107540-2026-005_Verfahrensbedingungen unterschwellig UVgO (Stand 07-2025).pdf

Landkreis Verden  Lindhooper Straße 67  27283 Verden (Aller)

Verfahrensbedingungen zum Verfahren 107540-2026-005 „Mittagsverpflegung – Erich Kästner-Schule“

Inhalt

Teil I: Informationen und Grundlagen ....................................................................................... 2

1. Rechtliche Grundlagen ..................................................................................................... 2
2. Angaben zum Auftraggeber .............................................................................................. 2
3. Informationen zum Auftragsgegenstand ........................................................................... 2
4. Art der Vergabe................................................................................................................ 2
5. Losbildung ....................................................................................................................... 2
6. Zeitplan ............................................................................................................................ 2
7. Nebenangebote ............................................................................................................... 2
8. Hauptangebote ................................................................................................................ 2
9. Bietergemeinschaft, Unterauftragnehmer ......................................................................... 3
10. Informationen zur Angebotsabgabe ................................................................................ 3 10.1 Aufbau, Form und Inhalt des Angebotes.................................................................... 3 10.2 Preisnachlass ohne Bedingung ................................................................................. 4 10.3 Abgabe des Angebotes ............................................................................................. 4 10.4 Berichtigung oder Änderung des Angebotes.............................................................. 4 10.5 Unklarheiten bzgl. der Vergabeunterlagen ................................................................. 4 10.6 Fristablauf................................................................................................................. 4
11. Kommunikation .............................................................................................................. 5
12. Öffnung der Angebote .................................................................................................... 5
13. Eignung und Zuschlagserteilung ..................................................................................... 5 13.1 Eignungskriterien ...................................................................................................... 5 13.2 Zuschlagskriterien ..................................................................................................... 5 13.3 Zuschlagserteilung .................................................................................................... 6
14. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkung ........................................................................ 6
15. Erfüllungsort ............................................................................................................... 6
16. Sonstige vertragliche Regelungen .................................................................................. 6 Teil II: Anlagen ........................................................................................................................ 8

Teil I: Informationen und Grundlagen

1. Rechtliche Grundlagen Rechtliche Grundlage dieser Vergabe ist die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) in ihrer aktuellen Fassung. Ergänzend werden folgende Vorschriften in ihrer jeweils aktuellen Fassung herangezogen:

• Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB)
• Kommunalhaushalts- und -kassenverordnung (KomHKVO)
• Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz (NTVergG)
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)

2. Angaben zum Auftraggeber Auftraggeber (AG) und somit Berechtigter und Verpflichteter ist der Landkreis Verden.

Das Vergabeverfahren wird von der Zentralen Vergabestelle des Landkreises Verden (ZVS) durchgeführt.

Ansprechpartner ZVS: Frau Isabelle Nittkowski Kontakt: Via Kommunikationsfunktion von vergabe.niedersachsen.de

3. Informationen zum Auftragsgegenstand Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Lieferung von Mittagsverpflegung an die Erich Kästner-Schule in Achim. Dies umfasst die Auslieferung warmer Speisen (Verpflegungssystem: Cook & Hold) für Schülerinnen und Schüler der Klassen 1-10.

Weitere Informationen zum Auftragsgegenstand sind der Leistungsbeschreibung sowie den weiteren Vergabeunterlagen zu entnehmen.

4. Art der Vergabe Die Vergabe erfolgt als Öffentliche Ausschreibung gemäß § 9 i.V.m. § 8 Absatz 2 UVgO

5. Losbildung Es sollen keine Lose gebildet werden.

6. Zeitplan

7. Nebenangebote Nebenangebote sind nicht zugelassen.

8. Hauptangebote Mehrere Hauptangebote sind nicht zugelassen.

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9. Bietergemeinschaft, Unterauftragnehmer Bei einem gemeinsamen Angebot von mehreren Unternehmen, ist eine gemeinschaftliche Er- klärung (Erklärung Bietergemeinschaft) abzugeben, die

• alle Mitglieder der Bietergemeinschaft benennt,
• ein bevollmächtigtes Mitglied der Bietergemeinschaft für die Durchführung des Auftrages benennt,
• die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder der Bietergemeinschaft erklärt,
• die von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterschrieben ist. Es erfolgt eine kartellrechtliche Beurteilung der Zulässigkeit der Bietergemeinschaft durch den AG.

