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Hinweis: Dieser Anhang konkretisiert die Auftragsverarbeitung hinsichtlich der Daten, des Zwecks, der Betroffenen, etc. Der Anhang ist vom Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung auszufüllen, wenn im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten verarbeitet werden, und ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags sowie des Rahmenvertrags.
Anhang 2.1
AVA Formblatt
zu Anlage 3 Datenschutz und Informationssicherheit
zum Rahmenvertrag vom TT.MM.JJJJ
zwischen
Landesbank Hessen-Thüringen Girozentrale
Neue Mainzer Straße 52 -58
60311 Frankfurt
- nachfolgend Helaba oder Auftraggeber genannt –
und
[Adresszeile 1: Vollständige Firmierung des Auftragnehmers]
[Adresszeile 2: Straße des Auftragnehmers]
[Adresszeile 3: PLZ und Stadt des Auftragnehmers]
- nachfolgend [Kürzel des Auftragnehmers] oder Auftragnehmer
genannt -
- zusammen auch „Vertragspartner“, „Vertragsparteien“ oder „Parteien“
genannt –
Version 0.9
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Anhang 2.1 – AVA Formblatt
INHALTSVERZEICHNIS
1 Gegenstand der Verarbeitung (des Auftrags) .................................................. 3
2 Dauer des Auftrags............................................................................................. 3
3 Zweck der Verarbeitung ..................................................................................... 3
3.1 Zwecke der Buchhaltung (Finance) ................................................................... 3
3.2 Zwecke der Personalverwaltung (HR) ............................................................... 3
3.3 Zwecke des Gebäudemanagements (Facility) ................................................... 4
3.4 Zwecke der EDV / IT .......................................................................................... 4
3.5 Sonstige Zwecke ............................................................................................... 4
4 Datenarten / -kategorien ..................................................................................... 5
5 Kreis der Betroffenen ......................................................................................... 5
6 Unterauftragnehmer ........................................................................................... 6
7 Offenlegung von Daten an Empfänger in Drittländern .................................... 6
8 Besondere technische und organisatorische Maßnahmen ............................ 6
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Anhang 2.1 – AVA Formblatt
Die Helaba (Auftraggeber) und der Auftragnehmer treffen zum Vertrag über die Auftragsverarbeitung vom [XX.XX.XXXX] (nachfolgend „AVV“) ergänzend für die Erbringung von Leistungen durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber folgende Festlegungen:
1 Gegenstand der Verarbeitung (des Auftrags)
☒ Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem Rahmenvertrag über die Erbringung von IT-Leistungen im Rahmen der Weiterentwicklung des Infoportals der WIBank.
☐ Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus [sonstigen schriftlichen Dokumenten] vom [XX.XX.XXXX].
☐ Gegenstand des Auftrags ist: [Konkrete Beschreibung des Auftragsgegenstandes]
2 Dauer des Auftrags
☒ Die Dauer des Auftrags ergibt sich aus dem schriftlichen Rahmenvertrag, geschlossen mit Zuschlag im Vergabeverfahren XXXXXXX, Vergabe Nr. XXX- 26.
☐ Der Auftrag beginnt am [XX.XX.XXXX] und endet am [XX.XX.XXXX].
☐ Der Auftrag beginnt mit Unterzeichnung dieses Vertrags und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er ist mit einer Frist von [Angabe einer Frist] kündbar. Die Möglichkeit zur fristlosen Kündigung aus besonderem Grund bleibt hiervon unberührt.
☐ Der Auftrag wird zur einmaligen Ausführung in folgendem Zeitraum geschlossen: [Angabe eines konkreten Zeitraums]
3 Zweck der Verarbeitung
Die Tätigkeit des Auftragnehmers dient folgenden vereinbarten Zwecken:
☐ Unterstützung von Kunden und Geschäftspartnern bei der Durchführung von Verträgen oder Aufträgen
☐ Versand von Waren / Erbringung von Dienstleistungen
☐ Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern
☐ Kundenbefragungen im Rahmen von Markt- und Meinungsforschung
3.1 Zwecke der Buchhaltung (Finance)
☐ Gewährleistung der ordentlichen und gesetzeskonformen Buchhaltung
☐ Rechnungsstellung für bezogene Waren / Dienstleistungen
3.2 Zwecke der Personalverwaltung (HR)
