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Anlage 9 Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung
LIEFERANTENINFORMATION
Informationen für Lieferanten und Dienstleister über die Regelungen für den Rechnungs- und Gutschriftenversand (E-KRW) an die Hessische Landesverwaltung
Seit dem 18. April 2020 haben Lieferanten und Dienstleister die Möglichkeit, E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Hessen zu senden. Dies ist ab dem 18. April 2024 verpflichtend.
Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?
Eine E-Rechnung ist ein Dokument, das elektronisch im strukturierten Format (XML) erzeugt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Dafür muss die E-Rechnung den Anforderungen der EU-Richtlinie EN-16931 und der hessischen E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V) entsprechen.
Welcher Rechnungsstandard ist anzuwenden?
Die E-Rechnung sollte dem Standard XRechnung oder im ZUGFeRD-Format in der jeweils gültigen Fassung entsprechen. Andere Formate werden nicht akzeptiert. Der Rechnungssteller darf selbständig zwischen den Formaten entscheiden. Nicht akzeptiert wird eine reine PDF-Datei ohne Einbettung in eine XRechnung.
Wie wird die E-Rechnung übermittelt?
Die E-Rechnung kann aktuell vom Rechnungssteller ausschließlich per E-Mail an das Postfach mit der folgenden Adresse gesendet werden: e-rechnung@ekrw.hessen.de Jede E-Mail enthält nur eine E-Rechnung als Anhang. Ein spezielles Registrierungsverfahren ist nicht erforderlich und es erfolgt keine Empfangsbestätigung.
Ab dem 18.April 2024 kann die Rechnung auch im Verwaltungsportal hochgeladen werden.
Wichtige Informationen für Rechnungssteller:
Gemäß § 5 E-Rech-V müssen E-Rechnungen neben umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen des §14 UStG zusätzlich mindestens die folgenden Angaben enthalten: • Leitweg-ID (BT-10) • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers Bei Überweisung: BG-17 (BT-84 bis 86) Bei Lastschrift: BG-19 (BT-89 bis 91) • Zahlungsbedingungen (BT-20 und/oder BT-9) • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (BT-43)
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• Lieferanten- (BT-29) und Bestellnummer (BT-13)
Was ist eine Leitweg-ID?
• Die Leitweg-ID ist eine Zahlenkombination, die einer bestimmten Behörde eindeutig zugeordnet werden kann. Sie fungiert als Adresse für E-Rechnungen und ist vergleichbar mit der Anschrift des Rechnungsempfängers bei herkömmlichen Papierrechnungen.
Sind Ausnahmen möglich, bei denen keine E-Rechnungen gesendet werden muss?
Es gibt bestimmte Fälle, in denen die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nicht gilt (§3 (4) E-Rech-V):
• Bar- und Sofortzahlungen • Ausnahmeregelungen nach § 8 oder Härtefallregelungen des § 9 • Rechnungen aus Direktaufträge ohne Vergabeverfahren bis € 1.000 ohne Umsatzsteuer • Verfahren der Gerichte und Staatsanwaltschaften
Welche Software benötige ich für eine gültige E-Rechnung?
Sie benötigen eine Software, die die Anforderungen zur Rechnungserstellung im E- Rechnung-Format erfüllt oder ein anderes zugelassenes Format nach § 2 Hessischen ERechnungsVerordnung (E-Rech-V). Sie können dafür eine eigene Software oder einen Web-Erfassungsassistenten verwenden. Vielleicht erfüllt Ihr Rechnungsprogramm diese Anforderungen bereits? Alternativ können Dienstleister die Erstellung und den Versand übernehmen.
Wann wird die Rechnung dem richtigen Empfänger zugeordnet?
Damit eine E-Rechnung erfolgreich über das genannte E-Mail-Postfach oder den zukünftigen Upload an den bestimmten Rechnungsempfänger weitergeleitet wird, ist folgende Information zwingend erforderlich: • Leitweg-ID (BT-10): Diese ID dient zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers. Nähere Informationen zum Aufbau finden Sie unter https://verwaltungsportal.hessen.de/sites/default/files/media_documents/0353_ HMdF_Datenblatt_Leitweg-ID_20200318.pdf Ihr Auftraggeber stellt Ihnen die entsprechende Leitweg-ID zur Verfügung.
Zusätzlich kann Ihnen der Auftraggeber eine Anforderer-E-Mail-Adresse mitteilen.
Anforderer E-Mail-Adresse (BT-58). Falls Ihnen Ihr Auftraggeber eine Anforderer E-Mail- Adresse mitteilt, tragen Sie diese hier ein.
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Diese Angaben stellen sicher, dass Ihre E-Rechnung den richtigen Ansprechpartner erreicht und erfolgreich verarbeitet werden kann.
Können Anlagen hinzugefügt werden?
Ja, Sie können Anlagen im XML-Dokument (BG-24) einbetten, darunter • PDF-Dokumente • Bilder (PNG, JPEG) • Textdatei (CSV) • Excel-Tabellendokumente (XLSX) • OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)
Anlagen dürfen nicht als separate Anhänge versandt werden. Die Gesamtgröße der E-Mail, einschließlich Anhänge, ist auf 22 Megabyte begrenzt. Bei höheren Dateigrößen nutzen Sie bitte die Upload-Möglichkeit (bis 100 Megabyte), die Ihnen im Verwaltungsportal ab dem 18.April 2024 zur Verfügung steht.
Hinweis zu bestehenden und neuen Verträgen:
Es wird empfohlen, neue Verträge konform zur hessischen E-Rechnungs-Verordnung (E- Rech-V) abzuschließen und bestehende Verträge auf Konformität zu prüfen. Die Vorgaben dazu finden sich in der E-Rech-V Hessen.
Wo gibt es zusätzliche Informationen?
Besuchen Sie das Verwaltungsportal Hessen unter erechnung.hessen.de für weitere Informationen, Gesetztestexte und Downloads im Zusammenhang mit E-Rechnungen.
Gibt es Support für weitere Fragen?
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an den Auftraggeber oder die Ansprechpartner bzw. Ansprechpartnerin in der jeweiligen Dienststelle.
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