Sollen mittels einer Unterauftragsvergabe Teile des Auftrags an Dritte vergeben werden, sind diese Teile bei Angebotsabgabe zu benennen. Der AG behält sich vor, spätestens vor Beginn der Auftragsausführung von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen,

• die Unterauftragnehmer benennen zu lassen,
• nachweisen zu lassen, dass den Bietern die erforderlichen Mittel der Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen und
• die benannten Unterauftragnehmer geeignet sind, die Leistung zu erbringen.

Soweit bereits bekannt ist, welcher Unterauftragnehmer eingesetzt werden soll, kann dieser bereits bei Angebotsabgabe benannt werden.

Liegen zwingende Ausschlussgründe gegenüber dem Unterauftragnehmer vor, verlangt der AG die Ersetzung des Unterauftragnehmers. Liegen hingegen fakultative Ausschussgründe gegenüber dem Unterauftragnehmer vor, kann der AG verlangen, dass dieser ersetzt wird. Der Ersatz samt notwendigen Angaben ist dem AG unverzüglich mitzuteilen. Erfolgt innerhalb der vorgegebenen Frist kein Ersatz, wird der Bieter ausgeschlossen.

Im Übrigen gilt § 26 UVgO.

10. Informationen zur Angebotsabgabe Die Vergabeunterlagen stehen allen interessierten Bietern auf der Vergabeplattform „vergabe.niedersachsen.de“ zum Download zur Verfügung. Hierfür ist eine kostenlose Registrierung erforderlich.

10.1 Aufbau, Form und Inhalt des Angebotes Für die Abgabe eines Angebotes ist das „Angebotsformular“ zu verwenden.

Die Angebote sind in deutscher Sprache abzufassen.

Folgende Unterlagen und Angaben sind mit dem Angebot einzureichen:

• Ausgefüllter und unterschriebener Angebotsvordruck

• Ausgefülltes Leistungs- und Preisblatt

• Ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung

• Ggf. Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft

• Ggf. Erklärung Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen

• Ggf. Erklärung Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen

• Nachweis über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung

• Nachweis über die Einhaltung von Hygienevorschriften (HACCP)

• 2 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Kalenderjahren zur Versorgung von Schulen. Hierbei kann es sich sowohl um abgeschlossene als auch um laufende Verträge handeln.

• Speisepläne für den angebotenen Menüzyklus

• Logistik- und Lieferkonzept Verfahrensbedingungen (Stand 07/2026) Seite 3 von 8

• Angabe zum Menüzyklus

• Angabe zur Warmhaltezeit

Der AG behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Ein Anspruch des Bieters besteht nicht.

Fehlende Unterlagen, sofern auch auf Nachforderung nicht eingereicht, führen zwingend zum Ausschluss des Angebotes.

In den beigefügten Preisblatt ist an den dafür vorgesehenen Stellen der Preis einzutragen.

10.2 Preisnachlass ohne Bedingung Im Rahmen der Vergabe wird ein ausgewiesener Preisnachlass nur dann berücksichtigt und gewertet, wenn er nicht an Bedingungen geknüpft ist.

Der an ein Zahlungsziel geknüpfte Nachlass (Skonto) wird hingegen nicht gewertet.

10.3 Abgabe des Angebotes Für die Abgabe eines elektronischen Angebotes sind die Unterlagen in Textform per vergabe.niedersachsen.de rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist zu übermitteln. Auf vergabe.niedersachsen.de wird dafür ein kostenloses Bietertool zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt. Erforderlich sind lediglich die Angabe des Unternehmens (Bieter) mit Firmenname und Adresse sowie die Daten einer Ansprechpartnerin/eines Ansprechpartners. Alle weiteren Angaben sind in den hochzuladenden Dokumenten zu tätigen, insbesondere im Angebotsformular und den Preisblättern.

