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Leistungsbeschreibung zur Ausschreibung Nr. 2026/332-RK Rahmenvereinbarung zur Lieferung von Hygiene- und Desinfektionsmaterial für die Stadt Aachen
1 Gegenstand der Vereinbarung Die Stadt Aachen beabsichtigt, eine gesamtstädtische Rahmenvereinbarung zur Lieferung von Hygiene- und Desinfektionsmaterial für die Dienststellen, Einrichtungen und sonstigen abrufberechtigten Organisationseinheiten der Stadt Aachen für den Zeitraum 01.01.2027 bis 31.12.2028, mit der zweimaligen Verlängerungsoption von jeweils einem Jahr zu beauftragen.
Die Vereinbarung endet spätestens am 31.12.2030 oder nach dem Erreichen des Gesamtauftragswertes, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Die Vereinbarung dient der bedarfsgerechten, wirtschaftlichen und zuverlässigen Versorgung von rund 120 Organisationseinheiten der Stadt Aachen, darunter Fachbereiche, Eigenbetriebe, Einrichtungen, Dienststellen, Schulen und Kindertageseinrichtungen. Innerhalb der Vertragslaufzeit werden diese Organisationseinheiten eigenverantwortlich Abrufe aus der Rahmenvereinbarung tätigen. Dabei handelt es sich in der Regel um geringe Abnahmemengen.
Der Auftrag wird in Form einer Rahmenvereinbarung erteilt und endet ohne gesonderte Kündigung nach Ablauf der Vertragslaufzeit oder bei Erreichen des Gesamtauftragswertes. Die Laufzeit der Vereinbarung beginnt am 01.01.2027 und endet am 31.12.2028 bzw. spätestens am 31.12.2030, unter Berücksichtigung der Verlängerungsoption.
HINWEISE:
In das Leistungsverzeichnis sind sämtliche Einzelpreise für die benötigten Produkte einzutragen. Wertungsrelevant ist der angebotene Gesamtbruttopreis für eine mögliche Gesamtlaufzeit von 4 Jahren.
Die im Leistungsverzeichnis angegebenen Mengen wurden so genau wie möglich ermittelt. Ein Anspruch auf eine bestimmte Abnahmemenge besteht nicht. Die Mengenangaben können sowohl unter- als auch überschritten werden. Die jeweiligen Bestellmengen und- Zyklen sind variabel. Es werden gegebenenfalls auch nur Kleinstmengen abgerufen. Die Lieferungen erfolgen portofrei und frei Verwendungsstelle.
Sämtliche im Zusammenhang mit der Bestellung und Lieferung auftretenden Fragen und Probleme sind mit der jeweils bestellenden Organisationseinheit zu klären. Angelegenheiten, welche die Rahmenvereinbarung betreffen, sind mit dem Beschaffungsmanagement (FB 60/120) des Fachbereichs Vertrags-, Vergabe- und Fördermittelmanagement der Stadt Aachen zu erörtern.
Die zu einem Abruf berechtigten Organisationseinheiten und Personen der Stadt Aachen werden bei Auftragserteilung durch das Beschaffungsmanagement der Stadt Aachen festgelegt und dem zukünftigen Auftragnehmer mitgeteilt. Das Beschaffungsmanagement der Stadt Aachen behält sich vor, den Kreis der Einkäufer, welcher zu Bestellungen befugt ist, jederzeit anzupassen.
2 Vertragsbestandteile Vertragsbestandteile sind die Leistungsbeschreibung, das Leistungsverzeichnis, das Angebot des Auftragnehmers, die Vertrags- und Bewerbungsbedingungen der Stadt Aachen, sowie die einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften.
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3 Leistungsumfang Der Auftragnehmer liefert sämtliche im Leistungsverzeichnis aufgeführten Produkte sowie gegebenenfalls Nachfolgeprodukte. Zum Leistungsumfang gehören insbesondere: Händedesinfektionsmittel, Flächendesinfektionsmittel, Erste-Hilfe-Material, Spendersysteme und Zubehör, sonstige Hygiene- und Verbrauchsmaterialien. Die Lieferung erfolgt auf Einzelabruf nach Bedarf der jeweiligen Dienststellen.
Sollte ein Produkt nicht mehr lieferbar sein, so ist dies der Stadt Aachen unverzüglich anzuzeigen und ein gleichwertiges Produkt anzubieten. Über die Aufnahme des angebotenen Ersatzproduktes in die Gesamtproduktliste entscheidet die Stadt Aachen.
