Datenschutzhinweis Vergabe und Beschaffung
Informationen zum Datenschutz nach Art. 13 DSGVO über unsere Verarbeitung von Daten bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen sowie für Dienstleister und Lieferanten bei der Beschaffung.
Gemäß den Vorgaben des Art. 13 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Begründung, Durchführung sowie Beendigung des Vertragsverhältnisses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.
Verantwortliche Stelle
Anstalt des öffentlichen Rechts Forst Baden-Württemberg (ForstBW) Im Schloss 5 72074 Tübingen-Bebenhausen
Telefon: 07071-7543200 E-Mail: info@forstbw.de
Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten
Unseren Beauftragten für den Datenschutz erreichen Sie wie folgt: BREDEX GmbH Lindentwete 1 38100 Braunschweig
Telefon: 0531-243300 E-Mail: datenschutz@forstbw.de
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Landesdatenschutzgesetzes Baden- Württemberg (LDSG BW), sofern diese für den Abschluss eines Vertrages, für dessen Durchführung, Erfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie § 4 Landesdatenschutzgesetztes Baden-Württemberg (LDSG BW).
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Stand: April 2025
Die Vergabestelle ForstBW AöR hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A und B (VOB) und die Landeshaushaltsordnung (LHO). Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben
Kategorien personenbezogener Daten Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Landesdatenschutzgesetzes Baden- Württemberg (LDSG BW). Wir erheben, verarbeiten und nutzen die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere: • Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern • Daten zur Qualifikation / Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters und • Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen
Des Weiteren verarbeiten wir die Daten, die mit dem Vertrag bzw. den vorvertraglichen Maßnahmen in Zusammenhang stehen und uns von Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Das sind insbesondere allgemeine Daten zu Ihrer Person bzw. Personen Ihres Unternehmens (z.B. Name, Durchführung des Vergabeverfahrens Anschrift, Kontaktdaten) sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Rahmen bzw. im Zusammenhang mit der Abwicklung des Vertragsverhältnisses übermitteln (ggfs. Zahlungsdaten).
Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir ggf. Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), für die Wahrnehmung von Aufgaben, die dem öffentlichen Interesse der Bieter liegen (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO) bzw. zur Wahrung unsere Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), sofern es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt.
Quellen der Daten Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Vergabeverfahrens, der Kontaktaufnahme bzw. der Begründung eines Vertragsverhältnisses, im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen oder während der Abwicklung des Vertragsverhältnisses von Ihnen erhalten bzw. die Sie in unseren (Online)Formularen oder Musterverträgen angeben.
Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme (Summe Lose) ab 30.000,- Euro (netto) holt ForstBW für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (künftig: Wettbewerbsregister) ein.
Bei Aufträgen mit einem Wert von über 50.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) fragt ForstBW grundsätzlich schriftlich bei der Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren nach, ob Meldungen einer anderen Vergabestelle über den Bewerber oder Bieter vorliegen, der den Zuschlag erhalten soll. Bei bevorstehenden Vergaben unterhalb der genannten Wertgrenze steht die Anfrage im pflichtgemäßen Ermessen der Vergabestellen.
Stand: April 2025
Empfänger der Daten Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der Anstalt des öffentlichen Rechts Forst Baden-Württemberg ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder für die Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
Ihre personenbezogenen Daten werden teilweise in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet (z.B. im Bereich IT- Dienstleistungen, Mahnwesen, Aktenvernichtung). In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt.
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte außerhalb der Anstalt des öffentlichen Rechts Forst Baden-Württemberg erfolgt ansonsten nur dann, wenn dies gesetzlich zugelassen bzw. vorgeschrieben ist, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, Sie uns eine entsprechende Einwilligung erteilt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft berechtigt sind. Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung im Vergabeverfahren können insbesondere gehören: • Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 19 Abs. 2 VOB/A und § 46 Abs. 1 UVgO über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind. • Bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25.000,- Euro (netto) sowie Freihändigen Vergaben ab einem Auftragswert von 15.000,- Euro (netto) wird für die Dauer von drei Monaten bzw. sechs Monaten bei Bauleistungen über jeden vergebenen Auftrag auf unserer Internetseite informiert. Diese Information enthält zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens. • Bei Vergabeverfahren oberhalb der Schwellenwerte (EU-Verfahren) sind nach der Auftragsvergabe das Ergebnis des Vergabeverfahrens sowie der Name des beauftragten Unternehmens oder der natürlichen Person mit Anschrift an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union zu übermitteln. Eine Veröffentlichung erfolgt durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union im Amtsblatt der Europäischen Union. • Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer). • Im Falle schwerer Verfehlungen ist ForstBW laut 3.4.2 VwV Korruptionsverhütung und -bekämpfung verpflichtet Bewerber oder Bieter an die Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren zu melden. Dabei sind die aus Anlage 2 VwV Korruptionsverhütung und -bekämpfung ersichtlichen Angaben zu machen. • Gerichte im Falle von Klagen
Stand: April 2025
Übermittlung in ein Drittland Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt, kann aber aufgrund der Benutzung von Software-Applikationen und Tools nicht ausgeschlossen werden.
Dauer der Datenspeicherung Soweit erforderlich verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfassten u.a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können. Wenn Sie uns zusätzlich die Einwilligung erteilen, Ihre personenbezogenen Daten über die Abwicklung der Veranstaltung hinaus in einem Kundenstamm zu speichern, werden wir Ihre Kontaktdaten bis auf Widerruf nutzen, um Sie auch künftig gezielt über weitere Veranstaltungsangebote zu informieren.
Ihre Rechte Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen. Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.
Stand: April 2025
Erforderlichkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt freiwillig. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu personenbezogenen Daten zu machen.
Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über eine Teilnahme an Veranstaltungen in der Regel erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir ggf. keine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen treffen. Wir empfehlen, immer nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmenerforderlich sind.
Im Rahmen eines Vergabeverfahrens kann ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind.
Automatisierte Entscheidungsfindung Von uns wird kein rein automatisiertes Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO eingesetzt. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Ihr Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Ihnen steht ein Beschwerderecht bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden- Württemberg zu (Art. 77 DSGVO).
Stand: April 2025