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BA072-26

Rahmenvereinbarung (Entwurf)1

Zwischen der Bundesrepublik Deutschland

vertreten durch das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) vertreten durch das Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG) Maarweg 149-161 50825 Köln

nachfolgend Auftraggeber genannt -

und der

wird folgende Rahmenvereinbarung geschlossen:

1 Hinweis: Diese Leistungsbeschreibung ist Teil der Vergabeunterlagen. Im Zuge einer etwaigen Zuschlagserteilung wird sie unter Bezeichnung des Auftragnehmers als verbindliches Vertragsdokument vom Auftraggeber an den Auftragnehmer übersandt. Dabei wird in die Kopfzeile das Zuschlagsdatum eingetragen. Eine Einreichung durch den Bieter bereits mit dem Angebot ist nicht erforderlich!!

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Präambel Hintergrund/Vorbemerkungen In Deutschland ist der Auftraggeber (Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit) im Auftrag des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG) eine obere Bundesbehörde im Geschäftsbereich des BMG. Als zentrale Koordinierungsstelle für Prävention und Gesundheitsförderung ist das Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit für eine Vielzahl von Präventionsthemen verantwortlich. Mit anderen Worten: Der Auftraggeber hat die Aufgaben, die Bereitschaft in der Bevölkerung zu fördern, sich gesundheitsgerecht und verantwortungsbewusst zu verhalten, sowie die Akteurinnen und Akteure von Lebenswelten darin zu unterstützen, diese gesundheitsförderlich zu gestalten. Die Produkte, wie z. B. Broschüren, Webseiten, Bewegungsprogramme und Instrumente, sind fachlich geprüft und entsprechen wissenschaftlichen Qualitätsstandards. Die Angebote des Auftraggebers sind kostenfrei, neutral, objektiv und unabhängig, daher verbietet sich die Abbildung von Inhalten Dritter, wie Unternehmen oder Interessensverbänden. Der Auftraggeber entwickelt für jedes seiner Themen Präventionsstrategien und Kommunikationskonzepte und setzt sie in Programme, Kampagnen und Projekte um.

Die nachfolgenden Regelungen dieser Rahmenvereinbarung gelten, soweit nicht gesondert gekennzeichnet, für alle drei Lose!

§ 1 Gegenstand der Rahmenvereinbarung

(1) Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist die Konzeption, Entwicklung, Begleitung, Koordination und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen und Öffentlichkeitsarbeit der folgenden Programme bzw. Projekte des Auftraggebers: Los 1: Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit „Gesund und aktiv älter werden“ Los 2: Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit „Impulsgeber Bewegungsförderung“ Los 3: Veranstaltungsorganisation „Gesund und aktiv älter werden“ Nähere Informationen finden sich unter § 4 Leistungen des Auftragnehmers. (2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich durch diese Rahmenvereinbarung, im Falle einer Einzelauftragserteilung, die in § 4 aufgeführten Leistungen entsprechend dem bezuschlagten Angebot und dem jeweiligen Einzelauftrag zu erbringen. (3) Die Rahmenvereinbarung umfasst ein prognostiziertes Auftragsvolumen in Höhe von Los 1: 99.000,00 € (inkl. USt.), Los 2: 47.250,00 € (inkl. USt.), Los 3: 79.789,50 € (inkl. USt.) pro Jahr, wobei der Auftraggeber kein Auftragsvolumen garantiert. Es wird eine vertragliche Obergrenze von Los 1: 440.000,00 € (inkl. USt.), Los 2: 158.000,00 € (inkl. USt.), Los 3: 354.620,00 € (inkl. Ust.) für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung, inkl. dem Zeitraum der Verlängerungsoption gemäß § 3 Abs. 3 festgelegt. (4) Die während der Rahmenvereinbarungslaufzeit abgerufenen Mengen richten sich ausschließlich nach dem Bedarf des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Erteilung eines Einzelauftrages. Ein Anspruch auf Abruf einer Mindestmenge an Einzelaufträgen besteht nicht. (6) Soweit in dieser Rahmenvereinbarung nicht alle Bedingungen festgehalten sind, erfolgt die Festlegung im Übrigen im Rahmen der konkreten Angebotsaufforderung für die Einzelaufträge gemäß § 5.

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§ 2 Bestandteile der Rahmenvereinbarung

Es gelten als Bestandteile der Rahmenvereinbarung:

Diese Rahmenvereinbarung, inkl.  Anhang A „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“  Anhang B „Handlungsempfehlungen zur gendergerechten Sprache“  Anhang C „Leitfaden zur nachhaltigen Organisation von Veranstaltungen“ (Los 1 und Los 3)  Anhang D „Mustermitteilung an den Auftragnehmer gemäß § 4 Absatz 3 S. 1 BTTG“
das Angebot des Auftragnehmers
die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) Die vertraglichen Rechte und Pflichten der Parteien ergeben sich aus den Vertragsbestandteilen in der obigen Reihenfolge. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden nicht Bestandteil dieser Rahmenvereinbarung und gelten nicht als solcher.

§ 3 Beginn und Dauer der Rahmenvereinbarung

(1) Die Rahmenvereinbarung tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft. (2) Der Leistungszeitraum pro Los beginnt mit Zuschlagserteilung, jedoch frühestens am 01.01.2027 und endet mit Ausschöpfung der vertraglichen Obergrenze gem. § 1 Abs. 3, spätestens jedoch am 31.12.2028, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Während dieses Zeitraums kann der Auftraggeber gemäß dem in § 4 näher bezeichneten Verfahren Einzelaufträge erteilen. Sofern die Leistungszeit eines Einzelauftrages die Laufzeit der Rahmenvereinbarung übersteigt, gelten die Regelungen der Rahmenvereinbarung und des jeweiligen Einzelauftrages bis zum vollständigen Abschluss des betreffenden Einzelauftrages fort. (3) Verlängerungsoptionen: Los 1: Die Rahmenvereinbarung kann insgesamt zweimal um jeweils weitere zwölf Monate bis zum 31.12.2029 bzw. bis zum 31.12.2030 zu den bestehenden Bedingungen verlängert werden. Los 2: Die Rahmenvereinbarung kann einmal um weitere zwölf Monate bis zum 31.12.2029 zu den bestehenden Bedingungen verlängert werden. Los 3: Die Rahmenvereinbarung kann insgesamt zweimal um jeweils weitere zwölf Monate bis zum 31.12.2029 bzw. bis zum 31.12.2030 zu den bestehenden Bedingungen verlängert werden. Hierbei handelt es sich jeweils um ein einseitiges Gestaltungsrecht des Auftraggebers. Aus dem Optionsrecht resultiert kein Anspruch des Auftragnehmers auf Inanspruchnahme der Option. Die Inanspruchnahme des Optionsrechts ist nicht möglich, wenn die vertragliche Obergrenze gem. § 1 Abs. 3 bereits ausgeschöpft ist. Entschließt sich der Auftraggeber zu ihrer Inanspruchnahme der jeweiligen Option, so teilt er dem Auftragnehmer dies spätestens bis zum 31.10.2028 (Los 1 – Los 3) bzw. bis spätestens zum 31.10.2029 (nur Los 1 und Los 3) in Textform mit. Die Rahmenvereinbarung endet bei Inanspruchnahme des Optionsrechts mit Ausschöpfung der vertraglichen Obergrenze, spätestens jedoch mit Ablauf des Verlängerungszeitraumes, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

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§ 4 Leistungen des Auftragnehmers (Leistungsbeschreibung)

Los 1: (1) Fachlicher Hintergrund - Thema „Gesund und aktiv älter werden“ Vor dem Hintergrund des demografischen Wandels mit einer deutlichen Zunahme des Anteils älterer und alter Menschen in der Bevölkerung gewinnt das Thema „Gesundheitsförderung und Prävention für ältere Menschen“ zunehmend an Bedeutung. Bei einer moderaten demografischen Entwicklung werden im Jahr 2040 20,9 Millionen Menschen in Deutschland 67 Jahre und älter sein (Statistisches Bundesamt (Destatis), Genesis-Online, https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft- Umwelt/Bevoelkerung/Bevoelkerungsvorausberechnung/Tabellen/variante-1-2-3- altersgruppen.html;jsessionid=429593C183174301BA016891C8103473.live711, Abrufdatum: 19.03.2026).

Parallel zu dieser Entwicklung verstärken sich mit fortschreitendem Alter auch gesundheitliche Einschränkungen: In der Altersgruppe der 70- bis 85-Jährigen leiden 56,7 % an zwei oder mehr Erkrankungen - 25,4 % sogar an fünf oder mehr Erkrankungen (Wolff et al. 2017). Dies betrifft vor allem chronische Erkrankungen wie Arthrose, Herz-Kreislauf-Erkrankungen, Infektionskrankheiten, Krebs, Osteoporose und Parkinson. Zu den physischen Einschränkungen kommen in höherem Alter Erkrankungen im psychischen Bereich wie Depressionen und Demenz hinzu. Bis zum Jahr 2050 wird die Zahl der Menschen mit Demenz im Alter 65+ voraussichtlich auf 2,7 Millionen steigen (Deutsche Alzheimer Gesellschaft e.V. (2024). Die Häufigkeit von Demenzerkrankungen. Infoblatt 1. https://www.deutschealzheimer.de/fileadmin/Alz/pdf/factsheets/infoblatt1_haeufigkeit_de menzerkrankungen_dalzg.pdf, Abrufdatum: 12.03.2026).

Das daraus resultierende Risiko der Pflegebedürftigkeit hat hohe individuelle, familiäre, gesellschaftliche und ökonomische Bedeutung: Im Dezember 2023 waren in Deutschland knapp 5,7 Millionen Menschen pflegebedürftig im Sinne des Pflegeversicherungsgesetzes (SGB XI) (Statistisches Bundesamt (Destatis). (2024). Pflege in Deutschland. https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Gesundheit/Pflege/_inhalt.html).

Ziel muss es daher sein, die Gesundheit und damit die Eigenständigkeit und Mobilität möglichst lange zu erhalten, um Pflegebedürftigkeit zu vermeiden.

Das Programm „Gesund und aktiv älter werden“ Mit dem Programm „Gesund & aktiv älter werden“ leistet der Auftraggeber seit 2010 einen wichtigen Beitrag zur Gesundheitsförderung und Prävention für ältere Menschen. Im Rahmen des Programms wird in Form von verschiedenen Expertisen und Studien der aktuelle Wissenstand zum Thema „Gesundes Alter“ aufbereitet und darauf basierend verschiedene Aktivitäten, Maßnahmen, Materialien und Arbeitshilfen zur Unterstützung der Akteurinnen und Akteure vor Ort entwickelt.

Der Auftraggeber führt seit 2012 größere Bundeskonferenzen (u. a. zu den Themen Bewegung, Psychische Gesundheit, Depression, Demenz, Teilhabe, Kommunale Ansätze, Ländliche

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Regionen, Pflege/Pflegende Angehörige) durch und erörtert zentrale Fragestellungen gemeinsam mit Kooperationspartnerinnen und -partnern und Akteurinnen und Akteuren. Die Webseite www.gesund-aktiv-aelter-werden.de versteht sich als Informationsportal zum Thema „gesundes Älterwerden“ sowohl für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, als auch für Endverbraucherinnen sowie Endverbraucher.

Zielgruppen Die Zielgruppe des Themenbereichs „Gesundes Alter“ ist ausgesprochen heterogen. So sind die Lebensphasen und die Lebenslagen von älteren und alten Menschen kaum untereinander vergleichbar und die Altersbilder in der Gesellschaft einem ständigen Wandel unterworfen.

Endadressatinnen und -adressaten:  Menschen in der Nacherwerbsphase ab 65 Jahren. Dazu zählen die „Alten“ (zwischen 65 und 80 Jahren) und die „Hochaltrigen“ (ab 80 Jahre).  sozial benachteiligte ältere Menschen sowie ältere Migrantinnen und Migranten, bis hin zu Menschen mit Mehrfacherkrankungen und Pflegebedürftigkeit  Pflegende und nichtpflegende An- und Zugehörige. Multiplikatorinnen und Multiplikatoren:  Alle Akteurinnen und Akteure, die in direktem Kontakt zu den älteren Menschen stehen oder die daran mitwirken, gesundheitsförderliche Lebenswelten zu schaffen.  Vorwiegend aus den Arbeitsfeldern Gesundheitsförderung und Prävention, Gesundheitswesen, Soziales, Seniorenarbeit, Bewegung, Pflege, Kommunalverwaltungen und bürgerliches Engagement.

