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Leistungsbeschreibung
Inhaltsverzeichnis zur Leistungsbeschreibung
I. Vorbemerkung .............................................................................................................................................. 2
II. Leistungsgegenstand .................................................................................................................................... 3
III. Leistungszeitraum und Zahlungsbedingungen ............................................................................................. 3
IV. Anforderung an die Eignung des AN ............................................................................................................ 4
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I. Vorbemerkung
Jobcenter team.arbeit.hamburg (JC t.a.h) ist seit dem 1. Januar 2011 als gemeinsame Einrichtung (gE) der Freien und Hansestadt Hamburg und der Agentur für Arbeit Hamburg für die Grundsicherung nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch (SGB II) zuständig. Durch diesen Zusammenschluss gewährt JC t.a.h Leistungen bürgerfreundlich aus einer Hand.
JC t.a.h ist eine gemeinsame Einrichtung gem. Art. 91e Abs. 1 Grundgesetz (GG) i. V. m. §§ 6d, 44b ff. Sozialgesetzbuch Zweites Buch (SGB II) in der Rechtsform einer öffentlich-rechtlichen Gesellschaft sui generis. Zurzeit arbeiten etwa 2.500 Mitarbeiter:innen für JC t.a.h. Wir sichern den Lebensunterhalt von rund 190.000 hilfebedürftigen Menschen auf Grundlage des SGB II und unterstützen Leistungsberechtigte bei der beruflichen Orientierung, schaffen Perspektiven und begleiten und beraten sie auf dem Weg in eine Ausbildung und Arbeit.
Mit unserem gemeinsamen Arbeitgeber-Service (zusammen mit der Agentur für Arbeit Hamburg) unterstützen wir außerdem interessierte Arbeitgeber:innen bei der Suche nach Personal. Wir bieten branchenspezifische Beratung sowie finanzielle Fördermöglichkeiten.
Als größtes Jobcenter in Deutschland ist JC t.a.h im gesamten Hamburger Stadtgebiet vor Ort vertreten. Darüber hinaus gibt es spezialisierte Standorte für Menschen ohne festen Wohnsitz, für Selbstständige und Menschen mit Behinderung.
Zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrages sind von JC t.a.h regelmäßig verschiedene Veranstaltungsformate zu organisieren. Darüber hinaus ist das Jobcenter als Organisation auf unterschiedlichen Messeveranstaltungen in Hamburg präsent. Bei der Vor- und Nachbereitung der Veranstaltungen besteht für die Mitarbeitenden der Organisation Unterstützungsbedarf. Dies betrifft insbesondere den Transport sowie den Auf- und Abbau des Messeinventars.
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II. Leistungsgegenstand
Der Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Vergabe eines Rahmenvertrags für Liefer- und Transportdienste im Rahmen von Messeveranstaltungen innerhalb von Hamburg. Der Auftrag umfasst den Hin- und Rücktransport (inkl. des Be- und Entladens) von dem Lagerort in der Weidestraße 120a, 22083 Hamburg-Nord zu den jeweiligen Veranstaltungsorten sowie den Auf- und Abbau des erforderlichen Messeinventars. Es besteht keine Angebots- oder Zuschlagslimitierung. Die Ausschreibung umfasst ein geschätztes Gesamtvolumen von jeweils 100 Aufträgen pro Jahr. Dem weiteren Verlauf sind Ausführungen zu den soeben genannten Leistungen zu entnehmen.
Die Terminvereinbarung (Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort) erfolgt in der Regel mit einem Vorlauf von mindestens 7 Tagen, kann jedoch in Ausnahmefällen auf mindestens 2 Tage reduziert werden. Der mögliche Transportzeitraum liegt wochentags zwischen 7.00 Uhr und 21.00 Uhr. Zudem werden die zu transportierenden und zu montierenden Gegenstände jeweils vor dem Termin individuell gegenüber dem Auftragnehmer mitgeteilt. Die Beauftragung erfolgt vorab telefonisch oder schriftlich per E-Mail und wird anschließend in Textform bestätigt. Nach Erhalt dieser Beauftragung hat der Auftragnehmer (AN) am Folgewerktag den Auftrag in Textform zu bestätigen. Sollte die Absage eines gebuchten Termins notwendig sein, hat diese bis zu zwei Kalendertage vorher schriftlich durch den Auftraggeber (AG) zu erfolgen. Andernfalls wird eine Stornierungsgebühr fällig.
