Hinweise des Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen der Landeshauptstadt Stuttgart, Stand: April 2026
- Hinweise zur elektronischen Angebotsabgabe
Wir lassen seit dem 01.01.2026 nur noch die elektronischen Angebotsabgabe zu. Das hat für Sie den Vorteil, dass Rechenfehler ausgeschlossen werden können und das Risiko für das Erzeugen von formalen Ausschlussgründen sinkt. Im Übrigen ersparen Sie sich die persönliche Anfahrt bzw. den Postweg und Portokosten. Damit können weitere Risiken, wie z.B. verspäteter Posteingang, vermieden werden.
Um Ihnen die Nutzung der elektronischen Abgabearten zu erleichtern, haben wir hier wichtige Hinweise zusammengestellt.
1.1 Unterschrift
Beachten Sie: Ihr elektronisches Angebot ist über die Abgabeart „elektronisch in Textform“ ohne weitere händische Unterschrift gültig.
Es ist daher nicht erforderlich, weitere Unterlagen zu unterschreiben und gescannt den Unterlagen als PDF- Dokument beizulegen. Das Hochladen dieser Dokumente führt oft zu Widersprüchen, die den zwingenden Ausschluss Ihres Angebotes bedeuten können.
Im beiliegenden Bild erkennen Sie die Stelle, an der Sie bei elektronischer Abgabe Ihren Namen eintragen müssen. Mit der Angabe der Zugangsdaten für die Plattform wird klargestellt, dass das Angebot von Ihrer Firma abgegeben wird.
Aus Ihrem Eintrag muss klar hervorgehen, wer das Angebot abgegeben hat. Dieser Eintrag ersetzt Ihre persönliche Unterschrift.
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1.2 Hochladen von Angebotsunterlagen
Bitte vermeiden Sie bei Abgabe eines elektronischen Angebotes Formblätter, die Sie bereits mit den digitalen Unterlagen abgegeben haben, handschriftlich ausgefüllt als PDF Datei zusätzlich hochzuladen. (z.B. Eintrag des Nachlasses in Formblatt 213) Dies kann zu widersprüchlichen Angaben und Problemen bei der Wertung Ihres Angebots und ggf. zum Ausschluss Ihres Angebotes führen.
Grundsätzlich gelten bei der elektronischen Angebotsabgabe die über den ava-sign Bieterclient eingereichten Formblätter.
1.3 Wertung des Nachlasses
Sie können Nachlässe zum Beispiel auch auf einzelne Positionen oder Titel, gleich ob als Eurobetrag oder Prozentsatz, in Ihre Angebotssumme aufnehmen. Alle Nachlässe, die technisch in der Angebotssumme der GAEB Datei eingerechnet werden, gehen automatisch in die Wertung ein. Achten Sie bitte darauf, dass Sie nur an der wirklich gewünschten Stelle Nachlässe eintragen.
Darüber hinaus werden Preisnachlässe auf die Abrechnungssumme nur gewertet, die
- ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden und
- an der im Angebotsschreiben bezeichneten Stelle – im digital erstellten Formular 213 – aufgeführt sind. Sollten Sie ein hierzu widersprüchliches PDF Dokument hochgeladen haben, so gilt der Eintrag hier grundsätzlich nicht.
Nicht zu wertende Preisnachlässe bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftragserteilung Vertragsinhalt.
1.4 Die häufigsten Fehlermeldungen und Probleme bei elektronischer Angebotsabgabe
1.4.1 Nachlass kann nicht direkt in Formblatt 213 eingetragen werden Der Nachlass auf das Gesamtangebot muss in der GAEB Datei eingetragen werden und wird von dort automatisch in das Formblatt 213 übernommen. Ein direkter Eintrag in das Formblatt ist nicht möglich. Der Nachlass muss an dieser Stelle eingetragen werden, s. Bild
1.4.2 Umsatzsteuer wurde nicht eingetragen, es wird nur die Nettoangebotssumme angezeigt Bei Angeboten, die mit der aktuellen GAEB Schnittstelle XML auf der Plattform zur Verfügung gestellt werden (Standard LHS), muss die Umsatzsteuer vom Bieter selbst manuell eingestellt
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werden. Dies erfolgt auf derselben Ebene wie der Eintrag des Nachlasses, s. Bild oben.
1.4.3 Ihr eigenes Kalkulationsprogramm verfügt nicht über die aktuelle GAEB Schnittstelle XML Auch in diesem Fall ist es Ihnen möglich, Ihr Angebot elektronisch zu übermitteln. Nutzen Sie dafür das AVA Programm ava-sign, das auf der Vergabeplattform kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Achten Sie dabei darauf, dass Sie immer rechtzeitig den Aufforderungen zur Aktualisierung (update) des Programms nachkommen.
