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Arbeitskleidung im Leasingverfahren

Bewerbungsbedingungen

für Verhandlungsverfahren nach der SektVO

Vergabe Nr. 26FEA87526

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Deutsche Bahn AG −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− FE.EA 23 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Sebastian Godo −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Version: 9.0 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Status: veröffentlicht −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

208.1220V03 Bewerbungsbedingungen für Verhandlungsverfahren nach der Seite 1 SektVO (Liefer- und Dienstleistungen)

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1 Gegenstand der Vergabe 3 2 Rechtlicher Rahmen 5 3 Kommunikation 6 4 Vergabeunterlagen 7 5 Vertraulichkeit 8 6 Teilnahmewettbewerb 8 7 Form des Angebots 9 8 Teilnahme- und Angebotsfristen 10 9 Inhalt des Angebots 11 10 Vergabe in Losen 11 11 Hinweise zur Angebotsbearbeitung 11 12 Anzahl der Hauptangebote/Nebenangebote/Rabatte 13 13 Bietergemeinschaften 13 14 Nachunternehmer 13 15 Angebotswertung 14 16 Weiterer Ablauf des Vergabeverfahrens 16 17 Besondere gesetzliche Anforderungen an den Auftragnehmer 18 18 Rechtsmittelbelehrung 18 19 Anlagen zur Vergabe 19

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1 Gegenstand der Vergabe

1.1 Gegenstand der Vergabe ist ein Auftrag über die Versorgung der Dienststellen der DB AG mit Arbeitskleidung (Workwear und PSA) sowie ergänzend die Lieferung und Reinigung von Schmutzfangmatten. Die Leistung wird in der Anlage 1a zu C2 Leistungsbbeschrei- bung detailliert beschrieben. Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Lieferungen und Leistungen sind in den weiteren Vergabeunterlagen beschrieben.

1.2 Der Auftrag ist in X Einzellose wie folgt unterteilt:

Los 1: DB InfraGO AG Los 2: DB Cargo AG Los 3: DB Regio AG Los 4: DB Fahrzeuginstandhaltung GmbH Los 5: DB Fernverkehr AG Los 6: DB Energie GmbH Los 7: div. Konzernunternehmen Los 8: Schmutzfangmatten

1.3 Schätz- und Höchstwerte

Der geschätzte Wert der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen wird (Schätzwert), beträgt

für Los 1: 40.980.398,41 €

für Los 2: 22.278.111,36 €

für Los 3: 12.033.834,72 €

für Los 4: 10.448.913,74 €

für Los 5: 9.547.755,22 €

für Los 6: 2.918.558,25 €

für Los 7: 2.729.154,93 €

für Los 8: 12.713.273,37 €

Der Höchstwert der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann, beträgt:

für Los 1: 61.470.597,62 €

für Los 2: 33.417.167,03 €

für Los 3: 18.050.752,08 €

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für Los 4: 15.673.370,60 €

für Los 5: 14.321.632,84 €

für Los 6: 4.377.837,37 €

für Los 7: 4.093.732,39 €

für Los 8: 19.069.910,06 €

Es handelt sich bei den hier festgelegten Mengen bzw. Werten nicht um Mindestabnahmemengen oder -werte. Eine bestimmte Liefer-/Leistungsmenge wird vom Auftraggeber nicht garantiert. Es besteht daher in Hinblick auf diese Werte bzw. Mengen keinerlei Anspruch eines Auftragnehmers auf Beauftragung bzw. Vergütung. 1.4 Auftraggeber in diesem Vergabeverfahren ist: Deutsche Bahn AG und alle mit ihr im Sinne von § 15 Aktiengesetz verbundenen Unternehmen.

vertreten durch die in Ziffer 3.3 benannte Vergabestelle.

1.5 Ablauf des Vergabeverfahrens Wie in der Bekanntmachung dargestellt, wird im Rahmen der Vergabe zunächst ein Teil- nahmewettbewerb durchgeführt. Gegenstand des Teilnahmewettbewerbs ist die Prüfung der Eignung zur Erbringung der jeweiligen Leistungen (Fachkunde und Leistungsfähigkeit) sowie der Zuverlässigkeit/Gesetzestreue (Vorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB) des Bewerbers. Siehe im Übrigen die Hinweise zum Teilnahme- wettbewerb in Ziffer 6.

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs werden die zur Erbringung der Leistung ge- eigneten und zuverlässigen Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Entsprechend den gesetzlichen Transparenzvorgaben werden die Unterlagen der Ange- botsphase bereits mit der Bekanntmachung zusammen mit den Unterlagen der Teilnahme- phase veröffentlicht und sind auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG wie folgt gegliedert:

 „Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb“  „Unterlagen für die Angebotsphase“

Bitte beachten Sie, dass die Unterlagen für die Angebotsphase zunächst nur informative Bedeutung haben und für den Teilnahmewettbewerb nicht zu bearbeiten und einzureichen sind. Auch ist hiermit keine Aufforderung zur Angebotsabgabe verbunden. Ohne eine aus- drückliche Aufforderung eingereichte Angebote finden keine Berücksichtigung.

Fragen zum Teilnahmewettbewerb oder zur Angebotsphase und zu den dazugehörigen Un- terlagen können über das „Fragen-Antworten-Forum“ im Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (Fundstelle: https://bieterportal.noncd.db.de/portal) eingereicht werden. Die hier- für im Teilnahmewettbewerb und der Angebotsphase geltenden Fristen entnehmen Sie bitte jeweils dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG unter „Übersicht“, „Termine“, „Frist zur Stellung von Fragen“ (vgl. auch Ziffer 4.3). Die Fragen werden fortlaufend möglichst zeitnah im Rahmen eines anonymisierten Fragen- und-Antworten-Forums beantwortet und auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG veröffentlicht.

