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Vertragsbedingungen

1. Vertragsgegenstand Gegenstand dieses Vertrags ist die Konzeption, Entwicklung und Weiterentwicklung einer webbasierten Kinderschutz-App gemäß der Leistungsbeschreibung und dem Angebot des Auftragnehmers.

2. Leistungsumfang Der Leistungsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung sowie dem Angebot des Auftragnehmers. Bei Widersprüchen zwischen Leistungsbeschreibung und Angebot hat die Leistungsbeschreibung Vorrang, sofern zwischen den Vertragsparteien nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. Änderungen oder Ergänzungen des Leistungsumfangs bedürfen der vorherigen schriftlichen Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

3. Leistungsdurchführung und Meilensteine Die Umsetzung des Projekts erfolgt in mehreren aufeinander aufbauenden Projektphasen. Diese dienen der Strukturierung der Leistungserbringung sowie der Abnahme und Vergütung.

Die Projektphasen gliedern sich grundsätzlich wie folgt:

1. Konzeptions- und Einarbeitungsphase • Projektstart und Abstimmung mit dem Auftraggeber • Konkretisierung der Anforderungen und Projektstruktur

2. Bedarfsanalyse und partizipative Einbindung • Einbindung von Kindern, Jugendlichen und Fachkräften • Ableitung fachlicher und funktionaler Anforderungen

3. Entwicklung einer Beta-Version • Umsetzung zentraler Funktionen der Anwendung • Bereitstellung einer ersten funktionsfähigen Version

4. Testphase und Optimierung • Erprobung der Anwendung gemeinsam mit Kindern, Jugendlichen und Fachkräften • Anpassung und Weiterentwicklung auf Basis von Feedback

5. Finalisierung und Live-Gang (April 2028) • Fertigstellung der Anwendung • Bereitstellung der 昀椀nalen Version

Die konkrete Zeitplanung, die Meilensteine sowie die in den einzelnen Projektphasen zu erbringenden Leistungen werden nach Zuschlagserteilung gemeinsam zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt.

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4. Vergütung und Zahlungsmodalitäten Die Vergütung erfolgt auf Grundlage des im Angebot des Auftragnehmers angegebenen Gesamtpreises. Die Auszahlung erfolgt nach Erreichen und Abnahme folgender Meilensteine:

• 20 % nach Abschluss und Abnahme der Konzeptions- und Einarbeitungsphase • 60 % nach Bereitstellung und Abnahme der Beta-Version sowie Umsetzung der wesentlichen vereinbarten Funktionen der Anwendung • 20 % nach erfolgreicher Endabnahme der Anwendung

Die jeweiligen Leistungen gelten erst nach schriftlicher Bestätigung durch den Auftraggeber als abgenommen. Die genauen Zahlungsmodalitäten werden im Vertrag festgelegt.

5. Abnahme Die Leistungen gelten als erbracht, wenn sie den Anforderungen der Leistungsbeschreibung sowie den vereinbarten Arbeitsergebnissen entsprechen. Der Auftraggeber prüft die erbrachten Leistungen innerhalb von 20 Werktagen nach Übergabe und erklärt die Abnahme schriftlich. Werden im Rahmen der Prüfung wesentliche Mängel festgestellt, kann die Abnahme bis zu deren Beseitigung verweigert werden. Der Auftragnehmer hat festgestellte Mängel innerhalb einer angemessenen Frist zu beheben und die betreffenden Leistungen erneut zur Abnahme vorzulegen. Maßgeblich für die Abnahme sind insbesondere die in der Leistungsbeschreibung de昀椀nierten Anforderungen und Abnahmekriterien.

6. Nutzungsrechte und Übergabe Der Auftraggeber erhält an der im Rahmen dieses Vertrags entwickelten Anwendung sowie an allen projektspezi昀椀sch entwickelten Bestandteilen ein zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes Nutzungsrecht.

Das Nutzungsrecht umfasst insbesondere: • die Nutzung der Anwendung für eigene Zwecke • die Bearbeitung, Anpassung und Weiterentwicklung der Anwendung • die Vervielfältigung und Verbreitung der Anwendung • die Weitergabe und Nutzung der Anwendung durch Dritte, insbesondere durch weitere Träger, Einrichtungen und Kooperationspartner im Rahmen des Projektzwecks • die Integration und Kombination mit anderen Systemen und Anwendungen • die uneingeschränkte Weitergabe der Nutzungsrechte an Dritte

Der Auftragnehmer verp昀氀ichtet sich, dem Auftraggeber sämtliche zur Nutzung, P昀氀ege, Administration und Weiterentwicklung der Anwendung erforderlichen Unterlagen und Materialien zur Verfügung zu stellen.

