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Verfahrensleitfaden Vergabe Nr. „KRITIS-IT Unterstützungsleistung für das Elektroakustische ITD1-0024-2026 Lautsprechersystem (ELA) der BVG“

Allgemeine Verfahrenshinweise

zum Vergabeverfahren

„KRITIS-IT Unterstützungsleistung für das

Elektroakustische Lautsprechersystem (ELA)

der BVG“

EU-Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb

nach § 15 SektVO

Version v.1

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Gender-Hinweis

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit werden im Rahmen dieser Ausschreibung sämtliche

Personenbezeichnungen und personengebundene Wörter in der männlichen oder weiblichen

Form verwendet. Dabei ist festzuhalten, dass jegliche Bezeichnungsform jeweils auch alle

anderen geschlechtlichen Identitäten einschließt.

1 Kurzbeschreibung der zu erbringenden Leistung

1.1 Kurzbeschreibung der zu erbringenden Leistung

Im Rahmen eines Nichtförmlichen Verfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb soll

ein Dienstleister gebunden werden für die in der Leistungsbeschreibung benannten KRITIS-IT

Unterstützungsleistungen für das Elektroakustische Lautsprechersystem (ELA) der BVG. Die

BVG beabsichtigt, einen Vertrag für zwei Jahre zzgl. von drei durch die BVG auszuübenden

(einseitigen) Fortführungsoptionen von jeweils 24 weiteren Monaten mit einem Dienstleister

zu schließen.

1.2 Termine der Vergabe

Der AG veröffentlicht dieses Dokument bereits bei Einleitung des Verfahrens. Aus diesem

Grund ist es nicht möglich, an dieser Stelle verbindliche Termine mitzuteilen. Alle für die Bieter

relevanten Termine werden diesen rechtzeitig über den AI-Vergabemanager mitgeteilt. Der

AG wird hierbei angemessene Fristen für die Erstellung der Angebote festsetzen. Die

nachfolgend definierten Fristen und Termine geben nur den zum Zeitpunkt der

Dokumentenerstellung bestehenden Zeitplan wieder. Änderungen sind vorbehalten.

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2 Teilnahmewettbewerb

Bei dem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb handelt es sich um ein

zweistufiges Verfahren. Nach kostenfreier Registrierung und Download des AI-

Bietercockpits ist es den Bewerbern möglich, die vom AG veröffentlichten Unterlagen

herunterzuladen bzw. die eigenen Teilnahmewettbewerbs- / Angebotsdokumente

hochzuladen und dem AG elektronisch zukommen zu lassen.

2.1 Erforderliche Unterlagen

Im ersten Schritt muss der Bewerber anhand der bekanntgegebenen Kriterien seine

grundlegende Eignung zur Ausführung der ausgelobten Leistung nachweisen (siehe

„Eignungsmatrix“) und die folgenden Unterlagen mit dem Teilnahmeantrag auf der

Vergabeplattform digital einreichen:

Der Teilnahmeantrag ist vollständig und rechtzeitig in digitaler Form über die Vergabeplattform

bei der Vergabestelle einzureichen. Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom

weiteren Verfahren führen.

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2.2 Prüfung der Teilnahmeanträge

2.2.1 Formale und kaufmännische Prüfung

Der Teilnahmeantrag wird zunächst formal geprüft auf fristgerechten Eingang, Vollständigkeit

und Zulässigkeit / Vorhandensein der erforderlichen Signaturen. Die Unterlagen müssen in

deutscher Sprache verfasst sein.

Die Teilnehmer haben mit dem Dokument „Eigenerklärung zur Eignung“ eine Eigenerklärung

über das Vermögen ihres Unternehmens einzureichen, die u.a. beinhaltet, dass kein

Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung

beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist.

2.2.2 Fachliche und inhaltliche Prüfung

Im Dokument „Eignungsmatrix“ sind alle rot hinterlegten Felder vom Bewerber zu befüllen. Die

Vergabestelle wird anschließend im Dokument eine Bewertung vornehmen.

