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Stabsstelle IV.1 Stadtverwaltung Kaiserslautern 67653Kaiserslautern Zentrale Vergabestelle
Dienstgebäude Rathaus, Willy-Brandt-Platz 1
Datum März 2025
Auskunft erteilt Frau Riehm-Grünenwald
Wichtige Informationen zur E-Rechnung und E-Rechnungspflicht ab Geschoss/Zimmer A016/A017 dem 01.04.2025 Telefon-Durchwahl 0631 365-2481/4432
Telefax 0631 365-1628 Sehr geehrte Damen und Herren, E-Mail vergabestelle@ aufgrund der Regelungen des Wachstumschancengesetzes besteht seit kaiserslautern.de dem 01.01.2025 für alle Unternehmen im innerdeutschen Business-to- Ihr Zeichen Business-Zahlungsverkehr (B2B) die Verpflichtung, E-Rechnungen zu empfangen. Gleichzeitig sind Unternehmen nach dieser bundesgesetzlichen Ihre Nachricht vom Vorschrift verpflichtet, selbst E-Rechnungen zu versenden. Die Fristen hierfür enden spätestens zum 01.01.2028. Unser Zeichen (bei Anwort bitte angeben) IV.1 Ri/Ra In Ergänzung zu dieser Vorschrift wurden im Bundesland Rheinland-Pfalz Regelungen im Zusammenhang mit dem E-Government-Gesetz Rheinland- Postanschrift Pfalz (EGovGRP) geschaffen. Für die Verwaltungen gilt in diesem Stadtverwaltung Kaiserslautern 67653 Kaiserslautern Zusammenhang die E-Rechnungsverordnung Rheinland-Pfalz Lieferanschrift (ERechVORP). Stadtverwaltung Kaiserslautern Willy-Brandt-Platz 1 67657 Kaiserslautern Nach den landesseitigen Vorgaben, sind Rechnungsstellende ab dem Zentrale Angaben 01.04.2025 dazu verpflichtet, für alle Rechnungen aufgrund von öffentlichen Telefon 0631 365-0 Aufträgen und Konzessionen in Rheinland-Pfalz elektronische Rechnungen Telefax 0631 365-2553 zu versenden. E-Mail stadt@kaiserslautern.de Internet www.kaiserslautern.de
Öffentliche Aufträge sind hierbei sämtliche entgeltliche Verträge zwischen Barrierefreie Zugänge Rathaus öffentlichen Auftraggebenden oder Sektorenauftraggebenden und Bürgercenter und Eingang Maxstraße Unternehmen über die Beschaffung von Leistungen, die die Lieferung von Bankverbindung Waren, die Ausführung von Bauleistungen oder die Erbringung von IBAN / BIC-SWIFT Dienstleistungen zum Gegenstand haben (vgl. §103 GWB). DE39 5405 0220 0000 1146 60 / MALADE51KLK Die Verpflichtung gilt unabhängig vom Auftragswert. Ust-ID: DE148641057 Vor dem genannten Hintergrund möchten wir Sie mit diesem Schreiben über Leitweg-ID Stadt KL: das zukünftige Verfahren zum Einreichen von E-Rechnungen bei 073120000000-001-88 öffentlichen Auftraggebenden informieren. Öffnungszeiten Mo - Do 08:00 – 12:30 und 13:30 – 16:00 Uhr Fr 08:00 – 13:00 Uhr
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Definition einer E-Rechnung Eine E-Rechnung ist nicht nur von einer Rechnung auf Papier zu unterscheiden, sondern auch von einer digitalen Rechnung (z.B. im PDF- Format). Bei einer E-Rechnung erfolgt eine strukturierte Datenübertragung nach festgelegten Gliederungskriterien, die eine Maschine-zu-Maschine- Kommunikation zulassen. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie im E- Rechnungsportal RLP (https://e-rechnung.service.rlp.de/startseite).
