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BAAINBw E3.4 Offen - Amts- und Dienstgeheimnis 12.04.2024 Version 2
LBPUK001
Bundesamt für Ausrüstung,
Informationstechnik und Nutzung der
Bundeswehr
Leistungsbeschreibung
Katalogisierung
Urheber: Bund - Schutzvermerk nach ISO 16016 beachten Weitergabe sowie Vervielfältigung dieser Unterlage, Verwertung und Mitteilung ihres Inhaltes sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Bundesrepublik Deutschland zulässig. Zuwiderhandlungen verpflichten zum Schadenersatz.
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1 Einleitung
Im Zuge der Katalogisierungsverpflichtung der NATO-Mitglieder sind für alle an die Bundeswehr zu liefernden Artikel eine Katalogisierungsliste und Produktdatenblätter als integraler Auftragsbestanteil vom Auftragnehmer bereitzustellen.
Zu jedem durch den Auftragnehmer gelieferten Gesamtsystem, inkl. aller Systemkomponenten sowie Einzel- und Ersatzteile (pro Vertrag und Hersteller) ist eine Katalogisierungsliste zu erstellen und zu übermitteln.
Zu jedem in der Katalogisierungsliste enthaltenen Gesamtsystem, jeder Systemkomponente sowie jedem Einzel- und Ersatzteil ist ein einzelnes Produktdatenblatt zu erstellen und zu übermitteln.
Die Katalogisierungsliste und Produktdatenblätter sind gemäß dieser Leistungsbeschreibung fristgerecht einzureichen.
Die geforderten Leistungs- und Liefergegenstände für Produktdatenblatt und Katalogisierungsliste sollen folgende Anforderungen erfüllen:
-
Einheitliche Strukturierung in der Dokumentierung der Projekte.
-
Handlungssicherheit für die geforderten Leistungs- und Liefergegenstände.
-
Bessere Interoperabilität zwischen Bundeswehr, Bekleidungsgesellschaft und dem Auftragnehmer.
-
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2 Leistungs- und Liefergegenstand
2.1 Dokumente
2.1.1 Materialstammdaten
2.1.1.1 Katalogisierungsliste
2.1.1.2 Produktdatenblatt
- 3/14 - Schutzvermerk nach ISO 16016 beachten
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3 Leistungsanforderungen bezogen auf den Leistungs- und
Liefergegenstand
3.1 Dokumente
3.1.1 Materialstammdaten
| ID | Leistungsanforderung (LAfo) |
|---|---|
| 11.1 | Der AN muss Katalogisierungslisten 2.1.1.1 und Produktdatenblätter 2.1.1.2 bereitstellen. |
| 11.2 | Für das Gesamtsystem, die Systemkomponenten und alle Einzel- und Ersatzteile müssen Materialstammdaten und Grunddaten für SASPF bereitgestellt werden. |
| 11.3 | Alle Einzelteile müssen mit einem Element zur automatischen Identifizierung (AIT-Element) nach TL A-0032 Teil 1 (A-0032T001) gekennzeichnet sein. Im AIT-Element sollen die Originalherstellerdaten hinterlegt sein. Hinweis: Für die Vergabe der Global Trade Item Number (GTIN) gilt in diesem Zusammenhang: Wenn der Originalprodukthersteller am GS1-System teilnimmt, gilt Folgendes: → Der Händler hat die seitens Hersteller erstellte GTIN zu verwenden und darf keine eigene GTIN vergeben. → Ausnahme: Der Hersteller hat dem Händler trotz eigener Teilnahme am GS1-System schriftlich eingewilligt eigene GTIN zu erstellen. Wenn der Originalprodukthersteller zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens der Artikel nicht am GS1-System teilnimmt, sich dies aber zu einem späteren Zeitpunkt ändert, gilt Folgendes: → Der Händler darf vorerst eigene GTIN vergeben. → Der Hersteller vergibt später eigene GTIN und informiert den Händler darüber. |
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→ Die Artikel dürfen mit beiden GTINs in Prozessen genutzt werden, wobei der Artikel an sich nur über jeweils eine GTIN zu identifizieren ist.
