Neue Kita-App_Leistungsbeschreibung.pdf

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Leistungsbeschreibung „Neue KiTa-App – Ablösung Kita-Kompass“

Die Stadt Aachen beabsichtigt den Abschluss eines Vertrages für die Nutzung einer KiTa-App in den 56 städtischen Tageseinrichtungen für Kinder. Ziel ist die Bereitstellung einer modernen, nutzungsfreundlichen Lösung zur Unterstützung der KiTas in den Bereichen Information, Kommunikation und Organisation. Es soll eine bereits bestehende App gefunden werden, die den städtischen Anforderungen sowohl inhaltlich als auch aus Sicht der Datensicherheit, des Datenschutzes und dem Kinderschutz entspricht und in vergleichbaren KiTas/Kommunen eine Referenz hat. Der Anbieter der neuen App soll zudem Ansprechpartner für den Support sein.

Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate. Insgesamt müssen alle 56 städtischen KiTas (ca. 3843 Plätze/Kinder, ca. 1089 Mitarbeitende davon ca. 162 Leitungskräfte) inkl. der dazugehörigen Eltern/Sorgeberechtigten1 (voraussichtlich ca. 7000) mit der neuen App ausgestattet werden (siehe Anlage 2 „Kalkulationsgrundlage Nutzende“).

Der Projektstart ist sobald wie möglich bzw. direkt im Anschluss an die Auftragserteilung vorgesehen, voraussichtlich im Winter 2026/2027. Der Rollout ist für einen Zeitraum von rund einem Jahr geplant und wird in drei Phasen umgesetzt. In der ersten Phase werden im Winter 2027 die KiTas (15) angebunden, die derzeit bereits eine App (Kita-Kompass) nutzen. Bis zum Sommer 2027 folgen in der zweiten Phase die bereits mit der notwendigen Hardware ausgestatteten KiTas (18). Die verbleibenden KiTas (23) werden anschließend bis Ende 2027 an das System angeschlossen. Die Ausstattung mit der entsprechenden Hardware erfolgt seitens der Stadt Aachen frühzeitig vor dem Anschluss der KiTas. Die Kostenkalkulation hat die geplante sukzessive Einführung (Rollout) zu berücksichtigen.

Die Vergabe dieses Auftrages erfolgt analog einer Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb. Es wird ein EVB-IT Cloud Vertrag (Version 1.0.2 vom 01.03.2026) abgeschlossen.

IST-Situation und Projektauslöser

Derzeit ist die App „Kita-Kompass“ bei der Stadt Aachen im Einsatz. Hierbei handelt es sich um eine von unserem IT-Dienstleister entwickelte und in deren Rechenzentrum gehostete App.

Die App wird in den KiTa-Gruppen über ein Apple iPad (derzeit Apple iPad 9. Gen Wi-Fi+LTE 64 GB) bedient. Das iPad ist mit einer Wandhalterung in dem jeweiligen Gruppenraum montiert. Die iPads sind mittels einer SIM-Karte (Telefon) über mobile Daten mit dem Internet verbunden. WLAN ist in den KiTas derzeit - mit Ausnahme einer KiTa - noch nicht vorhanden. Mittels eines parallelen Projektes wird eine Ausstattung in den kommenden Jahren anvisiert.

1 Der nachfolgend verwendete Begriff „Eltern“ umfasst im Sinne dieser Ausschreibung auch alle sonstigen Sorgeberechtigten.

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Da der jetzige Service-Vertrag mit dem IT-Dienstleister zum Betrieb des Kita-Kompass zum 31.12.2026 ausläuft und damit das Hosting und der Support der App zu diesem Zeitpunkt eingestellt wird, ist die zukünftige Nutzung der App nicht mehr möglich. Angesichts des etablierten Angebots vergleichbarer Apps am Markt soll die Kündigung des Service-Vertrags genutzt werden, um auf eine bestehende, marktgängige Lösung umzusteigen.

Ziele

Mit der neuen App sollen die folgenden Ziele erreicht werden:

Im Bereich Information soll sie primär eine direkte und zielgerichtete Ansprache der relevanten Ansprechpartner*innen ermöglichen. Zusätzlich sollen Transparenz für Eltern und Mitarbeitende erhöht und Reaktionszeiten auf aktuelle Ereignisse und Notsituationen verkürzt werden.

Im Bereich Kommunikation liegt das Hauptziel in der Etablierung effizienter Kommunikationsprozesse. Sekundär soll die App zeit- und ortsunabhängige Kommunikation ermöglichen, in Krisenlagen unterstützen, das KiTa-Personal durch digitale Abwicklung wiederkehrender Abstimmungen entlasten, Freiräume für persönlichen Austausch schaffen und den Zugriff über die IT-Ausstattung der Mitarbeitenden verbessern.

Im Bereich Organisation steht die Optimierung und Reduzierung administrativer Aufwände innerhalb der KiTa im Vordergrund. Sekundär sollen mehr Freiräume für die pädagogische Arbeit entstehen, die Wahrnehmung des Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrags besser unterstützt werden und eine effiziente Anknüpfung an bestehende Fachverfahren erfolgen.

Anforderungen

Die Anforderungen haben unterschiedliche Verbindlichkeiten. Die sprachliche Ausgestaltung der Anforderungen erfolgt gemäß nachstehender Aufstellung: • Mindestanforderungen: Verbindlich zu erfüllende Anforderungen. Diese sind sprachlich durch Formulierungen wie „muss“, „erforderlich“, „zwingend“, „unabdingbar“, „verpflichtend“ oder durch die Verwendung der Präsensform ohne einschränkende Modalverben gekennzeichnet. Die Nichterfüllung einer Mindestanforderung führt zum Ausschluss des Angebotes vom Verfahren. • Soll-Anforderungen: Zusätzliche Anforderungen, deren Umsetzung grundsätzlich erwartet bzw. angestrebt wird. Diese sind durch Formulierungen wie „soll“, „ist gewünscht“ oder „möglichst“ gekennzeichnet. • Kann-Anforderungen: Optionale Anforderungen mit zusätzlichem Mehrwert. Diese sind durch Formulierungen wie „optional“, „idealerweise/ideal“ oder durch die Verwendung des Konjunktivs gekennzeichnet.