Die Muss- und Kann-Kriterien zur Feststellung und Bewertung der Eignung der

Bewerber sind abschließend in der „Eignungsmatrix“ beschrieben.

Für den Nachweis der Bewertungskriterien, insbesondere der Referenzen, müssen im

Teilnahmeantrag entsprechende Erläuterungen gemacht bzw. der Hinweis auf beigefügte

Dokumente vermerkt werden. Ggf. müssen Erläuterungen formlos den Teilnahmeunterlagen

beigelegt werden.

Erläuterung zu den Eignungskriterien

Die erforderlichen Eignungs-Kriterien / Mindestanforderungen im Dokument „Eignungsmatrix“

müssen für eine positive Eignung zwingend erfüllt sein. Diese Kriterien sind in der Spalte B

des Dokuments mit „M“ (=Muss) gekennzeichnet. Wird ein Eignungskriterium Typ „Muss“

(Mindestanforderung) nicht erfüllt, fällt der Bewerber aus der Wertung.

Die zu bewertenden Eignungskriterien sind in Spalte B jeweils mit „K“ (Kann) gekennzeichnet

und entsprechend der Spalte I mit dem Gewichtungsfaktor „1“, „2“ oder „3“ versehen. Für jedes

Kann-Kriterium werden 0 Punkte für „nicht erfüllt“, 5 Punkte für „teilweise erfüllt“ oder

10 Punkte für „vollständig erfüllt vergeben, entsprechend den Beschreibungen in den Spalten

E, F und G. Wird ein Eignungskriterium Typ „Kann“ nicht erfüllt, werden keine Punkte

vergeben und der Bewerber bleibt weiterhin in der Wertung. Anschließend wird in Spalte

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K die erreichte Punktzahl aus Spalte J mit dem Gewichtungsfaktor in Spalt I je Kriterium

multipliziert, was die erreichten gewichteten Punkte je Kann-Kriterium ergibt.

2.2.3 Auswertung der Teilnahmeanträge – 1. Beschränkung des Bewerberkreises

Zur Erstellung einer Rangfolge werden die erreichten gewichteten Punkte für die zu

bewertenden Eignungskriterien (Kann-Kriterien) je Bewerber zu einer Gesamtpunktzahl

aufsummiert. Maximal können für diese Kriterien 140 Punkte (Gesamtpunktzahl) erreicht

werden.

Zunächst liegt eine positive Eignung für einen Bewerber vor, wenn

• die formale Prüfung des Teilnahmeantrags erfolgreich war und alle ggf.

nachgeforderten Unterlagen fristgerecht nachgereicht wurden und

• alle zwingend erforderlichen Eignungs-Kriterien (Typ “Muss“ / Mindestanforderungen)

erfüllt wurden (alle in Spalte B mit „M“ versehenen Kriterien der „Eignungsmatrix“).

Nur die 5 Bewerber mit der in Rangfolge höchsten Gesamtpunktzahl werden zur Abgabe

eines Angebotes zugelassen.

Bei Punktegleichstand auf dem letzten zu berücksichtigenden Platz verbleiben alle

Bewerber auf diesem Platz in der Wertung und werden zur Angebotsabgabe

aufgefordert.

3 Angebotsphase

3.1 Erforderliche Unterlagen

Die gem. Punkt 2.2.3 in der Wertung verbliebenen Teilnehmer werden aufgefordert,

ein Angebot einzureichen. Bei diesem Angebot handelt es sich um ein indikatives

Angebot, welches die Grundlage für die Verhandlung bildet. Dieses Angebot ist noch nicht

zuschlagsfähig. Die Bindefrist der Angebote ist jeweils der Vergabe Nr. ITD1-0024-2026 im

Vergabemanager zu entnehmen. Die Abgabe mehrerer Hauptangebote ist ausgeschlossen.

