Anlage 6_Verfahrensbrief.pdf

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Verfahrensbrief Vergabe-Nr. BSW-VVT-WSB1-513-26 Anlage 6 der Vergabeunterlagen

Maßnahme: Kontaktbörse Baugemeinschaften Leistung: Konzeption, Umsetzung und Pflege von Kontaktbörse, Onlineportal und Landingpage

Ablauf des Vergabeverfahrens Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages

Sehr geehrte Damen und Herren,

es ist beabsichtigt, die in anliegender Leistungsbeschreibung bezeichneten Leistungen im Namen und für Rechnung der Freien und Hansestadt Hamburg zu vergeben. Die Bewer- bungsbedingungen sind als Anlage beigefügt. Einzelheiten ergeben sich aus den Anlagen.

Falls Sie bereit sind, die Leistungen zu übernehmen, werden Sie gebeten, Ihre/n Bewer- bung/Teilnahmeantrag mittels der kostenlosen elektronischen Angebotsabgabe (eVergabe) abzugeben und diese/n mit der vorgegebenen Signaturmethode zu signieren. Der Zugang zur eVergabe steht Ihnen im Bieterportal unter www.bieterportal.hamburg.de zur Verfügung.

Bewerbergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung aller ihrer Mitglie- der auf dem Vordruck "Erklärung der Bietergemeinschaft" abzugeben. Der Vordruck wird als Anlage beigefügt. Ein Wechsel der Identität des Bewerbers oder der Bietergemeinschaft ist nicht zugelassen. Bitte beachten Sie die Ausfüllhinweise im Vordruck Eignung. Die mit dem Teilnahmeantrag einzureichenden Erklärungen und Nachweise für die Eignungsprüfung ei- ner Bewerber-/ Bietergemeinschaft sind diesem Verfahrensbrief (siehe Ablauf des Vergabe- verfahrens) zu entnehmen.

Sofern Sie beabsichtigen, die Leistung (teilweise) durch Unterauftragnehmer (Nachunterneh- mer) ausführen zu lassen, ist eine entsprechende Erklärung im Teilnahmeantrag abzugeben, die betroffenen Leistungsteile sind auf dem Vordruck Verzeichnis Unterauftragnehmer zu be- nennen, die Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer ist mit Abgabe des Teilnahmean- trages einzureichen und die Zustimmung der Auftraggeberin vor der Leistungsausführung einzuholen. Sollten Sie ein anderes Unternehmen zudem zum Nachweis Ihrer Eignung in An- spruch nehmen wollen (Eignungsleihe), sind dazu besondere Angaben im Vordruck Eignung zu machen (bei Ziffer 2) und die Verpflichtungserklärung Eignungsleihe ist mit dem Teilnah- meantrag einzureichen.

Zu dieser Ausschreibung werden nur Anfragen beantwortet, die über die Bieterkommunika- tion ("Kommunikation mit der Vergabestelle") der eVergabe innerhalb der Frist für Bieterfra- gen gestellt werden. Die Antworten der Vergabestelle werden zeitnah über die Bieterkommu- nikation der eVergabe veröffentlicht und werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. Der Ein- wand, dass der Bewerber über den Umfang der Leistung oder über die Art und Weise der Ausführung nicht genügend unterrichtet gewesen sei, ist ausgeschlossen.

Auskünfte erteilt die Beschaffungsstelle der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen, E- Mail: beschaffungsstelle@bsw.hamburg.de

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Auskunftserteilungen erhalten in der elektronischen eVergabe registrierte Firmen über den Menüpunkt "Nachrichten" nur dann, wenn Sie als Firma im Bieterportal registriert, als solche

angemeldet sind und auf die Ausschreibung zugegriffen haben, d.h. "Teilnahmeantrag bear- beiten" durch Anklicken aktiviert haben.

Mit freundlichen Grüßen Abteilung Beschaffungswesen

Anlagen

Teilnahmeantrag Erklärung der Bietergemeinschaft Information zur DSGVO Vordruck Eignung Bewerbungsbedingungen (BWB) Verzeichnis Unterauftragnehmer

Leistungsbeschreibung Eignungsmatrix Zuschlagskriterien Vertragsentwurf Auftragsverarbeitung Verfahrensbrief Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer

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I. Teilnahmewettbewerb (Schritt 1)

Es handelt sich in diesem ersten Verfahrensschritt zunächst um einen öffentlichen Teilnah- mewettbewerb, so dass noch kein Angebot einzureichen ist, sondern nur ein Teilnahmean- trag mit den nachfolgend genannten Unterlagen. Innerhalb dieses Teilnahmewettbewerbes wird die Eignung der Bewerber überprüft.