→ In den Datenbanken des GS1-Systems ist der Link GTIN Händler- GTIN Hersteller zu schaffen.
3.1.1.1 Katalogisierungsliste
| ID | Leistungsanforderung (LAfo) |
|---|---|
| 111.1 | Das Gesamtsystem, die Systemkomponenten und alle Einzel- und Ersatzteile müssen jeweils als einzelne Positionen durch den AN in einer Katalogisierungsliste gemäß Anhang 1 dieser LB „Vorlage Katalogisierungsliste inkl. Legende“ aufgeführt werden. Hinweis: Sollte der AN nicht der Originalprodukthersteller des Artikels sein, muss er die Katalogisierungsliste durch den Originalprodukthersteller des Artikels erstellen lassen. Sollte der AN ein Händler oder eine Vertriebsfirma sein, kann die Katalogisierungsliste auch durch diesen oder diese erstellt werden, muss jedoch die Daten des jeweiligen Originalproduktherstellers enthalten. Als Preisangabe ist in der Katalogisierungsliste der Brutto- Einzelpreis des AN aufzunehmen. |
| 111.2 | Die Katalogisierungsliste muss für Artikel mit verschiedenen Größen den Artikel je Größe als einzelne Position aufführen. |
| 111.3 | Die Katalogisierungsliste muss eine klar erkennbare Produktabbildung oder ein Foto (Auflösung ca. 200*160) der Artikel beinhalten. Hinweis: „Klar erkennbar“ bedeutet, dass das Objekt unverpackt, ausreichend belichtet und scharf sein muss. |
| 111.5 | Die Katalogisierungsliste muss in folgender Ausführung dem AG ausgehändigt werden: • bis zu einer Datengröße von 20 MB per E-Mail als Excel-Datei ohne Passwortschutz • ab einer Datengröße von 20 MB elektronisch als Excel-Datei ohne Passwortschutz auf USB-Stick und per E-Mail fragmentiert in Anteile mit einer maximalen Datengröße von 20 MB |
| 111.6 | Die elektronischen Dateien der Katalogisierungsliste müssen in folgender Reihenfolge benannt werden mit: |
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| • Datum als JJJJMMTT • Unterstrich • Herstellercode, sofern kein Herstellercode bekannt ist, oder mehrere Herstellercodes vorhanden sind, ist folgendes anzugeben: „XXXXX“ • Unterstrich • Projektbezeichnung oder Gesamtsystembezeichnung • Unterstrich • Katalogisierungsliste Beispielname Datei: 20210115_CN591_Projektbezeichnung_Katalogisierungsliste.xlxs | |
|---|---|
| 111.7 | Bei Produktänderungen muss die Katalogisierungsliste angepasst und erneut unaufgefordert dem AG übermittelt werden. Das Gleiche gilt bei Änderungen zu Schutzrechten. |
| 111.8 | Die Katalogisierungsliste muss innerhalb von: • 5 Arbeitstagen bei einem Umfang bis einschließlich 50 Positionen • 10 Arbeitstagen bei einem Umfang von mehr als 50 bis einschließlich 100 Positionen • 15 Arbeitstagen bei einem Umfang von mehr als 100 Positionen nach Vertragsschluss vollständig und fehlerfrei dem AG vorgelegt werden. Hinweis: Sofern zum Zeitpunkt der Erstellung der Katalogisierungsliste noch keine ASD9-Nummern vorliegen, müssen diese Felder zunächst frei gelassen werden. Bei Vorliegen der vollständigen und fehlerfreien Katalogisierungsliste werden die ASD9-Nummer innerhalb von ca. 10 Arbeitstagen AG-seitig zur Verfügung gestellt. |
| 111.9 | Die Katalogisierungsliste muss in deutscher Sprache vorgelegt werden. Hinweis: Bei Herstellern außerhalb des DACH-Raums (Deutschland- Österreich-Schweiz) ist diese stets in englischer Sprache zu verfassen. |
| 111.10 | Die Katalogisierungsliste muss im Querformat ausgeführt sein und in ihrem Aufbau mindestens dem Muster in Anhang 1 zur LB entsprechen und dort die aufgeführten Angaben enthalten. |
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Hinweis: Die Legende des Anhang 1 dient als Hilfestellung und ist zu beachten.