Ein Transport zu einer Veranstaltung beinhaltet die Abholung des Messeinventars im Lagerraum in der Weidestraße 120a, 22083 Hamburg-Nord (UG, Fahrstuhl vorhanden) in Hamburg und dem ladungssicheren (Beachtung gesetzlicher Vorschriften) Überführen zur Verwendungsstelle am jeweiligen Veranstaltungsort. Hierfür kann die Anlage 1 als Beispiel zur Orientierung dienen. Das Be- bzw. Entladen des Messeinventars ist Aufgabe des AN. Pro Auftrag werden ein bis zwei Mitarbeitende zur Leistungserfüllung erforderlich.
Am Einsatzort erfolgt der termingerechte Aufbau des Messeinventars unter Anleitung der Mitarbeitenden von JC t.a.h. Die Anleitung zum Auf- und Abbau wird anfangs bei jedem verfügbaren Messestandsystem wiederholt begleitet, bevor der AN die Montage selbstständig durchführt. Der Abbau und Rücktransport (inkl. Be- bzw. Entladen) des Messeinventars erfolgt nach Ende der Veranstaltung zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt. Das zu transportierende und zu montierende Messeinventar kann Artikel aus der Anlage 2 „Bestandsliste“ umfassen.
III. Leistungszeitraum und Zahlungsbedingungen
- Leistungszeitraum
Die Leistungserbringung beginnt am 01.01.2027 und endet frühestens mit Ablauf des 31.12.2027. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn das JC t.a.h nicht mit einer Frist von drei Monaten vor Vertragsschluss in Textform kündigt. Der Vertrag endet spätestens mit Ablauf des 31.12.2028, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
- Abrechnung und Zahlungsbedingungen
Die Abrechnung der erbrachten Leistungen erfolgt nachträglich und auf monatlicher Basis nach tatsächlichem Leistungsumfang. Eine Abrufverpflichtung seitens des AG besteht nicht.
Die Dienstleistung wird folgendermaßen abgerechnet:
Es gibt fünf Preispositionen je Auftrag. Dazu gehören
- Grundpreis je Abruf (u. a. Personal (1-2 Mitarbeitende), Disposition, Anfahrt zum Lagerort, Bereitstellung von Einsatzmaterial),
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- Kilometerpreis inkl. Fahrtzeit sowie Be- und Entladung,
- Preis für Auf- und Abbau und ggf. vom Auftraggeber verschuldete Wartezeiten (je angefangener 30 Minuten),
- Nacht-, Wochenend- oder Sonderfahrzeugzuschläge (bedarfsorientiert) und
- Stornierungsgebühr.
Der Kilometerpreis inkl. Fahrtzeit sowie Be- und Entladung definiert sich durch den Startpunkt – grundsätzlich beim Lagerort in der Weidestraße 120a, 22083 Hamburg-Nord – und den Endpunkt – der jeweilige Veranstaltungsort. Der Rückweg vom Veranstaltungs- zum Lagerort ist inbegriffen. Sofern eine Leerfahrt unausweichlich ist, ist sie Teil des zu vergütenden Kilometerpreises.
Die Berücksichtigung der Preisposition „Zuschläge“ ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig:
- Nachtzuschläge sind bei einem Leistungseinsatz zwischen 23 und 06 Uhr möglich.
- Wochenendzuschläge sind bei einem Leistungseinsatz am Samstag und Sonntag möglich.
- Sonderfahrzeugzuschläge sind möglich, wenn der Einsatz spezieller Transport- oder Einsatzmittel erforderlich wird, die über die Standardausstattung hinausgehen (ein bis zwei Transporter – Sprintklasse).
Die Rechnungstellung erfolgt bis spätestens zum 15. des Folgemonats und enthält mindestens folgende Angaben:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des AN,
- die dem AN vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die dem AN vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- den Rechnungsbetrag inkl. dessen Zusammensetzung anhand des Arbeitsberichts (siehe untere Ausführungen),
- die Rechnungsnummer,
- das Rechnungsdatum,
- das Leistungsdatum und
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass und nach welcher Vorschrift für die Leistungen eine Steuerbefreiung gilt.
Für jeden Auftrag ist ein Arbeitsbericht zu erstellen. Dieser ist von beiden Seiten durch eine Unterzeichnung freizugeben und der Rechnung beizufügen. Der Arbeitsbericht hat sich an die o. g. Preispositionen zu orientieren und muss somit folgenden Inhalt dokumentieren:
- Leistungsdatum,
- gefahrene Kilometer (Hin- und Rückweg vom Lager- zum Veranstaltungsort),
- Zeit für den Auf- und Abbau und ggf. vom Auftraggeber verschuldete Wartezeiten sowie
- evtl. Zuschlagsbegründungen.