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen und Nachweise einzureichen:

• Zahlung von Steuern und Beiträge für Versicherungen: Es können nur Unternehmen berücksichtigt werden, die ihren gesetzlichen Pflichten zur Zahlung der erhobenen Steuern sowie der Beiträge zur Sozialversicherung (Kran- ken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) nachgekommen sind. (Nachweis durch Vordruck "Eignung") • Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung Nachweis über Eintragung im Berufs- und Handelsregister des Landes, indem Sie an- sässig sind (Nachweis durch HR-Auszug, Gewerbeanmeldung o.ä.) • Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung: Geben Sie eine Eigenerklärung zur Versicherung oder eine Kopie des Versicherungs- scheines ab, dass Personenschäden, Sachschäden, Vermögensschäden mindestens in Höhe des Angebotswertes abgedeckt sind bzw. bei Zuschlagserteilung vorliegen wird. (Der Nachweis bleibt ausdrücklich vorbehalten.) • Fachkundenachweis: Technische Kenntnisse im Bereich Drupal 10 und CoreMedia 12 Nachzuweisen durch Benennung der/des Mitarbeitenden, der/die bereits mit den An- wendungen gearbeitet hat, mit Details dazu, was bearbeitet wurde und wann zuletzt mit den Anwendungen gearbeitet wurde.

Bei den vorgenannten 4 Kriterien handelt es sich um Mindestkriterien, die zwingend zu erfül- len sind. Erfüllt ein Bewerber/ eine Bewerberin eines dieser Kriterien nicht, wird er/sie man- gels Eignung vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Sofern der Teilnahmeantrag von einer Bewerbergemeinschaft abgegeben wird, müssen alle Mitglieder jeweils den unterzeichneten Vordruck „Bietergemeinschaft“ und die vorgenannten Erklärungen und Nachweise einreichen.

Bewerber_Innen, die alle Mindestkriterien erfüllen, können Ihre Markterfahrung durch Refe- renzen und Erfahrung in vergleichbaren Projekte gemäß den Anforderungen dieser Aus- schreibung nachweisen. Belegen Sie Ihre Erfahrung durch max. 5 Referenzen in jeder Kate- gorie unter Angabe des Auftraggebers mit Kontaktinformationen des Ansprechpartners, des Zeitraums der Leistungserbringung, des ungefähren Auftragsvolumens und einer genauen Beschreibung der erbrachten Leistungen.

Die Bewertung der Referenzen und Nachweise zur Markterfahrung erfolgt grundsätzlich hin- sichtlich der Qualität und Vergleichbarkeit der Aufgabenstellung des Auftrags. Dabei wird 3

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eine Referenz als umso vergleichbarer beurteilt, je stärker sich das Referenzprojekt und das ausgeschriebene Projekt in Art und Umfang ähneln (insbesondere in Bezug auf die Vorge- hensweise sowie auf die Aufgaben und die Organisationsform des jeweiligen AG).

Die eingereichten Referenzen und Nachweise zur Markterfahrung werden gemäß nachste- hender Tabelle bewertet und eine Rangfolge unter den Bewerbern, die die Mindestkriterien erfüllt haben, gebildet:

Kriterien für die Bewertung der Markterfahrung:

Die Eignungskriterien und Informationen zur Punktevergabe entnehmen Sie bitte auch An- lage 2 Eignungsmatrix in den Vergabeunterlagen.

Der Bewerber kann auch auf Kooperationen oder auf Dritte verweisen, falls er bestimmte Leis- tungen durch diese durchführen lässt. In diesem Fall hat der Anbieter die Kenntnisse und Er- fahrungen Dritter im Wege der Eignungsleihe nachzuweisen.

Anzahl zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wer- den: Sofern genügend Bewerber zur Verfügung stehen, fordert die Vergabestelle mindes- tens drei Bewerber gemäß Wertungsreihenfolge zur Teilnahme an der Verhandlungsver- gabe (Abgabe eines Angebotes) auf. Der Bewerber mit der höchsten Punktzahl gemäß Mat- rix Eignungskriterien befindet sich auf Rang 1.

Nicht ausgewählte Bewerber erhalten ein Absageschreiben. Sobald eine endgültige Ent- scheidung getroffen wurde, werden wir Sie informieren. Dies wird voraussichtlich frühestens in KW 40 der Fall sein.

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Es ist zwingend darauf zu achten, dass mit dem Teilnahmeantrag noch kein Angebot ab- gegeben wird. Bewerber, welche im Teilnahmeverfahren ein Angebot abgeben, müssen vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. Nur diejenigen Unternehmen, die gesondert dazu aufgefordert werden, dürfen ein Angebot abgeben. Die beigefügte Leistungsbeschrei- bung ist rein informativ und dient der Beurteilung, ob Sie sich am Verfahren beteiligen möch- ten.

Bewerbungen/Teilnahmeanträge werden nicht verlesen, Bewerber nicht bekannt gegeben. Bis zum Einreichungstermin können die Teilnahmeanträge geändert werden; die Änderungs- mitteilung ist in gleicher Weise einzureichen.

Mit den Teilnahmeunterlagen versendet die Vergabestelle das Vertragsmuster – Werkvertrag – der Freien und Hansestadt Hamburg. In diesem Vertragsmuster werden ggf. noch Ände- rungen bzw. Ergänzungen vorgenommen.

