Hinweise für das Offene Verfahren
Abschluss eines EVB-IT Vertrages über Lieferung einer schlüs- selfertigen PKI-Lösung auf Basis von Hardware-Appliances
Vergabe-Nr.: ZA 4.2/1001955063/Kie
Hinweise für das
Offene Verfahren
ZA 4.2/1001955063/Kie
Abschluss eines EVB-IT Vertrages über Lieferung einer schlüsselfertigen
PKI-Lösung auf Basis von Hardware-Appliances für die Polizei NRW
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Inhaltsverzeichnis 1 Einführung 3 1.1 Auftraggeber 3 1.2 Gegenstand des Offenen Verfahrens 3 1.2.1 Kurzbeschreibung 3 2 Angebotsbedingungen 3 2.1 Regelungen und Bestimmungen 3 2.1.1 Zusätzliche Informationen bzw. Fragen zum Verfahren 3 2.1.2 Informationspflicht des Bieters 3 2.1.3 Angebotseinreichung 4 2.1.3.1 Elektronisches Angebot 4 2.1.4 Fristen 4 2.1.4.1 Angebotsfrist 4 2.1.4.2 Zuschlagsfrist 4 2.2 Allgemeine Geschäftsbedingungen 4 2.3 Alternativ- und Nebenangebote 4 2.4 Erstattung von Angebotskosten 4 2.5 Erklärungen und sonstige Unterlagen 4 2.6 Nachforderung 4 2.7 Ausschlusskriterien 5 2.8 Wettbewerbsregisterauszug 5 3 Vertragsbedingungen 5 3.1 Vertragsbedingungen 5 4 Angebotsprüfung 5 4.1 Formale Prüfung 5 4.2 Eignungsprüfung 6 4.3 Prüfung der Angemessenheit der Preise 6 4.4 Wirtschaftlichkeitsprüfung 6 4.4.1 Wirtschaftlichkeitsprüfung 6
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1 Einführung 1.1 Auftraggeber Land Nordrhein-Westfalen vertreten durch das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen dieses vertreten durch den Direktor LZPD NRW
1.2 Gegenstand des Offenen Verfahrens 1.2.1 Kurzbeschreibung Das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen beabsichtigt, im Zuge des vorlie- genden offenen Verfahrens einen EVB-IT Erstellungsvertrag für die Erstellung einer schlüsselfertigen PKI- Lösung auf Basis von Hardware-Appliances zur manuellen und automatisierten Bereitstellung von digita- len Zertifikaten für den internen Einsatz bei der Polizei NRW gemäß Leistungsbeschreibung (Kapitel B) zu vergeben. Der EVB-IT Erstellungsvertrag hat eine Mindestlaufzeit von fünf (5).
1.2.2 Mengengerüste Im Hinblick auf die Rahmenvereinbarung werden keine Mindestabnahmemengen vereinbart. Nach Rechtsprechung des EuGH vom 17.06.2021_RS C – 23/20 – ist der Auftraggeber zur Sicherung der Transparenz und Diskriminierungsfreiheit im Wettbewerb dazu verpflichtet, eine Höchstmenge anzuge- ben. Eine Abrufverpflichtung kann daraus nicht abgeleitet werden. Der Auftraggeber schätzt, dass wäh- rend der gesamten Vertragslaufzeit Produkte und Leistungen in Höhe von ca. 500.000 Euro aus der Rah- menvereinbarung abgerufen werden. Die Höchstmenge der anliegenden Rahmenvereinbarungen wird auf 600.000 Euro beziffert.
Die Rahmenvereinbarung endet ohne dass es einer Kündigung bedarf, je nachdem welches Ereignis frü- her eintritt, mit dem Ablauf der Laufzeit der Rahmenvereinbarung (Mindestlaufzeit bei Betätigung des Kün- digungsrechts durch den Auftraggeber, oder Maximallaufzeit bei fehlender Kündigung des Auftraggebers) oder bei Erreichen der Höchstmenge.
2 Angebotsbedingungen 2.1 Regelungen und Bestimmungen Vorrangig zu den als Anlage beiliegenden Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes NRW (For- mular 511 EU) gilt Folgendes. 2.1.1 Zusätzliche Informationen bzw. Fragen zum Verfahren Anfragen sind bis spätestens Montag, 14.09.2026, 12:00 Uhr ausschließlich in elektronischer Form über die Kommunikationsfunktion des entsprechenden Projektraums des Vergabemarktplatzes des Landes Nordrhein-Westfalen (www.evergabe.nrw.de) zu stellen. Telefonische Anfragen werden nicht beantwortet.
