Handlungsleitfaden für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen durch Behörden, Betriebe und Einrichtungen des Landes (Handlungsleitfaden Beschaffung) (Stand: Dezember 2025)

Hinweis: Bei diesem Handlungsleitfaden handelt es sich um eine Arbeitshilfe des Ministeri- ums für Wirtschaft, Arbeit und Tourismus im Sinne eines Unterstützungsangebots. Der Handlungsleitfaden ist unverbindlich und hat keinen Regelungscharakter. Den Vergabe- stellen steht es daher frei, zu nutzen, ihn unberücksichtigt zu lassen oder sich nur in be- stimmten Teilaspekten des Beschaffungsverfahrens an diesem zu orientieren.

INHALTSÜBERSICHT

1 Ziele

2 Anwendungsbereich der VwV Beschaffung 2.1 Sachlicher Anwendungsbereich 2.2 Persönlicher Anwendungsbereich

3 Grundsätze der Beschaffung 3.1 Berücksichtigung nachhaltiger Ziele bei der Beschaffung 3.2 Wechsel der Unternehmen 3.3 Vermeidung von Interessenkonflikten 3.4 Mitwirkung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens 3.5 Vergütung für die Erstellung zusätzlicher Unterlagen 3.6 Grundsatz der Produkt- und Markenneutralität

4 Angemessene Beteiligung des Mittelstandes und von Start-ups 4.1 Mittelstand 4.2 Start-ups 4.2.1 Begriff 4.2.2 Pilotprojekt für innovationsfreundliche Vergabe an Start-ups 4.2.3 Sonstige Unterstützungsmöglichkeiten

5 Ablauf des Vergabeverfahrens

6 Anzuwendende Regelungen 6.1 Zu beachtende Regelungen ab den EU-Schwellenwerten 6.2 Zu beachtende Regelungen unterhalb der EU-Schwellenwerte entsprechend der VwV Beschaffung 6.3 Weitere Regelungen für das Vergabeverfahren

7 Vorbereitung eines Vergabeverfahrens 7.1 Bedarfsermittlung, Bedarfsanalyse 7.1.1 Allgemeines 7.1.2 Bedarfsanalyse 7.1.3 CO -Schattenpreis, CO -Emissionen 2 2 7.2 Markterkundung 7.2.1 Zweck 7.2.2 Methoden 7.2.3 Dokumentation 7.3 Schätzung des Auftragswertes 7.4 EU-Schwellenwerte

8 Dokumentation und Vergabevermerk

9 Vertraulichkeit - Kommunikation und Informationsübermittlung 9.1 Wahrung der Vertraulichkeit 9.2 Kommunikation und Informationsübermittlung 9.2.1 Grundsätze 9.2.2 Registrierung 9.2.3 Bereitstellung der Vergabeunterlagen 9.2.4 Entgegennahme von elektronischen Angeboten und Teilnahmeanträgen

10 Wahl der richtigen Verfahrensart 10.1 Grundsatz 10.2 Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsver- gabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb 10.3 Verfahren 10.4 Wettbewerblicher Dialog 10.5 Innovationspartnerschaft (nur ab den EU-Schwellenwerten) 10.6 Rahmenvereinbarungen (mit einem oder mehreren Unternehmen) 10.7 Direktauftrag

10.7.1 Allgemeines 10.7.2 Schätzung des Auftragswertes 10.7.3 Verfahren 10.7.4 Anwendung sonstiges Vergaberecht 10.7.5 Vertragsbedingungen 10.8 Befristung, Evaluation 10.9 Vergabe freiberuflicher Leistungen 10.10 Vergabe von öffentlichen Aufträgen über soziale und andere besondere Dienst- leistungen 10.11 Vergabe von verteidigungs- oder sicherheitsspezifischen öffentlichen Aufträgen

11 Vergabe von öffentlichen Aufträgen bei besonderen Unternehmen 11.1 Anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen, Blindenwerkstätten und Inklu- sionsbetriebe als bevorzugte Unternehmen 11.2 Justizvollzugsanstalten

12 Unterstützung durch die IHK Auftragsberatungsstelle Baden-Württemberg

13 Vergabeservice des Logistikzentrums Baden-Württemberg (LZBW) bei Ein- zelbeschaffungen

14 Leistungsbeschreibung, Aufgabenbeschreibung 14.1 Leistungsbestimmungsrecht 14.2 Eindeutige und erschöpfende Leistungsbeschreibung 14.3 Aufgabenbeschreibung für Dienstleistungen, deren Lösung vorab nicht eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann

15 Nachhaltige Beschaffung 15.1 Berücksichtigung in der Leistungsbeschreibung und Ausführungsbedingungen 15.2 Umwelt- und klimarelevante Aspekte 15.2.1 Grundsätze 15.2.2 Nachhaltige Beschaffung von Lebensmitteln 15.2.3 Nachhaltige Beschaffung von Papierprodukten 15.3 Fair gehandelte Produkte 15.4 Nachhaltige IT-Beschaffungen 15.5 Innovative Aspekte 15.6 Nachweisführung durch Gütezeichen 15.7 Ausführungsbedingungen

16 Vergaberecht in Krisensituationen 16.1 Öffentliche Aufträge ab Erreichen der EU-Schwellenwerte 16.2 Öffentliche Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte 16.3 Ausweitung bestehender Verträge

17 Aufteilung von Aufträgen und Zulassung von Nebenangeboten 17.1 Losbildung 17.2 Nebenangebote

18 Vergabeverfahren 18.1 Vergabeunterlagen 18.1.1 Umfang 18.1.2 Vertragsbedingungen 18.2 Vorinformation, Auftragsbekanntmachung 18.2.1 Vorinformation 18.2.2 Auftragsbekanntmachung 18.2.3 Bekanntmachung aufgrund von Binnenmarktrelevanz 18.2.3.1 Voraussetzungen 18.2.3.2 Verfahren 18.3 Form und Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote 18.4 Anforderung an die Beauftragung von Unterauftragnehmern 18.5 Aufbewahrung ungeöffneter Interessensbekundungen, Interessensbestätigun- gen, Teilnahmeanträge und Angebote 18.6 Öffnung der Angebote

19 Prüfung und Wertung der Angebote 19.1 Ausschluss von Angeboten 19.2 Eignungsprüfung, Präqualifikation 19.2.1 Eignungskriterien und Nachweise 19.2.2 Eignungsleihe 19.2.3 Begrenzung der Anzahl der Bewerber 19.3 Preise 19.3.1 Ungewöhnlich niedrige Angebote 19.3.2 Einhaltung der Preisvorschriften 19.4 Zuschlag 19.4.1 Zuschlagskriterien 19.4.2 Zuschlagserteilung

20 Nachverhandlung und Aufklärung

21 Unterrichtung, Vergabebekanntmachung, Aufhebung, Auftragsänderungen 21.1 Unterrichtung der Bewerber und Bieter 21.2 Vergabebekanntmachung 21.3 Aufhebung von Vergabeverfahren 21.4 Auftragsänderungen

22 Statistikpflicht

23 Gemeinsame Beschaffung 23.1 Zuständigkeit für die Beschaffung von Gegenständen, die der gemeinsamen Be- schaffung unterliegen 23.2 Büroshop des LZBW 23.3 Hochschulen 23.4 Vergabezeitraum und Bedarfserhebung 23.5 Sonderregelungen für IT-Beschaffungen

Anlage

Arbeitshilfe Prüfraster für Vergabeverfahren

1 Ziele

Nachhaltige Beschaffung ist das Ziel der Landesregierung. Dabei heißt Nachhal- tigkeit in diesem Zusammenhang, neben wirtschaftlichen Aspekten - unter Be- rücksichtigung von § 7 Landeshaushaltsordnung (LHO) - qualitative, innovative, soziale und umweltbezogene Aspekte angemessen zu berücksichtigen, um si- cherzustellen, dass die zur Verfügung stehenden Ressourcen nicht auf Kosten kommender Generationen verbraucht werden.

Die Landesverwaltung soll bezüglich der Berücksichtigung nachhaltiger Aspekte bei Beschaffungen nach der Verwaltungsvorschrift der Landesregierung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VwV Beschaffung) Vorbild für die Kommunen sein.

2 Anwendungsbereich der VwV Beschaffung

2.1 Sachlicher Anwendungsbereich

Die VwV Beschaffung gilt für die entgeltliche Beschaffung von Liefer- und Dienst- leistungen im Sinne der Definition des § 103 Absatz 1, 2 und 4 des Gesetzes ge- gen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der jeweils geltenden Fassung (öf- fentlicher Auftrag), sofern der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer die Schwellenwerte gemäß § 106 GWB unterschreitet. Diese Einschränkung gilt nicht für die gemeinsame Beschaffung nach Nummer 14 VwV Beschaffung.

Die VwV Beschaffung findet keine Anwendung in den Fällen, die in §§ 102, 107, 108, 109, 116, 117 oder 145 GWB geregelt sind. Die VwV Beschaffung ist daher nicht anzuwenden auf die Vergabe

• von öffentlichen Aufträgen und die Ausrichtung von Wettbewerben durch Sektorenauftraggeber zum Zweck der Ausübung einer Sektorentätigkeit; die Vergabe von sonstigen öffentlichen Aufträgen durch Sektorenauftraggeber, das heißt, öffentliche Aufträge, die nicht zum Zwecke der Ausübung der Sek- torentätigkeit vergeben werden, unterliegen der VwV Beschaffung;

• von Konzessionen durch Konzessionsgeber.

In diesen Fällen sind die allgemeinen EU-primärrechtlichen Anforderungen an Transparenz, Gleichbehandlung und Verhältnismäßigkeit zu beachten. § 55 der

LHO findet wegen der regelmäßig hohen Leistungsanforderungen keine Anwen- dung. Es muss geprüft werden, ob an der Vergabe ein grenzüberschreitendes Interesse besteht (siehe Nummer 18.2.3). Außerdem setzt Transparenz klare, nachvollziehbare Vergabeverfahren und vorhersehbare Entscheidungskriterien voraus. Die Bedingungen und Modalitäten des Verfahrens müssen klar, präzise und eindeutig formuliert sein. Bieter müssen erkennen können, woran ihre Ange- bote gemessen werden. Willkür und Diskriminierung müssen ausgeschlossen sein. Außerdem hat die Vergabe unter Berücksichtigung der Haushaltsgrund- sätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß § 7 LHO zu erfolgen.

2.2 Persönlicher Anwendungsbereich

Die VwV Beschaffung ist von allen Behörden, Betrieben und Einrichtungen des Landes sowie den landesunmittelbaren juristischen Personen des öffentlichen Rechts anzuwenden, die § 55 LHO unmittelbar (öffentliche Auftraggeber) oder nach § 105 LHO (Auftraggeber) zu beachten haben, soweit sie Mittel des Lan- deshaushalts bewirtschaften. Für juristische Personen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes unterstehen, findet Nummer 3 der Allgemeinen Ver- waltungsvorschrift (VV) zu § 55 LHO Anwendung.

3 Grundsätze der Beschaffung

3.1 Berücksichtigung nachhaltiger Ziele bei der Beschaffung

Zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele der Landesregierung werden bei der Be- schaffung von Liefer- und Dienstleistungen qualitative, innovative, soziale, um- weltbezogene und wirtschaftliche Aspekte nach Maßgabe der VwV Beschaffung berücksichtigt.

3.2 Wechsel der Unternehmen

In Fällen, bei denen kein offenes Verfahren beziehungsweise keine öffentliche Ausschreibung oder keine Verfahrensart mit Teilnahmewettbewerb erfolgt, soll bei wiederkehrenden Beschaffungen der Kreis der geeigneten Unternehmen, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, regelmäßig gewechselt wer- den. In sachlich begründeten Fällen sind Ausnahmen möglich. Dies ist in der Vergabeakte zu dokumentieren.

3.3 Vermeidung von Interessenkonflikten

Gemäß § 6 der Vergabeverordnung (VgV) beziehungsweise § 4 UVgO dürfen Personen, bei denen ein Interessenkonflikt besteht, am Vergabeverfahren nicht mitwirken.

3.4 Mitwirkung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Wirken Unternehmen oder Personen, die nicht Auftraggeber sind, an der Vorbe- reitung eines Vergabeverfahrens mit, so ist § 7 VgV beziehungsweise § 5 UVgO zu beachten.

3.5 Vergütung für die Erstellung zusätzlicher Unterlagen

Grundsätzlich werden den Unternehmen für die Ausarbeitung von Bewerbungs- oder Angebotsunterlagen keine Kosten erstattet. Ist es erforderlich, von den Un- ternehmen außerhalb von Planungswettbewerben im Rahmen der Angebotser- stellung zusätzliche Unterlagen, wie eigenständige Entwürfe, Pläne, Zeichnun- gen oder Berechnungen anzufordern, die nicht üblicherweise zur Ausarbeitung der Bewerbungs- oder Angebotsunterlagen gehören, sondern ein derartiges zeit- liches Ausmaß annehmen oder eine Qualität erfordern, dass sie aus dem Rah- men des Üblichen herausfallen, sind diese Leistungen angemessen zu vergüten (analog § 77 Absatz 2 VgV, § 632 Absatz 2 Bürgerliches Gesetzbuch - BGB). Die Angemessenheit richtet sich nach Art, Umfang und Kosten der damit verbunde- nen Arbeit.

Die Vergütung ist einheitlich für alle Unternehmen festzusetzen und den Unter- nehmen vor Ausarbeitung der zusätzlichen Unterlagen zur Kenntnis zu geben. Die Vergütung kann entweder mit der Auftragsbekanntmachung oder mit der Auf- forderung zu Verhandlungen festgesetzt werden.

In diesen Fällen ist in einem zweistufigen Verfahren zunächst eine größere Zahl von Unternehmen aufzufordern, sich mit den üblichen Unterlagen (Angebot, Re- ferenzen) zu bewerben (Teilnahmewettbewerb). In einer zweiten Stufe werden im Rahmen der Verhandlungen zur Auftragsvergabe geeignet erscheinende bie- tende Unternehmen aufgefordert, zusätzliche Unterlagen auszuarbeiten, die an- gemessen vergütet werden können.

3.6 Grundsatz der Produkt- und Markenneutralität

Bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung sind hinsichtlich des Grundsatzes der Produkt- und Markenneutralität § 31 Absatz 6 VgV beziehungsweise § 23 Absatz 5 UVgO zu beachten.

4 Angemessene Beteiligung des Mittelstandes und von Start-ups

4.1 Mittelstand

Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sind mittelständische Interessen vornehm- lich zu berücksichtigen. Entsprechend der Definition der Empfehlung 2003/361/EG der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen (ABI. L 124 vom 20. Mai 2003, S. 36) in der jeweils geltenden Fassung, gehören zur mittel- ständischen Wirtschaft kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die weniger als 250 Beschäftigte haben und die entweder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen Euro erzielen oder deren Jahresbilanzsumme sich auf höchstens 43 Millionen Euro beläuft.

Um die Belange des Mittelstandes angemessen zu berücksichtigen, bestehen folgende Möglichkeiten:

a) Vorabbekanntmachung einer beabsichtigten Auftragsbekanntmachung in ge- eigneten Fällen, damit KMU sich rechtzeitig auf die angekündigte Ausschrei- bung einstellen können;

b) Berücksichtigung von kleineren Büroorganisationen und Berufsanfängerin- nen und Berufsanfängern bei der Vergabe von Dienstleistungen;

c) Aufforderung von KMU zur Angebotsabgabe, soweit die Wahl des Vergabe- verfahrens und die Art der zu vergebenden Leistung es zulässt (siehe Num- mer 10.2);

d) angemessene Vergütung für die Erstellung von Unterlagen, deren quantitati- ver und qualitativer Umfang über das übliche Maß hinausgeht (siehe Num- mer 3.5);

e) bei geeigneten öffentlichen Aufträgen Abschluss von Rahmenvereinbarun- gen mit einem oder mehreren Unternehmen (siehe Nummer 10.6);

f) Verwendung von funktionalen Leistungsbeschreibungen (siehe Nummer 14.2), um insbesondere KMU die Möglichkeit zu geben, neue innovative Pro- dukte und Dienstleistungen zu entwickeln und anzubieten;

g) Vergabe von öffentlichen Aufträgen in Form von Losen (siehe Nummer 17.1);

h) Schaffung von Spielraum für innovative KMU durch das Zulassen von Ne- benangeboten (siehe Nummer 17.2);

i) Hinweis in der Auftragsbekanntmachung auf die Möglichkeit, dass KMU Ge- meinschaften bei der Bewerbung und beim Bieten sowie auftragnehmende Arbeitsgemeinschaften bilden können (siehe Nummer 18.3);

j) Hinweis in der Auftragsbekanntmachung auf die Möglichkeit, Unteraufträge zu vergeben (siehe Nummer 18.4);

k) Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien, die KMU nicht benachteili- gen beziehungsweise überfordern, wie zum Beispiel Anforderungen an die finanzielle Leistungsfähigkeit, die nicht über ein notwendiges Mindestmaß hinausgehen;

l) die Eintragung in ein amtliches Verzeichnis als Nachweis der Eignung (siehe Nummer 12);

m) Nachweis der Eignung vornehmlich durch Eigenerklärungen zur Verringe- rung des Bürokratieaufwandes (siehe Nummer 19.2.1);

n) Anerkennung von Präqualifizierungszertifikaten zur Verringerung des Büro- kratieaufwandes (Nummer 19.2.1);

o) sorgfältige Überprüfung von Angeboten hinsichtlich einer realistischen und auskömmlichen Kalkulation, um den Bestand von KMU nicht durch Dumping- angebote zu gefährden (siehe Nummer 19.3);

p) Gewährung von ausreichenden Fristen für die Bearbeitung und Abgabe der Angebote (§ 13 Absatz 1 UVgO);

q) Nachforderung von Unterlagen (§ 56 VgV, § 41 UVgO);

r) Verzicht auf Sicherheitsleistungen (§ 21 Absatz 5 UVgO) beziehungsweise Einforderung von Sicherheitsleistungen erst ab einem Auftragswert von 50 000 Euro (§ 18 der Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen - VOL/B);

s) Verbesserung der Zahlungsmodalitäten, zum Beispiel durch Vereinbarung von kürzeren Zahlungsfristen als „binnen 30 Tagen“ (§ 17 Nummer 1 VOL/B) oder durch Vereinbarung von Abschlagszahlungen (§ 17 Nummer 2 VOL/B).

