250611_HUO_Projekthandbuch.pdf

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Humboldt Universität zu Berlin,

Forschungsneubau „Optobiologie“

Projekthandbuch

Stand: 11.06.2025

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Inhaltsverzeichnis

1. Aufgaben des Projekthandbuches (PHB) ........................................................................................ 5

1.1. Aufgaben und Bedeutung ...................................................................................................... 5

1.2. Handhabung ........................................................................................................................... 5

1.3. Projektbeschreibung und Projektziel ...................................................................................... 6

1.4. Kostenrahmen Anpassung ..................................................................................................... 7

2. Projektdefinition ............................................................................................................................... 8

2.1. Allgemeine Projektinformationen ........................................................................................... 8

2.2. Dokumentennamen-Systematik ............................................................................................. 8

2.3. Dokumentenvorgaben ............................................................................................................ 8

2.4. Projektbeteiligte ...................................................................................................................... 9

2.5. Schriftverkehr ....................................................................................................................... 10

2.6. Plankopf ............................................................................................................................... 10

2.7. Liste auszuführender Firmen ............................................................................................... 10

2.8. Bauherr und Projektleitung ................................................................................................... 10

2.9. Projektsteuerung .................................................................................................................. 11

2.10. Generalplaner....................................................................................................................... 11

2.11. Ordnerstruktur Dokumentation ............................................................................................. 11

2.12. Digitaler Projektraum ............................................................................................................ 12

2.13. Stempelordnung - Rechnungsprüfung ................................................................................. 13

2.14. Stempelordnung - Aufträge und Nachträge ......................................................................... 14

3. Projektabwicklung und Organisationsgrundlagen ......................................................................... 15

3.1. Projektstrukturplan ............................................................................................................... 15

3.2. Besprechungswesen ............................................................................................................ 15

3.3. PBA/BBA .............................................................................................................................. 17

3.3.1. Planungsbegleitende Ausschüsse .............................................................................. 17

3.3.2. Baubegleitenden Ausschüsse ..................................................................................... 17

3.4. Baufachliche Genehmigung und haushaltsmäßige Anerkennung ....................................... 18

3.4.1. Erweiterte Vorplanungsunterlage (EVU) ..................................................................... 18

3.4.2. Bauplanungsunterlage (BPU) ...................................................................................... 19

3.4.3. Ergänzungsunterlage (EU) .......................................................................................... 19

3.5. Planung ................................................................................................................................ 20

3.5.1. Planfreigaben .............................................................................................................. 20

3.5.2. Planungsänderungen .................................................................................................. 20

3.5.3. Strukturablauf EV Plan ................................................................................................ 21

3.5.4. Entscheidungsvorlage Plan ......................................................................................... 21

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3.5.5. Verteiler Dokumente/ Planunterlagen ......................................................................... 22

3.6. Building Information Modeling (BIM) .................................................................................... 25

3.7. Nutzer ................................................................................................................................... 26

3.7.1. Änderungsabläufe ....................................................................................................... 26

3.8. Vergabeverfahren ................................................................................................................ 26

3.8.1. Grundlagen .................................................................................................................. 26

3.8.2. Offenes Verfahren EU-weit gem. § 15 VgV................................................................. 31

3.8.3. Nicht offenes Verfahren EU-weit gem. § 16 VgV ........................................................ 32

3.8.4. Öffentliche Ausschreibung gem. § 3 Nr. 1 VOB/A ...................................................... 33

3.8.5. Beschränkte Ausschreibung gem. § 3 Nr. 2 VOB/A .................................................... 33

3.8.6. Freihändige Vergabe gem. § 3 Nr.3 VOB/A ................................................................ 34

3.8.7. Nachträge und zusätzliche Leistungen ....................................................................... 34

3.9. Bürgschaften ........................................................................................................................ 38

3.9.1. Bürgen ......................................................................................................................... 38

3.9.2. Rückgabe .................................................................................................................... 38

3.9.3. Bürgschaftsarten sowie zu verwendende Vorlagen gem. ABau V 421.H ................... 38

3.10. Rechnungen und Mängelverfolgung .................................................................................... 39

3.10.1. Rechnungen ................................................................................................................ 39

3.11. Behinderungsanzeige .......................................................................................................... 44

3.12. Bedenkenanmeldung gem. § 4 (3) VOB/B ........................................................................... 45

3.13. Abnahme und Gewährleistung ............................................................................................. 45

3.13.1. Strukturablauf einer Abnahme ..................................................................................... 46

3.13.2. Gewährleistungsliste ................................................................................................... 46

3.14. Inbetriebnahme .................................................................................................................... 47

3.15. Berichtswesen ...................................................................................................................... 47

3.15.1. Statusberichte .............................................................................................................. 47

3.15.2. Bautagebuch ............................................................................................................... 49

4. Kostensteuerung............................................................................................................................ 50

4.1. Kostenplanung ..................................................................................................................... 50

4.2. Kostenermittlung .................................................................................................................. 50

4.3. Kostenkontrolle..................................................................................................................... 50

4.3.1. Allgemein ..................................................................................................................... 50

4.3.2. Struktur der Kostenkontrolleinheiten ........................................................................... 51

4.4. Kostenprognose ................................................................................................................... 52

4.5. Mittelabflussplanung ............................................................................................................ 52

4.6. Kostenfeststellung ................................................................................................................ 52

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5. Termine .......................................................................................................................................... 53

5.1. Aufgaben der Terminplanung und -kontrolle ........................................................................ 53

5.1.1. Meilensteine und Rahmenterminplan .......................................................................... 53

5.1.2. Planungsterminplan ..................................................................................................... 53

5.1.3. Terminüberwachung und -steuerung .......................................................................... 55

5.1.4. Terminmanagement .................................................................................................... 55

6. Qualitäten ...................................................................................................................................... 57

6.1. Bewertungssystem nachhaltiges Bauen (BNB) ................................................................... 57

7. Anlagenverzeichnis ....................................................................................................................... 58

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1. Aufgaben des Projekthandbuches (PHB)

Das vorliegende Projekthandbuch ist das zentrale Dokument des Gesamtprojektes

„HU - Forschungsneubau Optobiologie“.

Bei Bedarf wird das Projekthandbuch durch den Verfasser fortgeschrieben und ergänzt.

Dieses Projekthandbuch wurde erstellt von:

Darin sind alle relevanten Informationen, Regelungen und Dokumente enthalten, die für die Planung

und Durchführung des Projektes gelten.

Das Projekthandbuch wurde auf Grundlage von erstellt. Es gelten die Vorschriften und

Formblätter der ABau 2013 (Stand 07-2019), es wird die jeweils aktuelle Version aus der eABau-

Dokumentenliste

verwendet.

1.1. Aufgaben und Bedeutung

Das Handbuch ist in Kapitel unterteilt und die Seiten sind fortlaufend nummeriert. Die im Text erwähnten

Anlagen befinden sich im Anhang des Handbuchs.

1.2. Handhabung

Das Projekthandbuch ist ein Leitfaden für den Laborneubau der Optobiologie der Humboldt-Universität

zu Berlin. Das Handbuch soll als Hilfsmittel zur Festlegung von Aufgaben und Zuständigkeiten sowie

zur Standardisierung von Arbeitsabläufen dienen. Bei Bedarf wird das Projekthandbuch durch den

Verfasser fortgeschrieben und ergänzt.

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1.3. Projektbeschreibung und Projektziel

Der Forschungsneubau soll auf dem Campus Nord der Humboldt-Universität zu Berlin (HU) in Berlin in

direkter Nachbarschaft zur Charité und zum direkt benachbarten Neubauprojekt "Wissenschaft der

Pathogene" der Max-Planck-Gesellschaft (MPG), sowie in nächster Nähe zum Berliner Institut für

Systembiologie (BIMSB) entstehen. Die Optobiologie wird Raum für 110 Nutzer bieten, die

ausschließlich an optobiologischen Forschungsfragen arbeiten. Mit diesem Neubau werden HU und

Charité in die Lage versetzt, exzellente Dauerprofessuren und Nachwuchsgruppen aus dem Feld der

Optobiologie im Universitätsbereich Berlin zu beheimaten, so wie es sonst fast ausschließlich für

außeruniversitäre Einrichtungen möglich ist. Die Gesamtkosten der Optobiologie inklusive

Ersteinrichtung und Großgeräten betragen 84,3 Mio. € brutto (KG 200-700). Die EVU sieht 3.772,3 m²

NUF und ca. 9.074,1 m² BGF vor. Es wird eine Zertifizierung nach „BNB-Silber“ angestrebt, für die ein

BNB-Koordinator gebunden wurde.

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1.4. Kostenrahmen Anpassung

Kostenberechnung* Gesamtmaßnahme KG 100 Grundstück- - € KG 200 Herrichten und Erschließen 1.892.313,46 € KG 300 Bauwerk – Baukonstruktionen 30.782.983,82 € KG 400 Bauwerk – Technische Anlagen 21.920.058,00 € KG 500 Außenanlagen 1.661.041,75 € KG 600 Ausstattung und Kunstwerke 5.084.983,00 € KG 200 – 600 Zwischensumme 61.341.380,03 €

KG 700 Baunebenkosten 16.027.810,77 € KG 200 – 700 Gesamtsumme 77.369.190,80 €

UV 3.830.809,20 € Summe Gesamtkosten 81.200.000,00 €

*Kostenentwicklung II.Q 2024 (Quelle: geprüft Kostenberechnung Stand 05.12.2024))

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2. Projektdefinition

2.1. Allgemeine Projektinformationen

• Langfassung: Humboldt-Universität zu Berlin, Forschungs- und Laborneubau

„Optobiologie“

• Kurzfassung: „Opto“

• Bauherr:

• Projektsteuerung:

• Generalplaner:

• Planungszeit: 05/2023 – 12/2025

• Bauausführung: 02/2025 – 12/2028

• Projektvolumen BP: 61,4 Mio. EUR

• Projektadresse: Hannoversche Straße 22-26, Gebäudenummer 3610 / Haus 16 A

Phillippstraße 13, 10115 Berlin

• Maßnahmennummer: 14410E70002

• Kapitel: 1250

• Titel: 70403

2.2. Dokumentennamen-Systematik

Als Projektkürzel für übergeordnete Themen wird „Opto“ festgelegt. Das Projektkürzel ist

themenbezogen in sämtlichem Email- und Schriftverkehr voranzustellen, damit eine eindeutige

Projektzuordnung und spätere Wiederauffindbarkeit von Dokumenten sichergestellt werden können.

2.3. Dokumentenvorgaben

Bei erstellten Dokumenten (z.B. Word und Excel) sind Dateiname und die aktuelle Seite sowie die

Seitenzahl anzugeben.

Vollautomatische Datumsangaben sind nicht zu verwenden.

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Bedarfsträger

Nutzer

Humboldt Universität zu Berlin

Unter den Linden 6

10099 Berlin

Projektsteuerung

Generalplaner

Die Projektbeteiligtenliste umfasst die Kontaktdaten der wichtigsten Beteiligten. Die Verantwortung für

die Erstellung und Aktualisierung liegt bei der Projektsteuerung. Nach jeder Aktualisierung wird die Liste

den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt.

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Bürokürzel für den Verfasser oder Verantwortlichen:

Projektbeteiligte ALLE

Siehe dazu Anlage 2 Projektbeteiligtenliste.

2.5. Schriftverkehr

Im allgemeinen Schriftverkehr und bei Formblättern ist es wichtig, neben dem Projektnamen auch die

spezifische Thematik, den entsprechenden Vertrag (z.B. 11 B 2222) und, besonders bei VOB-

Vergaben, die Nummer der Vergabeeinheit (VE) zu erwähnen. Dies betrifft hauptsächlich Vorgänge der

einzelnen Gewerke im Rahmen der Vergabe, Abrechnung und Prüfung von Zusatzleistungen,

Abnahmen, Mangel- und Behinderungsanzeigen sowie den sonstigen Schriftverkehr. Die

Vergabeeinheiten (VE) orientieren sich an den festgelegten Kostenkontrolleinheiten. Falls keine

Kostenkontrolleinheit vorhanden ist, wird diese systematisch zugeordnet und kontinuierlich aktualisiert.

Siehe dazu auch 4.3.2 Struktur der Kostenkontrolleinheiten.

2.6. Plankopf

Der Plankopf wird wie folgt aufgebaut: Er enthält Angaben zu den Nutzern, dem Auftraggeber, dem

Projektsteuerer, dem Generalplaner und, falls erforderlich, weiteren Fachplanern. Zusätzlich zur

Plancodierung sind die Maßnahmenbezeichnung (Projekt) und die zugehörige Maßnahmennummer

(Projekt-ID) anzugeben. Für die Bezeichnung des Bauherrn ist die folgende Anschrift mit den

zugehörigen Kontaktdaten zu verwenden:

Die Vorlage des abgestimmten Plankopfes befindet sich lesbar in Anlage 4

2.7. Liste auszuführender Firmen

Die Firmenliste enthält sämtliche Kontaktdaten der bauausführenden Firmen, die schrittweise beauftragt

werden. Der Generalplaner ist für die Erstellung und Aktualisierung der Firmenliste zuständig. Nach

jeder Aktualisierung wird die Firmenliste den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt.

