[Seite 1]
Vergabeunterlagen
für das
Öffentliche Ausschreibungsverfahren
N-ÖA/2026-140
„Lichtquelle für Inspektionsmessplatz (tunable MWIR
Laserquelle)“
Auftraggeber: Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Vergabestelle Leutragraben 1 07743 Jena
Anlage 1
[Seite 2]
Inhaltsverzeichnis
1 Vorwort .....................................................................................................................................3 2 Allgemeine Bestimmungen .....................................................................................................4 2.1 Art und Umfang der Ausschreibung ...............................................................................4 2.1.1 Allgemeine Beschreibung ...........................................................................................4 2.1.2 Ausschreibungsverfahren ...........................................................................................4 2.1.3 Kommunikation ...........................................................................................................4 2.1.4 Bieterfragen/Aufklärungsverlangen ...........................................................................4 2.1.5 Zuschlagserteilende Stelle/Auftraggeber .................................................................4 2.1.6 Vergabe als ein Los .....................................................................................................4 2.1.7 Vertragsart ...................................................................................................................5 2.1.8 Nebenangebot .............................................................................................................5 2.1.9 Ausschlusskriterien .....................................................................................................5 2.1.10 Verpflichtende Erklärungen und Nachweise gemäß dem Thüringer Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge (ThürVgG) ...............................................................5 2.1.11 Fremdfirmenerklärung ............................................................................................6 2.2 Verschwiegenheit ............................................................................................................6 2.3 Preisabsprachen ..............................................................................................................6 2.4 Angebotsabgabe .............................................................................................................6 2.5 Vertragsvorgaben ............................................................................................................7 2.6 Termine ............................................................................................................................7 2.7 Zuschlagskriterien ...........................................................................................................7 2.8 Bindefrist ..........................................................................................................................8 2.9 Erklärungen des Auftragnehmers ..................................................................................8 2.10 Erfüllungsort und Gerichtsstand ....................................................................................9 3 Form und Inhalt des Angebotes..............................................................................................9 3.1 Allgemeines .....................................................................................................................9 3.2 Anschreiben .................................................................................................................. 10 3.3 Preisblatt ....................................................................................................................... 10 3.4 Angebotsänderungen ................................................................................................... 10 4 Auftragsabwicklung .............................................................................................................. 10 4.1 Standort/Ansprechpartner ........................................................................................... 10 4.2 Bestellauftrag ............................................................................................................... 10 4.3 Liefertermin/Lieferung ................................................................................................. 11 4.4 Lieferschein .................................................................................................................. 11 5 Sonstige Leistungen ............................................................................................................. 11 5.1 Leistungen des Auftragnehmers ................................................................................. 11 5.2 Lieferfrist ....................................................................................................................... 11 5.3 Subunternehmer ........................................................................................................... 11 5.4 Bietergemeinschaften, Eignungsleihe......................................................................... 12 5.5 Gefahrentragung ........................................................................................................... 13 6 Sonstige vertragliche Regelungen ....................................................................................... 13 6.1 Lieferfristüberschreitungen/Vertragsstrafe ............................................................... 13 6.2 Deeskalationsmanagement ......................................................................................... 13 7 Kauf ........................................................................................................................................ 13 8 Schlussbestimmung ............................................................................................................. 14
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 2 von 14
[Seite 3]
1 Vorwort
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena verbindet: Menschen und Ideen, Wissenschaft und Wirtschaft, Hochschulen und außeruniversitäre Forschung. Verwurzelt im Herzen Deutschlands und vernetzt in alle Welt, prägt sie den Charakter Jenas als zukunftsorien- tierte und weltoffene Stadt.
Thüringens einzige Volluniversität kann auf über 450 Jahre Tradition „gelebter Universi- tät“ zurückblicken und bietet mehr als 200 Studiengänge und -fächer. Fest verwurzelt in der eigenen Tradition stellt sie sich immer wieder den jeweils aktuellen Herausforderungen in Forschung und Lehre, um Antworten zu finden und Zukunftschan- cen zu eröffnen. Denn die Inhalte der Lehre sind stets an den neuesten wissenschaftli- chen Erkenntnissen ausgerichtet. Ziel ist es, die Studierenden bei der Entwicklung methodisch geschulter Eigenständigkeit, einer kritischen Urteilskompetenz und breiten berufsqualifizierenden Fähigkeiten zu un- terstützen.