Zeitlich nachrangig eingegangene Angebote werden ausgeschlossen. Sollten Änderungen in

einem bereits abgegebenen Angebot notwendig werden, muss zunächst das bereits

eingereichte Angebot vor Ablauf der Angebotsfrist auf der Vergabeplattform zurückgezogen

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werden. Anschließend kann ein neues Angebot auf der Plattform bis zum Ende der

Angebotsfrist hochgeladen werden.

Folgende Unterlagen müssen im Rahmen der Angebotsabgabe eingereicht werden:

Das Angebot ist vollumfänglich in digitaler Form via Vergabeplattform bei der Vergabestelle

einzureichen. Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom weiteren Verfahren

führen.

3.2 Hinweise zum Ausfüllen des Dokuments „Bewertungsmatrix“

Der Anforderungskatalog besteht aus vier Reitern:

Blatt „Gesamtbewertung“: Der Bieter befüllt den Namen seines Unternehmens und den

Angebotspreis gem. „Preisblatt (AI-Leistungsverzeichnis)“ inkl. dem ggf. enthaltenen

Gesamtnachlass.

Blatt „A-Kriterien“: Der Bieter befüllt in Spalte I, ob die Anforderungen erfüllt oder nicht erfüllt

sind, in Spalte J gibt er ggf. Erläuterungen zur Erfüllung an.

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Die Beschreibung der Anforderungen erfolgt in Tabellenform, wobei jeder Anforderung in

Spalte A eine eindeutige Anforderungsnummer (ID, laufende Nummerierung) und in Spalte D

eine Kriterien-Typisierung (A=Ausschlusskriterium) zugeordnet sind.

Zusätzlich hat der Bieter die Möglichkeit, in der Kommentar-Spalte den Erfüllungsgrad der

A-Kriterien detaillierter zu erläutern. Dabei soll die Beschreibung knapp und überschaubar

sein.

Blatt „B-Kriterien“: Der Bieter befüllt in Spalte K, ob die Anforderungen des Typs „B“ (binär)

erfüllt oder nicht erfüllt sind (ja=6 oder nein=0 Punkte) bzw. zu welchem Grad Anforderungen

des Typs „V“ (variabel) erfüllt sind (0-3-6-10 Punkte). In Spalte M gibt er ggf. Erläuterungen

zur Erfüllung an. In Spalte O ist der Status Quo der Erfüllung zu vermerken (Standard = ist

vorhanden, Customizing = vorhandene Funktion muss zur Erfüllung des Kriteriums angepasst

werden, Neuentwicklung = Funktion wird neu programmiert). Dazu gibt der Bieter in Spalte P

den entsprechend dafür einkalkulierten Aufwand in Stunden oder Personentagen an.

Die Beschreibung der Anforderungen erfolgt in Tabellenform, wobei jeder Anforderung in

Spalte A eine eindeutige Anforderungsnummer (ID, laufende Nummerierung) und in Spalte D

eine Kriterien-Typisierung (B=Bewertungskriterium) zugeordnet sind.

Zusätzlich hat der Bieter die Möglichkeit, in Spalte M den Erfüllungsgrad der B-Kriterien

detaillierter zu erläutern.

Blatt „Konzepte“: Der Bieter vermerkt in Spalte J / K den Dateinamen des jeweils

eingereichten Konzeptes.

Blatt „Proof of Concept“: Hier ist durch den Bieter nichts zu befüllen.

3.3 Angebotsprüfung – Bewertung Preis (40 %)

Die eingereichten Angebote werden zunächst formal und fachlich-inhaltlich geprüft. Ggf.

werden Nachforderungen gestellt. Zu beachten ist dazu Punkt 4.2 dieses Dokuments.

Der Preis wird anhand eines Direktvergleiches mit dem Angebotspreis des günstigsten Bieters

bewertet mit folgender Formel:

Gewichteter Wert [Preis]

= 0,4 * (Angebotspreis des günstigsten Bieters / Angebotspreis) * 100

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3.4 Angebotsprüfung – Bewertung Qualität (60 %)

3.4.1 Bewertung der A-Kriterien

Die A-Kriterien sind Ausschlusskriterien und müssen daher zwingend erfüllt sein. Ist auch nur

ein A-Kriterium nicht erfüllt, fällt der Bieter aus der Wertung. Der AG bewertet die A-Kriterien

in den Spalten L und M im Dokument „Bewertungsmatrix“, Blatt „A-Kriterien“.

