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IMED 2027 Audio-/Videotechnik V044/26/M3B
Bieterfrage (schwarz) und Antwort der Vergabestelle (blau) - 21.09.2026
Frage 1: Qualitätsbogen Los 4, Zeile 25 Auf welche im Angebotsbogen Los 4 aufgeführten Ausstattungs- und Personalpositionen bezieht sich das Bewertungskriterium „Reaktionszeiten bei Reserve-/Zusatzgestellung“ (Zeile 25 des Quali- tätsbogens Los 4) konkret? Ist damit die in Punkt C.I.3 des Vergabeleitfadens genannte 3-Stunden- Nachlieferfrist gemeint, die hier durch schnellere Reaktionszeiten (≤ 1 Std. / ≤ 30 Min.) prämiert wird? Welches Material kann von der Auftraggeberin nachbestellt werden?
Antwort: Das Bewertungskriterium „Reaktionszeiten bei Reserve-/Zusatzgestellung“ bezieht sich auf die durch die Dienstleisterin bereitgestellte Streaming-Technik einschließlich Personal – und somit auf sämtliche Positionen im Angebotsbogen. Nachbestellt werden könnte z.B. Kamera, Laptop bzw. auch Personal bei Personalausfall. Ja, es ist die 3-Stunden-Nachlieferfrist gemeint: Schnellere Lieferungen bzw. Reaktionszeiten (≤ 1 Std. / ≤ 30 Min.) werden im Rahmen der Bewertung positiv berücksichtigt.
Frage 2: Nachweise Referenzen / Vergabeleitfaden III. / Los 4 Worauf beziehen sich die geforderten 2.000 Teilnehmende? Sind Teilnehmende vor Ort oder Zuschauer:innen im Livestream gemeint?
Antwort: Die geforderten 2.000 Teilnehmenden beziehen sich auf die Gesamtzahl der Teilnehmenden vor Ort. Zuschauer:innen im Livestream sind nicht in dieser Zahl enthalten.
Frage 3: Angebotsbogen Los 4, Position „Kameratechnik“ Ist die dritte Kamera („weitere Full-HD-Kamera fürs Abfilmen der Publikumsfragen“) als fest positionierte Kamera oder als mobile, ggf. per Funkstrecke bediente Kamera auszuführen? Gibt es Vorgaben zu Position, Reichweite/Aktionsradius im Raum 4A oder zur Anzahl der abzudeckenden Mikrofon-/Fragestellerpositionen?
Antwort: Die zwei Handmikrofone für Publikumsfragen stehen an zwei festen Positionen im Raum, die der folgenden Skizze entnommen werden können. Es ist ausreichend, wenn die Kamera diese beiden Punkte erfassen kann.
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Frage 4: Angebotsbogen Los 4, Position „Regietechnik“ Ist das geforderte Signalformat „HD-SDI 1080i50“ zwingend einzuhalten oder kann alternativ progressiv in 1080p produziert werden, welches für Videostreams besser geeignet bzw. erforderlich ist?
Antwort: Bei HD-SDI 1080i50 handelt es sich um das gewünschte Videosignalformat. Das besser geeignete Format 1080p wird ebenfalls akzeptiert. Das anzubietende Produkt ist bitte in das entsprechende Feld in den Angebotsbogen einzutragen.
Frage 5: Angebotsbogen Los 4, Position „Vorab-Betreuung“ Sind für das Streaming über 3Q oder Vimeo bereits Accounts der Auftraggeberin bzw. des Kongressveranstalters vorhanden und zu nutzen oder muss die Auftragnehmerin einen eigenen Account bereitstellen und einrichten?
Antwort: Die Einrichtung und die Betreuung eines eigenen Streaming Accounts soll durch die Auftragnehmerin erfolgen.
Frage 6: Angebotsbogen Los 4, Position „Vorab-Betreuung“ Ist die Nennung von 3Q / Vimeo verbindlich oder „vorzugsweise“ im Sinne einer Empfehlung zu verstehen, sodass auch andere Streaming-Dienste mit gleichwertigem Funktionsumfang zulässig sind?
