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Allgemeine Leistungsbeschreibung
Arbeitskleidung im
Leasingverfahren
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Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines 1.1 Allgemein
2 Anforderung Leasingkleidung 2.1 Anforderungen zum Leasingverfahren 2.2 Weiterentwicklung / Neuentwicklung der eingesetzten Artikel 2.3 Bestellung von Kleidungsteilen und Anproben 2.4 Lieferzeiten 2.5 Indienststellung der Leasingkleidung 2.6 Bearbeitung und Pflege der Mietberufskleidung
3 Key Account, Kundenberater und Support 3.1 Key Account Management 3.2 Kundenberater 3.3 Support Auftragnehmer
4 Onlinesystem 5. Sonstige Anforderungen
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1 Allgemeines
1.1 Allgemein Alle auf den folgenden Seiten aufgeführten Leistungsmerkmale sind im Leasingpreis für die Arbeitskleidung enthalten. Gegenstand der Leistung ist die umfassende Bereitstellung, Bewirtschaftung und laufende Versorgung mit Arbeitskleidung im Leasingverfahren. Der Auftragnehmer übernimmt hierbei sämtliche für eine funktionsfähige, bedarfsgerechte und wirtschaftliche Kleidungsversorgung erforderlichen Leistungen. Hierzu zählen insbesondere die Beschaffung und Bereitstellung der vereinbarten Kleidungsartikel, die Größenaufnahme und Ausstattung der berechtigten Träger, die regelmäßige Abholung, Reinigung, Pflege, Reparatur, Ersatzgestellung und Rücklieferung der Kleidung sowie die administrative Verwaltung der Träger-, Bestands- und Leistungsdaten. Das Leasingverfahren umfasst sowohl die Erst- und Nachausstattung von Mitarbeitenden als auch die dauerhafte Sicherstellung der Verfügbarkeit einsatzfähiger, sauberer und den jeweils geltenden Anforderungen entsprechender Arbeitskleidung. Die Leistung ist so zu erbringen, dass die Versorgung der jeweiligen Einsatzstellen kontinuierlich gewährleistet ist und betriebliche Abläufe des Auftraggebers nicht beeinträchtigt werden. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die eingesetzten Kleidungsstücke den vereinbarten Qualitäts-, Sicherheits-, Hygiene- und Nachhaltigkeitsanforderungen entsprechen. Soweit Schutzfunktionen, Normen oder besondere Anforderungen an einzelne Artikel bestehen, sind diese während der gesamten Vertragslaufzeit einzuhalten, zu überwachen und im Rahmen der Pflege- und Austauschprozesse zu berücksichtigen. Die Leistung beinhaltet darüber hinaus eine strukturierte Betreuung des Auftraggebers, die Bereitstellung geeigneter Bestell- und Verwaltungsprozesse, ein geeignetes Online- bzw. Verwaltungssystem sowie ein transparentes Reporting über Bestände, Kosten, Umlaufmengen, Reklamationen und sonstige leistungsrelevante Kennzahlen. Ziel ist eine verlässliche, nachvollziehbare und effiziente Versorgung der Beschäftigten mit Arbeitskleidung über die gesamte Vertragslaufzeit.
2 Anforderung Leasingkleidung
Die Finanzierung, Beschaffung und Lagerverwaltung der Kleidung sowie die Bevorratung der Kleidung erfolgt gemäß den vertraglichen Vereinbarungen des Rahmenvertrages (Lagermindestbestand zur Deckung von Bedarfsschwankungen beim Auftraggeber).
2.1 Anforderungen zum Leasingverfahren Der Auftragnehmer verpflichtet sich das vorgegebene Sortiment des Auftragsgebers anzubieten. Die Artikel entnehmen Sie der Anlage 1C.