1.4.4 Fehlermeldung „Heftung 2“ Die Pflichtfelder Zeile 1 (Eintrag Name) und Postleitzahl wurden nicht ausgefüllt. Der Eintrag erfolgt an der im Bild angegebenen Stelle.
1.4.5 Sie sind nicht sicher, ob Ihr Angebot wirklich abgegeben wurde Bitte geben Sie in diesem Fall nicht ein weiteres, identisches Angebot ab, sondern prüfen Sie Ihre Versandbestätigung. Diese finden Sie auf Vergabeplattform www.meinauftrag.rib.de unter der entsprechenden Vergabe. Der Balken „Angebot abgegeben“ erscheint blau hinterlegt, wenn das Angebot erfolgreich versendet wurde. Unter „Verlauf“ können Sie den genauen Abgabezeitpunkt erkennen.
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- Weitere Hinweise der Vergabestelle
2.1 Begleitschreiben zum Angebot
Ein Begleitschreiben zum Angebot ist in der Regel nicht erforderlich. Wenn Sie im Zuge der Kalkulation feststellen, dass Ihnen Angaben in den Vergabeunterlagen widersprüchlich, fehlerhaft oder unklar erscheinen, klären Sie das rechtzeitig VOR Submission über eine Bieterfrage. Aus Ihrer Sicht klarstellende Hinweise im Begleitschreiben können dazu führen, dass Ihr Angebot wegen Änderung der Vergabeunterlagen nach § 16 Abs. 1 Nr. 2 bzw. § 16 EU Nr. 2 mit Bezug auf § 13 Abs. 1 Nr. 5 bzw. § 13 EU Abs. 1 Nr. 5 VOB/A von der Vergabe ausgeschlossen werden muss.
2.1 Erklärungen zu Eigenleistung bzw. zu Nachunternehmerleistungen
Werden Teile einer LV-Position vom Bieter selbst erbracht (wie z.B. Liefern von Baustoffen oder Lohnleistungen) handelt es sich nicht um Nachunternehmerleistungen. Diese Teilleistungen (OZ aus dem LV) sind also nicht in Formblatt 233 bzw. 235 aufzunehmen und auch nicht in den EFB-Blättern unter NU-Leistungen zu erfassen.
Bitte achten Sie bei der Bearbeitung und beim Ausfüllen Ihres Angebots darauf, dass die geforderten Erklärungen in den Formblättern vollständig und widerspruchsfrei eingetragen werden. Dies betrifft im Besonderen Ihre Angaben zur Ausführung im eigenen Betrieb bzw. zur Weitervergabe von Leistungen an Nachunternehmer in folgenden Formblättern:
• 213 VHB (Angebotsschreiben) Seite 2 Pkt. 7 • 233 bzw. 235 VHB (Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen) • 236 VHB (Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen) • 221 bzw. 222 und 223 VHB (Formblätter zur Preisermittlung)
In Formblatt 213 unter Ziffer 7 ist von Ihnen mit dem Angebot eine Erklärung abzugeben, ob alle Leistungen im eigenen Betrieb ausgeführt werden oder Nachunternehmer zum Einsatz kommen. Der Nachunternehmereinsatz muss eindeutig auf die OZ des Leistungsverzeichnisses bezogen sein. Bitte vermeiden Sie im Formblatt 233 bzw. 235 unkonkrete Angaben wie bspw. "teilweise Montagearbeiten" oder "evtl. Montagearbeiten". Bitte achten Sie auch darauf, dass die Summen im Formblatt 221 unter Ziffer 3.5 bzw. Formblatt 222 unter Ziffer 2.5 mit den Angaben im Formblatt 233 bzw. 235 übereinstimmen.
2.2 Kalkulationshinweis
Sind LV-Positionen für Baustelleneinrichtung aufstellen, vorhalten und räumen ausgeschrieben, sind in diesen Positionen Baustellengemeinkosten (BGK) nur dann zu berücksichtigen, wenn sie unmittelbar diesen Teilleistungen zuzuordnen sind. Die restlichen BGK sind entsprechend Formblatt 221 oder 222 auf die Einzelkosten der Teilleistungen umzulegen.
2.3 Öffnung der Urkalkulation Die im verschlossenen Umschlag hinterlegte Urkalkulation des Bieters/ AN wird - wenn notwendig - zur Preisprüfung im Vergabeverfahren und zu Nachtragsprüfzwecken vom AG geöffnet. Anschließend wird die Urkalkulation wieder verschlossen und gesichert verwahrt.
Ihre Vergabestelle im Dienstleistungszentrum Bauvertragswesen
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