen | |||
| D-09 | MA | Lösch- und Rückgabepflicht der Daten | n | ||
| D-10 | MA | Ausschluss der eigenständigen Verarbeitung und Verwendung personenbezogener Daten sowie welche Unterauftragnehmer des App-Anbieters Zugriff auf welche personenbezogenen Daten erhalten | |||
| D-11 | MA | Ausschluss von Eigennutzung, Tracking und Datenübermittlung an Dritte zu Analyse- oder Werbezwecken auch in Form von Metadaten | s | ||
| Hinweis: Der in dieser Leistungsübersicht verwendete Begriff „Eltern“ umfasst im Sinne dieser Ausschreibung auch alle sonstigen Sorgeberechtigten. |