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Allgemeine Qualitätsanforderungen

Es müssen die Anforderungen an die Barrierefreiheit gemäß der WCAG 2.2 Level AA-Richtlinie und der EN 301549-Norm umgesetzt werden. Darüber hinaus muss die Geschlechtsneutralität insbesondere bzgl. der Abfrage der Geschlechtsidentität und Anrede berücksichtigt werden. Bei der Geschlechtsauswahl müssen vier Kategorien (männlich, weiblich, divers, keine Angabe) angeboten werden. Wenn die Anrede abgefragt wird, reichen 3 Optionen (Frau, Herr, keine bzw. neutral), aber es muss sichergestellt sein, dass dann im Anschluss die korrekte Anrede verwendet wird, falls das Programm auch anspricht.

Der Betrieb und das Hosting der Anwendung müssen durch den Anbieter der App erfolgen bzw. sichergestellt werden. Die Bereitstellung und der Betrieb der Anwendung sind auf Basis allgemein verfügbarer und regulär unterstützter Programmstände zu erbringen. Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung von Updates, Upgrades sowie neuen Releases/Versionen. Der Anbieter ist verpflichtet, diese Programmstände zeitnah bereitzustellen und den ordnungsgemäßen Betrieb der Anwendung auf dieser Grundlage sicherzustellen.

Die App und das Web-Interface müssen allen Nutzenden in deutscher Sprache zur Verfügung stehen. Darüber hinaus ist eine multilinguale Verfügbarkeit der Nutzendenoberfläche der Eltern-App sowie eine Übersetzungsfunktion für Inhalte gewünscht.

Erreichbarkeit der Anwendung

Die Anwendung muss in Deutschland, Belgien und den Niederlanden aktiv verfügbar sein. Die Verfügbarkeit muss je Kalendermonat mindestens 99 % betragen. Darüber hinaus muss die Anwendung an mindestens 360 Kalendertagen pro Jahr verfügbar sein.

Die Programmadministration wird ergänzend zu den EVB-IT Cloud laut nachfolgender Tabellen definiert:

Geplante Wartungsarbeiten des Anbieters müssen beim Auftraggeber Stadt Aachen mit einer Vorlaufzeit von 2 Kalenderwochen angekündigt werden und so erfolgen, dass der Tagesbetrieb nicht oder nur geringfügig beeinträchtigt wird. Im Fall, dass der Auftraggeber nicht verfügbar ist, kann der Anbieter eigenständig das Einbringen von sicherheitsrelevanten Patches gegen einen Sicherheitsvorfall, der zu einer Verletzung oder akuten Bedrohung eines oder mehrerer der primären Schutzziele Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit führen würde, agieren. Im Nachgang ist der Auftraggeber zu informieren und die Änderungen sind vertragskonform vom Anbieter zu dokumentieren.

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Die App muss mindestens zur Installation auf einem Smartphone oder Tablet mit Android und iOS Betriebssystem (mindestens ab den Versionen Android 8 bzw. iOS 15) über den Google Play Store und Apple App Store zur Verfügung stehen. Ideal wäre, dass die Anwendung auch auf anderen gängigen Betriebssystemen z.B. HarmonyOS funktioniert. Die App muss auf allen von Apple supporteten iOS- Versionen lauffähig eingesetzt werden können. Die Eltern-App muss neben iOS auch auf dem Android Betriebssystem laufen, damit allen Eltern ein Zugang ermöglicht werden kann. Der Zugriff auf die Anwendung muss ebenfalls über ein Web-Interface mittels eines marktüblichen Webbrowsers bspw. Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge oder Safari möglich sein. Die Nutzung der Anwendung muss ohne die Installation oder Verwendung zusätzlicher Plug-ins, Add-ons, Erweiterungen oder sonstiger Zusatzkomponenten im Webbrowser möglich sein. Die vollständige Funktionalität der Anwendung ist über die standardmäßigen Webbrowser-Funktionen bereitzustellen. Es darf keine lokale Installation der Anwendung auf dem Endgerät erforderlich sein.

Anwendungsunterstützung und Support

Ebenfalls muss der Anbieter für den Fall von technischen oder sonstigen Problemen einen Support (bevorzugt Inhouse) gewährleisten. Das Service-Desk des Anbieters muss dem Auftraggeber Stadt Aachen an 24 Stunden täglich und 7 Tagen pro Woche ganzjährig (24/7/365) zur Verfügung stehen. Sämtliche Meldungen vom Auftraggeber müssen in dieser Zeit entgegengenommen werden. Die Meldungen sollen in erster Linie per E-Mail oder über ein vergleichbares technisches System übermittelt werden. In der geforderten Service- und Supportzeit (mindestens werktags von Montag bis Freitag zwischen 9 und 16 Uhr) muss gewährleistet werden, dass Auskunft über jegliche Art von technischen Details zur App (z.B. Problembehebung und Fehlersuche) durch qualifiziertes Personal gegeben werden kann. Der Anbieter muss weiterhin eine kostenlose Service- und Support-Hotline für die Eltern, die KiTas und den Träger zur Verfügung stellen (mindestens werktags von Montag bis Freitag zwischen 9 und 16 Uhr). Die Kommunikation muss durchweg in deutscher Sprache erfolgen. Es sind Materialien wie Handbücher, Bedienungsanleitungen, FAQ zur Nutzendenunterstützung bereitzustellen. Materialien und Dokumente sind grundsätzlich in deutscher Sprache bereitzustellen, ideal wäre, wenn weitere Sprachen zur Verfügung stehen würden.