II. Aufforderung zur Angebotsabgabe (Schritt 2)

Mit der Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebotes versendet die Vergabestelle die aktu- ellen Vergabeunterlagen für die Verhandlungsphase einschließlich der Vertragsunterlagen.

Die Auftraggeberin kann den Zuschlag, auch ohne zuvor verhandelt zu haben, unter Beach- tung der Grundsätze nach § 2 Abs. 1 und 2 UVgO auf ein Angebot erteilen (§ 12 Abs. 4, S. 2).

Die abgegebenen Erstangebote werden nach einer formalen Prüfung anhand der nachfolgend genannten Zuschlagskriterien bewertet. Der Bieter mit der höchsten Punktzahl befindet sich auf Rang 1. Anhand der Wertungsreihenfolge beabsichtigt die Auftraggeberin (sofern genü- gend Angebote vorliegen) mindestens drei Bieter zur Verhandlungsrunde einzuladen.

Zuschlagskriterien

Die Bewertung in Punkten ist der Anlage 3 Zuschlagskriterien und Anlage der Vergabeunter- lagen zu entnehmen.

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III. Verhandlungsrunde (Schritt 3)

Zur Verhandlungsrunde werden (sofern genügend Angebote vorliegen) mindestens drei Bie- ter eingeladen.

In dem Verhandlungsgespräch stellt der Bieter sein Leistungsangebot detailliert vor, ebenso die für die Auftragserfüllung handelnden Personen. Der Bieter erhält die Möglichkeit, zu den zur Verfügung gestellten Vertragsunterlagen und Bestandteilen der Leistungsbeschreibung Fragen zu stellen und Änderungen vorzuschlagen.

Informationen (z.B. Einladungen zum Verhandlungsgespräch) werden ausschließlich elektro- nisch versendet. Die Verhandlungen finden voraussichtlich in den Räumen der BUKEA statt, ansonsten digital.

Die Bieter haben sicherzustellen, dass im Verhandlungszeitraum personelle Ressourcen zur Verfügung stehen. Auf Seiten der Bieter sollen mindestens ein von der Geschäftsleitung be- vollmächtigtes Mitglied sowie die späteren für die Auftragserfüllung zuständigen Ansprech- partner/innen teilnehmen.

Für die Ausarbeitung für das Verhandlungsgespräch wird keine Vergütung/Honorar gezahlt. Auch findet keine Erstattung sonstiger Kosten wie z.B. Reisekosten statt.

Die Auftraggeberin behält sich vor, den Zuschlag nach Durchführung der Verhandlungsge- spräche zu erteilen, sofern alle Bieter die Abgabe eines überarbeiteten Angebots nicht für er- forderlich halten. Von daher wird mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots erwartet, dass das eingereichte Angebot bereits umfassend den beschriebenen Erwartungen entspricht und zuschlagsfähig ist. Die Auftraggeberin behält sich vor, weitere Angebots- und Verhandlungsrunden durchzuführen und die Zahl der im Verfahren weiter zu berücksichtigenden Bieter auf bis zu zwei zu reduzie- ren (vgl. § 17 Abs. 12 VgV) und diese zur Abgabe eines finalen Angebotes aufzufordern. In diesem Fall werden die betroffenen Bieter über die Gründe für diese Entscheidung informiert.

IV. Final Call (Schritt 4)

Im Anschluss an die erste und ggf. weitere Angebots- und Verhandlungsrunden ist beabsich- tigt, die noch im Verfahren verbliebenen Bieter zur Abgabe finaler Angebote aufzufordern. Mit der Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote werden den Bietern die ggf. angepassten Vergabeunterlagen zugeleitet.

Nach Eingang der finalen Angebote wird auf Basis der bereits mit der Aufforderung zur Abgabe von Erstangeboten mitgeteilten Zuschlagskriterien (Wertungsmatrix) das wirtschaftlichste An- gebot ermittelt und darauf der Zuschlag erteilt.

Die Auftraggeberin behält sich vor, den Zuschlag auch ohne „Final Call“ zu erteilen.

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V. Zeitplan für das Vergabeverfahren

22.09.2026 10:00 Uhr Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge 22.09.-02.10.2026 Auswertung der Teilnahmeanträge 02.10.2026 voraussichtlicher Versand der Aufforderung zur Angebotsabgabe 16.10.2026 10:30 Uhr Angebotsfrist 16.10.-26.10.2026 Auswertung der Angebote / Einladung Verhandlungsgespräche KW 44/45 Verhandlungsgespräche und Überarbeitung Vergabeunterlagen 12.11.2026 Aufforderung zur Abgabe eines überarbeiteten, ggf. finalen Angebotes 26.11.2026, 10:00 Uhr Angebotsfrist finale Angebote KW 51/51 Zuschlagserteilung

Änderungen im Zeitplan behält sich die Auftraggeberin ausdrücklich vor.

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