260903_Termsheet_Los 1.pdf

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Stand 03.09.2026

Termsheet

Vertrag Los 1 – Erstellung eines Netzkonzeptes und

Wärmenetzoptimierung

1. Ausgangslage

Die Stadt Essen verfolgt das strategische Ziel, bis spätestens zum Jahr 2045 Klimaneutralität zu erreichen. Ein zentraler Baustein dieses Transformationsprozesses ist die Dekarbonisierung der Wärmeversorgung. Im Gebiet Essen-Überruhr/Burgaltendorf bestehen derzeit ungenutzte Potentiale für die Nutzung erneuerbarer Energiequellen.

Die Stadtwerke Essen AG („AG“) ist der regionale Energieversorger der Stadt Essen. Um die Klimaziele zu erreichen und eine nachhaltige Wärmeversorgung sicherzustellen, hat die AG im Rahmen einer Machbarkeitsstudie das Grubenwasser der Zeche Heinrich als natürliche Wärmequelle identifiziert. Die erzeugte Wärmemenge soll über ein neu zu errichtendes Niedertemperaturwärmenetz verteilt werden, das im Endausbau rd. 4.137 Gebäude versorgen wird.

Die Planung und Errichtung des neuen Niedertemperaturwärmenetzes wird im Rahmen des Förderprogramms des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (nachfolgend „Fördermittelgeber“) „Bundesförderung für effiziente Wärmenetze (BEW-Modul 1, Leistungsphasen 2-4)“ durchgeführt. Ziel ist die anschließende Umsetzung des Vorhabens im BEW-Modul 2 (Bau).

Die AG hat bereits einen Fördermittelantrag für das BEW-Modul 1 eingereicht. Die Entscheidung des Fördermittelgebers über die Bewilligung von Fördermitteln steht noch aus. Die AG rechnet mit einer Entscheidung bis zum 1. April 2027. Im Fall der

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Bewilligung von Fördermitteln geht die AG von einem Fördermittelzeitraum von 24 Monaten für das BEW-Modul 1 aus.

Für die Umsetzung des Vorhabens ist ferner eine Gestattung der Stadt Essen erforderlich. Die AG befindet sich diesbezüglich noch in Abstimmung mit der Stadt Essen.

Zur Umsetzung des Vorhabens hat die AG ihren Beschaffungsbedarf im Rahmen eines EU-weiten Ausschreibungsverfahrens (Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb) unter der Bekanntmachungs-Nr. […] im EU-Amtsblatt ausgeschrieben und in folgende Lose aufgeteilt:

• Los 1: Erstellung eines Netzkonzeptes und Wärmenetzoptimierung

• Los 2: Erstellung eines Wertgutachtens für zu integrierende Bestandsanlagen bzw. Technische Due Diligence und Analyse des Bestandsnetzes

• Los 5: Projektsteuerung.

Es ist beabsichtigt, zu einem späteren Zeitpunkt folgende weitere Lose auszuschreiben:

• Los 3: Planung der Energiezentrale inkl. aller Wärmeerzeuger innerhalb der zu errichtenden Energiezentrale inkl. der gesamten dazugehörigen Anlagentechnik

• Los 4: Planung des Wärmenetzes zur Verteilung der Wärme zu den zu versorgenden Gebäuden und Anbindung an die Energiezentrale.

Die weiteren Einzelheiten zum Projekt können dem Dokument Projektbeschreibung entnommen werden.

2. Vertragsgegenstand, Planungsziele

• Der Auftragnehmer (nachfolgend „AN“) erbringt für die AG die vertiefende hydraulische und analytische Netzplanung einschließlich Entwicklung, Untersuchung, Bewertung und Empfehlung von Netzkonzepten für das zukünftige Wärmenetz im Gebiet Überruhr-Burgaltendorf.

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• Ziel der Leistungen ist es, die Versorgungssicherheit, Wirtschaftlichkeit, Zukunftsfähigkeit und technische Umsetzbarkeit des Wärmenetzes für die erste Ausbaustufe und das Zielnetz zu bewerten und eine belastbare Grundlage für die weiteren Planungen, insbesondere in den Losen 3 und 4, bereitzustellen.

