Anlage 8 zu C2 EVB SAP Business Network und SCC.pdf

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Ergänzende Vertragsbedingungen der Deutschen Bahn AG (DB AG) und der mit ihr verbundenen Unternehmen zur Nutzung von SAP Business Network und SAP Ariba "Supply Chain Collaboration" (SCC) (EVB SAP Business Network und SCC)

– Ausgabe 01.05.2025 –

I Allgemein

1. Allgemeine Regelungen

1.1 Das Zustandekommen und die Abwicklung aller Einzelverträge mit Bezug zu dem zwischen Auf- traggeber und Auftragnehmer geschlossenen Rahmenvertrag erfolgt unter Anwendung von SAP Business Network gemäß Ziffer 2 dieser Bedingungen.

Insoweit im Ausnahmefall einzelne mit dem Auftraggeber nach § 15 AktG verbundene Unterneh- men über SAP Business Network nicht bestellberechtigt sind, finden diese Bedingungen keine Anwendung. In diesen Fällen gilt ausschließlich der Rahmenvertrag.

1.2 Weitere Vertragsbestandteile dieser EVB sind die im Lieferantenportal veröffentlichten SAP Ariba Guidelines. Neben den Allgemeinen Unterlagen finden die Regelungen für die Bereiche Katalo- gerstellung, Integration und für die SCC Lieferanten im Bereich Supply Chain Collaboration An- wendung. Darin sind die Einzelheiten für die Anbindung an SAP Business Network beschrieben. Sie sind im DB Lieferantenportal unter SAP Ariba Guidelines aufrufbar: https://lieferanten.deutschebahn.com/lieferanten/Bestandslieferanten/Digitale-Services/SAP- Ariba-Guidelines-11114502

Der Auftragnehmer informiert sich regelmäßig über etwaige Änderungen dieser Vorgaben.

2. Grundlegende Pflichten des Auftragnehmers

2.1 Der Auftragnehmer muss sich unverzüglich nach dem Vertragsabschluss im System SAP Busi- ness Network registriert haben und dort der Geschäftsbeziehung mit dem Auftraggeber im SAP Business Network zustimmen (Trading Relationship Request). Außer es wurde im Rahmenver- trag etwas anderes vereinbart; bis dahin finden diese Vertragsbedingungen keine Anwendung.

2.2 Der Auftragnehmer muss die systemseitig geforderten Hard- und Softwarevoraussetzungen schaffen, um seine erforderlichen Daten in der dafür vorgesehenen elektronischen Form (für u.a. Kataloge: cXML, csv, Excel, BMEcat etc.) an das SAP Business Network zu liefern sowie die weiteren genannten Dokumente (siehe Ziffer 1 dieser Bedingungen) über SAP Business Network auszutauschen.

2.3 Der Auftragnehmer muss dem Auftraggeber nach Aufforderung alle geforderten Kontakt- und Stammdaten zukommen lassen. Dies umfasst neben den Unternehmensstammdaten die für die Ariba-Anbindung zuständigen Kontaktpersonen mit E-Mail, Telefonnummer und Zuständigkeit. Zusätzlich ist, sofern vorhanden, die Ariba Netzwerk ID (ANID) anzugeben.

2.4 Der Auftragnehmer muss sich selbstständig mit der Bedienung der Tools vertraut machen. Ein Schulungsportal und Informationsmaterial sind im DB Lieferantenportal im Abschnitt „Weitere In- formationen“ verfügbar unter https://db.de/sap-business-network

3. Datenschutz

3.1 Der Auftraggeber verarbeitet die vom Auftragnehmer bereitgestellten personenbezogenen Daten der Ansprechpartner, soweit es für die Kommunikation im Einkaufsprozess notwendig und nach den jeweils einschlägigen Datenschutzbestimmungen zulässig ist.

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3.2 Die genannten Ansprechpartnerdaten werden im Intranet der Deutsche Bahn AG bzw. ihrer ge- mäß § 15 AktG verbundenen Gesellschaften für die Mitarbeitenden der Deutschen Bahn AG für Kommunikationszwecke in gemeinsamer Verantwortlichkeit der Konzerngesellschaften veröffent- licht (für SCC nicht relevant).