4.2 Start-ups

4.2.1 Begriff

Sofern in der UVgO nicht abweichend geregelt, sind Start-ups junge innovative Unternehmen mit Wachstumsambitionen. Sie zeichnen sich durch ein innovati- ves Geschäftsmodell, ein innovatives Produkt oder eine innovative Dienstleistung aus. Außerdem haben sie Skalierungspotenzial, das heißt das Potenzial zu wachsen und sich zu entwickeln.

4.2.2 Pilotprojekt für innovationsfreundliche Vergabe an Start-ups

Um Start-ups mit ihren innovativen Angeboten im öffentlichen Auftragswesen künftig deutlich stärker als bisher zu berücksichtigen und ihre Kompetenzen für öffentliche Aufträge zu mobilisieren, sollen im Rahmen eines Pilotprojekts inno- vationsfreundliche Vergaben an Start-ups besonders unterstützt werden.

Daher können abweichend von § 14 UVgO und Nummer 7.2 der VwV Beschaf- fung Liefer- und Dienstleistungen unter Berücksichtigung der Haushaltsgrund- sätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß § 7 LHO ohne ein Vergabe- verfahren an Start-ups vergeben werden, wenn der voraussichtliche Auftragswert unterhalb des jeweiligen Schwellenwerts gemäß § 106 Absatz 2 GWB liegt. Zwi- schen den beauftragten Unternehmen soll gewechselt werden. Es empfiehlt sich, eine Markterkundung vorab durchzuführen und zu dokumentieren. Die Vertrags- bedingungen nach Nummer 18.1.2 sind zu nennen.

Auf die Hinweise Nummer 10.7 wird verwiesen.

Diese Ausnahme gilt nicht für die Gegenstände, die der gemeinsamen Beschaf- fung unterliegen (siehe Nummer 23).

Das Pilotprojekt endet drei Jahre nach Inkrafttreten der VwV Beschaffung. Die Auswirkungen des Pilotprojekts werden zum Ende des Jahres 2026 evaluiert. Dabei ist darzustellen, inwieweit das Pilotprojekt Wirkung entfaltet und, soweit notwendig, welche Maßnahmen ergriffen werden können, um die Beteiligung von Start-ups an der Vergabe öffentlicher Aufträge weiter zu stärken.

4.2.3 Sonstige Unterstützungsmöglichkeiten

Um Start-ups bei der Vergabe öffentlicher Aufträge zu berücksichtigen, bestehen folgende weitere Unterstützungsmöglichkeiten:

a) Bei einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und bei der Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb (siehe Num- mer 10.2) sind Start-ups regelmäßig in angemessenem Umfang zur Ange- botsabgabe aufzufordern, soweit dies mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistungen zu vereinbaren ist.

b) Für den Fall, dass Unternehmen Leistungen an Unterauftragnehmer verge- ben wollen, ist in den Vergabeunterlagen vorzuschreiben, dass das Unter- nehmen gehalten ist, zu Unteraufträgen Start-ups in dem Umfang heranzu- ziehen, wie dies mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistungen zu ver- einbaren ist.

5 Ablauf des Vergabeverfahrens

Ein Vergabeverfahren läuft in der Regel in folgenden Schritten ab - Abweichun- gen können sich je nach gewähltem Vergabeverfahren ergeben:

a) Bedarfsanalyse;

b) Durchführung einer Markterkundung;

c) Festlegung des Beschaffungsbedarfs durch Beschreibung einer Leistung oder eines Produktes;

d) Schätzung des Auftragswertes nach § 3 VgV;

e) Klärung der Finanzierung;

f) Wahl der Verfahrensart;

g) Festlegung, ob eine Losbildung erfolgt oder hiervon abgesehen wird;

h) Festlegung, ob Nebenangebote zugelassen werden;

i) Vorbereitung des Verfahrens und der Vergabeunterlagen;

j) gegebenenfalls Vorinformation, Auftragsbekanntmachung, Aufruf zum Teil- nahmewettbewerb;

k) gegebenenfalls Beantwortung von Fragen, Eingang der Teilnahmeanträge;

l) gegebenenfalls Prüfung der Teilnahmeanträge, Auswahl, welche Bewerber zur Teilnahme aufgefordert werden, Eignungsprüfung;

m) Eingang der Angebote, Prüfung der Angebote, gegebenenfalls Nachfordern von Unterlagen, gegebenenfalls Aufklärung des Angebotsinhalts;

n) gegebenenfalls Verhandlungen mit den Bietern über Angebote im Verhand- lungsverfahren, im wettbewerblichen Dialog, bei der Innovationspartnerschaft oder bei der Verhandlungsvergabe;

o) Wertung der Angebote;

p) Informations- und Wartepflicht (ab den EU-Schwellenwerten);

q) Zuschlagserteilung;

r) Bekanntmachung vergebener Aufträge;

s) Statistik.

6 Anzuwendende Regelungen

Die für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen maßgeblichen Vergabere- gelungen richten sich nach dem geschätzten Auftragswert und den EU-Schwel- lenwerten.

6.1 Zu beachtende Regelungen ab den EU-Schwellenwerten

Folgende nationale Regelungen sind in ihrer jeweils geltenden Fassung bei Vergaben ab den EU-Schwellenwerten zu beachten:

a) Vierter Teil des GWB;

b) VgV;

c) Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (Konzessionsvergabever- ordnung – KonzVgV); die KonzVgV trifft nähere Bestimmungen über das ein- zuhaltende Verfahren bei der Vergabe von Bau- oder Dienstleistungskonzes- sionen durch Konzessionsgeber;

d) Verordnung über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen im Bereich des Ver- kehrs, der Trinkwasserversorgung und der Energieversorgung (Sektorenver- ordnung - SektVO);

e) Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit (Vergabe- verordnung Verteidigung und Sicherheit - VSVgV);

f) Vergabestatistikverordnung – VergStatVO;

g) Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge (SaubFahrzeugBeschG) im Anwendungsbereich von § 3 Nummer 1 und 3.

6.2 Zu beachtende Regelungen unterhalb der EU-Schwellenwerte entsprechend der VwV Beschaffung

Unterhalb der EU-Schwellenwerte sind folgende Regelungen zu beachten:

a) § 55 LHO sowie die VV zu § 55 LHO in der jeweils geltenden Fassung;

b) die UVgO vom 2. Februar 2017 (BAnz. AT 07.02.2017 B1, AT 08.02.2017 B1) in der jeweils geltenden Fassung. Abweichende Regelungen nach Maß- gabe der VwV Beschaffung sind zu beachten;

c) § 4 der VergStatVO.

6.3 Weitere Regelungen für das Vergabeverfahren

Bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen sind insbesondere die folgen- den weiteren Regelungen unabhängig vom Auftragswert in der jeweils geltenden Fassung zu beachten:

a) für Dienstleistungen das Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG);

b) das Gesetz zur Mittelstandsförderung (MFG BW), insbesondere § 2 Absatz 2 und § 22;

c) das Landes-Kreislaufwirtschaftsgesetz (LKreiWiG), insbesondere § 2;

d) das Klimaschutz- und Klimawandelanpassungsgesetz Baden-Württemberg (KlimaG BW), insbesondere § 8;

e) die nationale Umsetzung der Energieeffizienzrichtlinie;

f) das Gesetz zur Errichtung der Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (BITBWG), insbesondere § 2 Absatz 1;

g) die Verwaltungsvorschrift der Landesregierung und der Ministerien zur Ver- hütung unrechtmäßiger und unlauterer Einwirkungen auf das Verwaltungs- handeln und zur Verfolgung damit zusammenhängender Straftaten und Dienstvergehen (VwV Korruptionsverhütung und -bekämpfung);

h) bei der Beschaffung von Kraftfahrzeugen die Verwaltungsvorschrift des Fi- nanzministeriums für den Kraftfahrzeugbetrieb des Landes (VwV Kfz);

i) bei der Beschaffung von Telekommunikationseinrichtungen die Verwaltungs- vorschrift des Innenministeriums und des Finanzministeriums über die Ge- staltung und Benutzung der Telekommunikation (Dienstanschlussvorschrift - DAV);

j) die Vorschriften zur Sicherheitsüberprüfung (Landessicherheitsüberprüfungs- gesetz - LSÜG - und Sicherheitsüberprüfungsfeststellungsverordnung - SÜVO);

k) das Landespersonalvertretungsgesetz, insbesondere § 81 Absatz 1 Nummer 3;

l) Gemeinsame Anordnung der Ministerien zur Förderung von Tätigkeiten des Landes durch Leistungen Privater (AnO Sponsoring);

m) SaubFahrzeugBeschG im Anwendungsbereich von § 3 Nummer 2.

7 Vorbereitung eines Vergabeverfahrens

7.1 Bedarfsermittlung, Bedarfsanalyse

7.1.1 Allgemeines

Der Bedarf für eine Leistung oder ein Produkt ist unter Berücksichtigung einer Bedarfsanalyse zu ermitteln und zu formulieren. Im Weiteren sind die Investiti- ons- und Folgekosten zu schätzen und die Finanzierung zu klären. Wenn der Be- darf festgestellt wurde und dessen Finanzierung gesichert ist (§ 9 Absatz 2 LHO ist zu beachten), können die nächsten Schritte eingeleitet werden. Der Beschaf- fungsbedarf ist Grundlage der Auftragswertschätzung.

Ziele, Prioritätsvorstellungen und mögliche Zielkonflikte der Bedarfsdeckung sind zu untersuchen, relevante Lösungsmöglichkeiten zu erarbeiten und deren Nut- zen und Kosten (einschließlich ihrer Folgekosten) zu analysieren, auch soweit Nutzen und Kosten nicht unmittelbar in Geld auszudrücken sind. Auf der Internet- seite des Wirtschaftsministeriums sind dazu entsprechende Hilfestellungen hin- terlegt (Internetseite des Wirtschaftsministeriums Arbeitshilfen für die Beschaf- fung).

7.1.2 Bedarfsanalyse

Vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens ist grundsätzlich eine detaillierte Be- darfsanalyse durchzuführen, der sich eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung nach § 7 LHO in Verbindung mit Nummer 2 der VV LHO anschließt. Die Wirtschaftlich- keitsuntersuchung dient als Planungsinstrument und für die spätere Erfolgskon- trolle. Auf Grundlage des Ergebnisses der vorangegangenen Bedarfsanalyse ist zu entscheiden, durch welche Leistungen die aus nachhaltiger Sicht beste Lö- sung erreicht werden kann.

Im Rahmen der Bedarfsanalyse sind, soweit mit vertretbarem Aufwand möglich, zu prüfen:

• die Klimawirkungen im Allgemeinen;

• der Energieverbrauch;

• die verursachten Treibhausgasemissionen während des gesamten Lebens- zyklus der Leistung (Herstellung, Nutzung, Wartung sowie am Ende der Nut- zungsdauer Abholung, Recycling oder Entsorgung) und

• der Aspekt der energieeffizientesten Systemlösung.

Kommen bei der Bedarfsanalyse mehrere Möglichkeiten der Beschaffung in Be- tracht, soll solchen Liefer- und Dienstleistungen der Vorzug gegeben werden, mit denen das Ziel der Vermeidung oder Verringerung von Treibhausgasemissionen in einem möglichst großen Umfang erreicht werden kann. Mehraufwendungen bei der Beschaffung sollen nicht außer Verhältnis zu ihrem Beitrag zur Treib- hausgasminderung stehen, vergleiche § 7 LHO. Konkret bedeutet dies, dass die Behörden, Betriebe und Einrichtungen des Landes den Bedarf für die Beschaf- fung in ihrem Zuständigkeitsbereich unter Berücksichtigung von Klimaschutzas- pekten ermitteln. Sie haben bei der Bedarfsermittlung und der Festlegung des Beschaffungsgegenstandes zu prüfen, ob für die erforderliche Leistung eine Vari- ante besteht, mit der das Ziel der Verringerung von Treibhausgasemissionen in einem möglichst großen Umfang erreicht werden kann.

Bedarfsabfragen erfolgen unter Hinweis darauf, dass

• der Bedarf mit klimafreundlichen Leistungen gedeckt werden soll;

• die Erwartungen an die Klimafreundlichkeit der Leistung in der Bedarfsmel- dung durch die Bedarfsträger so konkret wie möglich bezeichnet werden sollen;

• in der Bedarfsmeldung zu dokumentieren ist, falls Aspekte des Klimaschut- zes nicht berücksichtigt werden.

7.1.3 CO -Schattenpreis, CO -Emissionen 2 2

In Umsetzung von § 8 Absatz 2 KlimaG BW soll bei der Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen durch das Land im Rahmen von Wirtschaftlichkeitsuntersu- chungen ein rechnerischer Preis veranschlagt werden. Dieser Preis entspricht dem vom Umweltbundesamt wissenschaftlich ermittelten und empfohlenen Wert für jede über den Lebenszyklus der Maßnahme entstehende Tonne Kohlenstoff- dioxid (CO ) (CO2-Schattenpreis). Mit diesem Instrument kann künftig der Aus- 2 stoß von Kohlenstoffdioxid-Emissionen fiktiv bepreist werden. Der klimaschädli- che Einsatz von Mitteln wird verteuert und in der Folge reduziert oder ganz da- von abgesehen.

Ein CO -Schattenpreis ist dann nicht zu veranschlagen, wenn der Auftragswert 2 die Höhe von 100 000 Euro ohne Umsatzsteuer nicht übersteigt. Ein CO -Schat- 2 tenpreis ist auch dann nicht zu veranschlagen, wenn keine verlässlichen und be- lastbaren Hilfestellungen für die Berechnung von CO -Emissionen der Leistung 2 beziehungsweise Leistungs- oder zumindest Produktgruppe verfügbar sind.

Falls andere, gegebenenfalls sogar europarechtlich verpflichtend zu nutzende Berechnungsmöglichkeiten bestehen, können alternativ auch diese genutzt wer- den.

7.2 Markterkundung

§ 28 VgV und § 20 UVgO sind zu beachten.

7.2.1 Zweck

Der Auftraggeber muss klären, was er genau beschaffen will. Durch eine Markterkundung kann in Erfahrung gebracht werden, ob der Beschaffungsgegen- stand überhaupt auf dem Markt verfügbar ist, zu welchen Preisen und Kosten er zu erwerben ist und in welchem Umfang ein Wettbewerb besteht.

Eine Markterkundung ist zwingend erforderlich, wenn der öffentliche Auftragge- ber keine ausreichenden eigenen Erkenntnisse zur Beschreibung der Leistung einschließlich der Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien hat. Gleiches gilt, wenn der Auftraggeber mangels Preiskenntnis keine belastbare Auftrags- wertschätzung vornehmen kann und daher das anwendbare Vergaberecht nicht bestimmbar ist.

Soweit durch eine Markterkundung Unternehmen über Auftragsvergabepläne und -anforderungen unterrichtet werden können, ist dabei ein besonderes Au- genmerk auf die Beachtung der allgemeinen Vergabegrundsätze der Wettbe- werblichkeit, Transparenz und Gleichbehandlung zu legen.

7.2.2 Methoden

• Allgemeine Recherche, insbesondere Internetrecherche, Abfrage von Erfah- rungen anderer öffentlicher Auftraggeber oder auch Sachverständiger, Be- such von Messen und Informationsveranstaltungen von Unternehmen, Gre- mienarbeiten, Fachzeitschriften, Veröffentlichungen; Auskunft von Verbän- den oder Auftragsberatungsstellen, Markterkundung von Dritten, eigene Er- fahrungswerte aus bisherigen Projekten oder Ausschreibungen;

• Abfrage von Informationen bei konkreten Unternehmen. Eine aktive Einbin- dung von Unternehmen erfolgt dann, wenn der Auftraggeber dort Informatio- nen, Teststellungen oder gar Angebote anfordert. Es sind stets mehrere Un- ternehmen anzusprechen. Zudem sind allen Unternehmen stets die gleichen Informationen zu geben und es ist darauf zu achten, dass allen Beteiligten klar ist, dass es sich um eine Markterkundung handelt und keine Auftrags- vergabe erfolgen wird. Bei diesen Markterkundungsterminen ist es wichtig, dass hier kein Informationsvorteil der beteiligten Unternehmen für das kom- mende Vergabeverfahren entsteht.

7.2.3 Dokumentation

Dokumentationspflichten sind zu beachten. Es empfiehlt sich, den Schriftverkehr und Prospekte et cetera in die Vergabeakte aufzunehmen und Gesprächsver- merke anzufertigen.

7.3 Schätzung des Auftragswertes

Die Höhe des Auftragswertes ist nach den Grundsätzen des § 3 VgV zu schät- zen.

Hierzu kann auch eine Markterkundung gemäß § 28 VgV beziehungsweise § 20 UVgO vorgenommen werden (siehe Nummer 7.2). Die Grundlagen der Schätzung des Auftragswertes sind zu dokumentieren.

7.4 EU-Schwellenwerte

Die maßgeblichen EU-Schwellenwerte ergeben sich aus § 106 GWB (siehe In- ternetseite des Wirtschaftsministeriums maßgebliche Schwellenwerte).

8 Dokumentation und Vergabevermerk

Das Vergabeverfahren ist von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b BGB zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden.

Bei Vergaben ab den EU-Schwellenwerten ist ein Vergabevermerk gemäß § 8 VgV anzufertigen. Die Mindestinhalte dieses Vergabevermerks sind in § 8 Absatz 2 VgV beschrieben.

Im Gegensatz zu den Vergaben ab den EU-Schwellenwerten genügt bei Verga- ben unterhalb der EU-Schwellenwerte eine Dokumentation nach § 6 UVgO.

9 Vertraulichkeit - Kommunikation und Informationsübermittlung

9.1 Wahrung der Vertraulichkeit

Bei der Kommunikation und beim Austausch und der Speicherung von Informati- onen sind § 5 Absatz 2 VgV beziehungsweise § 3 Absatz 2 UVgO zu beachten. Integrität bezeichnet die Korrektheit beziehungsweise Unversehrtheit von Daten. Es muss sichergestellt sein, dass die übermittelten Daten vollständig und unver- ändert bleiben beziehungsweise nach Übermittlung nicht abgeändert oder mani- puliert werden können. Die Gewährleistung der Vertraulichkeit der Interessens-

bekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote ein- schließlich ihrer Anlagen bedeutet, dass diese Dokumente weder an Personen, die nicht unmittelbar mit dem Vergabeverfahren befasst sind, weitergeleitet wer- den dürfen noch, dass Unbefugte Zugriff auf diese Unterlagen erhalten.

Erst zum Öffnungstermin dürfen Angebote zugänglich sein.

9.2 Kommunikation und Informationsübermittlung

9.2.1 Grundsätze

Für die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Interessenten beziehungs- weise Bietern im Vergabeverfahren sind ab den EU-Schwellenwerten die §§ 9 bis 12, 40, 41, 53, 54 und 81 VgV zu beachten. Unterhalb der EU-Schwellen- werte gelten §§ 7 und 38 UVgO sowie §§ 10 bis 12 VgV entsprechend (§ 7 Ab- satz 4 UVgO).

Die elektronische Kommunikation einschließlich Angebotsabgabe kann unterhalb der EU-Schwellenwerte bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen per E- Mail erfolgen, wenn eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbe- werb oder eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird. § 7 Absatz 4, § 39 Satz 1 und § 40 UVgO finden hierauf keine Anwendung. Die Auftraggeber haben durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass Manipulationsmöglichkeiten verhindert werden (zum Beispiel durch Einrich- tung einer Funktions-E-Mail Adresse für die Angebotseinreichung, auf die nur Beschäftigte Zugriff haben, die nicht der Bedarfsstelle angehören).

9.2.2 Registrierung

In der Auftragsbekanntmachung muss die Internetadresse, unter der die Verga- beunterlagen abgerufen werden können, angegeben werden. Interessenten müs- sen die Vergabeunterlagen gemäß § 9 Absatz 3 Satz 2 VgV, § 7 Absatz 3 Satz 2 UVgO direkt ohne Registrierung herunterladen können. Es wird empfohlen Inte- ressenten darauf hinzuweisen, dass sie sich im eigenen Interesse gemäß § 9 Absatz 3 Satz 1 VgV, § 7 Absatz 3 Satz 2 UVgO freiwillig registrieren. Bieter sol- len vor dem Abruf der Vergabeunterlagen darauf hingewiesen werden, dass sie für den Fall, dass sie sich nicht registrieren lassen, sich regelmäßig über ergän- zende Bieterinformationen informieren müssen (Holschuld des Bieters).

9.2.3 Bereitstellung der Vergabeunterlagen

Für die Bereitstellung der Vergabeunterlagen gilt § 41 Absatz 1 VgV beziehungs- weise § 29 Absatz 1 UVgO. Liegen die Voraussetzungen des § 41 Absatz 2 VgV beziehungsweise § 29 Absatz 2 UVgO vor, kann der Auftraggeber die Vergabe- unterlagen auf einem anderen geeigneten Weg übermitteln. Als vertraulich sind insbesondere alle Geschäfts- und Betriebsgeheimisse des Auftraggebers anzu- sehen. In solchen Fällen ist der Auftraggeber gehalten, besonders auf die einge- schränkte Verwendungsmöglichkeit der Unterlagen hinzuweisen.

Bei Vergaben ab den EU-Schwellenwerten ist § 40 VgV zu beachten.

9.2.4 Entgegennahme von elektronischen Angeboten und Teilnahmeanträgen

Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich elektronisch zu übermitteln. Von der Übermittlung von Angeboten in elektronischer Form kann nach § 38 Ab- satz 5 UVgO abgesehen werden, wenn zugleich physische oder maßstabsge- treue Modelle einzureichen sind, die nicht elektronisch übermittelt werden kön- nen. Diese Ausnahme bezieht sich nicht auf die sonstige Kommunikation im Vergabeverfahren. In diesen Ausnahmefällen erfolgt die Kommunikation auf dem Postweg, mittels Fax oder auf sonstige geeignete Weise.

10 Wahl der richtigen Verfahrensart

10.1 Grundsatz

Bei der Wahl der richtigen Verfahrensart gelten ab den EU-Schwellenwerten die Grundsätze der §§ 119, 120 GWB, § 14 VgV, unterhalb der EU-Schwellenwerte die Grundsätze des § 8 UVgO, § 55 LHO, §§ 49 ff. UVgO oder die folgenden Re- gelungen können Ausnahmen davon vorsehen.

Die Grundsätze der einzelnen Verfahrensarten sind ab den EU-Schwellenwerten in den §§ 15 bis 19 VgV und unterhalb der EU-Schwellenwerte in den §§ 9 bis 12 UVgO beschrieben.

Die einzelnen Verfahrensarten und die maßgeblichen Schwellenwerte sind in ei- ner Arbeitshilfe auf der Internetseite des Wirtschaftsministeriums (Internetseite des Wirtschaftsministeriums Arbeitshilfe Verfahrensarten und Wertgrenzen) dar- gestellt.

10.2 Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsver- gabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb

Zusätzlich zu den in § 8 Absätze 3 und 4 UVgO geregelten Voraussetzungen dürfen Beschaffungen unterhalb des jeweiligen Schwellenwerts gemäß §106 Ab- satz 2 GWB auch im Wege einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahme- wettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbe- werb vergeben werden.

10.3 Verfahren

Das Verfahren bei einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbe- werb ist in § 11 UVgO geregelt.

Das Verfahren bei einer Verhandlungsvergabe ist in § 12 UVgO geregelt. Im Ge- gensatz zur Öffentlichen und Beschränkten Ausschreibung kann der Auftragge- ber mit den ausgewählten Unternehmen über die von ihnen eingereichten Er- stangebote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen Angebote, mit dem Ziel verhandeln, die Angebote inhaltlich zu verbessern. Eine Verhand- lung ist auch ohne Einreichung eines Erstangebots möglich. Dabei darf über den gesamten Angebotsinhalt und insbesondere über den Preis verhandelt werden mit Ausnahme der vom Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Beabsichtigt der Auftraggeber, nach geführten Verhandlungen diese abzuschließen, so unterrichtet er die Bieter und legt eine einheitliche Frist für die Einreichung der endgültigen Angebote, über die nicht mehr verhandelt werden darf, fest. Der Zuschlag kann auch ohne zuvor verhandelt zu haben gemäß § 12 Absatz 4 Satz 2 UVgO erteilt werden.

10.4 Wettbewerblicher Dialog

Ein wettbewerblicher Dialog kann nur unter den Voraussetzungen von § 14 Abs. 3 VgV durchgeführt werden. Danach ist der wettbewerbliche Dialog unter den gleichen Voraussetzungen zulässig wie ein Verhandlungsverfahren mit vorheri- gem Teilnahmewettbewerb. Sofern die Voraussetzungen vorliegen, besteht zwi- schen beiden Verfahrensarten für die öffentlichen Auftraggeber eine Wahlfreiheit. Sowohl gegenüber dem offenen Verfahren als auch gegenüber dem nichtoffenen Verfahren ist der wettbewerbliche Dialog nachrangig. Der wettbewerbliche Dialog

eignet sich auch, wenn eine innovative Lösung gesucht wird. Die Einzelheiten er- geben sich aus § 18 VgV. Anders als bei der Innovationspartnerschaft (§ 19 VgV) richtet sich die Beschaffung beim wettbewerblichen Dialog nicht auf etwas Neuartiges, sondern auf eine Anpassung auf dem Markt vorhandener Lösungen, die den Bedürfnissen des Auftraggebers genügen.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte deckt die Verhandlungsvergabe ohne Teilnah- mewettbewerb die Verfahrensart des Wettbewerblichen Dialogs ab. Nach § 12 Absatz 2 UVgO darf der Auftraggeber unmittelbar mit den Unternehmen auch ohne Vorlage eines Erstangebots verhandeln.

10.5 Innovationspartnerschaft (nur ab den EU-Schwellenwerten)

Die Innovationspartnerschaft stellt ein Verhandlungsverfahren dar, welches zu einem sehr frühen Stadium beginnt. Das Verfahren ermöglicht es dem Auftragge- ber, eine langfristige Innovationspartnerschaft für die Entwicklung und den an- schließenden Erwerb neuer innovativer Produkte und Dienstleistungen einzuge- hen, ohne dass danach ein erneutes Vergabeverfahren für die Beschaffung des Produktes oder der Dienstleistung durchgeführt wird. Die Einzelheiten ergeben sich aus § 19 VgV.

10.6 Rahmenvereinbarungen (mit einem oder mehreren Unternehmen)

Der Abschluss von Rahmenvereinbarungen gemäß § 21 VgV und § 15 UVgO ist bei wiederkehrenden gleichartigen Beschaffungen zu empfehlen, bei denen der tatsächliche Bedarf noch nicht konkret bekannt ist, sich aber die Größenordnung eingrenzen lässt. Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen ist so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben, braucht aber nicht abschließend festgelegt zu werden. Rahmenvereinbarungen ermöglichen dem Auftraggeber über ein zweistufiges Verfahren eine verfahrensrechtlich vereinfachte Auftrags- vergabe. In der ersten Stufe, der Ausschreibung der Rahmenvereinbarung durch eine der in Nummern 10.1 bis 10.4 genannten Vergabearten, wird ein rechtlicher Rahmen für die nachfolgenden Einzelaufträge festgeschrieben. Dabei müssen zum Beispiel Liefermenge, Lieferzeitpunkt und in der Regel der Lieferpreis noch nicht abschließend festgelegt werden. In der zweiten Stufe, also während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung, werden auf Grundlage der Rahmenvereinba- rung die Einzelbeschaffungen vorgenommen; Liefermenge, Lieferzeitpunkt und Lieferpreis sind zu konkretisieren. Die Erteilung von Einzelaufträgen ist nur zuläs-

sig zwischen den in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterla- gen genannten Auftraggebern und den Unternehmen, mit denen Rahmenverein- barungen abgeschlossen wurden. Es dürfen keine wesentlichen Änderungen an den Bedingungen der Rahmenvereinbarung vorgenommen werden.

Bei Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen wird in der ersten Stufe ein Wettbewerb zur Teilnahme an der Rahmenvereinbarung durchgeführt und mit den ausgewählten Unternehmen der sogenannte Lieferan- tenpool gebildet. Die Vergabe der Einzelaufträge im Wettbewerb erfolgt dann in der zweiten Stufe über Einzelrealisationswettbewerbe (Miniwettbewerbe) gemäß § 21 Absatz 4 und 5 VgV, zum Beispiel in Form einer einfachen Preisabfrage.

Eine Rahmenvereinbarung darf nicht missbräuchlich oder in einer Art angewen- det werden, die den Wettbewerb behindert, einschränkt oder verfälscht.

10.7 Direktauftrag

10.7.1 Allgemeines

§ 14 UVgO findet mit der Maßgabe Anwendung, dass Liefer- und Dienstleistun- gen unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß § 7 LHO ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden kön- nen, wenn der voraussichtliche Auftragswert den Betrag von 100 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Dies gilt auch für die Beschaffung freiberuflicher Leistungen. Bezüglich der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen an Start-ups siehe Nummer 4.2.

Diese Ausnahme gilt nicht für die Gegenstände, die der gemeinsamen Beschaf- fung unterliegen (siehe Nummer 23).

Ein Direktauftrag ist zwar auch ein öffentlicher Auftrag im Sinne des Vergabe- rechts, allerdings erfolgt die Beschaffung ohne Durchführung eines förmlichen Vergabeverfahrens. Das heißt: Vergaberecht findet keine Anwendung. Es müs- sen weder Fristen festgelegt, noch müssen Vergabeunterlagen oder eine Leis- tungsbeschreibung erstellt werden. Es gilt kein Verhandlungsverbot. Auch der Grundsatz der Produktneutralität findet keine Anwendung. Ist der Anwendungs- bereich des Direktauftrags eröffnet, steht den Vergabestellen ein weiter Gestal- tungsspielraum zu. Jedoch sind bei der Bedarfsfeststellung und der Bedarfsent-

scheidung die haushaltsrechtlichen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Spar- samkeit zu beachten. Das bedeutet, dass die Vergabestellen entsprechend der zu beschaffenden Leistung durch angemessene Schritte zu überprüfen haben, was ein marktgerechter Preis für die zu beschaffende Leistung ist, um dann die Beschaffung zu möglichst wirtschaftlichen Konditionen – im Sinne eines mög- lichst guten Preis-Leistungs-Verhältnisses – durchzuführen.

10.7.2 Schätzung des Auftragswertes

Die Vergabestellen müssen vor der Vergabe eines Direktauftrages den voraus- sichtlichen Auftragswert gemäß den vergaberechtlichen Vorgaben (§ 3 Absatz 1 VgV) ermitteln. Der Auftragswert darf nicht in der Absicht, unter die Wertgrenze von 100.000 Euro zu kommen, manipulativ zu niedrig geschätzt oder gesplittet werden. Jedoch stellt nicht jede Aufteilung eines Gesamtauftrags in mehrere Teile eine derartige Umgehung dar. Dies ist vielmehr erst dann der Fall, wenn ein Auftrag, dessen Teile funktional und inhaltlich zusammenhängen, künstlich oder willkürlich und in der Absicht, unter die Wertgrenze zu kommen, gesplittet oder aufgeteilt wird. Optionen und Vertragsverlängerungen müssen, soweit sie vorher- sehbar sind, berücksichtigt werden.

10.7.3 Verfahren

Die Vergabestellen müssen sich am Markt über das in Betracht kommende Wa- ren- und Dienstleistungsangebot informieren und auf dieser Grundlage einen Auftrag erteilen. Dabei ist es nicht erforderlich, den oder die in Betracht kommen- den Leistungsanbieter zur Abgabe von Angeboten aufzufordern, es ist vielmehr ausreichend, auf allgemeine Leistungsangebote am Markt einzugehen. Dazu sind im Vorfeld der Beschaffung Marktrecherchen bzw. Preisvergleiche durchzu- führen (zum Beispiel im Internet, Angebote aus Prospekten bzw. Katalogen, Te- lefonauskünfte, formlose E-Mail-Anfragen). Empfehlenswert ist der Vergleich der Angebote von drei Anbietern, um dann unmittelbar die Leistung zu beschaffen bzw. zu beauftragen.

Verträge können schriftlich oder mündlich geschlossen werden. Aus Nachweis- und Beweiszwecken ist jedoch die Schriftform unbedingt empfehlenswert. Es ist auch ratsam, einen Mustervertrag vorzugeben, in dem beschrieben ist, welche Leistung beschafft werden soll und der alle notwendigen Vertragsinhalte (z.B. Zahlungsfristen, Lieferfristen, Lieferort, Lieferzeit, Haftung) enthält. So können auch die Vertragsbedingungen nach Nummer 10.7.5 berücksichtigt werden.

Bei Direktaufträgen gleicher Art sollen die Vergabestellen zwischen den beauf- tragten Unternehmen wechseln (Wechselgebot) und ebenso bislang nicht be- rücksichtigte Konkurrenten am Markt in geeigneten Fällen berücksichtigen. Auch beim Direktauftrag ist ein Mindestmaß an Wettbewerb sicherzustellen, um ein „Hoflieferantentum“ zu vermeiden. Ausnahmen vom Wechselgebot sind im Sinne einer Korruptionsprävention angemessen zu dokumentieren.

Das Erfordernis der Dokumentation besteht aus Gründen der Transparenz sowie den haushaltsrechtlichen Grundsätzen von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit auch beim Direktauftrag. Die Dokumentation muss aber nicht so umfangreich wie ein Vergabevermerk sein. Bei Maßnahmen mit nur geringer finanzieller Bedeu- tung kann von diesem Dokumentationsumfang abgesehen werden. Es wird da- her regelmäßig ausreichend sein, E-Mails, in denen Preise erfragt worden sind, oder Prospekte oder ausgedruckte Screenshots aus dem Internet zu Angeboten auszudrucken und formlos zu den betreffenden Unterlagen des Einkaufs (Bestel- lungen o.ä.) zu nehmen.

10.7.4 Anwendung sonstiges Vergaberecht

Bei Direktaufträgen

• ist das LTMG (siehe Nummer 6.3) nicht anzuwenden;

• sind die aus dem europäischen Primärrecht abgeleiteten Pflichten zur Gleich- behandlung und Transparenz bei Binnenmarktrelevanz (siehe Nummer 18.2.3) zu beachten.

• findet das Wettbewerbsregistergesetz aufgrund seines Wortlauts keine An- wendung. Den Vergabestellen steht es frei, vor Beauftragung eines Unterneh- mens auch beim Direktauftrag freiwillig eine Registerabfrage vorzunehmen.

• ist eine Übermittlung der Daten an die Vergabestatistik nach der VergStatVO unabhängig vom Auftragswert nicht erforderlich. Eine freiwillige Übermittlung der Daten ist immer möglich.

• Die Bagatellklausel bei der Auftragswertschätzung nach § 3 Absatz 9 VgV erlaubt es, wenn der geschätzte Nettowert des betreffenden Loses bei Liefer- und Dienstleistungen unter 80.000 Euro liegt und die Summe der Nettowerte

dieser Lose 20 Prozent des Gesamtwertes aller Lose nicht übersteigt, Unter- schwellenvergaberecht anzuwenden. Das heißt, dass auch in den in § 3 Ab- satz 9 VgV definierten Fällen Liefer- und Dienstleistungen ohne ein förmli- ches Vergabeverfahren beschafft werden können.

Dies gilt auch für die Vergabe an Start-ups nach Nummer 4.2.2.

10.7.5 Vertragsbedingungen

• Das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Tourismus empfiehlt, die Verdin- gungsordnung für Leistungen, Teil B Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), in den Vertrag einzubeziehen.

• Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistun- gen (EVB-IT) sind in der Regel auch bei einer Beauftragung im Rahmen ei- nes Direktauftrages einzubeziehen und damit zum Vertragsbestandteil zu machen (Nummer 5 Spiegelstrich 3 VV-LHO zu § 55 LHO). Die Anwen- dungspflicht gilt nicht, soweit im Einzelfall der geschätzte Auftragswert 10.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt; die Vergabestellen ent- scheiden in solchen Fällen nach eigenem Ermessen, ob dem abzuschließen- den Vertrag die EVB-IT zu Grunde gelegt werden.