2.8. Bauherr und Projektleitung

Der Bauherr und die Projektleitung für das Projekt HU, Forschungsneubau “Optobiologie“, Philippstraße

13 ist das Land Berlin, vertreten durch die

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Abt. V-Hochbau. Die Projektleitung trifft sämtliche projektbezogenen Entscheidungen und ist gegenüber

den Projektbeteiligten weisungsbefugt. Bei nicht korrigierbaren Abweichungen legt die Projektleitung im

Rahmen der Gesamtprojektziele geänderte Ziele und Maßstäbe fest.

2.9. Projektsteuerung

Die Projektsteuerung umfasst die Wahrnehmung delegierbarer Aufgaben des Auftraggebers in

organisatorischer, technischer und wirtschaftlicher Hinsicht, um die Projektziele zu erreichen. Die

Projektsteuerung wird vertreten durch .

Die Projektsteuerung ist nicht befugt, vertragsrelevante Entscheidungen zu treffen.

2.10. Generalplaner

Der Generalplaner ist verantwortlich für die Wahrnehmung der Planungsaufgaben in gestalterischer,

fachtechnischer und organisatorischer Hinsicht sowie die Bauleitung. Sein Ziel ist die erfolgreiche

Umsetzung der Projektziele. Die Generalplanung wird vertreten durch

2.11. Ordnerstruktur Dokumentation

Falls im Rahmen des Projekts Gesamtunterlagen erstellt werden, wie beispielsweise der BPU,

Zustimmungsantrag/Baugenehmigung, erfolgt die Erstellung inklusive Ordnerrücken durch den

Generalplaner. Die Ablage in den Bauakten erfolgt nach Vorgabe

Die Verantwortung für die Aktenführung liegt bei der Projektsteuerung. Die Ordnerrücken sind gemäß

den gesonderten Vorlagen und dem Aktenplan der anzufertigen.

Die Bauakte wird vom Generalplaner vorbereitet, dem Bauherrn übergeben und von diesem fortgeführt.

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2.12. Digitaler Projektraum

Die Organisation des Projekts und insbesondere die Verwaltung von Dokumenten erfolgt für alle

Projektbeteiligten über die Plattform Winplan 2.0.

https://projektserver20.winplan.de

Die Auftragnehmer und weitere Projektteilnehmer, die sich darauf geeinigt haben, sind verpflichtet, das

Projektkommunikationssystem zu nutzen und sämtliche projektspezifischen Pläne und Dokumente in

den Projektraum hochzuladen. Ebenfalls sind die erstellten Protokolle und Aktennotizen hierüber zu

verteilen.

Die Struktur ist entsprechend dem folgenden Beispiel aufgebaut:

0. Projektinformationen

1. Projektorganisation

2. Entscheidungen

3. Protokolle

4. Termine

…

Bei der Arbeit im Projektraum sind die festgelegten Vorgaben zur Dateibenennung und Plancodierung

gemäß der Dokumentennamen-Systematik sowie den Anforderungen an Schriftverkehr und Plankopf

unbedingt zu beachten und einzuhalten.

Ein Beispiel für einen Dokumentennamensschlüssel zum Hochladen von Dateien auf Winplan:

240710_HUO_PS_PO_Projektbeteiligten_13

Ein Beispiel für einen Plan zur Dokumentenbenennung für das Hochladen von Dateien auf Winplan:

240612_HUO_NU_PI_Katasterplan_01

Der Dokumentenschlüssel ist in Anlage 5 beigefügt.

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2.13. Stempelordnung - Rechnungsprüfung

Die Stempelordnung der soll in ihrer

aktuellen und gültigen Fassung angewendet werden.

Mengenermittlungen, Abrechnungszeichnungen und Rechnungen sind umgehend und vollständig auf

sachliche und rechnerische Korrektheit zu überprüfen. Die Bescheinigung auf den Unterlagen muss wie

folgt erfolgen:

Die Dokumente sind am Ende durch den Prüfer zu signieren. Das Duplikat der Rechnung enthält die

Anlagen, nicht das Original.

Die Anordnung der Stempel für Rechnungen ist in der Anlage 11 dargestellt.

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2.14. Stempelordnung - Aufträge und Nachträge

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3. Projektabwicklung und Organisationsgrundlagen

3.1. Projektstrukturplan

Die Strukturen, Hierarchien sowie Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektes sind in der Anlage 1

dargestellt.

Der Projektstrukturplan befindet sich in Anlage 1. Die Projektinternen Verantwortlichkeiten sind dem

Projektstrukturplan zu entnehmen.

3.2. Besprechungswesen

Im Verlauf des Projekts sind diverse Besprechungen eingeplant:

• regelmäßige Besprechungen (Jour Fixe)

• Besprechungen bei Bedarf.

Die Teilnehmer erhalten nach vorheriger Terminabstimmung vom Organisator eine Einladung zur

Besprechung per Outlook. sind verpflichtet, die

Teilnahme an allen Terminen zu ermöglichen, die außerhalb des eigenen Planungsteams stattfinden.

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Die Einladung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Thema

• Datum

• Uhrzeit

• Ort

Sollte ein Teilnehmer trotz vorheriger Terminzusage nicht an der Sitzung teilnehmen können, muss der

Organisator informiert werden und ein Vertreter benannt werden. Vor Beginn der Besprechungen wird

in Abstimmung mit den Teilnehmern durch den Organisator eine Tagesordnung erstellt und dem

Teilnehmerkreis zur Verfügung gestellt.

Die Tabelle zum Besprechungswesen befindet sich in Anlage 3

In der Regel führt der Organisator bei gesonderten Abstimmungsgesprächen das Protokoll. Sollte es

Zweifel geben, ist die Zuständigkeit für die Protokollführung zu Beginn der Besprechung zu klären und

festzulegen.

Protokolle sind spätestens drei Werktage nach dem Termin zu versenden und müssen die folgenden

Angaben enthalten:

• Projekt

• Datum, Uhrzeit (Anfang und Ende) und Ort

• Besprechungsart; bei Besprechungsserien die fortlaufende Nummerierung der Protokolle

• Anlass/Thema

• Teilnehmer und Verteiler

• Legende bei der Verwendung von Rollen oder Abkürzungen

• in der Besprechung vorgestellte Unterlagen/Pläne etc. sind in Listen/Planlisten immer als

Anlage zum Protokoll beizufügen

• erledigte Punkte sind im Folgeprotokoll noch einmal mit aufzuführen; offene Punkte sind so

lange mitzuführen, bis sie erledigt sind

• Datum der Niederschrift und Ersteller

• die Gliederung des Protokolls umfasst: TOP, Vorgang mit Überschrift, Zuständigkeit,

Termine/Fristen und Status

Die Niederschrift ist innerhalb von 6 Werktagen zu erstellen. Besprechungsprotokolle von Terminen mit

Behörden und gegebenenfalls durch die Projektsteuerung erstellte Protokolle sind vor dem Versand zur

Abstimmung an die Projektleitung zu schicken.

Durch die Projektleitung werden nur Protokollentwürfe über behördliche Abstimmungen oder zu

Steuerungsterminen vor Versand gegengelesen. Bei allen anderen Protokollen werden Korrekturen und

Ergänzungen im darauffolgenden Besprechungsprotokoll durch den Verfasser vermerkt und

dokumentiert.

Die Verteilung aller Protokolle erfolgt per E-Mail und über den Projektraum „Winplan“.

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Der Protokollinhalt wird als akzeptiert betrachtet, wenn nicht innerhalb von 12 Werktagen nach Versand

ein Widerspruch eingelegt wird.

Bei widersprüchlicher, fehlerhafter oder fehlender Wiedergabe des Gesprächsinhalts sind sowohl der

Ersteller des Protokolls als auch die Projektleitung und Projektsteuerung in Kopie unter Angabe der

Korrektur zu informieren. Der Ersteller des Protokolls überprüft die Korrektur, nimmt notwendige

Änderungen vor und vermerkt diese im folgenden Protokoll. Falls kein nachfolgendes Protokoll

vorgesehen ist, muss der Protokollverfasser die erforderlichen Korrekturen vornehmen und das

korrigierte Protokoll erneut verteilen.

3.3. PBA/BBA

Zur effektiven Projektsteuerung von Hochbaumaßnahmen empfiehlt es sich, regelmäßig

Planungsbegleitende Ausschüsse (PBA) oder während der Bauphase Baubegleitende Ausschüsse

(BBA) einzusetzen. Die Ausschüsse werden im Sinne einer Bauherrensteuerungsrunde abgegrenzt von

den erforderlichen Planungs- und Baubesprechungen für das Verfahren. Dem PBA/BBA gehören der

Bedarfsträger/die Fachverwaltung, der Nutzer, die Prüf- und Genehmigungsstelle und die

Baudienststelle an. Weitere Projektbeteiligte können im Einzelfall hinzugezogen werden. Regelmäßige

Berichterstattung in den Ausschüssen über den Stand des Projektes und den Fortschritt der Planung

und des Baus. Die Zusammensetzung, Häufigkeit und Inhalte dieser Ausschüsse (wie beispielsweise

Projektorganisation, Zielfestlegungen und Kostenzielverfolgung) sollten maßnahmenspezifisch

festgelegt werden.

3.3.1. Planungsbegleitende Ausschüsse

Während der Erstellung der Vor- und Bauplanungsunterlagen sind die Fortschritte im

Planungsbegleitenden Ausschuss (PBA) zu berichten. Der Ausschuss hat die Aufgabe, auftretende

Probleme zeitnah zu klären und unterstützt die termingerechte sowie sachgerechte Abwicklung der

Planungen von Baumaßnahmen. Dies umfasst den gesamten Prozess vom Bedarfsprogramm bis zur

Erstellung und Prüfung der Bauplanungsunterlagen sowie der Kostenkontrolle. Die Notwendigkeit und

der Rhythmus der Sitzungen sind im Einzelfall festzulegen.

3.3.2. Baubegleitenden Ausschüsse

Nach Erhalt der geprüften BPU obliegt es dem Baubegleitenden Ausschuss, durch zügige

Entscheidungsprozesse eine kontinuierliche Projektumsetzung sicherzustellen. Dabei liegt ein

besonderer Fokus auf der Kostenentwicklung, um bei möglichen Fehlentwicklungen rechtzeitig

gegensteuern zu können. Der erforderliche Rhythmus wird mit dem Beginn der Bautätigkeit festgelegt.

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3.4. Baufachliche Genehmigung und haushaltsmäßige Anerkennung

3.4.1. Erweiterte Vorplanungsunterlage (EVU)

Grundsätze

Die Inangriffnahme der Planungsphase erfolgt (unter Berücksichtigung des voraussichtlich verfügbaren

Finanzrahmens und der verfügbaren Umsetzungskapazitäten) eigenverantwortlich durch die

baudurchführenden Stellen ( ) in Abstimmung für Wissenschaft, Gesundheit und

Pflege zuständigen Senatsverwaltung.

In der Phase der Vorplanung ist die Möglichkeit der Einflussnahme auf den Entwurf sowie die Kosten

besonders hoch. Deshalb ist dieser Phase eine erhöhte Bedeutung zuzumessen. Die wesentlichen

Planungsentscheidungen sind zu treffen.

Erweiterte Vorplanungsunterlagen für Hochbauten sind von der Baudienststelle ( ) für den

Bedarfsträger ( ) nach den Leistungsbildern der Honorarordnung für Architekten und

Ingenieure (HOAI) aufzustellen.

Die für die Erweiterten Vorplanungsunterlagen notwendigen Leistungen umfassen entsprechend den

Vertragsmustern der ABau die Leistungsphasen 2 (Vorplanung), anteilig 3 (Entwurfsplanung), anteilig

4 (Genehmigungsplanung) und anteilig 5 (Ausführungsplanung) zu § 34 Absatz 4, § 35 Absatz 7 HOAI.

Bei vorangegangenem Architektenwettbewerb sind die Vorplanungsunterlagen auf den dabei

getroffenen Empfehlungen und erbrachten Leistungen aufzubauen. Die Zweckmäßigkeit und die

Wirtschaftlichkeit sind im weiteren Verfahren nachzuweisen bzw. zu optimieren.