IV. Anforderung an die Eignung des AN
- Allgemeines
Der AN verpflichtet sich, alle einschlägigen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten. Dies umfasst insbesondere, aber nicht abschließend, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Handelsgesetzbuch (HGB), das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und das Straßenverkehrsgesetz (StVG).
Der AN garantiert die ordnungsgemäße Durchführung aller Leistungen im Einklang mit dem anerkannten Stand der Technik sowie den allgemein anerkannten kaufmännischen Grundsätzen.
- Qualifikation und Personal
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Der AN muss auf Grund seiner technischen, fachlichen und personellen Voraussetzungen in der Lage sein, die geforderte Leistung während der gesamten Vertragslaufzeit zu erbringen.
Der AN gewährleistet eine kontinuierliche Qualitätssicherung durch interne Kontrollmechanismen, Schulung des Personals sowie den Einsatz moderner IT-Systeme zur Leistungsüberwachung.
Der AN verpflichtet sich, bei der Ausführung des Vertrages, grundsätzlich nur zuverlässiges und fachkundiges Personal einzusetzen und eine ausreichende Zahl von Arbeitskräften zu gewährleisten. Außerdem müssen diese Personen weitergebildet werden und über gute territoriale Kenntnisse im Liefergebiet sowie über ausreichende Deutschkenntnisse verfügen.
Der AN sichert ein der Dienstleistung entsprechendes äußeres Erscheinungsbild zu. Zum Erscheinungsbild gehört die Kenntlichmachung der Zusteller. Aus der Kenntlichmachung muss für unbeteiligte Dritte der Name des AN ersichtlich sein.
Der Auftraggeber (AG) behält sich vor, Überprüfungen der Leistungserbringung durchzuführen oder durch Dritte durchführen zu lassen. Der AN gewährt hierfür die erforderliche Kooperation und Einsichtnahme.
Der AN verpflichtet sich, an den jeweiligen Einsatzorten größtmögliche Sorgfalt walten zu lassen, um Schäden an Personen, Sachen und der Umgebung zu vermeiden. Dazu gehören insbesondere die Beachtung der örtlichen Gegebenheiten, die Vermeidung von Stolperfallen und Hindernissen, die sichere Handhabung von Geräten und Materialien sowie die Einhaltung der geltenden Sicherheitsvorschriften und -richtlinien.
Der AN verpflichtet sich, bei der Erbringung der Leistungen die wirtschaftlich kürzeste Strecke zu wählen, um unnötige Kosten und Umweltbelastungen zu vermeiden. Der AN hat dabei die geltenden Verkehrsregeln und -vorschriften zu beachten.
Das Personal muss ein Ausweisdokument während der Durchführung der Arbeiten mitführen und auf Verlangen den Beauftragten der Vollzugsbehörden zusammen mit der benötigten Arbeitserlaubnis/EU vorzeigen.
Es haben ausschließlich das Personal/die Aufsichtspersonen des AN Zutritt zu den von der Leistungserbringung betroffenen Objekten. Der AN stellt sicher, dass von seinen Mitarbeitern keine betriebsfremden Personen in das Objekt gelangen. In allen Räumlichkeiten des AG besteht absolutes Alkohol- und Rauchverbot. Dies gilt auch für das vom AN zur Leistungserbringung in den Dienststellen eingesetzte Personal. Das Hausrecht des AG ist zwingend zu beachten.
- Individuelle Anforderung
3.1 Transportanforderungen
Für die Durchführung der Transporte ist die Verwendung eines Sprinters - Hochdachfahrzeugs erforderlich. Darüber hinaus muss der AN geeignete Transporthilfen wie Sackkarren, Rollbretter, Gurte und ähnliches bereitstellen, um den Transport des Messeinventars sicher und effizient durchzuführen. Der AN ist verantwortlich dafür, das Messeinventar während des Transports so zu sichern, dass keine Beschädigungen am Messeinventar entstehen. Das Messeinventar ist am Veranstaltungsort fachgerecht zu ent- und verladen.
3.2 Behördengenehmigung zum Be- und Entladen
Der AN ist dafür verantwortlich, alle erforderlichen Prüfungen durchzuführen und die notwendigen Behördengenehmigungen einzuholen. Die Kosten, die von den Behörden für diese Genehmigungen erhoben werden, trägt der AG. Der AN verauslagt diese Kosten vorerst und erhält sie nach Vorlage des entsprechenden Nachweises vom AG erstattet.
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3.3 Montageanforderungen
Der AN verpflichtet sich, die Montage des Messeinventars fachgerecht und sorgfältig durchzuführen. Dazu gehören die ordnungsgemäße Verbindung von Stromanschlüssen, die sichere Befestigung von Teilen und die Einhaltung der Herstelleranweisungen. Der AN stellt sicher, dass die Montage den Anforderungen des AG entspricht und dass das Messeinventar sicher und funktionstüchtig ist.
