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Teil A: Verfahrensbedingungen
für Restaurierungsleistungen im Rahmen der Umsetzung des Masterplans MB2030
Inhalt
1 Hintergrund des Vergabeverfahrens ....................................................................................2
2 Gegenstand des Vergabeverfahrens ...................................................................................2
3 Auftraggeberin .....................................................................................................................3
4 Vergabeunterlagen ..............................................................................................................3
5 Verfahrensart ......................................................................................................................4
6 Ablauf des Vergabeverfahrens ............................................................................................4
7 Zeitplan und Fristen des Vergabeverfahrens .......................................................................4
8 Eignungskriterien und Auswahl der Unternehmen ...............................................................5
9 Zuschlagskriterien, Vertragsschluss ....................................................................................8
10 Elektronische Abwicklung ................................................................................................ 10
11 Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten ............................................................. 10
12 Hinweise zur eingesetzten Verschlüsselung und Zeiterfassung ....................................... 11
13 Verfahrenssprache .......................................................................................................... 12
14 Datenschutz .................................................................................................................... 12
15 Vertraulichkeit .................................................................................................................. 12
16 Vergütung für die Teilnahme am Verfahren ..................................................................... 13
17 Objektbegutachtung ........................................................................................................ 13
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1 Hintergrund des Vergabeverfahrens
Das Projekt „Marienburg 2030“ startete im Jahr 2020 mit dem Ziel, Schloss Marienburg als öffentliches Museum zu nutzen. Ausgangspunkt war der Übergang der geschichtsträchtigen Immobilie und des historischen Inventars aus dem Privatbesitz des Hauses Hannover in die Stiftung Schloss Marienburg. Damit verbunden ist die Verpflichtung, das kulturelle Erbe dauerhaft für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen, es wissenschaftlich zu erschließen und denkmalgerecht zu erhalten.
Mit der Ausarbeitung einer entsprechenden Machbarkeitsstudie erfolgte die Erfassung des umfangreichen Kulturguts und die notwendigen kuratorischen sowie restauratorischen Grundstrukturen für den zukünftigen Museumsbetrieb. Nach dem positiven Ergebnis dieser Vorstudie startete im Jahr 2022 die interdisziplinäre Ausarbeitung eines detaillierten Masterplans.
Das Herzstück dieses Museumskonzepts bildet ein abwechslungsreicher und informativer Rundgang durch die historischen Schlossräume. Für die Umsetzung dieses Konzepts stellt der Beauftragte für Kultur und Medien der Bundesregierung (BKM) und das Land Niedersachsen Mittel für die Restaurierung der zukünftigen Exponate zur Verfügung. Hierdurch ist es der Stiftung Schloss Marienburg möglich, Konservierungs- und Restaurierungsleistungen für die ersten 45 zukünftigen Ausstellungsstücke aufgeteilt in 17 Lose auszuschreiben.(→ Anlage 1 Lose 01-17)
2 Gegenstand des Vergabeverfahrens
Die ausgeschriebenen Leistungen dienen dem Ziel, die Objekte in einen konservatorisch stabilen, ausstellungsfähigen Zustand zu versetzen. Das Erarbeiten und Umsetzten eines fundierten Konservierungs- und Restaurierungskonzepts im Sinne des Herstellens der Ausstellungsfähigkeit ist zentraler Bestandteil der zu erbringenden Leistungen. Diese umfassen folgende grundlegende Anforderungen:
• Bestandsaufnahme und Befunddokumentation. • Schadensanalyse und konservatorische Beurteilung. • Erarbeitung eines restauratorischen Maßnahmenkonzepts. • Durchführung von Sicherungs-, Reinigungs-, Festigungs- und Restaurierungsmaßnahmen. • Demontage, Verpackung, Transport und Rückführung, sofern erforderlich. • Dokumentation des Ist-Zustands, der Maßnahmen und der verwendeten Materialien. • Abstimmung mit der Auftraggeberin während der Ausführung. • Abschlussdokumentation mit Fotodokumentation und Empfehlung zur weiteren Pflege.