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2 Rechtlicher Rahmen

2.1 Die Vergabe erfolgt in Anwendung der Vorschriften des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie der Sektorenverordnung (SektVO) im Ver- handlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (§ 119 Abs. 1 und Abs. 5 GWB).

2.2 Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, das Vergabeverfahren einzustellen, sofern sachliche Gründe dies rechtfertigen. Ein sachlicher Grund liegt insbesondere vor, wenn

 kein Angebot eingegangen ist, das den Vergabeunterlagen entspricht,  sich die Grundlagen der Vergabe geändert haben,  das Vergabeverfahren kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt hat oder erwarten lässt.

2.3 Für die abzuschließenden Verträge gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kauf- rechts.

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3 Kommunikation

3.1 Die Vergabe wird über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG durchgeführt (https://bieterportal.noncd.db.de/Portal/). Auf § 9 SektVO wird hingewiesen.

Der Auftraggeber, vertreten durch die Vergabestelle, kommuniziert mit den Unternehmen, die sich auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG registriert haben, in der Regel über die Nachrichtenfunktion des Vergabeportals der Deutsche(n) Bahn AG.

Es liegt im Verantwortungsbereich der Unternehmen, regelmäßig Einsicht in ihr Postfach des Vergabeportals der Deutsche(n) Bahn AG zu nehmen und dort hinterlegte Informatio- nen/Dokumente abzurufen.

Unternehmen, die sich nicht registriert haben, sind dazu aufgefordert, sich in eigener Ver- antwortung über Aktualisierungen, Korrekturen und Informationen zu informieren, die auf der o.g. Plattform eingestellt werden.

3.2 Bei technischen oder methodischen Fragen zum Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG wenden Sie sich bitte an die im Bieterportal hinterlegten Kontaktdaten unter: https://bieter- portal.noncd.db.de/evergabe.bieter/eva/supplierportal/portal/tabs/vergaben.

3.3 Soweit in der Auftragsbekanntmachung nicht anders angegeben, ist die nachfolgend ge- nannte Stelle der alleinige Ansprechpartner in allen Fragen des Vergabeverfahrens (Vergabestelle).

Auskünfte anderer Stellen oder anderer Personen sowie telefonische Auskünfte sind nicht verbindlich. Die Kommunikation erfolgt in deutscher Sprache.

Deutsche Bahn AG Vorstandsressort Finanzen Beschaffung FE.EA 23 Herr Sebastian Godo Pinonierstr. 10 32423 Minden Telefon: +49 571 3935169 E-Mail: sebastian.godo@deutschebahn.com

3.4 Für die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten gelten die Anforderungen nach den Ziffern 6 bis 9.

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4 Vergabeunterlagen

4.1 Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zur Verfügung gestellt.

Folgende Unterlagen sind vertraulich: Keine vertraulichen Unterlagen vorhanden.

4.2 Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen sind abschließend in der unter Ziffer 18 enthaltenen „Checkliste Vergabeunterlagen“ aufgeführt.

Die Unternehmen haben die Vergabeunterlagen unverzüglich nach Erhalt auf Vollständig- keit, etwaige Unklarheiten oder Fehler zu überprüfen.

4.3 Enthalten die Vergabeunterlagen (Teilnahmewettbewerb und Angebotsphase) nach Auf- fassung des Unternehmens unvollständige, unklare oder fehlerhafte Regelungen oder werfen sie Fragen auf, die die Erstellung des Teilnahmeantrags oder des Angebots oder die Preisermittlung beeinflussen können, so hat das Unternehmen den Auftraggeber hie- rauf unverzüglich hinzuweisen, jedoch spätestens innerhalb der auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG unter „Übersicht“, „Termine“, „Frist zur Stellung von Fragen“ ge- nannten Fristen. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Fragen absehen, die nach Fristablauf gestellt werden.

Antworten, die für die Angebotserstellung oder für die Abgabe von Teilnahmeanträgen re- levant sind, werden gemäß Ziffer 3.1 zur Verfügung gestellt.

4.4 Der Auftraggeber weist darauf hin, dass es im Laufe des Vergabeverfahrens zu Änderun- gen an den Vergabeunterlagen kommen kann. Der Auftraggeber behält sich daher aus- drücklich vor, die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, Vertrags- bedingungen sowie Zuschlagskriterien und Musskriterien nebst Bewertungsmatrix anzu- passen bzw. zu ändern. Das gilt auch für die in den Vergabeunterlagen ggfs. aufgestellten Mindestanforderungen. Wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vor Ablauf der Frist für den Eingang von Teilnahmeanträgen macht der Auftraggeber im Wege einer Korrekturmeldung (Berichtigungsbekanntmachung) europaweit bekannt. Sollten Änderun- gen an den Vergabeunterlagen zu einer wesentlichen Änderung der Wettbewerbsbedin- gungen führen, behält sich der Auftraggeber vor, die ursprünglich vorgesehenen Fristen angemessen zu verlängern. Auf Ziffer 15.5.1.2 wird hingewiesen.