3.3 Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass die betroffenen Personen hierüber entsprechend Art. 13 und 14 DSGVO informiert sind. Sofern eine Veröffentlichung persönlicher Daten zur An- wenderkommunikation nicht gewünscht wird, sind vom Auftragnehmer unpersönliche Kommuni- kationsdaten (z. B. Abteilungsname, Hotline Nummer, neutrales E-Mail-Postfach) anzugeben (für SCC nicht relevant).

4. Kosten

4.1 Der Auftragnehmer trägt die Kosten für seine Anbindung an das SAP Business Network sowie im Anwendungsfall für die technische Integration (cXML, EDIFACT) und die Erstellung der Kataloge.

4.2 Kosten auf Seiten des Auftragnehmers, die für die fortlaufende Aktualisierung der Katalogdaten entstehen, und ggf. anfallende laufende Nutzungsgebühren, die mit der Geschäftsbeziehung zwi- schen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber in SAP Business Network zusammenhängen, werden vom Auftragnehmer getragen (für SCC nicht relevant).

4.3 Für SAP Ariba Supply Chain Collaboration (SCC) gilt abweichend: Die fortlaufenden Nutzungs- gebühren, die mit der Geschäftsbeziehung mit der Deutschen Bahn AG, Bereich Schienenfahr- zeugteile, in SAP Business Network zusammenhängen, werden vom Auftraggeber getragen (gilt auch für Lieferanten, die sowohl über SCC als auch in SAP Business Network eingebunden sind).

II Geschäftsprozesse

1. Vertragsbezogene Regelungen bei Anwendung von SAP Business Network

Auftraggeber und Auftragnehmer verpflichten sich, nach Aufforderung des Auftraggebers folgende digitale Belege über SAP Business Network auszutauschen, soweit die Dokumente im Anwendungsfall erforderlich sind:

1. Anfrage (für SCC nicht relevant)
2. Angebot (für SCC nicht relevant)
3. Bestellung
4. Bestellbestätigung
5. Versandankündigung (Advanced Ship Notice) / Abliefernachweis (Proof of Delivery)
6. Rechnung

Daneben stellt das SAP Business Network systemseitig Statusmitteilungen bereit, z. B.

• Rechnungsprüfung abgeschlossen (Invoice Status: Invoice verification) • Zahlungsmitteilung (Invoice Status: Payment Advice)

2. Katalogerstellung (für SCC nicht relevant)

2.1 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auf Aufforderung dem Auftraggeber zu Beginn der Anbindung an das SAP Business Network sämtliche sich aus dem Rahmenvertrag ergebenden Produktdaten und -beschreibungen nebst Fotos/Grafiken, Preisen und anderen Spezifikationen (hier insgesamt Katalogdaten genannt) in digitaler Form gemäß den Anforderungen des Auftraggebers zur Ver- fügung zu stellen.

2.2 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Form und Struktur seiner Katalogdaten vor Veröffentlichung im SAP Business Network mit dem Auftraggeber abzustimmen.

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2.3 Der Auftragnehmer muss die Katalogdaten exakt in der abgestimmten Form und Struktur auf Grundlage des Leitfadens zur Katalogerstellung (Abschnitt I, Ziffer 1.2 dieser Bedingungen) unter Einhaltung folgender Kriterien zur Verfügung stellen:

1. Korrekte, mit dem Auftraggeber abgestimmte Zuordnung der Artikel zu eCl@sses (Version 8.1)
2. Komplette Feldbefüllung, zwingend Mussfelder
3. Hinreichende Bereitstellung qualitativ hochwertiger Anlagen, vollständige Bebilderung,
4. Angabe von der im Rahmenvertrag vereinbarten Planlieferzeit
5. Angabe der Herstellermaterial-/EAN-Nummern und DB SAP-Materialnummer, falls relevant
6. Kennzeichnung des Artikels als „Gefahrstoff“ gemäß Leitfaden zur Katalogerstellung, falls relevant
7. Kennzeichnung des Artikels als „Das ist grün“-Produkt gemäß Leitfaden zur Katalogerstel- lung, falls relevant

Die Bewertung dieser Kriterien fließt in das ganzheitliche Lieferantenmanagementsystem der Deutschen Bahn AG ein.