Information zu den Störmeldungen müssen durch den Anbieter mittels Zwischenmeldungen und Rückmeldungen in noch zu definierenden festgelegten Zeiträumen erfolgen. Es müssen sowohl die Melder*innen sowie ein zu definierender erweiterter Personenkreis informiert werden. Zu den Updates muss im Voraus vom Anbieter ein Änderungsprotokoll geliefert werden. Ergänzend zu den EVB-IT Cloud wäre es ideal, wenn das Reporting mindestens eine Nutzungsstatistik mit Angaben zur maximalen Anzahl der gleichzeitig aktiven Nutzenden, zur Anzahl der Nutzenden sowie zur Gesamtanzahl der Zugriffe umfasst.

Eine individuelle Einführungsschulung (bevorzugt online) für einen noch zu definierenden spezifischen Personenkreis des Trägers (ca. 10-15 Personen) muss vor Rollout-Beginn durch den Anbieter erfolgen. Gegenstand der Schulung sind sämtliche im ersten Schritt eingeführten Funktionen und Module sowie relevante Einstellungen. Eine Unterstützung durch den Anbieter bei der Schulung der KiTa-Leitungen, Mitarbeitenden in den Gruppen und Eltern während des Rollouts ist erforderlich z.B. in Form von Video- Anleitungen, Produktvorstellungen oder Webinaren. Idealerweise bietet der Anbieter darüber hinaus individuelle Online-Einführungsschulungen (möglichst ca. 2h Einheit) für das KiTa-Personal an.

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Information

Die Eltern sowie das KiTa-Personal müssen durch die App die Möglichkeit erhalten, sich über allgemeine Themen (z.B. Personal, Leistungen, pädagogisches Konzept, Jahresplanung) zu informieren. Ein individuell anpassbares und filterbares Dashboard mit gebündelter Darstellung relevanter Infos (z.B. Ab- /Anwesenheiten, Termine und Geburtstage, Änderungen Kinderdaten, ungelesene Nachrichten) für das KiTa-Personal ist gewünscht.

Für das KiTa-Personal muss die Möglichkeit bestehen, spezifische Personen bzw. Personengruppen u.a. pädagogische Gruppen; pro Einrichtung frei definier- und verwaltbare Flexgruppen (z.B. Kinder vor Schuleintritt, Projekte/AGs); Elternbeirat; gesamte KiTa; Team zeitnah über aktuelle Themen (u.a. neueste Entwicklungen, Ereignisse, Erfordernisse, Notfallinformationen, geplante und stattgefundene Aktionen) zu informieren und mittels Push-Benachrichtigung darauf aufmerksam zu machen. In Notsituationen bzw. Krisenlagen stellt die App so die schnelle und unmittelbare Information für Eltern sicher. Falls eine veröffentlichte aktuelle Information nachträglich bearbeitet wird, soll erneut eine Push-Benachrichtigung erfolgen. Ideal wäre die Option, besonders wichtige Informationen temporär hervorheben zu können z.B. durch ein „anpinnen“ oder eine Markierung als Favoriten. Es wird die Möglichkeit von automatischen Lesebestätigungen als Rückkopplung, dass die Information zur Kenntnis genommen wurde, gewünscht. Bei der Erstellung von (aktuellen) Informationen sollen Entwürfe speicherbar und die Verwendung von Vorlagen möglich sein. Darüber hinaus wäre es ideal, wenn dort ein Veröffentlichungsdatum hinterlegbar wäre. Die Veröffentlichungen sollen mit einem voreingestellten, aber individuell überschreibbaren Ablaufdatum versehen werden können. Die erstellten Einträge müssen nach Veröffentlichung für das KiTa- Personal einsehbar, editierbar und löschbar sein.

Kommunikation

Die Eltern müssen durch die App die Möglichkeit erhalten, im Voraus Abwesenheiten der Kinder sowie den Abwesenheitsgrund (krankheits-, urlaubsbedingt) und gegebenenfalls auch die Dauer sowie weitere Informationen dazu, direkt an das KiTa-Team in der Gruppe zu melden. Auch Informationen zur Abholung durch abholberechtigte Personen oder eine etwaige verspätete Abholung müssen im Voraus kommuniziert werden können (idealerweise innerhalb einer separaten Funktion außerhalb des Messengers). Abwesenheiten und Abholinformationen müssen ebenfalls durch das KiTa-Personal jederzeit eingetragen werden können. Neue Abwesenheiten und ggf. Abholinformationen müssen für das KiTa-Personal hervorgehoben werden. Idealerweise wird das KiTa-Personal per Push-Benachrichtigung über neue Abwesenheiten und Abholinformationen informiert. Zusätzlich sollen Lesebestätigungen als Rückkopplung für die Eltern möglich sein.