2.1.2 Informationspflicht des Bieters Die Bieter haben sich unmittelbar nach Erhalt der Vergabeunterlagen von deren Vollständigkeit zu über- zeugen. Sind die Vergabeunterlagen unvollständig oder enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffas- sung des Bieters Unklarheiten, Ungenauigkeiten oder Rechtsverstöße, so hat der Bieter die ausschrei- bende Stelle unverzüglich über die Kommunikationsfunktion des Vergabemarktplatzes NRW oder in sons- tiger schriftlicher Form darauf hinzuweisen, auch wenn er den Hinweis vorher schon in anderer Form gegeben hat. Die Fragen und Antworten werden in anonymisierter Form über die Kommunikationsfunktion des Verga- bemarktplatzes NRW allen Bietern zur Verfügung gestellt, soweit der gebotene Schutz der Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse eines Bieters dem nicht ausnahmsweise entgegensteht. Unternehmen, die ein Angebot abgeben wollen, sind verpflichtet, die Kommunikationsfunktion des ent- sprechenden Projektraums des Vergabemarktplatzes NRW regelmäßig dahingehend zu überprüfen, ob
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Angaben zur Änderung oder Konkretisierung der Vergabeunterlagen veröffentlicht worden sind. Ein An- gebot kann nur berücksichtigt werden, wenn der Bieter alle veröffentlichten Angaben in seinem Angebot berücksichtigt hat. Die Bieter werden durch den Vergabemarktplatz NRW automatisch über das Vorliegen neuer Nachrichten informiert. Die Antworten des Auftraggebers auf die Fragen sind zwingend bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen und werden, da sie die Vergabeunterlagen konkretisieren bzw. ändern können, Vertrags- bestandteil. 2.1.3 Angebotseinreichung
2.1.3.1 Elektronisches Angebot Hinsichtlich der Einreichung eines elektronischen Angebotes über den Vergabemarktplatz NRW (www.evergabe.nrw.de) wird auf die als Anlage beigefügten „Hinweise zur Form der Einreichung von Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten“ verwiesen (Formular 312/322 EU).
2.1.4 Fristen
2.1.4.1 Angebotsfrist Das Angebot muss bis Donnerstag, 24.09.2026, 12:00 Uhr (siehe auch Formular 321 EU) elektronisch auf dem Vergabemarktplatz NRW bzw. bei der vorgenannten Anschrift eingegangen sein.
2.1.4.2 Zuschlagsfrist Die Entscheidung über den Zuschlag wird bis Freitag, 11.12.2026, 23:59 Uhr (siehe auch Formular 321 EU) erfolgen.
Hinweis: Der Bieter ist bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an sein Angebot gebunden (Bindefrist).
Die Änderung der terminlichen Vorgaben behält sich der Auftraggeber vor. 2.2 Allgemeine Geschäftsbedingungen Seitens des Bieters ist darauf zu achten, dass alle eingereichten Angebotsunterlagen frei von seinen All- gemeinen Geschäftsbedingungen sind. Dies gilt auch für die Rückseiten der eingereichten Unterlagen. Enthalten die Angebotsunterlagen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters oder etwaige Ver- weise auf diese, führt dies keinesfalls zu deren Geltung: Jegliche Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingun- gen des Auftragnehmers sind nicht Vertragsbestandteil (Abwehrklausel des Auftraggebers nach BGH, Urt. V. 18.06.2019, Az X ZR 86/17). 2.3 Alternativ- und Nebenangebote Es ist nur ein Hauptangebot zugelassen. Sollten mehrere Hauptangebote abgegeben werden, wird nur das zuletzt eingereichte Angebot gewertet. Alternativ- und Nebenangebote sind nicht zugelassen.
2.4 Erstattung von Angebotskosten Die Kosten, die dem Bieter im Zusammenhang mit der Erstellung und Einreichung des Angebotes entste- hen, gehen zu Lasten des Bieters und werden nicht vom Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW erstattet. 2.5 Erklärungen und sonstige Unterlagen Dem Angebot sind die im Formular 325 EU aufgeführten Unterlagen bis zum Ablauf der Angebotsfrist bei- zufügen.