4.5 Erwerb von Normen, Merkblättern etc.

DIN-Normen, UIC-Merkblätter und DB Standards (ehemals Bahn-Normen) sind vom Unter- nehmen selbst zu beschaffen. UIC-Merkblätter und DB Standards können beschafft werden bei: DB InfraGO AG Medien & Kommunikation Griesbachstr. 7 76185 Karlsruhe E-Mail: auftraege.zu.technischen.regeln@deutschebahn.com Telefon +49 (0) 721 938 3846 DIN-Normen können beschafft werden bei:

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Beuth-Verlag GmbH Am DIN-Platz Burggrafenstraße 6 10787 Berlin E-Mail: kundenservice@beuth.de Telefon +49 (0) 30 2601 2260 Telefax +49 (0) 30 2601 1260

5 Vertraulichkeit

5.1 Das Unternehmen hat die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die es im Rahmen dieses Vergabeverfahrens erhält, vertraulich zu behandeln und sie zu keinem anderen Zweck als diesem Vergabeverfahren zu verwenden. Das gilt nicht für Informationen, die

 bereits vor Offenlegung rechtmäßig im Besitz des Unternehmens waren;  ohne Zutun des Unternehmens veröffentlicht worden oder anderweitig ohne sein Ver- schulden allgemein bekannt geworden sind;  die dem Unternehmen von einem oder mehreren Dritten rechtmäßig übermittelt wur- den;  die schriftlich oder in Textform durch den Auftraggeber freigegeben werden;  die auf Grund gesetzlicher Vorschriften auf Anordnung von Behörden oder Gerichten offen zu legen sind.

5.2 Beabsichtigt das Unternehmen auf die Aufforderung zur Angebotsabgabe hin kein Ange- bot abzugeben, hat es dies dem Auftraggeber mitzuteilen und die Vergabeunterlagen zu vernichten oder an den Auftraggeber zurückzugeben. Digitale Unterlagen sind zu löschen. Die Vernichtung/ Löschung der Unterlagen ist auf Verlangen zu bestätigen.

5.3 Das Unternehmen hat alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung der Vergabeunterla- gen oder der Erstellung des Angebots betraut werden, entsprechend Zif- fern 5.1 und 5.2 zu verpflichten und dies auf Verlangen des Auftraggebers nachzuweisen. Dies gilt auch für eine ggf. beabsichtigte Weitergabe der Unterlagen an vorgesehene Nachunternehmer.

5.4 Eine Veröffentlichung, kommerzielle Verwertung und Weitergabe an Dritte (mit Ausnahme für Zwecke der Angebotserstellung von Nachunternehmern) von Unterlagen des Verhand- lungsverfahrens) ist ohne die in Schriftform erteilte vorherige Zustimmung des Auftragge- bers nicht zulässig.

5.5 Die Bedingungen einer eventuell abgegebenen Vertraulichkeitserklärung in diesem Verga- beverfahren bleiben von den o.g. Bedingungen unberührt.

5.6 Die vorstehenden Verpflichtungen behalten auch nach Beendigung/Einstellung dieses Vergabeverfahrens für weitere 5 Jahre ihre Gültigkeit.

6 Teilnahmewettbewerb

6.1 Für den Teilnahmewettbewerb gelten die in der Bekanntmachung aufgeführten Teilnah- mebedingungen.

Die Bekanntmachung ist abrufbar im TED-Portal der EU oder auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (https://bieterportal.noncd.db.de/portal unter „Detailansicht der Be- kanntmachung“).

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6.2 Die dort geforderten Informationen und Nachweise sind von den Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Das Angebot ist nicht mit dem Teilnahmeantrag einzu- reichen. Dies gilt auch dann, wenn der Auftraggeber weitere Vergabeunterlagen (z.B. ein Angebotsformblatt) bereits zu Beginn des Teilnahmewettbewerbs veröffentlicht.

6.3 Die in der Bekanntmachung im EU-Amtsblatt aufgeführte Frist für den Eingang der Teil- nahmeanträge ist unbedingt einzuhalten; eine verspätete Abgabe führt zur Nichtberück- sichtigung des Teilnahmeantrages, es sei denn die Verspätung ins nicht von dem Unter- nehmen zu vertreten. Es gelten darüber hinaus die gesetzlichen Ausschlussgründe. Der Auftraggeber berücksichtigt im Rahmen der Zuverlässigkeitsprüfung die Ausschluss- gründe der §§ 123, 124 GWB i.V.m. § 142 Nr. 2 GWB im Rahmen des ihm zustehenden Ausschlussermessens.

6.4 Nach Prüfung der Teilnahmeanträge wird der Auftraggeber, die zum weiteren Verfahren zuzulassenden Unternehmen zur Abgabe von Angeboten auffordern. Die Unternehmen, die nicht ausgewählt werden, erhalten eine Mitteilung, dass sie nicht weiter am Verfahren beteiligt werden.

6.5 Für die Form der Teilnahmeanträge gilt Ziffer 7 (Form des Angebots) entsprechend. Even- tuelle Abweichungen in der Bekanntmachung im EU-Amtsblatt gehen vor.

6.6 Soweit sich der Auftraggeber nicht vorab anders festgelegt hat, behält er sich vor, die Un- ternehmen aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezo- gene Erklärungen und Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren (§ 51 Abs. 2 SektVO).

7 Form des Angebots

7.1 Angebote sind ausschließlich über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG einzu- reichen.

Angebotsabgabe über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG in Textform nach § 126b BGB:

Der Bieter nutzt die Angebotsfunktion des Vergabeportals der Deutsche(n) Bahn AG, um die mit dem Angebot geforderten Angaben zu machen und ggf. Angebotsdokumente hochzuladen.

Auf andere Art übermittelte Angebote, insbesondere solche per Telefax oder per E-Mail, sind nicht zulässig. Der Auftraggeber behält sich vor, die Einreichung von Dokumenten mit eingescannten Unterschriften zu verlangen (z.B. bei Vertraulichkeitserklärungen nach Zif- fer 4.1).