Fertigung und Inhalt der Erweiterten Vorplanungsunterlagen

Die erweiterten Vorplanungsunterlagen für Hochbaumaßnahmen umfassen:

• dem Vorblatt zu den Erweiterten Vorplanungsunterlagen (Formular III 132 A F, wobei der Zusatz „A“

die neue EVU kennzeichnet) ( )

• der Projektbeschreibung (Formular ABau III 1321.H) ( )

• Vorgezogene Kostenberechnung nach DIN 276 in der Regel nach der Bauelementmethode ( )

• der Ermittlung der Grundflächen und Rauminhalte nach DIN 277 (Formular ABau III 1324.H F)

( ) den Planungs- und Kostendaten ( )

• den Planungs- und Kostendaten ( )

• dem Soll-Ist-Vergleich zum Bedarfsprogramm ( )

• dem Ausstattungsprogrammmit Angaben zu Auswirkungen auf die Planung ( )

• Variantenuntersuchung mit Auswahl der Vorzugsvariante ( )

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• dem Vorentwurf (zeichnerische Darstellungen M 1:200) einschließlich aller Fachplanungen (in der

Praxis M1:100); Technische Ausrüstung: Auslegung und Berechnung aller Anlagengruppen mit

zeichnerischen Darstellungen (M 1:100); Konstruktion: Darstellung signifikanter, kostenrelevanter

konstruktiver Details im erforderlichen aussagefähigen Maßstab (bspw. Fassadenschnitt, Abdichtung)

( )

• den sonstigen Erläuterungen für die Baumaßnahme (Formular ABau III 1326 F) ( )

• dem Nachweis einer genehmigungsfähigen Planung mit abgestimmten Brandschutzkonzept,

aufgestellt unter Berücksichtigung des Merkblatts Brandschutznachweis der Obersten Bauaufsicht

( )

• das abgestimmten Konzeptes Barrierefrei in erhöhter Darstellungstiefe (ggf. M 1:100) ( )

• dem Nachweis der Wirtschaftlichkeit (ABau II 110) ( )

• Nachweis der Anforderungen der EnEV und des EEWärmeG (

• der Darstellung eventueller Abweichungen der EVU zum genehmigten Bedarfspro-gramm ( )

• der Angabe der Betriebs- und Instandsetzungskosten nach DIN 18960 ( )

Über den Planungsfortschritt ist im Planungsbegleitenden Ausschuss zu berichten.

Die finale Fassung der von der Baudienststelle ( ) gefertigten EVU wird im Rahmen eines

Planungsbegleitenden Ausschusses den Teilnehmern in Form eines Vorstellungskolloquiums zur

Kenntnis gebracht. Anschließend können die Unterlagen in einem Datenraum eingesehen werden.

Binnen 14 Tagen teilt der Bedarfsträger ( ) der Baudienststelle ( ) abschließend die

notwendigen Änderungen zur Einarbeitung mit. Die erweiterte Vorplanungsunterlage ist nach den

Vorschriften der ABau zu erstellen und muss alle im Bedarfsprogramm geforderten Unterlagen

beinhalten.

3.4.2. Bauplanungsunterlage (BPU)

Die BPU ergänzt die EVU und stellt eine detailliertere Planungsdokumentation dar, die als Grundlage

für die weitere Bauausführung dient. Sie wird auf Basis der Haushaltsunterlage der EVU erstellt und ist

eine formlose Unterlage. Überarbeitungen der EVU werden in der BPU eingearbeitet. Die BPU enthält

alle relevanten Informationen und Spezifikationen, die für die ordnungsgemäße Durchführung des

Bauprojekts erforderlich sind. Dazu zählen technische Zeichnungen, Baupläne, Materiallisten, Zeitpläne

sowie Vorgaben zur Einhaltung von Sicherheits- und Umweltstandards.

3.4.3. Ergänzungsunterlage (EU)

Die Planungsunterlagen aus der EVU sind verbindlich. Änderungen bei der Ausführung sind nur aus

zwingenden und nicht vorhersehbaren Gründen zulässig (siehe Nr. 1 AV § 54 LHO).

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Gemäß Nr. 1.6 der AV § 54 LHO müssen Ergänzungsunterlagen erstellt werden, wenn sich die Kosten

bei Baumaßnahmen um mehr als 350.000 € erhöhen. Ergänzungsunterlagen sind außerdem

erforderlich, wenn erheblich von den genehmigten erweiterten Vorplanungsunterlage (EVU)

abgewichen werden soll. Abweichungen gelten als erheblich, wenn Änderungen am Entwurf, am

konstruktiven Aufbau, an der Gestaltung oder an den technischen Anlagen vorgenommen werden

sollen.

Form und Inhalt der Ergänzungsunterlagen (EU) werden je nach Einzelfall von den beteiligten Stellen

festgelegt. Dabei kann es notwendig werden, die vorgesehenen Verfahrensschritte für eine EU erneut

zu durchlaufen. Die Verantwortlichkeiten für die Erstellung der Ergänzungsunterlagen entsprechen

denen der erweiterten Vorplanungsunterlage (siehe Formblatt III 134 F).

3.5. Planung

3.5.1. Planfreigaben

Der Planaustausch mit den beauftragten Gewerken sowie die Freigabe der Werk- und Montageplanung

(W+M Planung) wird über die Plattform Winplan erfolgen.

Der Workflow ist bereits festgelegt. Ein Beispiel zur entsprechenden Benennung von Plänen siehe 2.12

Digitaler Projektraum.

3.5.2. Planungsänderungen

Jede Art von Planungsänderungen oder Ausführungsänderungen gegenüber der genehmigten

Entwurfs- und/oder Ausführungsplanung und die sich daraus ergebenden Planänderungen bedürfen

grundsätzlich der Zustimmung des Bauherrn und sind schriftlich zu begründen und zu dokumentieren.

Hierfür ist das entsprechende Formblatt zu verwenden, in dem alle qualitäts-, kosten- und zeitrelevanten

Faktoren dargestellt werden.

Die Entscheidungsvorlagen, die von den Projektbeteiligten erstellt werden (kurz EV-Plan), müssen

nummeriert werden. Die entsprechende Nummerierung wird durch die Projektsteuerung vorgegeben.

Die Entscheidungsvorlagen müssen die folgenden Inhalte aufweisen:

• Beurteilung im Hinblick auf Qualität

• Empfehlung der Projektbeteiligten

• Frist der Entscheidung

• Änderungsfolgen

• Freigaben der entsprechenden Stellen durch Unterschriften

• Grundlagen, Abgleich mit den Projektzielen

• Beschreibung der Alternative, Abgleich mit den Projektzielen

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• Auswirkungen auf Termine und Kosten

• Verursacher

Bei einer Entscheidung für die Änderung ist die bestehende Termin- und Kostenplanung zu aktualisieren

und die Umsetzung der Änderung in Planung und Ausführung zu veranlassen.

In Bezug auf Kostenänderungen ist es wichtig, zwischen Steigerungen ohne und mit der Freigabe von

Mitteln aus dem Unvorhergesehenen (UV) zu unterscheiden.

Der Ansatz für „Unvorhergesehenes (UV)“ dient ausschließlich als Risikokostenvorsorge für

unvorhersehbare und unvermeidbare Maßnahmen. Gemäß ABau II 140.H ist dieser Kostenansatz

gesperrt und kann nur freigegeben werden, wenn ein Ausgleich durch Einsparungen nicht möglich ist.

3.5.3. Strukturablauf EV Plan

Der Strukturablauf zur EV befindet sich in Anlage 6

3.5.4. Entscheidungsvorlage Plan

Das Dokument ist in Anlage 7 Entscheidungsvorlage Planung EV-Plan zu finden.

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3.5.5. Verteiler Dokumente/ Planunterlagen

Dokumentenmanagement

• Die endgültige Entscheidung über die Form (Original oder digital) wird noch mit dem Nutzer

abgestimmt.

Je nach Bedarf und Notwendigkeit wird die Anzahl der jeweiligen Exemplare festgelegt.

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An die jeweiligen Projektbeteiligten sind die freigegebenen Planunterlagen zusätzlich wie folgt zu

verteilen:

Dokumentenverteilungsmatrix

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Je nach Bedarf wird die Anzahl der Originalexemplare festgelegt. Grundsätzlich gilt alle Unterlagen

digital einzureichen mit Ausnahme von Angeboten und Nachträgen die zusätzlich bei der Projektleitung

als Original eingereicht werden müssen.

An die jeweiligen Projektbeteiligten sind die freigegebenen Planunterlagen zusätzlich wie folgt zu

verteilen:

Die Anzahl der Originaldokumente richtet sich nach den Erfordernissen des Einzelfalls. Die Dokumente

sind auf dem Winplan - Server abzulegen und über diesen zu verteilen.

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3.6. Building Information Modeling (BIM)

Das BIM-Management erfolgt durch die Projektsteuerung und ist für die Qualitätsprüfung der BIM-

Planung gegen die Vereinbarten AIA zuständig.

Die Hauptaufgaben des BIM-Managers sind:

a) Unterstützung bei der Klärung der projektspezifischen Rahmenbedingungen (AIA) und

Beratung zur Projektbearbeitung mit der Building Information Modeling (BIM)-Methode

b) Überprüfung der während der Planung und Ausführung erstellten digitalen Liefergegenstände

(BIM).

Weitere wesentliche Aufgaben des BIM-Managers sind:

c) Der Auftragnehmer erstellt die notwendigen Pläne in Form eines BIM-Modells. Dabei wird jedes

Bauteil individuell modelliert und mit zusätzlichen Daten entsprechend den vertraglichen

Anforderungen und den Detailfestlegungen im BAP ergänzt.

d) Dem Auftraggeber sind die erzeugten Daten in den vereinbarten Austauschformaten zu

übermitteln.

e) Der Auftragnehmer darf die mit dem Auftraggeber vereinbarten Datenaustauschformate und

Softwareprogramme nur nach Absprache mit diesem auf eine neuere Version umstellen.

f) Die Kompetenz des Auftraggebers und der anderen Projektbeteiligten, die er beauftragt hat, im

Zusammenhang mit der Durchführung von BIM-Modellprüfungen oder Planungsfreigaben,

beeinträchtigt nicht die Verantwortung des Auftragnehmers für seine Leistung.

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3.7. Nutzer

Die Humboldt-Universität zu Berlin - Unter den Linden 6, 10099 Berlin ist Nutzer und Interessenvertreter.

Die Entwicklung und Planung des Projektes wurde in Abstimmung mit dem Nutzer und im Rahmen des

Bedarfsprogramms veranschlagt. Grundsätzlich laufen alle Abstimmungen mit dem Nutzer nur über das

Projektmanagement von .

Folgende Nutzervertreter sind benannt/zuständig für Abstimmungen:

Die Projektbeteiligtenliste mit den Nutzern und weiteren Nutzervertretern befindet sich in Anlage 2.

3.7.1. Änderungsabläufe

Die Änderungsabläufe folgen dem in 3.5.2 dargestellten Änderungsmanagement und müssen vom

Nutzer bei zusätzlichen Ausstattungsmerkmalen oder planerischen Anpassungen erstellt werden.

Der Änderungsantrag dokumentiert die Planungsänderung, die nach der Mittelfreigabe der Maßnahme

im Hauptausschuss über die EVU und dient der transparenten Bewertung der Änderungen sowie der

Entscheidungsfindung.

3.8. Vergabeverfahren

Bei der Vergabe von Bau- und sonstigen Leistungen ist nach den Vorschriften der VOB/A, VOL/A und

VgV zu verfahren. Die Vergabe von freiberuflichen Tätigkeiten ist nach den Vorschriften der UVgO und

des VgV zu verfahren. Verantwortlich für die Vergabe und Vertragsabwicklung ist die Vergabestelle/

mit Unterstützung der Projektbeteiligten. Die Projektbeteiligten sind für die Vorbereitung der

Vergabeunterlagen verantwortlich.

3.8.1. Grundlagen

Die Vergabe erfolgt gemäß ABau V - Vergabe- und Vertragshandbuch für Bauleistungen. Ab einem

Auftragswert von 25.000 € (netto) ist die elektronische Vergabe verpflichtend.

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Der gesamte Vergabeprozess hat über die Vergabeplattform des Landes Berlin zu erfolgen

(https://www.berlin.de/vergabeplattform/). Dies betrifft insbesondere die Prüfung der Vergabeunterlagen

durch die Vergabestelle, die Veröffentlichung als auch Bieterkommunikation, Nachforderungen,

Bindefristverlängerungen, Prüfung und Wertung sowie die Dokumentation des Verfahrens. Es werden

ebenso Informationsschreiben, § 134 GWB, sowie Auftragsschreiben über die Vergabeplattform

versendet.

Die Freischaltung der Beteiligten für die Plattform und die Maßnahme/Vergabe erfolgt nach Mitteilung

an die Projektleitung.

Die Schulungsunterlagen zur Vergabeplattform befinden sich in der Mustervergabe in Form von Videos.

In der Mustervergabe ist ebenfalls ein Work-Flow zu finden.

Der Ablauf der Vorbereitung eines Vergabeverfahrens kann wie folgt erläutert werden:

1. Erstellung eines Vergabevermerkes (aus ABau V 111.H F) zur Vorbereitung einer Vergabe

2. Prüfung und Freigabe des Vergabevermerks durch PS und

3. Abschließend legt die Vergabestelle die Vergabe auf der Vergabeplattform an.

4. Vorlage des Vergabevermerks bei der Vergabestelle. Entscheidung über die Freigabe in einer

Submissionssitzung.

Beginn des Vergabeprozesses (VOB)

Um den Vergabeprozess zu starten und die Vergaben auf der Vergabeplattform des Landes Berlin

anzulegen, müssen der vollständige Vergabekalender und die geplanten Verfahrensarten in Verbindung

mit den jeweiligen Budgets vorliegen und von der Referats- und Abteilungsleitung der

freigegeben werden. Die Entscheidung über die Wahl der Vergabeart liegt bei der .

Der Vergabeterminkalender muss alle zu beauftragenden Vergabeeinheiten umfassen. Die

Budgetübersicht soll alle auf die Vergabeeinheiten verteilten Budgets aus den genehmigten

Haushaltsunterlagen (ausgenommen Kostengruppe 700) enthalten. Dabei sind die vorgesehene

Vergabeart und der Nachweis des 80-Prozent-Kontingents gemäß § 3 (9) VgV darzustellen.