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3 Auftraggeberin
Auftraggeberin im Rahmen dieses Vergabeverfahrens ist die Stiftung Schloss Marienburg, vertreten durch den Stiftungsvorstand Dr. Mario Mathias Ohle, Marienberg 1, 30982 Pattensen.
4 Vergabeunterlagen
Das Vergabeverfahren ist ein EU-weites zweistufiges Verhandlungsverfahren.
Die 1. Stufe ist der Teilnahmewettbewerb, der dazu dient, einen Wettbewerb bekanntzumachen und die geeignetsten Bewerber zu ermitteln.
Die 2. Stufe ist die Angebotsphase, die sich nur noch an den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Kreis von Bietern richtet. Diese werden nach der Eignungsprüfung zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Die Auftraggeberin stellt für das Vergabeverfahren die folgenden Unterlagen zur Verfügung (Änderungen und Ergänzungen im Laufe des Verfahrens bleiben vorbehalten):
Stufe 1
• Teil A: Verfahrensbedingungen mit Anlage 1: Lose 01-17, Anlage 2: Anforderungen an Referenzen • Teil B: Teilnahmeantrag
Stufe 2
• Teil C: Leistungsbeschreibung • Teil D: Vertragsentwurf • Teil E: Angebotsschreiben
Die Auftraggeberin stellt Unterlagen im Rahmen des Vergabeverfahrens ausschließlich in elektronischer Form zur Verfügung. Sollten sich Dateien als beschädigt oder nicht zu öffnen erweisen, ist die Auftraggeberin hierüber umgehend zu informieren. Gleiches gilt, wenn Bewerber oder Bieter etwaige inhaltliche Unklarheiten in den Vergabeunterlagen feststellen.
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5 Verfahrensart
Das Vergabeverfahren wird als EU-weites Verhandlungsverfahren mit vorgezogenem Teilnahmewettbewerb gemäß § 119 Abs. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 17 der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt.
6 Ablauf des Vergabeverfahrens
Als erste Stufe des Vergabeverfahrens führt die Auftraggeberin einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb durch, in welchem sie auf Basis der in der Auftragsbekanntmachung (sowie Teil A, 8 Eignungskriterien und Auswahl der Unternehmen) genannten Kriterien jene Bewerber auswählt, die sie zur Abgabe von Erstangeboten und zu Verhandlungen auffordert.
In der zweiten Stufe des Vergabeverfahrens fordert die Auftraggeberin die ausgewählten Unternehmen unter Fristsetzung zur Abgabe eines Erstangebotes auf. In der anschließenden Verhandlungsphase verhandelt die Auftraggeberin mit den Bietern über Leistungsinhalte, Preise und Vertragsbedingungen. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Zuschlag bereits auf ein Erstangebot zu erteilen (§ 17 Abs. 11 VgV). Die Bieter sind daher dazu verpflichtet, zuschlagsfähige Erstangebote abzugeben. Nach Beendigung der Verhandlungsphase fordert die Auftraggeberin die Bieter zur Abgabe verbindlicher, finaler Angebote auf. Die Auftraggeberin behält sich vor, unter Berücksichtigung der Verhandlungen Änderungen am Leistungsinhalt und den vertraglichen Regelungen vorzunehmen. Die finalen Angebote werden unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien (Teil A, 9 Zuschlagskriterien, Vertragsschluss) gewertet und eine Rangfolge der Bieter gebildet. Die Auftraggeberin wird den Zuschlag auf das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl nach diesen Kriterien erteilen.
7 Zeitplan und Fristen des Vergabeverfahrens
Der Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge richtet sich dem Datum der Auftragsbekanntmachung. Die Teilnahmeantragsfrist endet 30 Tage nach der Veröffentlichung. Fragen innerhalb des Teilnahmewettbewerbs sind innerhalb von acht Kalendertagen vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist zu stellen, damit die Auftraggeberin die Fragen rechtzeitig beantworten kann.
