Anhang C2 Musterrahmenvertrag.pdf

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Projekt: 26FEA87526 PSA Leasing Anlage: C2

Lieferrahmenvertrag Nr. XXXXXXXXX

über die Lieferung und Reinigung von Arbeitskleidung im Leasingverfahren

zwischen

Deutsche Bahn AG DB Beschaffung Tender Office handelsübliches Material, FE.EA 23 Pionierstraße 10 32423 Minden

(nachstehend Auftraggeber genannt)

und

(nachstehend Auftragnehmer genannt)

wird folgender Vertrag geschlossen:

1 Vertragsgegenstand

1.1 Der Auftragnehmer übernimmt die Ausrüstung von Mitarbeitern der DB AG mit den in der Leis- tungsbeschreibung zu diesem Vertrag aufgeführten Artikeln für Berufskleidung (Kleidungsteile) sowie andere Produkte im Leasingverfahren zu den Bedingungen gemäß Leistungsbeschreibung für den Vollservice der DB AG (Anlage 1 und folgende) sowie die Lieferung/Reinigung von Schmutzfangmatten mit oder ohne DB Logo.

1.2 Dieser Rahmenvertrag ist kein Leistungsvertrag. Er regelt ausschließlich die Option der nach Zif- fer 4 berechtigten Besteller auf Abschluss von Einzelverträgen zu den Bedingungen dieses Rah- menvertrages.

Der Auftragnehmer wird Angebote des Bestellers auf Abschluss dieser Einzelverträge nach Ziffer 4.4 annehmen und die darin genannten Leistungen vollständig erbringen. Es besteht keine Ver- pflichtung, diese Option auszuüben. Der Auftraggeber ist ferner berechtigt, anderen Auftragneh- mern die gleichen Leistungen zu übertragen.

Die in der Leistungsbeschreibung genannten Mengen beruhen auf Schätzungen des Be- darfs durch den Auftraggeber. Durch die Gesamtzahl der Einzelabrufe können die ange- geben Mengen sowohl unter- als auch überschritten werden. Die Mengenangaben

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begründen keinen Anspruch auf Abruf einer Mindestmenge zugunsten der Auftragnehmer. Ein Nichtabruf stellt keine Teilkündigung i.S.V §649 BGB dar.

1.3 Das Zustandekommen von Einzelverträgen ist in Ziffer 4 geregelt.

1.4 Der AN garantiert die Abrechnung der Leistung über den DB Marktplatz SAP Ariba. Hierfür er- stellt der AN entsprechende SAP Ariba Warenkörbe je Kostenstelle, sende diese an die prü- fende Stelle des AG, der diese zur Zahlung freigibt oder ablehnt. Die X-Rechnungen des AN werden über SAP Ariba eingereicht. Die entsprechenden Informationen entnehmen Sie bitte den Informationen auf folgender WEB Seite.

https://lieferanten.deutschebahn.com/lieferanten/Bestandslieferanten/Unsere-IT-Sys- teme/SAPAriba-7834508

Die Kosten die durch die Nutzung der SAP Ariba Systeme entstehen sind von dem AN zu trä- gen.

1.5 Das Aufstellen der Fächer- und Abwurfschränke (inkl. einmaliger jährlicher Reinigung) sowie das wöchentliche Einfächern und Entleeren der Schränke ist im Preis enthalten.

1.6 Bis zu 10 % des Umlaufbestandes kann als unpersönliche Reservekleidung jeweils vor Ort vor- gehalten werden (Festlegung durch die Lieferstelle). Die Reservekleidung wird zum normalen Mietpreis als Poolkleidung zur Verfügung gestellt.

Bei Pool- oder Reservekleidung beginnt die Einsatzdauer mit der erstmaligen Bereitstellung am jeweiligen Einsatzort. Reine Lagerzeiten vor erstmaliger Bereitstellung gelten nicht als Einsatz- dauer.

1.7 Der AN garantiert die Funktionalität und ein einwandfreies arbeitsplatzbezogenes optisches Er- scheinungsbild der Schutzkleidung.

1.8 Ausmusterungen bei Vertragsende, bei einem Kollektionswechsel oder bei Einführung eines neuen Kleidungskonzeptes werden nur dann berechnet, wenn die betreffenden Kleidungsteile weniger als 18 Monate im Einsatz waren. Maßgeblich für die Berechnung der Einsatzdauer ist der Zeitpunkt der erstmaligen Bereitstellung bzw. Ausgabe des jeweiligen Kleidungsteils an den Träger oder die jeweilige Lieferstelle. In diesen Fällen zahlt der AG den nach Maßgabe dieser Regelung ermittelten Zeitwert.

Der AN hat die Voraussetzungen für eine Zeitwertberechnung prüffähig nachzuweisen. Die Ab- rechnung hat mindestens Artikelnummer, Rahmenvertragsposition, Basispreis, Ausgabedatum, Einsatzdauer in Monaten sowie den berechneten Zeitwert auszuweisen.

Ausmusterungen aufgrund eines optischen Zustands, der schlechter zu beurteilen ist als die ver- einbarten Grenzmuster, erfolgen automatisch durch den AN und ohne Berechnung eines Zeit- wertes gegenüber dem AG; dies gilt unabhängig von der bisherigen Einsatzdauer des Artikels. Gleiches gilt für Ausmusterungen oder Austausche, die auf Qualitätsmängeln, mangelhafter Rei- nigung, mangelhafter Reparatur, fehlerhafter Verarbeitung oder sonstigen vom AN zu vertreten- den Gründen beruhen.

Der Austausch eines Kleidungsstücks aufgrund von Abnutzung oder einer Abweichung vom ver- einbarten Grenzmuster kann einseitig durch den AG veranlasst werden. Die im Leistungsver- zeichnis aufgeführten Basispreise für die Zeitwertberechnung reduzieren sich je vollem Einsatz- monat des jeweiligen Kleidungsstücks um 1/48. Nach Ablauf von 48 Einsatzmonaten fällt kein Zeitwert mehr an. Die Basispreise sind je Artikel in der jeweiligen Rahmenvertragsposition ver- einbart.

