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Leistungsbeschreibung

Das Studierendenwerk Ulm schreibt die Rahmenvereinbarung zur Lieferung von küchenfertigen Salaten und Gemüse für die Einkaufskooperation Süd-West öffentlich aus. Das Studierendenwerk Ulm handelt im Namen und im Auftrag der beteiligten Kooperationspartner. Für die Einkaufskooperation Süd-West nehmen die folgenden Kooperationspartner an der Ausschreibung teil: Studierendenwerk Freiburg A.d.ö.R., Studierendenwerk Kaiserslautern A.d.ö.R., Studierendenwerk Karlsruhe A.d.ö.R., Seezeit Studierendenwerk Bodensee A.d.ö.R., Studierendenwerk Saarland A.d.ö.R., Studierendenwerk Stuttgart A.d.ö.R., Studierendenwerk Trier A.d.ö.R., Studierendenwerk Tübingen-Hohenheim A.d.ö.R., Studierendenwerk Ulm A.d.ö.R., Studierendenwerk Mainz A.d.ö.R. Die nachfolgende Leistungsbeschreibung ist Bestandteil der Ausschreibung und Grundlage für die allgemeinen Bewerbungs- und Vertragsbedingungen. Sie wird daher vollumfänglich Bestandteil dieser Rahmenvereinbarung. Vertragspartner für die Einzelbestellungen wird das jeweilige Studierendenwerk.

Allgemeine Vorbemerkungen Im Sinne eines lauteren Wettbewerbs sowie der erforderlichen Transparenz nimmt das Studierendenwerk Ulm im Namen und im Auftrag der Kooperationspartner diese Ausschreibung vor.

1.1 Preisgestaltung Die Preise sind für jede Position im Leistungsverzeichnis in EUR ohne Umsatzsteuer anzugeben (Preisangaben in EUR je kg).

1.2 Preisbindung und Preisanpassung Die Preise sind für die ersten 12 Monate der Vertragslaufzeit bindend. Im Fall einer Verlängerung des Vertrages ist mit Wirkung ab dem Folgejahr eine Preisanpassung durch einvernehmliche Vereinbarung möglich. Neue Preise werden frühestens vier Wochen nach Abschluss der Preisanpassungsvereinbarung wirksam und sind wiederum für eine Laufzeit von 12 Monaten verbindlich. Kommt eine Einigung nur für einen Teil der vertragsgegenständlichen Artikel zustande, können die Parteien vereinbaren, dass der Auftragnehmer für die übrigen Artikel neue Preise ansetzen darf, die Auftraggeber durch die Ausschreibung jedoch nicht mehr zur Abnahme dieser Artikel verpflichtet sind.

1.3 Fehlartikel Bieter haben grundsätzlich alle im Leistungsverzeichnis aufgeführten Produkte anzubieten und zu liefern. Artikel, die der Bieter nicht in mindestens einem Gebinde anbietet (Fehlartikel), sind im Leistungsverzeichnis in der Spalte „Preis netto pro Mengeneinheit“ mit einem X zu kennzeichnen. Wird kein Preis eingetragen, wird der Artikel ebenfalls als Fehlartikel gewertet. Sind im Angebot vier oder mehr Fehlartikel enthalten, wird das Angebot ausgeschlossen. Bis zu drei Fehlartikel führen zu Abzügen in der Angebotsbewertung.

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1.4 Produktspezifikation Für alle im Leistungsverzeichnis aufgeführten Produkte sind aktuelle Produktspezifikationen in elektronischer Form (PDF Format) sowie in deutscher Sprache dem Angebot beizufügen. Änderungen von Produktspezifikationen während der Vertragslaufzeit sind jedem einzelnen Vertragspartner mit zwei Wochen Vorlaufzeit bekanntzugeben.

Nach Zuschlagserteilung wird dem Auftragnehmer eine abgewandelte Version des Leistungsverzeichnisses zugesandt, in der Allergene und Zusatzstoffe je Artikel binnen 10 Tagen einzutragen sind.

Kalkulationsbasis Der angegebene Mengenbedarf wurde anhand von Vorjahresmengen ermittelt. Aus diesen Angaben kann kein Anspruch auf Abnahme einer Mindest- oder Höchstmenge hergeleitet werden. Die Zahlen sind lediglich Kalkulationshilfsmittel für den jeweiligen Bieter.
Bezeichnung der Lieferung / Leistung Gegenstand der Lieferung sind die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Artikel, die durch die beteiligten Kooperationspartner im Rahmen von Einzelbestellungen konkretisiert werden. Die Lieferungen haben gemäß Leistungsverzeichnis und den darin festgelegten Vorgaben an die im Lieferstellenverzeichnis aufgeführten Lieferstellen zu erfolgen.
Lieferstellen und Anlieferzeiten Die im Lieferstellenverzeichnis aufgeführten Lieferstellen und Anlieferzeiten bzw. Anlieferzeiträume sind mit Abgabe des Angebots verpflichtend und strikt einzuhalten. Die Anliefertage sollen in Abstimmung mit den Lieferstellen angemessen auf die Wochentage verteilt werden. Die Warenanlieferung ist mit für den Lebensmitteltransport geeigneten Fahrzeugen durchzuführen.
Auditierung Vor Zuschlagserteilung kann durch den Auftraggeber z.B. im Rahmen der Eignungsprüfung eine Auditierung durchgeführt werden, ebenso während der Vertragslaufzeit, sollte diese aus Gründen der Qualitätsprüfung nötig sein.
Einzelbestellungen Jeder Kooperationspartner ordert die jeweilig benötigte Menge durch eine individuelle Bestellung. Die Studierendenwerke bemühen sich, nachhaltig zu agieren, Lieferungen zu bündeln und unnötige Fahrten zu vermeiden. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Bestellungen oder Stornierungen der Kooperationspartner täglich bis mindestens 11:00 Uhr auf den Folgetag anzunehmen. Auf Wunsch des jeweiligen Kooperationspartners sind Auftragsbestätigungen per Mail zu versenden.