Folgende Kriterien sind bei der Bereitstellung der Leasingkleidung zu berücksichtigen:
▪ Einsatz von Kleidung nach mind. Öko-Tex 100 Klasse 2, bzw. gemäß Vorgaben der DB AG ▪ Schutzkleidung zertifiziert nach aktuellen EN-Normen, Überwachung der Einhaltung dieser Normen durch den Auftragnehmer ▪ Alle Artikel (siehe Anlage C1) die über den Rahmenvertrag der DB AG eingesetzt werden, sind zusammen mit dem zuständigen Fachdienst PSA, dem Einkauf der DB AG, den Bedarfsträge und den Interessenvertretungen in ausführlichen, dokumentierten Tragetests entwickelt worden und zur Nutzung freigeben. Eine selbstständige Änderung der Artikel und deren Ausführung ist nicht zulässig ▪ Die Erstellung von technischen Leistungsbeschreibungen (TL) zur Berufsbekleidung ist durch den Auftragnehmer kostenfrei für den Auftraggeber und nach den Vorgaben des
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Auftraggebers zu erstellen. Die Inhalte und Ausführung der TL sind beispielhaft in der Anlage 2 zu C1 beschrieben ▪ Für Sonder- oder Übergrößen bei der Konfektion werden keine Zuschläge berechnet, unabhängig davon welche Sondermaße beschafft werden müssen ▪ Notwendige Änderungen an der Mietkleidung (z.B. Hose kürzen) werden kostenlos von dem Auftragnehmer ausgeführt
2.2 Weiterentwicklung / Neuentwicklung der eingesetzten Artikel Die DB AG behält sich vor, jederzeit die eingesetzten Artikel zu prüfen und zu überarbeiten. Hierfür kann die DB AG einen Projektanten benennen, der sie in der Entwicklungsphase begleitet und die Artikel definiert. Der Auftragnehmer wird in eine Entwicklungsphase eingebunden, um die Industriewäschefähigkeit der Artikel zu prüfen und zu bewerten. Diese Leistung ist kostenfrei für den Auftraggeber zu erbringen.
2.3 Bestellung von Kleidungsteilen und Anproben Die Bestellung von Kleidungsteilen kann, ▪ per Sprechstunde ▪ Bestellliste ▪ Onlinesystem erfolgen.
Zur Ermittlung der Größen, führen die Kundenberater persönliche Anproben zur Dokumentation der Kleidergrößen bzw. Auswahl durch. Auf Wunsch des Auftraggebers können die Kleidergrößen auch mittels Bestelllisten vom Auftraggeber an den Auftragnehmer übermittelt werden. Die Bestelllisten sind zwischen Key Account des Auftragnehmers und zentrale Ansprechpartner des Auftraggebers (z.B. I.VFB) abzustimmen. Bei Unterschiedlichen Größenangaben durch Konfektionär und Auftragnehmer, hat der Auftragnehmer eine Übersetzungstabelle der Größen zur Verfügung zu stellen. Diese muss im Onlinesystem und in der Bestellliste enthalten sein.
2.4 Lieferzeiten Bestellungen sind entsprechend der folgenden Tabellen an den Auftraggeber auszuliefern
Anzahl Träger Lieferfrist in Wochen 1 bis 2 1 3 bis 20 2 21 bis 100 6 101 bis 200 oder Maßanfertigung 12 ab 201 gemäß gemeinsamen Projektplan
Eine Nichteinhaltung der vereinbarten Lieferfristen führt automatisch zur Anwendung der im Vertrag vereinbarten Pönalregelung.