Die Abrechnung von Lagerbevorratung richtet sich ausschließlich nach Ziffer 1.11; die Zeitwert- regelung dieser Ziffer findet hierauf keine Anwendung.

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Maßgeblich für die Beurteilung des optischen Zustands sind die nach Ziffer 6.4 vereinbarten Grenzmuster. Die Rechte des AG wegen mangelhafter Leistung nach Ziffer 8 bleiben unberührt.

Kostenfreie Bestandsreduzierungen nach Ziffer 1.16 bleiben hiervon unberührt.

Mit Zahlung des Zeitwertes geht das Eigentum an den betreffenden Kleidungsteilen auf den AG bzw. das jeweils betroffene DB-Unternehmen über, sofern der AG nicht schriftlich auf die Über- nahme verzichtet.

Bei einem vom AN veranlassten oder vom AN zu vertretenden Kollektionswechsel, insbeson- dere aufgrund fehlender Lieferfähigkeit, Qualitätsmängeln oder Abweichungen von TL, Siegel- mustern oder Grenzmustern, ist eine Zeitwertberechnung ausgeschlossen.

1.9 Die Bearbeitung der Kleidung darf nur vom AN vorgenommen werden. Die Kleidung bleibt vor- behaltlich der Regelungen in Ziffer 1.8 und Ziffer 1.11 Eigentum des AN.

1.10 Die Übergabe und der Umfang der Daten der Träger erfolgt unter Wahrung des Datenschutzge- setzes bzw. der Datenschutzbestimmungen der DB AG (Anlage 9). Die Schrankaufstellungsorte werden mit den Nutzungsstellen vereinbart.

1.11 Der AN gewährleistet während der gesamten Vertragslaufzeit eine Lagerbevorratung in Höhe von 8 % des jeweiligen Umlaufbestandes, um Bedarfsschwankungen kurzfristig ausgleichen zu können. Die Lagerbevorratung ist von der Pool- und Reservekleidung nach Ziffer 1.6 abzugren- zen; eine Doppelberechnung oder doppelte Bevorratung derselben Kleidungsteile ist ausge- schlossen.

Bei Vertragsende ist die Lagerbevorratung, soweit sie ungetragen, nicht gepatcht, neuwertig und für den weiteren vertragsgemäßen Einsatz geeignet ist, an ein vom AG benanntes Nachfol- geunternehmen zu liefern und diesem zu berechnen. Die Lieferung erfolgt frei Haus, ordnungs- gemäß verpackt, an bis zu 1.000 Lieferadressen innerhalb Deutschlands. Transport-, Verpa- ckungs- und sonstige Übergabekosten trägt der AN; eine Belastung dieser Kosten gegenüber dem AG, dem Nachfolgeunternehmen oder einem DB-Unternehmen ist ausgeschlossen. Besteht kein Nachfolgeunternehmen oder wird kein Nachfolgevertrag mit dem AN geschlossen, kann der AG verlangen, dass die Lagerbevorratung an das jeweils betroffene Geschäftsfeld der DB AG oder an ein anderes vom AG benanntes DB-Unternehmen geliefert und diesem berech- net wird. Mit vollständiger Vergütung geht das Eigentum an den betreffenden Kleidungsteilen auf das jeweilige DB-Unternehmen über.

Eine Berechnung oder Übergabe darf nur für Kleidungsteile erfolgen, die ungetragen, nicht ge- patcht, neuwertig, vollständig prüffähig dokumentiert und für den weiteren vertragsgemäßen Einsatz geeignet sind. Der AN hat dies prüffähig nachzuweisen. Die Abrechnung hat mindes- tens Artikelnummer, Rahmenvertragsposition, Menge, vereinbarten Basispreis, Lagerort, vorge- sehenes Geschäftsfeld bzw. vorgesehene Lieferstelle sowie den Zustand der Kleidungsteile auszuweisen.

Kleidungsteile, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, sind vom AN auf eigene Kosten zu- rückzunehmen oder zu verwerten und dürfen dem AG, einem DB-Unternehmen oder einem Nachfolgeunternehmen nicht berechnet werden. Die Rechte des AG aus der Qualitätssiche- rung, insbesondere nach Ziffer 8, bleiben unberührt.

Die Berechnung erfolgt zu dem im Leistungsverzeichnis vereinbarten Basispreis des jeweiligen Artikels, sofern die Kleidungsteile die in dieser Ziffer genannten Voraussetzungen erfüllen.

1.12 Die Übernahme bzw. Vergütung geleaster Kleidung bei Beendigung des Vertragsverhältnisses richtet sich ausschließlich nach Ziffer 1.8. Eine darüberhinausgehende Verpflichtung des AG zur Übernahme oder Vergütung von Kleidung besteht nicht.

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1.13 Mitarbeiter des AG, die länger als 4 Wochen (z. B. durch Krankheit, Kur, Schulung, Wehrübung, Pandemieausfall, etc.) zusammenhängend abwesend sind, werden ab Meldedatum aus der Be- rechnung herausgenommen, wenn der Ausfall dem Auftragnehmer binnen 10 Tagen seit Kennt- nis der Abwesenheit des Mitarbeiters durch den AG angezeigt wird.

1.14 Bei Nichtinanspruchnahme von eingerechneten Leistungen des AN sind folgende Abschläge zu berücksichtigen:

• keine Verteilung

(Je Hose = 0,03 EUR/Woche, je Jacke = 0,02 EUR/Woche)

• keine Schränke

(Je Hose = 0,02 EUR/Woche, je Jacke = 0,01 EUR/Woche)

Die Abschläge gelten ab dem Zeitpunkt der nachweislichen Nichtinanspruchnahme der jeweiligen Leistung und sind in der Abrechnung gesondert auszuweisen. Eine Doppelerstattung für densel- ben Leistungsbestandteil ist ausgeschlossen.