3.4.2 Bewertung der B-Kriterien (Gewichtung: 10 %)

Die Erfüllung bzw. der Erfüllungsgrad der B-Kriterien (Bewertungskriterien) wird vom AG

anhand der eingereichten Dokumente geprüft, in Spalte R des Dokuments

„Bewertungsmatrix“, Blatt „B-Kriterien“, bewertet und in Spalte T ggf. erläutert.

Für die B-Kriterien sind insgesamt maximal 156 Leistungspunkte erreichbar. Die erreichten

Leistungspunkte fließen zu 10 % in die Bewertung der Qualität ein.

3.4.3 Bewertung der Konzepte (Gewichtung: 15%)

Die eingereichten Konzepte werden vom AG anhand der eingereichten Dokumente hinsichtlich

der fachlich / technischen Qualität, der inhaltlichen Vollständigkeit und der Verständlichkeit /

Übersichtlichkeit / Nachvollziehbarkeit bewertet. Die Bewertung erfolgt in Spalte O des

Dokuments „Bewertungsmatrix“, Blatt „Konzepte“. Erläuterungen werden in Spalte P vermerkt.

Für die Konzepte sind insgesamt maximal 60 Leistungspunkte erreichbar. Die erreichten

Leistungspunkte fließen zu 15 % in die Bewertung der Qualität ein.

3.5 Durchführung und Bewertung des Proof of Concept (Gewichtung: 35%)

Nach Ablauf der Angebotsfrist und Auswertung der Angebote wird mit den in der Wertung

verbliebenen Bietern ein Proof of Concept durchgeführt. Die Anbieter werden dazu im Rahmen

einer ca. 45-minütigen Videokonferenz dafür kostenfrei drei Konzeptionelle Fragestellungen

beantworten. Die Fragen werden erst im PoC-Termin direkt gestellt.

Die Bewertung der Antworten erfolgt in Spalte F des Dokuments „Bewertungsmatrix“, Blatt

„Proof of Concept“. Aus den Einzelbewertungen der BVG-Bewerter wird das arithmetische

Mittel gebildet, dieses ergibt die Bewertung je Antwort.

Um den Gleichbehandlungsgrundsatz nach § 97 (2) GWB zu gewährleisten, werden je

Anbieter dieselben Fragen gestellt und diese nach denselben Kriterien bewertet.

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Für den Proof of Concept sind insgesamt maximal 70 Leistungspunkte erreichbar. Die

erreichten Leistungspunkte fließen zu 35 % in die Bewertung der Qualität ein.

3.6 2. Beschränkung des Bieterkreises NACH dem PoC

Nach Durchführung des Proof of Concept wird eine weitere Beschränkung des Bieterkreises

auf maximal 3 Bieter vorgenommen. Dazu werden die erreichten Punkte je Bieter für die

Zuschlagskriterien "Preis", "B-Kriterien", "Konzepte" du „Proof of Concept“ aufsummiert.

Nur die drei Bieter mit der höchsten erreichten Punktzahl werden im weiteren

Vergabeverfahren berücksichtigt und zum Proof of Concept und zu Verhandlungen

eingeladen.

Bei Punktgleichstand auf dem letzten zu berücksichtigenden Platz verbleiben nur die Bieter

mit dem günstigsten Angebotspreis (= Gesamtpreis inkl. Verlängerungsoptionen und inkl.

Gesamtnachlass) in der Wertung, so dass insgesamt die max. Bieterzahl von 3 nicht

überschritten wird.