Forschung ist an der Friedrich-Schiller-Universität Jena ein dynamisches Feld, dessen leitendes Prinzip seit jeher in der Interdisziplinarität liegt. Die Universität bündelt ihre Spitzenforschung in drei Profillinien:
- Light – Optik und Photonik, Innovative Materialien und Technologien, Energie- speicher
- Life – Mikrobiologie, Infektions- und Sepsisforschung, Biodiversität und Bio-Geo- Interaktionen, Alternsforschung
- Liberty – Sozialer Wandel, Aufklärung, Romantik und Zeitgeschichte
Sonderforschungsbereiche, Graduiertenkollegs, Forschungsgruppen und andere Projekte in koordinierten Programmen und über alle Fächer hinweg bilden das Rückgrat der Profil- linien. Hohe Qualitätsstandards in der Qualifizierung des wissenschaftlichen Nachwuchses sind in Jena selbstverständlich, der Nachwuchsförderung gilt das besondere Augenmerk der Universität. Ihre Graduierten-Akademie setzt bundesweit anerkannte Maßstäbe.
Hinzu kommen die im Rahmen der Exzellenzstrategie von Bund und Ländern geförderten Exzellenzcluster „Balance of the Microverse“ und „Imaginamics“. Mit diesen beiden Ex- zellenzcluster steht die Universität Jena nun an der Spitze der deutschen Forschungs- landschaft und bewirbt sich ab Herbst 2025 um den Titel „Exzellenzuniversität“.
Diese Erfolge basieren ganz entscheidend auf exzellenter Einzel- und Teamforschung und dem traditionell forschungs-, innovations- und kooperationsfreundlichen Klima in Universität, Stadt und Umland. Die Universität, außeruniversitäre Forschungseinrichtun- gen sowie forschende Unternehmen und Kultureinrichtungen bilden ein eng verflochte- nes Netzwerk, das seinerseits in große internationale Verbünde integriert ist.
In Rankings bescheinigen die Jenaer Studierenden ihrer Universität daher immer wieder gute Studienbedingungen.
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 3 von 14
[Seite 4]
2 Allgemeine Bestimmungen
2.1 Art und Umfang der Ausschreibung
2.1.1 Allgemeine Beschreibung Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und gilt als staatlicher Auftraggeber. Als öffentliche Einrichtung verfährt der Auftraggeber beim Kauf von Liefer- und Dienstleistungen nach dem Vergaberecht – im vorliegenden Fall nach dem Thüringer Vergabegesetz (ThürVgG) in Verbindung mit der Verfahrens- ordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO).
2.1.2 Ausschreibungsverfahren Die Ausschreibung wird im Wege einer Öffentlichen Ausschreibung gemäß dem Thürin- ger Vergabegesetz in Verbindung mit § 9 UVgO durchgeführt.
2.1.3 Kommunikation Die Kommunikation mit der Vergabestelle, insbesondere das Stellen von Bieterfragen und spätere Nachforderungen erfolgt ausschließlich im jeweiligen Verfahren über die e- Vergabeplattform des Bundes (https://www.evergabe-online.de/) – Rubrik „Nachrich- ten“. Bei neuen Nachrichten erhalten Sie unmittelbar eine Benachrichtigung per E-Mail. Bitte prüfen Sie in diesem Fall Ihren Posteingang unter „Nachrichten“ und bestätigen dort die Kenntnisnahme.
2.1.4 Bieterfragen/Aufklärungsverlangen Bieterfragen sowie Aufklärungs- und Auskunftsverlangen im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung werden ebenfalls über die e-Vergabeplattform beantwortet und damit zeitgleich allen Bietern zur Verfügung gestellt.
Grundsätzlich erteilt die Vergabestelle Auskünfte über die Vergabeunterlagen bis spätes- tens vier Tage vor Fristablauf. Daher ist ein Auskunftsersuchen spätestens sechs Tage vor Ende der Angebotsfrist zu stellen.
2.1.5 Zuschlagserteilende Stelle/Auftraggeber Zuschlagerteilende Stelle sowie auch Auftraggeber ist die Friedrich-Schiller-Universität Jena.
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Leutragraben 1 07743 Jena
Ansprechpartner: Herr R. Fulde Email: vergabestelle@uni-jena.de
2.1.6 Vergabe als ein Los Die Ausschreibung wird als Gesamtheit vergeben und nicht in Lose aufgeteilt.
Der Zuschlag über das Gesamtvolumen dieser Ausschreibung wird an einen Lieferanten vergeben, der als Generalunternehmer die in der Ausschreibung geforderten Leistungen
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 4 von 14
[Seite 5]
zu erbringen hat. Hierzu wird falls erforderlich eine Individualzusatzvereinbarung ge- schlossen.
2.1.7 Vertragsart Erwartet wird ein Angebot für einen Vertrag über die die Beschaffung einer (1) „Lichtquel- le für einen Inspektionsmessplatz (tunable MWIR Laserquelle)“ gemäß Anlage 2, inkl. der geforderten Nebenleistungen.