1.15 Für Mitarbeiter, die sich nachweislich länger als eine Woche (Kalenderwoche) ununterbrochen in Kurzarbeit befinden und keine Kleidung des AN tragen und daher die Kleidung nicht zur Wä- sche oder Instandhaltung abwerfen, erteilt der AN eine Gutschrift über 25 % des Leasingwo- chenpreises. Die Reduzierung ist nur für komplette Kalenderwochen anzusetzen, in denen der Mitarbeiter keine Kleidung trägt oder abwirft.

Ab einer zusammenhängenden Abwesenheit von mehr als vier Wochen gilt Ziffer 1.13 vorran- gig.

1.16 Der AN gewährt eine kostenfreie Bestandsreduzierung bis zu 15% der Umlaufmenge (Anpassung an Personalschwankungen) während der Vertragslaufzeit.

1.17 Der AN benennt je Nutzungsstelle einen Objektberater, der in Fragen der täglichen Abwicklung zur Verfügung steht. Bei Bahnstellen mit mehr als 400 Trägern wird ein Objektbera- ter 1 Stunde pro Woche, bei Stellen mit mehr als 700 Trägern 2 Stunden pro Woche nach Be- darf gestellt. Die DB AG muss dafür Sorge tragen, dass während dieser Zeit ein für den Objekt- berater geeigneter Raum vorhanden ist.

1.18 Schmutzfangmatten werden in Standardmatten und individuell für den AG hergestellte Logo- Matten unterschieden. Soweit dieser Vertrag Regelungen zu Kleidungsteilen, Zeitwerten, Aus- musterungen, Lagerbevorratung oder Eigentumsübergang enthält, gelten diese für Schmutz- fangmatten nur, soweit dies ausdrücklich geregelt ist.

1.19 Restwerte für Schmutzfangmatten fallen ausschließlich für individuell für den AG hergestellte Logo-Matten an. Für Logo-Matten reduziert sich ein etwaiger Restwert linear über eine Nut- zungsdauer von 48 Monaten ab erstmaliger Bereitstellung am jeweiligen Einsatzort. Nach Ab- lauf von 48 Monaten beträgt der Restwert 0,00 EUR. Ab diesem Zeitpunkt gehen die betreffen- den Logo-Matten ohne zusätzliche Vergütung in das Eigentum des AG bzw. des jeweils be- troffenen DB-Unternehmens über.

1.20 Standardschmutzfangmatten sind nicht individuell für den AG hergestellt und verbleiben wäh- rend der gesamten Vertragslaufzeit sowie nach Vertragsende im Eigentum des AN. Für Stan- dardmatten fallen zu keinem Zeitpunkt Restwerte, Zeitwerte, Auslösebeträge oder sonstige Übernahmevergütungen an. Ein Eigentumsübergang auf den AG oder ein DB-Unternehmen fin- det bei Standardmatten nicht statt.

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1.21 Der AN hat für jede Logo-Matte prüffähig zu dokumentieren: Artikelnummer, Rahmenvertrags- position, Lieferstelle/Einsatzort, Datum der erstmaligen Bereitstellung, vereinbarter Basispreis, bisherige Einsatzdauer in Monaten sowie einen etwaigen Restwert. Nicht prüffähig dokumen- tierte Restwerte sind nicht abrechenbar.

1.22 Bei Vertragsende, Standortwechsel, Austausch oder Entfall des Bedarfs sind Standardmatten vom AN auf eigene Kosten zurückzunehmen. Logo-Matten mit einer Einsatzdauer von weniger als 48 Monaten können nur nach Maßgabe der Restwertregelung abgerechnet werden, sofern der AG die weitere Nutzung oder Übernahme verlangt. Nach Ablauf von 48 Monaten besteht kein Vergütungsanspruch des AN mehr

1.23 Die Regelungen zu Zeitwerten für Kleidungsteile nach Ziffer 1.8 sowie zur Lagerbevorratung nach Ziffer 1.11 gelten nicht für Schmutzfangmatten. Für Schmutzfangmatten gilt ausschließlich die vorstehende Sonderregelung.

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2 Vertragsbestandteile

2.1 Für diesen Vertrag gelten - unter Ausschluss anderer Bedingungen - die folgenden Bedingungen: ▪ Dieser Vertragstext ▪ Leistungsverzeichnis (Anlage 1) ▪ Allgemeine Leistungsbeschreibung (Anlage 1a) ▪ Verfahren zur Qualitätssicherung (Anlage 1b) ▪ Allgemeine Einkaufsbedingungen der DB AG und der mit ihr verbundenen Unternehmen – AEB Ausgabe 01.05.2026 (Anlage 2) - Auftraggeber-Drucksache 208.1210A03 - ▪ Ergänzende Vertragsbedingungen der Deutsche Bahn AG und der mit ihr verbundenen Un- ternehmen zu Tariftreue, Mindestentlohnung - EVB Mindestlohn Ausgabe 01.01.2022 (Anlage 3) - Auftraggeber-Drucksache 208.1210A08 – ▪ Ergänzende Vertragsbedingungen der DB AG und der mit ihr verbundenen Unternehmen - nachfolgend Auftraggeber genannt - zur Vermeidung von Unfällen auf Bahngebiet und bei Arbeiten an oder für Anlagen der DB AG und der mit ihr verbundenen Unternehmen, die sich nicht auf Bahngelände befinden (EVB Unfallverhütung) – Ausgabe 01.05.2026 – Anlage 4

• Auftraggeber-Drucksache 208.1210A07 – ▪ DB Verhaltenskodex für Geschäftspartner (Anlage 5) Stand: 01.02.2024 ▪ Vertrag über die Verabeitung personenbezogener Daten im Auftrag nach Art. 28 DSGVO . (Anlage 6) ▪ Ergänzende Vertragsbedingungen der Deutschen Bahn AG (DB AG) und der mit ihr verbun- denen Unternehmen zum Nachweis der Nachhaltigkeit (EVB Nachhaltigkeit) – Ausgabe 01.02.2025- (Anlage 7) - Auftraggeber-Drucksache 208.1210A15 – ▪ Ergänzende Vertragsbedingungen der Deutschen Bahn AG (DB AG) und der mit ihr verbun- denen Unternehmen zur Nutzung von SAP Business Network und SAP Ariba "Supply Chain Collaboration" (SCC) (EVB SAP Business Network und SCC) – Ausgabe 01.05.2025- (Anlage

8. • Auftraggeber-Drucksache 208.1210A16-

2.2 Bei Widersprüchen zwischen den Bestimmungen dieses Rahmenvertrages und denen der Ver- tragsbestandteile haben die Bestimmungen dieses Vertrages Vorrang; die Vertragsbestandteile gelten bei Widersprüchen unabhängig von der Anlagennummerierung in der angegebenen Rei- henfolge.