Zielsetzungen Übergeordnetes Ziel des Themenbereichs „Gesundes Alter“ ist die Verbesserung bzw. der Erhalt der Gesundheit, und damit die Förderung von Lebensqualität, gesellschaftlicher Teilhabe, und der Erhalt von Selbständigkeit und Selbstbestimmtheit älterer Menschen. Hierfür spielen Gesundheitskompetenz und Gesundheitsverhalten älterer Menschen innerhalb ihrer Lebenswelten und -verhältnisse sowie die Gestaltung gesundheitsförderlicher Lebenswelten eine ausschlaggebende Rolle. Untergeordnete Ziele für die Endadressatinnen und Endadressaten  Ältere Menschen sind in ihrer Gesundheitskompetenz gestärkt.  Ältere Menschen verhalten sich nachhaltig gesundheitsorientiert.

Untergeordnete Ziele für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren  Multiplikatorinnen und Multiplikatoren aus Medizin und Pflege, Wissenschaft und Forschung, sowie den für ältere Menschen relevanten Lebenswelten und Institutionen nehmen die Beratungs-, Qualifizierungs- und Unterstützungsangebote des Auftraggebers wahr und nutzen diese Kompetenzen zur Weitergabe an die Zielgruppe der älteren Menschen.  Multiplikatorinnen und Multiplikatoren sind über Fachveranstaltungen wie Messen, Bundes- und Landeskonferenzen informiert und nehmen an diesen teil.

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(2) Umfang der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen Übergreifende fachlich-inhaltliche Strategieentwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit

Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen betreffen die Konzeption, Entwicklung, Begleitung, Koordination und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen sowie
alle vom Auftragnehmer zu entwickelnden und umzusetzenden Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit für den Fachbereich „Gesund und aktiv älter werden“, und den damit in Zusammenhang stehenden Maßnahmen zur bundesweiten Gesundheitsförderung und Prävention chronischer Erkrankungen der Zielgruppe der ab 65-Jährigen.
Die vom Auftragnehmer zu entwickelnden und umzusetzenden Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit umfassen im Einzelnen die nachstehend unter Abs. 3 Nr. 1 – Nr. 9 näher bezeichneten Leistungen. Als weitere Leistungen zählen auch die Weiterentwicklung der Webauftritte, die Entwicklung von Social-Media Maßnahmen sowie die Konzipierung und Erstellung audiovisueller Medien für den derzeit bestehenden Online-Auftritt (https://www.gesund- aktiv-aelter-werden.de/). Der Auftragnehmer arbeitet in allen notwendigen strategischen und inhaltlichen Entscheidungen eng mit dem Auftraggeber zusammen. Darüber hinaus erfolgt die Leistungserbringung je nach Projekt in weiterer Abstimmung mit weiteren vom Auftraggeber beauftragte Agenturen bzw. Dienstleistern.

(3) Beschreibung der Leistungen im Einzelnen

Durchführung eines Auftaktgesprächs zur Abstimmung mit dem Auftraggeber Zu Beginn des Auftrags findet ein digitales Auftakt- bzw. Kennlerngespräch zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber sowie ggf. weiteren Agenturen des Auftraggebers auf Einladung des Auftraggebers statt. In diesem Zusammenhang stellt der Auftraggeber dem Auftragnehmer das zu bearbeitende Programm bzw. Projekt vor. Zudem werden die grundlegenden Vorstellungen des Projektmanagements und der Zusammenarbeit sowie die anstehenden Aufgaben abgestimmt. Das Auftaktgespräch findet innerhalb von 14 Tagen nach Zuschlagserteilung statt. Die seitens des Auftragnehmers für den Auftrag projektverantwortliche Person sowie deren Vertretung (vgl. § 6) sind zur Teilnahme am Auftaktgespräch verpflichtet. Das Auftaktgespräch wird als Videokonferenz durchgeführt (Dauer: ca. zwei Stunden). Der Auftragnehmer erstellt ein Ergebnisprotokoll und übermittelt dieses spätestens fünf Arbeitstage (Montag bis Freitag) nach Durchführung des Gesprächs per E-Mail an die vom Auftraggeber nach Zuschlagserteilung benannten Empfängerinnen und Empfänger. Das Protokoll ist in einem MS-Word-kompatiblen Format vorzulegen. Es sind zwei Überarbeitungsschleifen mit dem Auftraggeber einzuplanen.

Sofern sich der Auftraggeber für die Wahrnehmung der Option(en) gemäß § 3 Abs. 3 entschließt, findet anstelle eines Auftaktgespräches jeweils ein Zwischengespräch zu den Themen gemäß Nr. 2 – Nr. 4 sowie über mögliche Anpassungen der im Absatz genannten Inhalte statt (Dauer ca. zwei Stunden).

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Übergreifende Projektorganisation zu laufenden Projekten a) Teilnahme an regelmäßigen Videokonferenzen oder Telefonaten (Jour Fixe) mit dem Fachreferat des Auftraggebers zur laufenden Betreuung unter Leitung des Fachreferats des Auftraggebers (ca. vier Stunden/Monat). Die Durchführung erfolgt per Videokonferenz oder telefonisch. Bei Bedarf nehmen weitere vom Auftraggeber beauftragte Agenturen bzw. Dienstleister teil. b) Teilnahme an halbjährlich stattfindenden digitalen Planungsterminen zur Abstimmung der Aufgaben- und Ressourcenplanung für das jeweils folgende Halbjahr (je Termin ca. zwei Stunden). Auch hier können weitere beauftragte Agenturen bzw. Dienstleister eingebunden sein. c) Laufende übergeordnete Abstimmung und Arbeitsplanung mit dem Fachreferat des Auftraggebers sowie weiteren beauftragten Agenturen bzw. Dienstleistern zu den jeweils anfallenden Maßnahmen und Tätigkeiten im Programm „Gesund und aktiv älter werden“. Die Kommunikation erfolgt überwiegend telefonisch, per Videokonferenz sowie per E-Mail (ca. sechs Stunden/Monat). d) Wahrnehmung einer koordinierenden Funktion in Projekten, die die Öffentlichkeitsarbeit betreffen, gegenüber weiteren beauftragten Agenturen bzw. Dienstleistern in Abstimmung mit dem Fachreferat des Auftraggebers -abhängig von der Art des Projekts (ca. vier Stunden). e) Entwicklung von Zeit- und Ablaufplänen für anfallende Projekte (ca. eine Stunde/Monat). Diese umfassenden Zeit- und Ablaufpläne sollen dazu dienen, die zeitnah anstehenden Aufgaben zu strukturieren, die erledigten Aufgaben entsprechend kenntlich zu machen und die übergeordneten Ziele im Auge zu behalten. f) Überwachung des Budgets inkl. Rechnungserstellung (ca. eine Stunde/Monat).
(Weiter-)Entwicklung von Kommunikationsstrategien (ca. einmal im Vertragszeitraum) a) Fortschreibung der Kommunikationsstrategien Die vorhandenen Kommunikationsstrategien für die Themenbereiche sind durch den Auftragnehmer fachlich weiterzuentwickeln und fortzuschreiben. Im Rahmen der Fortschreibung ist insbesondere eine strategische Ergänzung zur zielgerichteten Ansprache weiterer Zielgruppen vorzunehmen. Die Kommunikationsstrategie soll auf (wissenschaftlichen) Kenntnissen der Zielgruppen, der relevanten Kooperationspartnerinnen und -partner, Multiplikatorinnen und Multiplikatoren sowie der fachlich-inhaltlichen Kommunikationsinhalte basieren. Ziel ist es, nicht nur einzelne Maßnahmen zu ergreifen, sondern diese auf vorgegebene Ziele auszurichten und miteinander zu verzahnen, sodass zeitliche und inhaltliche Bezüge geschaffen werden. Es soll ein übergeordneter Fahrplan entstehen, welcher einzelne Maßnahmen in sinnvoller Weise anordnet und aufeinander abstimmt. Die strategische Planung bildet die Basis für die detaillierte Projektplanung. Die bestehenden Kommunikationsstrategien werden dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung übermittelt.

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b) (Weiter-)Entwicklung von Personaprofilen Für die Zielgruppen wurden bereits erste Personaprofile erstellt. Die vorhandenen Personaprofile sind durch den Auftragnehmer fachlich weiterzuentwickeln und zu aktualisieren. Im Rahmen der strategischen Erweiterung des Projekts ist darüber hinaus für neue Zielgruppen eine eigenständige Entwicklung geeigneter Personaprofile vorzunehmen. Ziele der Entwicklung von Personaprofilen sind die Erfassung der Bedürfnisse und Motivationen der jeweiligen Zielgruppen zur stärkeren Berücksichtigung im Projekt sowie für eine zielgruppengerechte Kommunikation. Konzeption, Ausführung und Layout der weiterentwickelten sowie neu zu erstellenden Personaprofile liegen beim Auftragnehmer. Die bestehenden Personaprofile werden dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung übermittelt.

Begleitende Öffentlichkeitsarbeit a) Im Rahmen der übergreifenden Kommunikationsstrategie ist vom Auftragnehmer zur Begleitung und Umsetzung der jeweiligen Programme bzw. Projekte eine unterstützende Öffentlichkeitsarbeit zu planen und umzusetzen, die alle Einzelmaßnahmen für Endadressaten sowie für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren (z. B. Veranstaltungen und Events, Presseartikel, Broschüren, Plakate, Internetauftritte) berücksichtigt und die unter Nr. 5 – Nr. 9 aufgeführten Auftragsgegenstände mit einbezieht. Ziel im Sinne von Agenda-Setting ist es, die Zielgruppen über die Relevanz der Präventions- und Gesundheitsförderungsaktivitäten allgemein und für die Zielgruppen im Besonderen herauszustellen und kontinuierlich zum Gegenstand öffentlicher Kommunikation zu machen sowie den Bekanntheitsgrad und die Nutzung der entsprechenden Angebote des Auftraggebers zur Förderung von Prävention und Gesundheitskompetenz zu steigern. Hierbei ist in enger Abstimmung mit dem Fachreferat des Auftraggebers vorzugehen. Neben der Nutzung und Weiterentwicklung bereits bestehender PR- und Kommunikationsmaßnahmen ist es Aufgabe des Auftragnehmers, für den Auftraggeber Vorschläge zur Gesamtdarstellung des Projekts in der Öffentlichkeit und bei den Zielgruppen zu entwickeln und umzusetzen.

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 aufmerksamkeitserzeugende und informative Aktionen für spezielle Multiplikatoren- und Multiplikatorinnenzielgruppen, wie beispielsweise Mailingaktionen für Apotheken (ca. zweimal im Vertragszeitraum),  Medienpakete für spezielle Zielgruppen, beispielsweise die Presse, (ca. einmal im Jahr)  Konzeption von Anzeigen- und sonstigen Informationskampagnen (ca. zweimal im Vertragszeitraum).

b) Begleitende Öffentlichkeitsarbeit - zusätzlich Veranstaltungskonzeption In die Öffentlichkeitsarbeit ist alle zwei Jahre eine programmbegleitende Veranstaltung in der Größenordnung von 200 bis 300 Teilnehmenden einzuplanen (Bundeskonferenz „Gesund und aktiv älter werden“). Zu den Aufgaben des Auftragnehmers gehört die Beteiligung an der vorbereitenden Konzeption dieser Veranstaltung in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und der Agentur für das Veranstaltungsmanagement. Dies umfasst insbesondere die Themenfindung, ggf. die Entwicklung von Vorschlägen für einen geeigneten Veranstaltungsort, die Entwicklung von Vorschlägen für Referentinnen und Referenten und ggf. Pressevertreter/innen sowie die inhaltliche (Rahmen)Programmentwicklung. Die Veranstaltung soll inhaltlich in die übergreifende Öffentlichkeitsarbeitsstrategie eingebunden sein. Dabei ist auf ein hohes Maß an Nachhaltigkeit zu achten und der „Leitfaden zur nachhaltigen Organisation von Veranstaltungen" (Anhang C) zu berücksichtigen. Die Vorbildfunktion des Veranstalters im Hinblick auf die Nachhaltigkeit ist stets zu bedenken. Nach Abstimmung eines Detailkonzeptes mit dem Auftraggeber wird dieses an die Agentur für Veranstaltungsorganisation übergeben, die die Umsetzung der Veranstaltung abwickelt (ca. zweimal im Vertragszeitraum, inkl. ggfs. der optionalen Verlängerung).