3.4 Reklamationsmanagement
Der AN hat ein Kunden-, Service- und Vertragsmanagement zu unterhalten, das für die jederzeit ordnungsgemäße Erfüllung der Leistungspflichten des AN sowie für die Behebung von Leistungsstörungen verantwortlich ist. Dieses Kunden-, Service und Vertragsmanagement ist unmittelbarer Ansprechpartner für das JC t.a.h.
Dem JC t.a.h. muss eine feste Ansprechperson des AN benannt werden, die werktäglich in der Zeit von 8.00 bis 16.30 Uhr telefonisch und per E-Mail für Reklamationen zur Verfügung steht.
Der AN teilt jeden Wechsel/Austausch der Ansprechperson unverzüglich mit.
Die Ansprechperson hat den Reklamationen nachzugehen und spätestens am nächsten Werktag nach der Reklamation eine abschließende Rückäußerung zu geben. Die Ansprechperson muss befähigt sein, entlang der kompletten Transport- und Geschäftsprozesskette und unabhängig vom jeweils ausführenden Unternehmen Auskünfte zu erteilen und gegebenenfalls steuernde Maßnahmen ergreifen zu können, falls erforderlich auch im Benehmen mit anderen Unternehmen.
JC t.a.h. ist unverzüglich nach dem Vertragsschluss die Ansprechperson mit Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse mitzuteilen. Ein Wechsel der Ansprechperson sowie Änderungen der Kommunikationsdaten Veränderung während des Leistungszeitraumes sind rechtzeitig vorab in Textform mitzuteilen.
3.5 Verschwiegenheitspflicht
Der AN verpflichtet sich, alle Informationen und Daten des AG vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Vertrages fort. Der AN haftet für alle Schäden, die durch eine Verletzung der Verschwiegenheitspflicht entstehen.
3.6 Vorgaben der Messegesellschaft
Der Messebauer hat sämtliche Vorgaben, Richtlinien, Auflagen und Anweisungen der jeweils zuständigen Messegesellschaft bzw. des Veranstalters zu beachten und umzusetzen. Dies gilt insbesondere für technische, sicherheitsrelevante, organisatorische und gestalterische Anforderungen sowie für die jeweils geltende Messe- und Ausstellungsordnung.
3.7 Haftung für Schäden
Der AN haftet für alle Schäden, die während des Transports oder der Montage des Messeinventars entstehen, es sei denn, der Schaden ist auf ein Verschulden des AG zurückzuführen. Der AN ist verpflichtet, den AG von allen Ansprüchen Dritter freizustellen, die aufgrund von Schäden entstanden sind, die der AN zu vertreten hat.
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3.8 Werkzeuge und Ausrüstung
Der AN ist verpflichtet, alle notwendigen Werkzeuge und Ausrüstung für die Montage und den Transport des Messeinventars bereitzustellen. Der AG stellt dem AN die erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung, um sicherzustellen, dass der AN die richtigen Werkzeuge und Ausrüstung einsetzt. Der AN ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Wartung und Pflege der Werkzeuge und Ausrüstung.
3.9 Vertragsstrafen und -kündigung
Im Falle von Vertragsverletzungen durch den AN sind die vertraglichen Regelungen entsprechend § 10 zu berücksichtigen. Der AG ist berechtigt, den Vertrag fristlos zu kündigen, wenn der AN seine Verpflichtungen erheblich verletzt oder wenn der Auftragnehmer in Insolvenz gerät. Die Kündigung muss in Textform erfolgen und wird mit Zugang beim AN wirksam.
3.10 Versicherungen und Haftpflicht
Der AN ist verpflichtet, eine ausreichende Haftpflichtversicherung abzuschließen, um sich gegen Risiken zu schützen, die im Rahmen der Leistungserbringung entstehen können. Der AN muss den AG von allen Ansprüchen Dritter freistellen, die aufgrund von Schäden entstanden sind, die der AN zu vertreten hat. Der AN ist verpflichtet, dem AG auf Verlangen den Nachweis über die bestehende Haftpflichtversicherung zu erbringen.
3.11 Einhaltung Mindestlohn
Der AN verpflichtet sich, den gesetzlichen Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) für alle Mitarbeiter einzuhalten, die im Rahmen der Leistungserbringung eingesetzt werden. Der AN ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Zahlung des Mindestlohns und stellt den Auftraggeber von allen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer Verletzung dieser Verpflichtung resultieren.