2.3 Vertragsbedingungen des Auftragnehmers gelten auch dann nicht, wenn der Besteller in Kennt- nis dieser Vertragsbedingungen die Leistungen des Auftragnehmers vorbehaltlos annimmt bzw. abnimmt.

2.4 Änderungen an vereinbarten Artikeln sind der AG unverzüglich mitzuteilen und können nur mit ihrer vorherigen schriftlichen Zustimmung vorgenommen werden. Genehmigte Muster werden in doppelter Ausfertigung abgezeichnet und bei beiden Vertragspartnern aufbewahrt. Die Muster werden kostenfrei für den AG zur Verfügung gestellt und gehen mit der Übergabe in das Eigen- tum des AG über.

2.5 Der AN berät die AG in technologischen Fragen in Verbindung mit allen im Vertrag enthaltenen Materialsorten in branchenüblicher Weise. Dafür stellt der AN dem AG seine erforderlichen EDV-Auswertungen kostenfrei zur Verfügung.

2.6 Der AN darf die Ausführung der Leistungen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des AG an Dritte übertragen.

2.7 Der AN darf Auskünfte über (Teil-)Auftragswerte oder (Teil-)Preise nur in den gesetzlich zwin- gend vorgeschriebenen Fällen an Außenstehende geben. In allen anderen Fällen sind solche Mitteilungen, insbesondere Veröffentlichungen aller Art und auch die Verwendung des DB-Lo- gos, nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des AG erlaubt. Dies gilt auch für die Mitteilun- gen von gerundeten oder Zirka-Werten und ebenso für Prozentvergleichszahlen mit vorange- gangenen Verträgen.

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3 Preise

3.1 Die in der Leistungsbeschreibung bzw. im Leistungsverzeichnis vereinbarten Preise sind Netto- preise und gelten als feste Preise frei Empfangsstelle innerhalb Deutschlands gemäß DAP In- coterms 2020 ICC. Durch die Verwendung der Incoterms 2020 ICC bleiben die übrigen Rege- lungen dieses Rahmenvertrages, der Einzelverträge sowie der Vertragsbestandteile nach Ziffer 2 unberührt.

Die vereinbarten Preise gelten für die ersten 48 Monate ab Vertragsbeginn als Festpreise. Nach Ablauf der Festpreisphase können die Vertragspreise erstmals zum Beginn des 49. Vertrags- monats angepasst werden. Weitere Preisanpassungen sind frühestens jeweils zwölf Monate nach Wirksamwerden der letzten Preisanpassung zulässig. Eine Preisanpassung erfolgt aus- schließlich nach Maßgabe der nachfolgenden Regelungen dieser Ziffer 3.1.

Der Auftragnehmer hat mit Angebotsabgabe die kalkulatorischen Preisbestandteile Material, Lohn, Energie, Gemeinkosten sowie Gewinn und Wagnis offenzulegen. Gemeinkosten sowie Gewinn und Wagnis gelten als nicht preisgleitungsfähig. Preisgleitungsfähig sind ausschließlich die Material-, Lohn- und Energieanteile. Die offengelegten Anteile müssen innerhalb folgender Spannen liegen: Material 35–45 %, Lohn 30–40 %, Energie 5–15 %. Abweichungen sind nur zulässig, wenn sie mit Angebotsabgabe gesondert begründet und vom AG ausdrücklich akzep- tiert werden. Die Summe aller offengelegten kalkulatorischen Preisbestandteile muss je Artikel 100 % des jeweiligen Nettopreises ergeben. Der verbleibende Anteil bildet den nicht preisgleit- fähigen Anteil F (siehe Formel unten). Die Offenlegung der kalkulatorischen Preisbestandteile und die Preisanpassung erfolgen jeweils artikelbezogen bzw. je Rahmenvertragsposition. Eine pauschale oder artikelübergreifende Preisanpassung ist ausgeschlossen.

Für den Materialanteil gilt der Erzeugerpreisindex GP09-14 Bekleidung, für den Energieanteil der Erzeugerpreisindex GP09-35 Energie und für den Lohnanteil der Index der Tarifverdienste.

Basisindexwert ist bei der ersten Preisanpassung jeweils der zuletzt veröffentlichte Indexwert des Monats der Angebotsabgabe. Bei späteren Preisanpassungen ist Basisindexwert jeweils derjenige Indexwert, der der letzten wirksam gewordenen Preisanpassung als aktueller Index- wert zugrunde gelegt wurde. Aktueller Indexwert ist jeweils der zuletzt veröffentlichte Indexwert, der drei Monate vor dem beantragten Wirksamwerden der jeweiligen Preisanpassung verfügbar ist.

Die Preisanpassung berechnet sich nachfolgender Formel:

Pn = P0 × [(M × IMn/IM0) + (L × ILn/IL0) + (E × IEn/IE0) + F].

P0 ist bei der ersten Preisanpassung der bei Vertragsschluss vereinbarte Ausgangspreis des jeweiligen Artikels. Bei späteren Preisanpassungen ist P0 der zuletzt wirksam angepasste Preis des jeweiligen Artikels. Pn ist der neue Preis, M/L/E sind die preisgleitfähigen Anteile, F ist der nicht preisgleitfähige Anteil sowie IM, IL und IE die jeweiligen Basis- und aktuellen Indexwerte.

