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2026-028-AE | Kreativ- und Social Media-Agentur Anlage T03
Aufgabenbeschreibung
- Allgemeines
Mit 3,1 Millionen Versicherten und einem Haushaltsvolumen von über 18,5 Milliarden
Euro ist die AOK Niedersachsen bundesweit die siebtgrößte Krankenkasse unter den
gesetzlichen Krankenkassen. In Niedersachsen ist die AOK Marktführerin. An über 100
Standorten betreuen rund 7.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Versicherten in
allen Angelegenheiten rund um die Gesundheit. Ein positiver Mitgliedertrend, eine so-
lide Haushaltsführung sowie effiziente Strukturen verschaffen der AOK Niedersachsen
eine sichere Finanzbasis. Neben einem umfangreichen Leistungsspektrum für die Absi-
cherung im Krankheits- und Pflegefall bietet die AOK Niedersachsen viele Zusatzan-
gebote – von verschiedenen Wahltarifen über hervorragende Gesundheitsprogramme
hin zu attraktiven Mehrleistungen. Eine hohe Kundenzufriedenheit und Empfehlungsbe-
reitschaft belegt die Kundenorientierung der Gesundheitskasse.
Die AOK gestaltet Gesundheit, stärkt jeden individuell, übernimmt Verantwortung und
macht Nähe erlebbar. Sie versteht sich als verlässliche Partnerin für die Gesundheit
ihrer (potenziellen) Versicherten und Mitarbeitenden und steht ihnen auch in Zeiten des
Wandels beständig zur Seite. Sie versteht sich als Gestalterin im Gesundheitswesen. In
einer zunehmend komplexen und dynamischen Welt ist das Ziel, dass Versicherte spü-
ren und erleben, dass die AOK ihnen als Ansprechpartnerin und Begleiterin in allen Le-
bensphasen zur Seite steht – sowohl im Präventions-Bereich (Gesundheitsförderung)
als auch in der Versorgung (im Krankheitsfall). Diese Vision bietet Orientierung und
stärkt Vertrauen angesichts gesellschaftlicher, technologischer und politischer Verän-
derungen.
Die Identität und Markenstrategie der AOK vereint traditionelle Werte mit einem mo-
dernen Anspruch: Die Verantwortung der AOK reicht dabei über die medizinische Ver-
sorgung hinaus: Sie umfasst auch das Ziel, soziale, ökologische und ökonomische
Nachhaltigkeit zu fördern und damit einen Beitrag zu einer gesunden Gesellschaft zu
leisten. Nähe und Verantwortungsbereitschaft prägen die Interaktion der AOK mit Ver-
sicherten und Partnern, sei es im persönlichen Gespräch, digitalen Kontakt oder in der
Zusammenarbeit.
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Die AOK hat vier Markenwerte, die gemeinsam das Markenleitbild bilden:
• Gesundheit gestalten
• Verantwortung übernehmen
• Nähe erlebbar machen
• Jeden individuell stärken
Diese vier Markenwerte bilden sich um den Markenkern “Die Gesundheitskasse.” herum
und definieren die Haltung und das Handeln der AOK. Damit hebt sie sich klar vom
Wettbewerb ab; keine andere Krankenkasse außer der AOK bezeichnet sich als Ge-
sundheitskasse.
- Ausschreibungsgegenstand
Die Auftraggeberin sucht eine Kreativ- und Social-Media-Agentur für die Bera-
tung, Konzeption, Planung, Entwicklung, Gestaltung und – optional – für die Umset-
zung von Werbe- und Kundenbindungsmaßnahmen aller Art. Zielbild ist ein Modell, bei
dem die Agentur die strategische und konzeptionelle Ausgestaltung übernimmt und
grundlegende Werbemittelvorlagen (“Master-Assets”) erstellt. Die operative Umset-
zung der Werbemittel sowie deren Adaption wird sowohl intern durch die AOK als auch
– per gesondertem Einzelauftrag - von der Agentur übernommen. Dazu gehören die
Umsetzung, Produktion und Ausspielung. Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungs-
beschreibung.
Die Agentur wird mit weiteren bestehenden Dienstleistern der Auftraggeberin eng zu-
sammenarbeiten. Die Agentur soll dabei partnerschaftlich, kooperativ und auf Augen-
höhe mit der Auftraggeberin und ihren anderen Partnern arbeiten. Die Zusammenar-
beit erfolgt auf Basis von Einzelaufträgen. Jedes Projekt wird auf Basis eines oder meh-
rerer Briefings der Auftraggeberin durch die Agentur kalkuliert. Auf Grundlage dessen
wird ein Kostenvoranschlag erstellt und von der Auftraggeberin einzeln beauftragt.
