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Einleitungstext - Rahmenbedingungen für Geschäftszeichen: IT-22/26
Projektablauf und Lieferumfang
Die Ausschreibung umfasst die Lieferung, Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme einer medientechnischen Anlage für den Raum H14, sowie dem Austausch von Komponenten im Audimax gemäß den nachfolgenden Anforderungen. Hinzu kommen Beschaffungsposten für den Umbau weiterer Medientechnischer Anlagen.
Die ausgeschriebenen Komponenten für H14 und Audimax sind als vollständig funktionsfähiges Gesamtsystem zu liefern, zu montieren, zu konfigurieren und in Betrieb zu nehmen. Sämtliche für den bestimmungsgemäßen Betrieb erforderlichen Hard- und Softwarekomponenten, Lizenzen, Montage- und Anschlussmaterialien sowie Konfigurationen sind Bestandteil der Leistung, auch wenn sie nicht einzeln aufgeführt sind.
Die Lieferung der ausgeschriebenen Hardwarekomponenten erfolgt unmittelbar nach Auftragserteilung, spätestens jedoch bis zum 10.12.2026. Zum Zeitpunkt der Lieferung sind sämtliche erforderlichen technischen Konzepte, Planungsgrundlagen und Konfigurationsvorbereitungen für die spätere Umsetzung fertigzustellen und dem Auftraggeber bereitzustellen.
Die Montage, Installation, Konfiguration, Programmierung, Inbetriebnahme und Abnahme der Anlage erfolgen im Zeitraum vom 01.02.2027 bis einschließlich 28.02.2027.
Die Abrechnung der Hardware erfolgt unmittelbar nach vollständiger Lieferung der ausgeschriebenen Komponenten. Die Abrechnung der Dienstleistungen erfolgt erst nach Durchführung der Leistungen im vorgesehenen Montagezeitraum.
Die gewünschte Funktionalität und weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Dokument „Anforderungen - Medientechnik in H14 und Audimax“. Im Downloadbereich des Vergabeportals finden Sie diese und weitere Planungsinformationen mit Zeichnungen und Bildern.
Fragen müssen über die Vergabeplattform gestellt werden. Die eingegangenen Fragen und die dazugehörigen Antworten werden im Anschluss ebendort veröffentlicht.
Produktneutralität, technische Mindestanforderungen und Gleichwertigkeit
• Die Leistung wird funktional und produktneutral beschrieben. Sämtliche technischen Angaben in den Positionen (Kurz-und Langtext) sind Mindestanforderungen und für das Angebot verbindlich. Sie dürfen über-, nicht jedoch untererfüllt werden. • Soweit in einzelnen Positionen Fabrikats-, Typ- oder Modellbezeichnungen genannt sind, dienen diese ausschließlich der näheren Bestimmung des geforderten Qualitäts- und Leistungsniveaus (Referenz-/Leitfabrikat). Eine Festlegung auf das genannte Erzeugnis ist damit nicht verbunden. • Der Zusatz „oder gleichwertig" gilt für alle Fabrikats-, Typ- und Modellangaben dieses Leistungsverzeichnisses durchgängig – auch dort, wo er im Einzeltext nicht ausdrücklich wiederholt ist. Es können gleichwertige Erzeugnisse anderer Hersteller angeboten werden. • Maßstab der Gleichwertigkeit ist die Erfüllung der in der jeweiligen Position genannten Mindestanforderungen und Funktionsmerkmale in ihrer Gesamtheit. Nicht jede einzelne Abweichung von einem Referenzwert führt zur Ungleichwertigkeit;
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maßgeblich ist die funktionale, technische und qualitative Gleichwertigkeit bezogen auf den vorgesehenen Verwendungszweck. • Der Bieter hat das tatsächlich angebotene Fabrikat einschließlich Hersteller und Typ eindeutig zu benennen. Werden keine entsprechenden Angaben gemacht, gilt das in der jeweiligen Position benannte Referenzfabrikat als angeboten. • Bei Angebot eines vom Referenzprodukt abweichenden Erzeugnisses weist der Bieter dessen Gleichwertigkeit nach. Die hierfür erforderlichen Nachweise (Datenblätter, technische Unterlagen, Prüf-/Konformitätsnachweise) auf Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer angemessenen Frist beizubringen. Der Nachweis der Gleichwertigkeit obliegt dem Bieter.
• Für die Mediensteuerung und digitale Signalverarbeitung wird QSC/Q-SYS als Leitfabrikat vorgegeben. Die Vorgabe erfolgt aus Gründen der hochschulweiten Standardisierung, Betriebssicherheit und langfristigen Wirtschaftlichkeit der medientechnischen Infrastruktur. • Die Hochschule setzt auf eine einheitliche Systemplattform, um unterschiedliche Programmier-, Konfigurations- und Serviceumgebungen zu vermeiden. Dadurch werden Schulungs-, Wartungs- und Administrationsaufwand reduziert und vorhandenes technisches Know-how sowie bestehende Konfigurationen für weitere Räume und zukünftige Erweiterungen nutzbar gemacht. • Q-SYS ermöglicht die gemeinsame Integration von Mediensteuerung, Audio-DSP, Kamerasteuerung und netzwerkbasierter Medientechnik innerhalb einer einheitlichen Systemarchitektur. Die zentrale Projektierung, Diagnose und Wartung unterstützt dabei einen dauerhaft zuverlässigen Betrieb und reduziert die Komplexität bei zukünftigen Anpassungen und Erweiterungen. • Die Festlegung des Leitfabrikats dient somit insbesondere der technischen Vereinheitlichung, der Sicherstellung der Wartbarkeit und der Reduzierung der Lebenszykluskosten. Aufgrund der langfristig geplanten hochschulweiten Nutzung der Plattform ist die Standardisierung auf eine gemeinsame Systemarchitektur für den Auftraggeber von wesentlicher Bedeutung.