7.2 Alle von den Bietern eingereichten elektronischen Dokumente sind in einem gängigen Da- tenformat zu erstellen und müssen mit einer Standardsoftware (z.B. Word, Excel) bearbei- tet bzw. bei Ablichtungen von Dokumenten per PDF gelesen werden können. Dateifor- mate von Dokumenten, die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt und von den Unter- nehmen zu bearbeiten sind, dürfen nicht geändert werden. Als Komprimierungsprogramm ist ausschließlich WIN-ZIP zugelassen. Wegen programmbedingter Begrenzungen für

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Pfadlängen wird empfohlen, die Dateinamen auf maximal 25 Zeichen zu begrenzen. An- derenfalls können sich Probleme beim Upload der Dateien ergeben.

8 Teilnahme- und Angebotsfristen

8.1 Die Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge ist in der Bekanntmachung im EU-Amts- blatt angegeben. Auf Ziffer 6 wird verwiesen.

8.2 Die Frist für den Eingang der Angebote wird den zum weiteren Verfahren zugelassenen Unternehmen nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs mitgeteilt.

8.3 Für die Fristberechnung gilt die Ortszeit der Vergabestelle. Die Angebotsfrist ist unbedingt einzuhalten.

8.4 Der Bewerber/Bieter kann seinen Teilnahmeantrag/sein Angebot nur bis zum Ablauf der Abgabefrist ändern, berichtigen oder zurücknehmen. Eine Änderung muss zweifelsfrei sein.

Die Änderung eines Teilnahmeantrags/Angebots erfolgt durch Neueinstellung des geänder- ten Teilnahmeantrags/Angebots auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG.

8.5 Die Bindefrist der Angebote beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Deren Ablauf wird den ausgewählten Bietern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe mitgeteilt. Die Bieter sind bis zu diesem Zeitpunkt an ihre Angebote gebunden. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Bedarf die Bieter, um eine Verlängerung der Bindefrist für ihre Angebote zu ersu- chen.

8.6 Sollte es beim Hochladen der Teilnahmeanträge/ Angebotsdokumente technische Prob- leme geben, dann muss sich der Bieter unverzüglich an die im Bieterportal hinterlegten Kontaktdaten unter: https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/eva/supplierpor- tal/portal/tabs/vergaben wenden. Ist dies nachweislich nicht oder erst nach Ablauf der Ab- gabefrist (Teilnahmefrist/ Angebotsfrist) erfolgt, kann dies zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen.

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9 Inhalt des Angebots

9.1 Die Vergabeunterlagen, einschließlich sämtlicher Anlagen sind der Einreichung des Ange- botes und der Kalkulation vollständig zugrunde zu legen.

9.2 Das Angebot ist in all seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen; ausgenom- men sind fremdsprachige feststehende Fachbegriffe.

9.3 Elektronische Angebote sind in dem Format des Bieterportals des Vergabeportals der Deutsche(n) Bahn AG zu erstellen. Bei Widersprüchen zwischen Eintragungen im Ange- botsportal und Angaben in hochgeladenen Angebotsunterlagen gehen die Eintragungen im Angebotsportal vor.

9.4 Dem Angebot sind die in diesen Bewerbungsbedingungen oder gegebenenfalls später vom Auftraggeber entsprechend bezeichneten Unterlagen beizufügen. Andere Unterlagen sind nicht zugelassen.

9.5 Soweit sich der Auftraggeber nicht vorab anders festgelegt hat, behält er sich vor, die Un- ternehmen aufzufordern, fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Auf § 51 Abs. 2 und 3 SektVO wird hingewiesen.

10 Vergabe in Losen

10.1 Ein Unternehmen kann Angebote auf ein einziges Los, auf mehrere Lose oder auf alle Lose abgeben.

11 Hinweise zur Angebotsbearbeitung

11.1 Allgemeine Hinweise

11.1.1 Die im Rahmen des Vergabeverfahrens von den Unternehmen eingereichten Unterlagen gehen in das Eigentum der Deutsche Bahn AG über. Die Deutsche Bahn AG und die mit ihr gem. §§ 15 AktG verbundenen Unternehmen erhalten das vollumfängliche Recht, diese im Rahmen des Vergabeverfahrens zu nutzen. 11.1.2 Für die Angebotsbearbeitung und/oder Teilnahme am Vergabeverfahren wird keine Kos- tenerstattung gewährt. 11.1.3 Angebote müssen auf sämtlichen Vergabeunterlagen basieren und verbindlich sein.

11.2 Allgemeine Vorgaben für Preisangaben

11.2.1 Alle Preispositionen sind zu bepreisen. Auf § 51 Abs. 3 SektVO wird hingewiesen. 11.2.2 Alle Aufwände des Bieters sind in die vorhandenen Preispositionen einzupreisen. Eine Än- derung des vorgegebenen Textes oder der vorgegebenen Formatierung (z.B. andere oder neue Spalten/Zeilen) ist nicht zulässig. 11.2.3 Angebote mit Preisen, die der Bieter an bestimmte, in den Vergabeunterlagen nicht vorge- sehene Bedingungen knüpft, (z.B. Laufzeiten, Abnahmemengen, Kopplung mit anderen

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Aufträgen, zusätzliche Beistellleistungen des Auftraggebers, etc.) stellen eine unzulässige Änderung bzw. Ergänzung der Vergabeunterlagen dar und werden ausgeschlossen. 11.2.4 Alle Angebotspreise sind in Euro, Bruchteile in vollen Euro-Cent anzugeben. 11.2.5 Alle Angebotspreise sind netto ohne Umsatzsteuer anzugeben.

11.3 Vertragsbedingungen

Soweit dies nicht ausdrücklich anders gekennzeichnet ist, sind die Vertragsbedingungen einschließlich der Anlagen zum Vertrag zwingend einzuhalten. Abweichungen oder Ein- schränkungen hinsichtlich der Vertragsbedingungen oder den ggfs. vorgegebenen Ange- botsalternativen führen zum Angebotsausschluss.