2.5 Indienststellung der Leasingkleidung ▪ Indienststellung durch den Auftragnehmer, d.h. Kennzeichnung mit Barcode-Label, Aufbringen von DB-Logos, auf Wunsch auch Namen-Patchlabels ▪ Änderungsschneiderei für alle Mitarbeiter zur Sicherstellung, dass jeder Träger seine individuelle Maßkleidung erhält (ggf. eingrenzen, d.h. 1 Änderungen sind pro Monat kostenfrei) ▪ Waschung der Kleidungsteile vor Erstauslieferung, so dass es keine Veränderungen der Passform durch das Einlaufen der Kleidung gibt 4
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▪ Kostenfreies Aufnähen des DB-Logos; DB Logo ist in verschiedenen Größen zu stellen ▪ Aufstellen von Fächerschränken mit flexibler Fach- und Größengestaltung unter Berücksichtigung der Zugänglichkeit für den Mitarbeiter und der Einbruchsicherheit ▪ Aufstellen von Abwurfcontainern und Abwurfschränken in ausreichender Anzahl pro Umkleideraum (max. HxBxT 186cm x 70cm x 80cm) ▪ Auf Wunsch des Auftraggebers ist die Versorgung auch von Lieferorten mit nur einem Mitarbeitenden (m/w/d) deutschlandweit ist zu gewährleisten ▪ Vorsortierung der Kleidung nach Schrank und Träger in vom AN bereitgestellten Transport-Containern ▪ Sicherstellung der Abholung und Anlieferung der Kleidung bis an die Schränke (ggf. auf Werksgelände, in Gebäuden, in Bahnhöfen, über Gleise usw.) ▪ Sicherstellung des richtigen Einfächerns der gewaschenen Kleidung in das persönliche Schrankfach des Berufskleidungsträgers ▪ Verwaltung der Fächerschränke durch die Niederlassung des Auftragnehmers, automatische Zuweisung von Fächern für neu hinzukommende Träger ▪ Übernahme von Pflege, Reparatur, Reinigung und Austausch von defekten Schränken
2.6 Bearbeitung und Pflege der Leasingkleidung
▪ Mind. wöchentliche Belieferung sowie Waschen der Kleidung, Pflege (extra Flecken- beseitigung, Nachwäschen), Tunnelfinishing oder Handbügeln, sowie Sicherstellen der vom Auftraggeber geforderten Einhaltung von Normen und Schutzfunktionen ▪ Die Prüfung einer einwandfrei erbrachten Leistung erfolgt anhand von digitalen Grenzmustern, die in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Die Vorschläge zu Grenzmuster je Artikel werden vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt. Es erfolgt eine Abstimmung mit dem Einkauf FE.EA 24 und den Gesellschaften der DB AG ▪ Einsatz computergesteuerter industrieller Waschtechnik unter Verwendung von umweltschonenden, hautfreundlichen und auf die Kleidung individuell abgestimmten Waschmitteln. ▪ Auf Wunsch des Auftraggebers erfolgt eine Kontrolle der der Dokumentation über die Einhaltung der neutralen pH- 5- 7 Werte im Reinigungsprozess, durch den Auftragnehmer, um Hautunverträglichkeiten zu vermeiden. ▪ Kontrolle jedes einzelnen Teils auf Beschädigungen (Taschen, Knöpfe, Säume, etc.) und Reparatur der beschädigten Kleidung innerhalb des Umlaufs. Die maximale Anzahl sichtbarer Reparaturen werden mit dem Grenzmuster und in Textform vorgegeben und können je Artikel oder Sortiment abweichend sein. ▪ Defekte Teile, bei denen sich eine Reparatur nicht lohnt oder die eine Abnutzung aufweisen, die über der liegt, die aufgrund der Grenzmuster vereinbart sind, werden für den Auftraggeber kostenfrei durch neue oder gebrauchsfähige Kleidung nach definiertem Qualitätsstandard ersetzt. Die Aufforderung zum Austausch kann einseitig durch den Auftraggeber ausgelöst werden und ist durch den Auftragnehmer innerhalb der gesetzten Fristen durchzuführen. ▪ Schutzkleidung (persönliche Schutzausrüstung z.B. Schweißer- Schutzkleidung)) ist durch den Auftragnehmer auf die Einhaltung der von der DB AG oder den Gesellschaften der DB AG vorgegebenen geforderten Normen / Zertifizierungen zu prüfen. Auch Artikel, die sich im Eigentum der DB AG befinden und deren Reinigung beim Auftragnehmer beauftragt wird, sind ebenfalls auf ihre Einhaltung der Normen / Zertifizierungen zu prüfen. Die nicht mehr einsatzbaren PSA Artikel werden mit einem Aufkleber versehen: „Nicht mehr gemäß Norm XYZ (hier wird die entsprechende Norm angegeben) – Bitte ausmustern!“. Dieses gilt für alle Artikel, die eine Norm erfüllen müssen, um den Schutz eines Trägers sicherzustellen (u. a. Schweißerschutz). ▪ Bei einem Kleidungstausch oder Kleidungsrückgabe, hat der Auftragnehmer die Abmeldung der nicht mehr benötigten Kleidung selbsttätig vorzunehmen. Der Kleidungstausch bei einem Größenwechsel ist kostenfrei für den Auftraggeber durchzuführen.