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3.1.1.2 Produktdatenblatt
| ID | Leistungsanforderung (LAfo) |
|---|---|
| 112.1 | Zu jeder in der Katalogisierungsliste enthaltenen Position muss ein Produktdatenblatt im Format DIN A4 erstellt und an den AG übermittelt werden. |
| 112.2 | Das Produktdatenblatt muss mit Herstellerlogo, Herstelleranschrift und Herstellerkontaktinformation durch den Originalprodukthersteller (kein Händler oder Vertriebsfirma) erstellt sein. |
| 112.3 | Das Produktdatenblatt muss folgende Informationen gemäß Anhang 2 dieser LB „Vorlage Produktdatenblatt inkl. Legende“ enthalten: • Sämtliche Angaben der Katalogisierungsliste, außer Preis • Eine vergrößerte Produktabbildung mit ca. 1/3 der Gesamtfläche des Datenblattes • Farbe des Artikels; Es sind die von außen sichtbaren Farben des Artikels anzugeben, z. B.: Futter RAL 7013 Braungrau (Steingrau-Oliv), Außenseite RAL 7013 Braungrau (Steingrau- Oliv) • Kurze allgemeine Beschreibung des Verwendungszweckes ohne Verwendung von Abkürzungen • Materialzusammensetzung z.B. 50 % Baumwolle, 50 % Polyacryl; Flasche Edelstahl, Handschuhe Leder auch für Einzelkomponenten wie Obermaterial, Futter, etc. • Besondere Merkmale z. B. Flammhemmung, Vektorenschutz, IR-Schutz oder wasserabweisend Das Produktdatenblatt muss den Artikel klar identifizieren und gegenüber ähnlichen Artikeln abgrenzen. |
| 112.4 | Die Produktdatenblätter müssen unverzüglich, spätestens innerhalb der für die Katalogisierungsliste unter ID 111.8 genannten Fristen nach Vorliegen der ASD9-Nr. vollständig und fehlerfrei dem AG zur Verfügung gestellt werden. Hinweis: Die Erteilung einer Versorgungsnummer durch die zuständigen Katalogisierungsbehörde der Bundeswehr erfolgt innerhalb von 90 Arbeitstagen nach Vorliegen eines vollständigen und fehlerfreien Produktdatenblatts. |
| 112.5 | Die Produktdatenblätter müssen in deutscher Sprache vorgelegt werden. |
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| Hinweis: Bei Herstellern außerhalb des DACH-Raums (Deutschland- Österreich-Schweiz) sind diese stets in englischer Sprache zu verfassen. | |
|---|---|
| 112.6 | Die Produktdatenblätter müssen in folgender Ausführung dem AG zur Verfügung gestellt werden: • bis zu einer Datengröße von 20 MB per E-Mail als PDF-Datei (nicht editierbar, jedoch ohne Passwortschutz für drucken und Kopieren von Textinhalten und Produktabbildungen) • ab einer Datengröße von mehr als 20 MB elektronisch als PDF-Datei (nicht editierbar, jedoch ohne Passwortschutz für Drucken und Kopieren von Textinhalten und Produktabbildungen) auf einem USB-Stick. |
| 112.7 | Die elektronischen Dateien der Produktdatenblätter müssen in folgender Reihenfolge benannt werden mit: • Herstellercode, sofern kein Herstellercode bekannt, ist folgendes anzugeben „XXXXX“ • Unterstrich • Teilekennzeichen, sofern unterschiedliche TKZ je Größe vorhanden, ist folgendes anzugeben „YYYYY“ • Unterstrich • DB (= Datenblatt) Hinweis: Beispielname Datei: CN591_573750_DB.pdf |
| 112.8 | Bei Produktänderungen muss das Produktdatenblatt angepasst und erneut unaufgefordert dem AG übermittelt werden. Das Gleiche gilt bei Änderungen zu Schutzrechten. |
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4 Nachweisführung
Die Prüfung sämtlicher Dokumente und Leistungsanforderungen erfolgt anhand von Sicht- und Plausibilitätsprüfung.