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Die Auftraggeberin beabsichtigt, die Aufforderungen zur Abgabe von Erstangeboten 14 Tage nach Ende der Teilnahmeantragsfrist an die ausgewählten Bieter zu versenden. Die Auftraggeberin behält sich vor, diesen Zeitpunkt einmal oder auch mehrere Male zu verschieben.
Eckdaten der 1. Stufe des Vergabeverfahrens
Auftragsbekanntmachung 17.09.2026 Teilnahmeantragsfrist 19.10.2026 voraussichtliche Aufforderung Erstangebot 06.11.2026
In der Aufforderung zur Abgabe von Erstangeboten wird die Auftraggeberin den Schlusstermin für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist), den Ablauf der Verhandlungsphase, insbesondere die Termine der Objektbegutachtungen und Verhandlungsgespräche sowie die Abgabefrist für das finale Angebot bekanntgeben.
Bieter sind 60 Kalendertage ab dem Ablauf der Angebotsfrist. an ihr Angebot gebunden (Bindefrist).
Nach Abschluss der Angebotswertung wird die Auftraggeberin die Bieter informieren, deren Angebote nicht für den Zuschlag vorgesehen sind (Vorabmitteilung) und nach Ablauf der gesetzlichen Wartefrist den Zuschlag erteilen.
8 Eignungskriterien und Auswahl der Unternehmen
Die Auftraggeberin prüft die Eignung der Bewerber anhand der in der Auftragsbekanntmachung festgelegten Eignungskriterien, die wie folgt gefasst sind:
| Kriterium | Nachweis/Erklärung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Befähigung zur Berufsausübung | |||||
| Ausschlussgründe | Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne von §§ 123, 124 GWB. | ||||
| Berufsqualifikation | Nachweis eines berufsqualifizierenden Hochschulabschlusses (Diplom/Master) im Bereich der Restaurierung/Konservierung oder eine vergleichbare, staatlich anerkannte Qualifikation. Der Nachweis zur Berufsqualifikation ist von allen Personen, die das Objekt bearbeiten, vorzulegen. |
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| Berufspflichten | Eigenerklärung zur Beachtung des Denkmalschutzgesetzes und der Berufsethik. | ||
|---|---|---|---|
| Wirtschaftliche & finanzielle Leistungsfähigkeit | |||
| Jahresumsatz | Eigenerklärung über den Umsatz des Bewerbers in den Jahren 2023 bis 2025 (insgesamt und aus mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Leistungen). | ||
| Haftpflichtversicherung | Nachweis einer bestehenden Berufshaftpflichtversicherung mit explizitem Einschluss von Obhutsschäden an Kunst- und Kulturgut sowie einer ausreichenden Deckungssumme (mindestens 500.000 € für Sachschäden). | ||
| Technische & berufliche Leistungsfähigkeit | |||
| Referenzen | Eigenerklärungen über zwei mit der Leistungsbeschreibung des/der jeweiligen Lose/s vergleichbare frühere Aufträge aus den letzten 5 Jahren. Vergleichbar ist eine Referenzleistung, wenn sie Konservierungs- oder Restaurierungsleistungen an Kunst- oder Kulturgut betrifft und hinsichtlich objektspezifischer (→ Anlage 1: Lose 01- 17) und aufgabenbedingter Entsprechungen (→ Teil A, 2 Gegenstand des Vergabeverfahrens) mit dem jeweiligen Los vergleichbar ist. Die Referenzleistung muss eine fachgerechte restauratorische Dokumentation umfasst haben und den Anforderungen entsprechen (→ Anlage 2: Anforderungen an Referenzen). | ||
| Eingesetztes Personal und Kapazitäten | Eigenerklärung und ggf. Benennung des Teams, der Verfügbarkeit, und Spezialisierung | ||
| Werkstätten- und Materialausstattung | Eigenerklärung über die Verfügbarkeit, von spezifischer Ausstattung, Zugang zu materialgerechten Restaurierungsmaterialien und ggf. zu geeigneten Werkstatträumen. |
Die Auftraggeberin beabsichtigt, je Los drei geeignete Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufzufordern, sofern eine ausreichende Anzahl geeigneter
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Bewerber zur Verfügung steht. Zur Wahrung des Wirtschaftlichkeitsgebots und zur Vermeidung eines unverhältnismäßigen personellen und zeitlichen Prüf- und Verhandlungsaufwands aufseiten der Vergabestelle wird die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber auf drei begrenzt.