Allgemeine Anforderungen
• Alle angebotenen Komponenten müssen fabrikneu und zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe regulär lieferbar, und dürfen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht als End-of-Life oder End-of-Sale angekündigt sein. • Sämtliche Komponenten müssen für den professionellen Dauerbetrieb in Medientechnikinstallationen geeignet sein. • Alle erforderlichen Netzteile, Montage- und Anschlusskomponenten sind Bestandteil der jeweiligen Position, sofern nicht gesondert ausgeschrieben. • Die Lieferung erfolgt vollständig inklusive aller zum Betrieb erforderlichen Zubehör- und Anschlusskomponenten. • Die Systeme müssen sich in die bestehende IT- und Medieninfrastruktur des Auftraggebers integrieren lassen. • Es wird die vorhandene Cisco SDA Netzwerkinfrastruktur genutzt. • Sämtliche Projektdateien sind unbearbeitet und unverschlüsselt an den Auftraggeber zu übergeben. • Die Systemprogrammierung ist möglichst einfach, übersichtlich und wartungsfreundlich auszuführen. Standardfunktionen und grafische Programmbausteine sind vorrangig zu verwenden. Individuelle Skripte sollen nur eingesetzt werden, wenn die gewünschte Funktion mit Standardfunktionen nicht sinnvoll realisierbar ist.
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• Die Abnahme erfolgt erst nach erfolgreicher Inbetriebnahme und vollständigem Nachweis aller im Leistungsverzeichnis sowie den abgestimmten Planungsunterlagen beschriebenen Funktionen. Eventuell festgestellte Mängel oder Funktionsabweichungen sind vor der Abnahme vollständig zu beseitigen.
Gleichwertige Systeme sind zugelassen, sofern sie die geforderten technischen, funktionalen und betrieblichen Anforderungen vollständig erfüllen. Der Nachweis ist vom Bieter zu erbringen.
Verpflichtende Objektbesichtigung
Vor Abgabe des Angebots ist die Teilnahme an einer vom Auftraggeber durchgeführten Objektbesichtigung im Raum H14 und Audimax verpflichtend.
Vorherige Anmeldung ist bis zum 11.09.2026 ausschließlich unter der Maildresse bestellung@hs-flensburg.de durchzuführen. Bitte schreiben Sie in den Betreff: „Ticket#2026082410000105 Termin Ausschreibung IT- 22/26“ und nennen uns Ihren Wunschtermin. Termine sind vom 21.09. – 24.09.2026 zwischen 09:00Uhr und 14:00Uhr möglich.
Die Objektbesichtigung dient der Information über die örtlichen Gegebenheiten, die baulichen Rahmenbedingungen, die Zugänglichkeit der Räumlichkeiten sowie die für die Ausführung der Leistungen relevanten technischen und organisatorischen Besonderheiten. Sie soll dem Bieter die Möglichkeit geben, sich ein umfassendes Bild der bestehenden Situation zu verschaffen und diese bei der Kalkulation sowie der Planung der Leistungsausführung zu berücksichtigen.
Die Teilnahme an der Objektbesichtigung ist durch eine vom Auftraggeber ausgestellte Teilnahmebestätigung nachzuweisen. Die Teilnahmebestätigung ist dem Angebot beizufügen.
Angebote von Bietern, die nicht an der verpflichtenden Objektbesichtigung teilgenommen haben oder die Teilnahmebestätigung nicht mit dem Angebot einreichen, werden von der Wertung ausgeschlossen.
Etwaige Fragen und Antworten, die sich im Rahmen der Objektbesichtigung ergeben und für alle Bieter von Bedeutung sind, werden im Anschluss auf der Vergabeplattform veröffentlicht.
An der Objektbesichtigung muss mindestens ein für die Angebotserstellung oder spätere Projektabwicklung verantwortlicher Mitarbeiter des Bieters teilnehmen. Die Kosten für die Teilnahme an der Objektbesichtigung trägt der Bieter.
Liefer- und Vergabebedingungen
• Spätester Liefertermin der Hardware: 10.12.2026 • Rechnungsstellung Hardware: unmittelbar nach vollständiger Lieferung • Rechnungsstellung Dienstleistungen: nach Durchführung und Abnahme der Leistungen im Zeitraum 01.02.2027 bis 28.02.2027 • Ein Lagerraum für das Zwischenlagern der Ware ist vorhanden und kann bis zum Abschluss der Installationsarbeiten genutzt werden.
Die Ausschreibung ist in zwei Lose unterteilt. Angebote können für ein oder beide Lose abgegeben werden. Die Zuschlagsentscheidung erfolgt getrennt je Los anhand der für das jeweilige Los festgelegten Zuschlagskriterien. Ein Bieter kann den Zuschlag für beide Lose erhalten. Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung sind je Los festgelegt.
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Hinweispflicht bei Unstimmigkeiten
Erkennt der Auftragnehmer Unstimmigkeiten, Widersprüche oder offensichtliche Fehler in den Ausschreibungsunterlagen oder stellt er fest, dass ausgeschriebene Komponenten nicht mehr verfügbar, nicht zulässig, technisch ungeeignet oder für den vorgesehenen Einsatzzweck nicht sinnvoll sind, hat er den Auftraggeber hierüber unverzüglich schriftlich zu informieren. In diesem Fall können technisch und funktional gleichwertige oder höherwertige Alternativen angeboten werden. Der Austausch einzelner Komponenten bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers.