A07 Auftragsverarbeitungsvertrag .pdf

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Datenschutzrechtliche Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag („Auftragsverarbeitungsvertrag“)

gemäß Art. 28 DSGVO

Zwischen dem Verantwortlichen/Auftraggeber:

Landesverband Lippe

Schlossstraße 18

32657 Lemgo

• nachstehend Auftraggeber (AG) genannt –

und dem Auftragsverarbeiter:

Name und Adresse des erfolgreichen Bieters

• nachstehend Auftragnehmer (AN) genannt -

wird die folgende Vereinbarung zur Datenverarbeitung getroffen:

Präambel

Diese Vereinbarung wird unter Beachtung des Landesdatenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie aller sonstigen einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften geschlossen. Für diese Vereinbarung gelten die jeweils in Kraft stehenden Gesetzesvorschriften in ihrer jeweils aktuellen Fassung. Diese Vereinbarung betrifft die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten i.S.d. DSGVO durch den Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers („Auftragsverarbeitung“). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Die Vereinbarung hat die Auftragsverarbeitung von personenbezogenen Daten zum Gegenstand („Auftragsdaten“). Vor diesem Hintergrund vereinbaren die Parteien Folgendes:

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

(1) Der wesentliche Gegenstand des Auftrags zum Datenumgang ist die Durchführung folgender Aufgaben durch den Auftragnehmer:

• Erlebniswelt Externsteine: Modernisierung des Infozentrums und digitale Inszenierung des Areals - Ganzheitliche Entwicklung und Umsetzung; hierzu Erhebung von Besucherzahlen

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und Erhebung von Downloadrate der Apps.

• Der detaillierte Gegenstand des Auftrages ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage B01) sowie aus den der Vergabe zugehörigen EVB-IT Verträgen samt zugehöriger AGB: Cloud, Cloud Kriterien und System.

(2) Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung.

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts (Art und Zweck, Kategorien betroffener Personen)

(1) Zur Erfüllung der Pflichten des Auftragnehmers aus dem Hauptvertrag werden personenbezogene Daten aus dem Herrschaftsbereich des Auftraggebers durch den Auftragnehmer vollumfänglich i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO verarbeitet, insbesondere, soweit jeweils erforderlich erhoben, gespeichert, verändert, ausgelesen, abgefragt, verwendet, offengelegt, abgeglichen, verknüpft und gelöscht. Der Zweck der Verarbeitung hängt damit von dem jeweils im Hauptvertrag beschriebenen Auftrag ab.

(2) Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

(3) Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/- Kategorien (Aufzählung/ Beschreibung der Datenkategorien)

• Stammdaten (z.B. Namen, Anschriften, Geburtsdaten) • Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern)

(4) Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:

• Vertragspartner • Mitarbeitende • Besuchende

3. Technische und organisatorische Maßnahmen

(1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

(2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c) und Art. 32 DSGVO

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insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen und zu dokumentieren. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung, sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen.

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

(1) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt, soweit vereinbart, den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffener Personen gem. Kapitel III der DSGVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 33 bis 36 DSGVO genannten Pflichten.

(4) Für die Beurteilung der Zulässigkeit der Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO sowie für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen nach den Art. 12 bis 22 DSGVO ist allein der Auftraggeber verantwortlich. Macht ein Betroffener Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich seiner Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer geltend, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen an den Auftraggeber weiterleiten und wartet dessen Weisungen ab. Ohne entsprechende Einzelweisung wird der Auftragnehmer nicht mit der betroffenen Person in Kontakt treten.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben, sofern er dazu gesetzlich verpflichtet ist:

a) Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38

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und 39 DSGVO ausübt. b) Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b), 29, 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten, einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind. c) Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c), 32 DSGVO. d) Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen. e) Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt. f) Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen. g) Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird. h) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages. i) Der Auftragnehmer wird nach den Weisungen des Auftraggebers angemessene Maßnahmen ergreifen, um unrechtmäßige Kenntnisnahmen durch Dritte auszuschließen und/oder weitere Beeinträchtigungen von den Betroffenen abzuwenden. Bis zu etwaigen Weisungen des Auftraggebers wird der Auftragnehmer alle zur Datensicherung und Schadensminimierung erforderlichen Maßnahmen ergreifen. j) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung seiner gesetzlichen Pflichten, insbesondere Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, Informationspflichten gegenüber Betroffenen und Aufsichtsbehörden, Datenschutz- Folgeabschätzungen und vorherigen Konsultationen. Dasselbe gilt auch dann, wenn der Auftraggeber einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder

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einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung ausgesetzt ist.

Kommentiert [1]: Das ist so herum nicht möglich, da

V A e n r f a ra r g b e e i d tu a n s g v s o t n ä t ih ig m ke n it a e c n h , M die a ß e g r a a b u e s f d ü e h r r t e . i n D sc e h r l A äg u i f g t e ra n g G n e e s h e m tz e e r s w vo ir r d s c d h e r m ift e A n u f z t u ra e g r g s e te b l e le r n a d u e f Kdeorm Amufetrnatgienreth [m1e]:r Duanss idsite s So ohfetwruamre sn iecthct. mzuörg lich, da Verfügung stellt, daher muss der Auftragnehmer uns Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten in kopierter Form zur Verfügung stellen. sagen, was er wie verarbeitet. Oder ist hier gemeint, l) Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen welche Daten der LVL von Auftragnehmer speichert? des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden. Der Kommentiert [MJ2R1]: Wenn ich es richtig verstehe, Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur stellt der Auftraggeber Ihnen eine Software zur Verfügung und legt in dieser Software Daten an und Minderung möglicher nachteiliger Folgen für die betroffenen Personen und spricht sich wertet diese anhand der Software aus. Typisch für hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab. einen Auftragsverarbeitungsvertrag ist gerade, dass ein Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers personenbezogene Daten zu Zwecken verarbeitet, die der Auftraggeber einseitig vorgibt. Es ist der 6. Unterauftragsverhältnisse Auftraggeber, der über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung (das „ob“ und das „wie“ der (1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu Datenverarbeitung) entscheidet. Insoweit ist es in einer Auftragsverarbeitungskonstellation üblich, dass Sie dem verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu Auftragnehmer - exemplarisch - mitteilen, dass gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/

• er z.B. Stamm- und Kontaktdaten Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern
• z.B. jeweils für ein Geschäftsjahr sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und - z.B. zum Zwecke der Modernisierung der Externsteine und zum Besuchermanagement Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der verarbeiten soll. Dies setzt der Auftraggeber dann Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen softwarebasiert um. Oder verstehe ich die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und dem angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu Auftragnehmer falsch? ergreifen. Wenn ich dies richtig verstehe: Bitte Kommentar löschen, kann dann so verwendet werden. Andernfalls (2) Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach bitte zeitnahe Rückmeldung zwecks kurzem Telefonat. vorheriger ausdrücklicher Zustimmung des Auftraggebers, die mindestens in Textform erfolgt, beauftragen.

Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der nachfolgenden Unterauftragnehmer zu, unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO:

Firma Unterauftragnehmer Anschrift/Land Leistung

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(3) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

(4) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher; Nr. 2 Abs. 2 Satz 2 bleibt unberührt. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

7. Kontrollrechte des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer, vierteljährlich immer zu Beginn eines Quartals oder - bei begründetem Verdacht, dass der Auftragnehmer gegen Vereinbarungen dieses Auftragsverarbeitungsvertrags verstößt - auch außerhalb dieses Zyklus jederzeit Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

(3) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch beispielsweise

● die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DSGVO; ● die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DSGVO; ● aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren); ● eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI- Grundschutz).

8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

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a. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen; b. die Verpflichtung, Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden; c. die Verpflichtung, den Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber den Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen; d. die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung; e. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.

(2) Die Meldung an den Verantwortlichen bei Schutzverletzungen kann über die üblichen (elektronischen, telefonischen) Kommunikationskanäle getätigt werden, wenn die Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet wird. Vor dem Hintergrund der Meldepflichten wird der schnellstmögliche Informationsaustausch gewährleistet.

9. Haftung

(1) Der Auftragnehmer haftet gegenüber dem Auftraggeber dafür, dass der Subunternehmer den Datenschutzpflichten nachkommt, die ihm durch den Auftragnehmer im Einklang mit dem vorliegenden Vertragsabschnitt vertraglich auferlegt wurden. Zur Haftung gelten die Regelungen des Art. 82 DSGVO.

(2) Der Auftragnehmer, seine gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen haften nicht bei leichter Fahrlässigkeit. Dieser Ausschluss für die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit gilt jedoch dann nicht, wenn es sich um die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) handelt. Kardinalpflichten bzw. wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten des Auftragnehmers, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung dieses konkreten Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf; mithin also Pflichten, deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährden würde.

(3) Die Parteien stellen sich jeweils von der Haftung frei, wenn eine Partei nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden bei einem Betroffenen eingetreten ist, verantwortlich ist. Dies gilt im Falle einer gegen eine Partei verhängten Geldbuße entsprechend, wobei die Freistellung in dem Umfang erfolgt, in dem die jeweils andere Partei Anteil an der Verantwortung für den durch die Geldbuße sanktionierten Verstoß trägt.

10. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

(1) Die Entscheidungs- bzw. Weisungsbefugnis für die Auftragsverarbeitung hat allein der Auftraggeber. Der Auftragnehmer wird allein im Auftrag und im Interesse des Auftraggebers tätig.

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Die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzrechts und die Rechtmäßigkeit der Auftragsverarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte der Betroffenen liegt beim Auftraggeber.

(2) Der Auftragnehmer führt die Auftragsverarbeitung ausschließlich im Rahmen der Vereinbarung und nach mindestens in Textform (also auch in einem elektronischen Format) erfolgenden Weisungen des Auftraggebers durch, wobei die Weisungen vorrangig gelten, oder wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht. Mündliche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich mindestens in Textform bestätigen. Der Auftragnehmer ist nicht berechtigt, ohne vorherige mindestens in Textform erfolgende Zustimmung durch den Auftraggeber Erklärungen gegenüber den Betroffenen abzugeben. Im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese Verpflichtung vor der Verarbeitung mit.