Erfüllen für ein Los mehr als drei Bewerber sämtliche Eignungskriterien und Mindestanforderungen, wird anhand der nachfolgenden Auswahlkriterien eine Rangfolge gebildet. Die drei Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl werden zur Abgabe eines Erstangebots für das jeweilige Los aufgefordert.
Stehen für ein Los weniger als drei geeignete Bewerber zur Verfügung, behält sich die Auftraggeberin vor, das Verfahren mit den geeigneten Bewerbern fortzuführen.
| Kriterium | Bewertung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Referenzleistungen aus derselben Objekt- und Materialgruppe | Berücksichtigt werden vergleichbare Referenzleistungen, die dieselbe für das jeweilige Los festgelegte Objekt- und Materialgruppe (→ Anlage 1: Lose 01-17) betreffen. 1 Referenz: 2 Punkte 2 Referenzen: 4 Punkte 3 oder mehr Referenzen: 6 Punkte | ||||
| Referenzleistungen mit vergleichbarer restauratorischer Aufgabenstellung | Berücksichtigt werden Referenzleistungen, die eine vergleichbare restauratorische Aufgabenstellung (→ Teil A, 2 Gegenstand des Vergabeverfahrens) betreffen. 1 Referenz: 2 Punkte 2 Referenzen: 4 Punkte 3 oder mehr Referenzen: 6 Punkte | ||||
| Einschlägige Berufserfahrung der fachlich verantwortlichen Projektleitung | Bewertet wird die Berufserfahrung der für das jeweilige Los benannten fachlich verantwortlichen Projektleitung in der für das Los maßgeblichen Restaurierungsfachrichtung. mehr als 3 bis 5 Jahre: 1 Punkt mehr als 5 bis 10 Jahre: 2 Punkte mehr als 10 Jahre: 4 Punkte |
Eine Referenzleistung kann bei den Auswahlkriterien 1 und 2 berücksichtigt werden, wenn sie die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt.
Bei Punktgleichheit auf dem dritten Rang erhält zunächst der Bewerber den Vorrang, der im Auswahlkriterium 2 „Referenzleistungen aus derselben Objekt- und Materialgruppe“ die höhere Punktzahl erreicht hat. Besteht auch insoweit Punktgleichheit, entscheidet die höhere Punktzahl im Auswahlkriterium 3 „Einschlägige Berufserfahrung der fachlich verantwortlichen Projektleitung“. Besteht weiterhin Punktgleichheit, entscheidet das Los.
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9 Zuschlagskriterien, Vertragsschluss
Die Wertung der Angebote erfolgt für jedes Los gesondert anhand der nachfolgend dargestellten Zuschlagskriterien. Insgesamt können maximal 1.000 Punkte erreicht werden.
| Zuschlagskriterium | Punkte | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Fachliches Restaurierungskonzept | 400 | ||||
| Qualifikation und einschlägige Erfahrung des für das Los eingesetzten Personals | 400 | ||||
| Preis / Honorar | 200 |
Fachliches Restaurierungskonzept
Mit dem Angebot ist ein auf das jeweilige Los bezogenes Restaurierungskonzept einzureichen. Bewertet werden insbesondere:
• die fachliche Nachvollziehbarkeit und Objektspezifik der vorgeschlagenen Vorgehensweise,
• die Material- und Methodengerechtigkeit der vorgesehenen konservatorischen und restauratorischen Maßnahmen,
• die Organisation und zeitliche Abfolge der Leistungserbringung,
• die Qualitätssicherung und Dokumentation sowie
• der Umgang mit objektspezifischen Risiken und unerwarteten Befunden.