Vorbereitung der Vergabe (VOB)

Eine eindeutige, vollständige und technisch korrekte Beschreibung der auszuschreibenden (Teil-

/Einzel) Leistung durch die Projektbeteiligten ist erforderlich. Die Beschreibung der fachlichen,

gestalterischen, funktionellen oder sonstigen Anforderungen der (Teil-/Einzel-) Leistung ist allgemein

verständlich auf das Notwendige zu beschränken. Die Beschreibung der Leistungen hat grundsätzlich

in allen Teilen produktneutral zu erfolgen.

Dabei ist der Leistungsbeschreibung in der Regel das Standardleistungsbuch für das Bauwesen des

GAEB (StLB-Bau und StLB (Z)) zugrunde zu legen. Der Standardleistungskatalog kann für die

Erstellung von Leistungsbeschreibungen für Straßen- und Tiefbauarbeiten verwendet werden. Die

Ausschreibung und Vergabe erfolgen in der Regel nach Einheitspreisen. Bedarfspositionen sind nicht

erlaubt. Stundenlohnleistungen sind zu vermeiden. Im Bedarfsfall sind sie gesondert zu begründen.

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Die erstellten Unterlagen sind neben dem SiGeKo intensiv mit dem BNB-Koordinator abzustimmen. Hier

sind wichtige, für die Zertifizierung notwendige, Anmerkungen und Anforderungen einzuarbeiten.

Wenn das Angebot mehr als 50.000 Euro kostet, müssen die Formblätter Preisermittlung V 221.H F und

V 222.H F beigelegt werden. Zur Vorgabe von Teilleistungen im Formblatt Aufgliederung der

Einheitspreise V 223.H F siehe Richtlinien V 223.H.

Dokumentation und Vergabe

Die einzelnen Verfahrensstufen, die relevanten Feststellungen, die spezifischen Maßnahmen und die

Begründungen für die jeweiligen Entscheidungen müssen in einem Vermerk festgehalten werden. Dabei

ist insbesondere §20 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) zu beachten. Zum

Dokumentations- und Vergabevermerk gehören auch die Inhalte des Formblatts ABau V 111.H F

(Vergabevermerk - Wahl der Vergabeart). Es ist eine digitale Vergabeakte zu erstellen, die nach der

vorgegebenen Struktur des Inhaltsverzeichnisses aufgebaut ist. Hierbei wird am Ende ein gesamter

Ordner der Projektleitung und Projektsteuerung als Vergabeakte übergeben, in dem die Unterordner

entsprechend des Inhaltsverzeichnisses benannt, sortiert und befüllt sind. Die Vergabestelle ist

verpflichtet, jede eingegangene Rüge oder Beschwerde zu registrieren, zu bearbeiten und im

Vergabevermerk zu dokumentieren.

Das Inhaltsverzeichnis und die Zuständigkeiten für die Vergabeakte sind den Anlagen 14.1 und 14.2 zu

entnehmen.

Durchführung der Vergabe

Elektronische Angebote müssen einen Zeitstempel der e-Vergabeplattform aufweisen und verschlüsselt

gelagert werden. Alle Angebote sind bis zum Öffnungstermin sicher verwahrt zu halten. Der

Öffnungstermin ist unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist oder nach einem zuvor festgelegten

Termin durchzuführen. Verspätet eingegangene Angebote müssen entsprechend gekennzeichnet

werden. Jedes Angebot ist so zu markieren, dass nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen

ausgeschlossen sind. Das Ergebnis des Öffnungstermins ist in einer Niederschrift gemäß ABau

Formblatt V 313 F festzuhalten. Anfragen zur Auskunftserteilung müssen im Einklang mit ABau

Formblatt 314 EU.H F dokumentiert werden. Die erste Sichtung der Angebote erfolgt nach den

Vorgaben des ABau Formblatts V 315 F (Details dazu können im V 313 ABau nachgelesen werden).

Nur bei Ausschreibungsverfahren für Bauleistungen wird das Ergebnis des Öffnungstermins den Bietern

mitgeteilt. Die Mitteilung erfolgt bei Vergabeverfahren nach Abschnitt 1 der VOB/A auf Antrag der Bieter.

Bei Verfahren nach den Abschnitten 2 und 3 der VOB/A wird das Ergebnis unmittelbar nach dem

Öffnungstermin an alle Bieter weitergegeben. Die Bieter erhalten jedoch nur die "Zusammenstellung

der Angebote". Die Angebote selbst sowie alle zugehörigen Anlagen sind streng vertraulich zu

behandeln, unabhängig vom Vergabeverfahren. Diese Unterlagen dürfen nur für diejenigen zugänglich

sein, die direkt mit der Bearbeitung beauftragt wurden.

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Prüfung und Wertung der Angebote

Die Überprüfung und formale Kontrolle der Angebote muss ausschließlich von der Vergabestelle

durchgeführt werden. Dabei sollten Mitarbeiter eingesetzt werden, die nicht an der

Vergabeentscheidung oder der Durchführung der Maßnahme beteiligt sind. Jegliche Auffälligkeiten in

den Angeboten sind an der entsprechenden Stelle klar zu markieren.

Die fachlich zuständigen Personen sind für die rechnerische Überprüfung der Angebote verantwortlich,

wobei die Richtlinie V 321.V-I zu beachten ist. Diese Prüfung muss von Mitarbeitern durchgeführt

werden, die weder an der Vergabeentscheidung noch an der Umsetzung der Maßnahme beteiligt sind.

Die rechnerische Prüfung ist im Angebot zu dokumentieren, und die dabei ermittelte Gesamtsumme des

Angebots muss eingetragen werden. Zudem ist zu überprüfen, ob das Angebot die in der

Leistungsbeschreibung festgelegten technischen Anforderungen erfüllt, insbesondere in Bezug auf die

angebotenen Produkte und Verfahren.

Die Prüfung der Wirtschaftlichkeit der Angebote wird ebenfalls durch die fachlich zuständige Person

durchgeführt. Dies ermöglicht eine erste Einschätzung, ob die Angebote, einschließlich der

Nebenangebote, in Bezug auf die zu vergebende Leistung sachgerecht erstellt wurden.

Die Eignung der präqualifizierten Unternehmen wird anhand der in der Liste des Vereins für die

Präqualifikation von Bauunternehmen hinterlegten Erklärungen und Nachweise oder anhand des

Eintrags im Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis von Bauleistungen (ULV) überprüft. Sollten

Angebote von nicht präqualifizierten Unternehmen in die engere Auswahl kommen, müssen die im

Formblatt V 124.H F "Eigenerklärung zur Eignung" bzw. in der Einheitlichen Europäischen

Eigenerklärung angegebenen Bescheinigungen zur Bestätigung der Eigenerklärungen angefordert und

überprüft werden.

Die Fachkompetenz, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sind auf der Basis eigener Erfahrungen und

anhand der Angaben in der Präqualifikationsliste sowie/oder der Eigenerklärungen mit den

dazugehörigen Bescheinigungen zu beurteilen, ggf. auch unter Berücksichtigung zusätzlicher

geforderter Nachweise. Wenn Zweifel an der Angemessenheit der Angebotspreise bestehen, müssen

die Formblätter "Preisermittlung V 221.H F" und "V 222.H F" sowie die Aufgliederung der Einheitspreise

"V 223.H F" separat ausgewertet werden. Die Blätter zur Preisbildung sind bei Vergaben größer 50.000

€ brutto zwingend erforderlich und auf Vollständigkeit zu prüfen.

Die Notwendigkeit, den Inhalt eines Angebots aufzuklären, kann im Rahmen der Angebotsprüfung, als

Ergebnis der Angebotsprüfung oder im Zuge der Angebotswertung entstehen. Jegliche Aufklärungen

zum Angebotsinhalt sowie deren Ergebnisse müssen schriftlich dokumentiert werden. Wenn sich der

Bieter auf einen Irrtum beruft und der Senat (Vergabestelle und/oder Jurist) entscheidet, dass eine

Anfechtung aufgrund des Irrtums zulässig ist, wird das Angebot ungültig.

Zuschlag

Der Zuschlag wird auf das Angebot mit dem besten Verhältnis zwischen Preis und Leistung erteilt. Die

Vergabeentscheidung basiert auf der Wertungsübersicht, die gemäß ABau folgende Inhalte umfasst:

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• für alle Angebote die Angebotsnummer und die Firmennummer,

• die Wertungssummen aller Haupt- und Nebenangebote, ausgenommen der ausgeschlossenen

Angebote und der Angebote von nicht geeigneten Bietern,

• das zur Auftragserteilung empfohlene Angebot und die Begründung dafür,

• die nichtberücksichtigen Angebote geeigneter Bieter und Gründe für die Nichtberücksichtigung. Die

Wertungsübersicht bildet die Basis für die Erstellung

• des Formblattes Vergabevermerk - Entscheidung über den Zuschlag V 331.H F oder

• des Formblattes Entscheidung über die Aufhebung/Einstellung V 351.H F und die

Vergabeentscheidung.

Eine Vereinbarung zur Verlängerung der Zuschlagsfrist muss schriftlich festgehalten werden. Der

Zuschlag kann schriftlich mit Unterschrift, elektronisch mit Signatur oder in Textform mit

Namensnennung erteilt werden. Die Bestätigung des Zugangs des Auftragsschreibens ist zu

dokumentieren.

Die Bieter, die ausgeschlossen wurden (siehe Richtlinien zu V 321.H) oder deren Angebote nicht in die

engere Wahl kommen (siehe Formblatt Wertungsübersicht V 321.H F), sind so schnell wie möglich mit

dem Formblatt V332.H F (Absageschreiben) zu informieren. Die übrigen Bieter sind zu benachrichtigen,

sobald der Zuschlag erteilt wurde.

In EU-Vergabeverfahren müssen alle Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen,

spätestens 15 Kalendertage vor der Auftragserteilung (die Wartefrist kann auf 10 Kalendertage verkürzt

werden) über den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, und den Grund für

die Nichtberücksichtigung informiert werden.

Vergabe-/Auftragsakte

Bei Vergaben ist gemäß ABau V 100.H zu verfahren. Die Unterlagen sind vollständig in einer

Auftragsakte zusammenzustellen, die ein Inhaltsverzeichnis sowie die entsprechenden Register enthält.

Die digitale Vergabeakte wird vom Generalplaner erstellt und zum Zeitpunkt der Vorlage des

Vergabevorschlags an die Projektsteuerung übermittelt. Diese überprüft die Vergabeunterlagen sowie

den Vergabevorschlag des Generalplaners und leitet die Akte zur Vergabeentscheidung an

PM weiter.

Vorbereitung der Vergabeakte in digitaler Form durch den Generalplaner:

• Anlegen eines gesamt Ordners, darin Unterordner nummeriert bis Nr. 25

• Einschließlich eines Deckblatts mit Akteninhaltsverzeichnis

• Erforderlicher Akteninhalt digital gemäß den Hinweisen in der Übersicht der Zuständigkeiten

• Die enthaltenen Unterlagen sind zur Nachweisführung der Vollständigkeit abzuhaken oder zu

markieren.

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Die Führung des Aktenplans obliegt dem Generalplaner. Das Inhaltsverzeichnis und die

Zuständigkeiten für die Vergabeakte sind den Anlagen 14.1 und 14.2 zu entnehmen.

Zu beachten für BNB nach Beauftragung

Zur Gewährleistung der Einhaltung der Produktvorgaben gemäß BNB sind die Produktdatenblätter der

zu verwendenden Materialien zwei Wochen vor Beginn der Ausführung über die Objektüberwachung

bei dem BNB-Koordinator einzureichen.

3.8.2. Offenes Verfahren EU-weit gem. § 15 VgV

1 Phase:

a) Überprüfung des Vorabzugs der Vergabeunterlagen durch PS, BNB-Koordinator und

Anpassung der Dokumente, anschließend frühzeitiges Einstellen auf der Vergabeplattform.

b) Überprüfung der Vergabeunterlagen und Formblätter durch die Vergabestelle und

Projektleitung, Überarbeitung der Unterlagen durch GP

2 Phase:

a) Veröffentlichung der Vergabeunterlagen

b) Erstellung von Angeboten durch die Bieter

c) Beantwortung von Fragen der Bieter

d) Submission

3 Phase:

a) Überprüfung der Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform, Ausdruck des Bestbieters und

der erforderlichen Unterlagen - Prüfung und Wertung der Angebote sowie Erstellung eines

Vergabevorschlags durch den GP.

b) Prüfung und Erstellung eines Vergabevorschlag durch die Projektsteuerung

c) Prüfung Vergabeunterlagen und Versand Informationsschreiben AG

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4 Phase:

a) Wartefrist

b) ggf. Beantwortung von Rückfragen

c) Versand Auftragsschreiben an Bieter

d) Verteilen der Zweitschrift an die Projektbeteiligten und Ablage auf Winplan

Der Strukturablauf zum offenen Verfahren EU-weit ist in der Anlage 15 enthalten.

3.8.3. Nicht offenes Verfahren EU-weit gem. § 16 VgV

Der Strukturablauf zum nicht offenen Verfahren EU-weit ist in der Anlage 15 enthalten.

