Datenschutzhinweise Vergabeverfahren_cosinex.pdf

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Information gemäß Art. 13 und 14 DSGVO

Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen von Verga-

beverfahren der Zukunft-Umwelt-Gesellschaft (ZUG) gGmbH

Für die ZUG hat ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten hohe Priorität.Personenbezogene Daten werden daher nur im notwendigen Umfang und in Übereinstimmung mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und demBundesdatenschutzgesetz (BDSG) verarbeitet.

Wir möchten, dass Sie wissen, welche Daten ZUG in Vergabeverfahren erhebt und zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage sie diese verarbeitet. Mit den folgenden In- formationen geben wir Ihnen daher einen Überblick über die Verarbeitung personenbe- zogener Daten und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Zukunft – Umwelt – Gesellschaft (ZUG) gGmbH Stresemannstr. 69-71 10963 Berlin Telefon: 030 700 181 100 Telefax: 030 700 181 950 E-Mail: kontakt(at)z-u-g.org

2. Wie lauten Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten?

Sofern Sie Fragen zur Datenverarbeitung bei der Zukunft – Umwelt – Gesellschaft (ZUG) gGmbH haben, ist unser Datenschutzbeauftragter wie folgt für Sie erreich- bar:

Zukunft – Umwelt – Gesellschaft (ZUG) gGmbH Datenschutzbeauftragter Stresemannstr. 69-71 10963 Berlin E-Mail: datenschutz(at)z-u-g.org

3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Da- ten?

Die Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Durchfüh- rung von Vergabeverfahren zum Zweck der Teilnahmeantragsprüfung, der Prüfung und Wertung von Angeboten, der Kommunikation mit Bewerbern/Bietern (z. B. Be- antwortung von Bewerber-/Bieterfragen) und der Dokumentation/Archivierung sowie zu Statistikzwecken (Vergabestatistik). Die Verantwortliche verarbeitet die personen-

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bezogenen Daten im Falle der Vergabe eines Auftrags zum Zwecke der Vertrags- durchführung einschließlich des Vertragsmanagements. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung folgt zunächst aus Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 3 BDSG, da die Datenverarbeitung zur Erfüllung der durch den Bund auf ZUG übertragenen Aufgaben erforderlich ist und im öffentlichen Interesse liegt. Daneben erfolgt die Da- tenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO, da ZUG als öffentlicher Auftraggeber rechtlichen Verpflichtungen unterliegt (z.B. GWB, Vergabeverordnungen, Wettbewerbsregistergesetz).

Hinweis: Als Bewerber bzw. Bieter sind Sie verpflichtet, die geforderten Angaben zu machen. Falls Sie diese Angaben nicht machen, kann Ihr Angebot/Teilnahmeantrag bzw. Interessensbestätigung/-bekundung nach den vergaberechtlichen Vorschriften vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Vertragsdurchfüh- rung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Archivierung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Handelsgesetzbuchund weiteren Vorschriften, z.B. Abgabenordnung.

4. Welche Daten nutzen wir?

Verarbeitet werden je nach Leistungsgegenstand und Verfahren:

• Kontaktdaten der Mitarbeitenden des Bewerbers/Bieters und ggf. Unterauf- tragnehmers (z.B. Name, Position im Unternehmen, berufliche Telefonnum- mer und E-Mail-Adresse),
• Daten zur Beurteilung der Qualifikation und der Eignung des Bewerbers/Bie- ters und ggf. Unterauftragnehmers (z.B. Qualifikationsnachweise, Zeugnisse, Angaben zur Berufserfahrung, Referenzen über in der Vergangenheit ausge- führte vergleichbare Leistungen mit Angabe des Referenzgebers, des einge- setzten Personals und Leistungsvolumen),
• Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handelsregister, Wettbe- werbsregister) zulässigerweise gewinnen, soweit diesefürEntscheidungen im Rahmen der Vergabeverfahren erforderlich sind,
• im Falle einer Vergabe des Auftrags die für einen Vertragsschluss notwendi- gen Daten (z.B.Unterschriften oder Signaturen) und diefür die Vertragsdurch- führung erforderlichen Daten des beauftragten Auftragnehmers und ggf. Un- terauftragnehmers

5. Wer bekommt Ihre Daten?

Außerhalb der ZUG können Angehörige des Bundesrechnungshofs Einblick in Ihre Daten bekommen. Daneben kommen ggf. externe rechtliche, fachliche und organi- satorische Berater zur Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung des 2

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Vergabeverfahrens (einschließlich der Angebotsbewertung und im Rahmen etwaiger Nachprüfungsverfahren) zum Einsatz. Die Dienstleister dürfen die personenbezoge- nen Daten ausschließlich im Auftrag der ZUG und nicht zu eigenen Zwecken verar- beiten und müssen die Daten vertraulich behandeln.

Nach § 6 Abs. 1 Wettbewerbsregistergesetz WRegG ist ab einem Auftragswert von 30.000 € ohne Umsatzsteuer über den für den Zuschlag vorgesehenen Bieter eine Auskunft bei der Registerbehörde einzuholen und sind dafür erforderlichen Daten zu übermitteln.