2.6 Nachforderung Der Auftraggeber behält sich gemäß § 56 Abs. 2 VgV das Recht vor, die laut Ziffer 2.5 beizubringenden Unterlagen, die nicht bis zum Ablauf der Angebotsfrist vorgelegt worden sind, insoweit in den Unterlagen selbst oder an anderer Stelle nichts Gegenteiliges geregelt ist, nachzufordern. Das Gleichbehandlungsge- bot wird vom Auftraggeber gewahrt. Die Bieter haben jedoch keinen Anspruch auf die Nachforderung. Weitergehend behält sich der Auftraggeber das Recht vor, insofern einzelne Unterlagen unvollständig oder missverständlich sind, die Bieter - unter Beachtung des Gleichbehandlungsgebotes - aufzufordern, ihre Un- terlagen zu vervollständigen oder zu erläutern. Die Bieter haben jedoch auch auf diese Nachforderung kei- nen Anspruch.
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2.7 Ausschlusskriterien Neben den in der VgV geltenden Ausschlussgründen, werden Angebote nachfolgenden Kriterien ausge- schlossen: wenn ein Angebot - spätestens auch nach einer etwaigen Nachforderung gemäß Ziffer 2.6 - nicht alle im Formular 325 EU aufgeführten Unterlagen in der jeweils geforderten Form und Vollständigkeit aufweist, wenn bereits ein Ausschlusskriterium der Technischen Leistungsbeschreibung (Kapitel B) nicht erfüllt wird, wenn Referenzangaben einer Überprüfung nicht standhalten bzw. sich nachweislich als unrichtig her- ausstellen.
Im Übrigen wird darauf hingewiesen, dass Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen (dazu gehören insbesondere auch die technischen Leistungsbeschreibungen und sämt- liche Vertragsbedingungen, aber auch die Bewerbungsbedingungen siehe im Detail § 29 Abs. 1 VgV) vor- genommen werden, zwingend von der Wertung ausgeschlossen werden müssen (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).
2.8 Wettbewerbsregisterauszug Der Auftraggeber fordert für das Unternehmen, das den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 WRegG an. Der Auftraggeber behält sich bei entsprechenden Eintragungen vor, das betroffene Unternehmen nach Maßgabe der vergaberechtlichen Vorschriften von der Teilnahme an dem Vergabeverfahren auszuschlie- ßen.
3 Vertragsbedingungen 3.1 Vertragsbedingungen Es gelten die unter der Rubrik „Vertragsbedingungen“ auf dem Vergabemarktplatz NRW zur Verfügung gestellten Vertragsbedingungen.
Die unter der Rubrik „Vertragsbedingungen“ auf dem Vergabemarktplatz NRW zur Verfügung gestellten Verträge (EVB-IT Erstellungsvertrag zum Los 1 Kapitel D1 und Rahmenvereinbarung zum Los 2 Kapitel D2) treten mit der Erteilung des Zuschlags durch den Auftraggeber an den Auftragnehmer rechtsverbind- lich in Kraft. Seitens des Bieters müssen die Musterverträge daher nicht ausgefüllt, unterschrieben und zusammen mit dem Angebot vorgelegt werden. Aus deklaratorischen Gründen werden die zur Verfügung gestellten Vertragsexemplare (Kapitel D1 und D2) um die aus dem Angebot des jeweiligen Auftragneh- mers zu entnehmenden Angaben ergänzt und von den beiden Rahmenvereinbarungsparteien unterzeich- net. Die Unterzeichnung ist für das rechtsverbindliche Zustandekommen der Rahmenvereinbarung nicht entscheidend.