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Antwort: „Vorzugsweise“ meint, dass gleichwertig geeignete Dienste, wenn es diese gibt, ebenfalls in Ordnung sind. Das Produkt ist bitte in das entsprechende Feld in den Angebotsbogen einzutragen.
Frage 7: Angebotsbogen Los 4, Position „Vorab-Betreuung“ Ist die für das Livestreaming benötigte Encoding-Hardware/Software durch die Auftragnehmerin zu stellen und zu betreiben oder wird diese auftraggeberseitig bereitgestellt?
Antwort: Die für das Livestreaming erforderliche Encoding-Hardware und Encoding-Software ist vollständig durch die Auftragnehmerin bereitzustellen und zu betreiben. Seitens der Auftraggeberin wird dafür keine eigene Technik zur Verfügung gestellt.
Frage 8: Angebotsbogen Los 4, gesamte Position „Kameratechnik/Regietechnik“ Ist für die Positionen „Kameratechnik“ und „Regietechnik“ im Angebotsbogen Los 4 jeweils auch Bedienpersonal (Kamerabediener:in, Video-/Bildmischer:in) einzukalkulieren, obwohl keine gesonderte Personalposition ausgewiesen ist? Falls ja: Bitte um Bestätigung, dass dies als Pauschalpreis in den bestehenden Zeilen 7 und 8 (bzw. 9 und 10 „Vorab- und Vorort-Betreuung“) abzubilden ist.
Antwort: Ja – in die Preispositionen als Pauschalpreise sollen alle Personalkosten einkalkuliert werden. Es handelt sich um die Preispositionen „Kameratechnik“, „Regietechnik“, „Vorab-Betreuung“ und „Vor-Ort-Betreuung“ (vgl. Angebotsbogen Los 4).
Frage 9: Angebotsbogen Los 4, Position „Personalkosten für Auf- und Abbau“ Die Position „Personalkosten für Auf- und Abbau“ in Zeile 17 verwendet den Textbaustein „Auf- und Abbau des angefragten Materials an allen Standorten“, obwohl das Los 4 laut Leistungs- beschreibung ausschließlich den Vortragsraum 4A in Halle 5 betrifft. Bitte um Bestätigung, dass sich diese Position ausschließlich auf Raum 4A bezieht.
Antwort: Nein, die Position „Personalkosten für Auf- und Abbau“ mit der Beschreibung „an allen Standorten“ bezieht sich auf den Raum 4A in Halle 5 und auf den Übertragungsmonitor in der Ausstellung in Halle 4 (vgl. Angebotsbogen Los 4, Position „Übertragung in die Ausstellung“).
Frage 10: Vergabeleitfaden, Punkt C.I.3. „Organisation und Equipment“ Bitte präzisieren Sie die Anforderung, was „nachbestelltes Material“ im Streaming-Kontext konkret umfasst. Havarigeräte lassen sich bei der Planung berücksichtigen. Sind Havariegeräte Teil der Anforderung und sollen diese mit einkalkuliert werden?
Antwort: Ja, Havariegeräte sind mit einzukalkulieren. Für das Los 4 umfasst das Haveriegerät eine Full-HD- Kamera und einen Laptop.
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Frage 11: Der Beginn der Ausführungsfrist ist am 10.02.2027. Dann wird mit den Arbeiten begonnen. Zu wann ist eine Fertigstellung der Räume geplant? Wird es am Vortag des Symposiums Proben und Technikchecks geben, die eingeplant werden müssen?
Zur Erläuterung: In Los 4 findet sich ja auch der Punkt „Briefing, Probeläufe, usw.“. Dieser Zeitraum müsste definiert werden.
Antwort: Der Focke-Wulf Saal muss bis zum 15.02.2027, 16:00 Uhr fertig aufgebaut und betriebsbereit sein, damit das Hostessen Briefing in diesem Raum durchgeführt werden kann. Die restlichen Räume müssen bis zum 16.02.2027, 15:00 Uhr fertiggestellt und betriebsbereit sein. Am 16.02.2027 um 15:00 Uhr wird eine Abnahme aller Räume erfolgen (vgl. Vergabeleifaden Punkt C.I.1. und C.II.1.).
Im Rahmen der Abnahme ist im Vortragsraum 4A in der Halle 5 ein Probelauf für das Streaming angesetzt. Weitere Testläufe mit externen Referent:innen und Moderator:innen sind derzeit in den übrigen Räumen nicht geplant.