• Die Leistungen des AN sind auf die erste Ausbaustufe mit einer Grubenwasser- Wärmepumpe mit 6,5 MW und einem Gaskessel auszurichten. Zugleich ist das Netzkonzept auf das Zielnetz mit zwei Wärmepumpenmodulen zu jeweils 6,5 MW vorzudenken und auszulegen, soweit dies nach den von der AG übergebenen Grundlagen möglich ist.

• Der Vertrag wird als Ingenieurvertrag mit werkvertraglich geschuldeten, abnahmefähigen Teilergebnissen ausgestaltet.

3. Bestandteile des Vertrages

• Bestandteile des Vertrages werden in nachfolgender Reihen- und Rangfolge:

o die Projektbeschreibung o die Technische Leistungsbeschreibung für Los 1 o das Verhandlungsprotokoll aus dem Angebotswettbewerb o das bezuschlagte Angebot des AN o die Besonderen Vertragsbedingungen des Landes NRW zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes (TVgG NRW)

4. Leistungsinhalt und -umfang des Auftragnehmers

• Der AN schuldet im Wesentlichen folgende Leistungen:

o Allgemeine Planungsleistungen o Datenübernahme und -prüfung o Erstellung eines hydraulischen Netzmodells o Entwicklung von Netzkonzepten o Variantenvergleich und Auswahl der Vorzugsvariante o Übergeordnete Systemadministrations- und Betriebsplanungsleistungen

• Der AN schuldet keinen bestimmten wirtschaftlichen Projekterfolg, keine Genehmigung, keine Förderzusage und keine Bauausführung. Er schuldet jedoch die vertraglich vereinbarten fachplanerischen Arbeitsergebnisse in einer Weise, die den vereinbarten Planungszielen, den bereitgestellten Grundlagen sowie den anerkannten Regeln der Technik entspricht.

• Weitere Einzelheiten zum Leistungsinhalt und -umfang des AN sind in dem Dokument Technische Leistungsbeschreibung für Los 1 und in dem von ihm einzureichenden Umsetzungskonzept geregelt.

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5. Zusammenarbeit mit weiteren Losen und Systemintegrator

• Der AN erbringt seine Leistungen eigenverantwortlich innerhalb des Loses 1. Er schuldet die fachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und rechtzeitige Bereitstellung seiner vereinbarten Arbeitsergebnisse.

• Der AN stimmt die Ergebnisse der Netzkonzeptplanung mit dem Systemintegrator aus Los 3 ab. Weitere Einzelheiten sind in der Technischen Leistungsbeschreibung zu Los 1 geregelt.

• Der AN stimmt seine Ergebnisse und Arbeit mit dem Projektsteuerer aus Los 5 ab. Dessen Projektmanagementsystem ist zu nutzen.

6. Option: Fortschreibung der Netzdimensionierung

• Die AG ist berechtigt, den AN bis einschließlich August 2028 in Textform mit der optionalen Fortschreibung der Netzdimensionierung zu beauftragen. Eine Verpflichtung der AG zur Optionsausübung besteht nicht.

• Die Option kann insbesondere ausgelöst werden, wenn sich im weiteren Planungsverlauf des Loses 4 Änderungen ergeben aufgrund:

o geänderter Trassenführungen; o geänderter technischer Randbedingungen; o Genehmigungsanforderungen; o veränderter wirtschaftlicher Rahmenbedingungen; o sonstiger planungsrelevanter Erkenntnisse.

• Nach wirksamer Optionsausübung umfasst die Leistung:

o die fachtechnische Prüfung der geänderten Randbedingungen; o erforderliche Neuberechnungen und Fortschreibungen der Netzdimensionierung; o die Ermittlung und Dokumentation der Auswirkungen auf Nennweiten, Druckverluste, hydraulische Randbedingungen und netztechnische Funktion; o die Einarbeitung der Ergebnisse in die betroffenen Planungsunterlagen und das hydraulische Netzmodell; o die Übergabe eines aktualisierten STANET-kompatiblen hydraulischen Netzmodells.