Die Agentur übernimmt nach Beauftragung der Auftraggeberin die Entwicklung von
kreativen Gesamt- und Einzelkonzepten für alle relevanten Kommunikationskanäle
inkl. der textlichen und ggf. redaktionellen sowie grafischen Ausgestaltung und
Übergabe offener Daten der Master-Assets.
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Beabsichtigt ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung auf deren Grundlage Einzel-
aufträge erteilt werden. Die Laufzeit beträgt 24 Monate, optional besteht die Möglich-
keit zu einer zweimaligen Verlängerung um je ein Jahr. Eine Verlängerung erfolgt je-
weils im Oktober. Eine genaue Festlegung des Inhaltes der Einzelaufträge ist derzeit
noch nicht möglich, in den letzten Jahren betrug das Auftragsvolumen durchschnittlich
ca. 1.000.000 Euro netto/Jahr. Er richtet sich nach den jeweiligen Marktanforderungen.
Ein Anspruch auf Erteilung von Einzelaufträgen besteht nicht.
Die Auftraggeberin hält sich im Rahmen der Ausschreibung vor, dem Auftragnehmen-
den Tools im Bereich der Kollaboration oder KI-Integration vorzugeben.
2.1 Onboarding
Für einen erfolgreichen Projektstart ist eine gemeinsame Onboarding- und Transitions-
phase im Zeitraum vom 01.01.2027 bis 28.02.2027 vorgesehen.
Ziel dieser Phase ist die strukturierte, vollständige und möglichst risikoarme Überfüh-
rung sämtlicher relevanter Informationen, Prozesse, Zugänge, Assets, Dokumentatio-
nen und Arbeitsweisen von den bisherigen Agenturen auf die neue Agentur. Der Schwer-
punkt liegt dabei auf dem Wissenstransfer sowie der organisatorischen und techni-
schen Übergabe.
Die Onboarding- und Transitionsphase umfasst ausdrücklich keine operative Leis-
tungserbringung. Insbesondere sind die Konzeption, Erstellung, Steuerung oder Umset-
zung von Kommunikations-, Kreativ-, Kampagnen- oder Social-Media-Maßnahmen
nicht Bestandteil dieser Leistungsphase.
Im Rahmen des Onboardings erfolgt der grundlegende Wissenstransfer zur Zusam-
menarbeit mit der AOK Niedersachsen, die Einführung in bestehende Prozesse und
Tools sowie die Übergabe relevanter Informationen durch die derzeitigen Agentur-
partner.
Darüber hinaus erhält die neue Agentur umfassende Informationen zur Marke AOK Nie-
dersachsen, den geltenden Corporate-Design-Richtlinien sowie weiteren markenrele-
vanten Grundlagen. Die Einarbeitung in diese Inhalte erfolgt eigenverantwortlich
durch die Agentur innerhalb der Onboardingphase. Zum Abschluss der Onboarding-
und Transitionsphase erfolgt die technische und organisatorische Integration der
Agentur in die relevanten Kanäle und Systeme der AOK Niedersachsen.
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Für die Durchführung der Onboarding- und Transitionsphase ist von der Agentur eine
Pauschalvergütung für den gesamten Zweimonatszeitraum anzubieten. Die Kalkula-
tion soll sich an den im Angebot ausgewiesenen Tages-, Stunden- beziehungsweise
Leistungssätzen orientieren. Während der Onboardingphase finden regelmäßige Ab-
stimmungsformate mit der AOK Niedersachsen statt. Vorgesehen sind wöchentliche
Termine bestehend aus:
• einem Check-in (ca. 30 Minuten) sowie
• einem Check-out (ca. 60 Minuten).
Zusätzlich ist mit den derzeitigen Agenturen aus den Bereichen Kreativ und Social Me-
dia jeweils mindestens ein einstündiger Abstimmungstermin durchzuführen. Diese Ter-
mine werden von der AOK Niedersachsen begleitet.
Der über die genannten Abstimmungsformate hinausgehende zeitliche Aufwand für
Wissenstransfer, Einarbeitung, Dokumentationssichtung sowie interne Vorbereitung ist
von der Agentur eigenständig zu planen und in der angebotenen Pauschale zu berück-
sichtigen. Eine konkrete Stundenanzahl kann seitens der AOK Niedersachsen hierfür
nicht vorgegeben werden.
- Detailbeschreibung Leistungen
Das Aufgabengebiet der Agentur beinhaltet vor allem
• Die Entwicklung, Konzeption und Visualisierung von kreativen Leitideen und Kom-
munikationsansätzen und crossmedialen Kampagnen zur Unterstützung der
Marketing- und Vertriebsziele
• Professioneller und Urheberrechts- sowie Datenschutzkonformer Einsatz und Um-
gang mit KI-Tools zur effizienten Umsetzung o.ä.