Eine Preisanpassung erfolgt nur, wenn die nach der vorstehenden Formel ermittelte Preisände- rung mindestens ±2,0 % beträgt. Die Preisänderung ist je Anpassungszeitraum auf maximal ±5,0 % begrenzt. Preisreduzierungen sind entsprechend zugunsten des AG zu berücksichtigen. Der AG ist berechtigt, eine Preisanpassung zugunsten des AG nach denselben Regelungen zu verlangen, wenn die maßgeblichen Indexwerte zu einer Preisreduzierung führen.

Die Preisanpassung ist schriftlich mindestens drei Monate vor dem gewünschten Wirksamwer- den zu beantragen. Die vollständige Berechnung sowie die zugrunde gelegten Indexwerte sind prüffähig nachzuweisen. Nicht prüffähige oder nicht nachvollziehbare Anträge begründen kei- nen Anspruch auf Preisanpassung. Eine rückwirkende Preisanpassung ist ausgeschlossen. Eine Preisanpassung wird erst mit schriftlicher Zustimmung des AG wirksam.

Überschreitet die nach der Formel ermittelte rechnerische Preissteigerung vor Anwendung der Obergrenze in einem Anpassungszeitraum 5 % oder überschreitet die nach der Formel ermit- telte rechnerische Preissteigerung vor Anwendung der Obergrenze seit Vertragsbeginn für den jeweiligen Artikel kumuliert 12 %, ist der AG berechtigt, den Rahmenvertrag oder betroffene

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Einzelverträge ganz oder teilweise mit einer Frist von sechs Monaten zum Monatsende außer- ordentlich zu kündigen. Weitergehende vertragliche und gesetzliche Rechte des AG bleiben un- berührt. Werden die verwendeten Indizes eingestellt oder grundlegend verändert, tritt an deren Stelle der wirtschaftlich vergleichbarste Nachfolgeindex. Kommt keine Einigung zustande, be- stimmt der AG den anzuwendenden Nachfolgeindex nach billigem Ermessen.

3.2 Die Preise enthalten nicht die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer des Auftragnehmers. Die Vergütung der Umsatzsteuer setzt voraus, dass der Auftragnehmer nach den jeweiligen gesetz- lichen Vorschriften berechtigt und verpflichtet ist, die Steuer gesondert zu erheben und dass die Steuer in der Rechnung gesondert ausgewiesen wird.

3.3 Sofern in der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) Preise als „Bruttopreise“ bezeichnet werden, handelt es sich um Nettopreise gemäß Ziffern 3.1 f. zuzüglich Zu- und Abschläge und diese ent- halten keine Umsatzsteuer.

4. Zustandekommen von Einzelverträgen (Bestellung)

4.1 Einzelverträge kommen durch Bestellung des Bestellers unter Bezug auf diesen Rahmenvertrag und Bestätigung der Bestellung durch den Auftragnehmer auf der Bestellung oder durch geson- derte Annahmeerklärung des Auftragnehmers zu Stande. Einzelvertragsverhältnisse werden ausschließlich zwischen dem Besteller und dem Auftragnehmer begründet.

4.2 Jede Bestellung erfolgt in Textform. Mündlich oder fernmündlich erteilte Bestellungen sind vom Besteller in Textform zu bestätigen. Für die Bestätigung der Bestellung durch den Auftragneh- mer gelten die gleichen Formvorschriften. Maschinell erstellte Bestellungen bedürfen zu Ihrer Gültigkeit keiner Unterschrift, sofern diese als maschinelle Bestellung gekennzeichnet sind.

4.3 Folgende Stellen dürfen bestellen (Besteller):

Die Deutsche Bahn AG und alle mit ihr im Sinne von § 15 Aktiengesetz verbundenen Unterneh- men.

4.4 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, ihm zugegangene Bestellungen innerhalb von fünf Kalender- tagen zu bestätigen. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine ausdrückliche oder konkludente bzw. eine von der Bestellung abweichende Bestätigung des Auftragnehmers, so kommt der Einzel- vertrag nach Ablauf der fünf Kalendertage verbindlich gemäß der Bestellung zu Stande1. Kann der Auftragnehmer in Ausnahmefällen die in der Bestellung angegebenen Liefertermine bzw. - fristen nicht einhalten, ist er verpflichtet, dem Besteller innerhalb von fünf Kalendertagen ein Ge- genangebot hinsichtlich der Liefertermine bzw. fristen zu unterbreiten, das der Besteller anneh- men oder ablehnen kann. Lehnt der Besteller das Gegenangebot des Auftragnehmers ab, so kommt der Einzelvertrag mit den in dem Rahmenvertrag vereinbarten Lieferterminen bzw. -fris- ten zu Stande.

5. Ausführungstermin

5.1 Die Frist für die Ausführung der Anlieferung eines erstmalig genutzten (neuen) Artikels an/in (Schrank, Fach) den vereinbarten Lieferort des Bestellers, ist wie folgt durch den AN zu erbrin- gen.

Anzahl Träger Lieferfrist in Wochen 1 bis 2 1 3 bis 20 2 21 bis 100 6 101 bis 200 oder Maßanfertigung 12 ab 201 gemäß gemeinsamen Projektplan

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Die Frist für die Anlieferung eines bereits genutzten Artikels (bestehendes Sortiment), bei der Nach-/Neuausstattung eines Mitarbeiters oder Mitarbeitergruppe des AN, hat innerhalb von 7 Tage nach Eingang der größengenauen Bestellung des AG zu erfolgen.

5.2 Die bestellten Artikel/Ausstattung der Träger(gruppen) mit Mietberufskleidung Zug um Zug sind zu dem in dem Abruf genannten Liefertermin, jedoch nicht vor dem im Abruf genannten Lieferter- min, bzw. angegebenen Ende der Lieferfrist, im letzteren Fall frühestens 1 Monat vorher - wenn in dem Abruf nichts anderes vorgesehen ist -, bei der Empfangsstelle anzuliefern.

5.3 Eine Nichteinhaltung der vereinbarten Lieferfristen führt automatisch zur Anwendung der im Vertrag vereinbarten Pönalregelung.

6. Qualitätssicherung, Herstellerqualifikation

6.1 Die Einführung, Veränderung und Auslistung von Produkten erfolgt in Abstimmung mit den Anlagen dieses Vertrages und den Bedarfsträgern und kann jederzeit durch den AG veran- lasst werden.