2.1.8 Nebenangebot Nebenangebote sind ausgeschlossen.
2.1.9 Ausschlusskriterien Der Angebotsausschluss erfolgt gemäß den Kriterien von § 42 UVgO. Angebote, die die in der Leistungsbeschreibung geforderten technischen Mindestspezifi- kationen/-forderungen nicht erfüllen, werden ebenfalls von der Wertung ausgeschlossen. Auf Kapitel 2.9 dieser Vergabeunterlagen wird zusätzlich hingewiesen.
2.1.10 Verpflichtende Erklärungen und Nachweise gemäß dem Thüringer Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge (ThürVgG) Der Bewerber erklärt, dass Ihm und seinem Unternehmen die Bestimmungen des Thürin- ger Vergabegesetzes bekannt sind und insbesondere die folgenden daraus resultieren- den Anforderungen und Verpflichtungen eingehalten werden:
- Die Pflicht zur Tariftreue gemäß § 6 Abs. 1 ThürVgG.
- Die Pflicht zur Zahlung des für repräsentativ erklärten Tarifentgelts (§ 6 Abs. 4 S. 1 und 2). Falls keine Bekanntgabe nach § 6 Abs. 4 S. 4 vorliegt oder das Entgelt geringer wäre als das Entgelt nach § 6 Abs. 4 S. 5, die Pflicht zur Zahlung eines Entgelts, das mindestens 1,50 Euro über dem aktuell gültigen gesetzlichen Min- destlohn liegt (§ 6 Abs. 4 S. 5 und 6 ThürVgG). Dies gilt auch für jedwede einge- setzte Nachunternehmer.
- Die Anforderungen des § 6 Abs. 5, den Einsatz von Leiharbeitskräften betreffend.
- Die Pflicht zur Entgeltgleichheit nach § 6 Abs. 10 ThürVgG.
- Die Notwendigkeit vor dem Einsatz von jedweden Nachunternehmern gemäß § 7 Abs. 1 ThürVgG die Zustimmung des Auftraggebers einzuholen.
- Die Weitergabe der aus dem ThürVgG resultierenden Pflichten an jedweden von mir/uns eingesetzten Nachunternehmer gemäß § 7 Abs. 2 und 4 ThürVgG und damit einhergehend auch meine/ unsere Verpflichtung zur Kontrolle der Einhal- tung dieser Pflichten durch alle Nachunternehmer.
- Die Pflicht zur Vorhaltung von Unterlagen durch mich/uns nach § 12 Abs. 1 sowie jedweden von mir/ uns eingesetzten Nachunternehmer nach § 12 Abs. 2 ThürVgG für Kontrollen, auf deren Möglichkeit ich auch meine/ unsere Beschäftigten hin- weise.
Das entsprechende Formular ist als Anlage dieser Ausschreibung beigefügt. Es ist zu beachten, dass die Friedrich-Schiller-Universität Jena als staatlicher Auftraggeber fungiert.
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 5 von 14
[Seite 6]
2.1.11 Fremdfirmenerklärung Ist der Zuschlag erteilt, kommt die Fremdfirmenerklärung gemäß Geltungsbereich dieser Anlage zur Anwendung und gilt als vereinbart (Anlage 7). Der Auftragnehmer stimmt sich dazu mit dem benannten Ansprechpartner des Standortes nach Zuschlagserteilung ab.
2.2 Verschwiegenheit
Die Ausschreibungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet wer- den und sind als vertraulich zu behandeln. Alle beim Bieter mit dieser Ausschreibung befassten Mitarbeiter müssen zur vertraulichen Behandlung veranlasst werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) oder Weitergabe an Dritte ist unzulässig.
Beide Geschäftsparteien verpflichten sich, Geschäftsdaten des Vertragspartners vertrau- lich zu behandeln und nur zur Erfüllung der vertraglichen Vereinbarungen einzusetzen. Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Bestimmung der Datenschutzgesetze verpflich- tet.
2.3 Preisabsprachen
Wenn der Auftragnehmer aus Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt, hat er fünf v. H. der Auf- tragssumme an den Auftraggeber zu zahlen, es sei denn, dass ein Schaden in anderer Höhe nachgewiesen wird.