• Nutzung und Weiterentwicklung („Verlängerung“) bundesweiter Kommunikati-
onsmittel und -formate (z.B. AOK-Dachkampagne), die über den AOK-Bundesver-
band bzw. den AOK-Contentroom Berlin als zentralen Kommunikationseinheit
der 11 Landes-AOKs bereitgestellt werden.
• Strategische Beratung zur Erfüllung der Kampagnenziele
• Medienentwicklung und -gestaltung on- und offline
• Die Entwicklung von Audio-, Film- und Bewegtbild-Formaten
• Die Entwicklung und Produktion von Radiospots und aller auditiven Werbemittel
• Entwicklung von offenen Dateien/Basisvorlagen (“Master-Assets”) für Werbemit-
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• Die Entwicklung von zielgruppenspezifischen und zielorientierten kanalübergrei-
fenden Kampagnen mit Fokus auf Vertrieb, Aufklärung, Produkte/Leistungen oder
Image/Marke.
• Die Entwicklung von Konzepten und Entwürfen für Printprodukte (z. B. Handouts,
Prospekte, Flyer, Broschüren, Kataloge, Listen, Publikationen, Plakate etc.)
• Die Entwicklung von Handouts, Informationsblättern etc. für den digitalen Ge-
brauch unter Berücksichtigung der Vorgaben für Barrierefreiheit
• Gestaltung von Webseiten. Die Entwicklung von Texten und Gestaltung von Ent-
würfen für Maßnahmen im Bereich der HR-Kommunikation, Vertriebskommunika-
tion und Partnerkommunikation, sowie die Umsetzung im CMS-System Typo 3. Die
Entwicklung von digitalen Werbemitteln für alle relevanten Kommunikationska-
näle (z. B. Social-Media-Kanäle) und Werbeformen (z. B. Display-Advertising).
• Die Betreuung der Social-Media-Präsenzen der AOK Niedersachsen auf Face-
book, Instagram, LinkedIn und Giphy/Tenor. Inklusive der Verlängerung der redak-
tionellen Beiträge auf diesen Plattformen über die Werbeanzeigenmanager.
• Die Integration von Influencern in geplante Kommunikationsmaßnahmen inklu-
sive Beauftragung/Vertragsabwicklung.
• Sowie die Umsetzung von Video- und Fotoproduktionen bei Bedarf durch UGC-
Creator oder Agentur-Mitarbeitende
• Option: Die Entwicklung von zielgruppenspezifischen Texten, redaktionellen In-
halte, sowie die Gestaltung von Entwürfen für alle relevanten Kommunikations-
kanäle.
• Die kontinuierliche Beobachtung relevanter Trends und Innovationen, insbeson-
dere im Bereich KI, sowie die Entwicklung zukunftsorientierter Konzepte für neue
Medien, Kanäle und Kommunikationsformate.
- Realisationsbetreuung
Der Auftragnehmer überwacht alle Produktionsschritte von der Entwicklung bis
zur druck- oder veröffentlichungsreifen Vorlage. Außerdem muss eine Budgetüber-
wachung mit laufendem Soll-Ist-Vergleichen erfolgen. Der Auftragnehmer kann
Dritte zur Realisierung/Produktion beauftragen. Die Schaltung der Werbemittel
durch die Kreativ-Agentur erfolgt nur in besonderen Einzelfällen, die nicht durch
die Media- bzw. Social-Media-Agentur abgedeckt sind. Auch dabei übernimmt der
Auftragnehmer die Termin-, Kosten- und Rechnungskontrolle sowie die Qualitäts-
sicherung.
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- Lieferung der Werbemittel
Auf Wunsch der AOK Niedersachsen sind die Medien auch niedersachsenweit an
die AOK-Standorte in Niedersachsen zu liefern. Daraus können sich bis zu 100 Lie-
feradressen ergeben. Der Auftragnehmer leistet die Koordination der Zulieferung
der Leistungsergebnisse zu weiteren beauftragten Agenturen/Unternehmen.
- Technische Anforderung
Daten werden vom Auftragnehmer in den marktüblichen Software-Versionen
(pdf/Powerpoint/InDesign/Photoshop/Illustrator/jpg/png/MP4/MOV/Gif/PDF) ge-
liefert. Zudem wird ein Ticketsystem für die Jobverwaltung eingesetzt. Der sichere
Umgang mit dem Content-Management-System für Websites Typo3 wird erwar-
tet.
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