Etwaige Folgen einer Auslistung, Veränderung oder Einführung neuer Produkte hinsichtlich ei- ner Zeitwertberechnung richten sich ausschließlich nach Ziffer 1.8.

6.2 Die qualitativen Anforderungen an den Einzelartikel werden in einer technischen Leistungsbe- schreibung (im weiteren TL) beschrieben. Ist die Gesundheit der Mitarbeiter des AG durch die qualitativen Eigenschaften der gelieferten Artikel gefährdet, werden die betreffenden Artikel unverzüglich nicht mehr eingesetzt, aus den Schrankfächern abgeholt und durch einwandfreie Ware ersetzt. Der AN trägt in diesem Fall alle Kosten des Austausches. Der AG behält sich vor, Schadenersatzansprüche geltend zu machen und im besonders schweren Fall den Vertrag fristlos zu kündigen.

6.3 Es werden nur die bereits eingesetzten und geprüften bzw. durch Bedarfsträger neu zugelassenen Artikel verwendet. Abweichungen von den technischen Leistungsbeschreibungen oder vereinbarten Mustern sind nicht zugelassen und führen im besonders schweren Fall zur fristlosen Kündigung des Rahmenvertrages.

6.4 Rechtzeitig vor Beginn der Einführung eines Artikels sind Grenzmuster mit dem AG zu verein- baren, die den maximalen Abnutzungszustand einer Kleidung darstellen, ab dem der Artikel kostenfrei von dem AN ersetzt werden muss. Mit dem Bedarfsträger und dem AG wird die Ab- nahme der Grenzmuster durchgeführt.

6.5 Bei einer nicht der Leistungsbeschreibung entsprechenden Qualität der Ware trägt der AN die Kosten für eine Prüfung durch eine staatlich anerkannte Prüfstelle. Alle Schadenersatzansprü- che und Kosten, die durch eine von der TL oder dem Muster abweichenden Qualität entstehen, werden dem AN belastet. Alle Kosten für eine Ersatzlieferung werden dem AN in Rechnung ge- stellt.

6.6 Alle Bestandteile der Artikel, die mit der Haut des Trägers in Berührung kommen, entsprechen den Anforderungen gemäß Öko Tex Standard 100 und sind entsprechend am Kleidungstück gekennzeichnet. Die aktuelle Zertifizierung ist dem AG mit der ersten Bestellung zu übergeben. Die für die Prüfung relevante Produktklasse wird in der technischen Leistungsbeschreibung festgelegt.

7. Verpackung, Versand

7.1 Der AN stellt die Indienststellung und Logistik gemäß den Anlage 1 (Leistungsbeschreibung) si- cher.

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7.2 Für die zur Ausführung der Leistung erforderlichen Logistikleistungen und Gütertransporte gilt die Allgemeine Einkaufsbedingungen (§ 6.3 der AEB): Die Auswahl der Transportunternehmen steht dem Auftragnehmer frei. Vor Auftragsvergabe hat er jedoch mindestens ein Transportunterneh- men des DB Konzerns zur Abgabe eines Angebots aufzufordern.

8. Mängelansprüche

8.1 Der AN verpflichtet sich, seine Leistungen entsprechend den vereinbarten sich aus der Leis- tungsbeschreibung, den beiden Vertragsparteien bekannten Siegelmustern, TL, Grenzmustern und den sich aus dem Vertrag ergebenden Vorgaben zu erbringen.

8.2 Der AN gewährleistet, dass die gelieferten Artikel und alle weiteren Bestandteile seines Leis- tungsumfangs den mit diesem Vertrag und seinen Vertragsbestandteilen niedergelegten Anfor- derungen entsprechen und nicht mit Mängeln behaftet sind, die den Wert oder die Ge- brauchstauglichkeit mindern, und zwar unabhängig davon, ob ein solcher Mangel bei der ver- traglichen Übernahme der Artikel bereits vorhanden war oder erst zu einem späteren Zeitpunkt entstanden ist.

8.3 Mängelanzeigen sind durch den AG elektronisch z.B. Email, oder Telefonat oder per Telefax umgehend an eine zu vereinbarende Stelle oder innerhalb eines entsprechenden elektroni- schen Tools zu melden. Der AN bestätigt den Eingang der Reklamationsmeldung umgehend, versieht diese mit einer laufenden Nummer und meldet deren Erledigung. Eine Bestätigung der Erledigung kann nur durch den Bedarfsträger erfolgen, der den Mangel gemeldet hat.

8.4 Die Leistung des AN ist insbesondere mangelhaft, wenn Bekleidungsgegenstände nicht, ver- spätet oder nicht in einem mit der Leistungsbeschreibung übereinstimmenden Zustand zum ver- einbarten Termin oder in der vereinbarten Menge geliefert werden. Dies ist insbesondere dann zu bejahen, wenn:

• Bekleidung nicht ordnungsgemäß gereinigt, repariert oder in sonstiger Weise nicht ordnungs- gemäß bereitgestellt wird
• Bekleidung nicht zum vereinbarten Termin und in der vereinbarten Menge bereitgestellt wird
• Bekleidung an falsche Benutzer ausgeliefert wird

Die Erbringung der Leistung kann von dem AG durch ein Audit der DB Beschaffung Qualitätssi- cherung Infrastruktur geprüft werden. Der Auditor bekommt nach Absprache Zugang zu den Wäschereien und begleitet die Auslieferung der Ware und kann auf Schränke und Lagerorte zu- greifen. Hierfür werden die oben genannten Abweichungen und die geforderten Leistungen die- ses Vertrages und deren Anlagen geprüft. Die Kriterien der Prüfung werden vor der Prüfung mit dem AN und dem AG vereinbart sowie die Bewertung des Prüfungsergebnisses. Werden durch das Audit Abweichungen von der vereinbarten Leistung festgestellt, kann der AG eine Vertrags- strafe von bis zu 10% des Jahresumsatzes fordern. Wird eine bewusste systematische Schlechtleistung des AN durch das Audit festgestellt, führt dieses zur fristlosen Kündigung des Vertragsverhältnisses und einer Vertragsstrafe von mindestens 20% des Jahresumsatzes.