Zudem muss eine direkte Kommunikation zwischen Eltern und KiTa vergleichbar eines Messengerdienstes (z.B. WhatsApp) möglich sein. Auch die Kommunikation des KiTa-Personals untereinander wird idealerweise einrichtungsintern sowie einrichtungsübergreifend über diesen Messengerdienst ermöglicht z.B. zwischen den pädagogischen Gruppen, innerhalb der gesamten KiTa, zwischen pädagogischer Gruppe und Leitung, innerhalb spezifischer Arbeits- und Projektgruppen. In Notsituationen bzw. Krisenlagen unterstützt diese zielgerichtete Kommunikation bei einer besseren Erreichbarkeit und schnellerem Agieren. Darüber hinaus kann idealerweise bei Bedarf individuell pro Einrichtung eine

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Kommunikation der Eltern untereinander mit KiTa-Personal in spezifischen Gruppen ermöglicht werden, z.B. Chatgruppe für den Elternbeirat der KiTa und Elternvertretung der Gruppen oder bei bestimmten Arbeitsgruppen und Festkomitees. Diese Chatgruppen dürfen ausschließlich über die KiTa verwaltbar sein. Es darf keine Möglichkeit bestehen, dass Eltern frei 1zu1 mit anderen Eltern kommunizieren oder Gruppenkonversationen anlegen können. Innerhalb des Messengers sind Push-Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten, die Hervorhebung von ungelesenen Nachrichten und automatische Lesebestätigungen erforderlich. Angefangene Nachrichten sollen als Entwürfe automatisch gespeichert werden.

Organisation

Für die KiTa muss die Möglichkeit bestehen, zielgruppenspezifisch (bestimmten Personen oder Personengruppen u.a. pädagogische Gruppen; pro Einrichtung frei definier- und verwaltbare Flexgruppen z.B. Kinder vor Schuleintritt, Projekte/AGs, Elternbeirat; gesamte KiTa; Team) in- und externe Termine/Veranstaltungen/Fristen und möglichst auch Terminserien (mit individuell einstellbarer Periodik) mit weiteren Detailinformationen in einem Kalender bereitzustellen. Nutzende müssen per Push- Benachrichtigung auf neue und möglichst auch aktualisierte Kalendereinträge aufmerksam gemacht werden. Nutzende v.a. Eltern können idealerweise an Kalendereinträge via Push-Benachrichtigung erinnert werden. Die Erinnerung ist idealerweise flexibel, allgemein voreinstellbar sowie individuell überschreibbar bzw. ausstellbar. Nutzende v.a. Eltern müssen ihre Teilnahmen an Veranstaltungen/Terminen über die App strukturiert mitteilen können. Über den Personalzugang muss eine Übersicht zu den Rückläufen (möglichst einzeln sowie in einer kompakten, gesammelten nach Möglichkeit anpassbaren Ergebnisdarstellung) einsehbar sein. Die Rücklaufübersicht muss lokal abgespeichert werden können, gewünscht ist hier die Exportierbarkeit in ein bearbeitbares Format. Bei der Erstellung von Kalendereinträgen sollen Vorlagen verwendbar sowie Entwürfe speicherbar sein. Ebenfalls ideal wären hier die Hinterlegbarkeit eines Veröffentlichungsdatums und die Möglichkeit von automatischen Lesebestätigungen. Die erstellten Einträge müssen nach Veröffentlichung für das KiTa-Personal einsehbar, editierbar und löschbar sein. Außerdem wäre es ideal, wenn die Kalendereinträge z.B. über eine ics-Datei in andere Kalenderprogramme übernommen werden können. Es wäre ideal, wenn der Kalender mit anderen Bereichen der Anwendung vernetzt ist und somit z.B. terminspezifische Abfragen möglich sind oder Informationen in den Kalender übernommen werden könnten z.B. Geburtstage der Kinder und ebenfalls anders herum z.B. Elterngesprächstermine als Information in das Kind-Profil. Idealerweise könnten diese dort ggf. durch entsprechende Vermerke oder Protokolle dokumentiert werden.

Die Eltern müssen über die Wochenplanung der spezifischen Gruppen informiert werden können. Es soll ein strukturiertes Modul zur KiTa-internen Planung und Dokumentation der Aktivitäten in den Gruppen genutzt werden können. Idealerweise kann darüber ebenfalls die (Eltern-)information erfolgen.

Es muss möglich sein, öffentliche und anonyme Abfragen bei den Eltern und idealerweise auch KiTa-intern zu platzieren sowie via Push-Benachrichtigung auf diese aufmerksam zu machen. Nutzende können idealerweise an die Beteiligung erinnert werden. Die Erinnerung ist idealerweise flexibel, allgemein voreinstellbar sowie individuell überschreibbar bzw. ausstellbar und manuell auslösbar. Für das KiTa- Personal muss eine Übersicht zu den Rückläufen der Abfrage (möglichst einzeln sowie in einer kompakten, gesammelten nach Möglichkeit anpassbaren Ergebnisdarstellung) einsehbar sein. Die Rücklaufübersicht muss lokal abgespeichert werden können, gewünscht ist hier die Exportierbarkeit in ein bearbeitbares Format. Bereits abgegebene Antworten zu laufenden Abfragen können idealerweise durch den jeweiligen

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Nutzenden gelöscht und anschließend neu abgegeben werden. Für das KiTa-Personal besteht idealerweise bei öffentlichen Abfragen die Möglichkeit, in Vertretung für die Eltern Antworten abzugeben oder bereits abgegebene Antworten spezifischer Eltern auf deren Wunsch löschen zu können. Bei der Erstellung von Abfragen sollen Entwürfe speicherbar sowie die Verwendung von Vorlagen möglich sein. Darüber hinaus sollen ein Ablaufdatum bzw. eine Eintragungsfrist und idealerweise auch ein Veröffentlichungsdatum hinterlegbar sein. Die erstellten Abfragen müssen nach Veröffentlichung für das KiTa-Personal einsehbar, löschbar und idealerweise editierbar sein.