Konzeption und Layout von Printprodukten Auf Grundlage der Kommunikationsstrategie werden neue Printprodukte entwickelt sowie bestehende aktualisiert und weiterentwickelt (dies beinhaltet sowohl die Neuentwicklung als auch die Aktualisierung von Print-Produkten unterschiedlichen Umfangs bis zur Übergabe der offenen Reinzeichnungsdaten, wie z. B. Broschüren, Flyer, Factsheets, Publikationen, Handbücher, Postkarten und Dokumentationen). Aufgabe des Auftragsnehmers ist hier die konzeptionelle Entwicklung, das Gestaltungskonzept/Layout sowie Satz und Reinzeichnung der Maßnahmen. Eine besondere Verantwortung trägt der Auftragnehmer im Hinblick auf die Gewährleistung der Barrierefreiheit aller entwickelten Maßnahmen. (ca. vier-fünfmal im Jahr). Barrierefreiheit Der Auftraggeber strebt an, ein möglichst hohes Maß an Barrierefreiheit der Webseite zu erreichen. Gemäß dem Gesetz zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen (Behindertengleichstellungsgesetz, BGG) sind Webseiten und mobile Anwendungen barrierefrei oder zumindest so weit wie möglich barrierearm zu gestalten. Die grafischen Oberflächen, Abbildungen, Icons und Fotos sind von der barrierefreien Gestaltung ebenfalls betroffen. Die dazu erlassene Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik

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nach dem Behindertengleichstellungsgesetz, BITV 2.0, regelt die dafür notwendigen Anforderungen mit Verweis auf die aktuelle EN Norm 301 549. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, werden die Webauftritte alle zwei Jahre einem umfassenden und zuverlässigen Prüfverfahren unterworfen, welches durch einen externen Dienstleister übernommen wird und mit der Übergabe eines Prüfberichts abgeschlossen ist. In enger Zusammenarbeit mit dem technischen Dienstleister des Auftraggebers erschließt sich der Auftragnehmer den Prüfbericht und die sich daraus ergebenden angebrachten Optimierungen. Diese werden dann in einzelnen Maßnahmenpaketen (technische Optimierungen, gestalterische Optimierungen sowie redaktionelle Optimierungen) gefasst und vom Auftragnehmer durchgeführt, wobei die technischen Optimierungen und teilweise auch die gestalterischen Optimierungen beim technischen Dienstleister liegen.

Hinweise zur Angebotsabgabe: Nicht Aufgabe des Auftragnehmers sind die bei der Umsetzung der Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit anfallenden redaktionellen Tätigkeiten, wie z. B. Texterstellung, das Lektorat und die Bildrecherche. Die Wahrnehmung dieser Aufgaben erfolgt durch die Redaktionsagentur in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer.

Nicht Bestandteil dieser Rahmenvereinbarung ist ebenso der Druck von Printmedien. Diese Leistung wird gesondert vergeben, wenn bestehende Rahmenverträge des Auftraggebers dies aus zwingenden Gründen, wie z. B. besonderen Terminsituationen, erforderlich machen. Im Falle einer gesonderten Vergabe wird der Auftraggeber auch den Auftragnehmer zur Angebotsabgabe auffordern. Die bestehenden Printprodukte werden dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung übermittelt.

Grafik- und Mediengestaltung inkl. Corporate-Design-Erweiterung Auf Grundlage der Kommunikationsstrategien und der bestehenden Corporate Designs für die Fachbereiche entwickelt der Auftragnehmer grafische Motive und Gestaltung für alle zu veröffentlichenden Medien, wie z. B. Innenraumplakate, Anzeigen und PowerPoint- Präsentationen, Infografiken, Vortragsmaterialien sowie Give Aways, und übernimmt das Layout sowie die grafische Aufbereitung von Inhalten (z. B. aus Word-Dateien). Bei Bedarf erweitert der Auftragnehmer das bestehende Corporate Design gezielt um neue Zielgruppen einschließlich der Gestaltung zielgruppenspezifischer Grafiken und Icons, der Erstellung eines Keyvisuals sowie der Anpassung und Erweiterung des Styleguides. Bestehende Styleguides inkl. Grafiken und Icons werden dem Auftragnehmer bei Zuschlagserteilung übermittelt.
Audiovisuelle Medien Im Zuge der weiteren Contenterstellung für die Internetauftritte und der begleitenden Öffentlichkeitsarbeit des jeweiligen Fachbereichs des Auftraggebers fällt je nach Bedarf die Entwicklung von Filmbeiträgen und Podcasts an. Der Auftragnehmer übernimmt die Konzeption und Umsetzung sowie Überarbeitung von neuen und bestehenden Audio- Visuelle-Medien, wie z. B. Übungsvideos, Kurz- und Erklärfilmen, Animationen, Interaktiven Modulen, online Fortbildungselementen oder Screencasts. Der Auftragnehmer übernimmt

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darüber hinaus die Gesamtkoordination aller Produktionen im Hinblick auf die mögliche weitere beauftragte Agenturen bzw. Dienstleister (ca. zweimal im Vertragszeitraum).

Entwicklung von Social-Media Maßnahmen Der Auftragnehmer entwickelt außerdem strategische Empfehlungen zum Ausbau und zur weiteren Nutzung von Social-Media-Maßnahmen. Er ist zuständig für Ideen und Umsetzung zur Bespielung der bestehenden Kanäle des Auftraggebers auf Plattformen wie YouTube, Instagram, Facebook und LinkedIn üblicherweise durch Nutzung vorhandener Inhalte oder durch die Entwicklung neuer Inhalte. Des Weiteren soll die Eignung weiterer Social-Media- Kanäle für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren in Bezug auf die strategische Ausrichtung des Auftraggebers eruiert werden (ca. zwei Kampagnen im Jahr).

Hinweis: Weitere Leistungen: Der Auftraggeber beabsichtigt mittelfristig, die zu betreuende Website im Rahmen einer verbesserten Reichweitenkommunikation auf ein zentrales Informationsangebot zu überführen. Abhängig vom Verlauf des entsprechenden Planungsprozesses kann diese Maßnahme Auswirkungen auf die vertraglichen Leistungen des Auftragnehmers haben. Es ist angedacht, dass der Auftragnehmer in diesem Fall Leistungen der Konzeption und Umsetzung einer strukturierten und inhaltlich abgestimmten Überführungsstrategie zur abgestimmten Migration übernimmt (vgl. Nr. 10). Im Anschluss an die Zusammenführung kann weiterhin eine Zuarbeit seitens des Auftragnehmers an eine übergeordnete Onlineredaktion erforderlich werden, welche die Betreuung der zukünftigen zentralen Internetpräsenz federführend übernehmen wird.

Die nachfolgend beschriebenen Leistungen werden nur beauftragt, solange die Internetauftritte des Fachreferats eigenständig sind, weil noch keine übergreifende BIÖG- Redaktions- und Technikagentur beauftragt wurde, oder während der Überführung des Internetauftrittes in ein zentrales BIÖG-Internetangebot, sofern bei der Migration konzeptionelle und fachbezogene Unterstützung der übergreifenden Onlineredaktion erforderlich ist. Nach erfolgter Konsolidierung können die beschriebenen Leistungen weiterhin als Zuarbeit an die übergeordnete, federführende Onlineredaktion des BIÖG-Gesamtauftrittes erforderlich sein, sofern die Aufgaben sich spezifisch auf die jeweiligen Themengebiete der Einzellose beziehen.

Weiterentwicklung der bestehenden Webauftritte (ca. einmal im Vertragszeitraum) Die bestehenden Webauftritte sind inhaltlich-konzeptionell in enger Zusammenarbeit mit dem Fachreferat des Auftraggebers und anderen beauftragten Agenturen bzw. Dienstleistern des Auftraggebers weiterzuentwickeln. Im Rahmen einer übergreifenden Überführungsstrategie zur strukturierten und inhaltlich abgestimmten Migration der Webinhalte der jeweiligen Themengebiete auf ein zentrales Informationsangebot des Auftraggebers (CMS: TYPO3) können aufwändigere Anpassungsarbeiten hinsichtlich der Websitekonzeption und des bestehenden Webdesigns erforderlich werden. Hierbei ist in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und einer zukünftigen Leadagentur für den konsolidierten BIÖG-Auftritt vorzugehen. Diese

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„Überführungsleistungen“ werden bei Bedarf in einem entsprechenden Einzelabruf konkretisiert und vereinbart.

Bei der inhaltlichen Weiterentwicklung des Webauftrittes ist die grafische Betreuung und Weiterentwicklung des Layouts der Websites (CMS System TYPO3) Aufgabe des Auftragnehmers. Dieses beinhaltet die Erstellung und Bearbeitung von Bildern, Grafiken, Illustrationen, Animationen und Layouts sowie – sofern erforderlich – die Fortführung und Weiterentwicklung des bestehenden Web-Designs in enger Zusammenarbeit mit der Agentur, die vom Auftraggeber für die technische Betreuung beauftragt ist.

Suchmaschinenoptimierung der Internetseiten zu „Gesund und aktiv älter werden“ Auch die Suchmaschinenoptimierung (Search Engine Optimization = SEO) und Ideen zum Suchmaschinenmarketing für die Internetseiten zu „Gesund und aktiv älter werden“ sind Bestandteil der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen. Der Auftragnehmer entwickelt Einzelmaßnahmen zur SEO (z. B. erweiterte Keyword-Analysen) und zur Generative Engine Optimization (= GEO). Ziel ist es, die digitale Sichtbarkeit, Auffindbarkeit und Reichweite des Programms „Gesund und aktiv älter werden“ nachhaltig zu erhöhen sowie die relevanten Zielgruppen gezielt anzusprechen (Daueraufgabe).

Erstellung einer Content-Strategie Darüber hinaus gehört die Entwicklung einer Content-Strategie zu den Aufgaben, welche zukünftige inhaltliche Erweiterungen des fachbezogenen Onlineauftrittes sinnvoll in die Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit eingliedert, z. B. über die Planung weiterer Themen- Module und redaktioneller Beiträge. Geplante klassische Pressemitteilungen, redaktionelle Medienbeiträge und andere redaktionelle Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit sollen hier ganzjährig aufeinander abgestimmt werden. Tools und Content für Social Media-Angebote sollen dabei mit abgebildet sein. Die Content-Strategie stellt die Abstimmungsgrundlage für die Zusammenarbeit mit der Agentur für die Fachredaktionelle Betreuung, bzw. zukünftig die übergeordnete Redaktionsagentur des konsolidierten BIÖG-Webauftrittes dar. Bei der Umsetzung werden sämtliche textbezogenen Arbeiten in enger Abstimmung mit Auftragnehmer und Auftraggeber von der Fachredaktion übernommen (ca. einmal im Jahr).

Hinweise zur Angebotsabgabe: Nicht Aufgabe des Auftragnehmers ist die redaktionelle oder technische Umsetzung von SEO- und GEO-Maßnahmen. Die Wahrnehmung dieser Aufgaben erfolgt durch die anderen beauftragten Agenturen bzw. Dienstleister des Auftraggebers in Abstimmung mit Auftragnehmer und Auftraggeber.

Nicht Aufgabe des Auftragnehmers sind die kontinuierliche CMS-Seitenpflege und Aktualisierung der bestehenden und im Laufe des Leistungszeitraums neu entwickelten Seiteninhalte auf der Basis von TYPO3, wie z. B. Einpflegen neuer Textelemente, redaktioneller Beiträge, aktueller Meldungen sowie die Konfektionierung der Inhalte und Umsetzung des vom Auftragnehmer entwickelten Seitenlayouts und die Bildredaktion. Die Wahrnehmung dieser Aufgaben erfolgt durch die anderen beauftragten Agenturen bzw. Dienstleister des Auftraggebers in Abstimmung mit Auftragnehmer und Auftraggeber.

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Weitere Informationen  Mediaplanung und Mediaschaltungen sind ebenfalls nicht Bestandteil dieser Leistung und werden gesondert organisiert und finanziert.  Die Grundlage für das Auftragsvolumen und den Auftragsinhalt ergibt sich aus dem Jahresarbeitsprogramm des Auftraggebers sowie den zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln.  Die einzelnen Auftragsgegenstände sind während der Vertragslaufzeit vom Auftragnehmer im Detail zu kalkulieren und anzubieten (vgl. § 5).  Bei allen Arbeiten sind vom Auftragnehmer grundsätzlich 3 - 5 Überarbeitungsschleifen mit dem Auftraggeber einzuplanen.