Zur Entgegennahme der Mängelanzeigen des AG benennt der AN eine zentrale Reklamations- stelle, die noch in einer Anlage zu benennen ist.

Die zentrale Reklamationsstelle wird allen Lieferstellen durch geeignete Maßnahmen (z.B. Info- Aufkleber auf Abwurfschrank) bekanntgegeben.

8.5 Erbringt der AN seine Leistungen nicht in Übereinstimmung mit seinen Pflichten nach diesem Vertrag und seiner Vertragsbestandteile, ist er nach entsprechender Anzeige durch den AG nach diesem Vertrag verpflichtet, die Leistung spätestens zum nächsten oder zu einem in der Anzeige mitgeteilten angemessenen Liefertermin nachzuholen.

8.6 Im Falle eines Streits bzgl. der Abnutzung, Reinigungsleistung oder Farbabweichungen, werden die Vertragsparteien die Grenzmuster zur Einigung nutzen, um das gewünschte Erscheinungs- bild konstant zu erhalten. Der AN verpflichtet sich dem AG die festgelegten Grenzmuster kos- tenfrei auszuhändigen.

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8.7 Der AN wird sämtliche Reklamationen und Servicemeldungen, die an die zu vereinbarende Stelle oder anderen Tool gemeldet wurden, in einer mit dem AG abgesprochenen Form auswer- ten. Die Erledigung der einzelnen Reklamationspunkte wird dokumentiert. Die Auswertung des Vormonats ist in Form eines EDV-geführten Logbuchs monatlich an die vertragsabwickelnde Stelle des AG zu übergeben (Monat/kumuliert Jahr). Die Bestätigung der Beseitigung eines ge- meldeten Mangels kann nur vom dem Bedarfsträger erfolgen, der den Mangel gemeldet hat.

8.9 Die Parteien vereinbaren die Einführung eines Kundeninformationssystems, dass dem AG die Möglichkeit bieten wird, diesen Vertrag online über einen Internetzugang zu überwachen. Das System wird dem AG insbesondere die folgenden Funktionen zur Verfügung stellen:

• Bestand je Mitarbeiter, Umlaufmengen, Abwurfquote, Reparaturquote, Restwerte...

weitere werden in einer gesonderten Anlage vereinbart.

8.10 Werden mangelhafte Leistungen (die außerhalb eines Audits festgestellt wurden) nicht spätes- tens innerhalb von 3 Wochen, gerechnet ab deren schriftlicher Anzeige, ordnungsgemäß nach- geholt, ist der AG berechtigt, eine Vertragsstrafe in Höhe von 20,00 EUR je Vorgang schriftlich geltend zu machen. Der AG behält sich weiterhin vor, einen weitergehenden Schadenersatzanspruch gegen den AN geltend zu machen. In diesem Fall wird die Vertragsstrafe auf den Schadenersatz angerechnet. Bei mangelhaften Leistungen, die im Folgemonat weiterhin nicht ordnungsgemäß nachgeholt wurden, wird die Vertragsstrafe erneut fällig. Eine Vertragsstrafe wird ebenfalls fällig, wenn der AN bezogen auf die gesamte für den AG zu erbringende Leistung eine Fehlerquote von 1 % pro Quartal überschreitet. Die Vertragsstrafe beträgt in diesem Fall 2,5 % der Gesamtjahresauf- tragssumme.

Die Fehlerquote berechnet sich nach folgender Formel:

A Q = -------------- x 100% GQ x 12

Q = Fehlerquote A = Anzahl der fehlerhaft i.S. der o.a. gelieferten Kleidungsstücke pro Quartal GQ = Gesamtzahl der im jeweiligen Quartal zu liefernden, bereitzustellenden oder zu bearbei- tenden Kleidungsteile

Die Vertragsstrafe ist rückwirkend nach dem jeweiligen Quartalsgespräch geltend zu machen.

Die Fehlerquote ist ebenfalls in folgenden Kategorien darzustellen:

• Liefertreue Menge / Zeit
• Falsche Fachzuordnung
• Nicht vorgenommene Reparatur
• Nicht vorgenommener Austausch bei Unterschreitung der vorgeben Qualität laut Grenz- muster
• Reaktionszeit auf Mangelbeseitigung

Die Fehlerquote ist automatisiert quartalsweise zu ermitteln, im Quartalsgespräch festzustellen und dem AG zu übermitteln. Bei einer dauerhaften Fehlerquote von über 2% behält sich der AG ein Sonderkündigungsrecht vor.

8.11 Im Übrigen gelten die AEB des AG.

8.12 Fällige Pönalzahlungen werden zum 31.07. eines Jahres dem Forderer in Form einer Gutschrift übersandt. Die Daten für die Anschrift, die auf der Gutschrift vermerkt ist wird von dem Forderer übermittelt.

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9. Rechnung, Saldenabgleich

9.1 Die Fälligkeit der Vergütung wird im Einzelvertrag geregelt.

9.2 Der Auftragnehmer hat bei der Rechnungstellung die Vorgaben der Deutsche Bahn AG zur Rech- nungsstellung zu beachten, die im Lieferantenportal zu finden sind:

deutschebahn.com/rechnungsstellung

Der Auftragnehmer informiert sich regelmäßig über etwaige Änderungen dieser Vorgaben.

9.3 Gemäß den Vorgaben der Deutsche Bahn AG zur Rechnungsstellung sind Rechnungen

▪ elektronisch im Format XRechnung oder Peppol BIS Billing, ▪ nachprüfbar, ▪ unter Einhaltung der umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften

sowie unter Angabe insbesondere von

▪ Leitweg-ID 992-90009-96 ▪ Bestellnummer und abgerechnete Bestellpositionen ▪ Rechnungsempfänger und Leistungsempfänger mit vollständiger Anschrift ▪ IBAN (BIC) mit Kontoinhaber ▪ Zahlungsbedingungen ▪ Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer

zu erstellen und an die im Vertrag oder der Bestellung genannte Rechnungsempfangsstelle zu adressieren.