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▪ Der Austausch nicht mehr gebrauchsfähiger Kleidung ist kostenfrei. Eine Vergütung der Restwerte ist nicht vorgesehen. ▪ Bei der Ausmusterung von Ausstattungsbestandteilen (z.B. Modernisierung von Schnitt oder Material) oder am Ende der Vertragslaufzeit, werden nur Restwerte von Kleidungsteilen durch den Auftraggeber an den Auftragnehmer vergütet, die sich noch nicht länger als 36 Monate im Einsatz befinden. ▪ Der Auftragnehmer garantiert die Einhaltung der Bearbeitungs- und Pflegevorschriften der Konfektionäre bzw. Gewebehersteller. ▪ Der Auftragnehmer garantiert die Einhaltung von Umweltmanagementstandards gemäß DIN EN ISO 14001:2015 und DIN EN ISO 9001:2015. ▪ Der Auftragnehmer stellte eine Dokumentation über die eingesetzten Waschsubstanzen nach Art und Menge, Prüfberichte und Verträglichkeitszertifikate durch ein neutrales Fachinstitut sicher (z.B. Hohenstein) sowie die vierteljährliche Überprüfung der Reinigungsanlage durch ein neutrales Fachinstitut. ▪ Eine kostenfreie Bestandsreduzierung bis zu 15 % der Umlaufmenge (Anpassung an Personalschwankungen) während der Vertragslaufzeit ist durch den Auftragnehmer zu garantieren. ▪ Bestandsreduzierungen aufgrund von Schwund oder Inventurdifferenzen sind durch den Auftragnehmer zu tragen und auszugleichen.
3 Key Account, Kundenberater und Support
3.1 Key Account Management
Ein Key Account Management (min. 2 Ansprechpartner) steht der DB AG, oder den Gesellschaften der DB AG deutschlandweit zur Verfügung
Zu den Aufgaben zählen u.a.: ▪ Betreuung durch die Abteilung Key Account mit Werkzeugen des Projektmanagements wie Projektberichte, Kundenzufriedenheits-Meetings, Produktentwicklungen, Recherchen zu Sonderthemen etc. ▪ Kostenloses Erstellen von Informationsbroschüren, Faltblätter, Werbematerial auf Anfrage des Auftragsgebers ▪ Zusammenarbeit, Beratung, Ansprechpartner für den Einkauf (FE.EA 24) und der Fachstellen PSA (Cross-Funktionales-Team – CFT) der Deutschen Bahn AG ▪ Jährliche Sonderauswertungen auf Wunsch wie z.B. Kostenentwicklung in einzelnen Bereichen, Ausstattungen mit Spezialkleidung, etc.
3.2 Kundenberater Die Regionalbereiche der Gesellschaften der DB AG und deren Servicebereiche sind durch persönliche Kundenberater im Außendienst des Auftragnehmers zu betreuen. Dabei ist eine Verfügbarkeit der Kundenberater für die jeweiligen Regionalbereiche oder Ablieferorte durch den Auftragnehmer werktags außer Samstag von 08:00 bis 17:00 sicherzustellen.
Zu den Aufgaben zählen u.a.: ▪ Begehung der Ablieferorte zusammen mit den Ansprechpartnern des Auftraggebers sowie Festlegung der Schrankstandorte und der Belieferungswege ▪ Allgemeine Betriebs und Werksbegehungen zwecks Übersicht über die Schutzbedürfnisse und besonderen Anforderungen an die genutzten Kleidungstüccke.