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5 Mitgeltende Dokumente
5.1 Allgemeine mitgeltende Dokumente
| Kurzbezeichnung | Dokumentenname |
|---|---|
| TL A-0032 Teil 1 (A- 0032T001) | Kennzeichnung: Kennzeichnen der Versorgungsartikel |
| Anhang 1 | Vorlage Katalogisierungsliste inkl. Legende |
| Anhang 2 | Vorlage Produktdatenblatt inkl. Legende |
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6 Glossar
| Begriff | Beschreibung/ Definition |
|---|---|
| AG | Als Auftraggeber ist die BwBM GmbH zu verstehen, sofern nicht explizit BAAINBw E3.4 genannt ist. |
| Artikel | Das Gesamtsystem, die Systemkomponenten und alle Einzel- und Ersatzteile. |
| Einzelteil | Die kleinste über eine Versorgungsnummer oder ASD- Nummer oder den Versorgungsartikelnamen ansprechbare Einheit, aus der sich üblicherweise die Systemkomponenten zusammensetzen. In Einzelfällen kann ein Einzelteil eine eigenständige Systemkomponente darstellen (z. B. Transporttasche, Jacke oder Hose Einsatzanzug, ballistisches Schutzelement). |
| GS1-System | Standardisierter unternehmensübergreifender Identifikationsprozess für Einzelteile. |
| Gesamtsystem und System | Die Gesamtheit aller zum Projekt gehörenden Systemkomponenten. Hinweis: „Gesamtsystem/System“ wird synonym zu „Gerät“ in der TL A-0032 verwendet. |
| Systemkomponente | Eine Baugruppe oder ein Bestandteil des Gesamtsystems, die in sich geschlossen eine wesentliche Funktion erfüllt und unter diesen funktionalen Aspekten von weiteren Systemkomponenten klar abgegrenzt werden kann. |
| Materialstammdaten und Grunddaten für SASPF | Umfasst alle Informationen, welche in der Katalogisierungsliste und den Produktdatenblätter dieser Leistungsbeschreibung gefordert werden. Diese können vom Originalprodukthersteller oder vom Händler oder von der Vertriebsfirma stammen. |
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Originalherstellerdaten Beschreibt die Materialstammdaten und Grunddaten für
SASPF vom Originalprodukthersteller.
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7 Abkürzungsverzeichnis
| Abkürzung | Bedeutung |
|---|---|
| AIT | Automatisierte Identifizierungstechnik |
| AN | Auftragnehmer |
| AG | Auftraggeber |
| ASD-Nr. | Artikelstammdaten-Nummer |
| BAAINBw | Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr |
| BwBM GmbH | Bundeswehrbekleidungsmanagement GmbH |
| Bw | Bundeswehr |
| GTIN | Global Trade Item Number |
| ID | Identifikationsnummer |
| LAfo | Leistungsanforderung |
| LB | Leistungsbeschreibung |
| Lfd-Nr. | Laufende Nummer |
| RAL | Reichs-Ausschuss für Lieferbedingungen |
| SASPF | Standard-Anwendungs-Software-Produkt-Familien |
| TL | Technische Lieferbedingung |
| TKZ | Teilekennzeichen |
| Vers. Nr | Versorgungsnummer |
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