Dies gilt auch, wenn der Vertrag gekündigt wird oder bereits erfüllt ist. Als unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen gelten insbesondere Verabredungen und Verhandlungen mit anderen Bietern über
• die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten, • die zu fordernden Preise, • Bindungen sonstiger Entgelte, • Gewinnaufschläge, • Verarbeitungsspannen und andere Preisbestandteile, • Zahlungs-, Lieferungs- und andere Vertragsbedingungen, sowie sie unmittelbar oder mittelbar den Preis beeinflussen, • Zahlung von Ausfallentschädigungen oder Abstandszahlungen, • Gewinnbeteiligungen oder andere Abgaben
sowie Empfehlungen, es sei denn, dass sie nach den Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB - zulässig sind. Solchen Handlungen des Auftrag- nehmers selbst stehen Handlungen von Personen gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig sind.
2.4 Angebotsabgabe
Die Frist zur Einreichung der Angebote endet am 02.04.2026 um 10:00 Uhr.
Anträge/Angebote können ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (https://www.evergabe-online.de/) mittels der dort bereitgestellten Software- komponente AnA-Web eingereicht werden, und zwar
• in Textform nach § 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), • mit fortgeschrittener elektronischer Signatur oder • mit qualifizierter elektronischer Signatur.
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 6 von 14
[Seite 7]
In Papierform eingereichte Angebote können nicht gewertet werden. Angebote, die verspätet eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen!
Die Öffnung, Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist. Bieter sind hierbei nicht zugelassen.
2.5 Vertragsvorgaben
Sofern keine abweichenden schriftlichen Vereinbarungen getroffen werden, wird im Falle der Annahme Folgendes Vertragsbestandteil:
• die in diesen Unterlagen beschriebenen Anforderungen in Verbindung mit der Leis- tungsbeschreibung des Angebots, • die Ergänzungen aufgrund der Anfragen bezüglich der Ausschreibung, insbesondere Bieterinformationen • die jeweils nach dem neuesten Stand herausgegebenen ”Zusätzlichen Vertragsbedin- gungen (ZVB)“ (Anlage 3) sowie die VOL/B.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Änderungen und Ergänzungen an den nachfolgend aufgeführten Vertragsregelungen nicht zulässig sind.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss internationaler Ver- einbarungen.
2.6 Termine
Folgender Terminplan ist vorgesehen:
Angebotsfrist: 06.10.2026, 10:00 Uhr Zuschlags-/Bindefrist: 30.10.2026 Ausführung: höchstens 24 Wochen nach Zuschlagserteilung
Vor Ablauf der Zuschlagfrist wird den nicht berücksichtigten Anbietern die Absage elekt- ronisch zugestellt.
2.7 Zuschlagskriterien
Der Zuschlag wird nach § 43 UVgO auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirt- schaftlichste Angebot erteilt. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes werden ausschließlich die nachfolgenden Kriterien angesetzt:
(1) Anschaffungspreis (netto; ohne Berücksichtigung von bedingten Rabatten, wie z.B. Skonto) * /max. 40 %, entspricht bis zu 40 Wertungspunkten
- Hierbei gilt, dass der beste (günstigste) Preis die maximale Prozentzahl er- hält. Das 1,5fache des besten Preises entspricht 0%. Alle weiteren Angebote werden entsprechend Ihrer Abweichungen linear interpoliert. Der geringste er- reichbare Wert ist 0%.
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 7 von 14
[Seite 8]
(2) Technische Ausführung (best effort) max. 60 %, entspricht bis zu 60 Wertungs- punkten
• Wellenlänge: o Genauigkeit der Wellenlängeneinstellung <= 1cm-1 (max. Punktzahl: 12 bei Erreichen des Wertes, ansonst lineare Abwertung bis 12cm-1) o Wiederholgenauigkeit der Wellenlängeneinstellung <=0.5cm-1 (max. Punktzahl: 12 bei Erreichen des Wertes, ansonst lineare Abwertung bis 5cm-1) • Strahlqualität – Polarisationszustand: o Linear polarisiert mit Polarisationsverhältnis besser 100:1 (max. Punkt- zahl: 6 bei Erreichen des Wertes, ansonst 0Punkte) • Betriebsmodus – Pulsbetrieb: o Einstellbare Wiederholraten bis 3 MHz (max. Punktzahl: 6 bei Erreichen des Wertes, ansonst 0 Punkte) • Betriebsmodus – Betriebsarten / Scans: o Verschiedene Betriebsarten für die Abstimmung (z.B. Set-&-Hold, Step-&- Measure, kontinuierliche Scans/Sweeps); es soll eine Scan- Geschwindigkeit von 200 cm⁻¹/s erreichbar sein. (max. Punktzahl: 12 bei Erreichen der Anforderungen, ansonst 0 Punkte) • Ausgangsleistung - Stabilität: o Die Stabilität der Ausgangsleistung soll besser als ±2 % (rms) über einen Zeitraum von 2 h sein. (max. Punktzahl: 12, bei Erreichen des Wertes, an- sonst 0 Punkte)
Hinweis: Die Friedrich-Schiller-Universität Jena beabsichtigt die vollständige Zahlung des Gesamt-preises direkt bei Zuschlag und fordert dafür eine Bankbürgschaft.