• Die AG übermittelt dem AN mit der Optionsbeauftragung die geänderten Grundlagen und bezeichnet den konkreten Änderungsanlass. Der AN prüft diese innerhalb von 10 Arbeitstagen und teilt der AG die erforderliche Bearbeitungsdauer, den konkretisierten Leistungsumfang und die Vergütungsfolgen mit, soweit diese nicht bereits durch das Preisblatt abschließend geregelt sind. • Der AN ist nicht verpflichtet, Leistungen über den mit der Option beauftragten Änderungsumfang hinaus zu erbringen. Erkennbare Folgeänderungen außerhalb dieses Umfangs zeigt er der AG unverzüglich an.

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7. Termine und Meilensteine

• Als Zeitpunkt des Leistungsbeginns ist der 1. Juni 2027 vorgesehen.

• Die Leistungen sind bis spätestens zum 20. August 2027 vollständig zu erbringen. Bis zu diesem Termin ist der AG die begründete und für die weiteren Planungen verwertbare Vorzugsvariante einschließlich der vereinbarten Arbeitsergebnisse zur Verfügung zu stellen.

• Die Vertragspartner vereinbaren nach Vertragsschluss einen detaillierten Terminplan, der mindestens die folgenden Meilensteine enthält:

• Die Option „Fortschreibung der Netzdimensionierung“ kann bis einschließlich August 2028 beauftragt werden. Der konkrete Leistungszeitraum der Option ergibt sich aus der jeweiligen Optionsbeauftragung.

• Erkennt der AN eine Gefährdung eines vertraglichen Termins, hat er die AG und die Projektsteuerung unverzüglich schriftlich unter Angabe von Ursache, Auswirkung, erforderlichen Entscheidungen und möglichen Gegenmaßnahmen zu informieren.

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8. Mitwirkungshandlungen der AG

• Die AG stellt dem AN die für die Leistungserbringung erforderlichen, bei ihr vorhandenen Grundlagen rechtzeitig, vollständig und in einem technisch nutzbaren Format zur Verfügung. Hierzu gehören insbesondere:

o die Machbarkeitsstudie; o Informationen zu den beschriebenen Schnittstellen; o verfügbare georeferenzierte Daten zu Abnehmern und Leitungen; o Angaben zu Lasten, Ausbaustufen, Erzeugern und Betriebsparametern; o Ergebnisse aus Los 2, soweit diese für Los 1 relevant und rechtzeitig verfügbar sind; o die geltenden Projekt-, technischen und Dokumentenmanagementstandards; o Zugang zum Projektmanagementsystem von Los 5.

• Die AG benennt eine fachlich entscheidungsbefugte Projektleitung und stellt sicher, dass erforderliche Entscheidungen, Freigaben und Stellungnahmen innerhalb der im Terminplan vorgesehenen Fristen erteilt werden.

• Die AG koordiniert, soweit vertraglich nicht ausdrücklich anders geregelt, die übergreifende Kommunikation mit Behörden, Grundstückseigentümern, Fördermittelgebern und sonstigen Dritten. Der AN unterstützt die AG hierbei fachlich, soweit dies vom vereinbarten Leistungsumfang umfasst ist.

• Die AG trifft die Entscheidung über die Auswahl der Vorzugsvariante. Eine fachliche Empfehlung des AN und eine Konsistenzprüfung des Systemintegrators ersetzen die Entscheidung der AG nicht.

• Soweit eine Mitwirkungshandlung der AG für die Leistungserbringung erforderlich ist und nicht rechtzeitig erfolgt, hat der AN die AG unverzüglich in Textform unter angemessener Fristsetzung auf die Auswirkungen hinzuweisen.

9. Projektteam

• Der AN muss während der gesamten Vertragslaufzeit über ausreichend qualifiziertes Personal verfügen. Die fachliche Leitung ist durch das von ihm in seinem Angebot genannte Projektteam zu erbringen. Ein Austausch des Projektteams bedarf der vorherigen Anzeige und Zustimmung der AG. Die AG wird die Zustimmung zum Personalwechsel nur aus wichtigem Grund versagen.

10. Kooperations- und Abstimmungspflichten

• Der AN nimmt an den von der AG festgelegten Besprechungsformaten teil und stimmt sich mit den übrigen betroffenen Losen ab. Die diesbezüglichen Einzelheiten ergeben sich aus der Technischen Leistungsbeschreibung für Los 1 und aus dem vom AN einzureichenden Umsetzungskonzept.