Frage 12: Zu Los 4 - Was ist der Embed-Code? Geht es um ein iFrame Modul des Streams zur Einbindung auf Webseiten?
Antwort: Ja, es geht darum, den Stream von der Plattform in die Website zur Veranstaltung einzubinden.
Frage 13: Zu Los 4 - Wird das CDN (Streaming Plattform) von der Kundin gestellt und soll nur eingerichtet und betreut werden? Oder soll das Hosting preislich berücksichtigt werden? Falls ja: Wie viele Zuschauer:innen aus welchen Regionen? (Deutschland, EU, UK, USA, Festlandchina?)
Antwort: Die Plattform soll komplett von der Dienstleisterin betreut werden (vgl. Frage 5). Es werden ca. 500 Zuschauer:innen erwartet. Der Großteil kommt aus Deutschland, vereinzelt kann es Teilnehmende aus dem europäischen Ausland geben.
Frage 14: Es fehlen noch die Unterlagen „Stage Plan der Band im CCB und in Halle 4“.
Antwort: Im CCB wird die Band „Freestyle“ auftreten. Der Bühnenaufbau ist der folgenden Abbildung zu entnehmen:
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In der Halle 4 wird „Sheila Tan“ auftreten. Ein Bühnenplan kann nicht zur Verfügung gestellt werden. Es handelt sich aber lediglich um 3 Personen, die auf einer 6m x 3m großen Bühne stehen werden. Die Band besteht aus einem Saxophonisten, einem Keyboarder und einer Sängerin.
Frage 15: Im Bereich Lichttechnik werden Moving Heads abgefragt. Welche Art ist hier gewünscht? Spot, Wash oder gemischt?
Antwort: Für die Get Together Beleuchtung in der Halle 4 und im CCB sollen Washer eingesetzt werden, um eine Party-Atmosphäre zu schaffen (vgl. Vergabeleitfaden Punkt C.I.4.).
Frage 16: Angebotsbogen Los 4, Position „Übertragung in die Ausstellung“
Für die Übertragung in die Ausstellung wird angefragt: Monitor; Tonanlage; Verstärker; Boxen; Laptop. Wir verstehen als Aufgabe eine reine Livestream-Übertragung in die Ausstellung.
Dazu würden wir den Einsatz von professionellen Aktivboxen anstelle eines Verstärkers präferieren. Ein Verstärker + Boxen + Mischpult ist aus unserer Sicht nur nötig, wenn der gesamte Raum beschallt werden soll. Ist das der Bedarf? In dem Fall würden wir um mehr Informationen zum konkreten Bedarf bitten. Wie groß ist der Raum und für wie viele Personen soll die Beschallung ausreichen?
Alternativ könnte man mit guten Aktivboxen den Bereich vor dem Monitor gut mit Ton versorgen und dabei den Aufwand deutlich verringern. Können wir davon ausgehen, dass der Laptop zum Abspielen des Livestreams angedacht ist? Ist ein Netzwerkanschluss am Standort des Laptops vorhanden, sodass der Laptop mit Internet versorgt werden und den Stream entsprechend empfangen kann?
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Antwort: Die Ausstellungshalle 4 umfasst ca. 4.300m² bei einer Raumhöhe von 12m. Für die Übertragung des Livestreams ist keine flächendeckende Beschallung der gesamten Halle vorgesehen. Es genügt eine Beschallung der Loungefläche, die ca. 24m x 6m groß ist (vgl. Anlage IMED27 Halle 4-5). Es ist allerdings mit Nebengeräuschen durch die Ausstellung und die Besuchenden zu rechnen.
Der Livestream aus dem Raum 4A in der Halle 5 soll auf der Loungefläche für ca. 150 Personen hörbar sein. Es können sowohl interne als auch externe Verstärker genutzt werden. Dementsprechend können Verstärker und Boxen, aber auch Aktivlautsprecher, die einen Verstärker integriert haben, verwendet werden. Der Laptop dient ausschließlich zur Wiedergabe des Livestreams. Der Netzwerkanschluss für den Laptop wird von der Auftraggeberin bereitgelegt.