Darüber hinaus ist ein digitales Gruppenbuch mit Notizfunktion erforderlich. Es ist unabdingbar, dass das KiTa-Personal jederzeit über die App auf die Anwesenheitsliste zugreifen kann. Diese soll durch Filtereinstellungen bearbeitbar sein. Des Weiteren wäre es ideal, wenn ein Soll-Ist-Abgleich der individuellen Betreuungszeiten pro Kind möglich wäre. Außerdem soll pro Kind ein Kind-Profil angelegt werden können, in dem relevante Informationen hinterlegt sind z.B. Notfallkontakte, Allergien, Notizen, Abholberechtigungen, Sorgeberechtigte, Einverständnisse, Betreuungszeiten und welches ggf. mit anderen Bereichen der Anwendung verknüpft ist. Darüber hinaus besteht idealerweise die Möglichkeit, kindbezogene Dokumentationen durch das KiTa-Personal strukturiert digital zu erfassen und zu verwalten. Dies kann beispielsweise in Form von freien Dokumentationen, Portfolios, Entwicklungsbögen (z. B. BaSiK und MotorikPlus), Förder- und Teilhabeplänen sowie Dokumentationen von Gesprächen (z. B. Eltern- und Entwicklungsgesprächen) und Verlaufsprotokollen erfolgen. Ziel ist es, Entwicklungsverläufe nachvollziehbar zu dokumentieren, relevante Informationen zentral verfügbar zu machen und die pädagogische Arbeit der Einrichtungen zu unterstützen. Es wäre ideal, wenn Einverständniserklärungen individuell digital erfasst, versendet und unterschrieben werden können. Außerdem wäre eine individuell einstellbare Erinnerung ideal, z.B. wenn noch zu unterschreibende Dokumente oder Nachweise fehlen. Die Daten aus dem digitalen Gruppenbuch, dem Kind-Profil, der Dokumentation zum Kind und den Einverständnissen müssen exportierbar sein.

Innerhalb der App soll es einen „Share Space“ für Dateien geben. Es soll möglich sein, dass eine Information, eine Nachricht oder ein Kalendereintrag mit einem Link oder einem Anhang verschickt wird, welcher auf diese zentral gespeicherten Dateien verweist. Der „Share Space“ kann auch als interne Datenbank oder ggf. zum kollaborativem Arbeiten genutzt werden. Zudem ist gewünscht, dass Vorlagen gespeichert werden können, auf die bei Bedarf zurückgegriffen werden kann (z.B. jährliche Info zu Schließzeiten, St. Martin, o.ä.). Im Falle eines integrierten Editors wäre es zudem ideal, dass bei den daraus erstellten Dateien das Corporate Design der Stadt Aachen berücksichtigt werden kann. Darüber hinaus wäre die Möglichkeit von Wiedervorlagen und einer (intelligenten) Suchfunktion ideal.

Administration

Die Anwendung muss die einrichtungsbezogene Anlage und Verwaltung frei definierbarer Flexgruppen, bspw. für Kinder vor Schuleintritt, Projekte, Arbeitsgemeinschaften (AGs) oder andere pädagogische und organisatorische Gruppierungen ermöglichen.

Ein feingliedriges, rollenbasiertes Berechtigungssystem nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe ist zwingend erforderlich. Einzelne Rollen müssen mit unterschiedlicher Berechtigung ausgestattet werden können. Neben Standardrollen (KiTa-Leitung, KiTa-Team) müssen auch s.g. Key-User bzw. Admin-Rollen (ITK, Projekt-Mitarbeitende Team 54/210, Trägerverwaltung, Teamleitungen) mit vollumfänglichen bzw. verschiedenen Berechtigungen verfügbar sein.

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Der Anbieter muss durch geeignete technische Maßnahmen sicherstellen, dass ausschließlich ausdrücklich berechtigte Nutzende ggf. kostenrelevante Zusatzleistungen beauftragen oder nutzen können, die nicht Bestandteil des vertraglich vereinbarten Leistungsumfangs sind.

Es muss gewährleistet sein, dass ein Kind mehreren Elternteilen/Sorgeberechtigten zugeordnet werden kann und zudem auch einem Elternteil/Sorgeberechtigten mehrere Kinder.

Außerdem sollen einzelne z.B. nicht genutzte Module und Funktionen deaktiviert/ausgeblendet werden können. Bei Updates mit gravierenden Veränderungen der Funktionalitäten müssen diese durch den Anbieter oder die Stadt Aachen für alle Einrichtungen möglichst auf Trägerebene deaktivierbar/ausblendbar sein.

Technische Anforderungen

Die Anwendung muss performant laufen. Ein bestmögliches Antwort-Zeit-Verhalten (in Abhängigkeit von der verfügbaren Bandbreite) muss auch bei gleichzeitiger Anmeldung mehrerer Nutzenden gegeben sein. Eine Skalierbarkeit des eingesetzten Servers muss möglich sein, um zukünftig weitere KiTas mit der App auszustatten. Außerdem müssen die App und das Web-Interface über ein responsives Design verfügen.

Darüber hinaus soll die Anwendung eine besonders hohe Nutzungsfreundlichkeit und Barrierearmut gewährleisten. Sie ist möglichst so zu gestalten, dass sie von unterschiedlichen Nutzendengruppen – insbesondere pädagogischem Personal in Kindertageseinrichtungen sowie Eltern – mit heterogenen sozialen, sprachlichen und digitalen Voraussetzungen intuitiv und ohne zusätzliche Unterstützung genutzt werden kann. Hierfür sind insbesondere folgende Punkte, deren Umsetzung gemäß der Wertungsmatrix (Anlage 5) in die qualitative Bewertung des Angebots einfließt, zu berücksichtigen: • Intuitive Bedienbarkeit: Klar strukturierte, selbsterklärende Nutzendenoberfläche mit konsistenter Navigation und verständlicher Nutzendenführung • Unterstützung bei geringer digitaler Kompetenz: Bereitstellung von Hilfefunktionen (z. B. Tooltips, kurze Anleitungen); fehlertolerante Eingabemöglichkeiten; spezifische Fehlermeldungen • Niedrige Zugangshürden: Minimierung der notwendigen Eingaben und Schritte; Unterstützung durch visuelle Elemente (z. B. Symbole, Piktogramme) • Barrierefreiheit: insbesondere hinsichtlich Lesbarkeit, Kontrasten und Bedienbarkeit • Einfache Sprache: Verwendung leicht verständlicher, möglichst barrierearmer Sprache; Vermeidung von Fachbegriffen oder Bereitstellung von Erläuterungen; einheitliches Wording

Für Nutzende v.a. des Web-Interface kann idealerweise eine 2-Faktor-Authentifizierung eingerichtet werden. Für die Eltern-App wäre die Möglichkeit einer Entsperrung über lokal gespeicherte Daten z.B. Touch/Face ID, Geräte PIN, Muster ideal.