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Fehlmengen/Nachlieferung Fehlmengen sind unverzüglich an den Besteller zu melden, um einen Deckungskauf zu ermöglichen. Dabei entstehende Mehrkosten gehen zu Lasten des Auftragnehmers.

Eine Nachlieferung oder Lieferung von Ersatzartikeln ist vorab mit dem Auftraggeber abzustimmen und nur mit dessen Einverständnis möglich. Eine vom Auftraggeber unverschuldet notwendig gewordene Nachlieferung erfolgt schnellstmöglich und unabhängig von den vereinbarten Liefertagen zusätzlich auf Kosten des Auftragnehmers.

Qualitäts- und Produktanforderungen Die Studierendenwerke sind darauf bedacht, keine gentechnisch veränderten sowie bestrahlte Lebensmittel und Zusatzstoffe einzusetzen. Die Kennzeichnung der Produkte oder Produktmischungen und Zubereitungen muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Die im Leistungsverzeichnis genannten Produkte (Salate / Salatmischungen / Rohkost) müssen ein produktspezifisch längst mögliches Mindesthaltbarkeitsdatum bei Anlieferung ausweisen. Die Restlaufzeit bei Anlieferung muss mindestens 2-3 Tage betragen, ansonsten hat der Auftraggeber das Recht die Annahme zu verweigern, der Lieferant verpflichtet sich zu einer unverzüglichen Nachlieferung, ggf. ergänzend zu den vereinbarten Liefertagen.

Der Auftraggeber prüft die Qualität der gelieferten Ware. Er ist berechtigt, bei Verdacht auf eine Gesundheitsgefährdung eine Warenprobe auf Kosten des Auftragnehmers bei den örtlichen hierfür zuständigen Instituten einzureichen.

Statistik Der Auftragnehmer stellt dem ausschreibenden Studierendenwerk auf Wunsch, mindestens jährlich die nachfolgenden Informationen Artikelmengen zur Verfügung.

-Artikel -Artikel Nr. Bieter -Gebinde -Ek-Preis -Lieferstelle sortiert nach Studierendenwerk -Menge -Gesamtumsatz -Bezugszeitraum oder -datum

Die Informationen sind in einem üblichen offenen Format, das eine automatisierte Auswertung ermöglicht (zum Beispiel .csv), zur Verfügung zu stellen.

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Verpackungs- und Anlieferungsvorgaben Die Produkte gemäß Leistungsverzeichnis müssen in lebensmittelgeeigneten Verpackungen geliefert werden, so dass eine Beschädigung der Produkte ausgeschlossen ist. Hierbei sind die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach Verpackungsrecht (PPWR/VerpackDG) und Kennzeichnungsverordnung nach aktuellem Stand zu beachten.

Die einzelnen Verpackungseinheiten müssen auf H-1 Kunststoffpaletten oder Rollcontainern angeliefert werden, sortiert nach Bestellnummer des jeweiligen Auftraggebers in entsprechend gekennzeichneten Mehrwegpfandbehältnissen.

Bezugs- und Liefermengen / weitere Abnahmestellen Die Bezugsmengen schwanken im Jahresverlauf. In der vorlesungsfreien Zeit ist mit einer geringeren Abnahme zu rechnen. Bei Betriebsschließung einer Abnahmestelle entfällt die Anlieferung ganz. Die Betriebsschließungen sind bei den jeweiligen Studierendenwerken zu erfragen. Es besteht kein Anspruch auf Abnahme einer Mindestbestellmenge.

Im Vertragszeitraum neu hinzukommende Abnahmestellen der einzelnen Studierendenwerke, werden zu gleichen Konditionen in diese Rahmenvereinbarung aufgenommen.

Lieferzeitraum/Vertragslaufzeit Beginn der Anlieferung bei Zuschlagsvergabe ist der 01.01.2027. Als Ende des Lieferzeitraums gilt der 31.12.2027. Die Rahmenvereinbarung verlängert sich stillschweigend um ein weiteres Jahr, sofern nicht sechs Monate vor Ablauf des Vertragsjahres eine Kündigung durch einen der Vertragspartner erfolgt. Die maximale Vertragslaufzeit endet am 31.12.2030.
Rechnungsstellung Die Rechnungsstellung erfolgt über das jeweils beauftragende Studierendenwerk nach 23.4 der Allgemeinen Vertragsbedingungen. Der Auftragnehmer erstellt grundsätzlich jede Rechnung elektronisch. Bei denjenigen Studierendenwerken, die eine X-Rechnung benötigen, muss das Rechnungsdokument dazu einem Format der CEN-Norm EN 16931 entsprechen und im Feld Buyer-Reference (BT-10) die jeweilige Leitweg-ID des jeweils beauftragenden Studierendenwerks aufweisen. Die Rechnung muss über den Zentralen Rechnungseingang des jeweiligen Bundeslandes oder über die dazugehörige E-Mailadresse eingereicht werden. Das aktuell gültige ZUGFeRD-Format wird grundsätzlich bevorzugt. Die jeweiligen detaillierten Anforderungen an die X-Rechnung

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werden dem Auftragnehmer bei Auftragserteilung übermittelt. Die jeweiligen landesspezifischen Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung sind zu beachten.

3. Leistungsbeschreibung.pdf