Für die Bewertung ist maßgeblich, in welchem Umfang das Konzept eine fachgerechte, objektspezifische, objektschonende, nachvollziehbare und zuverlässige Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen erwarten lässt.
Qualifikation und einschlägige Erfahrung des vorgesehenen Personals
Bewertet werden die Qualifikation und einschlägige Erfahrung der Personen, die nach dem Angebot tatsächlich für die Ausführung der Leistungen vorgesehen sind. Hierzu sind deren jeweilige Funktion im Projekt, berufliche Qualifikation und persönliche Referenzen anzugeben. Bei der Bewertung der persönlichen Referenzen werden insbesondere die Vergleichbarkeit der bearbeiteten Objekte und Materialien, die Art und der Umfang der ausgeführten Leistungen sowie die konkrete Funktion und der persönliche Leistungsanteil der vorgesehenen Person berücksichtigt. Maßgeblich ist, in welchem Umfang die nachgewiesene Qualifikation und persönliche Erfahrung eine fachgerechte und zuverlässige Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen erwarten lassen.
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Preis Honorar
Bewertet wird der für das jeweilige Los angebotene Gesamtnettopreis einschließlich sämtlicher zur vollständigen Leistungserbringung erforderlichen Kosten und Nebenkosten.
Das Angebot mit dem niedrigsten wertbaren Gesamtnettopreis erhält 200 Punkte. Ein Angebot mit dem Zweifachen des niedrigsten wertbaren Gesamtnettopreises oder einem darüberliegenden Gesamtnettopreis erhält 0 Punkte. Für die dazwischenliegenden Angebote wird die Punktzahl durch nachfolgende Formel linear ermittelt:
Gesamtnettopreis Preispunkte = 200×(2− ) niedrigster Gesamtnettopreis
Die errechneten Preispunkte werden auf zwei Nachkommastellen gerundet.
Bewertung der qualitativen Zuschlagskriterien
Die Bewertung der qualitativen Zuschlagskriterien erfolgt anhand der nachfolgend dargestellten Bewertungsstufen. Die Bewertung des Preises beziehungsweise Honorars erfolgt anhand der gesondert festgelegten Preisformel.
| Punkte | Bewertung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| 400 Punkte | Der beschriebene Erwartungshorizont wird in besonders überzeugender Weise erfüllt. Die Angaben sind vollständig, objektspezifisch und fachlich besonders schlüssig. | ||||
| 300 Punkte | Der beschriebene Erwartungshorizont wird vollständig und überzeugend erfüllt. | ||||
| 200 Punkte | Der beschriebene Erwartungshorizont wird im Wesentlichen erfüllt; die Angaben weisen einzelne Schwächen oder Unklarheiten auf. | ||||
| 100 Punkte | Der beschriebene Erwartungshorizont wird nur teilweise erfüllt; die Angaben weisen erhebliche Schwächen, Lücken oder Unklarheiten auf. | ||||
| 0 Punkte | Der beschriebene Erwartungshorizont wird nicht erfüllt oder es liegen keine verwertbaren Angaben vor. |
Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl.
Mit dem Zuschlag kommt der Vertrag gemäß Teil D (ggf. in der im Rahmen der Verhandlungsphase erstellten finalen Fassung) rechtsverbindlich zustande.
Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass aufgrund des bestehenden Denkmalschutzes vor Zuschlagserteilung die Zustimmung der unteren Denkmalschutzbehörde zur Beauftragung eingeholt werden muss (§ 10 Abs. 3 Satz 3 Niedersächsisches Denkmalschutzgesetz).