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Anhang 2.1 – AVA Formblatt
☐ Pflege und Verwaltung von Mitarbeiterdaten
☐ Angestelltenentwicklungsplanung
☐ Dokumentation von Arbeitszeiten
☐ Zahlung von Gehältern und Löhnen
☐ Planung und Verwaltung von Fortbildungs- und Trainingsmaßnahmen
☐ Mitarbeiterbeurteilung / Leistungsbewertung
☐ Verwaltung von Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter/Innen
☐ Verwaltung von Bewerbungen
☐ Dokumentation und Festlegung von Compensations und Benefits
3.3 Zwecke des Gebäudemanagements (Facility)
☐ Überwachung betrieblicher Einrichtungen
☐ Gewährleistung des Zutrittsschutzes
☐ Ermöglichung der Verfolgung von Straftaten
☐ Wahrnehmung des Hausrechts
☐ Gewährleistung der ordnungsgemäßen Akten- und Datenträgervernichtung
3.4 Zwecke der EDV / IT
☐ Kommunikation mittels elektronischer Medien
☐ Ermöglichung der Kontaktierung von Mitarbeitern/Innen
☐ Dokumentation von Terminen von Mitarbeitern/Innen
☐ Zugangsverwaltung hinsichtlich IUK-Technik und Unternehmensnetzwerk
☐ Verwaltung von Berechtigungen
☐ Verwaltung von Softwarelizenzen
☐ Telekommunikationskostenabrechnung
3.5 Sonstige Zwecke
☐ Pflege und Verbesserung von Kommunikationsprozessen
☐ Reisebuchung und Reisekostenabrechnung
☐ Qualitätssicherung
☐ Weitere – [Bitte beschreiben]:
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Anhang 2.1 – AVA Formblatt
4 Datenarten / -kategorien
| Folgende Datenarten sind Gegenstand dieses Auftrags: | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ☐ Adressdaten | ☐ Gesundheitsdaten | ☐ Gesundheitsdaten | ☐ Personal- und Identifikationsnummern | |||||||||
| ☐ Alter | ☐ Kreditkartendaten | ☐ Kreditkartendaten | ☐Reisebuchungs- und -abrechnungsdaten | |||||||||
| ☐ Arbeitszeitdaten | ☐ | ☐ Telekommunikations- abrechnungsdaten | ||||||||||
| Kundenverhaltensdate | ||||||||||||
| n | ||||||||||||
| ☐ Audiodaten | ☐ Lohn- und Gehaltsdaten | ☐ Lohn- und | ☐ Telekommunikations- verbindungsdaten | |||||||||
| Gehaltsdaten | ||||||||||||
| ☐ Bankverbindungsdaten | ☐ Mitarbeiter- bewertungen | ☐ Mitarbeiter- | ☐ Telefonnummern | |||||||||
| inkl. | bewertungen | |||||||||||
| Zahlungsverkehrsdaten | ||||||||||||
| ☐ Bewerberdaten | ☐ Mitarbeiter- qualifikationen und -eigenschaften | ☐ Mitarbeiter- | ☐ Vertragsdaten | |||||||||
| qualifikationen | ||||||||||||
| und -eigenschaften | ||||||||||||
| ☐ Bilddaten | ☐ Namen | ☐ Namen | ☐ Videodaten | |||||||||
| ☐ Hobbys | ☐ Nutzerkennungen | ☐ Nutzerkennungen | ☐ Zahlungsdaten | |||||||||
| ☐ E-Mails | ☐ Passwörter | ☐ Passwörter | ☐ Zugangsdaten | |||||||||
| ☐ Sonstige: | [Bitte ergänzen | ] |
5 Kreis der Betroffenen
Folgende Kategorien von Betroffenen sind Gegenstand des Auftrags:
☐ Beschäftigte
☐ Auszubildende und Praktikanten
☐ Bewerber
☐ ehemalige Arbeitnehmer
☐ freie Mitarbeiter
☐ Gesellschafter
☐ Angehörige von Beschäftigten
☐ Kunden
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Anhang 2.1 – AVA Formblatt
☐ Interessenten
☐ Lieferanten und Dienstleister
☐ Mieter
☐ Geschäftspartner
☐ externe Berater
☐ Besucher
☐ Pressevertreter
☐ Sonstige: [Bitte ergänzen]
6 Unterauftragnehmer
Der Auftragnehmer setzt für die Verarbeitung keine Unterauftragnehmer ein.
[Alternative:] Der Auftragnehmer setzt für die Verarbeitung folgende Unterauftragnehmer ein:
[Name, Anschrift, vom Unterauftragnehmer erbrachte Leistung]
7 Offenlegung von Daten an Empfänger in Drittländern
Eine Offenlegung von Daten an Empfänger in Drittländern erfolgt nicht.
[Alternative:] Der Auftragnehmer legt Daten gemäß Ziff. 4 gegenüber folgenden Kategorien von Empfängern in Drittländern offen und hat dafür die folgenden Bedingungen i.S.d. Art. 44 ff. DSGVO getroffen:
[Kategorie von Empfängern, getroffene Bedingungen i.S.d. Art. 44 ff. DSGVO]
8 Besondere technische und organisatorische Maßnahmen
Der Auftragnehmer hat über die AVA TOM hinaus folgende besondere technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO für die Verarbeitung getroffen:
☐ Besonders abgegrenzte oder geschützte Gebäudeteile
☐ Besonders restriktiver Zugriff (restriktive Rollenvergabe, VAP, …)
☐ Spezielle Protokolle
☐ Besondere Maßnahmen der Verschlüsselung
☐ Trusted Employee-Bereich
☐ Besondere Kameraüberwachung
☐ Zusätzliche Backups / Ausfallrechenzentrum im Salzstock / …
☐ Leckage-System
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Anhang 2.1 – AVA Formblatt
☐ Sonstiges: [Bitte ergänzen]
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