An die Bürgschaft wird folgende Anforderung gestellt: Eine Vorauszahlung gegen Bankbürgschaft in Höhe des Bruttoauftragswertes wird in Ab- sprache vereinbart. Der Auftragnehmer reicht dazu umgehend nach Zuschlagserteilung eine Rechnung und Bürgschaft ein. Die Kosten sind einzukalkulieren und werden nicht vergütet. Anforderung: Bankbürgschaft eines europäischen Kreditinstituts / Bank, zudem selbstschuldnerisch und unbefristet, Zinsen und Kosten eingeschlossen, unter Verzicht auf die Einreden der Anfechtbarkeit, der Aufrechenbarkeit und der Vorausklage gemäß § 770, 771 BGB. Die Bürgschaft kann nach erfolgreicher Abnahme zurückgefordert werden. Eine Befristung ist unzulässig.
2.8 Bindefrist
Der Bieter ist bis zum 30.10.2026 an sein Angebot gebunden. Der Bieter versichert, dass alle angebotenen Komponenten bzw. Ersatzteile spätestens in den folgenden 24 Wochen nach Zuschlagserteilung mängelfrei übergeben und abgenommen werden können.
2.9 Erklärungen des Auftragnehmers
Zur ordnungsgemäßen Bearbeitung der Ausschreibung sind schriftliche Erklärungen und Nachweise des Anbieters erforderlich.
Folgende Unterlagen sind einzureichen:
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 8 von 14
[Seite 9]
• Unternehmensdarstellung o Allgemeine Unternehmensdarstellung o Firmenname, Rechtsform, Umsatzsteuerident-Nr. o Anschrift (Hauptsitz/Niederlassungen/Sitz der Niederlassung, die den Auf- traggeber betreuen würde) o Telefon-/Faxnummer und E-Mailadresse o Organisationsstruktur des Unternehmens, Geschäftsfelder/-zweige o Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Unternehmenshistorie etc. o Angaben zu den Umsätzen der letzte drei Jahre sowie den Umsätzen der im Rahmen der Ausschreibung maßgeblichen Geschäftsfelder, ersatzweise Ge- schäftsberichte der letzten drei Jahre • Einen aktuellen (nicht älter als 6 Monate) Nachweis der Eintragung in das Handelsre- gister oder ein vergleichbares Register nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des EU-Mitgliedstaates, in dem das Unternehmen ansässig ist • Nachweis von mindestens 3 Referenzen in vergleichbarer Art und Größenordnung (d.h. in den vergangenen 3 Jahren mit Kurzbeschreibung und Kontaktdaten des Auf- traggebers (die Referenzen dürfen nicht das Recht des Auftragsgebers ausschließen oder einschränken weitere Informationen bei den Auftraggebern einzuholen). • Eigenerklärung zum Ausschreibungsverfahren (Anlage 4) • Eigenerklärung zur Eignung gemäß § 31 UVgO (Anlage 5) • Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz gemäß § 8 Abs. 1 S. 1 (Anlage 6)
Im Auftragsfall gelten die Regelungen der Fremdfirmenerklärung, diese ist nach Zu- schlagserteilung vom bezuschlagtem Bieter mit dem benannten Ansprechpartner des Standortes abzustimmen:
• Fremdfirmenerklärung (Anlage 7).
Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter behördliche/beglaubigte Originalbescheinigung abzufordern, welche die inhalt- lichen Aussagen der Eigenerklärungen nachweislich belegen und dokumentieren. Falschangaben in den abgeforderten Eigenerklärungen führen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.
2.10 Erfüllungsort und Gerichtsstand
Erfüllungsort für den Auftraggeber ist Jena bzw. der vorgegebene Aufstellungsort am
Fraunhofer IOF, Albert-Einstein-Straße 7, 07745 Jena Gerichtsstand für beide Partner ist Jena.
3 Form und Inhalt des Angebotes
3.1 Allgemeines
Das Angebot muss alle in den hier festgelegten und in der Leistungsbeschreibung (Anla- ge 2) enthaltenen Anforderungen vollständig abdecken. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen und ist termingerecht elektronisch über den Angebots-Assistenten (ANA) der e-Vergabeplattform (https://www.evergabe-online.de) einzureichen. Es hat folgendes zu umfassen:
• Ein Anschreiben • Ein ausgefülltes Preisblatt (siehe Anlage 2)
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 9 von 14
[Seite 10]
• Produkt- bzw. Leistungsbeschreibung/en • Alle in der Ziffer 2.9 geforderten Erklärung und Nachweise. Sämtliche Eigenerklä- rungen müssen an den hierfür vorgesehenen Stellen ausgefüllt sein. • Der/die für Rückfragen seitens des Bieters zuständige(n) Ansprechpartner.