4 Angebotsprüfung Die Prüfung von Angeboten nach der Angebotsöffnung erfolgt auf Grundlage der VgV in den vier folgenden Wertungsstufen: Formale Prüfung. Eignungsprüfung. Prüfung der Angemessenheit der Preise. Wirtschaftlichkeitsprüfung. Jede einzelne Wertungsstufe ist sachlich-inhaltlich für sich abgeschlossen. Keine der Stufen wird mit einer anderen vermischt. Auf einer vorhergehenden Wertungsstufe auszuschließende Angebote werden daher in den weiteren Stufen im Ergebnis nicht mehr berücksichtigt. Die Organisation der Prüfungsabläufe und ein hierbei gebotenes arbeitsteiliges Vorgehen kann es erforderlich machen, dass mit der Prüfung der Angebote auf einer nachfolgenden Wertungsstufe bereits begonnen wird, obwohl der Prüfungsvorgang auf einer vor- hergehenden Wertungsstufe zeitlich und inhaltlich noch nicht vollständig abgeschlossen ist. Die sachlich- inhaltliche Trennung der Wertungsstufen bleibt hiervon unberührt. 4.1 Formale Prüfung In der ersten Wertungsstufe erfolgt die formale Prüfung.
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Gemäß § 56 Abs. 1 VgV muss in der ersten Wertungsstufe eine formale Prüfung erfolgen, in der beispiels- weise das Vorhandensein aller wesentlichen Preisangaben und der Unterschriften etc. zu überprüfen ist. Nur wenn alle Prüfpunkte mit einem positiven Ergebnis bewertet werden, kann das jeweilige Angebot im Ergebnis in die nächste Wertungsstufe übernommen werden. Formal nicht korrekte Angebote werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen. 4.2 Eignungsprüfung In der zweiten Wertungsstufe erfolgen die Eignungsprüfung und die Prüfung des Nichtvorliegens von Aus- schlussgründen. Gemäß § 42 Abs. 1 VgV muss in der zweiten Wertungsstufe eine Eignungsprüfung erfolgen, in der zu über- prüfen ist, ob der Bieter die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen erforderliche Eignung besitzt. Zudem ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB zu prüfen. Nur wenn die erforderliche Eignung des Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen festgestellt worden ist, kann das jeweilige Angebot im Ergebnis in die nächste Wertungsstufe übernommen werden. Angebote von Bietern die nicht über die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen erforderliche Eignung verfügen und / oder bei denen Ausschlussgründe gem. §§ 123 und 124 GWB vorliegen, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen. 4.3 Prüfung der Angemessenheit der Preise In der dritten Stufe erfolgt die Prüfung der Angemessenheit der Preise. Gemäß § 60 VgV darf der öffentliche Auftraggeber auf Angebote, deren Gesamtpreis in offenbarem Miss- verhältnis zur Leistung steht, den Zuschlag ablehnen. Ungewöhnlich niedrige Preise können zu einer Über- prüfung der Angemessenheit der Preise (§ 60 Abs. 1 und 2 VgV) und einem Ausschluss des betreffenden Angebotes von der weiteren Wertung führen (§ 60 Abs. 3 VgV). Die Prüfung auffälliger Preise erfolgt dabei grundsätzlich in folgenden Schritten: Prüfung der Einzelposten der Angebote ggf. Anforderung von Belegen vom jeweiligen Bieter ggf. Durchführung eines Aufklärungsgesprächs mit dem jeweiligen Bieter
4.4 Wirtschaftlichkeitsprüfung 4.4.1 Wirtschaftlichkeitsprüfung In der vierten Wertungsstufe werden die Angebote hinsichtlich der Leistung und des Preises anhand der u. g. Kriterien beurteilt. Nach § 58 Abs. 1 VgV ist der Zuschlag auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Es werden nur die Angebote bewertet, die die Vorgaben der Vergabeunterlagen vollständig erfüllen. Das wirtschaftlichste Angebot wird aufgrund des alleinigen Zuschlagskriteriums Preis ermittelt. Die Preisbewertung erfolgt auf Grundlage der eingereichten Angebote und des von den Bietern auszufül- lenden Preisblattes (Kapitel C). Das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis erhält den Zuschlag.
Der Zuschlag wird auf das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis erteilt. Der Wertungspreis wird aus den beiden Positionen aus dem Preisblatt wie folgt gebildet:
Preis Position 1 (netto) + Preis Position 2 (netto) + Preis Position 3 (netto) + Preis Position 4 (netto) + Preis Position 5 (netto) + Preis Position 6 (netto) abzgl. Skonto
Ein gewährtes Skonto wird nur berücksichtigt, wenn die Skontofrist mindestens 21 Tage beträgt.
Hinweis: Sollten 2 oder mehr Angebote mit demselben Wertungspreis eingehen, entscheidet das Los über den Zuschlag.
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