Mit der Abgabe des elektronischen Angebotes in Textform bestätigt der Bieter die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Darüber hinaus bestätigt er damit, dass alle in diesem Vergabeverfahren gestellten Anforderungen erfüllt werden bzw. danach verfahren wird.

Änderungen und Ergänzungen in der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen sowie wettbewerbsbeschränkendes Verhalten führen zum Ausschluss des Angebotes. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebotes erforderlich erscheinen, können sie diesem als gesonderte Anlage beigefügt werden. Änderungsvorschläge sind unzulässig.

Für die Erstellung des Angebotes und der Teilnahme am Vergabeverfahren wird den Bietern keine Entschädigung gewährt.

10.4 Berichtigung oder Änderung des Angebotes Nachträgliche Berichtigungen oder Änderungen des Angebotes sowie die Rücknahme eines Angebotes sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist elektronisch auf vergabe.niedersachsen.de möglich.

10.5 Unklarheiten bzgl. der Vergabeunterlagen Der Bieter hat den AG auf evtl. Widersprüche in den Vergabeunterlagen und die evtl. Unvollständigkeit der ausgeschriebenen Leistung unverzüglich aufmerksam zu machen.

10.6 Fristablauf Die Angebote müssen bis spätestens zum 23.09.2026 08:59 Uhr auf dem Portal vergabe.niedersachsen.de hochgeladen worden sein.

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Nach Ablauf der Angebotsfrist oder nicht formgerecht eingegangene Angebote werden vom Wettbewerb ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten (§ 42 Abs. 1 Nr. 1 UVgO).

11. Kommunikation Die gesamte Kommunikation während des Vergabeverfahrens wird über das Kommunikationstool des Vergabeportals „vergabe.niedersachsen.de“ geführt.

Entstehen im Rahmen der Erstellung des Angebotes beispielsweise Fragen, so können diese schriftlich über das Vergabeportal „vergabe.niedersachsen.de“ gestellt werden. Im Interesse aller Bieter müssen die Fragen unverzüglich gestellt werden. Insbesondere Unklarheiten, die sich auf die Preisermittlung auswirken, sollten umgehend zur Klärung gebracht werden.

Bieterfragen sollen möglichst bis spätestens zum 17.09.2026 über die Vergabeplattform gestellt werden. Nicht rechtzeitig eingehende Bieterfragen können unbeantwortet bleiben.

Die Beantwortung der Bieterfragen erfolgt grundsätzlich ebenfalls nur über „vergabe.niedersachsen.de“.

12. Öffnung der Angebote Bieter sind zur Öffnung der Angebote gemäß § 40 UVgO nicht zugelassen.

13. Eignung und Zuschlagserteilung

13.1 Eignungskriterien Zur Feststellung der Eignung des Bieters gem. § 31 UVgO i. V. m. 33 UVgO sind folgende Nachweise mit Abgabe des Angebotes einzureichen:

• Eigenerklärungen
• Nachweis über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung
• Nachweis über die Einhaltung von Hygienevorschriften (HACCP
• 2 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Kalenderjahren zur Versorgung von Schulen. Hierbei kann es sich sowohl um abgeschlossene als auch um laufende Verträge handeln.

13.2 Zuschlagskriterien Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Wertung der Angebote erfolgt anhand der beigefügten Bewertungsmatrix. Demnach erhält das Angebot den Zuschlag, welches die höchste Punktzahl erreicht.

Bewertungskriterium Preis Die Angabe des Preises bezieht sich auf den Portionspreis für eine kindgerechte Portionsgröße nach den DGE-Standards (s. Punkt 6.6 der Leistungsbeschreibung).

Der Gesamtpreis (netto) ergibt sich aus dem anzugebenden Portionspreis multipliziert mit der geschätzten Personenanzahl jährlich. Der Gesamtpreis (netto) zzgl. MWSt. bildet am Ende den Gesamtpreis (brutto) und damit die schlussendliche Angebotssumme, die auch im Angebotsformular (Anlage 1) wiederzufinden sein muss.