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10 Elektronische Abwicklung
Die Auftraggeberin wickelt das gesamte Vergabeverfahren in elektronischer Form über eine digitale Vergabeplattform ab. Insbesondere erfolgen die Kommunikation zwischen Auftraggeberin und Unternehmen sowie die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten ausschließlich in elektronischer Form über den Projektraum des Verfahrens. Die elektronische Teilnahme an Vergabeverfahren sowie die Registrierung für die E- Vergabeplattform sind für Unternehmen vollständig kostenfrei.
11 Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten
Für die Abgabe der Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich die Formblätter in Teil B bzw. Teil E der Vergabeunterlagen zu verwenden. Bitte verzichten Sie darauf, über die in diesen Teilen geforderten Anlagen und Nachweise hinaus weitere Unterlagen beizufügen. Bei Änderungen an den Vergabeunterlagen, wird das Angebot vom Wettbewerb ausgeschlossen.
Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich durch Upload digitaler Dokumente/Scans (PDF-Dateien) über den Projektraum auf der von der Auftraggeberin verwendeten Vergabeplattform abzugeben. Andere Übermittlungswege (etwa Post, E-Mail, Fax oder eine „einfache“ Bieternachricht über das Kommunikationsmodul der Vergabeplattform) sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss des Angebots (§ 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV).
Für die Abgabe elektronischer Angebote bzw. Teilnahmeanträge wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des Vergabeverfahrens für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. Je nach Betriebsumgebung sind für die Installation der Laufzeitumgebung bzw. des Bietertools u. U. administrative Rechte erforderlich. Unternehmen wird empfohlen, rechtzeitig vor Ablauf der jeweiligen Fristen ggf. die Installations- und Lauffähigkeit des Bietertools auf ihren Rechnersystemen zu testen.
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Die Informationen über die eigentlichen Vergabeverfahren werden über so genannte Projektdateien in das Bietertool transportiert. Sie laden die Projektdateien (Dateiendung: cbx) aus dem entsprechenden Projektraum herunter und führen diese aus, wodurch das Bietertool gestartet wird und die entsprechenden Informationen zum Vergabeverfahren von der Vergabeplattform heruntergeladen werden. Die lokale Installation des Bietertools stellt eine Ende-zu- Ende Verschlüsselung der elektronischen Angebote und Teilnahmeanträge zwischen dem Computer des Bieters und der Öffnung der Angebote und Teilnahmeanträge auf Seiten der Vergabestelle sicher.
Verspätet eingegangene Teilnahmeanträge und Angebote werden nicht berücksichtigt. Für die Rechtzeitigkeit des Eingangs ist der vollständige Upload über das Bietertool maßgeblich. Der vollständige Eingang übermittelter elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird mit einem qualifizierten oder einem einfachen elektronischen Zeitstempel dokumentiert. Ist ein verspäteter Eingang nachweislich durch Umstände verursacht worden, die das Unternehmen nicht zu vertreten hat, kann auch ein verspätet eingegangener Teilnahmeantrag bzw. ein verspätet eingegangenes Angebot berücksichtigt werden. Die Darlegungs- und Beweislast hierfür liegt beim Unternehmen.
12 Hinweise zur eingesetzten Verschlüsselung und Zeiterfassung
Die elektronischen Angebote bzw. Teilnahmeanträge werden innerhalb des Bietertools auf dem Rechner des Bieters (lokal) zusammengestellt, mit den entsprechenden Schlüsseln des Vergabeverfahrens mit Hilfe hybrider Verschlüsselungsverfahren Ende-zu-Ende verschlüsselt, mit den vorgegebenen Signaturinformationen versehen und in Form sogenannter OSCI-Nachrichten (über das OSCI-Protokoll) zu einem "Vermittler", dem sogenannten Intermediär, übertragen. Mit Abschluss der Übertragung wird innerhalb des Bietertools eine umfangreiche Zusammenfassung der Abgabe zum Download und weiteren Aufbewahrung zur Verfügung gestellt.