- Vertragsdurchführung
4.1 Bestell- und Abrufverfahren Die Bestellungen erfolgen grundsätzlich über die elektronische Einkaufsplattform „citkoMarket“ der SIT GmbH. Der Auftragnehmer stellt hierfür einen aktuellen elektronischen Produktkatalog bereit und pflegt diesen während der gesamten Vertragslaufzeit.
Der Auftragnehmer stellt die Katalogdaten im erforderlichen Format zur Verfügung. Die Bereitstellung im BMEcat-Format erfolgt kostenfrei. Mögliche Kosten für andere Formate richten sich nach den Vorgaben der Einkaufsplattform und ist als Anlage beigefügt.
Der Auftragnehmer trägt zudem eine umsatzabhängige Provision in Höhe von 5 % vom Warennettowert, die von der Betreiberfirma SIT GmbH auf den Umsatz der über das System getätigten Bestellungen erhoben wird. Die Kosten werden als „Provisionsabrechnung“ monatlich oder auf Wunsch des Auftragsnehmers quartalsweise in Rechnung gestellt. Bei einer länger andauernden Störung von citkoMarket sind Bestellungen alternativ per E-Mail oder telefonisch zu ermöglichen.
4.2 Lieferbedingungen Die Lieferungen erfolgen fracht- und verpackungsfrei sowie frei Verwendungsstelle einschließlich des Transportes innerhalb eines Gebäudes mit oder ohne Aufzug. Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass die Produkte bis zum vom Auftraggeber bestimmten Übergabe- bzw. Lagerort innerhalb der jeweiligen Organisationseinheit transportiert werden. Sofern dennoch Verpackungsmaterial anfällt, ist dieses auf Wunsch des Bestellers bei der nächsten Lieferung zurückzunehmen und ordnungsgemäß zu entsorgen bzw. wiederzuverwerten. Die Anlieferstellen umfassen sämtliche Dienststellen, Eigenbetriebe, Schulen und Kindertageseinrichtungen der Stadt Aachen.
Die Anlieferung erfolgt in Paketen entsprechend der einzelnen Abrufe mit entsprechendem Lieferschein unter Angabe • des Besteller*innennamens, • des Bestelldatums, • der Lieferanschrift, • der Auftragsnummer und • des Paketinhalts mit Angabe der Artikelbezeichnung.
Die Lieferfrist beträgt maximal fünf Werktage nach Abruf. Lieferungen erfolgen montags bis freitags während der Dienstzeiten und/oder zur ggf. vereinbarten Zeit. Anlieferungen an Schulen und Kindertageseinrichtungen erfolgen grundsätzlich vormittags, sofern keine abweichenden Zeiten vereinbart wurden.
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Erkennt der Auftragnehmer, dass ein bestellter Artikel nicht oder nicht fristgerecht geliefert werden kann, hat er den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Ein eigenmächtiger Austausch gegen ein anderes Produkt ist nicht zulässig. Ein Ersatzprodukt darf nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers geliefert werden. Das Ersatzprodukt muss hinsichtlich Qualität, Funktionalität, Sicherheit und Leistungsfähigkeit mindestens gleichwertig sein. Für den Auftraggeber dürfen durch ein Ersatzprodukt keine zusätzlichen Kosten entstehen.
Teillieferungen bedürfen grundsätzlich der vorherigen Abstimmung mit dem Auftraggeber. Mehrkosten für Teillieferungen werden vom Auftraggeber nicht übernommen, sofern diese nicht ausdrücklich beauftragt oder vereinbart wurden.
4.3 Anforderungen an die Produkte Sämtliche Produkte müssen den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen sowie den einschlägigen europäischen und nationalen Vorschriften (siehe auch Leistungsverzeichnis) entsprechen.
Die gelieferten Produkte müssen zum Zeitpunkt der Übergabe/Anlieferung beim Auftraggeber noch über eine Restlaufzeit der Verwendbarkeit (Haltbarkeitsdatum/Verfallsdatum) von mindestens 24 Monaten ab Lieferdatum verfügen.
Insbesondere müssen: Sicherheitsdatenblätter verfügbar sein Kennzeichnungspflichten eingehalten werden Gefahrstoffvorschriften beachtet werden erforderliche Zulassungen vorliegen die Produkte frei verkehrsfähig sein
Desinfektionsmittel müssen, soweit erforderlich, den Empfehlungen des Robert Koch-Instituts (RKI) und/oder den Listen des Verbundes für Angewandte Hygiene (VAH) entsprechen.