• Bei der Vergabe von IT-Dienstleistungen ist auch bei Direktaufträgen zwin- gend eine Vertragsbedingung hinsichtlich der Pflicht zur Meldung von Cy- berangriffen beziehungsweise Sicherheitsvorfällen aufzunehmen (siehe An- lage 4 VwV Beschaffung). Gemäß Artikel 23 Absatz 1 der NIS-2-Richtlinie (EU-Richtlinie zur Netzwerk- und Informationssicherheit „The Network and Information Securitiy Directive”) müssen alle „wesentlichen und wichtigen Einrichtungen“ ihren jeweils zustän- digen Cybersicherheitsbehörden erhebliche Sicherheitsvorfälle unverzüglich melden. Grundsätzlich fallen alle obersten Bundes- und Landesbehörden un- ter den Begriff der „wichtigen Einrichtungen”. Alle wichtigen Einrichtungen in- nerhalb Landesverwaltung müssen von ihren jeweiligen externen Dienstleis- tern über entsprechende Vorfälle unverzüglich unterrichtet werden.

• Die Regelungen über die Sicherheitserklärung gemäß § 13 Landessicher- heitsüberprüfungsgesetz (LSÜG) sind auch bei Direktaufträgen aus Gründen des Geheim- und Sabotageschutzes und zum Schutz von Verschlusssachen in den Vertrag aufzunehmen, sofern das LÜSG Anwendung findet.

• Um eine Einflussnahme der Technologie von L. Ron Hubbard über öffentli- che Aufträge zu unterbinden, soll bei der Beauftragung von Werbeaufträgen, Heranziehung externer IT-Beratung, Beauftragung von Unternehmensbera- tungsfirmen und externer Fort- und Weiterbildung die Erklärung zur Techno- logie von L. Ron Hubbard auch bei Direktaufträgen gefordert werden (siehe Anlage 1 VwV Beschaffung).

• Die Geltung der Nutzungsbedingungen des Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) ist bei Direktaufträgen in den Fällen zu vereinba- ren, in denen der Auftragnehmer nach § 4a E-Government-Gesetz Baden- Württemberg in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung Baden-Würt- temberg grundsätzlich den ZRE zu verwenden hat.

Dies gilt auch für die Vergabe an Start-ups nach Nummer 4.2.2.

10.8 Befristung, Evaluation

Die in den Nummern 10.2 und 10.7 festgelegten Wertgrenzen sind bis zum Ab- lauf von drei Jahren nach Inkrafttreten der VwV Beschaffung befristet.

Die Auswirkungen der in den Nummern 10.2 und 10.7 festgelegten Wertgrenzen werden bis zum Ende des Jahres 2026 evaluiert.

10.9. Vergabe freiberuflicher Leistungen

Bei der Vergabe von freiberuflichen Leistungen (siehe Fußnote 2 zu § 50 UVgO) sind unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß § 7 LHO und aus Wettbewerbsgründen eine Markterkun- dung durchzuführen oder mehrere Vergleichsangebote einzuholen, es sei denn im Einzelfall rechtfertigen die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände, dass nur ein Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Dabei können sich Auftraggeber an der Regelung in § 12 Absatz 3 UVgO orientieren. Auf Num- mer 10.7 wird verwiesen (Direktauftrag).

Die Vorschriften zur Dokumentation von Vergabeverfahren in § 6 UVgO sind auch für den Bereich der Vergabe freiberuflicher Leistungen anzuwenden.

Im Bereich der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Würt- temberg gelten zusätzlich die Richtlinien für die Beteiligung freiberuflich Tätiger an Baumaßnahmen des Landes und des Bundes (RifT). Im Bereich der Straßen- bauverwaltung des Verkehrsministeriums gilt zusätzlich das Handbuch für die Vergabe und Ausführung von freiberuflichen Leistungen im Straßen- und Brü- ckenbau (HVA F-StB).

Im Bereich der Raumplanung, des Städtebaus, der Landschafts- und Freiraum- planung, des Bauwesens oder der Datenverarbeitung kann es sich anbieten, Pla- nungswettbewerbe durchzuführen. Bei Planungsleistungen sind §§ 69 ff. VgV und § 52 UVgO zu beachten.

Die Ausnahmetatbestände des § 116 Absatz 1 GWB für bestimmte Rechtsdienst-, Forschungs- und Entwicklungsleistungen gelten unterhalb der EU-Schwellenwerte entsprechend, das heißt die Regelungen des Vergaberechts müssen nicht ange- wandt werden.

10.10 Vergabe von öffentlichen Aufträgen über soziale und andere besondere Dienst- leistungen

Für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen über soziale und andere besondere Dienstleistungen im Sinne von § 130 Absatz 1 GWB gilt § 49 UVgO. Beispiele für soziale und andere besondere Dienstleistungen im Sinne § 49 UVgO finden sich im Anhang XIV der Richtlinie 2014/24/EU (Beispiele für soziale und andere be- sondere Dienstleistungen).

10.11 Vergabe von verteidigungs- oder sicherheitsspezifischen öffentlichen Aufträgen

Die Vergabe von verteidigungs- oder sicherheitsspezifischen öffentlichen Aufträ- gen ab den EU-Schwellenwerten richtet sich nach der VSVgV. Die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen erfolgt im nicht offenen Verfahren oder im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. In begründeten Ausnahmefäl- len ist ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb oder ein wettbe- werblicher Dialog zulässig. Verhandlungen im nicht offenen Verfahren sind unzu- lässig.

Die Vergabe von verteidigungs- oder sicherheitsspezifischen öffentlichen Aufträ- gen unterhalb der EU-Schwellenwerte richtet sich nach § 51 UVgO.

11 Vergabe von öffentlichen Aufträgen bei besonderen Unternehmen

11.1 Anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen, Blindenwerkstätten und Inklu- sionsbetriebe als bevorzugte Unternehmen

Die Dienststellen des Landes sind nach §§ 224 und 226 Sozialgesetzbuch - Neuntes Buch (SGB IX) verpflichtet, Aufträge, die von anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen nach §§ 219 Absatz 1, 225 SGB IX oder anerkannten Blindenwerkstätten nach § 226 SGB IX ausgeführt werden können, bevorzugt diesen anzubieten. Nach § 224 Absatz 2 SGB IX ist diese Vorschrift auch auf In- klusionsbetriebe nach § 215 SGB IX anzuwenden.

Gleiches gilt für Einrichtungen in anderen Staaten, die nach den rechtlichen Bestimmungen mit den vorgenannten deutschen Einrichtungen vergleichbar sind. Voraussetzung ist gemäß § 118 Absatz 2 GWB, dass mindestens 30 Pro- zent der in diesen Werkstätten oder Unternehmen Beschäftigten Menschen mit Behinderung oder benachteiligte Personen sind.

Eine Ausschreibung kann gemäß § 118 Absatz 1 GWB ausschließlich auf aner- kannte Werkstätten für behinderte Menschen und Blindenwerkstätten oder Sozi- alunternehmen beschränkt werden, hierunter fallen auch Inklusionsbetriebe nach § 215 SGB IX. In diesem Fall kann der Auftrag bei Vergaben unterhalb der EU- Schwellenwerte durch eine Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewett- bewerb vergeben werden, § 8 Absatz 4 Nummer 16a UVgO.

Ist die Ausschreibung nicht nur auf anerkannte Werkstätten für behinderte Men- schen, Blindenwerkstätten und Inklusionsbetriebe beschränkt, so ist einem Ange- bot eines bevorzugten Unternehmens der Zuschlag zu erteilen, wenn sie mindes- tens so wirtschaftlich sind wie das ansonsten wirtschaftlichste Angebot eines bie- tenden Unternehmens. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Angeboten wird der von einem bevorzugten Unternehmen angebotene Preis mit einem Ab- schlag von 15 Prozent gewertet.

Ein Verzeichnis der anerkannten Werkstätten und deren Produkte und Dienst- leistungen ist im Internet unter der Internetseite der Bundesagentur für Arbeit veröffentlicht. Ein Verzeichnis der baden-württembergischen Inklusionsbetriebe und deren Produkte und Dienstleistungen ist im Internet unter der Internetseite der Kampagne „Inklusionsunternehmen Baden-Württemberg“ veröffentlicht.

Zum Nachweis der Eigenschaft als bevorzugtes Unternehmen ist den Vergabe- stellen bis zum Angebotstermin vorzulegen:

a) bei Werkstätten für behinderte Menschen die von der Bundesagentur für Ar- beit nach § 225 SGB IX ausgesprochene Anerkennung;

b) bei Blindenwerkstätten die Anerkennung im Sinne der §§ 5 und 13 des Blin- denwarenvertriebsgesetzes (BliwaG). Das BliwaG wurde durch Artikel 30 des zweiten Gesetzes zum Abbau bürokratischer Hemmnisse insbesondere der mittelständischen Wirtschaft (BGBl. I 2007 S. 2246) mit Wirkung zum 14. September 2007 aufgehoben. Blindenwerkstätten, die am 13. Septem- ber 2007 staatlich anerkannt waren, genießen gemäß § 226 SGB IX in Ver- bindung mit § 224 SGB IX bei der Auftragsvergabe durch die öffentliche Hand Bestandsschutz;

c) bei Inklusionsbetrieben die Vorlage einer Bescheinigung des Integrationsam- tes des Kommunalverbandes für Jugend und Soziales, dass es sich um ei- nen Inklusionsbetrieb nach § 215 SGB IX handelt;

d) bei bietenden ausländischen Unternehmen die Vorlage einer Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslandes der Einrich- tung. Wird eine solche Bescheinigung in dem betreffenden Land nicht ausge- stellt, so kann sie durch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden, die die betreffende Einrichtung vor einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde, ei- nem Notar oder jeder anderen befugten Behörde des betreffenden Staates abgibt. In den Staaten, in denen es eine derartige Versicherung an Eides statt nicht gibt, kann dies durch eine feierliche Erklärung ersetzt werden. Die Echtheit der Versicherung an Eides statt oder feierlichen Erklärung ist durch die zuständige Behörde oder den Notar zu bescheinigen.

11.2 Justizvollzugsanstalten

Justizvollzugsanstalten in Baden-Württemberg sind unselbständige Untergliede- rungen des Landes. Leistungen, die von Justizvollzugsanstalten in Baden-Würt- temberg im Rahmen der Gefangenenarbeit angeboten werden, können daher vom Land im Wege der Eigenerledigung außerhalb des Vergaberechts vergeben werden. Für die landesunmittelbaren juristischen Personen des öffentlichen Rechts nach Nummer 2.2 ist im Einzelfall zu prüfen, ob die Voraussetzungen für eine Vergabe nach § 108 GWB vorliegen.

Das Justizministerium unterrichtet die Dienststellen, welche Leistungen von den Justizvollzugsanstalten Baden-Württemberg erbracht werden.

12 Unterstützung durch die IHK Auftragsberatungsstelle Baden-Württemberg

Die IHK-Auftragsberatungsstelle Baden-Württemberg, Jägerstraße 30, 70174 Stuttgart, Telefon 0711/2005-1543 oder -1542, Telefax 0711/ 2005 601528, E-Mail: auftragsberatung@stuttgart.ihk.de, benennt Auftraggebern auf Anfrage gezielt fachkundige und leistungsfähige Unternehmen, die für den Auf- trag geeignet erscheinen. Informationen zum Benennungsverfahren sowie ein in- teraktives Anfrageformular (Benennungsformular) sind zu finden unter der Inter- netseite der IHK Region Stuttgart, Auftragsberatungsstelle.

Bei der IHK-Auftragsberatungsstelle Baden-Württemberg ist das amtliche Ver- zeichnis entsprechend § 48 Absatz 8 VgV beziehungsweise § 35 Absatz 6 UVgO eingerichtet (Präqualifizierung). Unternehmen erhalten durch die Eintragung in das amtliche Verzeichnis eine rechtssichere Position in Form einer Eignungsver- mutung (siehe Nummer 19.2.1).

13 Vergabeservice des Logistikzentrums Baden-Württemberg (LZBW) bei Ein- zelbeschaffungen

Auch für Bedarfsgegenstände, die nicht der gemeinsamen Beschaffung gemäß Nummer 23 unterliegen, können die Auftraggeber das LZBW mit der Durchfüh- rung von Ausschreibungsverfahren sowie bei Bedarf auch mit der Aufbereitung und Bereitstellung der Ausschreibungsergebnisse in Form elektronischer Kata- loge beauftragen. Dies gilt auch bei Vertragsgestaltungen und -verhandlungen. Nach § 108 Absatz 1 GWB können öffentliche Aufträge zur Ausübung zentraler Beschaffungstätigkeiten an das LZBW vergeben werden, ohne ein Vergabever- fahren durchzuführen. Derartige Dienstleistungsaufträge können auch Bera- tungs- und Unterstützungsleistungen bei der Vorbereitung oder Durchführung von Vergabeverfahren umfassen.

Die Auftraggeber teilen dem LZBW dazu die fachlichen Leistungsvorgaben mit. Bei der Durchführung der Ausschreibungsverfahren folgt das LZBW den Vorga- ben der Auftraggeber, soweit nicht vergaberechtliche Vorschriften entgegenste- hen. Die Zuschläge werden vom LZBW nach Maßgabe des Vergaberechts im Einvernehmen mit den Auftraggebern erteilt.

Das LZBW stellt den Auftraggebern seinen Personal- und Sachaufwand für den Vergabeservice in Rechnung.

14 Leistungsbeschreibung, Aufgabenbeschreibung

14.1 Leistungsbestimmungsrecht

Die Auftraggeber haben bei der Definition des Auftragsgegenstands ein originä- res Leistungsbestimmungsrecht, das heißt, sie können bestimmen was beschafft werden soll, welche Eignungs- und Zuschlagskriterien gelten und wie diese ge- wertet werden sollen.

14.2 Eindeutige und erschöpfende Leistungsbeschreibung

Für die Erstellung der Leistungsbeschreibung sind § 121 GWB, § 31 VgV bezie- hungsweise § 23 UVgO zu beachten. Die Leistungsbeschreibung ist das Kern- stück des Vergabeverfahrens. Um Fehler zu vermeiden, ist sie sorgfältig zu er- stellen. Die Leistung muss so eindeutig und so erschöpfend beschrieben werden,

dass alle bietenden Unternehmen die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und die Angebote miteinander verglichen werden können.

Es gibt verschiedene Arten, Leistungen zu beschreiben:

a) konventionelle Leistungsbeschreibung: Verkehrsübliche Bezeichnung nach Art, Beschaffenheit und Umfang;

b) konstruktive Leistungsbeschreibung: Leistungsbeschreibung mit Leistungs- verzeichnis; bei einer konstruktiven Leistungsbeschreibung wird die Leistung in ihre wesentlichen Merkmale und konstruktiven Einzelheiten gegliedert;

c) funktionale Leistungsbeschreibung: Darstellung des Zwecks der Leistung, der Funktion der Leistung sowie der an die Leistung gestellten sonstigen An- forderungen.

Eine Kombination der verschiedenen Arten ist möglich.

In Ausnahmefällen ist es möglich, in die Leistungsbeschreibung Eventual- bezie- hungsweise Bedarfspositionen sowie Alternativ- beziehungsweise Wahlpositio- nen als Optionsrecht des Auftraggebers aufzunehmen.

Eine Bedarfsposition beziehungsweise Eventualposition liegt vor, wenn der Auf- traggeber die Ausführung einer bestimmten Position nur bei Bedarf anordnet. Be- darfs- oder Eventualpositionen sind nur in eng begrenzten Ausnahmefällen zu- lässig, wenn ein objektives Bedürfnis hierfür vorhanden ist und der Auftraggeber noch keine hinreichenden Erfahrungen hat, ob und unter welchen Umständen er die Bedarfsleistung benötigen wird. Eine Wahl- beziehungsweise Alternativposi- tion liegt vor, wenn zwar feststeht, dass eine bestimmte Leistung ausgeführt wer- den soll, der Auftraggeber sich aber ein Wahlrecht über die Art und Weise der Ausführung vorbehalten möchte. Eine Option ist das Recht, einen bestehenden Vertrag durch einseitige Erklärung zu ändern, insbesondere zu verlängern, wobei ein Vertragspartner fest gebunden und der andere Vertragspartner frei ist, die Option auszuüben. Gewertet wird bei einer Ausschreibung mit Wahlpositionen aber nur die Variante, die tatsächlich beauftragt wird. Der Auftraggeber muss sich spätestens mit Zuschlag für eine Wahlposition entscheiden; andernfalls ist die Grundposition zu werten und zu beauftragen.

Zur Leistungsbeschreibung gemäß § 31 VgV oder § 23 UVgO gehören insbeson- dere:

a) die (technischen) Daten der Ware oder Dienstleistung, die beschafft werden soll; wenn die Leistung einer Zertifizierung unterliegen soll, haben dies die bietenden Unternehmen nachzuweisen; nähere Angaben hierzu finden sich in der Anlage 1 der VgV (Technische Anforderungen, Begriffsbestimmun- gen);

b) die benötigte Menge, die möglichst genau anzugeben ist; bei Rahmenverein- barungen ohne garantierte Mengenabnahme muss zumindest ein geschätz- ter Verbrauch angegeben werden, damit die bietenden Unternehmen einen Anhaltspunkt für die Preiskalkulation haben;

c) der Liefer- oder Ausführungsort;

d) die Angabe, ob zur Auswahl der Ware Proben und/oder Muster benötigt wer- den; bei einigen Dienstleistungen kann eine Besichtigung notwendig sein; wird diese erwartet, ist dies auch in der Leistungsbeschreibung zu erwähnen und den Vergabeunterlagen eine Besichtigungsbestätigung beizufügen;

e) Angaben, ob Gerätevorführungen, Teststellungen von Geräten beim Bedarfs- träger oder Testmessungen im Rahmen des Vergabeverfahrens vorgesehen sind;

f) Angaben zur Wartung und zur Einweisung der Beschäftigten des Auftragge- bers;

g) gegebenenfalls Regelungen zur Überlassung von Material, das sich im Ei- gentum des Landes befindet, zur Be- oder Verarbeitung.