Einreichen elektronischer Rechnungen & Übertragungskanäle Zum Einreichen von E-Rechnungen müssen Rechnungsstellende den zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE) verwenden. Die Registrierung erfolgt hierbei über das „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER. Nach der Registrierung im ZRE können Rechnungen entweder per Mail über die Mailadresse ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de, oder über einen direkten Upload innerhalb des ZRE-Portals im Browser eingereicht werden.
Um den ZRE zu nutzen, benötigen Sie darüber hinaus von allen öffentlichen Auftraggebern die entsprechenden Leitweg-ID’s, die die Zuleitung der E- Rechnungen zu den korrekten Behörden sicherstellen.
Die Leitweg-ID der Stadt Kaiserslautern lautet: 073120000000-001-88
Rechnungsformate Sie können Rechnungen einreichen, die der aktuell gültigen Fassung des Standards XRechnung entsprechen. Zusätzlich verarbeitet der ZRE momentan die zuletzt außer Kraft gesetzte Version des Standards. Auch ZUGFeRD-Rechnungen im Profil XRechnung können eingereicht werden. Rechnungsbegründende Anlagen müssen Base64-kodiert sein und können in den folgenden Formaten zur E-Rechnung hinzugefügt werden: PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS. Hierbei müssen alle Anlagen unterschiedliche Namen haben. Dies betrifft auch eingebettete, Base64 codierte Anlagen innerhalb der E-Rechnung. Die Dateinamen dürfen kein @-Zeichen enthalten und werden ggfs. abgeschnitten, wenn sie zu lang sind. Es darf nur eine Rechnung pro E-Mail eingereicht werden und die Gesamtgröße inkl. aller Anhänge darf 20MB nicht überschreiten.
Inhalt der E-Rechnung („BT-Felder“) Die Pflichtfelder des Standards XRechnung ergeben sich in den meisten Fällen aus dem Umsatzsteuergesetz. Zusätzliche Pflichtangaben sind Zahlungsbedingungen, Bankverbindungsdaten, die Mailadresse des Rechnungsstellenden und die vorgenannte Leitweg-ID. Bitte achten Sie darauf, dass sie ohne Leerzeichen und im Zeichensatz UTF-8 im Feld „BT- 10“ eingetragen wird.
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Neben den vorgenannten Pflichtangaben zur Rechnung können für die nachfolgenden Informationselemente optionale Angaben gemacht werden:
Vertragsnummer - Feld BT-12 Bestellnummer - Feld BT-13 Lieferantennummer - Feld BT-29 Kundennummer - Feld BT-46 Kontaktstelle - Feld BT-56 Lieferdatum - Feld BT-72 Lieferzeitraum - Felder BT-73 und BT-74
Uns ist bewusst, dass die Umstellung Ihrer Systeme selbstverständlich Aufwand bedeutet und möglicherweise auch Prozesse in Ihrem Unternehmen angepasst werden müssen. Die Einführung der E-Rechnung bietet jedoch auch viele Verbesserungen. Hier nur einige Beispiele:
- GoBD-konforme Abwicklung und Archivierung
- Schnellere Zahlungseingänge, da Rechnungen maschinell (teil-) verarbeitet werden können
- Direkte Rückmeldung vom ZRE mit der Information, ob eine Rechnung zugestellt werden konnte und formal in Ordnung ist
- Kostenersparnis durch wegfallende Kosten für Porto, Druck und Briefumschläge
- Weniger Fehlerquellen sowie Zeitersparnis durch standardisierte Prozesse
- Platzersparnis bei digitaler Archivierung
Außerdem sind Sie durch die frühzeitige Implementierung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen bereits heute auf die kommenden Verpflichtungen zur E-Rechnung im B2B-Bereich vorbereitet.
Für ergänzende Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung. Entsprechende Anfragen senden Sie bitte an rechnungen@kaiserslautern.de.
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