Infoblatt DSGVO Stand 08_2026.pdf

Datenschutzhinweise für Vergabeverfahren und Vertragsabwicklung Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Verantwortlicher Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Landeshauptstadt Stuttgart Marktplatz 1 70173 Stuttgart vertreten durch den Oberbürgermeister.

2. Datenschutzbeauftragter Der behördliche Datenschutzbeauftragte der Landeshauptstadt Stuttgart ist unter den auf der Internetseite der Landeshauptstadt veröffentlichten Kontaktdaten erreichbar.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere zur • Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren, • Durchführung von Wettbewerben, • Prüfung der Eignung von Unternehmen, • Angebotswertung, • Zuschlagserteilung, • Vertragsdurchführung und Vertragsverwaltung, • Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Nachweispflichten, • Abwehr und Durchsetzung von Rechtsansprüchen.

4. Aus welchen Quellen verarbeiten wir personenbezogene Daten? Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Vergabeverfahrens von einem Bieter bzw. Bewerber erhalten. Seit dem 01.06.2022 trifft den Verantwortlichen als Vergabestelle eine Abfragepflicht aus dem Wettbewerbsregister. Rechtliche Grundlage für die Einrichtung und den Betrieb des Wettbewerbsregisters ist das Wettbewerbsregistergesetz (WRegG). Das Wettbewerbsregister wird beim Bundeskartellamt als elektronische Datenbank geführt. Soweit in dieser Auskunft Sie betreffende personenbezogene Daten enthalten sind, verarbeiten wir diese ebenfalls.

5. Rechtsgrundlagen Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von • Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung), • Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse), jeweils in Verbindung mit den einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften sowie den haushaltsrechtlichen Bestimmungen. Soweit in Einzelfällen personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, erfolgt dies gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

6. Kategorien personenbezogener Daten Je nach Vergabeverfahren werden insbesondere verarbeitet: • Stamm- und Kontaktdaten, • Angaben zur beruflichen Qualifikation, • Nachweise zur Fachkunde und Zuverlässigkeit, • Referenzen, • Angaben zu Vertretungsberechtigten, • Vertrags- und Abrechnungsdaten, • weitere im Vergabeverfahren erforderliche personenbezogene Angaben. Version_1 am 12.08.26

7. Empfänger personenbezogener Daten Empfänger können insbesondere sein: • zuständige Organisationseinheiten der Landeshauptstadt Stuttgart, • Eigenbetriebe, • externe Planungs- und Beratungsbüros, • Rechnungsprüfungsbehörden, • Nachprüfungsinstanzen, • Gerichte, • Aufsichtsbehörden, • IT-Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung • Vergabemeldungen nach VergStatVO an Destatis • GGF Meldungen nach §134 GWB (Information an nicht berücksichtigte Bieter)

Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder sie zur Durchführung des Vergabeverfahrens erforderlich ist.

8. Speicherdauer Die personenbezogenen Daten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten gespeichert. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden sie gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

9. Herkunft der Daten Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich unmittelbar bei den betroffenen Personen oder den teilnehmenden Unternehmen erhoben. Soweit gesetzlich zulässig, können Daten auch aus öffentlichen Registern oder von anderen öffentlichen Stellen stammen.

10. Übermittlung personenbezogener Daten Es sollen ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten übermittelt werden, die für die Durchführung des jeweiligen Vergabeverfahrens oder der Vertragsabwicklung erforderlich sind. Übermittelt ein Bieter personenbezogene Daten Dritter (z. B. Beschäftigte, Nachunternehmer oder Referenzpersonen), hat er sicherzustellen, dass hierfür eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage besteht und die Daten gemäß der DSGVO gelöscht werden. Eine Verschlüsselung ist notwendig. Der Nachunternehmer verpflichtet sich, personenbezogene Daten ausschließlich für die vereinbarten Zwecke und nur für die Dauer der hierfür erforderlichen Verarbeitung zu verarbeiten. Entfällt der Zweck der Verarbeitung, sind sämtliche personenbezogenen Daten sowie vorhandene Kopien, Datenträger und sonstige Vervielfältigungen unverzüglich datenschutzgerecht zu löschen oder zu vernichten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen. Die Löschung hat unter Beachtung der Grundsätze der Speicherbegrenzung gemäß Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO sowie der Vorgaben des Art. 17 DSGVO zu erfolgen. Der Nachunternehmer hat durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass eine vollständige und datenschutzgerechte Löschung erfolgt. Auf Verlangen des Auftraggebers ist die ordnungsgemäße Löschung oder Vernichtung der personenbezogenen Daten in geeigneter Form nachzuweisen.

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11. Rechte der betroffenen Personen Betroffene Personen haben das Recht auf • Auskunft, Art. 15 DSGVO • Berichtigung, Art. 16 DSGVO • Löschung, Art. 17 DSGVO • Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO • Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, Art. 20 DSGVO • Widerspruch gegen eine Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO.

12. Widerruf einer Einwilligung Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

13. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme am Vergabeverfahren erforderlich, soweit die jeweiligen vergaberechtlichen Vorschriften dies vorsehen. Werden erforderliche Daten nicht bereitgestellt, kann dies dazu führen, dass ein Angebot nicht berücksichtigt werden kann.

14. Beschwerderecht Betroffene Personen haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.

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