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• Der AN hat Zwischenergebnisse so rechtzeitig vorzulegen, dass die AG und die weiteren Projektbeteiligten diese für nachfolgende Planungs- und Entscheidungsprozesse verwenden können.

11. Arbeitsergebnisse und Abnahme

• Der AN übergibt der AG mindestens folgende Arbeitsergebnisse:

o Dokumentation der Datenübernahme und Plausibilitätsprüfung; o hydraulisches Netzmodell; o Berechnungs- und Annahmendokumentation; o Zwischenbericht; o Variantenuntersuchung für mindestens drei Varianten; o Variantenvergleich mit Bewertungsmethodik; o begründete Empfehlung der Vorzugsvariante; o optimierte Netzauslegung der Vorzugsvariante; o Schnittstelleninformationen und Zulieferungen für die Systemintegration; o Maßnahmen-, offene Punkte-, Risiko- und Chancenlisten; o gegebenenfalls aktualisiertes Netzmodell und aktualisierte Unterlagen im Rahmen der Option.

• Die AG prüft die ihr übergebenen abnahmefähigen Arbeitsergebnisse innerhalb von 15 Arbeitstagen nach vollständiger Übergabe. Die Prüfung beschränkt sich nicht auf technische Plausibilität, sondern umfasst auch die Vollständigkeit, Vertragskonformität, Dokumentation, Formatkonformität und Verwertbarkeit für die Anschlussplanungen.

• Die AG erklärt die Abnahme in Textform, wenn die geschuldeten Arbeitsergebnisse im Wesentlichen vertragsgerecht erbracht sind. Unwesentliche Mängel berechtigen nicht zur Abnahmeverweigerung, sind jedoch im Abnahmeprotokoll zu dokumentieren und innerhalb angemessener Frist zu beseitigen.

• Stellt die AG Mängel oder unvollständige Leistungen fest, benennt sie diese in Textform. Der AN beseitigt die Mängel innerhalb einer angemessenen, von der AG unter Berücksichtigung der Projekttermine gesetzten Frist unentgeltlich.

• Eine Nutzung von Arbeitsergebnissen durch die AG, insbesondere zur Vermeidung von Projektverzögerungen oder zur Weitergabe an andere Lose, gilt nicht als Abnahme und nicht als Verzicht auf Mängelrechte.

12. Leistungsänderungen

• Änderungen des Leistungsumfangs, der technischen Grundlagen, der Schnittstellen, der Termine oder der vereinbarten Arbeitsergebnisse bedürfen zu ihrer Wirksamkeit einer Anordnung oder Beauftragung der AG in Textform.

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• Erkennt der AN, dass eine Anordnung oder ein Umstand aus der Sphäre der AG oder anderer Lose den vereinbarten Leistungsumfang, die Vergütung oder Termine beeinflusst, hat er dies der AG unverzüglich schriftlich anzuzeigen.

• Soweit eine Änderung ausschließlich durch einen Mangel, eine unzutreffende Annahme oder eine sonstige Pflichtverletzung des AN erforderlich wird, besteht kein Anspruch des AN auf zusätzliche Vergütung oder Fristverlängerung.

• Änderungen, die aus geänderten Trassenführungen oder sonstigen Planungsentwicklungen in Los 4 resultieren, sind ausschließlich nach Maßgabe der Optionsregelung zu behandeln, soweit sie den dort beschriebenen Umfang betreffen.

13. Verzug, Gewährleistung, Haftung, Versicherung

• Gerät der AN mit der vollständigen und vertragsgemäßen Erstellung und Übergabe der Vorzugsvariante einschließlich optimierter Netzauslegung in Verzug, hat er für jeden Kalendertag des Verzugs eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,1% der für die Erstellung der Vorzugsvariante vereinbarten Netto-Vergütung, höchstens jedoch 5 % des Netto- Pauschalfestpreises an die AG zu zahlen.