11.4 Beschreibung der Auftragsausführung/Kriterienkatalog

11.4.1 Der vom Bieter auszufüllende Kriterienkatalog gibt verbindlich Auskunft über die vom Bieter angebotene Lösung.

Eine Änderung des vorgegebenen Textes oder der vorgegebenen Formatierung (andere oder neue Spalten/Zeilen) ist nicht zulässig.

Wird im Kriterienkatalog der Eintrag “uneingeschränkt erfüllt“ für eine Position vorgenommen, bedeutet das, dass der Bieter die Erfüllung der Anforderung gemäß Leistungsbeschreibung ohne Einschränkungen oder Vorbehalt verbindlich zusagt.

Für jede Anforderung, die in dem Kriterienkatalog mit "mit Einschränkungen erfüllt" oder „teilweise erfüllt“ beantwortet wird, muss eine Erläuterung vorhanden sein, aus der Art und der Grad der Erfüllung hervorgeht. Fehlt eine Erläuterung für eine Anforderung, die in dem Kriterienkatalog mit "mit Einschränkungen erfüllt" beantwortet ist, oder ist die Erläuterung nicht hinreichend, wird die Funktion als "nicht erfüllt" gewertet. Dasselbe gilt, wenn eine Angabe zum Erfüllungsgrad fehlt. Darstellungsmängel führen zur Minderbewertung.

Ergibt sich aus anderen Teilen des Angebotes oder als Ergebnis einer ggfs. durchgeführten Teststellung], dass die Anforderung nicht oder nicht gemäß Leistungsbeschreibung erfüllt wird, kann der Auftraggeber die Angaben der Bieter entsprechend korrigieren.

11.4.2 Das Angebot muss in jedem Fall den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entspre- chen, soweit diese nicht als Bewertungskriterien definiert sind (vgl. dazu Zif- fern 15.5.1 und 15.5.2). Abweichungen von oder Einschränkungen der Muss-Kriterien füh- ren zum Angebotsausschluss. 11.4.3 Das Attribut „Option“ kennzeichnet optionale Leistungen, die zwingend anzubieten und zu bepreisen sind, wenn der Auftraggeber nicht ausdrücklich eine andere Regelung getroffen hat. Den Auftraggeber trifft keine Verpflichtung, solche Optionen in Anspruch zu nehmen und zu beauftragen. 11.4.4 Verfügbarkeitszeitpunkt

Das Angebot muss auf zum Zeitpunkt/Leistung bzw. Abnahme der Leistung verfügbaren Lösungen basieren.

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12 Anzahl der Hauptangebote/Nebenangebote/Rabatte

12.1 Es ist sind zwei Hauptangebote pro Bieter zugelassen. Das zweite Hauptangebot stellt das Substitut eines Artikels dar mit gleichen Trageeigenschaften und Normerfüllungen. Reicht ein Bieter mehr als zwei Hauptangebote als zugelassen ein, führt dies zum Aus- schluss aller seiner Hauptangebote.

12.2

Nebenangebote sind nicht zugelassen. Die vom Auftraggeber verwendete Leistungsbeschreibung enthält funktionale Spezifikationen und Sollanforderungen, die hinsichtlich des angebotenen Erfüllungsgrads bewertet werden.

12.3 Soweit nach den technischen Spezifikationen ein bestimmtes Produkt gefordert wird oder bestimmte technische Anforderungen in Bezug genommen werden, sind gleichwertige Lö- sungen gem. § 28 Abs. 6 bzw. § 29 Abs. 1 SektVO zulässig. Die Gleichwertigkeit ist vom Bieter mit dem Angebot nachzuweisen.

12.4 Das zweite Hauptangebot kann als Substitut zu einem aktuell eingesetzten Artikel angebo- ten werden. Der Auftraggeber behält sich vor, ein solches Substitut aus sachlichen, insbe- sondere betrieblichen, fachlichen oder wirtschaftlichen Gründen abzulehnen, sofern der an- gebotene Artikel die in den Vergabeunterlagen festgelegten Anforderungen nicht erfüllt oder der mit dem Substitut verbundene wirtschaftliche Vorteil den Aufwand für Tragetest, Einfüh- rung, Umstellung und Integration in das bestehende Sortiment nicht rechtfertigt. Die Ent- scheidung erfolgt unter Beachtung der vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz, Gleichbehandlung und Verhältnismäßigkeit.

13 Bietergemeinschaften

13.1 Bietergemeinschaften sind vorbehaltlich der Vorgaben des § 1 GWB zugelassen. Bieter- gemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistung. Voraussetzung für die Stellung eines Teilnahmeantrages durch eine Bietergemeinschaft ist, dass sich die Bietergemeinschaft unter der Bezeichnung „BIEGE“ und ihrer genauen Firmierung im Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG registriert (siehe dort auch die „Hinweise zur Registrierung von Bewerber- und Bietergemeinschaften in der eVergabe“). Eine bestehende Registrierung der Mitglieder der Bietergemeinschaft ist nicht ausrei- chend. In ihrem Teilnahmeantrag hat die Bietergemeinschaft sämtliche Mitglieder zu be- nennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfah- ren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Dafür ist das Formblatt Bietergemeinschaftserklärung (Anhang B5) zu verwenden.

13.2 Änderungen in der Zusammensetzung von Bietergemeinschaften nach Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge sind nicht gestattet.