Überführungsleistungen Der Auftragnehmer übernimmt bei Bedarf die Konzeption und Umsetzung einer Überführungsstrategie zur strukturierten und inhaltlich abgestimmten Migration der Webinhalte der hier beschriebenen Internetauftritte auf ein zentrales Informationsangebot des Auftraggebers (CMS: TYPO3) unter Berücksichtigung der bestehenden bisherigen Kommunikationsstrategie in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber (ca. einmal im Vertragszeitraum). Zu diesen Aufgaben gehören insbesondere: a) Konzeption und Umsetzung einer Überführungsstrategie zur strukturierten und inhaltlich abgestimmten Migration der Webinhalte der hier beschriebenen Internetauftritte auf das zentrale Informationsangebot unter Berücksichtigung der bestehenden bisherigen Kommunikationsstrategie in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. b) Inhaltliche Überführung der Website unter Wahrung der bestehenden Inhalte, Struktur und Designrichtlinien der Zielplattform. (Hinweis zur Angebotserstellung: Die technische Migration ist nicht Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung, sondern wird vom technischen Dienstleister vollbracht.)

Die Umsetzung der Überführung wird nur bei Bedarf beauftragt und ist in Rücksprache mit dem Auftraggeber unter Einhaltung einer strukturierten Überführungsplanung durch den Auftraggeber innerhalb von vier Monaten nach einer entsprechenden Einzelbeauftragung des Auftraggebers durchzuführen. Ein Projektplan ist in Abstimmung mit dem Auftraggeber innerhalb von vier Wochen nach der Einzelbeauftragung vorzulegen.

Los 2: (1) Fachlicher Hintergrund und Thema „Impulsgeber Bewegungsförderung“ Bewegung gilt als gesicherter gesundheitlicher Schutzfaktor und ist Voraussetzung für den Erhalt und die Förderung von Gesundheit. Aktuelle Studien zeigen jedoch, dass sich viele Menschen in Deutschland zu wenig bewegen. Der Auftraggeber und der Verband der Privaten Krankenversicherung e. V. (PKV-Verband) arbeiten daher seit 2014 in verschiedenen Projekten und Kooperationen zur Bewegungsförderung junger und älterer Menschen zusammen. Ziel ist dabei, Menschen darin zu unterstützen, ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden durch mehr körperliche Aktivität möglichst lange zu erhalten und entsprechende Strukturen in Kommunen aufzubauen sowie zu verstetigen.

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Das Planungstool „Impulsgeber Bewegungsförderung“ Als zentrales Ergebnis dieser Projekte ist der „Impulsgeber Bewegungsförderung“ (www.gesund-aktiv-aelter-werden.de/impulsgeber-bewegungsfoerderung) entstanden, zunächst als Unterseite des Programms „Gesund und aktiv älter werden“. Der „Impulsgeber Bewegungsförderung“ ist ein digitales Planungstool, das Kommunen bei der Entwicklung einer bewegungsfreundlichen Umgebung unterstützt. Kommunale Akteurinnen und Akteure werden darin schrittweise durch einen idealtypischen Prozess zur Entwicklung einer gesundheits- und bewegungsfreundlichen Kommune der Weltgesundheitsorganisation geführt. Das Tool umfasst u. a. verschiedene Informationsmaterialien, Instrumente zur Bestands- und Bedarfsanalyse sowie eine Projektdatenbank mit wissenschaftlich recherchierten Praxismaßnahmen zur Bewegungsförderung.

Entwicklung und Qualitätssicherung Der „Impulsgeber Bewegungsförderung“ wurde mehreren Testungen durch kommunale Akteurinnen und Akteure unterzogen (Nutzertestung) und im Jahr 2022 in verschiedenen Modellkommunen pilotiert. Die Pilotphase wurde durch eine Prozessevaluation begleitet. Die Ergebnisse dieser Evaluationen und der weiteren Nutzertestungen dienen als Grundlage für die fortlaufende Weiterentwicklung des Planungstools. Die Pilotierung des „Impulsgeber Bewegungsförderung“ zeigte zudem, dass eine begleitende Beratung beim Auf- und Ausbau bewegungsförderlicher Strukturen von den kommunalen Akteurinnen und Akteuren begrüßt wird. Um diesen Bedarfen Rechnung zu tragen, wurden in einem Kooperationsprojekt zwischen 2022 und 2024 Beratungsleistungen unter Nutzung des Impulsgeber Bewegungsförderung für kommunale Akteurinnen und Akteure bedarfsgerecht entwickelt und pilotiert. Während der „Impulsgeber Bewegungsförderung“ einen fundierten Einstieg in die evidenzbasierte kommunale Gesundheitsförderung ermöglicht, unterstützt die Beratung die qualitätsgesicherte Anwendung des Tools und hilft dabei, Herausforderungen und Schwierigkeiten im Umsetzungsprozess zu bewältigen. Die Beratung kann dabei von verschiedenen Stakeholdern, beispielsweise von Akteurinnen und Akteuren auf Landesebene wie Landesvereinigungen für Gesundheit, angeboten werden und erfolgt auf Grundlage eines vom Auftraggeber entwickelten Beratungsmanuals.

Aktuelles Kooperationsprojekt „Impulsgeber Bewegungsförderung 2.0“ Aufbauend auf den bisherigen Projektergebnissen wird der „Impulsgeber Bewegungsförderung“ seit 2025 im Kooperationsprojekt „Impulsgeber Bewegungsförderung 2.0“ (Laufzeit 2025 bis 2029, Auftraggeber und PKV-Verband) qualitätsgesichert und bedarfsgerecht weiterentwickelt (1. Teilprojekt). Gleichzeitig wird die begleitende Beratung optimiert und verstetigt (2. Teilprojekt) sowie die Bekanntmachung und Verbreitung des Planungstools und der Beratung in der kommunalen Praxis gestärkt. (3. Teilprojekt).

Ziele des Kooperationsprojekts Die Vision des Projekts ist die bedarfsgerechte Entwicklung kommunaler Bewegungsförderung in Deutschland unter Nutzung des „Impulsgeber Bewegungsförderung“. Ziel des Projektes ist es, den „Impulsgeber Bewegungsförderung“ sowie die dazugehörigen Beratungsangebote

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weiterzuentwickeln und ihre Anwendung in der kommunalen Praxis zu stärken. Dabei stehen insbesondere folgende Aspekte im Fokus:  Weiterentwicklung und Optimierung des Planungstools auf Grundlage wissenschaftlicher Erkenntnisse sowie der Erfahrungen der Nutzenden (1. Teilprojekt),  Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit (User Experience) und Aktualisierung bestehender Inhalte (1. Teilprojekt),  Erweiterung des Planungstools auf weitere Zielgruppen, insbesondere Kinder und Jugendliche (1. Teilprojekt),  Weiterentwicklung und Verstetigung des Beratungsangebotes für kommunale Akteurinnen und Akteure (2. Teilprojekt),  Stärkung der Bekanntheit und Nutzung des Planungstools sowie des Beratungsangebotes in Kommunen (3. Teilprojekt).

Zielgruppen des Kooperationsprojekts Das Projekt richtet sich somit insbesondere an kommunale Akteurinnen und Akteure, die sich am Auf- und Ausbau bewegungsförderlicher Strukturen beteiligen. Dazu zählen unter anderem Vertreterinnen und Vertreter aus Politik, Verwaltung sowie zivilgesellschaftlichen Organisationen, Mitarbeitende aus Gesundheits-, Verkehrs- oder Sportämtern sowie Vereine. Zeitgleich richtet sich das Projekt an beratende Akteurinnen und Akteure auf Landesebene. Durch die Weiterentwicklung des Planungstools und der Beratungsangebote sollen diese Zielgruppen bei der Planung, Umsetzung und Verstetigung bewegungsförderlicher Maßnahmen in Kommunen unterstützt werden.

Teilprojekte

Teilprojekt: Im ersten Teilprojekt wird der „Impulsgeber Bewegungsförderung“ auf Grundlage vorliegender und neuer Erkenntnisse sowie unter Einbindung der Nutzenden weiterentwickelt. Dazu gehören unter anderem die Überprüfung und Verbesserung der User Experience sowie die Aktualisierung bestehender Inhalte. Darüber hinaus wird das Planungstool perspektivisch auf weitere Zielgruppen ausgeweitet. Ein erster Schritt ist die Erweiterung um die Zielgruppe der Kinder und Jugendlichen. Hierfür werden neue Materialien entwickelt und bestehende Inhalte entsprechend angepasst und ergänzt.
Teilprojekt: Im zweiten Teilprojekt werden die Beratungsleistungen sowie das Beratungsmanual auf Grundlage der Ergebnisse aus der Pilotierung weiterentwickelt. Zudem soll die Beratung strukturell etabliert und langfristig verstetigt werden, um kommunale Akteurinnen und Akteure beim Auf- und Ausbau bewegungsförderlicher Strukturen gezielt zu unterstützen.
Teilprojekt: Im dritten Teilprojekt werden Maßnahmen zur Bekanntmachung des „Impulsgeber Bewegungsförderung“ sowie des Beratungsangebots umgesetzt. Ziel ist es, die Weiterentwicklung des Planungstools sowie die neuen Inhalte und Zielgruppen sichtbar zu machen und den Transfer der Angebote in die kommunale Praxis zu unterstützen. Der Aufraggeber arbeitet im Projekt mit dem PKV-Verband und verschiedenen Auftragnehmern (z. B. Agenturen, Hochschulen) zusammen.

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Um alle genannten Ziele zu erreichen, ist es erforderlich, die bestehenden Maßnahmen intensiv untereinander zu vernetzen und Anknüpfungspunkte für Kooperationen mit Akteurinnen und Akteuren zu identifizieren, bewährte Strukturen zu nutzen und zu vertiefen sowie die Zielgruppen einzubeziehen. Hierzu muss der Fachbereich durch eine professionelle Öffentlichkeits- und Pressearbeit medienübergreifend (print/online) begleitet werden. Dabei ist in enger Abstimmung mit der Pressestelle des Auftraggebers vorzugehen. Um mit einer höheren Wahrscheinlichkeit wirksamere Maßnahmen durchzuführen, Opportunitätskosten zu senken und Ressourcen effizient zu nutzen, ist Evidenzbasierung sowohl bei der Entwicklung als auch bei der Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen erforderlich. Nachhaltigkeit, eine hohe Reichweite des Programms und die Beachtung von wissenschaftlichen Erkenntnissen sind wichtige Voraussetzungen, um angestrebte Wirkungen zu erzielen.

(2) Umfang der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen Übergreifende fachlich-inhaltliche Strategieentwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit

Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen betreffen die Konzeption, Entwicklung, Begleitung, Koordination und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen sowie
alle vom Auftragnehmer zu entwickelnden und umzusetzenden Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit für das Projekt „Impulsgeber Bewegungsförderung 2.0“, und den damit in Zusammenhang stehenden Maßnahmen zur bundesweiten kommunalen Bewegungsförderung. Diese richten sich an kommunale Akteurinnen und Akteure, die am Auf- und Ausbau bewegungsförderlicher Strukturen beteiligt sind.
Die vom Auftragnehmer zu entwickelnden und umzusetzenden Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit umfassen im Einzelnen die nachstehend unter Abs. 3 Nr. 2 – Nr. 9 näher bezeichneten Leistungen.
Als weitere Leistungen zählen auch die Weiterentwicklung der Webauftritte, die Entwicklung von Social-Media Maßnahmen sowie die Konzipierung und Erstellung audiovisueller Medien für die derzeit bestehenden Online-Auftritte (https://www.gesund- aktiv-aelter-werden.de/impulsgeber-bewegungsfoerderung/).
Der Auftraggeber beabsichtigt mittelfristig, die zu betreuende Website im Rahmen einer verbesserten Reichweitenkommunikation auf ein zentrales Informationsangebot zu überführen. Abhängig vom Verlauf des entsprechenden Planungsprozesses kann diese Maßnahme Auswirkungen auf die vertraglichen Leistungen des Auftragnehmers haben. Es ist angedacht, dass der Auftragnehmer in diesem Fall Leistungen der Konzeption und Umsetzung einer strukturierten und inhaltlich abgestimmten Überführungsstrategie zur abgestimmten Migration übernimmt. Im Anschluss an die Zusammenführung kann weiterhin eine Zuarbeit seitens des Auftragnehmers an eine übergeordnete Onlineredaktion erforderlich werden, welche die Betreuung der zukünftigen zentralen Internetpräsenz federführend übernehmen wird. Der Auftragnehmer arbeitet in allen notwendigen strategischen und inhaltlichen Entscheidungen eng mit dem Auftraggeber zusammen. Darüber hinaus erfolgt die Erfüllung der Aufgaben je nach Projekt in weiterer Abstimmung mit weiteren vom Auftraggeber beauftragte Agenturen bzw. Dienstleistern.