(3) Der Auftragnehmer darf die Auftragsdaten nicht eigenmächtig, sondern nur nach mindestens in Textform erfolgender Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber über sämtliche Anfragen und Beanstandungen der Betroffenen unverzüglich mindestens in Textform unterrichten sowie den Auftraggeber bei Wahrung der Rechte der Betroffenen unterstützen, wie z.B. durch Benachrichtigung, Auskunftserteilung oder Berichtigung, Sperrung und Löschung von Auftragsdaten. (4) Die Parteien beachten im Rahmen der Auftragsverarbeitung die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften. Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Vereinbarung oder Weisung gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, wird er den Auftraggeber hierüber unverzüglich mindestens in Textform informieren. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung, solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

(5) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich und mindestens in Textform.

(6) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstöße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung, solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

11. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht

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zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung übermittelt der Auftragnehmer unaufgefordert an den Auftraggeber.

(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

(4) Der Auftraggeber und der Auftragnehmer vereinbaren einen Ausschluss des zivilrechtlichen Zurückbehaltungsrechts nach § 273 BGB zum Ausschluss der Zurückhaltung von verarbeiteten personenbezogenen Daten und Datenträgern im Falle von Vertrags-/Leistungsstörungen.

12. Geheimhaltung

(1) Der Auftragnehmer wird die im Rahmen der Auftragsverarbeitung empfangenen Informationen und Unterlagen, insbesondere die Auftragsdaten, streng geheim halten („Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse“). Die Geheimhaltungs-/Verschwiegenheitspflichten gelten auch nach Beendigung dieser Vereinbarung unbefristet fort. (2) Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht oder entfällt, wenn die Informationen und Unterlagen bereits bei Abschluss dieser Vereinbarung der Öffentlichkeit oder dem Auftragnehmer bekannt waren oder nach Abschluss dieser Vereinbarung der Öffentlichkeit bekannt werden, ohne dass den Auftragnehmer hieran ein Verschulden trifft, oder dem Auftragnehmer durch einen Dritten bekannt werden, vorausgesetzt der Dritte verletzt bei Übergabe der Informationen keine eigene Geheimhaltungsverpflichtung. Nachweispflichtig für diese Tatbestände ist der Auftragnehmer.

13. Incident-Management / Ansprechpartner / Reaktionszeiten

(1) Auftragnehmer und Auftraggeber benennen jeweils zuständige Kontaktpersonen, die im Rahmen eines sog. Incident-Managements die Korrespondenz im Rahmen dieser Auftragsverarbeitung und die Abwicklung der Auftragsverarbeitung übernehmen. Dies gilt insbesondere im Falle von Datenschutzvorfällen, bei denen die Datenschutz-Aufsichtsbehörden eingeschaltet werden müssen oder bei Handlungen, die eine Mitwirkung aufgrund von Aufforderungen der Datenschutzaufsichtsbehörden oder der Geltendmachung etwaiger Schadensersatzansprüche durch Dritte betreffen. Auftragnehmer und Auftraggeber sichern sich zu, im Rahmen ihrer jeweiligen arbeitsvertraglichen Weisungsrechte derart auf die Kontaktpersonen einzuwirken, dass sich diese gegenseitig unterstützen.

● Der Auftragnehmer benennt [Vorname, Name, Funktion, Kontaktdaten = E-Mail-Adresse, dienstl. Telefonnummer] als Ansprechpartner; gemäß der internen Vertretungspläne wird die Kontaktperson im Falle von Abwesenheit vertreten durch [Vorname, Name, Funktion, Kontaktdaten = E-Mail-Adresse, dienstl. Telefonnummer].

● Der Auftraggeber benennt Marc Meierkord, Datenschutzbeauftragter, datenschutz@landesverband-lippe.de, 05261-250281 als Ansprechpartner; gemäß der internen Vertretungspläne wird die Kontaktperson im Falle von Abwesenheit vertreten

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durch Julia Schumacher, Vertretung Datenschutzbeauftragter, j.schumacher@landesverband-lippe.de, 05261-250216.

Über einen Wechsel der jeweiligen Kontaktperson informiert die jeweilige Partei unverzüglich die andere Partei.

(2) Die Parteien verpflichten sich zu einer Reaktionszeit von maximal 24 Stunden, im Falle eines im Raum stehenden Datenschutzverstoßes, der behördlich gemeldet werden muss, 15 Stunden.

14. Schlussbestimmungen

(1) Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren.

(2) Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung liegen.

(3) Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer Vereinbarung in Textform, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.

(4) Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Anlage zum Datenschutz den Regelungen des Vertrages vor. Sollten einzelne Teile dieser Anlage unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Anlage im Übrigen nicht.

(5) Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Lemgo.

(Ort, Datum) (Unterschrift Auftragsverarbeiter)

(Ort, Datum) (Unterschrift Verantwortlicher/Auftraggeber)

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