14 Nachunternehmer

14.1 Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungen, die er an Nachunternehmer (Unterauftrag- nehmer im Sinne von § 34 SektVO) zu vergeben beabsichtigt, sowie die vorgesehenen Nachunternehmer (einschließlich der dem Bieter verbundenen Nachunternehmer) im An- gebot zu bezeichnen. Dafür ist das Formblatt „Nachunternehmerliste“ (siehe Anhang C5) zu verwenden. Im Fall der Eignungsleihe nach § 47 SektVO sind die geforderten Eig- nungsnachweise für das betreffende Eignungskriterium für den zur Eignungsleihe benann- ten Nachunternehmer vorzulegen.

Reine Zulieferer sind keine Nachunternehmer.

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14.2 Nachunternehmer, auf deren Kapazitäten sich das Unternehmen im Teilnahmewettbewerb gem. § 47 SektVO berufen hat, gelten als verbindlich benannt. Diese Nachunternehmer können im Vergabeverfahren nach Ablauf der Frist für die Einreichung des Teilnahmean- trags nicht mehr ausgetauscht werden.

Soweit keine Eignungsleihe gem. § 47 SektVO erfolgt, hat die Nachunternehmerbenen- nung nur vorläufigen Charakter. Der Auftraggeber kann vom Bieter vor Zuschlagserteilung eine verbindliche Benennung der vorgesehenen Nachunternehmer und den Nachweis ver- langen, dass dem Bieter die erforderlichen Mittel der benannten Nachunternehmer zur Ver- fügung stehen.

14.3 Der Auftraggeber behält sich vor, die Eignung und Zuverlässigkeit der vorgesehenen Nachunternehmer zu prüfen. Der Auftraggeber kann vom Bieter zu diesem Zweck die in der Auftragsbekanntmachung bezeichneten Eignungsnachweise und Erklärungen zur Zu- verlässigkeit auch für die Nachunternehmer verlangen.

14.4 Die Nachunternehmerliste kann bei Beauftragung nur in dem im Vertrag vorgesehenen Verfahren geändert werden.

14.5 Es wird darauf hingewiesen, dass für Nachunternehmer aller Stufen § 128 Abs. 1 GWB Anwendung findet.

15 Angebotswertung

15.1 Allgemeine Hinweise zur Angebotswertung

Die Bewertung der Angebote erfolgt unter Beachtung der §§ 51 ff. SektVO in einem drei- stufigen Verfahren. Die drei Stufen der Angebotswertung sind:

 Prüfung von Ausschlussgründen

 Prüfung der Angemessenheit der Preise, sofern Anlass hierzu besteht

 Bewertung der Angebote anhand der bekannt gemachten Kriterien.

15.2 Ausschlussgründe

15.2.1 Der Auftraggeber weist darauf hin, dass es zum Angebotsausschluss führt, wenn der Bie- ter ein Angebot einreicht, das mit den Angeboten der Wettbewerber nicht vergleichbar ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn der Bieter:

 das Angebot nicht form- oder fristgerecht einreicht, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten,

 er Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt oder diese außerhalb der dafür vorgesehenen Stellen ergänzt,

 er eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen verwendet,

 das Angebot unter einem Gremienvorbehalt oder einem sonstigen Vorbehalt oder unter Bedingungen abgibt,

 er mit dem Angebot von zwingenden kommerziellen Bedingungen oder zwingenden fachlichen Anforderungen des Auftraggebers abweicht oder

 er auf entsprechende Nachforderung des Auftraggebers die nachgeforderten Unterla- gen nicht, nicht vollständig oder nicht fristgerecht einreicht oder er zusätzliche Aus- künfte verweigert.

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15.2.2 Es führt auch zum Angebotsausschluss, wenn der Bieter ohne die vorherige und aus- drückliche mindestens in Textform erteilte Zustimmung des Auftraggebers gegen die in diesen Bewerbungsbedingungen festgelegten Vertraulichkeitsregeln oder eine gesonderte Vertraulichkeitserklärung verstoßen hat. Mündliche Erklärungen haben keine rechtlich ver- bindliche Wirkung. 15.2.3 Es gelten darüber hinaus die gesetzlichen Ausschlussgründe.

15.3 Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Bewertung der Angebote erfolgt an Hand der folgenden Zuschlagskriterien und der angegebenen Gewichtung:

1. Kosten (Angebotspreis sowie LCC) Gewichtung: 90 %
2. Nachhaltigkeit Gewichtung: 10 %

Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung sind in der beigefügten Bewertungsmatrix (An- hang C4 der Bewerbungsbedingungen) detailliert aufgeschlüsselt.

15.4 Kommerzielle Bewertung

15.4.1 Zum Zwecke der kommerziellen Bewertung ermittelt der Auftraggeber für jedes Angebot den Bewertungspreis. Der Bewertungspreis wird wie folgt gebildet:

 Angabe, welche Preise mit welcher Auswertungsmenge (bzw. Mengengerüste, Musterkonfigurationen) berücksichtigt werden.  Angabe, wie prozentuale Rabatte (insb. ein vom AN angebotenes Skonto) in die Wertungssumme einfließt, Angabe der Bezugsgrößen.  Darstellung der Ableitung des Bewertungspreises aus dem Angebotspreis unter An- wendung eines Bonus-/Malus-Bewertungssystems bei Wertungsmatrix mit monetari- sierten Zuschlagskriterien  Sollte ein Jahresumsatzbonus (Umsatzbonus) verhandelt werden, wird dieser Bonus Bestandteil des Verhandlungspreises und somit Gegenstand des Vertrages. 15.4.2 Die Bewertungspreise werden wie folgt in Punkte/Prozentpunkte der Bewertungsmatrix umgerechnet: Die Berechnung der Bewertungspreise ist in der beigefügten Bewertungsmatrix (Anhang C der Bewerbungsbedingungen) detailliert dargestellt.

