Informationsblatt zum Bestell- und Abrechnungssystem.pdf

Professional Card Administration GmbH

Kurzinfo zum PCA-Onlineportal für Caterer

1. Übersicht (Dashboard)

Nach erfolgter Anmeldung beim On- lineportal befindet man sich als erstes auf der Übersichtsseite (Dashboard). Dort werden die wichtigsten Daten zu laufenden Umsätzen, Anzahl der Kunden, reservierten Essen, sowie der tägliche Speiseplan angezeigt.

Über das Menü auf der linken Seite lassen sich die weiteren Bereiche an- wählen.

2. Wochenplan

Über den Menüpunkt “Speisen/Menüs” gelangt man zur Ansicht des Wochen- plans. Dort werden die angebotenen Essen der aktuellen KW angezeigt.

3. Speiseplan

Unter dem Menüpunkt “Speiseplan Vorlage” kann ein Wochenplan zusam- mengestellt werden, indem aus der Übersicht der vorhandenen Speisen auf der rechten Seite ein Gericht ein- fach per Drag&Drop auf der linken Seite beim gewünschten Wochentag und der angedachten Menülinie ab- gelegt wird.

a) Die gewünschte Speise mit der linken Maustaste anklicken und gedrückt halten. (Im Beispiel: rosa Rahmen)

b) Das ausgewählte Feld (Im Beispiel: roter Rahmen) bei gedrückter Maustaste nach links auf das gewünschte Ziel ziehen (Im Beispiel: gelber Rahmen) und dort die Maustaste loslassen.

c) Die ausgewählte Speise ist nun am angewählten Ort hinterlegt. (Im Beispiel: grüner Rahmen)

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4. Speisen

Unter dem Menüpunkt “Speisen” sind alle vorhandenen Speisen aufgelistet, die für die Gestaltung der Wochen- pläne zur Verfügung stehen.

Durch Anklicken des Namens einer Speise in der Liste ...

... öffnet sich eine Bearbeitungsseite für diese Speise.

Dort können dann verschiedene Unter- punkte zur Bearbeitung angewählt werden.

5. Berichte

Unter dem Menüpunkt “Berichte” las- sen sich detaillierte Statistikberichte in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Excel, Word) herunterladen.

Auf der Seite “Berichtsübersicht” gelangt man durch Anklicken der einzelnen Punkte auf der rechten Seite zu deren Abruf.

Unter dem Menüpunkt “Reservierungen” werden alle Essensreservierungen für die letzten und die nächsten 30 Tage angezeigt.

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6. Auszahlungen (für die Ca2.1t.e1 rAebrre cihmnu nAg euinfetrr Sachgu led er Stadt Hannover)

PCA vereinnahmt sämtliche Zahlungen auf einem Treuhandkonto der Stadt Hannover. Diese Zahlungen gehen zu unterschiedlichen Zeitpunkten ein (Selbstzahler, Zuschüsse, BuT-Abrech- nungen).

Es ist möglich, dass Zahlungen (z.B. bei Änderung eines BuT-Status) nach- träglich auf einen anderen Zahlungs- pfl ichtigen umgebucht werden. So würden z.B. Erziehungsberechtigte nach BuT-Aberkennung zu Selbst- zahlern. Ein evtl. Ausfallrisiko (ebenso z.B. auch bei Rücklastschriften bei Selbstzahlern) trägt der Caterer.

Die Menge an fakturierten Essen ist dem Bericht “Bestellübersicht für alle Standorte für den Monat“ zu entneh- men, die den Caterern zur Verfügung steht. Diese Zahlen bilden die alleinige Basis zur Abrechnung, es wird dabei kein Bezug zu evtl. Zahlen oder Rech- nungen der Caterer hergestellt.

Der Caterer erhält monatlich eine Ab- rechnung mit Aufteilung der Zahlungs- pfl ichtigen sowie eine Übersicht der ausgeschütteten Gelder. Diese Gelder können z.B. aufgrund verspäteter Ämterzahlungen auch aus Vormonaten resultieren oder in Teilbeträgen erfolgen.

Eine Zuordnung und Dokumentation der einzelnen Ämterzahlungen auf namentlicher Ebene erfolgt (auch aus Datenschutzgründen) nicht. Ebenso 3 Ausschüttung der Gelder erfolgt keine Einzelfallaufklärung bei Die vereinnahmten GeldeAr bwbeirlddeunn ing e: inMeur ssetepararabteren cAhbnreucnhgn uenign jeer C Sactehruerl evollständig ausgeschüttet. Rücklastschriften. Diese Daten sind Abbildung 3: Abrechnung einer Schule jedoch für die Stadt Hannover und In der Abrechnung einer Schule werden alle Umsätze des Monats, getrennt nach Zahlungspflichtigem PCA einsehbar und werden durch für den Caterer dargestellt. Kundenerinnerungen nachverfolgt.

Die Ausschüttungen erfolgen nach Ein- 8 / 14 gang auf dem Treuhandkonto monat- lich nachträglich und damit unabhän- gig von dem Zeitpunkt der Entstehung der Forderung bzw. der entsprechen- den Buchung. AbbildAubnbgil:d uAnugs s4:c Ahüusttsucnhgü tdtuenrg G deelrd Geer ld(Bere ispiel)

PCA - Ihr Partner für moderne Schulverpflegung

3.1 Abrechnung gegenüber den Caterern

PCA Professional Card Administration Gm B b e H i d .e r V A o u r s s s e c t h z ü e ttu n n g 4 1 w e.r d 2 e 0 n 4 a 5 lle 9 G H e a ld m er b u u n r a g bh .ä n T g e ig l. : d e 0 s 4 Z 0 e

it 6 pu 5 n 4 k ts 9 8 ih 3 re r 3 B 0 u c.h i u n n f g o @ aus p g c e a sc . h d ü e ttet. Dadurch werden immer alle Gelder ausgeschüttet die zum Zeitpunkt der Abrechnung vorliegen. Tech- nisch bedingt kann daher auch kein Bezug zu Rechnungen von Caterer für einzelne Monate vorgenom-

• 3 - men werden.

Insbesondere bei den Geldern der Ämter verschiebt sich der Zeitpunkt der Ausschüttung bis die Ämter

ihre Rechnung bezahlt haben. Diese Gelder werden somit frühestens im Folgemonat eventuell jedoch