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3.8.4. Öffentliche Ausschreibung gem. § 3 Nr. 1 VOB/A

Der Strukturablauf zur öffentlichen Ausschreibung ist in der Anlage 15 enthalten.

3.8.5. Beschränkte Ausschreibung gem. § 3 Nr. 2 VOB/A

Der Strukturablauf zur beschränkten Ausschreibung ist in der Anlage 15 enthalten.

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3.8.6. Freihändige Vergabe gem. § 3 Nr.3 VOB/A

Der Strukturablauf zur freihändigen Vergabe ist in der Anlage 15 enthalten.

3.8.7. Nachträge und zusätzliche Leistungen

Für das Nachtragsmanagement sind insbesondere die Abschnitte V 510.H und V 510.V-I (ABau)

relevant.

Allgemeine Hinweise (VOB)

Alle eingereichten Nachtragsangebote sind gemäß Zuständigkeit und entsprechender Beauftragung in

einer Änderungsliste zu dokumentieren. Dabei ist das Thema, das Erstellungs- und Eingangsdatum

sowie die jeweilige Entscheidung festzuhalten.

Die Nachtragslisten müssen kostengruppenspezifisch (300, 400 usw.) und/oder nach Fachplanern

geführt werden. Eine übergeordnete Liste der bearbeiteten Nachträge wird von der Projektsteuerung

geführt. Die Nachträge und Prüfergebnisse sind gemäß der Stempelordnung zu kennzeichnen und

sowohl als Original als auch in Kopie an die Projektsteuerung zu senden.

Die Zusammenstellung der einzelnen Dokumente ist wie folgt:

1. Vergütungszuordnung u. – berechnung Formblatt V 521.H F

2. Entscheidungsvorlage Vertragsergänzung Firmen nach V 522.H F

3. Entscheidungsvorlage Vertragsergänzung Firmen nach V 523.H F

4. Vertragsergänzung aus HHV mit Original und Zweitschrift

5. Nachtragsbegründung/en Planer/Bauleitung

6. Original-Nachtragsangebot/e inkl. dazugehörigen Anlagen

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Mehrere Nachträge eines Gewerkes können in einer Nachtragsvereinbarung (NAV) zusammengefasst

werden. Die entsprechenden Formblätter sind anschließend pro NAV zu erstellen.

Die Prüfung erfolgt grundsätzlich nach den Vorgaben der Angebotsprüfung.

Nachtragsangebote sind fortlaufend nummeriert und beginnen mit Nr. 01. Die Adressaten sind die

Postanschriften der (siehe hierzu Kapitel 2.1).

Zusätzlich sind folgende Hinweise zu beachten:

1. Angabe der Projektbezeichnung

2. Angabe der Auftragsnummer

3. Angabe des Leistungszeitraums

4. Begründung für die Notwendigkeit der Leistung(en) einschließlich Angabe zur Ausführungsfrist

bzw. Änderung der Vertragsfrist

Weitere Regelungen zu veränderten oder zusätzlichen Leistungen sind in den entsprechenden

Verträgen zwischen der und den AN enthalten.

Das Ablaufschema Nachtragslauf Planung und Bau (Anlage 16) enthält die einzuhaltenden Schritte des

Prüfungsprozesses.

Planungsphase

Änderungen des Leistungssolls der vereinbarten Grundleistungen bzw. der besonderen Leistungen

nach HOAI sind mittels einer Nachtragsvereinbarung über die PS bei der PL einzureichen.

Bauausführung

Beginnend mit der Bauphase und der Objektüberwachung (LP 8) müssen die ausführenden

Vertragspartner Nachträge (siehe Anlage 16) einreichen und dokumentieren, um die notwendigen

Änderungen der vereinbarten Bauleistungen vorzunehmen.

Planungsänderungen sind jetzt nicht mehr regelmäßig vorgesehen. Sollten in Ausnahmefällen wichtige

Planungsänderungen erforderlich sein, müssen sie weiterhin als Planungsänderungsantrag (PÄA)

eingereicht und dokumentiert werden. Über Nachtragsangebote werden die Kosten gewerkeweise

fortgeschrieben.

Nachtragsangebote (Anlage 16) sind unverzüglich, spätestens jedoch 10 Werktage vor dem geplanten

Ausführungsbeginn, in schriftlicher und prüffähiger Form unter detaillierter Angabe der zu

ändernden/zusätzlichen Leistungen mit Auswirkungen auf Kosten, Termine und Qualitäten an die PS

(PÄA sowie Nachträge Planungsleistungen) bzw. BM (Nachträge Bauleistungen) und gleichzeitig an die

PL zu senden.

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Vergabevorschlag

Analog zur Prüfung von Ausschreibungsunterlagen und eingehenden Angeboten muss das

Prüfergebnis in einem Vergabevermerk dokumentiert werden.

Dabei sind zwingend folgende Informationen darzulegen:

• Anspruchsgrundlage nach VOB

• Beschreibung des Sachverhalts und der nachträglich zu beauftragenden Leistung

• Auswirkungen auf Kosten

• Auswirkungen auf die Planung

• Auswirkungen auf Termine

• Klare Vergabeempfehlung

Stempelordnung

Das Ergebnis der Prüfung des Nachtragsangebotes ist gemäß der Stempelordnung zu kennzeichnen

(siehe Anlage 11 Stempelordnung ).

Weitere Unterlagen

Mit den geprüften Unterlagen ist die Entscheidungsvorlage zur Vertragsergänzung (EV VE) zu erstellen

und einzureichen. Zudem ist die Auflistung der Positionen gemäß ABau V 521.H F beizufügen (siehe

Anlage 17 V 521.HF – Vergütungszuordnung und -berechnung). Auch die geprüften

Kalkulationsunterlagen sind einzureichen (siehe ABau V 211.G – Hauptauftrag größer 50.000 €).

Zuständigkeiten

Die Erstellung und Prüfung der erforderlichen Unterlagen für die Beauftragung von Zusatzleistungen

und Nachträgen erfolgt gemäß dieser Regeln:

Bei den ausführenden Gewerken liegt die Hauptverantwortung beim Generalplaner für:

• Prüfung Angebot und Kalkulationsgrundlagen

• Vergabevermerk (Planer)

• EV Vertragsergänzung (EV VE)

• V 521.H F

• V 522.H F und V 523.H F

Die Projektsteuerung ist bei den ausführenden Gewerken vor allem zuständig für:

• Vergabevermerk (PS)

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Strukturablauf (VOB)

Der Strukturablauf zur Nachtragsbearbeitung ist in der Anlage 16 enthalten.

Nachtragsprüfung KG 700

Für die Nachtragsprüfung der Kostengruppen 700 ist folgende Vorgehensweise zu beachten:

• Der Planer erstellt den Nachtrag und sendet ihn zur Prüfung an die Projektsteuerung und an

.

• Die Projektsteuerung erstellt einen Prüfvermerk inklusive Kostenprüfung und übermittelt die

Vergabeempfehlung an

• trifft die Entscheidung über die Auftragsvergabe und sendet die Beauftragung an

den Fachplaner sowie in Kopie an die Projektsteuerung.

Entscheidungsvorlage Bau

Die Entscheidungsvorlage Bau (EV-Bau) dient als Ergänzung während der Nachtragsprüfung und

ersetzt nicht die Nachtragsbearbeitung und -prüfung. Sollte eine EV-Bau erforderlich sein, muss sie im

Vorfeld mit den Bauherren abgestimmt werden.

Die EV-Bau dient dazu, dem Auftragnehmer die Beauftragung „dem Grunde nach“ zu bestätigen. Dies

ermöglicht insbesondere bei langen Lieferzeiten oder aufwendigen Nachtragsprüfungen eine zeitnahe

Auftragserteilung und Materialbestellung, vorbehaltlich der VOB-konformen Prüfung.

Zur EV-Bau sind sämtliche erforderlichen Begründungen, Planunterlagen, Kostenermittlungen,

Schriftverkehr und andere relevante Dokumente beizufügen. Wenn ein Nachtragsangebot vorliegt, ist

ebenfalls eine Kopie des Angebots beizufügen.

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Alle eingereichten Entscheidungsvorlagen müssen in einer Änderungsliste erfasst werden. Dabei sind

insbesondere das Thema, das Erstellungs- und Eingangsdatum sowie die getroffene Entscheidung zu

dokumentieren.

Die Projektsteuerung ist verantwortlich für die Führung der Änderungsliste EV Bau

Das entsprechende Formblatt befindet sich in Anlage 22 Entscheidungsvorlage Bau.

3.9. Bürgschaften

3.9.1. Bürgen

Als Bürgen kommen nur die folgenden Institutionen in Frage:

• Kreditinstitute oder Kreditversicherer, die in den Europäischen Gemeinschaften zugelassen

sind

• Kreditinstitute oder Kreditversicherer, die in einem Staat der Vertragsparteien des

Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassen sind

• Kreditinstitute oder Kreditversicherer, die in einem Staat der Vertragsparteien des WTO-

Übereinkommens über das öffentliche Beschaffungswesen zugelassen sind

Die Kreditinstitute der EU sind in einer von der Kommission der Europäischen Gemeinschaften erstellten

und im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlichten Bankenliste aufgeführt.

3.9.2. Rückgabe

Wenn Bürgschaften von Kreditinstituten oder Kreditversicherern vorgelegt werden, die nicht in den oben

genannten Listen aufgeführt sind, muss der Bieter/Auftragnehmer den Nachweis der Zulassung

erbringen.

Die Bürgschaftsurkunde nach dem Formblatt Vertragserfüllungsbürgschaft V 421 F kann erst nach der

Abnahme und der Stellung der Sicherheit für Mängelansprüche zurückgegeben werden, es sei denn,

es bestehen noch Ansprüche des Auftraggebers, die nicht durch die gestellte Sicherheit für

Mängelansprüche abgedeckt sind. Dazu gehören insbesondere nicht erfüllte vertragliche

Schadensersatzansprüche aus der Zeit der Vertragserfüllung. In diesem Fall darf ein entsprechender

Teil der Sicherheit bis zur Höhe der Kosten für die noch offenen Ansprüche einbehalten werden.

Die Liste der zugelassenen Kreditinstitute kann im Internet bei der Bafin abgerufen werden.

3.9.3. Bürgschaftsarten sowie zu verwendende Vorlagen gem. ABau V 421.H

• Vertragserfüllungsbürgschaft Formblatt V 421 F

• Bürgschaft für Mängelansprüche Formblatt V 422 F

• Abschlagszahlungs-/Vorauszahlungsbürgschaft Formblatt V 423 F Vorlagen gem. ABau 2013 – Stand

Juli 2018.

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3.10. Rechnungen und Mängelverfolgung

Für die Bearbeitung von Rechnungen sowie der Mängelverfolgung werden sowohl die Fristzeiten als

auch die Prozesse in der Anlage 19 u. 23 abgebildet.

3.10.1. Rechnungen

Für Rechnungen und Zahlungen ist die Richtlinie V 470.H zu beachten und anzuwenden.

Der Ablauf der Rechnungsbearbeitung wird in Anlage 19 dargestellt.

Allgemeine Grundlagen zu Rechnungen und Zahlungen

Rechnungen sollten je nach ihrem Zweck als Abschlags-, Teilschluss- oder Schlussrechnungen

bezeichnet werden. Die Abschlags- und Teilschlussrechnungen müssen durchlaufend nummeriert sein.

In jeder Rechnung müssen die Teilleistungen gemäß dem Leistungsverzeichnis (mit identischer Position

und Bezeichnung) aufgeführt werden. Die einzelnen Rechnungspositionen sind in Nettopreisen zu

präsentieren und am Ende der Rechnung der Umsatzsteuerbetrag auszuweisen.

In jeder Rechnung sollten der Umfang und der Wert aller bisher erbrachten Leistungen und der bereits

erhaltenen Zahlungen angegeben werden (kumulierte Aufstellung).

Weitere Pflichtangaben auf der Rechnung sind:

• Empfänger:

• Projektname

• Gewerk

• Angebotsdatum und -nummer

• Rechnungsdatum und -nummer

• Vergabenummer/ Vergabeeinheit

• Zahlungsziel

• fortlaufende Nummerierung bei kumulierten Abschlagsrechnungen

• Mengen

• Einzelpreise

• Gesamtpreise

• Abzüge

• Nachlässe

• Einbehalte

• geforderter Endbetrag

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• Mehrwertsteuer

• Bankverbindung

• Steuernummer

Vereinbarte Skonti sind als Zahlungsbedingungen unter Angabe der Höhe in Prozent sowie der

zugehörigen Frist anzugeben.

Das Einreichen einer eRechnung ist an folgende Daten möglich aber nicht verpflichtend:

• eRechnung Leitweg ID: 11-1301250003-86

• E-Mail Rechnungsempfang:

Allgemeine Grundlagen zur Rechnungsprüfung

Prüfbarkeit

Nach Erhalt jeder Art von Rechnung (Abschlags-, Vorauszahlung-, Schluss- und Teilschlussrechnung

sowie Stundenlohnrechnung) sollte sofort geprüft werden, ob die Rechnung prüfbar ist und ob alle

notwendigen Unterlagen zur Beurteilung des Leistungsumfangs vollständig und zweifelsfrei sind.

Sollte dies nicht zutreffen, ist die Rechnung unverzüglich schriftlich zurückzuweisen. Es sind die Gründe

für die Zurückweisung anzugeben und auf die Nichtprüfbarkeit hinzuweisen.