15.5 Bewertung der technischen Eigenschaften/fachlichen Ausführung und zu den Vertragsbe- dingungen

15.5.1 Ausschluss- bzw. Muss-Kriterien 15.5.1.1 Soweit Anforderungen nicht ausdrücklich als Bewertungskriterien gekennzeichnet sind, gelten diese als Ausschluss- bzw. Muss-Kriterien, die zwingend durch den Bieter zu er- füllen sind. Anforderungen, die nach den Vorgaben erfüllt werden „sollen“ oder „mög- lichst“ zu erfüllen sind, gelten nicht als Ausschluss- bzw. Muss-Kriterien. Diese Anfor- derungen werden ggfs. gemäß Ziffer 15.5.2 bewertet (Bewertungskriterien). Für den Fall, dass es zu Widersprüchen zwischen der Leistungsbeschreibung und der Bewer- tungsmatrix hinsichtlich der Einordnung von Kriterien als Bewertungs- oder Musskrite- rien kommt, gehen die Angaben in der Bewertungsmatrix vor. 15.5.1.2 Der Auftraggeber behält sich vor, Muss-Kriterien im Verlauf des Vergabeverfahrens noch einmal zu ändern, sie entfallen zu lassen oder neue Muss-Kriterien hinzuzufügen. Die Bieter werden darüber rechtzeitig informiert. Für den Fall, dass das Angebot eines

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Bieters wegen Nichterfüllung eines Muss-Kriteriums vorläufig ausgeschieden wurde und dieses Kriterium nachfolgend entfällt, wird der betreffende Bieter wiederum zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren und zur Abgabe eines Angebotes eingeladen und über den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens informiert. Auf Ziffer 4.4 wird hin- gewiesen. 15.5.1.3 Erkennt ein Unternehmen vor Angebotsabgabe, dass ein einzelnes Muss-Kriterium nicht oder nicht wirtschaftlich erfüllt werden kann, so kann es dem Auftraggeber vor- schlagen, das Muss-Kriterium bzw. die zugrundeliegende Anforderung aufzuheben oder zu ändern. Dabei sind die technischen und/oder wirtschaftlichen Gründe für die Aufhebung/Änderung des Muss-Kriteriums und ggf. alternative Lösungsvorschläge zur Erreichung des Zieles der Anforderung darzulegen. Der Auftraggeber wird rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist eingehende Änderungs-/Aufhebungsvorschläge prüfen. 15.5.2 Bewertungskriterien 15.5.2.1 Bewertungskriterien werden im Rahmen der technisch-fachlichen Angebotswertung entsprechend ihrer Bedeutung berücksichtigt.

15.5.2.2 Der Auftraggeber behält sich vor, [von den Bietern / von den Bietern, deren Angebote in gem. Ziffer 15.1 in der engeren Auswahl sind / von dem Bestbieter] die Errichtung einer Teststellung/Bemusterung zu verlangen. Bei den Tests werden die [wichtigen] Eigenschaften der angebotenen Technik gemäß den Bieterangaben überprüft („verifizierende Teststellung“). Die Ergebnisse der Teststellung/Bemusterung können zu einer Korrektur der Bieterangaben führen.

15.5.2.3 Die zeitlichen und fachlichen Anforderungen zur Durchführung der Teststellung wird der Auftraggeber rechtzeitig gesondert mitteilen.)

15.5.2.4 Die Teststellung ist für den Auftraggeber kostenfrei zu realisieren.

16 Weiterer Ablauf des Vergabeverfahrens

16.1 Der Auftraggeber wird die wertungsfähigen Angebote anhand der bekannt gemachten Be- wertungskriterien bewerten und danach zu fachlichen und kommerziellen Verhandlun- gen/Angebotspräsentationen einladen. Im Regelfall wird in einem ersten Termin ein tech- nisches Aufklärungsgespräch mit den im Wettbewerb verbliebenen Bietern geführt, bei dem technische Fragestellungen des Angebotes besprochen werden. Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen dieses Termins kommerzielle Aspekte des Angebotes zu dis- kutieren. Der Auftraggeber behält sich vor, mehrere Verhandlungsrunden durchzuführen.

Der Auftraggeber behält sich vor, den Kreis der an den Verhandlungen teilnehmenden Bie- ter auf den oder die aussichtsreichsten Bieter zu begrenzen und mit diesen die Verhand- lungen fortzusetzen (preferred bidder). Eine etwaige Verengung des Bieterkreises erfolgt anhand der bekannt gemachten Bewertungskriterien. Sind die Verhandlungen mit einem preferred bidder nicht erfolgreich, so steht es dem Auftraggeber frei, die Auswahl zum pre- ferred bidder wieder rückgängig zu machen.

Der Auftraggeber behält sich vor das Verhandlungsverfahren in Form eines strukturierten und abgestuften Verhandlungsprozesses durchzuführen. Dieser Verhandlungsprozess besteht aus einer oder mehreren aufeinander folgenden Verhandlungsphasen. Eine Verhandlungsphase besteht wiederum aus einer oder mehreren Verhandlungsrunden. Im Rahmen der finalen Verhandlungsphasen beabsichtigt der Auftraggeber nur noch über kaufmännische Bedingungen, wie insbesondere den Preis zu verhandeln.

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Die Entscheidung über das konkrete Verhandlungsdesign trifft der Auftraggeber nach Auswertung der eingegangenen Angebote nach vorher feststehenden, objektiven Krite-rien und kommuniziert diese und die damit verbundenen Verhandlungsregeln rechtzeitig allen verbliebenen Bietern.