14.3 Aufgabenbeschreibung für Dienstleistungen, deren Lösung vorab nicht eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann

In der Aufgabenbeschreibung ist die gestellte Aufgabe beschreibbar, nicht aber die Leistung als solche, nämlich die konkrete Lösung der Aufgabe mit allen dazu führenden Lösungsschritten. Die Aufgabenbeschreibung enthält lediglich die Auf- gabenstellung der Auftraggeber, nicht den abschließenden Auftragsinhalt und die

Auftragsbedingungen, welche noch festzulegen sind. Die Beschreibung der Auf- gabe hat so zu erfolgen (Zielsetzung, Rahmenbedingungen und eventuell die wesentlichen Einzelheiten der Aufgabe), dass alle Unternehmen die Beschrei- bung im gleichen Sinne verstehen können. Die Anforderungen und auch die Be- gründungstiefe fallen weit geringer aus als bei einer Leistungsbeschreibung.

15 Nachhaltige Beschaffung

15.1 Berücksichtigung in Leistungsbeschreibung und Ausführungsbedingungen

Bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung ist ab den EU-Schwellenwerten zu prüfen, ob nachhaltige Aspekte berücksichtigt werden können. § 31 Absatz 3 VgV ist zu beachten.

Bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung unterhalb der EU-Schwellenwerte sind nachhaltige Aspekte zu berücksichtigen, soweit sachgerecht und sofern ein sachlicher Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand besteht, es sei denn eine Berücksichtigung ist nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich. Die Er- gebnisse der Bedarfsanalyse finden in die Leistungsbeschreibung Eingang (siehe Nummer 7.1.2).

Das zentrale Portal für nachhaltige Beschaffung des Beschaffungsamtes des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) – Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung informiert über Gesetze, Regelungen, Leitfäden und Beispiele aus Bund, Ländern und Kommunen zur nachhaltigen Beschaffung (siehe Internetseite der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung).

15.2 Umwelt- und klimarelevante Aspekte

15.2.1 Grundsätze

Im Rahmen der VwV Beschaffung ist unter den am Markt befindlichen und für den vorgesehenen Verwendungszweck gleichwertig geeigneten Erzeugnissen beziehungsweise Dienstleistungen das Angebot zu bevorzugen, das bei Herstel- lung, Transport, Gebrauch und Entsorgung die geringsten Umweltbelastungen hervorruft. Eine zentrale Vorschrift nachhaltiger Beschaffung stellt § 2 LKreiWiG dar. Auf die in § 2 LKreiWiG festgelegten Pflichten der öffentlichen Hand bei der

Beschaffung wird daher hingewiesen. Die dortigen Anforderungen bedürfen kei- ner gesonderten Prüfung, wenn Produkte mit anerkannten Gütezeichen gemäß Nummer 15.6 gekennzeichnet sind.

Bei der Leistungsbeschreibung ist, soweit vorhanden und bei der konkreten Be- schaffung verwendbar, auf vorhandene Gütezeichen verwiesen werden, die den Anforderungen nach § 34 VgV oder § 24 UVgO entsprechen (siehe Nummer 15.6). Es ist darauf hinzuweisen, dass Leistungen, die den Kriterien des Gütezei- chens entsprechen, ebenfalls den Anforderungen an die zu erbringende Leistung genügen. Insbesondere soll, soweit vorhanden und bei der konkreten Beschaf- fung verwendbar, die Vorlage

• des Umweltzeichens „Blauer Engel“ oder eines gleichwertigen Nachweises, soweit das Umweltzeichen „Blauer Engel“ für die betreffende Leistung nicht vorhanden ist;

• der europäischen Energieverbrauchskennzeichnung,

• des Europäischen Umweltzeichens gemäß der Verordnung (EG) Nr. 66/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2009 über das EU-Umweltzeichen (ABl. L 27 vom 30. Januar 2010, S. 1), zuletzt geän- dert durch Artikel 1 der Verordnung (EU) 2017/1941 vom 24. Oktober 2017 (ABl. L 275 vom 25. Oktober 2017, S. 9)

gemäß § 34 VgV oder § 43 UVgO verlangt werden. Gleichwertige Gütezeichen sind anzuerkennen.

15.2.2 Nachhaltige Beschaffung von Lebensmitteln

Bei der Beschaffung von Lebensmitteln und Speisen sind die Leitsätze der Er- nährungsstrategie des Landes Baden-Württemberg und die Ziele des Biodiversi- tätsstärkungsgesetzes des Landes Baden-Württemberg zu beachten. Umwelt- und klimagerechte Aspekte, wie zum Beispiel nachhaltige, transparente und nachvollziehbare Lieferketten und kurze Transportwege von pflanzlichen und von tierischen Produkten sollen berücksichtigt werden.

Bei Produkten mit Gütezeichen entsprechend dem einschlägigen EU-Recht aner- kannter Qualitätsprogramme, wie zum Beispiel dem Qualitätszeichen Baden- Württemberg (QZBW) und dem Bio-Zeichen Baden-Württemberg (BIOZBW), gel-

ten diese Kriterien als erfüllt. Auch andere geeignete Nachweise werden akzep- tiert, sofern nachvollziehbar nachgewiesen wird, dass die zu erbringenden Liefe- rungen oder Dienstleistungen die Anforderungen des spezifischen Gütezeichens oder die angegebenen spezifischen Anforderungen erfüllen.

15.2.3 Nachhaltige Beschaffung von Papierprodukten

Zur Deckung des Bedarfs an Papier, Versand- und Verpackungsmaterial aus Pa- pier, Pappe und Karton sind Recyclingprodukte zu beschaffen. Die Recyclingei- genschaften gelten als erfüllt, wenn das Produkt mit dem Umweltzeichen „Blauer Engel“ zertifiziert ist oder gleichwertige Kriterien erfüllt. Dabei ist für registraturre- levantes Schriftgut als Druckerpapier alterungsbeständiges Papier gemäß DIN 6738 oder ISO 20494 zu beschaffen.

15.3. Fair gehandelte Produkte)

Im Rahmen der Vergabevorschriften sollen unter den für den vorgesehenen Ver- wendungszweck gleichwertig geeigneten Erzeugnissen beziehungsweise Dienst- leistungen fair gehandelte Produkte bevorzugt werden. Dies kommt insbeson- dere bei Agrarprodukten wie zum Beispiel Kaffee, Tee, Kakao, Zucker, Reis, Orangen- oder Tomatensaft, Blumen sowie bei Sportartikeln, insbesondere Bäl- len, Teppichen und Textilien in Betracht.

Eine Berücksichtigung von fair gehandelten Produkten im Rahmen der Zu- schlagskriterien setzt voraus, dass die für die Ausschreibung relevanten Kriterien des fairen Handels in der Leistungsbeschreibung aufgeführt sind.

15.4 Innovative Aspekte

Das öffentliche Auftragswesen ist ein Instrument, um die Forschung und Innova- tion, einschließlich von Umweltinnovation und sozialer Innovation voranzubrin- gen. Gibt es einen Beschaffungsbedarf, für den es noch keine kommerziell trag- fähige Lösung auf dem Markt gibt oder für den die vorhandenen Lösungen noch Unzulänglichkeiten aufweisen, kann dies ab den EU-Schwellenwerten zum Bei- spiel im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, im wettbewerblichen Dialog, durch eine Innovationspartnerschaft, durch eine funktionale Leistungsbe- schreibung oder durch Nebenangebote berücksichtigt werden.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) und der Bun- desverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. betreiben das Kompe- tenzzentrum Innovative Beschaffung. Auftraggeber werden durch das Kompe- tenzzentrum Innovative Beschaffung in Form von Informationen, gezielten Veran- staltungen mit Best-Practice-Beispielen sowie Einzelfallberatungen bei der Aus- richtung innovationsorientierter Beschaffungsprozesse kostenlos unterstützt. Dazu wurde eine Internetplattform (Internetseite des Kompetenzzentrums inno- vative Beschaffung) aufgebaut. Diese enthält neben allgemeinen Informationen zum Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung und zur innovationsorientierten öffentlichen Beschaffung eine Projektdatenbank sowie ein interaktives Forum.

15.5 Nachweisführung durch Gütezeichen

Als Beleg dafür, dass eine Liefer- oder Dienstleistung bestimmten, in der Leis- tungsbeschreibung geforderten Nachhaltigkeitsmerkmalen entspricht, kann der Auftraggeber die Vorlage von Gütezeichen („Siegeln“) nach Maßgabe des § 34 VgV beziehungsweise des § 24 UVgO verlangen. Im Unterschied zu § 34 VgV müssen unterhalb der EU-Schwellenwerte nach § 24 UVgO nicht alle Anforde- rungen des Gütezeichens mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. Hier müssen die Kriterien des Gütezeichens für die Bestimmung der Merkmale der Leistung (lediglich) geeignet sein. Auftraggeber können Gütezeichen unter- halb der EU-Schwellenwerte damit leichter vorgeben. Sofern möglich soll dabei pauschal auf das Gütezeichen verwiesen werden, um so den Beschaffungspro- zess zu erleichtern.

Der Kompass Nachhaltigkeit (die Internetplattform Kompass Nachhaltigkeit wurde im Auftrag des BMZ aufgebaut) informiert auf seiner Internetseite über Gütezeichen, welche die Bedingungen des § 34 Absatz 2 VgV erfüllen (siehe Gütezeichen auf der Internetseite Kompass nachhaltige Beschaffung). Bei den dort aufgeführten Gütezeichen handelt es sich nicht um eine abschließende Auf- zählung. Da § 24 UVgO im Wesentlichen § 34 VgV entspricht, erfüllen Gütezei- chen, die die Bedingungen des § 34 Absatz 2 VgV einhalten, auch die Anforde- rungen des § 24 Absatz 2 UVgO.

15.6 Ausführungsbedingungen

Der Auftraggeber ist durch § 128 Absatz 2 GWB ermächtigt, nach Ermessen stra- tegische Ziele bei der Auftragsausführung mittels besonderer Vertragsbedingun- gen zu verfolgen. Die Ausführungsbedingungen regeln das „Wie“ (Modalitäten)

der Vertragserfüllung mit Bezug zum Auftragsgegenstand. Ausführungsbedin- gungen definieren für alle Bieter gleiche (Mindest-)Anforderungen, die mit Zu- schlag Vertragsbestandteil werden. Ausführungsbedingungen setzen als Ver- tragsbedingungen zeitlich nach dem Zuschlag an und betreffen somit direkt die Modalitäten der vertraglichen Leistungserbringung.

Der Auftraggeber soll von den Unternehmen ein klimafreundliches Verhalten bei der Ausführung des Auftrags fordern, solange es sich um Bedingungen handelt, die sich auf die Auftragsausführung beziehen und im sachlichen Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen. Allgemeine Anforderungen an das Verhal- ten oder die Unternehmenspolitik der Unternehmen sind dagegen unzulässig.

Bei Lieferleistungen sollen in geeigneten Fällen grundsätzlich umwelt- und klima- freundliche und insbesondere energieeffizienzbezogene Ausführungsbedingun- gen vorgegeben werden, zum Beispiel Bedingungen an die umwelt- und klima- freundliche sowie rezyklierbare Verpackung, an die Rücknahme von Abfall bezie- hungsweise von Geräten nach Beendigung der Nutzungszeit oder Schulung der Mitarbeitenden der Unternehmen über Klimaschutzaspekte. Sie dürfen aufge- stellt werden, wenn die Bedingungen im Rahmen der Auftragsausführung rele- vant werden könnten, weil beispielsweise umweltrelevante Tätigkeiten oder Leis- tungen erbracht werden sollen. Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist zu be- achten.

Auch im Rahmen der Ausführungsbedingungen können Gütezeichen (vergleiche Nummer 15.6) vorgegeben werden.

16 Vergaberecht in Krisensituationen

Soweit in der UVgO nicht abweichend geregelt, bietet das geltende Haushalts- und Vergaberecht zur Bewältigung von Krisensituationen die folgenden Möglich- keiten, um Vergabeverfahren schnell, aber auch rechtssicher und effizient durch- zuführen (hinsichtlich des Begriffs „Krise“ wird auf § 4 Absatz 1 VSVgV verwie- sen). Gegebenenfalls gehen aber Regelungen und/oder Rundschreiben/Hin- weise, die der Bund oder das Land aus Anlass einer bestimmten Krise erlassen hat, der Regelung in Nummer 16 vor.

16.1 Öffentliche Aufträge ab Erreichen der EU-Schwellenwerte

Im beschleunigten offenen oder nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsver- fahren mit Teilnahmewettbewerb können die Fristen für Teilnahmeanträge auf 15 Tage und für die Abgabe von Angeboten auf 10 Tage herabgesetzt werden. Vo- raussetzung ist, dass eine hinreichend begründete Dringlichkeit vorliegt.

Darüber hinaus kommt ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb in Betracht, wenn aufgrund der konkreten Situation auch diese verkürzten Fristen nicht einzuhalten sind. Dieses Verfahren kann nach § 14 Absatz 4 Nummer 3 VgV angewandt werden, wenn

• ein unvorhergesehenes Ereignis vorliegt;

• äußerst dringliche und zwingende Gründe bestehen, die die Einhaltung der in anderen Verfahren vorgeschriebenen Fristen nicht zulassen; die Umstände zur Begründung der äußersten Dringlichkeit dürfen dem öffentlichen Auftrag- geber nicht zuzurechnen sein;

• ein kausaler Zusammenhang zwischen dem unvorhergesehenen Ereignis und der Unmöglichkeit besteht, die Fristen anderer Vergabeverfahren einzu- halten.

Krisensituationen können im konkreten Einzelfall zu einem äußerst kurzfristigen Beschaffungsbedarf führen, bei dem aufgrund der bestehenden Gefährdungen für ein wichtiges Rechtsgut Aufträge zügig vergeben und ausgeführt werden müssen. Hierbei dürften regelmäßig sowohl das Tatbestandsmerkmal „unvorher- gesehenes Ereignis" als auch „dringliche und zwingende Gründe" im Zusammen- hang mit öffentlichen Aufträgen zur Bewältigung von Krisensituationen anzuneh- men sein. Zwar empfiehlt es sich im Sinne einer effizienten Verwendung von Haushaltsmitteln, nach Möglichkeit mehrere Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sollten es die Umstände aber erfordern (zum Beispiel, wenn nur ein Unternehmen in der Lage sein wird, den Auftrag unter den durch die zwin- gende Dringlichkeit auferlegten technischen und zeitlichen Zwängen zu erfüllen), kann auch nur ein Unternehmen angesprochen werden.

16.2 Öffentliche Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte

Bei öffentlichen Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte bietet sich für eine schnelle und effiziente Beschaffung in Dringlichkeits- und Notfallsituationen die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb nach § 8 Absatz 4 Nummer 9 UVgO an:

• Bei einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb fordert der Auf- traggeber mehrere, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen unmittelbar zur Angebotsabgabe auf. Dabei sind angemessene Fristen zu setzen, die in Anbetracht der Gesamtumstände aber sehr kurz ausfallen können.

• Wenn eine Leistung im Falle von Umständen, die der Auftraggeber nicht vo- raussehen konnte, besonders dringlich ist und die Gründe für die besondere Dringlichkeit nicht dem Verhalten des Auftraggebers zuzurechnen ist, kann auch nur ein Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (§ 12 Absatz 3 UVgO).

• Nach Nummer 10.2 ist eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbe- werb ohne Prüfung der vergaberechtlichen Voraussetzungen des § 8 Absatz 4 UVgO zulässig. Liegen zugleich die Voraussetzungen der Dringlichkeit ge- mäß § 8 Absatz 4 Nummer 9 UVgO vor, kann auch nur ein Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (§ 12 Absatz 3 UVgO).

Nach Nummer 10.7 können Liefer- und Dienstleistungen unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß § 7 LHO ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden, wenn der voraussichtliche Auf- tragswert den Betrag von 100 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt.

16.3 Ausweitung bestehender Verträge

Nach § 132 Absatz 2 GWB besteht die Möglichkeit, bereits bestehende Verträge im Einvernehmen der Vertragsparteien zu verlängern und wertmäßig auszuwei- ten, ohne dass hierfür ein neues Vergabeverfahren durchgeführt werden muss. Zur Bewältigung kurzfristiger Beschaffungsbedarfe kommt insbesondere eine Vertragsänderung, -verlängerung und/oder -ausweitung nach § 132 Absatz 2 Satz 1 Nummer 3 GWB in Betracht. Über § 47 Absatz 1 UVgO gilt diese Vor- schrift auch für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU- Schwellenwerte. Hierfür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Änderung/Ausweitung ist erforderlich aufgrund des Vorliegens von Um- ständen, die der öffentliche Auftraggeber im Rahmen seiner Sorgfaltspflich- ten nicht vorhersehen konnte; im Fall von Beschaffungen, die im Zusammen- hang mit der Bewältigung von Krisensituationen kurzfristig erforderlich sind, dürfte dies regelmäßig gegeben sein;

• keine Änderung des Gesamtcharakters des Auftrags aufgrund der Vertrags- änderung, -verlängerung und/oder -ausweitung; Der Gesamtcharakter des Vertrags würde dann geändert, wenn zum Beispiel anstelle einer Lieferleis- tung eine Dienstleistung eingekauft würde. Keine Änderung des Gesamtcha- rakters liegt zum Beispiel vor, wenn lediglich die Liefermengen der vereinbar- ten Leistung erhöht werden oder ein bestehender Liefervertrag über be- stimmte medizinische Hilfsmittel um weitere Gegenstände ergänzt wird, die dem gleichen oder einem ähnlichen Zweck gelten;

• der Preis darf nicht um mehr als 50 Prozent des Wertes des ursprünglichen Auftrags erhöht werden.

17 Aufteilung von Aufträgen und Zulassung von Nebenangeboten

17.1 Losbildung

Damit sich auch Unternehmen der mittelständischen Wirtschaft entsprechend ih- rer Leistungsfähigkeit um Aufträge bewerben können, sind Leistungen gemäß § 97 Absatz 4 GWB in der Regel in der Menge aufgeteilt (Teillose) und/oder Leis- tungen verschiedener Handwerks- und Gewerbezweige getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose beziehungsweise Gewerke) zu vergeben. Sprechen wirt- schaftliche oder technische Gründe gegen eine Aufteilung, ist die Bündelung und gemeinsame Vergabe mehrerer Teil- oder Fachlose zulässig. Als Gründe, von einer Losaufteilung abzusehen, kommen beispielsweise unverhältnismäßige Kostennachteile, starke Verzögerung des Vorhabens, unverhältnismäßig hoher Koordinierungsaufwand oder unwirtschaftliche Zersplitterung aufgrund eines ge- ringen Auftragswertes in Betracht.