Die Vertragsstrafe entfällt, soweit der AN die Verzögerung nicht zu vertreten hat. Soweit eine Verzögerung durch Umstände aus der Sphäre der AG verursacht wird, verschiebt sich der verbindliche Fertigstellungstermin um die Dauer der hierdurch verursachten Behinderung.

Die AG kann die Vertragsstrafe neben der Erfüllung verlangen. Weitergehende Ansprüche der AG wegen schuldhafter Verzögerung, insbesondere Schadensersatzansprüche, bleiben unberührt. Eine geleistete Vertragsstrafe wird auf einen wegen derselben Verzögerung geschuldeten Schadensersatzanspruch angerechnet.

• Die Gewährleistung und Haftung richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen des Werkvertragsrechts.

• Der AN unterhält während der Vertragslaufzeit eine angemessene Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung einschließlich Vermögensschadenhaftpflicht. Die Mindestdeckungssummen sind in den Vergabeunteralgen festgelegt.

14. Vergütung

• Die Leistungen des Loses 1 werden zu einem Pauschal-Festpreis vergeben. Mit dem Pauschalfestpreis sind sämtliche Leistungen einschließlich Nebenkosten abgegolten.

• Die Vergütung der optionalen Fortschreibung der Netzdimensionierung richtet sich ausschließlich nach dem im Preisblatt ausgewiesenen Optionspreis.

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• Leistungen, die nicht zum vereinbarten Leistungsumfang gehören, sind nur dann zusätzlich vergütungspflichtig, wenn die AG die Leistung vor Beginn in Textform beauftragt hat und Vergütung, Auswirkung auf Termine und gegebenenfalls Anpassung der Arbeitsergebnisse vorab vereinbart oder nach einem im Vertrag festgelegten Verfahren bestimmt wurden.

15. Abrechnung und Fälligkeit

• Sofern sich die Vertragspartner nach Abschluss des Vertrages nicht auf einen anders lautenden, leistungsabhängigen Zahlungsplan verständigen, stellt der AN der AG monatlich Abschlagsrechnungen in angemessener Höhe entsprechend dem nachgewiesenen Leistungsstand. Den Abschlagsrechnungen müssen Einzelnachweise über den erreichten Leistungsstand unter Beifügung von entsprechenden Statusberichten bzw. über die erbrachten Stunden beigefügt sein.

• Abschlagszahlungen beinhalten keine Teilabnahme oder Freigabe von Leistungen oder Leistungsinhalten im Hinblick auf deren Vollständigkeit, Richtigkeit oder Mangelfreiheit.

• Der jeweils zu leistende Rechnungsbetrag ist innerhalb von 30 Kalendertagen ab Rechnungseingang zur Zahlung fällig und auf das in der Rechnung angegebene Geschäftskonto des AN zu überweisen. Entsprechendes gilt für die Schlussrechnung. Die Schlussrechnung erfolgt nach durchgeführter förmlicher Abnahme der Leistungen des AN.

16. Eigentums- und Nutzungsrechte

• Die für die AG erstellten Arbeitsergebnisse sind der AG vollständig zu übergeben und werden Eigentum der AG.

• Von der AG überlassene Unterlagen und Daten verbleiben im Eigentum beziehungsweise in der Verfügungsbefugnis der AG oder des jeweils Berechtigten. Sie sind nach Vertragsbeendigung auf Verlangen herauszugeben oder – soweit rechtlich zulässig – datenschutz- und informationssicherheitsgerecht zu löschen.

• Soweit die Arbeitsergebnisse urheberrechtlich geschützt sind, räumt der AN der AG ein ausschließliches, unwiderrufliches, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes Nutzungsrecht für das Projekt sowie dessen Planung, Realisierung, Betrieb, Instandhaltung, Änderung, Erweiterung und Dokumentation ein.

Sofern der AN in Bezug auf einzelne Arbeitsergebnisse ein Nutzungsrecht benötigt, wird er die AG hierüber schriftlich unter Angabe der Gründen informieren. Die AG wird die Einräumung des Nutzungsrechts nicht aus unbilligen Gründen verweigern.