Legt der Auftragnehmer innerhalb der Frist gemäß § 14 Abs. 3 VOB/B keine prüffähige Rechnung vor,

ist ihm schriftlich eine angemessene Frist zu setzen. Dabei ist anzumerken, dass die Rechnung auf

seine Kosten erstellt wird, falls die Frist verstreicht.

Einbehalte und Abzüge

Unvollständige, vertragswidrige oder mangelhafte Leistungen berechtigen den Auftraggeber zum

Einbehalt von Vergütungsanteilen, zumindest in Höhe des Doppelten des Kostenansatzes für eine

ordnungsgemäße Leistungserbringung bzw. für die erforderliche Mängelbeseitigung (siehe § 641

Absatz 3 BGB).

Die fälligen Zahlungen werden entsprechend reduziert. Bestehen solche Ansprüche oder nicht erledigte

Schadensersatzansprüche aus der Zeit der Vertragsausführung im Zeitpunkt der Abnahme, sind diese,

soweit möglich, durch Abrechnung zu realisieren. Andernfalls ist eine vorliegende Sicherheit ganz oder

teilweise zurück zu halten und ggf. zu verwerten (vgl. Richtlinie zu V 421.H Nummer. 2).

Preisnachlässe und Skonti

Bei der Rechnungsprüfung sind Preisnachlässe zu berücksichtigen, auch wenn sie bei der Bewertung

nicht berücksichtigt wurden.

Preisnachlässe mit Bedingungen für Zahlungsfristen (Skonti), die im Angebot oder durch besondere

Erklärung, z. B. durch besonderen Aufdruck auf der Rechnung gewährt werden, sind bei der

Rechnungsprüfung zu berücksichtigen, sofern die Fristen ausreichend lang sind und unter

Berücksichtigung des Zahlungswegs und einer sorgfältigen Prüfung eingehalten werden können.

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Die Bearbeitung der Rechnungen muss so schnell erfolgen, dass eine fristgerechte Zahlung

gewährleistet ist. Die Frist beginnt am Tag nach dem Eingang der geprüften Rechnung.

Sicherheitsleistungen

Die jeweiligen BVB sowie § 17 VOB/B gelten für Sicherheitsleistungen.

Folgende Arten der Sicherheitsleistung stehen dem Auftragnehmer zur Wahl:

• Einbehalt von Geld (§ 17 Absatz 6 VOB/B)

• Hinterlegung von Geld (§ 17 Absatz 5 VOB/B) und

• Stellung einer Bürgschaft (§ 17 Absatz 4 VOB/B).

Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Art der Sicherheit während der Vertragsabwicklung zu ändern.

Bei Rechnungen FBT wird der Sicherheitseinbehalt nach den AVB mit 5% einbezogen.

Bei Sicherheitsleistungen durch Bürgschaft sind die Richtlinien V 421.H, V 421.V-I, V 422.H und V 423.H

unter Berücksichtigung der dazugehörigen Formblätter zu beachten.

Bauausgabebuch

Alle eingereichten Rechnungen müssen in einer Rechnungsliste (Bauausgabebuch) erfasst werden.

Dabei sind insbesondere die Rechnungsdaten, das Eingangsdatum sowie die geprüften und

angewiesenen Beträge festzuhalten. Ein Abgleich des Bauausgabenbuchs mit der Übersicht der

Finanzbuchhaltung des Auftraggebers ist jederzeit möglich. Die Pflege des Bauausgabebuchs obliegt

der Projektsteuerung.

Prüfung Firmenrechnungen (VOB)

Alle Rechnungen müssen bei Eingang in jeder Prüfungsinstanz mit einem Eingangsdatum/-stempel

versehen werden.

Die Rechnungen und Prüfergebnisse müssen entsprechend der Stempelordnung gekennzeichnet und

digital als Original an die Projektsteuerung gesendet werden.

Das Prüfungsergebnis ist der geprüfte Auszahlungsbetrag der Rechnung. Bei jeder Rechnung sollte die

entsprechende Bruttosumme ausgewiesen werden.

Auf dieser Basis erstellen die Planer die Zahlungsanweisungen.

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[Seite 42]

Aufmaß

Nach Nr. 5 der Allgemeinen Regelungen für Bauarbeiten jeder Art (ATV DIN 18299) ist die zu

erbringende Leistung auf Basis der Zeichnungen zu ermitteln. Dabei muss die ausgeführte Leistung den

Vorgaben in den Zeichnungen entsprechen. Sollten solche Zeichnungen nicht vorhanden sein,

empfiehlt es sich in der Regel, die Leistung gemeinsam mit dem Auftragnehmer zu vermessen und

gegebenenfalls zeichnerisch festzulegen. Eine erbrachte Leistung, die durch den Baufortschritt verdeckt

wurde, muss im Vorfeld auf ihre vertragsgemäße Ausführung hin überprüft und vermessen werden.

Die Feststellungen des Leistungsumfangs werden durch das gemeinsame Aufmaß nicht anerkannt.

Stundenzettel und Aufmaße sind im Original vorzulegen. Kopien werden nicht akzeptiert.

Freistellungsbescheinigung nach § 48b Einkommensteuergesetz (EStG)

Falls das zuständige Finanzamt keine gültige Freistellungsbescheinigung gemäß § 48 b EStG

ausgestellt hat, muss gemäß dem Gesetz zur Eindämmung illegaler Beschäftigung im Baugewerbe vom

30. August 2001 (BGBl. I S. 2267) von jeder Zahlung 15% abgezogen und an das zuständige Finanzamt

des betreffenden Unternehmens abgeführt werden. Die Höhe des Steuerabzugs ist dem Unternehmen

mitzuteilen.

Abzüge

Um Überzahlungen zu vermeiden, sind etwaige Abzüge gem. den BVB laufend in die Prüfung

einzubeziehen.

Strukturablauf

Das Flussdiagramm zur Rechnungsbearbeitung befindet sich in Anlage 19

Die Auftragnehmer erhalten bei Auftragserteilung folgende Hinweise zur Rechnungsstellung:

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Die Prüfung der Rechnungen erfolgt durch den Auftraggeber und seine Erfüllungsgehilfen

(Objektüberwachung, Projektsteuerung) gemäß den beiliegenden Richtlinien für Rechnungen und

Zahlungen (ABau V 470.H). Bitte beachten Sie dies bei der Rechnungslegung, um die Bearbeitung der

Rechnungen nicht zu verzögern.

Die Rechnungen und Nachtragsangebote sind schriftlich in einer Ausfertigung an die örtliche

Objektüberwachung (in der Regel Objektüberwachung GP) zu senden. Zusätzlich ist eine Kopie per E-

Mail an die Objektüberwachung, Projektsteuerung und Bauherrn zu schicken. Auf korrekte Adressierung

der Unterlagen (Empfänger über OÜ) ist zu achten.

Kontrollliste

Die Projektsteuerung schreibt die entsprechende Kontrollliste zu jeder Anweisung fort. Ab LP8 ist diese

durch die Bauüberwachung fortzuführen.

Das zu verwendende Formblatt befindet sich in Anlage 18 Kontrollliste über Zahlungen.

Prüfung Freischaffende Honorarrechnungen

Rechnungen müssen bei Eingang in jeder Prüfinstanz mit einem Eingangsdatum/-stempel versehen

werden.

Das Flussdiagramm zur Rechnungsbearbeitung von Honoraren befindet sich in Anlage 19

Teil- und Schlussrechnungen

Um Verzugszinsen zu vermeiden, sollte die Schlussrechnung sofort nach Erhalt auf Prüfbarkeit und

Vertragskonformität geprüft werden. In diesem Fall sollte die Schlussrechnung geprüft werden und das

geprüfte und bestätigte (d.h. unbestrittene) Guthaben innerhalb von 30 Kalendertagen oder innerhalb

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der vereinbarten Frist gemäß Nr. 3 der Besonderen Vertragsbedingungen ausgezahlt werden. Der

Auftragnehmer kann nach Ablauf dieser Frist ohne weitere Fristsetzung Verzugszinsen verlangen.

Sollte sich die abschließende Prüfung verzögern, ist der unbestrittene Guthabenbetrag sofort als

Abschlagszahlung zu leisten.

Bei der Schlussrechnung sind zusätzlich zu prüfen:

• die Sicherheitsleistungen (Bürgschaft ja/ nein und welche oder Einbehalt),

• offene Punkte aus Abnahme und Mangelfreimeldungen,

• die Abzüge gem. AVB (Umlagen für Baustrom Bauwasser),

• die Höhe der Abrechnungssumme gegenüber dem Beauftragungsstand

• die Beauftragungen der abgerechneten Zusatzaufträge/ Nachträge,

• Etwaige Einbehalte,

• Gegenforderungen und Anlastungen,

• (Stundenlohnarbeiten ohne entsprechende EV Stunden)

Der Schlussrechnung sind folgende Unterlagen beizulegen:

• Abnahmeniederschrift zzgl. etwaiger Mängelfreimeldung

• Bestätigung zur vorliegenden Dokumentation

• Aufteilung des Leistungs-/Abrechnungsstandes nach Kostengruppen

• Mitteilung zur Schlusszahlung (ABau V 471 F)

• Ausgefülltes Zahlungsanweisungsblatt

• Kopie der Bürgschaftsurkunde

• Bestätigung zum Abzug etwaiger Einbehalte (außerhalb der AVB) und Anlastungen

Das Formblatt V 470.V-I F (Checkliste Bearbeitung der Schlussrechnung) ist vom jeweiligen Prüfer für

die Schlussrechnungsprüfung zu erstellen und einzureichen.

Die aktuellen Rundschreiben der können unter

dem folgenden Link abgerufen werden:

3.11. Behinderungsanzeige

Alle eingereichten Behinderungsanzeigen sind in einer Liste festzuhalten. Dabei ist insbesondere das

Thema, das Erstellungs- und Eingangsdatum sowie die jeweilige Entscheidung zu vermerken. Die Liste

der Behinderungsanzeigen wird vom Generalplaner geführt.

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Das Flussdiagramm zur Behinderungsanzeige befindet sich in Anlage 24

3.12. Bedenkenanmeldung gem. § 4 (3) VOB/B

Alle eingereichten Bedenkenanmeldungen sind in einer Liste zu dokumentieren. Hier ist insbesondere

das Thema, das Erstellungs- und Eingangsdatum sowie die jeweilige Entscheidung zu dokumentieren.

Die Liste über Bedenkenanmeldungen wird geführt durch den Generalplaner.

Der Strukturablauf orientiert am Ablauf zu Behinderungsanzeigen.

3.13. Abnahme und Gewährleistung

Für die Abnahme der Leistung/Teilleistung sollten vor allem die Bestimmungen von § 12 VOB/B sowie

den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB), V 215.H und V 215.V-I, sowie den Bedingungen der für

die Leistung maßgeblichen zusätzlichen Technischen Vertragsbedingungen sorgfältig beachtet werden.

Es gilt zu überprüfen, ob die erbrachte Leistung frei von Sachmängeln gemäß § 13 Abs. 1 VOB/B ist.

Die Abnahmerichtlinie V 441 ABau sind zu beachten.

Mit der Abnahme gilt die Leistung als vertragsgemäß erbracht, beginnt die Verjährungsfrist für

Mängelansprüche und geht die Bauleistungsgefahr auf den Auftraggeber über.

Nach erfolgter Abnahme können Ansprüche auf Beseitigung von festgestellten, aber nicht ausdrücklich

vorbehaltenen Mängeln nicht mehr geltend gemacht werden. Sollten im Nachhinein Mängel auftreten,

muss der Auftraggeber nachweisen, dass diese auf eine vertragswidrige Leistung zurückzuführen sind.

Vertragsstrafen, die nicht ausdrücklich vorbehalten wurden, können nicht mehr verlangt werden.

Die Voraussetzungen für die Abnahme sind die folgenden Punkte:

• Fertigstellung der Leistung / Teilleistung/ Übersendung der Dokumentationsunterlagen

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• Leistung ohne wesentliche Mängel

Für die rechtsverbindliche Erklärung der Abnahme ist die Projektleitung/Bauleitung zuständig;

freiberuflich Tätige sind zur Abgabe dieser Erklärung nicht befugt.

Bei förmlicher Abnahme ist unmittelbar nach der Begehung das Formblatt Abnahme V 441 F ABau

auszufüllen und von beiden Seiten zu unterzeichnen. Erfolgt keine förmliche Abnahme, ist dem

Auftragnehmer die Abnahme schriftlich unter Verwendung des Formblattes Abnahme V 441 F ABau

mitzuteilen.

Im Formblatt V 4410 F ABau müssen auch alle weiteren bekannten Mängel bis dato aufgelistet werden.

Prüfung und ggf. Klärung des Vorbehaltes der Vertragsstrafe.

Mängelbeseitigungsleistungen sind förmlich abzunehmen, wenn ihre Bedeutung dies erfordert.

Alle Abnahmen sind in Form einer Liste zu dokumentieren. In diesem Fall sind insbesondere das Datum

der Abnahme sowie die jeweils festgestellten Mängel zu dokumentieren. Liste der Abnahmen sowie der

noch zu erbringenden Leistungen und der noch zu beseitigenden Mängel wird vom Generalplaner

geführt.