Ein digitales Archiv bzw. eine Historienfunktion ist unabhängig von einer zukünftigen Anbindung an das DMS-System der Stadt Aachen notwendig. Änderungen von Daten in der Datenbank, insbesondere das Anlegen, Ändern und Löschen von wichtigen Daten wie Nutzendendaten und Kommunikation, müssen vom System in separaten Logtabellen (Audittabellen) dokumentiert werden. Eine Übersicht zur Anzeigedauer veralteter Informationen in der App sowie zur Pseudonymisierung in der Datenbank findet sich im nachfolgenden Abschnitt „Datenschutz und Datensicherheit“.

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Die Anwendung muss eine zentrale Stammdatenverwaltung bereitstellen. Sicherungen insb. von Stammdaten, Bewegungs- und Logdaten müssen im üblichen Rahmen durch den jeweiligen Host erfolgen (z. B. gemäß der EVB-IT Cloud/SLA). Eine Mandantenfähigkeit der Anwendung wird nicht benötigt.

Ein Testsystem mit allen Funktionen ist nur im Rahmen der Produktauswahl während des Verfahrens zwingend notwendig. Zu der Produktauswahl werden umfangreiche Tests der App und des Web-Interface durch das Wertungsgremium aus städtischen Mitarbeitenden aus Verwaltung und KiTas vorgenommen. Hierbei werden nicht nur die Oberfläche und Funktionalitäten geprüft werden, sondern auch die Performance.

Es ist eine Schnittstelle zu Little Bird zur Übernahme und Synchronisation von KiTa-, Kinder-, Eltern- und Vertragsdaten einschließlich betreuungsrelevanter Informationen gewünscht. Dies umfasst insbesondere KiTa-Stammdaten (z. B. Adresse, Kontaktdaten, Öffnungszeiten), Kinder- und Eltern-Stammdaten sowie Vertragsdaten mit Angaben zum Betreuungsumfang und weiteren betreuungsrelevanten Informationen (z. B. Abholberechtigungen und Notfallkontakte). Ziel ist es, relevante Stammdaten und Informationen automatisiert in die KiTa-App übernehmen und zwischen den Anwendungen aktuell halten zu können.

Ebenso ist eine Schnittstelle zu kitafino zur Unterstützung der digitalen Essensbestellung gewünscht. Ziel ist die automatisierte Übertragung und Verarbeitung von Informationen im Zusammenhang mit der Verpflegung, insbesondere Essensbestellungen und Teilnahmestatus. Zudem sollen Bestellungen und Speisepläne in der KiTa-App einsehbar sein. Eine in der KiTa-App erfasste Abwesenheits- bzw. Abmeldung eines Kindes soll automatisiert an Kitafino übermittelt werden, sodass das Kind für den entsprechenden Zeitraum vom Essen abgemeldet wird. Dadurch sollen organisatorische Abläufe rund um die Mittagsverpflegung vereinfacht und unnötige Essensbestellungen vermieden werden.

Des Weiteren wäre eine Schnittstelle zur KiTa-Personal-Verwaltung zur Übernahme und Aktualisierung von Personaldaten ideal. Bei der bestehenden KiTa-Personal-Verwaltung handelt es sich um eine auf Microsoft Access basierende Eigenentwicklung der Stadt Aachen. Ebenso wäre perspektivisch eine Schnittstelle zum DMS-System nscale der Ceyoniq Technology GmbH ideal, um bei Bedarf eine medienbruchfreie digitale Ablage, Bereitstellung und Verwaltung relevanter Dokumente zu unterstützen.

Ziele der genannten Schnittstellen sind die Vermeidung redundanter Datenerfassung, die Sicherstellung eines konsistenten Datenbestands sowie die Unterstützung durchgängiger digitaler Prozesse zwischen den beteiligten Systemen. Die Schnittstellen sollen einen automatisierten, sicheren und nachvollziehbaren Datenaustausch ermöglichen. Für die Anbindung der genannten Systeme sollen nach Möglichkeit bereits vorhandene und vom jeweiligen Systemanbieter bereitgestellte Schnittstellen genutzt werden. Eine individuelle Neuentwicklung von Schnittstellen durch den Anbieter ist nicht vorgesehen. Voraussetzung ist die Unterstützung gängiger, dem aktuellen Stand der Technik entsprechender, datenorientierter Schnittstellenstandards (z. B. RESTful API) bzw. vorhandener anwendungsspezifischer Schnittstellen.

Das Importieren und Exportieren von Stammdaten mittels eines bearbeitbaren Formates z.B. einer CSV- Datei oder XLSX-Datei ist zwingend erforderlich. Grundsätzlich müssen die (Stamm)-daten (mittels einer der aufgeführten Schnittstellen) möglichst über einen flexiblen Listengenerator mit Vorlagenfunktion in ein bearbeitbares Format exportiert werden können. Hier findet anschließend eine Auswertung der Daten nach unterschiedlichen Kriterien statt. Ein in der App verfügbares „Auswertungs-Tool“ ist nicht zwingend erforderlich, eine kompakte nach Möglichkeit ebenfalls anpassbare Ergebnisdarstellung von Abfragen und Terminteilnahmen schon.