9.4 Rechnungen sind entweder an folgende E-Mail-Adresse elektronisch zu versenden:

e-invoicing@deutschebahn.com

oder über das Peppol-Netzwerk an den Peppol-Participant-Identifier (Peppol-ID) der Deutsche Bahn AG.

Ausgenommen hiervon sind: ▪ Rechnungen aus dem Bestellkanal SAP Ariba. Diese sind über das SAP Ariba Netzwerk ein- zureichen. ▪ Rechnungen über ELFE (Djinvoice). Diese werden per elektronischem Rechnungsverfahren mittels EDI-Schnittstelle abgewickelt.

9.5 Sofern abweichend vom Format XRechnung bzw. Peppol BIS Billing ein anderes Format verein- bart ist (Papier, PDF), müssen die Rechnungen in Textform an, die in diesem Vertrag oder in der Bestellung genannte Stelle übersendet werden.

9.6 Sind Rechnungen nicht bedingungsgemäß, geht die verlängerte Bearbeitungszeit zu Lasten des Auftragnehmers.

9.7 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber (oder dessen Beauftragten), auf dessen Wunsch, zum Zwecke eines sog. Saldenabgleichs innerhalb angemessener Frist eine Auflistung der zu einem vom Auftraggeber festgelegten Stichtag offenen Posten gegenüber dem Auftragge- ber und/oder einem oder mehreren, vom Auftraggeber bestimmten, mit diesem im Sinne von § 15 Aktiengesetz verbundenen Unternehmen (gemeinsam: die DB-Unternehmen) über sämtliche Geschäftsbeziehungen zukommen zu lassen. Die Aufstellung muss mindestens alle offenstehen- den Rechnungen, Gutschriften, nicht abgeglichenen Zahlungen, Überzahlungen, Posten auf dem Zwischenkonto und alle sonstigen Posten betreffend den Auftraggeber und/oder die von diesem bestimmten DB-Unternehmen enthalten.

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10. Vertragslaufzeit

10.1 Der Vertrag tritt am 01.08.2027 in Kraft und endet am 31.07.2031, mit der zusätzlichen Option des AG den Vertrag mehrmals (2x2 Jahre), jedoch maximal, um weitere 4 Jahre zu verlängern. Die Verlängerung wird spätestens 8 Monate vor Ablauf der Restlaufzeit durch den AG verein- bart. Der Vertrag gilt für alle innerhalb der Vertragslaufzeit beim Auftragnehmer eingegangenen Bestellungen, auch wenn der Ausführungstermin außerhalb dieser Laufzeit liegt.

Das Sonderkündigungsrecht des AG im Zusammenhang mit Preisveränderungen richtet sich nach Ziffer 3.1.

10.2 Der Vertrag gilt für alle während der Vertragsdauer erteilten Abrufe mit Lieferterminen bis zu zwei Wochen nach Ablauf der Vertragsdauer.

10.3 Aus wichtigem Grund kann jede Vertragspartei diesen Vertrag oder einen auf Grundlage dieses Vertrages geschlossenen Einzelvertrag unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von zwei Mona- ten kündigen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn einer Vertragspartei die Fortsetzung des Ver- tragsverhältnisses wegen nachträglich eingetretener Umstände nicht mehr zugemutet werden kann, wenn die Fehlerquote konstant über 2 % liegt oder wenn Artikel, die nicht den Vorgaben der technischen Leistungsbeschreibung, den Siegelmustern oder den Grenzmustern entspre- chen, trotz Anzeige durch den AG länger als drei Monate im Umlauf verbleiben.

Eine dauerhafte bzw. konstante Fehlerquote liegt vor, wenn die Fehlerquote in zwei aufeinan- derfolgenden Quartalen oder in drei Quartalen innerhalb eines Kalenderjahres jeweils über 2 % liegt. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus besonders wichtigem Grund nach den übrigen Rege- lungen dieses Vertrages bleibt unberührt.

10.4 Die Kündigung muss schriftlich erfolgen.

11 Qualität, Funktion

11.1 Wesentliche Voraussetzungen für diese Vereinbarung sind, dass die Produkte in qualitativer, technischer und preislicher Hinsicht mindestens denen vergleichbarer Wettbewerber entspre- chen und ausreichende Produktions- und Lieferkapazitäten bereitgehalten werden.

11.2 Unabhängig von den vertraglichen Vereinbarungen hat der Auftragnehmer an der Entwicklung kostengünstiger Erzeugnisse weiterzuarbeiten.

11.3 Der AN garantiert die Einhaltung der Qualitätsrichtlinien gemäß Anlage 1, 1a, 1b.

11.4 Die qualitativen Eigenschaften eines Artikels werden durch die TL und die Siegelmuster festge- halten. Bei einer Abweichung von den in der TL vorgegeben Eigenschaften, der Optik bzw. der Verarbeitung der Siegelmuster behält sich der AG vor, Schadenersatz für eine Ersatzbeschaf- fung einzufordern.

12. Verhaltenskodex

Der Auftragnehmer verpflichtet sich hiermit, den DB Verhaltenskodex für Geschäftspartner im Rahmen sämtlicher Geschäftsbeziehungen (einschließlich der in diesem Zusammenhang be- stehenden Verträge) mit dem Auftraggeber oder einem mit diesem im Sinne von § 15 Aktienge- setz verbundenen Unternehmen (gemeinsam: die DB-Unternehmen) einzuhalten. Im Falle eines Verstoßes durch den Auftragnehmer behalten sich die DB-Unternehmen die in Ziffer 5 des DB Verhaltenskodex für Geschäftspartner bezeichneten Konsequenzen vor.

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13. Sonstiges

13.1 Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein bzw. werden, so wird die Gül- tigkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt. Nach Abschluss des Vertrages teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Warennummern nach dem harmonisierten System der Weltzollorganisation mit.

Der Vertrag ist elektronisch erstellt und bedarf Auftragnehmer seitens des Auftraggebers keiner Signatur

[Signatur, Datum]

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