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(3) Beschreibung der Leistungen im Einzelnen

Durchführung eines Auftaktgesprächs zur Abstimmung mit dem Auftraggeber Zu Beginn des Auftrags findet ein digitales Auftakt- bzw. Kennlerngespräch zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber sowie ggf. weiteren Agenturen des Auftraggebers auf Einladung des Auftraggebers statt. In diesem Zusammenhang stellt der Auftraggeber dem Auftragnehmer das zu bearbeitende Programm bzw. Projekt vor. Zudem werden die grundlegenden Vorstellungen des Projektmanagements und der Zusammenarbeit sowie die anstehenden Aufgaben abgestimmt. Das Auftaktgespräch findet innerhalb von 14 Tagen nach Zuschlagserteilung statt. Die seitens des Auftragnehmers für den Auftrag projektverantwortliche Person sowie deren Vertretung (vgl. § 6) sind zur Teilnahme am Auftaktgespräch verpflichtet. Das Auftaktgespräch wird als Videokonferenz durchgeführt (Dauer: ca. zwei Stunden). Der Auftragnehmer erstellt ein Ergebnisprotokoll und übermittelt dieses spätestens fünf Arbeitstage (Montag bis Freitag) nach Durchführung des Gesprächs per E-Mail an die vom Auftraggeber nach Zuschlagserteilung benannten Empfängerinnen und Empfänger. Es sind zwei Überarbeitungsschleifen mit dem Auftraggeber einzuplanen. Das Protokoll ist in einem MS-Word-kompatiblen Format vorzulegen. Sofern sich der Auftraggeber für die Wahrnehmung der Option gemäß § 3 Abs. 3 (Los 2) entschließt, findet anstelle eines Auftaktgespräches ein Zwischengespräch zu den Themen gemäß Nr. 2. – Nr. 4. sowie über mögliche Anpassungen der im Absatz genannten Inhalte statt (Dauer: ca. zwei Stunden).
Übergreifende Projektorganisation zu laufenden Projekten a) Teilnahme an regelmäßigen Videokonferenzen oder Telefonaten (Jour Fixe) mit dem Fachreferat des Auftraggebers zur laufenden Betreuung unter Leitung des Fachreferats des Auftraggebers (ca. vier Stunden/Monat). Die Durchführung erfolgt per Videokonferenz oder telefonisch. Bei Bedarf nehmen weitere vom Auftraggeber beauftragte Agenturen bzw. Dienstleister teil. b) Teilnahme an halbjährlich stattfindenden digitalen Planungsterminen zur Abstimmung der Aufgaben- und Ressourcenplanung für das jeweils folgende Halbjahr (je Termin ca. zwei Stunden). Auch hier können weitere beauftragte Agenturen bzw. Dienstleister eingebunden sein. c) Laufende übergeordnete Abstimmung und Arbeitsplanung mit dem Fachreferat des Auftraggebers sowie weiteren beauftragten Agenturen bzw. Dienstleistern zu den jeweils anfallenden Maßnahmen und Tätigkeiten im Projekt „Impulsgeber Bewegungsförderung 2.0“. Die Kommunikation erfolgt überwiegend telefonisch, per Videokonferenz sowie per E-Mail (ca. sechs Stunden/Monat). d) Wahrnehmung einer koordinierenden Funktion in Projekten, die die Öffentlichkeitsarbeit betreffen, gegenüber weiteren beauftragten Agenturen bzw. Dienstleistern in Abstimmung mit dem Fachreferat des Auftraggebers - abhängig von der Art des Projekts (ca. vier Stunden/Monat). e) Entwicklung von Zeit- und Ablaufplänen für anfallende Projekte (ca. eine Stunde/Monat). Diese umfassenden Zeit- und Ablaufpläne sollen dazu dienen, die zeitnah anstehenden Aufgaben zu strukturieren, die erledigten Aufgaben entsprechend kenntlich zu machen und die übergeordneten Ziele im Auge zu behalten.

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f) Überwachung des Budgets (ca. eine Stunde/Monat).

(Weiter-)Entwicklung von Kommunikationsstrategien a) Fortschreibung der Kommunikationsstrategien Die vorhandenen Kommunikationsstrategien für die Themenbereiche sind durch den Auftragnehmer fachlich weiterzuentwickeln und fortzuschreiben. Im Rahmen der Fortschreibung ist insbesondere eine strategische Ergänzung zur zielgerichteten Ansprache weiterer Zielgruppen vorzunehmen. Die Kommunikationsstrategie soll auf (wissenschaftlichen) Kenntnissen der Zielgruppen, der relevanten Kooperationspartnerinnen und -partner, Multiplikatorinnen und Multiplikatoren sowie der fachlich-inhaltlichen Kommunikationsinhalte basieren. Ziel ist es, nicht nur einzelne Maßnahmen zu ergreifen, sondern diese auf vorgegebene Ziele auszurichten und miteinander zu verzahnen, sodass zeitliche und inhaltliche Bezüge geschaffen werden. Es soll ein übergeordneter Fahrplan entstehen, welcher einzelne Maßnahmen in sinnvoller Weise anordnet und aufeinander abstimmt. Die strategische Planung bildet die Basis für die detaillierte Projektplanung. Die bestehenden Kommunikationsstrategien werden dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung übermittelt (ca. einmal im Vertragszeitraum). b) (Weiter-)Entwicklung von Personaprofilen Für die Zielgruppen wurden bereits erste Personaprofile erstellt. Die vorhandenen Personaprofile sind durch den Auftragnehmer fachlich weiterzuentwickeln und zu aktualisieren. Im Rahmen der strategischen Erweiterung des Projekts ist darüber hinaus für neue Zielgruppen eine eigenständige Entwicklung geeigneter Personaprofile vorzunehmen. Ziele der Entwicklung von Personaprofilen sind die Erfassung der Bedürfnisse und Motivationen der jeweiligen Zielgruppen zur stärkeren Berücksichtigung im Projekt sowie für eine zielgruppengerechte Kommunikation. Konzeption, Ausführung und Layout der weiterentwickelten sowie neu zu erstellenden Personaprofile liegen beim Auftragnehmer. Die bestehenden Personaprofile werden dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung übermittelt (ca. zwei- bis dreimal im Vertragszeitraum).
Begleitende Öffentlichkeitsarbeit (Daueraufgabe) Im Rahmen der übergreifenden Kommunikationsstrategie ist vom Auftragnehmer zur Begleitung und Umsetzung der jeweiligen Programme bzw. Projekte eine unterstützende Öffentlichkeitsarbeit zu planen und umzusetzen, die alle Einzelmaßnahmen für Endadressaten sowie für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren (z. B. Veranstaltungen und Events, Presseartikel, Broschüren, Plakate, Internetauftritte) berücksichtigt und die unter Nr. 5 bis Nr. 9 aufgeführten Auftragsgegenstände mit einbezieht. Ziel im Sinne von Agenda-Setting ist es, die Zielgruppen über die Relevanz der Präventions- und Gesundheitsförderungsaktivitäten allgemein und für die Zielgruppen im Besonderen herauszustellen und kontinuierlich zum Gegenstand öffentlicher Kommunikation zu machen sowie den Bekanntheitsgrad und die Nutzung der entsprechenden Angebote des Auftraggebers zur Förderung von Prävention und Gesundheitskompetenz zu steigern.

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Hierbei ist in enger Abstimmung mit dem Fachreferat des Auftraggebers vorzugehen. Neben der Nutzung und Weiterentwicklung bereits bestehender PR- und Kommunikationsmaßnahmen ist es Aufgabe des Auftragnehmers, für den Auftraggeber Vorschläge zur Gesamtdarstellung des Projekts in der Öffentlichkeit und bei den Zielgruppen zu entwickeln und umzusetzen.

Mögliche Maßnahmen können sein:  Konzeption von Maßnahmen zum Storytelling, die Projekte und Programme gegenüber der Zielgruppe sichtbar, nahbar und wirkungsvoll machen, z. B. durch die Entwicklung visueller Leitmotive und Gestaltungselemente für Kommunikationsformate wie Newsletter, Printprodukte, Social Media, Hinweis: Eine bestehende Storytelling-Skizze wird dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung übermittelt.  Planung und Umsetzung von Medienpartnerschaften (z. B. mit exklusiver Berichterstattung oder der Produktion von Beilegern), wie mit dem Wort und Bild Verlag,  aufmerksamkeitserzeugende und informative Aktionen für spezielle Multiplikatoren- und Multiplikatorinnenzielgruppen, wie beispielsweise Mailingaktionen für Apotheken.  Medienpakete für spezielle Zielgruppen, beispielsweise die Presse,  Konzeption von Anzeigen- und sonstigen Informationskampagnen.

Konzeption und Layout von Printprodukten Auf Grundlage der Kommunikationsstrategie werden neue Printprodukte entwickelt sowie bestehende aktualisiert und weiterentwickelt (dies beinhaltet sowohl die Neuentwicklung als auch die Aktualisierung von Print-Produkten unterschiedlichen Umfangs bis zur Übergabe der offenen Reinzeichnungsdaten, wie z. B. Broschüren, Flyer, Factsheets, Publikationen, Handbücher, Postkarten und Dokumentationen). Aufgabe des Auftragsnehmers ist hier die konzeptionelle Entwicklung, das Gestaltungskonzept/Layout sowie Satz und Reinzeichnung der Maßnahmen. Eine besondere Verantwortung trägt der Auftragnehmer im Hinblick auf die Gewährleistung der Barrierefreiheit aller entwickelten Maßnahmen (ca. zweimal im Jahr).

Barrierefreiheit

Der Auftraggeber strebt an, ein möglichst hohes Maß der Barrierefreiheit der Webseite zu erreichen. Gemäß dem Gesetz zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen (Behindertengleichstellungsgesetz, BGG) sind Webseiten und mobile Anwendungen barrierefrei oder zumindest so weit wie möglich barrierearm zu gestalten. Die grafischen Oberflächen, Abbildungen, Icons und Fotos sind von der barrierefreien Gestaltung ebenfalls betroffen. Die dazu erlassene Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz, BITV 2.0, regelt die dafür notwendigen Anforderungen mit Verweis auf die aktuelle EN Norm 301 549. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, werden die Webauftritte alle zwei Jahre einem umfassenden und zuverlässigen Prüfverfahren unterworfen, welches durch einen externen Dienstleister übernommen wird und mit der Übergabe eines Prüfberichts abgeschlossen ist. In enger Zusammenarbeit mit dem technischen Dienstleister des Auftraggebers erschließt sich der

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Auftragnehmer den Prüfbericht und die sich daraus ergebenden angebrachten Optimierungen. Diese werden dann in einzelnen Maßnahmenpaketen (technische Optimierungen, gestalterische Optimierungen sowie redaktionelle Optimierungen) gefasst und vom Auftragnehmer durchgeführt, wobei die technischen Optimierungen und teilweise auch die gestalterischen Optimierungen beim technischen Dienstleister liegen.