2.4 Der Auftraggeber ist berechtigt, die vom Auftragnehmer gelieferten Katalogdaten im SAP Busi- ness Network für alle Mitarbeiter der nach § 15 AktG mit dem Auftraggeber verbundenen Unter- nehmen zu veröffentlichen.

2.5 Um einen reibungslosen Ablauf der Live-Setzung der angelieferten Katalogdaten im SAP Busi- ness Network sicherzustellen, muss die Anlieferung des durch den Auftraggeber zu prüfenden Kataloges durch den Auftragnehmer mindestens sechs Arbeitstage vor einer planmäßigen Live- Setzung erfolgen, um dem Auftraggeber zunächst die kaufmännische Prüfung und Freigabe der Kataloge sowie anschließend die technische Verarbeitung und Zurverfügungstellung der Daten in SAP Business Network zu ermöglichen.

2.6 Liefert der Auftragnehmer fehlerhafte Katalogdaten, ist er verpflichtet, unverzüglich fehlerfreie Katalogdaten als Ersatz für die fehlerhaften zur Verfügung zu stellen.

2.7 Verletzt der Auftragnehmer eine der vorstehend genannten Pflichten und läuft eine vom Auftrag- geber festgesetzte Frist zur Beseitigung der Pflichtverletzung fruchtlos ab, ist der Auftraggeber berechtigt, den Rahmenvertrag und sämtliche Zusatzvereinbarungen zu kündigen. Schadener- satzansprüche des Auftraggebers bleiben unberührt.

3. Bestellungen

Die Bestellung gilt als zugegangen, wenn sie vom Auftraggeber im SAP Business Network be- reitgestellt wurde. Der Auftragnehmer muss die Bestellung in SAP Business Network bestätigen.

4. Versandankündigung/-bestätigung

4.1 Der Auftragnehmer muss den Auftraggeber im SAP Business Network über den Versand der Ware zum vereinbarten Liefertermin informieren (soweit technisch möglich).

4.2 Bei Dienstleistungsbestellungen erfolgt die Leistungserbringung durch den Auftragnehmer ge- mäß der in der Auftragsbestätigung festgelegten Terminierung (für SCC nicht relevant).

5. Abliefernachweis (Proof of Delivery)

(nur für SCC relevant, soweit technisch umsetzbar)

Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer in SAP Business Network über die ordnungsgemäße Ablieferung der Ware durch die Übermittlung des Abliefernachweises zu informieren.

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6. Angebotserstellung bei Anfragen (für SCC nicht relevant)

Der Auftraggeber kann dem Auftragnehmer Produkt- und/oder Dienstleistungsanfragen über das SAP Business Network stellen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, diese fristgerecht entweder abzulehnen oder ein Angebot über das SAP Business Network an den Auftraggeber zu übermit- teln. Die Angebotserstellung hat gemäß den existierenden Konditionen der Rahmenvereinbarung zu erfolgen. Sollte das Angebot durch den Auftraggeber akzeptiert werden, so wird dadurch ein Auftrag erzeugt und an den Auftragnehmer über SAP Business Network übermittelt.

7. Rechnung

7.1 Alle Aufträge, die über SAP Business Network verarbeitet werden, werden über SAP Business Network abgerechnet. Die vertraglichen Regelungen zur Rechnungsstellung und -versendung sind einzuhalten. Im SAP Business Network ist der Status der Rechnung einsehbar.

7.2 Die Leistung des Auftragnehmers und damit auch die zugehörige Rechnung muss der Bestellbe- stätigung entsprechen. Bei SCC Bestellung muss die zugehörige Rechnung der letzten durch die DB bestätigten Bestellbestätigung entsprechen. Dies betrifft auch Überlieferungen bzw. Mehrleis- tungen sowie Stornierungen und Teillieferungen. Teilabrechnungen sind möglich.

7.3 Ist der Auftragnehmer in einem Unternehmensverbund tätig, muss er sicherstellen, dass die Un- ternehmensdaten des Bestellempfängers, insbesondere Ust.ID und Bankdaten, mit denen des Rechnungsstellers übereinstimmen.

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