3.13.1. Strukturablauf einer Abnahme

Der Strukturablauf einer Abnahme befindet sich in Anlage 25

3.13.2. Gewährleistungsliste

Ein Gewährleistungskalender nach Gewerken ist von der Objektplanung/-überwachung zu führen. Die

Liste der Gewährleistungen ist in Abstimmung mit der Projektleitung und dem Projektcontrolling laufend

zur Verfügung zu stellen. Der Tag der Abnahme bzw. des Zugangs der schriftlichen Mängelrüge wird

gemäß § 187 Abs. 1 BGB für den Fristbeginn nicht mitgerechnet. Beginn der Frist am Tag nach der

Abnahme bzw. nach Eingang der schriftlichen Mängelrüge.

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3.14. Inbetriebnahme

In der Regel kann die Übergabe an den Nutzer erst erfolgen, wenn die Abnahmen durchgeführt worden

sind. Die Abnahme des Bauwerks oder der baulichen Anlage soll erfolgen, sobald diese für den

vorgesehenen Zweck genutzt werden kann. Es ist auch eine Teilübergabe zulässig.

Über die Übergabe/Teilübergabe ist ein gemeinsames Niederschriftprotokoll anzufertigen, in den

etwaigen Beanstandungen, Änderungen und Ergänzungen festzuhalten und an Ort und Stelle zu

unterzeichnen sind.

Der Generalplaner ist dafür verantwortlich, gemeinsam mit fachlichen Beteiligten (einschließlich Nutzer

und Umzugsplaner) ein Inbetriebnahmekonzept (Möblierung/Ausstattung, Funktionstest/Probebetrieb)

für die einzelnen Bereiche in Abstimmung mit den Nutzern zu entwickeln. Entsprechend der

Zielvereinbarung mit der BNB ist eine systematische Inbetriebnahme mit anschließender Einregulierung

der Haustechnik und Betriebsoptimierung sowie ein technisches Monitoring vorzusehen. In

Zusammenarbeit mit den anderen Projektbeteiligten wird von den Generalplanern der

Inbetriebnahmeterminplan erstellt.

In Bezug auf die Inbetriebnahme werden die meisten Aufgaben von dem Generalplaner durchgeführt.

Dies beinhaltet folgendes:

• Inbetriebnahmeterminplan als Balkendiagramm

(6 Monate vor Abnahme, Aktualisierung zur Schlussphase 2-wöchentlich)

• Nutzerabstimmungen

• Analyse der Abnahme- und Übergabeabläufe

• Organisation der Abnahme und Übergabe an den AG unter Berücksichtigung der zu

übergebenden Revisionsunterlagen (ca. 12 Monate vor Übergabe)

Die Projektsteuerung ist hauptsächlich auch verantwortlich für die Analyse der Abnahme- und

Übergabeabläufe. Darüber hinaus hat die Projektsteuerung Mitwirkungsbefugnisse. Sie sind mit

zuständig für:

• Inbetriebnahmeterminplan als Balkendiagramm

• (6 Monate vor Abnahme, Aktualisierung zur Schlussphase 2-wöchentlich)

• Nutzerabstimmungen

• Organisation der Abnahme und Übergabe an den AG unter Berücksichtigung der zu

übergebenden Revisionsunterlagen (ca. 12 Monate vor Übergabe)

3.15. Berichtswesen

3.15.1. Statusberichte

Das Berichtswesen dient zum einen dem Nachweis von Informationen des Projektstands, Monitoring

zum Projektfortschritt und zum anderen der weiteren Entwicklung in Form von Prognosen. Die PS

berichtet dem BH zum Monatsende das one-Page-Management als Monatsbericht (MBS). Zum Ende

jedes Quartals hat die PS einen Quartalsbericht (QSB) an den BH zu übergeben.

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Der regelhafte QSB betrachtet mindestens die sieben thematischen Controlling-Bereiche:

• Kosten

• Termine

• Qualitäten

• Vertragsmanagement

• Risikomanagement

• Änderungsmanagement

• Entscheidungsmanagement

Zur Dokumentation sowohl während der Planungs- und Bauphase als auch zur Schlussdokumentation

sind insbesondere nachfolgende Berichte schriftlich zu erstellen:

• Anzeige und berichtspflichtiges sicherheitsgefährdendes Fehlverhalten von Personen auf der

Baustelle, Brände, Wassereintritte nach Unwetter oder wegen technischem Defekt,

Sturmschäden

• Betriebsunfälle, umwelt- und gesundheitsrelevante Havarien, straffälliges Verhalten

• digitales Bautagebuch

• monatlicher Projektbericht ergänzend zum Bautagebuch mit Darstellung des Leistungsstandes

mit Soll-Ist-Vergleich über die Planung, Vorfertigung und Bauausführung einschließlich

Fotodokumentation des Bauzustandes

• Protokollierung und fotodokumentarischer Nachweis von verdeckten Leistungen

• regelmäßiger Bericht während der Inbetriebnahme

• wöchentliche nicht personifizierte Berichte der Baustelle mit Mitarbeiteranzahl, Einsatzzeiten

und Firmenverzeichnis

• Berichte der unterschiedlichen Sachverständigen bei Prüfungen

• Ergebnisberichte aus Terminen mit einzubindenden Behörden

Die im Kapitel 3.2 dieses Organisations- und Projekthandbuchs aufgeführten unterschiedlichen

Besprechungsarten/-formen sind gemäß den Vorgaben schriftlich zu protokollieren und dienen somit

auch der Berichterstattung bzw. Dokumentation.

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3.15.2. Bautagebuch

Bautagebücher dienen der Information über den Stand und Fortschritt der jeweiligen Baumaßnahme

und der lückenlosen Darstellung aller bemerkenswerter Ereignisse. Im Bautagebuch sind keine offenen

Themen (Anträge, Änderungen, Entscheidungen) aufzuführen. Es ist V 411.H „Richtlinien für das

Führen des Bautagebuches“ zu beachten. Der AN hat ein Bautagebuch zu führen, dass wöchentlich

der Bauüberwachung des AG vorzulegen ist. Die Verteilung hat, auf gesonderte Anforderung der

Bauüberwachung des AG, auch per E-Mail zu erfolgen.

Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, ein Bautagebuch im DIN A4 Format zu führen. Es ist für jeden Tag

ein Bautagebuchbericht zu erstellen, aus dem folgendes hervorgehen muss:

• Art, Beginn und Ende der Tätigkeit

• Anzahl der Beschäftigten

• Maschineneinsatz

• Einsatz von Stoffen und Bauteilen

• Angaben über Baustellenbesuche

• Witterungsverhältnisse

• Besondere Vorkommnisse, insbesondere Unterbrechungen mit Angabe der Gründe und

alternativer Einsatzmöglichkeiten

• Anordnungen der Bauleitung, des Auftraggebers und des SiGeKo

Eine Ausfertigung ist der Objektüberwachung spätestens am Freitag jeder Woche bis 12:00 Uhr zur

Gegenzeichnung vorzulegen.

Der Bautenstandsbericht ist durch die Objektplanung/-überwachung turnusmäßig zu erstellen und der

Projektleitung über die Projektsteuerung zur Verfügung zu stellen.

Festgelegter Turnus: 2 - monatlich (6 Stk./ Jahr)

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4. Kostensteuerung

Die Kostenberechnung wird gemäß DIN 276 aufgestellt und gemäß den Vorgaben des PHB auf die

Kostenkontrolleinheiten (KKE) aufgeteilt. Hierfür ist die entsprechende Vorlage Anlage 26 zu

verwenden. Sollte der AN eine abgeänderte Form verwenden, ist diese der PL / PS zur

Abstimmung/Freigabe vorzulegen.

Für die Ermittlung der Kosten bedarf es einer genauen Definition der gewählten Standards. Diese

werden getrennt nach Gebäudetechnik und Ausbaustandards abgefragt. Für die Aufstellung der

Kostenstruktur sind die notwendigen Unterlagen in der geforderten Struktur von allen

Planungsbeteiligten sowohl an die PL als auch an den PS zu liefern bzw. die notwendigen Angaben zu

machen.

4.1. Kostenplanung

Die Kostenermittlungen erfolgen modellbasiert und vertieft durch den Generalplaner:

• Kostenschätzung nach DIN 276 (LPH2)

• Abgleich Kostenschätzung mit den Rahmenbedingungen (LPH 2)

• Kostenberechnung nach DIN 276 (LPH 3)

• Kostenermittlung auf Grundlage bepreister Leistungsverzeichnisse (LPH 6)

• Kostenkontrolle durch Vergleich der Kostenermittlung auf Grundlage bepreister

Leistungsverzeichnisse (LPH 6)

• Abgleich der Ausschreibungsergebnisse mit der Kostenberechnung / bepreisten

Leistungsverzeichnissen (LPH 7)

• Kostenkontrolle (laufend, LPH 8)

Die Projektsteuerung ist hauptsächlich verantwortlich für:

• Kostenkontrolle (laufend)

• Mittelabflussplanung (monatlich)

• Kostenprognosen

• Kostenrisikoabschätzung, Rückstellungen

4.2. Kostenermittlung

Kostenermittlungen sind entsprechend den jeweiligen Bearbeitungsphasen der Baumaßnahmen

aufzustellen. Zur Aufstellung der Kostenermittlung erfolgt in Abstimmung mit der Projektleitung.

4.3. Kostenkontrolle

4.3.1. Allgemein

Die Kostenkontrolle muss mindestens auf der Grundlage einer KKE-Liste erfolgen. Die Kostenkontrolle

ist gemäß der Gliederung der DIN 276:2018-12 bis zum Abschluss der Entwurfsplanung durchzuführen.

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Ab der Ausführungsplanung sollte sie auch parallel nach Vergabeeinheiten oder vergabeorientierten

Kostenkontrolleinheiten (KKE) erfasst und kontinuierlich aktualisiert werden. Formblatt V 412.H F muss

im Rahmen der Ausführungsplanung nach Aufstellung der Kostenberechnung erstellt und laufend

fortgeschrieben werden. Mit Zustimmung des Arbeitgebers können anstelle des Formblatts V 412.H F

gleichwertige Formulare oder Kostenkontrollinstrumente eingesetzt werden. Sobald während der

fortlaufenden Kostenkontrolle erkennbar ist, dass die Kostenobergrenze überschritten wird, informieren

die zuständigen Instanzen unverzüglich die Projektleitung.

Darüber hinaus wird gemäß BNB eine planungsbegleitende Lebenszykluskostenberechnung

durchgeführt. Die Kostenkontrolle erfolgt durch die Projektsteuerung und die weiteren Projektbeteiligten

auf der Grundlage der jeweiligen vertraglich geschuldeten Verantwortlichkeiten in Form eines

Vergleichs der Kosten der aktuellen Planungsphase mit den Kosten der vorangegangenen

Planungsphasen.

Für die Kostenkontrolle während der Ausführung sind nach Genehmigung der Kostenberechnung durch

den Generalplaner und die weiteren Fachplaner die auszuschreibenden Vergabeeinheiten zu planen

und in Abstimmung mit der Bauherrenvertretung und der Projektsteuerung die entsprechenden

Kostenkontrolleinheiten (KKE) festzulegen. Die buchhalterische Kostenkontrolle wird von der

Projektsteuerung durchgeführt.

Die Kontrolle der Mengenentwicklung ist ein wesentlicher Faktor für die Kostenkontrolle während der

Ausführung. Bei jeder Abschlagsrechnung ist daher das entsprechende Aufmaß zu erstellen und der

Abrechnung zugrunde zu legen.

4.3.2. Struktur der Kostenkontrolleinheiten

Die Struktur der Kostenkontrolleinheiten soll unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden und eine

übergreifende Budgetbildung und Nachverfolgung ermöglichen. Auch ohne vertiefte Projektkenntnisse

soll ein schneller Einstieg in die Struktur möglich sein.

Als KKE wird eine 3-stellige Nummer verwendet. Die Einteilung der Kostengruppen 200 – 700 ist auf

Basis der DIN 276.

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4.4. Kostenprognose

Die Kostenprognose wird von der Projektsteuerung unter Mitwirkung des Objektplaners und weiteren

fachlich Beteiligten in einem festgelegten Rhythmus erstellt. Die Kostenprognose kann in der

bearbeitbaren Datei der KKE-Liste erstellt werden. Die Projektsteuerung führt regelmäßig eine

Zusammenführung der Prognosen durch und übermittelt diese an die Projektleitung.

4.5. Mittelabflussplanung

Der Mittelbedarf wird aus der Terminplanung abgeleitet und auf die Jahresabschnitte (Quartale) verteilt.

Bei Bedarf kann eine detailliertere Aufschlüsselung zur Steuerung und Sicherstellung des

Mittelabflusses erfolgen. Der Mittelabflussplan wird von der Projektsteuerung in Zusammenarbeit mit

den weiteren Projektbeteiligten im festgelegten Turnus erstellt.

Um eine kontinuierliche und aktuelle Ausgabenplanung zu gewährleisten, stellt die Projektsteuerung mit

Unterstützung der Planungsbeteiligten in der Regel Folgendes bereit:

• Die monatlichen Mittelabflussprognosen (bis zum 3. Tag des jeweiligen Monats).