• Die AG ist berechtigt, die Arbeitsergebnisse selbst zu nutzen, zu vervielfältigen, zu bearbeiten, zu ändern, mit Leistungen Dritter zu verbinden und an mit dem Projekt

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befasste Dritte, insbesondere die Auftragnehmer der anderen Lose, Projektsteuerung, Systemintegrator, Behörden, Fördermittelgeber und Rechtsnachfolger, weiterzugeben oder ihnen entsprechende Nutzungsrechte einzuräumen, soweit dies projektbezogen erforderlich ist.

• Der AN übergibt der AG sämtliche Arbeitsergebnisse spätestens mit der jeweiligen Abnahme zusätzlich in den vereinbarten offenen beziehungsweise editierbaren Formaten.

• Vorbestehende Schutzrechte, Standardsoftware und allgemeines Know-how des AN verbleiben beim AN. Soweit sie für die Nutzung der Arbeitsergebnisse erforderlich sind, räumt der AN der AG die für die vertragsgemäße Nutzung notwendigen Rechte ein.

• Der AN sichert zu, dass die vertragsgemäße Nutzung der Arbeitsergebnisse keine Rechte Dritter verletzt. Er informiert die AG unverzüglich über bekannte oder behauptete Rechtsverletzungen.

17. Vertraulichkeit, Datenschutz

• Der Vertrag wird Standard-Regelungen der AG zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz vorsehen.

18. Unterauftragnehmer

• Die Einschaltung von Unterauftragnehmern bedarf der vorherigen Anzeige und Zustimmung der AG.

19. Vertragsschluss, aufschiebende Bedingung

• Die Wirksamkeit des Vertrages steht unter der aufschiebenden Bedingung, dass:

o ein Fördermittelbescheid über die Bewilligung der beantragten Fördermittel für das BEW1-Modul in einer Höhe erteilt wurde, die nach den verbindlichen Fördermittelbedingungen die Finanzierung des Projektes für das BEW1-Modul einschließlich der hierfür vorgesehenen Leistungen dieses Loses 1 sichert.

• Die AG wird den Antrag auf Bewilligung von Fördermitteln mit der im Verfahren gebotenen Sorgfalt betreiben, soweit dies in ihrer Verantwortung liegt.

• Die AG informiert den AN ohne schuldhaftes Zögern in Textform über den Eintritt oder endgültigen Nichteintritt der aufschiebenden Bedingung sowie über wesentliche Fördermittelauflagen, soweit diese den Leistungsumfang oder die Terminplanung des AN beeinflussen können.

• Tritt die aufschiebende Bedingung nicht bis zum Ablauf von einem Monat nach Zuschlagserteilung ein, entfällt die Beauftragung endgültig, ohne dass es einer

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Kündigung, einer Nachfristsetzung oder einer sonstigen Erklärung der AG bedarf. Die nachstehende Regelung bleibt hiervon unberührt.

• Die AG ist berechtigt, den vorgenannten Stichtag einmalig um höchstens einen weiteren Monat zu verlängern, sofern die Entscheidung über die Fördermittelbewilligung nachweislich noch aussteht und die Verzögerung nicht von der AG vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde. Die Verlängerung ist dem AN spätestens zwei (2) Wochen vor Ablauf des ursprünglichen Stichtages in Textform mitzuteilen.

• Wird der Fördermittelantrag für das BEW1-Modul endgültig abgelehnt, entfällt die Beauftragung ebenfalls, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die Mitteilung der AG hierüber hat insoweit lediglich deklaratorische Wirkung.

• Entfällt die Beauftragung nach den vorstehenden Punkten, bestehen beiderseits keine Ansprüche auf Durchführung der Beauftragung. Ein Anspruch auf Vergütung nicht erbrachter Leistungen, entgangenen Gewinn, Aufwendungsersatz, Schadensersatz, Entschädigung oder sonstige Zahlungen besteht nicht, soweit die AG den Nichteintritt der Bedingungen nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt hat.

20. Kündigung

• Die Kündigungsmöglichkeit für beide Vertragspartner richtet sich nach den Bestimmungen des BGB, insbesondere den werkvertraglichen Regelungen.

21. Anwendbares Recht, Gerichtsstand

• Der Vertrag unterliegt dem deutschen materiellen Recht unter Ausschluss des Internationalen Privatrechts und unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

• Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dem Vertrag ist Essen.

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