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Eine vollumfängliche Übernahme der Stammdaten aus dem bisherigen System (Kita-Kompass) würde eine Arbeitserleichterung darstellen und wäre ideal. Auf Anforderung des Dateneigentümers, der Stadt Aachen, muss der Anbieter die Daten ohne zusätzliche Kosten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format z. B. XML oder JSON bereitstellen. Dies wird insbesondere relevant, falls die App seitens des Anbieters nicht weitergeführt wird oder der geschlossene Vertrag gekündigt wird bzw. ohne Verlängerung endet.

Datenschutz und Datensicherheit

Die neue Anwendung muss den gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz und den städtischen Anforderungen an IT-Sicherheit und Informationssicherheit entsprechen. Maßgeblich sind insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie die internen Richtlinien und Dienstvereinbarungen der Stadt Aachen.

Der Standort der Server muss mindestens in einem EU-Land oder sicherem Drittstaat (bevorzugt in Deutschland) sein. Der Anbieter (inkl. der einzelnen natürlichen Personen beim Dienstleister, die Zugang zu den Daten haben) ist ausdrücklich zu Geheimhaltung verpflichtet.

Im Rahmen der Projektierung der neuen App ist die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DS-GVO durch die Datenschutzkoordination des Fachbereichs erforderlich. Diese benötigt für die Durchführung umfassende Informationen des jeweiligen App-Anbieters, insbesondere bezogen auf die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten. Darüber hinaus ist mit dem Anbieter der neuen App ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß den Vorschriften des Art. 28 DS-GVO zu schließen.

Alle mit dem System verarbeiteten Daten müssen technisch durch entsprechende Mechanismen (z. B. SSL, Firewall) vor unerlaubtem Zugriff abgesichert werden.

Die Passwortrichtlinie der Stadt Aachen muss bei der neuen Software berücksichtigt werden. Gemäß dieser muss ein Passwort aus mindestens 13 Zeichen bestehen und muss 3 der 4 möglichen Zeichentypen (Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) beinhalten.

Der jeweilige Anbieter der App muss die anliegende BSI-Checkliste ausfüllen und die dortigen Anforderungen nach Einschätzung des IT-Sicherheitsbeauftragten der Stadt Aachen erfüllen.

Es muss ein Löschkonzept für die eingespielten Daten geben, dieses hat sich an den gängigen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung zu orientieren. Die Dateneigentümerschaft und Datenhoheit liegen bei der Stadt Aachen. Der Anbieter unterliegt einer Lösch- und Rückgabepflicht der Daten. Der Anbieter ist nicht befugt, über die Verarbeitung oder Verwendung personenbezogener Daten zu entscheiden und welche Unterauftragnehmer des App-Anbieters Zugriff auf welche personenbezogenen Daten erhalten. Eine Eigennutzung der Daten, Tracking und Datenübermittlung an Dritte zu Analyse- oder Werbezwecken auch in Form von Metadaten sind ausgeschlossen.

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Eine tabellarische Zusammenfassung der Leistungen inkl. Angabe der Mindestanforderungen befindet sich darüber hinaus in Anlage 1 „Übersicht der Leistungen“. Angebote, welche die Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden von der Wertung ausgeschlossen. Als erfüllt gelten nur fertig programmierte Bestandteile. Diese müssen in der bereitzustellenden Version gezeigt und getestet werden können.

Hinweise zum Teilnahmewettbewerb

Das Verfahren wird als Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Dies bedeutet, dass im ersten Schritt ein Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird. Alle Bewerbenden, die ihre Eignung in diesem Wettbewerb nachweisen, werden im Rahmen der anschließenden Verhandlungsvergabe zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Nachfolgend werden die im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes einzureichenden Unterlagen inklusive der zu erfüllenden Kriterien aufgeführt. Sollte eines der Kriterien nicht erfüllt sein oder Unterlagen unvollständig bzw. gar nicht eingereicht werden, führt dies zu einem Ausschluss des Teilnahmeantrages von dem weiteren Verfahren.

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen2 einzureichen: • allgemeine Unternehmensdarstellung (max. 4 DIN A4 Seiten): Beschreibung des Unternehmensprofils mit Aussagen zu Angebotsspektrum und Kerngeschäft, zu Partnerschaften/Kooperationen und zur Organisations- und Finanzstruktur. Außerdem soll daraus hervorgehen, wie lange das Unternehmen bereits am Markt vertreten ist, wie lange die Produkte bereits bestehen und wie viel Personal in welchen Tätigkeitsbereichen beschäftigt ist. • Referenzliste mit der Angabe der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen: Angabe des Umfangs der Leistung/Auftragswert, Ausführungsort, Ausführungszeit, Auftraggeber mit Adressdaten und Trägergröße (Anzahl der Einrichtungen und Gesamtzahl der KiTa-Plätze) [Auf Anforderung sind Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie zur Konkretisierung des Auftrages die Auftrags-, Rechnungs- oder Kundennummer zu benennen.] • Kurzbeschreibung von mind. 3 vergleichbaren Referenzprojekten (max. 1 DIN A4 Seite/Projekt) • Angaben zur KiTa-spezifischen Produktnutzung: Anzahl registrierter aktiver Gesamtnutzenden, Anzahl aktiver Datensätze in Trägern, Einrichtungen, Plätzen/Kindern, Eltern • Angaben zur Weiterentwicklung: kurze Beschreibung der Arbeitsweise, Updatehistorie und Ausblick der KiTa-spezifischen Produkte hinsichtlich neuer Funktionen und Module • ausgefüllte BSI-Checkliste (Anlage 3) • schriftliche Bestätigung/Eigenerklärung, dass für die Auftragsdurchführung ausreichend geeignetes Personal zur Verfügung steht/gestellt wird, um den Auftrag im geplanten Zeitrahmen ordnungsgemäß abzuwickeln • schriftliche Bestätigung Verpflichtungserklärung zur Geheimhaltung (Anlage 4)

2 Zusätzlicher Hinweis: Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs kann vom Auftraggeber ein aktueller Handelsregisterauszug (max. ein Jahr alt) zur Prüfung der Eignung und Vertretungsbefugnis angefordert werden.