Die Entscheidung, keine Lose zu bilden, ist in der Vergabedokumentation zu be- gründen.

Für die Aufteilung nach Losen ist § 30 VgV beziehungsweise § 22 UVgO zu be- achten.

Das BMWK stellt den Auftraggebern auf seiner Internetseite für die Branchen Gebäudereinigung, IT-Dienstleistungen, Mobiliar, Elektroinstallation und EDV- Technik ein elektronisches Berechnungswerkzeug zur Ermittlung der mittel- standsgerechten Bildung von Teillosen sowie einen Leitfaden dazu zur Verfü- gung (siehe Leitfaden und Berechnungswerkzeug zur Losbildung auf der Inter- netseite des BMWK).

17.2 Nebenangebote

Nebenangebote können gemäß § 35 VgV beziehungsweise § 25 UVgO zugelas- sen werden. Die Zulassung von Nebenangeboten muss ausdrücklich erfolgen, da eine fehlende ausdrückliche Zulassung von Nebenangeboten deren Nichtzu- lassung zur Folge hat.

Nebenangebote sind im Falle einer verstärkt konstruktiven Leistungsbeschrei- bung herkömmlicher Lösungen eine gute Möglichkeit für Auftraggeber, energieef- fiziente Varianten in das Verfahren einzubeziehen, zum Beispiel Produkte, die besonders wenig Energie verbrauchen oder die für die Nutzung erneuerbarer Energien besonders geeignet sind.

18 Vergabeverfahren

18.1 Vergabeunterlagen

18.1.1 Umfang

Der Umfang der Vergabeunterlagen ergibt sich aus § 29 VgV beziehungsweise § 21 UVgO.

18.1.2 Vertragsbedingungen

Als Vertragsbedingungen zu nennen sind insbesondere:

a) die VOL/B ist in der Regel in den Vertrag einzubeziehen; auf die Ausnahmen in § 29 Absatz 2 VgV beziehungsweise § 21 Absatz 4 UVgO wird hingewie- sen;

b) ab einem geschätzten Auftragswert von 20 000 Euro (ohne Umsatzsteuer), die Besonderen Vertragsbedingungen nach dem LTMG (zu finden auf der In- ternetseite der Servicestelle Landestariftreue- und Mindestlohngesetz beim Regierungspräsidium Stuttgart);

c) für die Beschaffung von IT-Leistungen die Ergänzenden Vertragsbedingun- gen (EVB-IT). Die Vertragsmuster und die entsprechenden Allgemeinen Ge- schäftsbedingungen beziehungsweise die Besonderen Vertragsbedingungen für die Beschaffung und den Betrieb von DV-Anlagen und -Geräten sowie von DV-Programmen sind anzuwenden; die Hinweise zu den EVB-IT sind zu berücksichtigen; bei der Entscheidung welches der Vertragsmuster Anwen- dung findet, ist die Entscheidungshilfe des Bundes heranzuziehen; die EVB- IT einschließlich der Hinweise stehen auf der Internetseite des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik des BMI;

d) bei der Vergabe von IT-Dienstleistungen ist eine Vertragsbedingung hinsicht- lich der Pflicht zur Meldung von Cyberangriffen beziehungsweise Sicherheits- vorfällen aufzunehmen (siehe VwV Beschaffung Anlage 4);

e) die Regelungen über die Sicherheitserklärung gemäß § 13 LSÜG ff., sofern diese Anwendung finden;

f) bei Vergaben von Werbeaufträgen, Heranziehung externer IT-Beratung, Be- auftragung von Unternehmensberatungsfirmen und externer Fort- und Wei- terbildung soll die Erklärung zur Technologie von L. Ron Hubbard gefordert werden (VwV Beschaffung Anlage 1);

g) in Fällen, in denen der Auftragnehmer nach § 4a E-Government-Gesetz Ba- den-Württemberg in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung Baden- Württemberg grundsätzlich den Zentralen Rechnungseingang Baden-Würt- temberg (ZRE) zu verwenden hat, die Vereinbarung der Geltung der Nut- zungsbedingungen des ZRE (ein entsprechender Textbaustein ist zu finden auf der Internetseite des Wirtschaftsministeriums Arbeitshilfen für die Be- schaffung);

h) individuelle Ergänzungen je nach Auftragsgegenstand.

Hinsichtlich der Vertragsbedingungen bei Direktaufträgen wird auf Nummer 10.7.5 verwiesen.

Eine Orientierung bei der Erstellung der Vergabeunterlagen für freiberufliche Leistungen bieten

• die Richtlinien der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden- Württemberg für die Beteiligung freiberuflich Tätiger - RifT (siehe Internet- seite der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württem- berg).

• das Handbuch für die Vergabe und Ausführung von freiberuflichen Leistun- gen im Straßen- und Brückenbau – HVA F-StB (siehe Intranet der Straßen- bauverwaltung).

Unternehmen sind in den Vergabeunterlagen an geeigneter Stelle darauf hinzu- weisen, wenn die Nachweisführung zur fachlichen und technischen Eignung so- wie zur Zuverlässigkeit durch ein Präqualifikationszertifikat zugelassen wird (siehe Nummer 19.2.1).

18.2 Vorinformation, Auftragsbekanntmachung

18.2.1 Vorinformation

Bei Vergaben ab den EU-Schwellenwerten kann der Auftraggeber die Absicht ei- ner geplanten Auftragsvergabe gemäß § 38 VgV durch Veröffentlichung einer Vorinformation bekanntgeben. Nummer 18.2.2 Absatz 1 gilt entsprechend.

18.2.2 Auftragsbekanntmachung

Der Auftraggeber teilt seine Absicht, einen öffentlichen Auftrag zu vergeben oder eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, gemäß § 37 ff. VgV beziehungsweise §§ 27 ff. UVgO in einer Auftragsbekanntmachung mit. Auf Nummer 18.2.1 wird verwiesen. Die Auftragsbekanntmachung soll in der Regel zumindest im Internet auf den Plattformen des Bundes, der Länder und Kommunen für elektronische Ausschreibungen und dem Serviceportal des Landes Baden-Württemberg erfol- gen, sowie in geeigneten Fällen zusätzlich in der Fach- und Tagespresse. Dies gilt auch, wenn eine Pflichtveröffentlichung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union erforderlich ist.

Falls eine europaweite Veröffentlichung stattfinden soll, ist darauf zu achten, dass die Veröffentlichung unter der Onlineversion des Supplements zum Amts- blatt der Europäischen Union (Online-Version des Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union für das europäische öffentliche Auftragswesen) vor der nati- onalen Veröffentlichung auf Plattform des Bundes, der Länder und Kommunen für elektronische Ausschreibungen und anderen lokalen Plattformen erfolgt. Die Auftragsbekanntmachung wird nach dem Muster gemäß Anhang II der Durchfüh- rungsverordnung (EU) Nr. 2015/1986 erstellt. Die Fristberechnung innerhalb der einzelnen Vergabeverfahren richtet sich hierbei nach dem Tag der Absendung der Bekanntmachung an ted.europa.eu, nicht nach dem Tag der Veröffentli- chung.

Die Anschrift der nach § 37 Absatz 3 VgV in der Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen anzugebenden Vergabekammer lautet:

Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe, 76247 Karlsruhe (Dienstgebäude: Kapellenstraße 17 in 76131 Karlsruhe), Tele- fon: 0721 / 926-8730, Telefax: 0721 / 926-3985, E-Mail: vergabekam- mer@rpk.bwl.de.

18.2.3 Bekanntmachung aufgrund von Binnenmarktrelevanz

Insbesondere bei Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte muss aufgrund der Mitteilung der Kommission zu Auslegungsfragen in Bezug auf das Gemein- schaftsrecht, das für die Vergabe öffentlicher Aufträge gilt, die nicht oder nur teil- weise unter die Vergaberichtlinien fallen (2006/C1790/2), geprüft werden, ob Auf- träge binnenmarktrelevant sind (grenzüberschreitendes Interesse). Die Entschei- dung, inwieweit ein Auftrag möglicherweise für Wirtschaftsteilnehmer aus ande- ren Mitgliedstaaten von Interesse sein könnte, obliegt den einzelnen Auftragge- bern und unterliegt der gerichtlichen Kontrolle durch den Europäischen Gerichts- hof.

18.2.3.1 Voraussetzungen

Nach Auffassung der Kommission muss der Entscheidung, ob Binnenmarktrele- vanz vorliegt, eine Prüfung der Umstände des jeweiligen Einzelfalls vorausge- hen, wobei Sachverhalte wie

• der Auftragsgegenstand;

• der geschätzte Auftragswert;

• die Besonderheiten des betreffenden Sektors (Größe und Struktur des Mark- tes, wirtschaftliche Gepflogenheiten und so weiter);

• sowie die geographische Lage des Orts der Leistungserbringung

zu berücksichtigen sind. Die Entscheidung ist zu dokumentieren.

Nach der EuGH-Rechtsprechung liegt keine Binnenmarktrelevanz vor, wenn ein Auftrag wegen besonderer Umstände, wie beispielsweise einer sehr geringfügi- gen wirtschaftlichen Bedeutung für Wirtschaftsteilnehmer oder aufgrund gefor- derter spezifischer Kenntnisse des deutschen Rechts in anderen Mitgliedstaaten nicht von Interesse ist. In seiner jüngeren Rechtsprechung fordert der EuGH, dass ein eindeutiges grenzüberschreitendes Interesse aus einer konkreten Beur- teilung der Umstände des fraglichen Auftrags eindeutig nachweisbar sein muss.

18.2.3.2 Verfahren

Liegt Binnenmarktrelevanz vor, müssen, um dem Transparenzgebot und dem Diskriminierungsverbot zu entsprechen, die in der EU niedergelassenen Unter- nehmen vor der Auftragsvergabe durch angemessene Veröffentlichung und an- gemessene Fristsetzung über den vorgesehenen Auftrag informiert werden, da- mit sie gegebenenfalls ihr Interesse bekunden können. Hierfür wird empfohlen - soweit nicht schon eine Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb oder Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird - mindestens zehn Tage vor der Entscheidung über die Vergabe von Leistungen eine Vorab-Bekanntmachung über die Möglichkeit einer Interessensbekundung durchzuführen. Der Auftraggeber entscheidet über das für die entsprechende Bekanntmachung am besten geeignete Medium. Ange- messene und gängige Bekanntmachungsmedien sind unter anderem die Home- page des Auftraggebers und das Portal www.service-bw.de. Je interessanter der öffentliche Auftrag für potenzielle Bieter aus anderen Mitgliedstaaten ist, desto weiter sollte er bekannt gemacht werden. Diese Bekanntmachungspflicht gilt nach der Mitteilung der Kommission ausdrücklich auch für Beschränkte Aus- schreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsvergaben ohne Teil- nahmewettbewerb. Wenn von einer Bekanntmachung trotz Binnenmarktrelevanz

abgesehen wird, zum Beispiel wegen Dringlichkeit, so wird empfohlen, dies zu dokumentieren.

18.3 Form und Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote

Hinsichtlich der Form und Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote wird auf § 53 VgV und § 38 UVgO verwiesen.

Unternehmen haben die Möglichkeit, sich zu einer Bewerber- oder Bietergemein- schaft zusammenzuschließen und ein gemeinsames Angebot abzugeben. Dies kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn die jeweiligen Unternehmen zu ei- ner Teilnahme an der Ausschreibung mit einem eigenständigen Angebot auf- grund ihrer betrieblichen oder geschäftlichen Verhältnisse einzeln nicht leistungs- fähig sind und erst der Zusammenschluss zu einer Gemeinschaft sie in die Lage versetzt, sich an ihr zu beteiligen. Bewerber- oder Bietergemeinschaften haben im Teilnahmeantrag oder im Angebot jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mit- glieder als bevollmächtigen Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Fehlt eine dieser Angaben, so ist sie vor der Zu- schlagserteilung beizubringen.

18.4 Anforderung an die Beauftragung von Unterauftragnehmern

Hinsichtlich der Anforderungen an die Beauftragung von Unterauftragnehmern wird auf § 36 VgV und § 26 UVgO verwiesen.

Ergänzend ist in den Vergabeunterlagen vorzuschreiben, dass das Unternehmen für den Fall, dass es Leistungen an Unterauftragnehmern vergeben will, Folgen- des zu beachten hat:

a) das Unternehmen ist gehalten, zu Unteraufträgen Unternehmen der mittel- ständischen Wirtschaft in dem Umfang heranzuziehen, wie dies mit der ver- tragsgemäßen Ausführung der Leistungen zu vereinbaren ist;

b) das Unternehmen hat bei der Einholung von Angeboten sicherzustellen, dass der Wettbewerb Vorrang hat und dass Unternehmen der mittelständischen Wirtschaft nicht benachteiligt werden.

Der Auftraggeber kann vorschreiben, dass der Auftragnehmer bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 47 Absatz 5 VgV alle oder bestimmte Aufgaben bei der

Leistungserbringung unmittelbar selbst ausführen muss. Bei Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte kann der Auftraggeber die Leistungserbringung durch den Auftragnehmer nach § 26 Absatz 6 UVgO ohne Einschränkung unmittelbar vorschreiben.

18.5 Aufbewahrung ungeöffneter Interessensbekundungen, Interessensbestätigun- gen, Teilnahmeanträge und Angebote

Bei der Aufbewahrung ungeöffneter Interessensbekundungen, Interessensbestä- tigungen, Teilnahmeanträge und Angebote sind § 54 VgV beziehungsweise § 39 UVgO zu beachten.

18.6 Öffnung der Angebote

Bei der Öffnung der Angebote sind § 55 VgV beziehungsweise § 40 UVgO zu beachten. Bietende Unternehmen sind hierbei nicht zugelassen.

Nach Öffnung der Angebote wird geprüft,

a) ob das Angebot form- und fristgerecht eingegangen ist;

b) ob es ordnungsgemäß verschlossen oder verschlüsselt war;

c) welche Preise angeboten werden;

d) ob Nebenangebote eingereicht wurden.

19 Prüfung und Wertung der Angebote

Bei der Prüfung und Wertung der Angebote sind §§ 56, 57 VgV beziehungsweise §§ 41, 42 UVgO zu beachten.

Angebote sind in vier Stufen zu werten. Aus diesen vier Stufen ist jedoch keine verbindlichen Prüfungs- und Wertungsreihenfolge abzuleiten:

Wertungsstufe 1 Prüfung, ob Angebote ausgeschlossen werden müssen (Nummer 19.1).

Wertungsstufe 2 Prüfung der Eignung des bietenden Unternehmens (Nummer 19.2).

Wertungsstufe 3 Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise (Nummer 19.3).

Wertungsstufe 4 Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots (Nummer 19.4).

Es ist unter Wahrung des Wettbewerbsgrundsatzes zulässig, bei Vorliegen sehr vieler Angebote zunächst die preisgünstigsten Angebote auf formale Korrektheit, Eignung, und Wirtschaftlichkeit zu überprüfen. Dies gilt nur, wenn der Preis das ausschließliche Zuschlagskriterium ist. Ansonsten müssen in die Prüfung der Wirtschaftlichkeit alle Angebote einbezogen werden.

19.1 Ausschluss von Angeboten

Angebote von Unternehmen müssen beziehungsweise können ausgeschlossen werden, wenn

a) die in § 57 Absatz 1 VgV beziehungsweise in § 42 Absatz 1 UVgO genann- ten Gründe vorliegen;

b) zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen;

c) fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen;

d) besondere Ausschlussgründe vorliegen, zum Beispiel wegen

• Unterschreitung von Mindestlöhnen nach § 21 des Gesetzes über zwin- gende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerin- nen (Arbeitnehmer-Entsendegesetz - AEntG);

• einer Belegung mit einer Geldbuße von wenigstens 2 500 Euro wegen eines Verstoßes gegen § 21 des Mindestlohngesetzes (MiLoG);

• fehlender Tariftreue- oder Mindestentgelterklärung nach §§ 5 Absatz 4, 8 Absatz 3 LTMG;

• Beschäftigung illegaler Einwanderer nach § 98c des Aufenthaltsgeset- zes in Verbindung mit § 10a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes.

Auf die Möglichkeit der Selbstreinigung nach § 125 GWB und den zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB wird hingewiesen.

Bei Auftragswerten oberhalb von 30 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) müssen Auf- traggeber für bietende Unternehmen, die voraussichtlich den Zuschlag erhalten sollen, beim Wettbewerbsregister einen Auszug anfordern, bei Auftragswerten unterhalb dieses Betrages kann ein solcher Auszug angefordert werden. In das beim Bundeskartellamt angesiedelte Wettbewerbsregister werden zum einen rechtskräftige Verurteilungen, Strafbefehle oder bestandskräftige Bußgeldent- scheidungen wegen der Delikte, die nach § 123 GWB zwingend zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen, eingetragen (insbesondere Bestechung, Menschenhandel, Bildung krimineller Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Vorenthalten von Sozialabgaben, Steuerhinterziehung). Zum ande- ren erhalten Auftraggeber Informationen über fakultative Ausschlussgründe im Sinne des § 124 GWB (zum Beispiel Kartellrechtsverstöße und Verstöße gegen bestimmte arbeitsrechtliche Vorschriften). Die konkrete Abfrage beim Wettbe- werbsregister in einem Vergabeverfahren setzt voraus, dass sich der Auftragge- ber vorab beim Bundeskartellamt registriert.

19.2 Eignungsprüfung, Präqualifikation

19.2.1 Eignungskriterien und Nachweise

Die bietenden Unternehmen müssen für die Auftragserfüllung nachweisen, dass sie fachkundig und leistungsfähig (geeignet) im Sinne des § 122 Absatz 1 GWB, § 42 VgV, § 31 UVgO sind. Unternehmen sind geeignet, wenn sie die durch den Auftraggeber im Einzelnen zur ordnungsgemäßen Ausführung des öffentlichen Auftrags festgelegten Kriterien (Eignungskriterien) erfüllen. Die Eignungskriterien dürfen ausschließlich Folgendes betreffen:

• Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, § 44 VgV, § 33 Ab- satz 1 UVgO;

• wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, § 45 VgV, § 33 Ab- satz 1 UVgO;

• technische und berufliche Leistungsfähigkeit, § 46 VgV, § 33 Absatz 1 UVgO.