Hierzu gehören insbesondere: • technische Dokumentation • Administrationsdokumentation • vollständige Zugangsdaten und Administrationszugänge • der aktuelle Quellcode in geeigneter Form • Kon昀椀gurationsdateien sowie sonstige für den Betrieb erforderliche Komponenten

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Der Auftragnehmer stellt sicher, dass der Einräumung dieser Rechte keine Rechte Dritter entgegenstehen. Die Anwendung ist so zu konzipieren, dass ein späterer Wechsel des Hosting- Anbieters, die Übernahme des Betriebs durch Dritte sowie die Weiterentwicklung durch andere Dienstleister grundsätzlich möglich sind. Standardkomponenten, Frameworks oder bereits bestehende Softwarebestandteile des Auftragnehmers, die nicht speziell für dieses Projekt entwickelt wurden, bleiben hiervon unberührt. Für diese Bestandteile erhält der Auftraggeber ein Nutzungsrecht, soweit dies für den Betrieb, die P昀氀ege und die Weiterentwicklung der Anwendung erforderlich ist. Die zur Administration erforderlichen Zugänge und Berechtigungen sind dem Auftraggeber spätestens mit Projektabschluss vollständig zu übergeben.

7. Wartung und Weiterentwicklung Der Auftragnehmer verp昀氀ichtet sich, während der Projektlaufzeit auftretende Fehler und technische Mängel innerhalb angemessener Fristen zu beheben. Hierzu zählen insbesondere Fehler, die die vereinbarte Funktionalität der Anwendung beeinträchtigen oder die Nutzung der Anwendung erheblich einschränken. Der Auftragnehmer hat im Angebot ein Wartungs- und Supportkonzept vorzulegen. Dieses soll insbesondere Angaben enthalten zu:

• Meldewegen für Fehler und technische Störungen • vorgesehenen Reaktions- und Bearbeitungszeiten • Wartungs- und Updateverfahren • Ansprechpartnern für Supportanfragen

Weiterentwicklungen der Anwendung, die über die in der Leistungsbeschreibung vereinbarten Leistungen hinausgehen, sind nicht Bestandteil dieses Vertrags und bedürfen einer gesonderten Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

8. Datenschutz Der Auftragnehmer verp昀氀ichtet sich zur Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller einschlägigen nationalen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zu treffen. Sofern personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, wird zwischen den Parteien vor Beginn der Datenverarbeitung ein gesonderter Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

9. Zusammenarbeit und Kommunikation Die Vertragsparteien arbeiten während der gesamten Projektlaufzeit vertrauensvoll zusammen und stimmen sich regelmäßig über den Projektfortschritt ab. Hierzu gehören insbesondere regelmäßige Abstimmungstermine, Feedbackschleifen sowie die gemeinsame Besprechung wesentlicher Projektentscheidungen. Beide Vertragsparteien benennen jeweils eine verantwortliche Ansprechperson für die laufende Projektkoordination. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber frühzeitig über Risiken, Verzögerungen oder sonstige Umstände, die die vertragsgemäße Umsetzung des Projekts beeinträchtigen könnten. Die konkrete Ausgestaltung der Projektkommunikation erfolgt in Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

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10. Kündigung Der Vertrag kann von beiden Vertragsparteien aus wichtigem Grund außerordentlich gekündigt werden.

Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, bei: • schwerwiegenden Vertragsverletzungen • wiederholter Nichterfüllung vereinbarter Leistungen • erheblichen und trotz entsprechender Aufforderung nicht behobenen Leistungsstörungen • Umständen, die eine vertragsgemäße Durchführung des Projekts dauerhaft unmöglich machen

Vor einer außerordentlichen Kündigung ist der jeweils anderen Vertragspartei grundsätzlich Gelegenheit zur Beseitigung der beanstandeten Mängel innerhalb einer angemessenen Frist zu geben, soweit dies im Einzelfall zumutbar ist. Im Falle einer vorzeitigen Vertragsbeendigung hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber sämtliche bis dahin erstellten Arbeitsergebnisse, Dokumentationen, Quellcodes, Kon昀椀gurationsdateien sowie sonstige für die Fortführung des Projekts erforderlichen Unterlagen und Materialien zu übergeben. Die bis zum Zeitpunkt der Vertragsbeendigung vertragsgemäß erbrachten Leistungen sind entsprechend ihrem Leistungsstand zu vergüten.

11. Haftung Die Vertragsparteien haften im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für Schäden, die aus der Nichterfüllung oder mangelhaften Erfüllung dieses Vertrags entstehen.

12. Schlussbestimmungen Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt eine Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen und inhaltlichen Zweck der ursprünglichen Regelung am nächsten kommt. Nebenabreden zu diesem Vertrag bestehen nicht.

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