Die Auftraggeberin behält sich vor, entsprechende Nachweise jederzeit anzufordern.
4.4 Nachhaltigkeit und Umweltschutz Die Stadt Aachen verfolgt das Ziel einer nachhaltigen und ressourcenschonenden Beschaffung. Der Auftragnehmer verpflichtet sich daher:
möglichst umweltfreundliche Produkte anzubieten Verpackungsmaterial auf ein Mindestmaß zu reduzieren, recyclingfähige Verpackungen zu verwenden, Transportwege möglichst effizient zu gestalten, Verpackungsmaterial auf Wunsch kostenfrei zurückzunehmen Soweit verfügbar, soll Verpackungsmaterial mit anerkannten Umweltzeichen wie beispielsweise dem Blauen Engel oder dem EU-Ecolabel angeboten werden.
4.5 Qualitätssicherung und Reklamationen Der Auftragnehmer gewährleistet eine gleichbleibend hohe Qualität.
Bei einer Produktumstellung im Rahmen einer laufenden Vereinbarung muss der Auftragnehmer den Auftraggeber rechtzeitig informieren und auf Verlangen die entsprechenden Nachweise sowie Unterlagen vorlegen, um die Gleichwertigkeit des neuen Produkts zu belegen.
Bei mangelhaften Lieferungen besteht ein Umtauschrecht innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zustellung. Ersatzlieferungen erfolgen kostenfrei spätestens innerhalb von fünf Kalendertagen nach Bekanntwerden der Reklamation.
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Die Auftraggeberin ist berechtigt, Qualitätskontrollen durchzuführen.
4.6 Ansprechpartner und Kommunikation Der Auftragnehmer benennt eine feste Ansprechperson.
Reklamationen müssen: telefonisch und, per E-Mail sowie elektronisch entgegengenommen werden können. Der Eingang einer Reklamation ist spätestens innerhalb eines Werktages per Email zu bestätigen.
4.7 Rechnungsstellung Die Rechnungsstellung erfolgt an die warenabrufende Stelle.
Die Rechnungsstellung erfolgt ausschließlich elektronisch per Mail. Rechnungen müssen mindestens folgende Angaben enthalten: • Besteller*innenname • Bestelldatum • Lieferdatum • Auftragsnummer • Haushaltsstelle • Artikelbezeichnung • Mengenangaben • Einzel- und Gesamtpreise netto • Umsatzsteuer
Unvollständige Rechnungen können zurückgewiesen werden.
4.8 Preise Die angebotenen Preise sind Festpreise und gelten für den Vertragszeitraum. Eine Preisanpassung ist auf der Grundlage nachgewiesener Kostensteigerungen mit einer Vorlaufzeit von 4 Wochen einmalig zum Ablauf des 2. Vertragsjahres möglich.
4.9 Vertragslaufzeit Die Rahmenvereinbarung endet mit Ablauf der Vertragslaufzeit, spätestens mit Ablauf des 31.12.2030 oder mit Erreichen des Höchstauftragswertes.
Die Verlängerungsoptionen werden durch den Auftraggeber jeweils spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform ausgeübt.
5 Haftung und Versicherung Der Auftragnehmer haftet nach den gesetzlichen Vorschriften für sämtliche Schäden, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung entstehen. Während der gesamten Vertragslaufzeit ist eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme in Höhe von 1.000.000,00 € für Personen- und Sachschäden vorzuhalten und auf Verlangen nachzuweisen.
6 Datenschutz und Vertraulichkeit Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen. Sämtliche im Rahmen der Vertragsdurchführung erlangten Informationen sind vertraulich zu behandeln.
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7 Außerordentliche Kündigung Die Auftraggeberin ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn: wiederholt Lieferfristen überschritten werden, erhebliche Qualitätsmängel auftreten, gegen gesetzliche Vorschriften verstoßen wird, ein Insolvenzverfahren eröffnet wird, wesentliche Vertragspflichten verletzt werden.
8 Schlussbestimmungen Für die Durchführung der Rahmenvereinbarung gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Die Leistungsbeschreibung ist Bestandteil der Vergabeunterlagen und der abzuschließenden Rahmenvereinbarung.
Änderungen oder Ergänzungen der vereinbarten Leistungen bedürfen der vertraglich vorgesehenen Form und sind nur im Rahmen der geltenden vergabe- und vertragsrechtlichen Bestimmungen zulässig.
Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Regelung tritt eine Bestimmung, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Regelung am nächsten kommt.