Zum Nachweis der Eignung dürfen gemäß § 122 Absatz 4 GWB, § 33 UVgO nur solche Unterlagen und Angaben gefordert werden, die durch den Gegenstand des Auftrags gerechtfertigt sind. Im Interesse aller Unternehmen sowie effektiver Vergabeverfahren ist im Einzelfall zu prüfen, welche Nachweise unbedingt erfor- derlich und zu welchem Zeitpunkt sie beizubringen sind. In § 44 ff. VgV bezie- hungsweise in § 33 ff. UVgO ist geregelt, welche Nachweise gefordert werden können.

Der Auftraggeber fordert gemäß § 48 Absatz 2 VgV beziehungsweise § 35 Ab- satz 2 UVgO grundsätzlich die Vorlage von Eigenerklärungen an. Nach § 48 Ab- satz 3 VgV beziehungsweise § 35 Absatz 2 UVgO kann der Auftraggeber als vor- läufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (siehe Onlineformular- satz des EEE-Dienstes der Europäischen Kommission) nach § 50 VgV verlan- gen. Der Auftraggeber kann bei Übermittlung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung Bewerber oder Bieter jederzeit während des Verfahrens auffor- dern, sämtliche oder einen Teil der nach den §§ 44 bis 49 VgV geforderten Un- terlagen beizubringen, wenn dies zur angemessenen Durchführung des Verfah- rens erforderlich ist.

Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise auch durch den Eintrag in ein amtliches Verzeichnis oder über eine Zertifizierung im Sinne des § 48 Absatz 8 VgV beziehungsweise § 35 Absatz 6 UVgO erbracht werden.

Der Auftraggeber muss alle geforderten Eignungskriterien und die Art, wie die entsprechenden Nachweise erbracht werden können, in einer abschließenden Liste zusammenstellen und gemäß § 48 Absatz 1 VgV beziehungsweise § 33 Absatz 1 UVgO dem Bieter in der Auftragsbekanntmachung, der Aufforderung zur Interessensbekundung oder in den Vergabeunterlagen bekanntgeben.

Nicht geeignete bietende Unternehmen werden vom weiteren Verfahren ausge- schlossen.

19.2.2 Eignungsleihe

Über die Eignungsleihe können Bewerber oder Bieter zulässigerweise für den Nachweis ihrer Eignung gegenüber dem Auftraggeber die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen. Die Möglichkeit der Eignungsleihe besteht für den Bewerber oder Bieter nur hinsichtlich der erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leis- tungsfähigkeit. Einzelheiten sind in § 47 VgV und § 34 UVgO geregelt.

Die Eignungsleihe ist im Unterschied zur Unterauftragsvergabe ausschließlich im Verfahrensstadium der Eignungsprüfung relevant. Eignungsleihgeber kann ein Unterauftragnehmer sein, es kommen auch sonstige Dritte in Betracht (zum Bei- spiel aus einem Konzernverbund).

19.2.3 Begrenzung der Anzahl der Bewerber

Gemäß § 51 VgV beziehungsweise § 36 UVgO kann bei bestimmten Verfahrens- arten die Anzahl der Bewerber begrenzt werden, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Dies muss allerdings in der Auftragsbekanntmachung be- ziehungsweise in der Aufforderung zur Interessensbestätigung angegeben wer- den.

19.3 Preise

19.3.1 Ungewöhnlich niedrige Angebote

Gemäß § 60 VgV beziehungsweise § 44 UVgO verlangen die Auftraggeber bei ungewöhnlich niedrigen Angeboten Aufklärung. Ein ungewöhnlich niedriges An- gebot liegt vor, wenn der Preis von den Erfahrungswerten wettbewerblicher Preisbildung grob abweicht. Ob ein offenbares Preis-Leistungs-Missverhältnis vorliegt, muss im Einzelfall geprüft werden. Bei der Aufklärung eines fraglichen Angebots können Auftraggeber die für den Auftragnehmer zuständigen Preis- überwachungsstellen mit der Prüfung der Preiskalkulation beauftragen (siehe Nummer 19.3.2).

19.3.2 Einhaltung der Preisvorschriften

Die Verantwortung für die Einhaltung der jeweils geltenden Preisvorschriften ge- mäß § 127 GWB liegt beim Auftraggeber. Darüber hinaus sind die für den Auf- tragnehmer zuständigen Preisüberwachungsstellen zur Überwachung befugt. Bei Aufträgen, die ohne Ausschreibung vergeben werden sollen oder bei denen sich auf eine Ausschreibung nur ein Unternehmen gemeldet hat, kann die für den Auftragnehmer zuständige Preisüberwachungsstelle eingeschaltet werden.

19.4 Zuschlag

19.4.1 Zuschlagskriterien

Bei der Festlegung der Zuschlagskriterien sind die Vorgaben des § 127 GWB, §§ 58, 59 VgV beziehungsweise § 43 UVgO zu beachten. Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung sind gemäß § 127 Absatz 5 GWB, §§ 29, 58 Absatz 3 VgV beziehungsweise §§ 21, 43 Absatz 6 UVgO in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen bekannt zu geben. Dabei sind Eignungs- und Zu- schlagskriterien klar voneinander zu trennen.

Hinsichtlich der Berechnung von Lebenszykluskosten wird auf § 59 VgV bezie- hungsweise § 43 Absatz 4 UVgO verwiesen.

Die Berechnung der Lebenszykluskosten kann folgende Aspekte umfassen:

• die Anschaffungskosten;

• die Nutzungskosten, insbesondere den Verbrauch von Energie und anderen Ressourcen;

• die Wartungskosten;

• die Kosten am Ende der Nutzungsdauer, insbesondere die Abholungs-, Ent- sorgungs- oder Recyclingkosten, und/ oder

• die Kosten, die durch die externen Effekte der Umweltbelastung entstehen, die mit der Leistung während ihres Lebenszyklus in Verbindung stehen, so- fern diese preislich bestimmbar sind.

Auf die Ermittlung der voraussichtlichen Lebenszykluskosten unter Einbeziehung der verursachten Kohlenstoffdioxidemissionen (CO -Schattenpreis) während des 2 gesamten Lebenszyklus kann verzichtet werden, wenn dies nicht mit vertretba- rem Aufwand möglich ist.

Die Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (siehe Nummer 15.1) bietet auf ihrer Internetseite für Elektrogeräte und Kraftfahrzeuge eine Berechnungshilfe für Lebenszykluskosten an (Bund / Sonstiges / BuySmart LCC Berechnungshilfe) siehe Berechnungshilfe Lebenszykluskosten des Umweltbundesamtes.

Bei der Berücksichtigung nachhaltiger Aspekte ist der unter Umständen höhere Preis für die Beschaffung kein Hindernis, sofern er unter Berücksichtigung des § 7 LHO als wirtschaftlich angesehen werden kann.

Für die Leistung wesentliche oder unabdingbare Anforderungen können als Aus- schlusskriterien festgesetzt werden, das heißt, die Nichterfüllung einer als Aus- schlusskriterium festgelegten Anforderung führt zum Ausschluss des Angebotes.

Für den Fall, dass es bei der Wertung zu einer Wertungsgleichheit von zwei oder mehreren Angeboten kommt, sind im Voraus Regeln festzulegen und zu veröf- fentlichen, zum Beispiel, dass in diesem Fall ein Losentscheid durchgeführt wird oder dass ein bestimmtes Kriterium („Jokerkriterium") den Ausschlag geben soll.

19.4.2 Zuschlagserteilung

Mit der Zuschlagserteilung kommt zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem Zuschlagsbieter ein Vertragsverhältnis zustande. Der Zuschlag (empfangs- bedürftige Willenserklärung) wird gemäß § 127 GWB, § 58 VgV, § 43 UVgO auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige Angebot, das das günstigste Verhältnis zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Haushaltsmitteln auf- weist.

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Dies ist nicht zwangsläufig das preislich günstigste Angebot. Neben dem Preis oder den Kosten können gemäß § 58 Ab- satz 2 VgV beziehungsweise § 43 Absatz 2 UVGO unter anderem auch qualita- tive, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden.

Auch im Rahmen der Zuschlagskriterien können Gütezeichen (vergleiche Num- mer 15.6) vorgegeben werden. Bei der Wertung der Angebote werden aus- schließlich die Kriterien, die in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabe- unterlagen genannt sind, berücksichtigt.

Zum Zwecke der Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebotes sollen so- genannte Bewertungsmatrizen erstellt werden, in denen die maßgeblichen Zu- schlagskriterien entsprechend der vorher festgelegten Gewichtung aufgeführt werden und in denen für die einzelnen Angebote Punktzahlen vergeben werden. Der Bewertungsmaßstab muss transparent sein. Für die Bieter muss erkennbar sein, welche speziellen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit eine be- stimmte Bewertung erreicht werden kann.

20 Nachverhandlung und Aufklärung

Nachverhandlungen über den gesamten Angebotsinhalt mit Ausnahme der vom Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien sind nur gemäß § 17 Absatz 10 VgV beim Verhandlungs- verfahren, gemäß § 18 Absatz 5 ff. VgV beim wettbewerblichen Dialog sowie ge- mäß § 12 Absatz 4 ff. UVgO bei der Verhandlungsvergabe zulässig.

Der Auftraggeber darf von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder de- ren Eignung verlangen. Aufklärungsmaßnahmen zum Angebotsinhalt dürfen ins- besondere vorgenommen werden, wenn

a) die Bedeutung einzelner vom bietenden Unternehmen verwendeten Formu- lierungen für den Auftraggeber unklar sind, vor allem bei Widersprüchen im Angebot;

b) der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringen- den Leistung ungewöhnlich niedrig erscheinen;

c) der Ausschluss eines Angebots beabsichtigt ist.

21 Unterrichtung, Vergabebekanntmachung, Aufhebung, Auftragsänderungen

21.1 Unterrichtung der Bewerber und Bieter

Bei Vergabeverfahren ab den EU-Schwellenwerten richtet sich die Informations- pflicht nach § 62 VgV, bei Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte nach § 46 UVgO.

21.2 Vergabebekanntmachung

Bei Vergaben von Lieferungen und Dienstleistungen ab den EU-Schwellenwer- ten ist § 39 VgV beziehungsweise unterhalb der EU-Schwellenwerte § 30 UVgO zu beachten.

21.3 Aufhebung von Vergabeverfahren

Vergabeverfahren können ganz oder bei Vergabe nach Losen auch teilweise bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 63 VgV beziehungsweise § 48 UVgO auf- gehoben werden.

Eine Aufhebung aus anderen Gründen kann zu Schadenersatzansprüchen füh- ren. Es ist stets der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu beachten. Im Übrigen ist der Auftraggeber grundsätzlich nicht verpflichtet, den Zuschlag zu erteilen.

21.4 Auftragsänderungen

Für die Änderung eines öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsauftrags ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens gilt ab den EU-Schwellenwerten § 132 GWB, unterhalb der EU-Schwellenwerte § 47 UVgO.

22 Statistikpflicht

Nach § 2 Absatz 1 VergStatVO übermitteln Auftraggeber bei Vergaben ab den EU-Schwellenwerten die in § 3 Absatz 1 bis 8 VergStatVO genannten Daten an das BMWK.

Bei Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte beschränkt sich die Übermitt- lung an das BMWK auf die in § 4 Absatz 1 VergStatVO genannten Daten. Diese Daten sind nur dann zu übermitteln, wenn

• der Auftragswert ohne Umsatzsteuer 25 000 Euro überschreitet;

• der Auftrag im Übrigen unter die Regelungen des Teils 4 des GWB fallen würde.

23 Gemeinsame Beschaffung

23.1 Zuständigkeit für die Beschaffung von Gegenständen, die der gemeinsamen Be- schaffung unterliegen

Das Logistikzentrum Baden-Württemberg (LZBW) ist die zentrale Beschaffungs- stelle des Landes im Sinne von § 120 Absatz 4 GWB und § 16 UVgO. Die in An- lage 3 der VwV Beschaffung genannten Bedarfsgegenstände unterliegen der ge- meinsamen Beschaffung. Sie werden ausschließlich über das LZBW beschafft, soweit sich aus den nachstehenden Bestimmungen nichts anderes ergibt. Aus- nahmen von der gemeinsamen Beschaffung sind in Anlage 2 der VwV Beschaf- fung geregelt. In diesen Fällen können die Bedarfsgegenstände ohne Zustim- mung des LZBW von den Auftraggebern selbst beschafft werden. Sofern darüber hinaus ein Auftraggeber einen in der Anlage 3 der VwV Beschaffung genannten Gegenstand aus besonderen Gründen selbst beschaffen möchte, ist hierzu die vorherige Zustimmung des LZBW erforderlich.

Das LZBW kann zur besseren Wirtschaftlichkeit der gemeinsamen Beschaffung die Auswahl zwischen gleichartigen oder ähnlichen Produkten einschränken. Diese Standards sind für die Bedarfsdeckung der Auftraggeber im Rahmen der gemeinsamen Beschaffung verbindlich.

Es ist nicht zulässig, dass ein Auftraggeber einen Gegenstand unter Verwendung des Ausschreibungsergebnisses des LZBW bei einem anderen Lieferanten be- schafft.

23.2 Büroshop des LZBW

Das LZBW schreibt die Bedarfsgegenstände nach Anlage 3 der VwV Beschaf- fung aus und erteilt den Zuschlag. Die zugeschlagenen Artikel sind in über das Landesverwaltungsnetz zugänglichen Katalogen zum Abruf eingestellt (soge- nannter Büroshop des LZBW). Die Auftraggeber bestellen diese Artikel über ei- nen elektronischen Warenkorb im Büroshop. Über das Leistungsangebot und die

wesentlichen Rahmenbedingungen werden die Auftraggeber regelmäßig infor- miert.

Die Auftraggeber sollen Abrufe aus dem Büroshop soweit wie möglich zusam- menfassen. Der Wert eines Abrufes sollte 50 Euro brutto möglichst nicht unter- schreiten. Das LZBW kann für einzelne Gegenstände der gemeinsamen Be- schaffung andere Mindestbestellwerte festlegen.

Die Lieferanten liefern die bestellten Artikel direkt an die Auftraggeber aus und rechnen mit diesen direkt ab. Bei Erhalt der Lieferung haben die Auftraggeber zu prüfen, ob die Lieferung nach Art, Menge, Preis und Beschaffenheit der Bestel- lung entspricht. Bei offensichtlichen Mängeln ist die Lieferung zurückzuweisen oder nur unter Vorbehalt abzunehmen. In wiederkehrenden Fällen ist das LZBW unverzüglich zu unterrichten.

In Rechtsangelegenheiten, welche die Vergabe betreffen, vertritt das LZBW in Abstimmung mit den Auftraggebern, abweichend von der Bekanntmachung der Ministerien über die Vertretung des Landes in gerichtlichen Verfahren und förmli- chen Verfahren vor den Verwaltungsbehörden, bei IT-Beschaffungen gegebe- nenfalls mit der Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (BITBW), das Land Baden-Württemberg als öffentlichen Auftraggeber.

23.3 Hochschulen

Die Hochschulen können Gegenstände der gemeinsamen Beschaffung selbst beschaffen, wenn die Beschaffung wirtschaftlicher wäre als bei einer gemeinsa- men Beschaffung über das LZBW. Es wird ihnen empfohlen, nach Möglichkeit mit dem LZBW die Beteiligung an der gemeinsamen Beschaffung zu vereinba- ren.

23.4 Vergabezeitraum und Bedarfserhebung

Gegenstände, die der gemeinsamen Beschaffung unterliegen und regelmäßig benötigt werden, sollen vom LZBW möglichst für bestimmte jeweils festzule- gende Beschaffungszeiträume beschafft werden. Der Beschaffung dieser Ge- genstände geht eine Bedarfsermittlung durch das LZBW voraus. Soweit das LZBW den voraussichtlichen Bedarf nicht aufgrund vorhandener Daten selbst hinreichend einschätzen kann, haben die Auftraggeber auf Anforderung ihren Bedarf für einen bestimmten Vergabezeitraum mitzuteilen.

Tritt bei den Auftraggebern unerwarteter Bedarf an Gegenständen auf, die der gemeinsamen Beschaffung unterliegen und die nicht im Büroshop zum Abruf be- reitgestellt sind, so ist dieser dem LZBW mitzuteilen und über dieses zu beschaf- fen, soweit nichts anderes bestimmt ist.

23.5 Sonderregelungen für IT-Beschaffungen

Für die Beschaffung von Geräten und Programmen der Informationstechnik für die Landesverwaltung, an die keine fachspezifischen Anforderungen gestellt wer- den, ist grundsätzlich die BITBW entsprechend § 2 Absatz 1 Nummer 3 BITBWG zuständig, soweit die Beschaffung nicht gemäß Anlage 3 Nummer 12 der VwV Beschaffung dem LZBW zugewiesen ist.

Der Bedarf für IT-Beschaffungen wird regelmäßig über den Arbeitskreis für Infor- mationstechnik erhoben, sofern dieser sich nicht schon aus den Abnahmestatisti- ken, Technologie- und Gebrauchszyklen (zum Beispiel aus Leasingverträgen) ergibt. Der mitgeteilte Mindestbedarf ist bei IT-Beschaffungen von den Auftragge- bern in jedem Fall abzunehmen.

Für die gemäß Anlage 3 Nummer 12 der VwV Beschaffung der gemeinsamen Beschaffung durch das LZBW unterliegenden IT-Geräte erstellt die BITBW in Ab- stimmung mit den Ressorts die Leistungsvorgaben und stimmt diese über den Arbeitskreis Informationstechnik ab. Die VwV IT-Standards in ihrer jeweils gelten- den Fassung ist hierbei zu beachten. Die vom Beschaffungsamt des BMI in Zu- sammenarbeit mit dem Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunika- tion und neue Medien e. V. erarbeiteten und im Internet unter der Internetseite des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Me- dien e.V. veröffentlichten Leitfäden zur produktneutralen Ausschreibung der IT- Geräte werden beachtet.

Bei der Vergabe von IT-Dienstleistungen ist in den Vertrag die ergänzende Ver- tragsbedingung hinsichtlich der Pflicht zur Meldung von Cyberangriffen bezie- hungsweise Sicherheitsvorfällen aufzunehmen (Anlage 4 der VwV Beschaffung). Diese vertragliche Pflicht zur Meldung durch den Auftragnehmer dient auch der Sicherstellung etwaiger Meldepflichten des Auftraggebers gegenüber der Cyber- sicherheitsagentur Baden-Württemberg gemäß § 4 Absatz 3 des Cybersicher- heitsgesetzes Baden-Württemberg.