Die übrigen Bieter scheiden allerdings nicht endgültig aus dem Verfahren aus: scheidet einer

der zum Verhandlungsverfahren zugelassenen Bieter endgültig aus dem Verfahren aus, behält

sich die BVG vor, den nächstplatzierten Bieter zu den weiteren Verhandlungen einzuladen. In

diesem Fall wird das Verfahren mit dem betroffenen Bieter fortgesetzt; dieser hat jedoch

keinen Anspruch auf Wiederholung etwaig versäumter Verfahrensschritte, d.h. er steigt in den

aktuellen Verfahrensstand ein. Eine Verpflichtung des Bieters zur Teilnahme am

Verhandlungsverfahren besteht jedoch nicht.

3.7 Verhandlung der Angebote

Die Verhandlung dient dem Ziel, die Angebote preislich und inhaltlich zu verbessern. Offene

Fragen zu den Vertragsunterlagen, zum Service Level Agreement und zur Vergabe können

geklärt werden. Voraussichtlich wird mit jedem Bieter mindestens eine Verhandlungsrunde

durchgeführt.

3.8 Aufforderung zur Abgabe der finalen Angebote

Die Aufforderung zur Abgabe eines optimierten und ggf. bereits finalen Angebotes erfolgt

innerhalb einer kurz gehaltenen und angemessenen Frist. Dieses Angebot ist

zuschlagsfähig. Hierbei wird die Vergabestelle mitteilen, ob und welche Änderungen am

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Vertragswerk aufgrund der Verhandlungsphase vorgenommen wurden. Die Bindefrist der

Angebote beträgt ca. 3 Monate nach Ende der Angebotsfrist. Das Verfahren zur Abgabe

optimierter / finaler Angebote wird über den AI-Vergabemanager abgebildet.

Der Auftraggeber weist vorsorglich bereits jetzt darauf hin, dass Gremienvorbehalte des

Bieters im verbindlichen Angebot des Bieters nicht zugelassen sind. Die verbindlichen

Angebote müssen vorbehaltsfrei abgegeben werden, so dass der Auftraggeber sie unmittelbar

durch entsprechende Willenserklärung annehmen kann. Es obliegt dem Bieter, etwaige

Gremienzustimmungen rechtzeitig einzuholen.

Der Auftraggeber beabsichtigt, lediglich einmal ein weiteres verbindliches Angebot einzuholen

und auf dieser Grundlage den Zuschlag zu erteilen. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor,

auch zu verbindlichen Angeboten in erneute Verhandlungen mit den Bietern einzutreten und

im Anschluss eines oder mehrere weitere verbindliche Angebote einzuholen.

3.9 Auswertung der finalen Angebote

Nach Eingang der finalen Angebote werden diese anhand der Zuschlagskriterien abschließend bewertet. Die Zuschlagskriterien sind folgendermaßen gewichtet:

Preis (Gewichtung: 40%)

Qualitätskriterien (Gewichtung: 60%)

untergliedert in:

A-Kriterien (zwingend zu erfüllen, ohne Gewichtung) B-Kriterien (Gewichtung: 10 %) Konzepte (Gewichtung: 15 %) Proof of Concept (Gewichtung: 35 %)

Die Summe der erreichten und gewichteten Leistungspunkte aller Zuschlagskriterien werden zu einer Gesamtpunktzahl aufsummiert.

Die Gesamtpunktzahlen aller Bieter ergeben eine Rangfolge.

Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl, dessen Angebot alle A-Kriterien erfüllt, erhält den Zuschlag.

Bei Punktegleichheit erhält der Bieter mit dem günstigsten Angebotspreis und höchster

Gesamtpunkzahl den Zuschlag.

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4 Weitere Verfahrenshinweise

4.1 Ausschlussgründe

Der AG weist darauf hin, dass das Angebot eines Bieters insbesondere in folgenden Fällen

zum Angebotsausschluss führt:

• Der Bieter reicht das Angebot nicht form- oder fristgerecht ein (es sei denn, er hat dies nicht

zu vertreten).

• Der Bieter nimmt Änderungen an den Vergabeunterlagen vor oder ergänzt diese außerhalb

der dafür vorgesehenen Stellen.