Grafik- und Mediengestaltung inkl. Corporate-Design-Erweiterung Auf Grundlage der Kommunikationsstrategien und der bestehenden Corporate Designs für die Fachbereiche entwickelt der Auftragnehmer grafische Motive und Gestaltung für alle zu veröffentlichenden Medien, wie z. B. Innenraumplakate, Anzeigen und PowerPoint- Präsentationen, Infografiken, Vortragsmaterialien, sowie Give Aways, und übernimmt das Layout sowie die grafische Aufbereitung von Inhalten (z. B. aus Word-Dateien). Bei Bedarf erweitert der Auftragnehmer das bestehende Corporate Design gezielt um neue Zielgruppen einschließlich der Gestaltung zielgruppenspezifischer Grafiken und Icons, der Erstellung eines Keyvisuals sowie der Anpassung und Erweiterung des Styleguides. Bestehende Styleguides inkl. Grafiken und Icons werden dem Auftragnehmer bei Zuschlagserteilung übermittelt (Daueraufgabe).
Audio-Visuelle-Medien Im Zuge der weiteren Contenterstellung für die Internetauftritte und der begleitenden Öffentlichkeitsarbeit des jeweiligen Fachbereichs des Auftraggebers fällt je nach Bedarf die Entwicklung von Filmbeiträgen und Podcasts an. Der Auftragnehmer übernimmt die Konzeption und Umsetzung sowie Überarbeitung von neuen und bestehenden Audio- Visuelle-Medien, wie z. B. Übungsvideos, Kurz- und Erklärfilmen, Animationen, Interaktiven Modulen, online Fortbildungselementen oder Screencasts. Der Auftragnehmer übernimmt darüber hinaus die Gesamtkoordination aller Produktionen im Hinblick auf die mögliche weitere beauftragte Agenturen bzw. Dienstleister (ca. dreimal im Jahr).

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Entwicklung von Social-Media Maßnahmen Der Auftragnehmer entwickelt außerdem strategische Empfehlungen zum Ausbau und zur weiteren Nutzung von Social-Media-Maßnahmen. Er ist zuständig für Ideen und Umsetzung zur Bespielung der bestehenden Kanäle des Auftraggebers auf Plattformen wie YouTube, Instagram, Facebook und LinkedIn üblicherweise durch Nutzung vorhandener Inhalte oder durch die Entwicklung neuer Inhalte. Des Weiteren soll die Eignung weiterer Social-Media- Kanäle für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren in Bezug auf die strategische Ausrichtung des Auftraggebers eruiert werden (ca. ein Teilkonzept im Vertragszeitraum).

Der Auftraggeber beabsichtigt mittelfristig, die zu betreuende Website im Rahmen einer verbesserten Reichweitenkommunikation auf ein zentrales Informationsangebot zu überführen. Abhängig vom Verlauf des entsprechenden Planungsprozesses kann diese Maßnahme Auswirkungen auf die vertraglichen Leistungen des Auftragnehmers haben. Es ist angedacht, dass der Auftragnehmer in diesem Fall Leistungen der Konzeption und Umsetzung einer strukturierten und inhaltlich abgestimmten Überführungsstrategie zur abgestimmten Migration übernimmt (vgl. Nr. 9). Im Anschluss an die Zusammenführung kann weiterhin eine Zuarbeit seitens des Auftragnehmers an eine übergeordnete Onlineredaktion erforderlich werden, welche die Betreuung der zukünftigen zentralen Internetpräsenz federführend übernehmen wird.

Hinweis zur Angebotserstellung: Weitere Leistungen: Die nachfolgend beschriebenen Leistungen werden nur beauftragt, solange die Internetauftritte des Fachreferats eigenständig sind, weil noch keine übergreifende Redaktions- und Technikagentur des Auftraggebers beauftragt wurde, oder während der Überführung des Internetauftrittes in ein zentrales Internetangebot des Auftraggebers, sofern bei der Migration konzeptionelle und fachbezogene Unterstützung der übergreifenden Onlineredaktion erforderlich ist. Nach erfolgter Konsolidierung können die beschriebenen Leistungen weiterhin als Zuarbeit an die übergeordnete, federführende Onlineredaktion des Gesamtauftrittes des Auftraggebers erforderlich sein, sofern die Aufgaben sich spezifisch auf die jeweiligen Themengebiete der Einzellose beziehen.

Weiterentwicklung der bestehenden Webauftritte Die bestehenden Webauftritte der jeweiligen Lose sind inhaltlich-konzeptionell in enger Zusammenarbeit mit dem Fachreferat des Auftraggebers und anderen beauftragten Agenturen bzw. Dienstleistern des Auftraggebers weiterzuentwickeln. Im Rahmen einer übergreifenden Überführungsstrategie zur strukturierten und inhaltlich abgestimmten Migration der Webinhalte der jeweiligen Themengebiete der Einzellose auf ein zentrales Informationsangebot des Auftraggebers (CMS: TYPO3) können aufwändigere Anpassungsarbeiten hinsichtlich der Websitekonzeption und des bestehenden Webdesigns erforderlich werden. Hierbei ist in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und einer zukünftigen Leadagentur für den konsolidierten BIÖG-Auftritt vorzugehen. Diese „Überführungsleistungen“ werden bei Bedarf in einer entsprechenden Einzelbeauftragung konkretisiert und vereinbart.

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Optimierung des „Impulsgeber Bewegungsförderung“ und Verbesserung der User Experience Ziel ist die Optimierung des „Impulsgeber Bewegungsförderung“ sowie der Verbesserung der User Experience (UX), also aller Erfahrungen der Nutzerinnen und Nutzer bei der Interaktion mit der Plattform, einschließlich ihrer Erwartungen an die zukünftige Nutzung. Die „Impulsgeber Bewegungsförderung“ fungiert als kommunaler Prozesskonfigurator, bei dem die Nutzerinnen und Nutzer selbst bestimmen, welche Schritte sie umsetzen und in welcher Reihenfolge. Auf Basis vorliegender Erkenntnisse und unter Einbindung von Nutzerinnen und Nutzern (z. B. Mitarbeitende von Landesvereinigungen für Gesundheit, kommunale Akteurinnen und Akteure) übernimmt der Auftragsnehmer die konzeptionelle (Weiter-) Entwicklung der UX und leitet daraus konkrete Optimierungsmaßnahmen ab. Hierzu zählen z. B. die Integration eines Feedbacktools sowie die Überarbeitung von Unterseiten zur Verbesserung von Navigation, Übersichtlichkeit und Nutzerführung. Bei der inhaltlichen Weiterentwicklung des Webauftrittes ist darüber hinaus die grafische Betreuung und Weiterentwicklung des Layouts der Websites (CMS System TYPO3) Aufgabe des Auftragnehmers. Dies beinhaltet die Erstellung und Bearbeitung von Bildern, Grafiken, Illustrationen, Animationen und Layouts sowie – sofern erforderlich – die Fortführung und Weiterentwicklung des bestehenden Web-Designs in enger Zusammenarbeit mit der Agentur, die vom AG für die technische Betreuung beauftragt ist (ca. einmal im Jahr).

Suchmaschinenoptimierung „Impulsgeber Bewegungsförderung“ Das vorhandene Konzept zur Suchmaschinenoptimierung (Search Engine Optimization = SEO) inklusive eines Konzeptes zur Generative Engine Optimization (= GEO) für den „Impulsgeber Bewegungsförderung“ wird durch den Auftragnehmer fachlich weiterentwickelt und fortgeschrieben. Ziel ist es, die digitale Sichtbarkeit, Auffindbarkeit und Reichweite des „Impulsgeber Bewegungsförderung“ nachhaltig zu erhöhen sowie die relevanten Zielgruppen gezielt anzusprechen. Auf dieser Grundlage konzipiert und erarbeitet der Auftragnehmer Einzelmaßnahmen zur SEO (z. B. erweiterte Keyword- Analysen) und GEO. Die bestehenden Konzepte zum Thema SEO und GEO werden dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung übermittelt (ca. zweimal im Vertragszeitraum).

Hinweis zu Angebotserstellung: Nicht Aufgabe des Auftragnehmers ist die redaktionelle oder technische Umsetzung von SEO- und GEO-Maßnahmen. Die Wahrnehmung dieser Aufgaben erfolgt durch die anderen beauftragten Agenturen bzw. Dienstleister des Auftraggebers in Abstimmung mit Auftragnehmer und Auftraggeber.

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Hinweis: Weitere Informationen  Mediaplanung und Mediaschaltungen sind ebenfalls nicht Bestandteil dieser Leistung und werden gesondert organisiert und finanziert.  Die Grundlage für das Auftragsvolumen und den Auftragsinhalt ergibt sich aus dem Jahresarbeitsprogramm des Auftraggebers sowie den zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln.  Die einzelnen Auftragsgegenstände sind während der Vertragslaufzeit vom Auftragnehmer im Detail zu kalkulieren und anzubieten (vgl. § 4 Abs. 4).  Bei allen Arbeiten sind vom Auftragnehmer grundsätzlich 3-5 Überarbeitungsschleifen mit dem Auftraggeber einzuplanen.

Überführungsleistungen Der Auftragnehmer übernimmt bei Bedarf die Konzeption und Umsetzung einer Überführungsstrategie zur strukturierten und inhaltlich abgestimmten Migration der Webinhalte der hier beschriebenen Internetauftritte auf ein zentrales Informationsangebot des Auftraggebers (CMS: TYPO3) unter Berücksichtigung der bestehenden bisherigen Kommunikationsstrategie in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber.

Zu diesen Aufgaben gehören insbesondere: • Konzeption und Umsetzung einer Überführungsstrategie zur strukturierten und inhaltlich abgestimmten Migration der Webinhalte der hier beschriebenen Internetauftritte auf das zentrale Informationsangebot unter Berücksichtigung der bestehenden bisherigen Kommunikationsstrategie in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. • Inhaltliche Überführung der Website unter Wahrung der bestehenden Inhalte, Struktur und Designrichtlinien der Zielplattform. (Anmerkung: Die technische Migration ist nicht Gegenstand dieses Vertrags, sondern wird vom technischen Dienstleister vollbracht.)

Die Umsetzung der Überführung wird nur bei Bedarf beauftragt und ist in Rücksprache mit dem Auftraggeber unter Einhaltung einer strukturierten Überführungsplanung innerhalb von vier Monaten nach einer entsprechenden Einzelbeauftragung des Auftraggebers durchzuführen. Ein Projektplan ist in Abstimmung mit dem Auftraggeber innerhalb von vier Wochen nach der Einzelbeauftragung vorzulegen.

Los 3: Veranstaltungsmanagement und Standbetreuung (1) Fachlicher Hintergrund - Thema „Gesund und aktiv älter werden“ (vgl. § 4 Abs. 1; wird bei der endgültigen Vertragsgestaltung ergänzt). (2) Umfang der vom Auftragnehmer auszuführenden Leistungen Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen bestehen in der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung bzw. Begleitung sowie der Nachbereitung (insbesondere die Dokumentation) von internen und externen Veranstaltungen zum Themenbereich „Gesundes Alter“. Die Ausführung dieser Leistungen hat in enger Abstimmung mit dem zuständigen Fachreferat des Auftraggebers und dem Dienstleiter für die Öffentlichkeitsarbeit (Los 1 und

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Los 2) zu erfolgen. Wesentlicher Leistungsbestandteil ist die professionelle inhaltlich-fachliche Betreuung des Infostandes und damit die Repräsentation des Auftraggebers. Hinweise zur Angebotsabgabe: Aufgaben des Messebaus, wie die Weiterentwicklung und Anpassung des vorhandenen großen Messestandes und die logistische Abwicklung der Anlieferung und des Auf- und Abbaus des Messestandes sind nicht Aufgaben des Auftragnehmers, sondern werden von einem dritten Dienstleister ausgeführt. Der vorhandene kleine „Pop-up-Stand“ (Modell Nomadic Faltdisplay) mit entsprechendem Zubehör (z. B. Prospektständer) muss bei Bedarf transportiert sowie auf- und abgebaut werden können. Weiterhin ist die Durchführung von Pressekonferenzen ebenfalls nicht Bestandteil der Leistung. Der Auftragnehmer hat im Einzelnen die nachstehend unter Buchstabe a) und b) näher bezeichneten Leistungen zu erbringen. Dabei arbeitet der Auftragnehmer in allen notwendigen strategischen und inhaltlichen Entscheidungen eng mit dem Auftraggeber zusammen. a) Auftaktgespräch Für die erste und grundlegende Abstimmung der Aufgaben zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber findet nach Zuschlagserteilung ein Auftaktgespräch auf Einladung des Auftraggebers statt. Im Rahmen dieses Gespräches werden die grundlegenden Vorstellungen des Projektmanagements und der Zusammenarbeit sowie die anstehenden Aufgaben besprochen. Das Auftaktgespräch findet vorzugsweise digital als Videokonferenz oder alternativ in den Räumen des Auftraggebers in Köln statt. Die Sitzungsdauer beträgt 2 bis 3 Stunden. Die organisatorische Vorbereitung (Raumbuchung, Technik etc.) wird vom Auftraggeber übernommen. b) Aufgaben des Veranstaltungsmanagements Organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von eigenen und Beteiligung an externen Konferenzen, Messen und Fachtagen in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und dem Dienstleister für Öffentlichkeitsarbeit. Alle zwei Jahre ist eine größere eigene Veranstaltung (200 bis 250 Teilnehmende) in Präsenz geplant (alternativ auch in digitaler Form oder als „Hybrid“-Format = Kombination aus Digitalformat und Präsenzformat, dann erfahrungsgemäß mit ca. 800 Teilnehmenden). Basis für die Umsetzung der Veranstaltungen sind Detailkonzepte, die vom Dienstleister für Öffentlichkeitsarbeit im Vorfeld geliefert werden. Zudem ist auf ein hohes Maß an Nachhaltigkeit zu achten und der „Leitfaden zur nachhaltigen Organisation von Veranstaltungen" (Anhang C) zu berücksichtigen. Die Vorbildfunktion des Veranstalters im Hinblick auf die Nachhaltigkeit ist stets zu bedenken.