Der Auftraggeber behält sich hierbei vor, besondere Verhandlungsmethoden wie zum Beispiel sog. „holländische“ oder „englische" Verhandlungen (steigende oder fallende Preise) bzw. Kombinationen daraus einzusetzen. Hierbei kann der Auftraggeber den Bietern gleichzeitig oder auch nacheinander Angebote, Zielpreise oder weiter Preisinformationen vorgeben. In diesem Zusammenhang kann der Auftraggeber in einer vorgelagerten Verhandlungsrunde ein „Erstangebotsrecht“ für nachgelagerte Verhandlungsrunden zwischen den Bietern unter Wahrung der Chancengleichheit und Wirtschaftlichkeit vergeben. In diesem Fall behält sich der Auftraggeber ausdrücklich vor, den Zuschlag auch ohne jegliche bzw. jede weitere Verhandlung zu erteilen.

Die Verhandlungen erfolgen entweder als Präsenzveranstaltung oder auch unter Einsatz elektronischer Mittel (virtuell). Für die Entscheidungen über eine Angebotsabgabe in den finalen Verhandlungsphasen erhalten die Bieter jeweils eine Zeitvorgabe, die zwischen wenigen Minuten und einigen Tagen variieren kann. Der Auftraggeber wird für die Durchführung des finalen Verhandlungsprozesses im Vorfeld das Basis- Kommunikationspapier (Anlage 208.1220V31) fortschreiben und weiter konkretisieren. Es wird gleichzeitig allen verbliebenen Bietern bekannt gegeben. Die Bieter erhalten sodann eine angemessene Zeit zur Vorbereitung und die Gelegenheit, Rückfragen zu stellen.

16.2 Präsentationen und Verhandlungen werden in deutscher Sprache geführt. Zeit und Ort wird der Auftraggeber rechtzeitig bekannt geben.

16.3 Zur Klärung offener Fragen kann der Auftraggeber im Vorfeld oder im Nachgang von Prä- sentationen oder Verhandlungen einen Fragenkatalog an die/den Bieter versenden, wel- cher kurzfristig über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG zu beantworten ist.

16.4 Der Auftraggeber behält sich auch vor, die Struktur und den Ablauf des Verhandlungsver- fahrens jederzeit anzupassen und insbesondere auf Teile zu verzichten oder weitere Teile zu ergänzen. Der Auftraggeber behält sich insoweit vor, auf die Durchführung von Ver- handlungen zu verzichten oder zunächst nicht berücksichtigte Bieter zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu Verhandlungen zuzulassen. Der Auftraggeber informiert jeweils die beteiligten Bieter über die angepasste Struktur und den Verfahrensablauf.

16.5 Werden Verhandlungen mit mehreren Bietern geführt, so erfolgt der Zuschlag auf das An- gebot, das nach Abschluss der Verhandlungen das wirtschaftlichste ist.

16.6

Für das Verhandlungsverfahren ist derzeit folgender zeitlicher Ablauf vorgesehen:

24.10.2026 Abgabe der Teilnahmeanträge 20.02.2027 Angebotsabgabe 14.03.2027 – 13.04.2027 Aufklärungs- und Verhandlungsgespräche 10.05.2027 voraussichtliche Zuschlagserteilung

Die hier genannten Termine dienen den Unternehmen zur Orientierung, sind aber nicht verbindlich.

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16.7 Der Auftraggeber behält sich zu Dokumentationszwecken vor, eine Ausfertigung des ab- geschlossenen Vertrages zu verlangen. In der Regel erfolgt dies in elektronischer Form.

17 Besondere gesetzliche Anforderungen an den Auftragnehmer

Die Deutsche Bahn AG und die mit ihr gemäß § 290 HGB verbundenen Unternehmen verfolgen das Ziel, Transparenz hinsichtlich des Abschlusses von solchen Verträgen zu schaffen, in denen in Bezug auf den Vertragspartner besondere gesetzliche Anforderungen gelten. Dies gilt insbesondere für Verträge mit aktiven oder ehemaligen Vorständen von Aktiengesellschaften und Geschäftsführern von Gesellschaften mit beschränkter Haftung im DB-Konzern.

Ehemalig in diesem Sinne ist die Position als Vorstand oder Geschäftsführer unabhängig davon, wie weit sie zeitlich zurückliegt.

Daher ist es erforderlich, dass Bewerber/Bieter, die eine natürliche Person sind, eine Erklä- rung abgeben, wenn sie zu den vorgenannten Personengruppen gehören.

18 Rechtsmittelbelehrung

18.1 Für die Nachprüfung von Verstößen gegen Vergabebestimmungen ist folgende Stelle zu- ständig:

Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes Kaiser-Friedrich-Straße 16 53113 Bonn, Germany Fax: +49 (0)22894 99-163

18.2 Wenn der Zuschlag bereits wirksam erteilt worden ist, kann dieser nicht mehr vor der Verga- bekammer angegriffen werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Der Zuschlag darf erst 10 Ka- lendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post erteilt werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalen- dertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftragge- bers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.

18.3 Der Bieter hat in den Angebotsunterlagen alle Angaben deutlich zu kennzeichnen, die der Wahrung von Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen unterliegen. Liegt keine entsprechende Kennzeichnung vor, geht der Auftraggeber davon aus, dass sich diesbezüg- lich keine Weitergabebeschränkungen nach § 5 Abs. 1 SektVO ergeben und die Angaben im Sinne von § 165 GWB den Beteiligten eines Nachprüfungsverfahrens zur Einsichtnahme freigegeben werden können.

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19 Anlagen zur Vergabe

Die folgende Auflistung enthält eine Übersicht über beiliegende und mit dem Teilnahmean- trag bzw. Angebot einzureichende Unterlagen zu diesem Vergabeverfahren.

Die aufgeführten Dokumente sind – soweit nicht anders gekennzeichnet – vollständig ausgefüllt einzureichen.

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