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▪ Angebot von regelmäßigen Kundensprechstunden bei den Ablieferorten des Auftraggebers vor Ort. Die Termine und die Dauer der Sprechstunden sind individuell mit einem Monat Vorlauf abzustimmen. Themenschwerpunkte der Sprechstunde können sein: o Durchführen individueller Anproben an mehreren Terminen mit bereits vorgewaschener Kleidung o Aufnahme von Änderungswünschen Größentausch, Ausstattungsänderungen, Mengenänderungen o Klären von Reklamationen mit individueller Besprechung der Problemlösung und Protokollierung mit dem Bedarfsträger o Begutachtung Schränke; Aufnahme Tausch- und Reparaturbedarfe –
Die Kundenberater des Auftragnehmers sind für die Fragen der jeweiligen Gesellschaften der DB AG zu schulen.
3.3 Support Auftragnehmer ▪ Automatische Schrankfachverwaltung mit Schrankfachbelegungslisten und Schrank- Inhalts-Verzeichnissen ▪ Austausch von defekten Schlössern und Ersatz von Schlüsseln für die Schrankfächer zu Firmen-Selbstkosten ▪ automatische Bestandsüberwachungen der Umlaufbestände und Lagerbestände mit Bestandskontrolllisten ▪ Berufskleidung von Mitarbeitern, die länger als 4 Wochen ununterbrochen abwesend sind, werden nach schriftlicher Mitteilung auf eine sogenannte „Dummy“- Kostenstelle gebucht und nicht berechnet
4 Onlinesystem
Die Mindestanforderungen an ein Onlinesystem sind:
▪ Trägerdatenmanagement: An- & Abmeldung von Träger, Änderung der Trägerdaten usw. ▪ Übersicht der Ausstattung einzelner Mitarbeiter des Auftraggebers sowie die Angabe der Einsatzdauer eines Artikels nach Monaten (Restwertanzeige), auch über die Vertragslaufzeit hinaus ▪ Vorgabe der Soll-Ausstattung und automatischer Abgleich mit der Ist-Ausstattung eines Mitarbeiters ▪ Bestellabwicklung (Neubestellungen, Abbestellungen von Kleidung, Größentausch usw.) ▪ Übersicht über die Kosten je Ablieferstelle (Monat, Jahr), auch kumuliert auf verschiedenen Ebenen bis zu den Gesamtkosten in der Struktur des Auftraggebers ▪ Übersicht über Mitarbeiter, die länger als 4 Wochen vom Reinigungszyklus abgemeldet wurden ▪ Darstellung der Waschquote, Abwurfquote, Reparaturquote, Mitarbeiter je Ablieferort je Ablieferstelle mit der Möglichkeit der Verdichtung auf Geschäftsfeldebene ▪ Verdichtung der Zahlen auf einem Dashboard, diese beinhaltet eine Übersicht über die Entwicklung zum Vorjahr in Bezug auf: o Die Anzahl der ausgestatteten Mitarbeiter o Die Anzahl der im Umlauf befindlichen Kleidungsteile o Die kumulierten Kosten eines Jahres o Die Wasch- und Abwurfquote eines Jahres o Die Anzahl der Reklamationen eines Jahres nach erledigt und unerledigt
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o Die Anzahl Neuausstattungen und Abmeldungen innerhalb eines Jahres Das Dashboard ist filterbar auf eine Gesellschaft der DB AG oder einen Standort / Ablieferadresse ▪ Meldungen von Reklamationen (Fehlteilen, Fehleinfächerung, erforderlichen Reparaturen, Maßänderungen, Ausmusterungen usw.) ▪ Detailliertes- Reporting nach Reklamationsgründen bzw. Darstellung aller Monate eines Jahres mit allen Reklamationsgründen (Fehlerquote), mit der Möglichkeit der Filterung nach Ablieferstellen oder DB Geschäftsfeldern.
Innerhalb von 6 Monaten nach dem Vertragsbeginn ist dem Auftraggeber ein abgestimmtes monatliches Reporting zur Verfügung zu stellen (Onlinedashboard).
5 Sonstige Anforderungen:
• Kostenfreie Schulung und Klick-Tutorials für das Online-System sind anzubieten sowie auf Wunsch neuer Nutzer sind Nachschulungen (mind. Teilnehmer 10) sicherzustellen.
• Zentraler Ansprechpartner vom Auftragnehmer der den Nutzern des Auftraggebers bei Fragen zur Verfügung steht (Hotline).
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