Für die Auswertung der Angebote sind die schriftlichen Unterlagen maßgebend. Die Preise sind netto in EURO (EUR) anzugeben.
Anderslautende Geschäfts-/Liefer- oder Zahlungsbedingungen sind dem Angebot nicht beizufügen.
Soweit weitergehende Erläuterungen zur Beurteilung des Angebotes erforderlich er- scheinen, kann der Bieter sie als Anlage (Beiblätter) dem Angebot beifügen. Sie dürfen jedoch nur kommentierenden Charakter haben, müssen zweifelsfrei erkennbar sein und dürfen den Vergabeunterlagen inhaltlich nicht widersprechen.
Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, bei unvollständig dokumentierten Ange- boten, aus denen sich die in Anlage 2 geforderten Mindestanforderungen nicht eindeutig entnehmen lassen, die notwendigen Informationen bzw. zusichernden schriftlichen Er- klärungen, vom Bieter abzufordern. Einen Anspruch hierauf hat der Bieter aber nicht.
Für die Bearbeitung des Angebots wird keine Entschädigung gewährt. Dem Angebot bei- gefügte Unterlagen, Muster usw. verbleiben, wenn nichts anderes vereinbart wird, ohne Anspruch auf Vergütung beim ausschreibenden Unternehmen.
3.2 Anschreiben
Das Anschreiben hat den Hinweis auf die Ausschreibung N-ÖA/206-140 zu enthalten. Es ist Bestandteil des Angebotes. Darüber hinaus ist in diesem Schreiben ein Fixtermin zu benennen, der bei Überschreitung der Lieferfrist entsprechend die Vereinbarung einer Zahlung der untenstehenden Vertragsstrafe enthält.
3.3 Preisblatt
Das in der Leistungsbeschreibung unter Ziffer 6 aufgeführte Preisblatt ist auszufüllen.
3.4 Angebotsänderungen
Berichtigungen und Änderungen zu den eingereichten Angeboten sowie die Zurück- ziehung eines Angebotes sind bis zum Abgabetermin möglich und haben ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes zu erfolgen.
4 Auftragsabwicklung
Für die Auftragsabwicklung ist folgende Vorgehensweise vorgesehen:
4.1 Standort/Ansprechpartner
Spätestens mit Zuschlag erhält der Auftragnehmer die genaue Adresse des Standortes, an den die Komponenten auszuliefern sind, sowie die Ansprechpartner des Standortes mit Telefonnummern und Email-Adresse.
4.2 Bestellauftrag
Die Bestellung erfolgt seitens des Auftraggebers von zentraler Stelle.
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 10 von 14
[Seite 11]
4.3 Liefertermin/Lieferung
Nach der Bestellung vereinbart der Auftragnehmer den genauen Liefertermin mit dem Ansprechpartner des Standortes und informiert den Auftraggeber hinsichtlich des Liefer- termins.
Mit Zuschlagserteilung kommt die Fremdfirmenerklärung gemäß Geltungsbereich dieser Anlage zur Anwendung und gilt als vereinbart (Anlage 7). Der Auftragnehmer stimmt sich dazu mit dem benannten Ansprechpartner des Standortes ab.
Die Lieferungen haben als eine Lieferung an die Lieferadresse zu erfolgen. Teil- lieferungen sind nur nach Rücksprache mit dem Auftraggeber möglich.
4.4 Lieferschein
Der Lieferschein wird erst nach mängelfreier Abnahme der kompletten Lieferung vom Ansprechpartner vor Ort oder dessen Stellvertreter unterzeichnet (bestätigt die erfolgrei- che Auslieferung) und ist Basis für die Erstellung der Rechnung.
5 Sonstige Leistungen
5.1 Leistungen des Auftragnehmers
Die Leistungen des Auftragnehmers umfassen sämtliche Leistungen, die zur Installation (Lieferung, Aufstellung, Inbetriebnahme und Einweisung) in Absprache mit dem An- sprechpartner der Lieferadresse erforderlich sind. Diese umfassen neben den Vorgaben aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 2):
• Abstimmung des Liefertermins und der Fremdfirmenerklärung (Anlage 7) mit Wa- renempfänger • Termingerechte und kostenfreie Lieferung nach Bestellauftrag • Kostenfreie Mitnahme und ökologische und ökonomische Entsorgung sämtlicher Verpackungsmaterialien • Benennung eines zentralen Ansprechpartners für alle Angelegenheiten
Außer in den bereits hier erwähnten Vertragsbedingungen werden folgende Leistungen nicht gesondert vergütet, sondern sind von der Leistung mit umfasst:
• Zusätzliche Frachtkosten, die durch Eilzustellung von Komponenten entstehen.