Zu den Aufgaben des Auftragnehmers im Rahmen des Managements von eigenen Veranstaltungen des Auftraggebers gehören:  die Organisation, z. B. o Vorschläge zur Auswahl der Tagungslocation, Buchung und Beauftragung von Tagungsort, Hotel, Catering und Technik, o Realisierung des Programms nach Maßgabe des Detailkonzeptes, inkl. Ansprache und Einladung der Referierenden, o das gesamte Einladungsmanagement Recherche und Beauftragung von Moderation und Dienstleister für die audiovisuelle Dokumentation,

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o Beauftragung und Betreuung von Referierenden in enger Abstimmung mit dem zuständigen Fachreferat des Auftraggebers, inkl. bspw. auch Anforderung und Prüfung (u. a. rechtlich vor dem Hintergrund von Veröffentlichungen im Zuge der Nachbereitung) von Abstracts und Präsentationen der Referierenden, o Erstellung eines Ablaufplanes, bzw. bei digitaler Durchführung eines Regieplanes), o Information der Teilnehmenden z. B. über eine TagungsApp, o Planung eines Rahmenprogramms,  die operative Betreuung, inkl. Briefing und Steuerung des Messebaudienstleisters, der Fotografinnen bzw. Fotografen, der Filmcrew, der Moderierenden, Rahmenprogramm,  die Durchführung (z. B. Betreuung des Infostandes des Auftraggebers, Anmelde- management, Tagungsmanagement, bei digitaler Umsetzung Koordination und Steuerung des technischen Ablaufs inkl. Testlauf),  die Dokumentation der Gesamtveranstaltung (schriftlicher Bericht, Fotos sowie ggf. Video und ggf. Audio in professioneller und publizierfähiger Qualität) sowie ggf. Protokollierung von Fachforen, Gesprächs- und Diskussionsrunden etc. und  die Standbetreuung durch geeignetes und inhaltlich-qualifiziertes Personal (Einarbeitung in das jeweilige Gesundheitsthema anhand von vom Auftraggeber bereitgestellten Informationen), das auch über die erforderliche Medienkompetenz verfügt.

Auch die Koordinierung und operative Betreuung möglicher weiterer beteiligter Programme und Akteure ist Aufgabe des Auftragnehmers. Zudem ist beim Catering darauf zu achten, dass überwiegend pflanzenbasierte, saisonale und umweltgerecht transportierte Kost angeboten wird. Daneben sind individuelle Bedürfnisse (z. B. vegetarische Kost) zu berücksichtigen. Zudem stammen Lebensmittel mindestens zu 20 % des monetären Wareneinsatzes, bezogen auf den Gesamtwareneinsatz aus biologischer Landwirtschaft.

Der Auftragnehmer übernimmt im Sinne eines Generalauftragnehmers alle anfallenden Kosten für Fremdleistungen. Die Kosten sind Fremdkosten und können dem Auftraggeber gesondert in Rechnung gestellt werden, siehe § 14 Abs. 2. Dasselbe gilt für weitere notwendige Leistungen Dritter/von Unterauftragnehmer nach Maßgabe von § 8. Dies betrifft folgende Leistungen (abschließend):  Anmietung Veranstaltungsort,  Catering (z. B. Auswahl und Bereitstellung von Buffets, Getränken und Service- Personal, inkl. Auf- und Abbau, je nach Größe der Veranstaltung),  Veranstaltungstechnik (z. B. Bereitstellung von Ton-, Video- und Lichttechnik und techn. Personal für Beschallung, Präsentation und Beleuchtung und ggf. Ton- und Videomitschnitt für Veranstaltungen in Präsenz oder Hybridformaten),  Fotografen (Fotodokumentation der Veranstaltung zur Verwendung für die Pressearbeit, in Printmedien oder auf der Website des Auftraggebers),  Filmcrew (Videodokumentation der Veranstaltung zur Verwendung auf der Website des Auftraggebers),  Honorare für Moderierende und Referierende sowie deren Reisekosten in Abstimmung mit dem Auftraggeber.

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Für die Gesamtheit der Fremdkosten gilt über die gesamte Vertragslaufzeit, inkl. optionaler Vertragsverlängerung eine Obergrenze von 140.000 EUR netto, die nicht überschritten werden darf.

Zusätzlich sind max. drei externe Veranstaltungen (z. B. Kongresse von Kooperationspartner, Tag der offenen Tür im Bundesgesundheitsministerium) pro Jahr zu betreuen.

Zu den Aufgaben des Auftragnehmers gehören z.B. folgende Leistungen:  Kontaktaufnahme und Abstimmung mit dem Veranstalter sowie weiterer beteiligter Akteurinnen und Akteure, bspw. Referierenden,  ggf. Anmietung von Standflächen und Ausstattung (externe Kosten),  Planung des Ablaufs am Infostand (z. B. interaktives Angebot),  Zusammenstellung und Bestellung von Informationsmaterialien für die Veranstaltung in Abstimmung mit dem Auftraggeber,  ggf. Auf- und Abbau des Infostandes (Pop-up-Stand) vor und nach der Veranstaltung (eins bis zwei Personen),  Betreuung des Standes während der Veranstaltung (eins bis zwei Personen), durch geeignetes und inhaltlich-qualifiziertes Personal, das über die erforderliche Medienkompetenz verfügt,  ggf. Unterstützung bei der Organisation eines Vortrags des Auftraggebers (z. B. Auslage von Materialien im Vortragsraum, Aufspielen einer PPT, Ergebnisprotokoll),  Erstellung einer Dokumentation (max. zwei DIN-A4-Seiten), zzgl. Fotos der Veranstaltung. Der Bericht hat den Umfang, den Ablauf sowie die Teilnehmenden der Veranstaltung zu beinhalten und einen Überblick über besonders nachgefragte Broschüren, Informationsmaterialien und Themen zu geben. Aus der Dokumentation zieht der Auftraggeber Rückschlüsse für kommende Veranstaltungen. Die Dokumentation ist zwei Wochen nach der Veranstaltung an den Auftraggeber per E- Mail an die Ansprechperson des Auftraggebers (vgl. §. 4 Abs. 3) zu senden.

(3) Absprachen und Austauschtreffen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber finden über- wiegend digital statt und werden unmittelbar zwischen den Parteien abgestimmt. Der Austausch von Ergebnissen erfolgt ebenfalls digital. Somit wird nach Möglichkeit und aus Gründen der Nachhaltigkeit auf Vor-Ort-Termine zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber und den Druck von Unterlagen verzichtet.

Los 1 bis Los 3 (außer separat gekennzeichnet) -

§ 5 Erteilung der Einzelaufträge (1) Die Leistungserbringung durch den Auftragnehmer setzt stets die Erteilung eines Einzelauftrages durch den Auftraggeber voraus. Die Erteilung der Einzelaufträge bestimmt sich jeweils nach dem nachfolgend geregelten Verfahren.

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a) Der Auftraggeber fordert den Auftragnehmer elektronisch in Textform per E-Mail zur Angebotsabgabe auf und stellt die notwendigen Informationen, soweit sie nicht in dieser Rahmenvereinbarung festgelegt sind, zur Verfügung. Soweit die Art des Auftrags oder die Umstände des Einzelfalls es erforderlich machen, finden Informations- und Abstimmungsgespräche per Videokonferenz statt. Die Konkretisierung beinhaltet insbesondere:  eine stichpunktartige Beschreibung der zu erbringenden Leistung,  den Zeitraum für die Durchführung der Maßnahmen bzw. sonstige für den Einzelauftrag relevante Fristen und  die Benennung anderer beteiligter Auftragnehmer des Auftraggebers und der damit evtl. verbundenen Koordinierungsaufgaben für den Auftragnehmer dieser Rahmenvereinbarung sowie  mögliche fachliche Maßgaben. b) Der Auftragnehmer bestätigt den Eingang der Aufforderung zur Angebotsabgabe innerhalb von drei Arbeitstagen (Montag bis Freitag) elektronisch in Textform per E-Mail. c) Die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch in Textform per E-Mail innerhalb von fünf Arbeitstagen (Montag bis Freitag) nach Erhalt der Aufforderung zur Angebotsabgabe per E-Mail. Dabei sind die im bezuschlagten Angebot genannten Preise verbindlich. Der Auftragnehmer hat seinen Zeitaufwand für die Leistungserbringung sowie sonstige Aufwendungen zu kalkulieren, welche den daraus resultierenden Gesamtpreis ergeben. d) Der Auftraggeber prüft und entscheidet innerhalb von vier Wochen über die geplante Einzelbeauftragung auf Basis des jeweiligen konkreten Angebotes. Der Einzelauftrag wird elektronisch in Textform per E-Mail erteilt. Ein vom Auftraggeber erteilter Einzelauftrag ist vom Auftragnehmer unverzüglich, jedoch spätestens nach drei Arbeitstagen (Montag bis Freitag), elektronisch in Textform per E-Mail zu bestätigen.

§ 6 Personal

Los 1 und Los 2 – außer separat gekennzeichnet - (1) Der Auftragnehmer erbringt seine Leistungen durch folgende fest benannte Personen. Projektleitung: Vor- und Nachname: ______________________________________ Telefon-Nr.: ______________________________________ E-Mail-Adresse: ______________________________________ Vertretung: Vor- und Nachname: ______________________________________ Telefon-Nr.: ______________________________________ E-Mail-Adresse: ______________________________________ Hinweis zur Angebotserstellung: Bereits mit Angebotsabgabe kann der Bieter Angaben zur Ansprechperson und Stellvertretung des Auftragnehmers im Leistungsverzeichnis (Anlage zu den Vergabeunterlagen) machen. Spätestens nach Zuschlagserteilung ist das Personal in der Rahmenvereinbarung namentlich zu benennen. (2) Die unter Absatz 1 benannten Personen sind im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung uneingeschränkt entscheidungsbefugt und verfügen jeweils über beruflich-fundierte

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Der Vertragsschluss erfolgt mit Zuschlag vom [Datum]

Fachkenntnisse aus den letzten zwei Jahren im Bereich Strategieentwicklung und Konzeption für Kommunikation im Bereich Gesundheit/Bildung/Soziales. (3) Die unter Absatz 1 benannten Personen können nur aus wichtigem Grund und mit Zustimmung des Auftraggebers durch eine andere Person ersetzt werden. Ein wichtiger Grund ist es nicht, wenn die Person in einem anderen Projekt eingesetzt werden soll bzw. andere Aufträge annimmt/erhält. (4) Der Auftraggeber kann einen Austausch der Person verlangen, wenn sich herausstellt, dass die geforderte Eignung nicht vorliegt. (5) Sollten die unter Absatz 1 benannten Personen ersetzt oder ausgetauscht werden, hat der Auftragnehmer eine Person mit gleichwertiger Eignung einzusetzen und die gleichwertige Eignung der neu eingesetzten Person nachzuweisen. Die Einarbeitung von qualifiziertem Ersatzpersonal geht zu Lasten des Auftragnehmers. (6) Der Auftragnehmer erbringt zudem seine Leistungen durch ein Team geeigneter Personen. Das vom Auftragnehmer eingesetzte Personal verfügen über: a) beruflich-fundierte Fachkenntnisse aus den letzten zwei Jahren im Bereich Strategieentwicklung und Konzeption für Kommunikation im Bereich Gesundheit/Bildung/Soziales, b) mindestens ein Projektmitglied verfügt über einen in der EU anerkannte Hochschulabschluss (Bachelor, Diplom oder Master) im Bereich Kommunikationswissenschaften oder einer vergleichbaren Fachdisziplin und über mind. zwei Jahre Berufserfahrung in dem Themenfeld, c) mindestens ein Projektmitglied verfügt über Kenntnisse und Erfahrungen sowie eine einschlägige Ausbildung im Bereich Grafik/Design und der Druckvorlagenerstellung, d) mindestens ein Projektmitglied verfügt über geeignete Kenntnisse und Erfahrungen, die sie/ihn zur Konzeption und Umsetzung von spezifischen Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit im Online-Bereich inkl. Social Media befähigt mit mind. zwei Jahre Berufserfahrung, e) mindestens ein Projektmitglied verfügt über geeignete Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Web-Design (visuelle, funktionale und strukturelle Gestaltung von Websites) mit besonderem Schwerpunkt auf Usability und Barrierefreiheit, f) mindestens ein Projektmitglied verfügt über Erfahrungen im Gesundheitssektor und/oder im Umgang mit den Zielgruppen der älteren Menschen und [denen der Kinder und Jugendlichen (betrifft nur Los 2)], g) mindestens ein Projektmitglied verfügt über einen EU-anerkannten Hochschulabschluss (Bachlor, Diplom oder Master) im Bereich Gesundheits- oder Sozialwissenschaften. h) alle Teammitglieder müssen inhaltlich-fachlich hinreichend qualifiziert sein und über die erforderliche Medienkompetenz verfügen, i) alle Teammitglieder müssen über Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf Sprachniveau C2 gemäß dem „Gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)“ verfügen (Hinweis: die Geschäftssprache ist Deutsch), j) alle Teammitglieder müssen bereit sein, ihre Kenntnisse über das Themengebiet Prävention und Gesundheitsförderung im Alter [sowie bei Kindern und Jugendlichen (betrifft nur Los 2)] auszubauen und sich mit den Publikationen des Auftraggebers vertraut zu machen.