4.6. Kostenfeststellung

Mit Abschluss der Baumaßnahmen und Schlussrechnungslegungen der ausführenden Firmen hat eine

Kostenfeststellung nach Kostengruppen (3. Ebene) zu erfolgen.

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5. Termine

Die Terminpläne dienen der zeitlichen Steuerung des Projektes und sollen in den Projektphasen

entsprechend aktualisiert werden.

Die Terminziele sind sowohl in den Verträgen der Projektbeteiligten als auch in den Verträgen der

Unternehmen zugrunde zu legen. Die Terminpläne sind von den zuständigen Projektbeteiligten laufend

zu aktualisieren und abzustimmen.

In den Zeit- und Ablaufplänen sind folgende Inhalte aufzuführen und zu aktualisieren:

• Beginn und Ende der Tätigkeiten und Abhängigkeiten,

• Einflüsse auf Planung, bautechnische Prüfungen bzw. Genehmigungen,

Ausschreibung und Ausführung,

• Dauer der Planung,

• Zeitpunkt der Vergabe von Leistungen,

• Dauer der Ausführungsfristen,

• Zeitpunkt der Übergabe an den Nutzer.

5.1. Aufgaben der Terminplanung und -kontrolle

Im Zuge der Ablauf- und Terminplanung müssen die Projektsteuerung und die fachlich Beteiligten

folgende Aufgaben erfüllen:

Aufstellen von Ablauf- und Terminplänen durch die PS unter Mitwirkung der fachlich Beteiligten.

Überwachung der Einhaltung von Terminen durch die Projektsteuerung und fachlich Beteiligte.

Durchführen von koordinativen und steuernden Aufgaben, gegebenenfalls Ausarbeiten und Umsetzen

von Anpassungs- und Gegensteuerungsmaßnahmen durch die Projektsteuerung unter Einbeziehung

der fachlichen Beteiligten.

5.1.1. Meilensteine und Rahmenterminplan

Die ersten Meilensteine richten sich nach dem unten dargestellten Rahmenterminplan (RTP).

Der Rahmenterminplan befindet sich in Anlage 27.

5.1.2. Planungsterminplan

Der Generalplaner erstellt einen detaillierten Ablauf der Planungsphasen unter Berücksichtigung der

BIM-Prozesse, der von Beginn an als Grundlage für das Terminsteuerungssystem dient.

Die Schwerpunkte der Vorplanung sind:

a) Funktionsanordnungen im Grundriss

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b) Medien- und Erschließungskonzepte

c) Nutzerabstimmungen

d) Abstimmung mit genehmigungsrelevanten Stellen

e) Abstimmung mit dem Betreiber

f) Abschluss Vorplanung mit vertiefter Kostenschätzung

g) Flächennachweis

Die Schwerpunkte der Entwurfsplanung sind:

a) Durcharbeitung im Grundriss, Schnitt und Ansicht

b) Ausarbeitung des technischen Entwurfes und Koordination

c) Nutzerabstimmungen

d) Abstimmung mit genehmigungsrelevanten Stellen

e) Abstimmung mit dem Betreiber

f) Abschluss Entwurfsplanung mit vertiefter, modellbasierter Kostenberechnung

g) Flächennachweis

Die Schwerpunkte des Bauantrages sind:

a) Erstellung Bauantrag und Einreichung

b) Erstellung Brandschutzkonzept und Abstimmung mit Feuerwehr und Bauherr

c) Einreichung Brandschutzkonzept

d) Einreichung Hauptstatik

e) Erwirken einer Baugenehmigung

Für die HOAI-Leistungsphase 5 werden durch das Planungsteam ebenenweise Detailterminpläne nach

dem o. g. Prinzip erstellt.

Die Schwerpunkte der Ausführungsplanung sind:

a) Durcharbeitung und Detaillierung der Entwurfsplanung

b) Erstellung und Koordination der Schlitz- und Durchbruchplanung

c) Erstellung der Schal- und Bewehrungspläne

d) Erstellung aller erforderlichen Details

e) Zusammenstellung der Bemusterungsgrundlagen

f) Erstellung von Türlisten

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5.1.3. Terminüberwachung und -steuerung

Überwachungsergebnis und Steuerung

In der Vorplanungs- und Entwurfsplanungsphase wird die Überwachung und Steuerung durch die

Ablaufterminpläne in den Besprechungen mit dem Bauherrn ausgeführt. In der

Ausführungsplanungsphase fertigt die Projektsteuerung auf Basis von Terminmeldungen der fachlich

Beteiligten pro Monat einen Bericht zur Terminkontrolle an, welcher als Monatsstatusbericht (MSB)

dient.

Die Objektüberwachung erstellt unter Beteiligung der Fachingenieure monatlich einen

Terminkontrollbericht, der, falls erforderlich, auch zweiwöchentlich erstellt wird. Dieser Bericht muss

mindestens folgende Informationen für alle im Berichtszeitraum begonnenen, fortgeführten und

abgeschlossenen Vorgänge umfassen:

• Zugrundeliegender Bauablaufplan

• Vorgangs-Nr., -beschreibung, -dauer

• Soll-/Ist-Vergleich / %-Ausführungsstand

• Voraussichtliche Restdauer in AT

• Begründung bei Terminüberschreitungen und Angabe der getroffenen

Gegensteuerungsmaßnahmen

• Gesonderte Stellungnahme zu PS-Rahmenterminvorgaben

• Zusammenfassung und Vorausschau

5.1.4. Terminmanagement

Die terminlichen Abhängigkeiten der Maßnahme sind in einem übergeordneten Ablaufplan darzustellen.

Der Generalplaner hat hauptsächlich folgende terminlichen Abhängigkeiten durchzuführen:

• Planungsphasen/ Abgaben

• Genehmigungsphasen nach BauOBln

• Vergabetermine

• Baubeginn

• Inbetriebnahmetermine

• Übergabetermine

• Baugenehmigungen, Nutzerabstimmungen, Planfreigaben, Budget- oder

Qualitätsentscheidungen etc.

• LV-Erstellung bis Beauftragung

• Fortschreitende Detaillierung bis in die Bauausführung für alle Gewerke/ Leistungsbereiche

• Vertragstermine mit allen Zwischenterminen

• Detailterminplan

• Bemusterungsterminpläne

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• Inbetriebnahmeterminpläne

Der Generalplaner hat in folgenden terminlichen Abhängigkeiten mitzuwirken:

• Meilensteine Planung und Bau bis Übergabe

• Besprechungsterminplan

Die Projektsteuerung hat in folgenden terminlichen Abhängigkeiten mitzuwirken:

• Planungsphasen/ Abgaben

• Genehmigungsphasen nach BauOBln

• Vergabetermine

• Baubeginn

• Inbetriebnahmetermine

• Übergabetermine

• LV-Erstellung bis Beauftragung

• Detailterminplan

• Inbetriebnahmeterminpläne

Die Projektleitung hat in folgenden terminlichen Abhängigkeiten mitzuwirken:

• Planungsphasen/ Abgaben

• Genehmigungsphasen nach BauOBln

• Vergabetermine

• Baubeginn

• Inbetriebnahmetermine

• Übergabetermine

• Meilensteine Planung und Bau bis Übergabe

• Baugenehmigungen, Nutzerabstimmungen, Planfreigaben, Budget- oder

Qualitätsentscheidungen etc.

• Besprechungsterminplan

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6. Qualitäten

Die Qualität der Umsetzung muss im Raumbuch festgelegt und mit der Projektleitung im

Zusammenhang mit den im Bedarfsprogramm angegebenen und mit der EVU veranschlagten Kosten

abgestimmt werden.

6.1. Bewertungssystem nachhaltiges Bauen (BNB)

und der Bedarfsträger ( ) wollen die Maßnahmen gemäß dem Bewertungssystem

nachhaltiges Bauen (BNB) durchführen, um eine Silber-Zertifizierung zu erreichen. Das Ziel des

nachhaltigen Bauens ist der Schutz aller Güter, wie beispielsweise Umwelt, Ressourcen, Gesundheit,

Kultur und Kapital. Daraus leiten sich die klassischen drei Dimensionen der Nachhaltigkeit - Ökologie,

Ökonomie und soziokulturelle Aspekte - ab, an denen sich auch die Gebäudequalität messen lassen

muss. Darüber hinaus sollten auch die technischen Qualitäten sowie die Prozessqualität berücksichtigt

werden, da sie als Querschnittsqualitäten Auswirkungen auf alle Teilaspekte der Nachhaltigkeit haben.

Ziel ist eine Silber-Zertifizierung, d.h. ein Erfüllungsgrad von 65-80 %. Eine Zielvereinbarung nach BNB

ist mit dem Nutzer und dem Bauamt zu vereinbaren.

Die Gewichtung der Kriterien erfolgt durch den Koordinator der BNB in Abstimmung mit den

Projektbeteiligten und der Baudienststelle. Dabei sind die Ziele gegeneinander abzuwägen und eine

Zielvereinbarung auf der Grundlage des Kriterienkatalogs der BNB zu treffen. Dabei wird auch

grundsätzlich geprüft, ob die Durchführung einer Zertifizierung sinnvoll und möglich ist, da ansonsten

eine Zielsetzung ohne offizielle Zertifizierung möglich wäre.

Das Pflichtenheft wird im Laufe des Projekts aktualisiert, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Während

der Planung erfolgt eine Bewertung hinsichtlich der Zielerreichung. Der BNB-Koordinator ist

verantwortlich für die Bewertung innerhalb der Bewertungsmatrix sowie für die Abstimmungen zu den

geplanten und tatsächlichen Punktevergaben. Außerdem führt er Rücksprachen und Abstimmungen mit

der Zertifizierungsstelle durch.

Für eine erfolgreiche Zertifizierung ist eine enge und kontinuierliche Abstimmung zwischen den

Planungsbeteiligten und dem BNB-Koordinator unerlässlich. Hierbei sind insbesondere die

Produktvorgaben in der Ausschreibung zu berücksichtigen und durch die beauftragten Gewerke

darzustellen (siehe auch Vergabeverfahren).

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7. Anlagenverzeichnis

Anlage 1 Projektstrukturplan

Anlage 2 Projektbeteiligtenliste

Anlage 3 Besprechungswesen

Anlage 4 Plankopf

Anlage 5 Vorlage PKMS Plan- und Dokumentenschlüssel

Anlage 6 Strukturablauf EV Plan

Anlage 7 Entscheidungsvorlage Planung EV-Plan

Anlage 8 Vorlage Dokumentation der Entscheidungsvorlagen

Anlage 9 Vorlage Projektänderungsanträge

Anlage 10 Vorlage Dokumentation der Projektänderungsanträge

Anlage 11 Stempelordnung SenStadt

Anlage 12 Vorlage Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe

Anlage 13 Flussdiagramme Ausschreibungen

Anlage 14.1 Inhaltsverzeichnis Auftragsakte

Anlage 14.2 Zuständigkeiten Vergabeakte

Anlage 15 Muster für öffentliche Ausschreibungen

Anlage 16 Flussdiagramme zu Nachträgen

Anlage 17 Vergütungszuordnung und –berechnung

Anlage 18 Kontrollliste über Zahlungen

Anlage 19 Flussdiagramme zu Rechnungen

Anlage 20 Vorlage Zahlungsanweisungsblatt

Anlage 21 Vorlage Checkliste zur SR

Anlage 22 Entscheidungsvorlage Bau

Anlage 23 Flussdiagramm zur Mängelverfolgung

Anlage 24 Strukturablauf Behinderungsanzeige

Anlage 25 Strukturablauf Abnahme

Anlage 26 Kostenbericht

Anlage 27 Rahmenterminplan

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Anlage 1 Projektstrukturplan

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Anlage 2 Projektbeteiligtenliste

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Anlage 3 Besprechungswesen

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Anlage 4 Plankopf

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Anlage 5 Vorlage PKMS Plan- und Dokumentenschlüssel

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Anlage 6 Strukturablauf EV Plan

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Anlage 7 Entscheidungsvorlage Planung EV-Plan

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Anlage 8 Vorlage Dokumentation der Entscheidungsvorlagen

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Anlage 9 Vorlage Projektänderungsanträge

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Anlage 10 Vorlage Dokumentation der Projektänderungsanträge

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Anlage 11 Stempelordnung

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Anlage 12 Vorlage Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe

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Anlage 13 Flussdiagramme Ausschreibungen

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Anlage 14.1 Inhaltsverzeichnis Auftragsakte

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Anlage 14.2 Zuständigkeiten Vergabeakte

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Anlage 15 Muster für öffentliche Ausschreibungen

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Anlage 16 Flussdiagramme zu Nachträgen

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Anlage 17 Vergütungszuordnung und –berechnung

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Anlage 18 Kontrollliste über Zahlungen

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Anlage 19 Flussdiagramme zu Rechnungen

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Anlage 20 Vorlage Zahlungsanweisungsblatt

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Anlage 21 Vorlage Checkliste zur SR

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Anlage 22 Entscheidungsvorlage Bau

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Anlage 23 Flussdiagramm zur Mängelverfolgung

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Anlage 24 Strukturablauf Behinderungsanzeige

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Anlage 25 Strukturablauf Abnahme

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Anlage 26 Kostenbericht

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Anlage 27 Rahmenterminplan

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