Weiterhin kann eine Weitergabe Ihrer Daten zur Erfüllung gesetzlicher Auskunftsan- sprüche oder im Zusammenhang mit einem Gerichtsverfahren notwendig sein.

Nur für EU-weite Verfahren:

Nach § 134 GWB werden die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Ver- fügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.

Gemäß § 19 Abs. 2 Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A, Verga- bebestimmungen im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU (VOB/A - EU) und § 62 Abs. 2 Vergabeverordnung (VgV) werden auf Verlangen den nichtberück- sichtigten Bewerbern oder Bietern die Gründe für ihre Nichtberücksichtigung, den Bietern auch die Merkmale und Vorteile des Angebots des erfolgreichen Bieters so- wie dessen Namen mitgeteilt.

Nach § 18 Abs. 3 VOB/A – EU und § 39 VgV ist spätestens 30 Tage nach Zu- schlagserteilung eine Vergabebekanntmachung mit den Ergebnissen des Vergabe- verfahrens an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union zu übermit- teln. Hierin wird der Name und Sitz des erfolgreichen Bieters veröffentlicht.

Nur für nationale Verfahren:

Gemäß § 19 Abs. 2Vergabe-und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A(VOB/A) und § 46 Abs. 1 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) werden auf Verlangen den nichtberücksichtigten Bewerbern oder Bietern die Gründe für ihre Nichtberücksichti- gung, den Bietern auch die Merkmale und Vorteile des Angebots des erfolgreichen Bieters sowie dessen Namen mitgeteilt.

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Information gemäß Art. 13 und 14 DSGVO

Nach § 20 Abs. 3 VOB/A werden im Rahmen der Informationspflicht über vergebene Aufträge bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ab 25.000 € ohne Umsatzsteuer und bei Freihändigen Vergaben ab 15.000 € ohne Umsatz- steuer der Name des Auftragnehmers auf dem Deutschen Vergabeportal, DTVP (www.dtvp.de), übermittelt und für 6 Monate veröffentlicht.

Nach § 30 Abs. 1 UVgO werden im Rahmen der Informationspflicht über vergebene Aufträge bei Beschränkten Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben ohne Teil- nahmewettbewerb ab 25.000 € ohne Umsatzsteuer der Name des Auftragnehmers aufdemDeutschenVergabeportal DTVP,www.dtvp.de,übermittelt undfür 3 Monate veröffentlicht (bei natürlichen Personen mit Einwilligung).

ZUG verarbeitet die Datenausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Die Da- tenschutzhinweise zum Deutschen Vergabeportal (DTVP) und zumWettbewerbsre- gister enthalten ggf. weitere Informationen.

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Ihre Daten müssen bis zum Ende der Laufzeit eines Vertrages oder einer Rahmen- vereinbarung, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags, gespei- chert werden (§ 8 Abs. 4 VgV, § 6 Abs. 2 UVgO, § 6 Abs. 3 Konzessionsvergabever- ordnung, KonzVgV). Nach Ablauf dieser Speicherfrist werden die mit Ihrem Angebot eingereichten Unterlagen bei der Vergabestelle gelöscht.

Im Fall einer Vergabe des Auftrags müssen Ihre Daten aufgrund handels- und steu- errechtlicher Vorschriften bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.

Grundsätzlich gilt,dass eine Löschungdurch den Verantwortlichenerfolgt, sobald die Daten nicht mehr erforderlich sind. Im Fall einer Vergabe des Auftrags können Ihre Daten aufgrund zivilrechtlicher Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden (z.B. §§ 195 ff BGB)

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Alle Betroffenen haben folgende Rechteim Zusammenhang mit der Verarbeitung ih- rer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO Mit dem Recht auf Auskunft erhalten alle Betroffenen eine umfassende Ein- sicht in die sie angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung. Es gelten die in § 34 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

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Information gemäß Art. 13 und 14 DSGVO

• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO Das Recht auf Berichtigung beinhaltet die Möglichkeit für alle Betroffenen, un- richtige sie angehende personenbezogene Daten korrigieren zu lassen.

• Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für alle Betroffenen, Daten beim Verantwortlichen löschen zu lassen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die sie angehenden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde. Es gelten die in § 35 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit für alle Betroffenen, eine weitere Verarbeitung der sie angehenden personenbe- zogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch alle Betroffenen ein.

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, Art. 21 DSGVO Das Recht auf Widerspruchbeinhaltet die Möglichkeitfür alle Betroffenen, aus Gründen, die sich aus ihren besonderen Situationen ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Das Recht gilt gemäß § 36 BDSG nicht, wenn eine öffent- liche Stelle durch Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet ist.

• Beschwerderecht, Art. 77 DSGVO Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichts- behörden. Die für die ZUG gGmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW Kavalleriestraße 2-4 40213 Düsseldorf E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

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