Der "Vermittler" sorgt für eine sichere Aufbewahrung der verschlüsselten Angebote bzw. Teilnahmeanträge vor Ablauf der entsprechenden Frist (z.B. Angebotsfrist), ergänzt die Meta-Informationen zum Angebot mit dem notwendigen Zeitstempeln und führt die erforderlichen Signaturprüfungen inkl. Quittungsmechanismen durch.
Der sogenannte E-Angebotsservice übernimmt die Registrierung und Bereitstellung der elektronischen Angebote bzw. Teilnahmeanträge gegenüber der Vergabeplattform. Wie auch der Intermediär, kann der E-Angebotsservice
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auf Grund der Ende-zu-Ende Verschlüsselung zu keinem Zeitpunkt auf die Inhalte der elektronischen Angebote bzw. Teilnahmeanträge zugreifen.
Erst mit Ablauf der entsprechenden Frist und nach einem erfolgreichen 4-Augen- Login durch zwei berechtigte Nutzer der Vergabestelle innerhalb der Vergabeplattform, werden die verschlüsselten elektronischen Angebote bzw. Teilnahmeanträge mit den korrespondierenden Schlüsseln zusammengebracht, entschlüsselt und zur weiteren Auswertung für die Vergabestelle bereitgestellt.
13 Verfahrenssprache
Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Die gesamte Kommunikation, alle Angebote, Teilnahmeanträge und Unterlagen müssen in deutscher Sprache eingereicht werden. Für fremdsprachige Dokumente ist eine deutsche Übersetzung beizufügen.
14 Datenschutz
Die Verarbeitung und Speicherung im Vergabeverfahren erhobener personenbezogener Daten erfolgt nach den geltenden Datenschutzvorschriften. Die Teilnahme am Verfahren gilt als Einverständniserklärung. Bei der Übermittlung von Daten Dritter (Mitarbeiter, Nachunternehmer etc.) ist das teilnehmende Unternehmen für das Vorliegen der notwendigen datenschutzrechtlichen Einwilligungen verantwortlich. Alle eingereichten Unterlagen sind nur Personen zugänglich, welche einer umfassenden Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
15 Vertraulichkeit
Die von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen sowie sämtliche im Rahmen des Vergabeverfahrens erlangten Informationen sind vertraulich zu behandeln und dürfen ausschließlich zur Erstellung und Abgabe eines Teilnahmeantrages bzw. eines Angebots verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte ist nur zulässig, soweit diese zur Angebotserstellung erforderlich ist und die betreffenden Personen oder Unternehmen ebenfalls zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden.
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16 Vergütung für die Teilnahme am Verfahren
Die Kosten für die Erstellung der Bewerbungs- und Angebotsunterlagen sowie für die Teilnahme am Vergabeverfahren werden von der Auftraggeberin nicht erstattet.
17 Objektbegutachtung
Jedes Unternehmen, das ein Angebot abgeben will, muss während der Frist für die Abgabe der Erstangebote (2. Stufe) eine Objektbegutachtung durchführen. Sofern ein Angebot für mehrere Lose abgegeben wird, kann eine gemeinsame Begutachtung durchgeführt werden.
Erstangebote, denen keine Objektbegutachtung vorausgegangen ist, werden nicht berücksichtigt. Zum Nachweis der Besichtigung ist mit dem Erstangebot ein unterzeichnetes Protokoll einzureichen, das im Rahmen der Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebotes zur Verfügung gestellt wird.
Termine für die Begutachtung werden im Rahmen der Angebotsphase abgestimmt. Im Rahmen der Begutachtung auftretende Fragen sind ausschließlich im Nachgang über die Vergabeplattform zu stellen. Sie werden durch den Auftraggeber in anonymisierter Form an alle Bieter beantwortet.
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