• Der Bieter gibt das Angebot unter einem Gremienvorbehalt oder einem sonstigen Vorbehalt ab.

• Der Bieter weicht mit dem Angebot von zwingenden kommerziellen Bedingungen oder

zwingenden fachlichen Anforderungen des AG ab.

• Der Bieter reicht geforderte Erklärungen oder Nachweise nicht oder nicht vollständig ein oder

er verweigert zusätzliche Auskünfte. Der AG behält sich dabei Nachforderung vor.

4.2 Prüfung der Angebote, Aufklärung und Nachforderung

Der AG wird die fristgerecht eingereichten Angebote im Hinblick auf ihre formale

Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit sowie ihre fachliche und rechnerische Richtigkeit

prüfen.

Der AG behält sich vor, nach pflichtgemäßem Ermessen Aufklärung von den Bietern über das

erste Angebot zu verlangen. Für die Beantwortung der Aufklärungsfragen wird den Bietern

eine angemessene Frist gesetzt.

Der AG behält sich ferner vor, die Bieter nach pflichtgemäßem Ermessen sowie unter

Einhaltung der Grundsätze von Transparenz und Gleichbehandlung zur Nachreichung oder

Vervollständigung von fehlenden oder unvollständigen leistungsbezogenen Unterlagen, die

bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, aufzufordern. Der Auftraggeber

behält sich hierbei vor, Angaben aller Art einschließlich fehlender Unterschriften und

einschließlich fehlender Preisangaben nachzufordern, soweit dies vergaberechtlich zulässig

ist.

Im Rahmen seiner pflichtgemäßen Ermessensbetätigung wird der AG diskriminierungsfrei

darüber entscheiden, ob eine allgemeine Nachforderungsrunde eingeleitet wird oder nicht.

Wird eine allgemeine Nachforderungsrunde eingeleitet, wird der Auftraggeber alle betroffenen

Bieter diskriminierungsfrei zur Nachreichung der fehlenden oder unvollständigen Unterlagen

auffordern. Für die Nachreichung wird eine angemessene Frist gesetzt.

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Es besteht keine Berechtigung der Bieter, fehlende oder unvollständige Unterlagen außerhalb

einer allgemeinen Nachforderungsrunde nachzureichen oder zu vervollständigen.

Das Recht des Auftraggebers, nach pflichtgemäßem Ermessen fehlende Erklärungen und

Nachweise nachzufordern oder deren Vervollständigung zu verlangen, begründet keine

Verantwortung des Auftraggebers für die Vollständigkeit der eingereichten Angebote. Die

Bieter bleiben für die vollständige und fristgerechte Einreichung aller erforderlichen Unterlagen

selbst verantwortlich.

4.3 Entscheidung über die Zuschlagserteilung

Die Wertung der eingereichten Dokumente, des Angebots und der Ergebnisse des PoC erfolgt

durch den AG. Einzelheiten zur Bewertung sind der „Bewertungsmatrix“ zu entnehmen. Die

Entscheidung über die Zuschlagserteilung wird dem AN schriftlich mitgeteilt.

Der Vertrag tritt mit Erteilung des Zuschlags bzw. zu dem auf dem Zuschlagsschreiben

vermerkten Start-Datum in Kraft.

4.4 Laufzeit

Die Hauptvertragslaufzeit beginnt mit dem Zeitpunkt der Zuschlagserteilung bzw. zum dort

benannten Datum des Vertragsbeginns und endet nach 24 Monaten. Es besteht für den AG

das einseitige Recht, den Vertrag bis zu dreimal mit einer Frist von jeweils 2 Monaten zum

Vertragsende jeweils um weitere 24 Monate zu verlängern.

4.5 Kostenersatz, Verbleib der eingereichten Unterlagen

Ein Kostenersatz für die Beteiligung am Verhandlungsverfahren und PoC wird nicht gewährt.

Die eingereichten Unterlagen werden Eigentum des AG und werden nicht an den Bieter

zurückgesandt.

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5 Übersicht über alle Vergabeunterlagen

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