Hinweis: Bei der Angabe der Portionen handelt es sich um einen auf Erfahrung beruhenden Schätzwert. Es besteht kein Anspruch auf Abnahme der Anzahl an Portionen. Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage der tatsächlich abgenommenen Portionsmengen. Das Kriterium „Preis“ wird nach der in der Bewertungsmatrix festgelegten Prinzip in Punktewerte umgerechnet.

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Bewertungskriterium Qualität Die Qualität der Leistung wird anhand der beiden Kriterien „Menüzyklus“ und „Warmhaltezeit“ bewertet.

Die für das Angebot zutreffenden Angaben sind im Leistungs- und Preisblatt in den vorgesehenen Feldern zu tätigen.

Auch in Bezug auf die Qualität und die dafür aufgestellten Kriterien erfolgt die Bewertung nach dem in der Bewertungsmatrix dargelegten Punktesystem.

13.3 Zuschlagserteilung Mit Abgabe eines Angebotes und Ablauf der Angebotsfrist ist der Bieter an sein Angebot bis zum Ablauf der Bindefrist am 23.10.2026 gebunden und kann das Angebot nicht mehr zurückziehen.

Bieter, die nicht den Zuschlag erhalten, werden nach § 16 NTVergG informiert.

Die Zuschlagserteilung erfolgt erst nach der beschriebenen Information der unterlegenen Bieter und dem Ablauf der Wartefrist nach § 16 NTVergG.

14. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkung Die Bieter werden darauf hingewiesen, dass wettbewerbsbeschränkende Absprachen unzulässig sind. Dies gilt insbesondere für Vereinbarungen und Verhandlungen über:

• Abgabe und Nichtabgabe von Angeboten,
• die zu fordernde Vergütung und die Vergütungsbestandteile,
• Gewinnaufschläge,
• Zahlungs- und andere Vertragsbedingungen, soweit sie unmittelbar und mittelbar die Vergütung beeinflussen,
• Entrichtung von Ausfallentschädigungen oder Abstandszahlungen,
• Gewinnbeteiligungen oder andere Abgaben sowie
• Empfehlungen, es sei denn, dass sie nach Maßgabe des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zulässig sind.

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen oder beteiligt haben, werden ausgeschlossen.

15. Erfüllungsort Erich Kästner-Schule, Ackerstraße 8, 28832 Achim

16. Sonstige vertragliche Regelungen Die Vergabeunterlagen inkl. Anlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden. Jede Veröffentlichung, Weitergabe an Dritte oder Benutzung für andere Zwecke bedarf der Genehmigung des Auftraggebers.

Gerichtsstand ist Verden (Aller)

Sofern im Zusammenhang mit der Beauftragung keine abweichenden schriftlichen Vereinba- rungen getroffen werden, werden im Falle eines Zuschlages sämtliche Unterlagen des Vergabeverfahrens, insbesondere

• das Angebot sowie alle mit dem Angebot eingereichten Unterlagen
• die Vertragsbedingungen sowie
• die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in seiner aktuellen Fassung ergänzend

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Bestandteil des Vertrages.

Etwaige allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters haben keine Gültigkeit. Mündliche Abreden sind nur verbindlich, wenn sie schriftlich bestätigt werden. Eine Aufhebung der Ausschreibung wird den Bietern schriftlich mitgeteilt.

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Teil II: Anlagen

Anlage 1 Angebotsschreiben

Anlage 2 Preisblatt

Anlage 3 Eigenerklärungen – VVB 124_LD

Anlage 4 Erklärung Bietergemeinschaft

Anlage 5 Verzeichnis der Leistungen / Kapazitäten anderer Unternehmen

Anlage 6 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen

Anlage 7 Allgemeine Vertragsbedingungen VOL_B

Anlage 8 Zusätzliche Vertragsbedingungen des Landes Niedersachsen_Stand 01.2020

Anlage 9 Anleitung für die elektronische Angebotsabgabe über das Bietertool

Anlage 10 Datenschutzrechtliche Informationen nach Art. 13 DSGVO

Anlage 11 Leistungsbeschreibung

Anlage 12 Bewertungsmatrix

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