Anlage

ARBEITSHILFE

Prüfraster für Vergabeverfahren

Auftraggeber
Beschreibung der beabsichtigten Auftragsvergabe (gegebenenfalls in einem gesonder- ten Vermerk)

Vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens ist grundsätzlich eine detaillierte Bedarfsanalyse gemäß Nummer 5.1 VwV Beschaffung durchzuführen, der sich eine Wirtschaftlichkeitsunter- suchung nach § 7 LHO in Verbindung mit Nummer 2 der Verwaltungsvorschrift zu § 7 LHO (VV LHO) anschließt.

Bei der Ermittlung des Bedarfs können nachfolgende Prüfschritte unterstützend angewendet werden (die Aufzählung ist nicht abschließend und kann fallbezogen weiterentwickelt werden):

Prüfung des Bedarfs Prüfungsschritt 1

Besteht ein Bedarf an einem Produkt oder einer Leistung bzw. besteht ein Bedarf an einem Produkt oder einer Leistung auch weiterhin (welches Ziel soll erreicht werden, wie könnte die Lösung aussehen)?

Bei Dienstleistungen:

Eine Auftragsvergabe an Externe kann in Betracht kommen, wenn kein oder nicht ausreichend Personal zur Verfügung steht, welches über das erforderliche Fach-, Methoden- und Projekt- wissen verfügt, dieses unter zeitlichen Gesichtspunkten nicht angeeignet werden kann oder wenn dieses Spezialwissen nur einmalig benötigt wird und zwingender Handlungsbedarf be- steht. In diesem Zusammenhang ist auch die Einbeziehung in Frage kommender anderer Res- sorts substantiiert zu prüfen.

Ergebnis

Prüfungsschritt 2

Sind alle Ausstattungselemente eines Produkts wirklich notwendig, können nicht benötigte Extras weggelassen werden?

Ergebnis

Prüfungsschritt 3

Ist eine Priorisierung einzelner Funktionen des Produkts möglich?

Weniger wichtige Funktionen können beispielsweise weniger leistungsstark oder schnell sein. So kann beim Einkaufspreis gespart werden. Diese Preisersparnis kann dann beispielsweise in eine höhere Energieeffizienz investiert werden (z.B. ein energieeffizienter Multifunktionsdru- cker, der gute Druckergebnisse erzielt, aber nur über eine langsame Fotodruckfunktion ver- fügt).

Ergebnis

Klimafreundliche Beschaffung

Grundsatz: Klimafreundliche Leistungen haben Vorrang.

Prüfungsschritt 1

Bedarf im Allgemeinen

Ergebnis

Prüfungsschritt 2

Wie hoch ist der Energieverbrauch (soweit mit vertretbarem Aufwand ermittelbar)?

Wie waren die Verbrauchswerte/Erfahrungswerte in der Vergangenheit, können hierbei sub- jektive Schätzungen von erfahrenen Mitarbeitenden berücksichtigt werden?

Ergebnis

Prüfungsschritt 3

Wie hoch sind die verursachten Treibhausgasemissionen während des gesamten Lebenszyk- lus der Leistung (Herstellung, Nutzung, Wartung sowie am Ende der Nutzungsdauer Abho- lung, Recycling oder Entsorgung)?

Ergebnis

Prüfungsschritt 4

Wie hoch sind die voraussichtlichen Kosten, die mit der zu beschaffenden Leistung während ihres Lebenszyklus in Verbindung stehen (Lebenszykluskosten)?

Insbesondere die Kosten für den Energieverbrauch, die Wartungskosten und die Kosten am Ende der Nutzungsdauer. Lebenszykluskosten des ausgewählten Produkts (Tools und Arbeits- hilfen zur Berechnung der Lebenszykluskosten) finden Sie auf der Seite des Umweltbundesam- tes sowie einen Lebenszyklus-Tool-Picker beim Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung.

Ergebnis

Hinweis:

Mehraufwendungen bei der Beschaffung sollen nicht außer Verhältnis zu ihrem Beitrag zur Treibhausgasminderung stehen.

Wirtschaftlichkeitsuntersuchung

Nach § 7 LHO in Verbindung mit Nummer 3 der Verwaltungsvorschriften zu § 7 LHO (gegebe- nenfalls in einem gesonderten Vermerk)

Prüfungsschritt 1

Sind statt des Kaufs des Produkts Alternativen möglich?

Zum Beispiel Leasing, Miete, Reparatur eines vorhandenen Produkts oder der Kauf eines ge- brauchten Produkts?

Ergebnis

Prüfungsschritt 2

Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung muss mindestens Aussagen zu folgenden Bereichen ent- halten (ggf. in einem gesonderten Vermerk):

• Methodenauswahl (Dokumentation der Entscheidungskriterien, Begründung, Berechnungs- formeln), • aufgegliederter Ausweis von Kosten und Nutzen sowie der finanziellen Auswirkungen auf den Haushalt, • Eignung der einzelnen Lösungsmöglichkeiten unter Einbeziehung der rechtlichen, organi- satorischen und personellen Rahmenbedingungen und unter Berücksichtigung der Risiken und der Risikoverteilung, • Entscheidungsvorschlag.

Bei Dienstleistungen:

Bei Dienstleistungen zählen dazu insbesondere Problemdarstellung, Zielformulierung, Lö- sungsmöglichkeiten, Ausweis von Kosten und Nutzen sowie Auswirkungen auf den Haushalt und Eignung der Lösungsmöglichkeiten unter Berücksichtigung der rechtlichen, organisatori- schen und personellen Rahmenbedingungen. Für eine sachgerechte Wirtschaftlichkeitsana-

lyse sind zunächst alle Handlungsalternativen zu ermitteln und unter wirtschaftlichen Gesichts- punkten zu vergleichen. Hierzu zählt der Vergleich verschiedener Arten der Beraterleistung ebenso, wie der der eigenen Handlungsmöglichkeiten, durch die eine verwaltungsinterne Lö- sung erreicht werden kann. Daneben sind alle relevanten Entscheidungskriterien, insbeson- dere die voraussichtlich notwendigen Beratertage, die Honorarhöhe und die gegebenenfalls zu erbringenden Beistellleistungen, mit einzubeziehen.

Ergebnis

Prüfungsschritt 3

In Umsetzung von § 8 Absatz 2 Klimaschutz- und Klimawandelanpassungsgesetz Baden- Württemberg (KlimaG BW) soll bei der Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen durch das Land im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ein rechnerischer Preis veran- schlagt werden. Dieser Preis entspricht dem vom Umweltbundesamt wissenschaftlich ermittel- ten und empfohlenen Wert für jede über den Lebenszyklus der Maßnahme entstehende Tonne Kohlenstoffdioxid (CO ) (CO -Schattenpreis). 2 2

Hinweis:

Ein CO -Schattenpreis ist dann nicht zu veranschlagen, wenn der Auftragswert die Höhe von 2 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer nicht übersteigt. Ein CO -Schattenpreis ist auch dann nicht 2 zu veranschlagen, wenn keine verlässlichen und belastbaren Hilfestellungen für die Berech- nung von CO -Emissionen der Leistung beziehungsweise Leistungs- oder zumindest Produkt- 2 gruppe verfügbar sind.

Ergebnis

Ergeben die Prüfschritte zur Ermittlung des Bedarfs mehrere Möglichkeiten der Be- schaffung, ist solchen Liefer- und Dienstleistungen in Abwägung mit anderen relevan- ten Kriterien mit Bezug zum Beschaffungszweck der Vorzug zu geben, mit denen das Ziel der Vermeidung beziehungsweise Verringerung von Treibhausgasemissionen über die gesamte Nutzungsdauer der Leistung in einem möglichst großen Umfang erreicht werden kann.

Ergebnis

Weitere Informationen:

• Kompass Produkte: Kompass Nachhaltigkeit (kompass-nachhaltigkeit.de) • Nachhaltigkeit im Beschaffungsprozess: Kompass Nachhaltigkeit (kompass-nachhaltigkeit.de) • Kompetenzzentrum innovative Beschaffung : Startseite (koinno-bmwk.de) • Berechnungswerkzeug für Lebenszykluskosten verschiedener Produkte (LCC-Tool) | Umwelt- bundesamt • https://www.verwaltungsvorschriften-im-internet.de/pdf/BMF-IIA3-20131220-H-06-01-2-KF- 003-A001.pdf • https://www.bundesregierung.de/re- source/blob/998008/1953740/cfcc4422222f013844c6b6f02dd31144/2021-08-25-massnah- menprogramm-nachhaltigkeit-2021-data.pdf?download=1

Haushaltsmittel Geschätzter Auftragswert (brutto) - Euro -

☐

Haushaltsmittel stehen zur Verfügung

Haushaltsjahr Kapitel - Titel

Prüfung der relevanten Vergabevorschriften Nach den Vorschriften im Vierten Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV), der Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV), der Sektorenverordnung (SektVO), der Vergabeverordnung Verteidigung und Sicherheit (VSVgV), und des § 55 LHO sind öffentliche Aufträge grundsätzlich im Wettbewerb und im Wege trans- parenter Vergabeverfahren zu vergeben. Dabei sind die Bestimmungen der Unterschwellen- vergabeordnung (UVgO) sowie die LHO und die VwV Beschaffung zu beachten.

☐ Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen mit einem Auftragswert von derzeit mindestens 221.000 Euro (ohne Umsatzsteuer). Solche Leistungen sind nach § 119 GWB in Verbindung mit § 14 Absatz 2 VgV im Wege des offenen Verfahrens oder des nicht offenen Verfahrens mit Teilnahmewettbewerb zu vergeben.

☐ Vergabe von Konzessionen mit einem Auftragswert von derzeit mindestens 5.538.000 Euro (ohne Umsatzsteuer): Nach § 12 KonzVgV darf der Konzessionsgeber das Verfah- ren grundsätzlich frei ausgestalten, kann dabei das Verfahren an der VgV zum Ablauf des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb ausrichten.

☐ Vergabe von Aufträgen und die Ausrichtung von Wettbewerben zum Zwecke von Tätig- keiten auf dem Gebiet der Trinkwasser- oder Energieversorgung oder des Verkehrs (Sektorentätigkeiten) durch Sektorenauftraggeber mit einem Auftragswert von derzeit mindestens 443 000 Euro (ohne Umsatzsteuer): Nach § 13 SektVO stehen das offene Verfahren, das nicht offene Verfahren und das Verhandlungsverfahren mit Teilnahme- wettbewerb sowie der wettbewerbliche Dialog nach Wahl zur Verfügung.

☐ Vergabe von verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen mit einem Auftrags- wert von derzeit mindestens 443.000 Euro (ohne Umsatzsteuer).

☐ Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen mit einem Auftragswert unterhalb von derzeit 221.000 Euro (ohne Umsatzsteuer).

Prüfung der Vergabeart Nach § 55 LHO in Verbindung mit § 14 Absatz 2 VgV haben ab den EU-Schwellenwert das offene Verfahren oder das nicht offene Verfahren mit Teilnahmewettbewerb Vorrang vor dem Verhandlungsverfahren.

Vergabe unterhalb EU-Schwellenwerte Vergabe ab EU-Schwellenwerte

☐ Öffentliche Ausschreibung ☐ Offenes Verfahren ☐ Beschränkte Ausschreibung mit ☐ Nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb Teilnahmewettbwerb ☐ Beschränkte Ausschreibung ohne ☐ Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß Nummer Teilnahmewettbewerb 7.1 VwV Beschaffung mit einem Auftragswert unterhalb von derzeit 221.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) ☐ Verhandlungsvergabe Nummer ☐ Verhandlungsverfahren ohne gemäß § 8 Abs. 4 UVgO Teilnahmewettbwerb ☐ Verhandlungsvergabe ☐ Wettbewerblicher Dialog gemäß Nummer 7.1 VwV Beschaffung, mit einem Auftragswert unterhalb von derzeit 221.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) ☐ Vergabe freiberuflicher Leistungen gemäß Nummer 8 VwV Beschaffung

Bei Vergaben ab EU-Schwellenwerte:

Begründung von der Abweichung des Grundsatzes der Anwendung des offenen Verfahrens/nicht offenen Verfahrens mit Teilnahmewettbewerb (gegebenenfalls in einem gesonderten Vermerk)

Bei einem Verhandlungsverfahren/einer Verhandlungsvergabe: Primat der wettbewerb- lichen Vergabe Auch ein Verhandlungsverfahren/eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb hat regelmäßig im Wettbewerb stattzufinden, so dass mehrere - grundsätzlich mindestens drei - Angebote einzuholen sind, sofern nicht Ausnahmetatbestände, wie zum Beispiel Dringlichkeit, vorteilhafte Gelegenheit, technische oder künstlerische Gründe, Ausschließlichkeitsrechte (Pa- tent- oder Urheberrechte) oder der Gewinner eines Auslobungsverfahrens vorliegen.

Es wurden mehrere - grundsätzlich mindestens drei - Angebote bei folgenden

☐

Unternehmen eingeholt:

Begründung:

☐

Es wurde ausnahmsweise nur ein Angebot aus folgenden Gründen eingeholt:

Binnenmarktrelevanz Bei Aufträgen, die binnenmarktrelevant sind, ist – soweit nicht schon eine Öffentliche Aus- schreibung, eine Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb oder Verhandlungs- vergabe mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird – mindestens 10 Tage vor der Entschei- dung über die Vergabe von Leistungen eine Vorab-Bekanntmachung über die Möglichkeit ei- ner Interessenbekundung durchzuführen. Keine Binnenmarktrelevanz liegt auch vor, wenn ein Auftrag wegen besonderer Umstände, wie beispielsweise einer sehr geringfügigen wirtschaftli- chen Bedeutung für Wirtschaftsteilnehmer oder aufgrund geforderter spezifischer Kenntnisse des deutschen Rechts in anderen Mitgliedstaaten nicht von Interesse ist. Bei der Entschei- dung muss eine Prüfung der Umstände des jeweiligen Einzelfalls vorausgehen. In seiner jün- geren Rechtsprechung fordert der EuGH (Urteil v. 06.10.2016 – C-318/15), dass ein eindeuti- ges und grenzüberschreitendes Interesse aus einer konkreten Beurteilung der Umstände des fraglichen Auftrags konkret nachweisbar sein muss.

Binnenmarktrelevanz liegt vor. Eine Bekanntmachung des Beschaffungsbedarfs wurde wie folgt vorgenommen:

Binnenmarktrelevanz liegt nicht vor. Begründung:

Einschaltung der zuständigen Preisüberwachungsstelle Bei Aufträgen, die ohne Ausschreibung vergeben werden sollen oder bei denen sich auf eine Ausschreibung nur ein Unternehmen gemeldet hat, ist es in das Ermessen der Vergabestelle gestellt, im Einzelfall die zuständige Preisüberwachungsstelle einzuschalten.

Für eine Befassung der Preisüberwachungsstelle sprechen insbesondere:

• Hohe Selbstkostenbestandteile bei geringen Marktpreisbestandteilen in der Gesamtleis- tung, • Zweifel am Marktpreischarakter der Gesamt-Leistung beziehungsweise Teilleistung unter Berücksichtigung sowohl des • Prüfungsaufwandes als auch der • Höhe des Prüfungsvolumens.

Die zuständige Preisüberwachungsstelle wird/wurde am eingeschaltet:

Klicken oder tippen Sie, um ein Datum einzugeben.

Die zuständige Preisüberwachungsstelle wird/wurde aus folgenden Gründen nicht ein- geschaltet:

Erstellen einer transparenten Aufgaben- beziehungsweise Leistungsbeschreibung Die Aufgaben- beziehungsweise Leistungsbeschreibung muss die Ziele und Erwartungen der auftraggebenden Verwaltung eindeutig und erschöpfend darstellen. Sieht sich die Verwaltung nicht in der Lage, die erwünschte Leistung selbst zu beschreiben, ist dies ein Indiz dafür, dass die Aufgabe nicht geeignet ist, externen Sachverstand hinzuzuziehen. Ohne eine eindeutige Zielbeschreibung kann später auch keine sachgerechte Leistungskontrolle erfolgen (Bemer- kung: Die Auftraggeber können für die Vergabe eines Auftrags einen wettbewerblichen Dialog durchführen, sofern sie objektiv nicht in der Lage sind, die technischen Mittel anzugeben, mit denen ihre Bedürfnisse und Ziele erfüllt werden können oder die rechtlichen oder finanziellen Bedingungen des Vorhabens anzugeben). ☐ Eine transparente Aufgaben- beziehungsweise Leistungsbeschreibung wurde erstellt und ist als Anlage beigefügt.

☐ Von einer Aufgaben- beziehungsweise Leistungsbeschreibung wurde aus folgenden Gründen abgesehen:

Berücksichtigung der vertragsgestalterischen Erfordernisse Der Vertragsgestaltung kommt entscheidende Bedeutung zu. Als wesentliche Vertragsbe- standteile sind unter anderem der Leistungsinhalt und -umfang, die Honorarhöhe und Zah- lungsmodalitäten, Termine und Fristen, Nutzungsrechte sowie rechtliche Konsequenzen bei

Vertragsverletzungen, insbesondere Zurückbehaltungsrechte und Vertragsstrafen, konkret zu vereinbaren. Bei Vergaben von Lieferungen und Leistungen sind die Bestimmungen der VOL/B in der Regel zum Vertragsbestandteil zu machen. Bei IT-Leistungen sind im Regelfall die EVB-IT in Form der Vertragsmuster und der ergänzenden Bedingungen anzuwenden. An- sprüche können vom Auftraggeber nur dann geltend gemacht beziehungsweise ausgeübt wer- den, wenn diese vertraglich eindeutig festgelegt wurden.

Folgende wesentlichen Vertragsbestandteile wurden bei der Vertragsgestaltung berücksich- tigt: ☐ Leistungsinhalt- und umfang ☐ Termine und Fristen ☐ Honorarhöhe und ☐ Nutzungsrechte Zahlungsmodalitäten ☐ Rechtliche Konsequenzen bei ☐ Bei Vergaben von Lieferungen und Vertragsverletzungen Leistungen: in der Regel die Bestimmungen der VOL/B

15_Handlungsleitfaden_VwV_Beschaffung_18122025.pdf

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