5.2 Lieferfrist
Die Lieferfrist der abgerufenen Komponenten beträgt maximal 24 Wochen. Fristbeginn für die Berechnung der Lieferfrist ist der Tag, an dem der Zuschlag erteilt wird und der Bestellauftrag beim Auftragnehmer eingegangen ist. Für das Fristende ist der Tag maß- gebend, an dem die abgerufenen Komponenten vollständig funktionsbereit geliefert und aufgestellt übergeben werden.
5.3 Subunternehmer
Der Auftragnehmer stellt für die Abwicklung des Auftrages zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber einen zentralen Ansprechpartner zur Verfügung.
Der Auftragnehmer kann für die Erfüllung des Auftrages grundsätzlich Subunternehmer einschalten, wobei die Anzahl möglichst gering zu halten ist (maximal 3).
Erfüllt ein Subunternehmer seine Aufgaben nicht zufriedenstellend, so ist der Subunter- nehmer auf Verlangen des Auftraggebers auszutauschen. Der Auftragnehmer hat dann
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 11 von 14
[Seite 12]
dafür zu sorgen, dass sämtliche Garantieleistungen vom Auftragnehmer selbst oder ei- nem neuen Subunternehmer zu leisten sind.
Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass der beauftragte Subunternehmer Arbeiten nicht an Dritte vergibt. AGB der Subunternehmer gelten nicht im Rahmen der zu treffen- den Vereinbarung.
Der Auftragnehmer hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Subunter- nehmen übertragen will. Der Auftragnehmer haftet hier für die Qualität der Arbeits- leistung des Subunternehmers.
5.4 Bietergemeinschaften, Eignungsleihe
Bietergemeinschaften (nachfolgend: „BG“) sind zugelassen. Der Bieter hat zu erklären, ob er sein Angebot in Form einer BG oder als Einzelbieter ab- gibt. Eine BG hat mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Bietergemein- schaftserklärung abzugeben, die beinhaltet,
• dass im Auftragsfall eine Arbeitsgemeinschaft gebildet wird, • in der alle Mitglieder aufgeführt sind und eines der Mitglieder als bevollmächtigter Ver-treter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages bezeichnet ist (nachfolgend: „geschäftsführendes Mitglied“), • dass das geschäftsführende Mitglied alle Mitglieder der BG und späteren Ar- beitsgemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, • dass das geschäftsführende Mitglied berechtigt ist, Zahlungen des Auftraggebers für jedes Mitglied der BG und späteren Arbeitsgemeinschaft mit befreiender Wir- kung anzunehmen, und • dass alle Mitglieder der späteren Arbeitsgemeinschaft für die Erfüllung des Ver- trages als Gesamtschuldner haften
Grundsätzlich schließt eine BG die gegenseitige Verpflichtung ein, von eigenen Angebo- ten abzusehen und mit anderen Unternehmen nicht zusammenzuarbeiten, was grund- sätzlich den Tatbestand einer Wettbewerbsbeschränkung im Sinne des § 1 GWB erfüllt. Ein Ausschluss von Angeboten ist geboten, denen in Bezug auf die Vergabe eine wett- bewerbsbeschränkende Abrede unter Bietern zugrunde liegt. Um diesem Vorwurf der Wettbewerbsbeschränkung entgegenzutreten, hat die BG bereits mit dem Angebot aufzuklären, ob
• es sich bei den Mitgliedern der BG um gleichartige Unternehmen handelt, die sich auf dem gleichen Sektor gewerblich betätigen und zueinander jedenfalls in einem potentiellen Wettbewerbsverhältnis stehen; und • die Mitglieder mit einem eigenständigen Angebot aufgrund ihrer betrieblichen oder geschäftlichen Verhältnisse (z.B. mit Blick auf Kapazitäten, technische Ein- richtungen und/oder fachliche Kenntnisse) nicht leistungsfähig sind, und erst der Zusammenschluss zu einer BG sie in die Lage versetzt, sich daran zu beteiligen.