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Folgende Mindestanforderungen müssen erfüllt sein: • mind. 10 fest angestellte Mitarbeitende • davon arbeiten mind. 4 fest angestellte Personen mit entsprechender Qualifikation im Tätigkeitsbereich der Entwicklung, Programmierung (IT) • bereits seit mind. 3 Jahren bzw. seit 2023 bestehendes KiTa-spezifisches Produkt • mind. 3 vergleichbare Referenzkunden in den letzten 3 Jahren bzw. seit 2023 v.a. hinsichtlich Trägergröße und Förderung nach Landesbildungsgesetzen wie z.B. KiBiz • mind. 21000 registrierte aktive Gesamtnutzende • konstante Weiterentwicklungshistorie: mind. 4 Updates pro Jahr sowie mind. halbjährlich in den letzten 3 Jahren bzw. seit 2023 • Erfüllung der BSI-Checkliste (Anlage 3)

Alle Bewerbenden, die die Mindestanforderungen erfüllen, werden im Rahmen der anschließenden Verhandlungsvergabe zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Hinweise zur Verhandlungsvergabe

Für die Teilnahme an der Verhandlungsvergabe sind mit dem Angebot folgende Unterlagen einzureichen: • ausgefüllte Tabelle „Übersicht der Leistungen“ inkl. Ausführungen inwiefern die einzelnen Punkte erfüllt werden und kurze Beschreibung der Funktionalität und deren Umfang

Angebote, welche die Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden von der Wertung ausgeschlossen. Als erfüllt gelten nur fertig programmierte Bestandteile. Diese müssen in der bereitzustellenden Version gezeigt und getestet werden können. Alle Bietenden, deren Angebote die Mindestanforderungen erfüllen, werden mit einer Vorlaufzeit von ca. 14 Kalendertagen aufgefordert ihr angebotenes Produkt im Rahmen einer Präsentation vorzustellen.

Für die Präsentation stehen jedem Bietenden maximal 90 Minuten zur Verfügung. Inhaltlich sind schwerpunktmäßig die wesentlichen Funktionen der Anwendung darzulegen sowie die grundlegenden Prozesse in den verschiedenen Modulen v.a. Information, Kommunikation, Kalender, Abfragen, digitales Gruppenbuch vorzustellen. Die Präsentation kann vor Ort in Räumlichkeiten der Stadtverwaltung Aachen oder online z.B. via Zoom erfolgen. Anschließend folgen Gespräch und Diskussion (ca. 30 Minuten) mit dem aus Vertreter*innen der Stadt Aachen bestehenden Gremium.

Im Anschluss an die Präsentation stellen die Bietenden eine entsprechende Testversion ihres angebotenen Produktes zur Verfügung. Für die Testung durch ein Gremium von städtischen Mitarbeitenden sind ca. 3 Wochen eingeplant.

Die Wertung der Angebote erfolgt durch ein Gremium von städtischen Mitarbeitenden aus Verwaltung und KiTas mit Hilfe eines Punktesystems. Es werden folgende Wertungskriterien berücksichtigt (näheres siehe Anlage 5 „Wertungsmatrix“): • Fachliche Bewertung (35%) • Technische Bewertung inkl. Nutzungsfreundlichkeit (35%) • Gesamtpreis (30%)

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Die Wertungsmatrix umfasst überwiegend Soll-Anforderungen. Ergänzend werden ausgewählte Mindestanforderungen bewertet, die für den späteren Einsatz in den KiTas besonders relevant sind und bei denen wesentliche Unterschiede hinsichtlich Umsetzungsqualität und Nutzendenfreundlichkeit bestehen können oder bei denen als Mindestanforderung lediglich ein Vorhandensein gefordert wird und darüber hinausgehende Unterschiede in der Ausprägung berücksichtigt werden sollen. Des Weiteren werden einzelne, gering gewichtete Kann-Anforderungen einbezogen, sofern diese für den qualitativen Vergleich der Angebote hinsichtlich des konkreten Anwendungsfalls in den KiTas und der Nutzendenfreundlichkeit von besonderer Relevanz sind. Je Wertungskriterium können maximal 5 Punkte erreicht werden.

Die wertenden Mitglieder des Gremiums geben für die einzelnen Kriterien jeweils einen Punktwert ab. Die einzelnen Punktwerte je Kriterium werden addiert und durch die Anzahl der Mitglieder dividiert (Durchschnittsberechnung). Zur Ermittlung der Gesamtpunkteanzahl des Kriteriums wird der vergebene Punktwert bzw. der bei dem Kriterium Preis ermittelte Punktwert mit der vorgegebenen Gewichtung multipliziert.

Nach der Testung der angebotenen Produkte und abschließenden Wertung erhalten die Bietenden nach Rücksprache die Möglichkeit, ein finales (überarbeitetes) Angebot abzugeben. Gemäß § 12 Abs. 4 UVgO behält sich die Stadt Aachen als Auftraggeber vor, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen, auch ohne zuvor verhandelt zu haben.

Der Bietende mit der höchsten erreichten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag. Bei Punktegleichheit entscheidet das Los.

Abschließend wird darauf hingewiesen, dass keine Übernahme der für die Angebotserstellung sowie die Präsentation und die zur Verfügung gestellte Testversion entstehenden Kosten erfolgen kann.