Eine BG hat die unter Kapitel 2.9 geforderten Eignungsnachweise (Zuverlässigkeit) von jedem einzelnen Mitglied der BG mit dem Angebot vorzulegen, soweit dort nicht aus- drücklich etwas anderes vorgesehen ist. Zusätzlich hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die unterschriebenen Eigenerklä- rungen gemäß der Kapitel 2.9 der Ausschreibungsunterlagen dem Angebot beizufügen.
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 12 von 14
[Seite 13]
Im Angebot ist in einer detaillierten Übersicht darzustellen, welches Mitglied der BG vo- raussichtlich im Einzelnen für die Erbringung welcher Leistungen verantwortlich ist.
Bitte beachten Sie: Beteiligt sich ein Mitglied einer BG auch als Mitglied in einer weiteren BG, die ein konkurrierendes Angebot einreicht, oder auch als Einzelbieter mit einem kon- kurrieren-den Angebot an dem Vergabeverfahren, führt dies zum Ausschluss beider An- gebote.
Beabsichtigt der Bieter die Eignungsleihe im Sinne von § 34 UVgO zu nutzen, ist dies im Angebot durch entsprechende Erklärung dazulegen.
5.5 Gefahrentragung
Der Gefahrenübergang für die gelieferten Komponenten an den Auftraggeber erfolgt mit mängelfreier Abnahme und der Gegenzeichnung des Lieferscheines durch den Auftrag- geber vor Ort. Der Garantie- bzw. Gewährleistungszeitraum beginnt ebenfalls mit män- gelfreier Abnahme. Der Auftraggeber übernimmt in diesem Zusammenhang keinerlei Haftung für Verzögerungen, die durch höhere Gewalt, Streik und Aussperrung entstehen.
6 Sonstige vertragliche Regelungen
6.1 Lieferfristüberschreitungen/Vertragsstrafe
Sollte die Lieferfrist um eine Woche oder mehr überschritten werden, so behält sich der Auftraggeber vor, vom Vertrag vorzeitig zurückzutreten. Schadensersatzforderungen seitens des Auftragnehmers sind aus diesem Grund nicht zulässig.
Für eine Überschreitung der Lieferfrist hat der Auftragnehmer eine Vertragsstrafe ent- sprechend § 11 VOL/B zu zahlen, die ohne Verzugssetzung bereits am ersten Werktag nach zugesichertem Fixtermin der Lieferung beginnt. Es gilt die Höchstgrenze von 8 % nach § 11 Abs. 2 VOL/B.
6.2 Deeskalationsmanagement
Die Parteien werden stets versuchen, eventuell auftretende Meinungsverschiedenheiten gütlich und im Sinne kooperativer Zusammenarbeit zu regeln. Zu diesem Zweck kann jede Partei ein Treffen der Hauptverantwortlichen verlangen.
7 Kauf
Die Beschaffung der Komponenten wird mittels Zahlung nach Rechnung (Kauf) abgewi- ckelt. Es gelten folgende Bestimmungen:
Für die Rechnung an den Auftraggeber sind die unterschriebenen Lieferscheine beizufü- gen.
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena beabsichtigt die vollständige Zahlung des Ge- samtpreises direkt bei Zuschlag und fordert dafür eine Bankbürgschaft.
An die Bürgschaft wird folgende Anforderung gestellt: Eine Vorauszahlung gegen Bankbürgschaft in Höhe des Bruttoauftragswertes wird in Absprache vereinbart. Der Auftragnehmer reicht dazu umgehend nach Zuschlagsertei- lung eine Rechnung und Bürgschaft ein. Die Kosten sind einzukalkulieren und werden
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 13 von 14
[Seite 14]
nicht vergütet. Anforderung: Bankbürgschaft eines europäischen Kreditinstituts / Bank, zudem selbstschuldnerisch und unbefristet, Zinsen und Kosten eingeschlossen, unter Verzicht auf die Einreden der Anfechtbarkeit, der Aufrechenbarkeit und der Vorausklage gemäß § 770, 771 BGB. Die Bürgschaft kann nach erfolgreicher Abnahme zurückgefor- dert werden. Eine Befristung ist unzulässig.
8 Schlussbestimmung
Dieser Vertrag enthält sämtliche Absprachen zwischen den Parteien. Mündliche Neben- absprachen und Zusicherungen bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen des Ver- trages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für einen etwaigen Verzicht auf die Schriftform.
Machen die Parteien von Rechten aus diesem Vertrag im Einzelfall nicht Gebrauch be- deutet dies kein Verzicht für die Zukunft.
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein, berührt dies die Wirksamkeit dieses Vertrages im Übrigen nicht. An Stelle der un- wirksamen Bestimmung tritt eine solche Regelung, die dem wirtschaftlichsten Zweck der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung am nächsten kommt.
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Seite 14 von 14