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Hinweis zur Angebotserstellung: Der Bieter hat mit dem Angebot eine ausgefüllte Eigenerklärung Personalqualifikation zu Los 1 und/oder Los 2 in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen. (7) Die benannten Personen dürfen nur mit Zustimmung des Auftraggebers oder aus wichtigem Grund durch andere Personen ersetzt werden. Ein wichtiger Grund liegt nicht vor, wenn die Person/en in einem anderen Projekt eingesetzt werden soll/en. Sollten die benannten Personen ausgetauscht werden, hat der Auftragnehmer die mindestens gleichwertige Eignung der neu eingesetzten Personen nachzuweisen. Der Auftraggeber behält sich bei fehlender Qualifikation vor, die Personen abzulehnen. Die Einarbeitung von qualifiziertem Ersatzpersonal geht in jeder Hinsicht zu Lasten des Auftragnehmers. (8) Der Aufragnehmer gewährleistet und weist auf Verlangen des Auftraggebers nach, dass das von ihm eingesetzte Personal während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung keine konzeptionellen, gestalterischen und inhaltlichen Berührungspunkte zu möglichen Leistungen des Auftragnehmers für Kunden aus der Tabak- und Zigarettenindustrie, zur Pharmaindustrie sowie Unternehmen des Gesundheitswesens aufweist. Der Auftragnehmer legt unverzüglich und unaufgefordert offen, wenn mit den Programmen betrautes Personal in den letzten drei Jahren für die Tabak-, Zigaretten- Pharmaindustrie oder Unternehmen des Gesundheitswesens gearbeitet hat (vgl. § 10 Abs. 1). (9) Der Auftraggeber hat das Recht, im Falle einer erheblichen Störung des Vertrauensverhältnisses einzelne Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter des Auftragnehmers zurückzuweisen.

Los 3 (1) Der Auftragnehmer benennt folgende fest benannte Personen. Projektleitung: Vor- und Nachname: ______________________________________ Telefon-Nr.: ______________________________________ E-Mail-Adresse: ______________________________________ Vertretung: Vor- und Nachname: ______________________________________ Telefon-Nr.: ______________________________________ E-Mail-Adresse: ______________________________________ Hinweis zur Angebotserstellung: Bereits mit Angebotsabgabe kann der Bieter Angaben zur Ansprechperson und Stellvertretung des Auftragnehmers im Leistungsverzeichnis (Anlage zu den Vergabeunterlagen) machen. Spätestens nach Zuschlagserteilung ist das Personal in dieser Rahmenvereinbarung namentlich zu benennen. (2) Die unter Nr. 1 benannten Personen sind im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung uneingeschränkt entscheidungsbefugt. (3) Die unter Absatz 1 benannten Personen können nur aus wichtigem Grund und mit Zustimmung des Auftraggebers durch eine andere Person ersetzt werden. Ein wichtiger Grund ist es nicht, wenn die Person in einem anderen Projekt eingesetzt werden soll bzw. andere Aufträge annimmt/erhält. (4) Der Auftraggeber kann einen Austausch der Person verlangen, wenn sich herausstellt, dass die geforderte Eignung nicht vorliegt.

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(5) Der Auftragnehmer erbringt zudem seine Leistungen durch ein Team geeigneter Personen. Das vom Auftragnehmer eingesetzte Personal verfügen über: a) nachgewiesene Kenntnisse und Erfahrungen aus dem Bereich Gesundheits- oder Sozialwissenschaften (mindestens ein Mitglied des Projektteam). b) über nachgewiesene Kenntnisse und/oder Erfahrung im Umgang mit der Zielgruppe „Ältere Menschen“ (mindestens ein/e für die Standbetreuung vorgesehene/r Projektbeschäftigte/r) c) alle Teammitglieder müssen inhaltlich-fachlich hinreichend qualifiziert sein und über die erforderliche Medienkompetenz verfügen, d) alle Teammitglieder müssen über Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf Sprachniveau C2 gemäß dem „Gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)“ verfügen. Die Geschäftssprache ist Deutsch. e) alle Teammitglieder müssen bereit sein, ihre Kenntnisse über das Themengebiet Prävention und Gesundheitsförderung im Alter auszubauen und sich mit den Publikationen des Auftraggebers vertraut zu machen. Hinweis zur Angebotserstellung: Der Bieter hat mit dem Angebot eine ausgefüllte Eigenerklärung Personalqualifikation zu Los 3 in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen. (6) Die benannten Personen dürfen nur mit Zustimmung des Auftraggebers oder aus wichtigem Grund durch andere Personen ersetzt werden. Ein wichtiger Grund liegt nicht vor, wenn die Person/en in einem anderen Projekt eingesetzt werden soll/en. Sollten die benannten Personen ausgetauscht werden, hat der Auftragnehmer die mindestens gleichwertige Eignung der neu eingesetzten Personen nachzuweisen. Der Auftraggeber behält sich bei fehlender Qualifikation vor, die Personen abzulehnen. Die Einarbeitung von qualifiziertem Ersatzpersonal geht in jeder Hinsicht zu Lasten des Auftragnehmers. (7) Der Aufragnehmer gewährleistet und weist auf Verlangen des Auftraggebers nach, dass das von ihm eingesetzte Personal während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung keine konzeptionellen, gestalterischen und inhaltlichen Berührungspunkte zu möglichen Leistungen des Auftragnehmers für Kunden aus der Tabak- und Zigarettenindustrie, zur Pharmaindustrie sowie Unternehmen des Gesundheitswesens aufweist. Der Auftragnehmer legt unverzüglich und unaufgefordert offen, wenn mit den Programmen betrautes Personal in den letzten drei Jahren für die Tabak-, Zigaretten- Pharmaindustrie oder Unternehmen des Gesundheitswesens gearbeitet hat (vgl. § 10 Abs. 1). (8) Der Auftraggeber hat das Recht, im Falle einer erheblichen Störung des Vertrauensverhältnisses einzelne Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter des Auftragnehmers zurückzuweisen.

§ 7 Verwendung von Künstlicher Intelligenz (KI) durch den Auftragnehmer

(1) Der Auftragnehmer kann zur Steigerung der Arbeitseffizienz und Effektivität bei der Erbringung der vertraglichen geschuldeten Leistungen KI-Anwendungen, insbesondere Sprachmodelle, grundsätzlich unter den Prämissen verwenden, dass  die mit der Durchführung der Arbeiten für den Auftraggeber betrauten Beschäftigten des Auftragnehmers in ausreichendem Maße und nachweisbar über KI-Kompetenz im Sinne von Art. 4 KI-Verordnung verfügen

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 bei jeglichen Eingaben in die KI-Anwendung keine personenbezogenen Daten oder sonstige vertrauliche Daten des Auftraggebers eingespeist/verwendet werden  der Auftragnehmer den KI-generierten Teil des Arbeitsergebnisses vor Weitergabe an den Auftraggeber auf Richtigkeit geprüft hat; zudem bleibt die Verpflichtung des Auftragnehmers zur Erbringung sämtlicher Leistungen frei von Rechten Dritter (§ 13 Abs. 5 dieser Rahmenvereinbarung; gemeint sind v.a. Rechte am geistigen Eigentum) unberührt.  gegenüber dem Auftraggeber in geeigneter Weise transparent gemacht wird, ob, in welchem Umfang und in welcher Form (z. B. Modell, Anbieter, Funktionsweise) KI bei der Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung verwendet worden ist. (2) Sofern bei der Erfüllung der vertraglich geschuldeten Leistungen eine KI-Anwendung erstellt werden muss oder eine bestehende KI-Anwendung auf die Bedürfnisse des Auftrags angepasst werden muss oder unter Verwendung von KI-Anwendungen Software für den Auftraggeber entwickelt/angepasst werden muss, bedarf dies der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers in Textform. Dies gilt auch für den Fall, dass sich während der Vertragsdurchführung Änderungen ergeben, die den Einsatz bisher noch nicht geplanter bzw. mitgedachter KI-Anwendungen oder deren geänderten Einsatz notwendig erscheinen lassen. Die Parteien dieser Rahmenvereinbarung haben sich hierzu möglichst frühzeitig abzustimmen. Der Auftraggeber hat vor Erteilung der Zustimmung die behördeninternen Vorgaben zur Verwendung von KI-Anwendungen zu beachten. Etwaige weitergehenden Vorgaben und Anforderungen zur Verwendung von KI gem. § 4 dieser Rahmenvereinbarung bleiben unberührt.

§ 8 Vergabe von Leistungen an Dritte

(1) Eine Verpflichtung des Auftraggebers gegenüber Dritten auf Grund dieser Rahmenvereinbarung ist ausgeschlossen. (2) Für die Unterauftragnehmer gelten ebenfalls die Anforderungen dieser Rahmenvereinbarung. (3) Hat der Auftragnehmer im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung bzw. eines Einzelauftrages nach § 4 Leistungen von Dritten zu beschaffen, so hat er die Möglichkeit, Aufträge bis zum für den Auftraggeber jeweils gültigen Direktauftragswert (von aktuell bis 50.000 EUR netto) zu vergeben. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer über die jeweils gültige Wertgrenze informieren. Der Auftragnehmer soll zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln. Ab einem geschätzten Auftragswert von 10.000 EUR sind in der Regel drei textförmliche Angebote einzuholen oder ein Vergleich von Internet- und Katalogangeboten vorzunehmen und das wirtschaftlichste zu beauftragen. Eine Aufteilung von Aufträgen, in der Absicht, dass der Auftragswert die o. g. Wertgrenzen unterschreitet, ist unzulässig. Weitergehend stimmen sich die Parteien bei relevanten Fragen in diesem Zusammenhang eng ab. Der Auftraggeber trifft dabei alle wesentlichen Entscheidungen der Auftragserteilung selbst. Auf Anforderung des Auftraggebers hat der Auftragnehmer eine entsprechende Dokumentation im Rahmen der Rechnungslegung zu übermitteln. (4) Der Auftragnehmer muss Rabatte, Skonti oder sonstige Vergünstigungen, die ihm im Rahmen eines Auftrages an Dritte gewährt werden, in Anspruch nehmen und in vollem Umfang an den Auftraggeber weiterreichen.

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§ 9 Unterauftragnehmereinsatz

(1) Aus dieser Rahmenvereinbarung herrührende Rechte und Pflichten dürfen – mit Ausnahme von unwesentlichen Teilleistungen – nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers in Textform gemäß § 126b BGB auf einen Dritten übertragen werden (vgl. § 4 Nr. 1 VOL/B). (2) Die Zustimmung des Auftraggebers gilt hinsichtlich im Angebot benannter Unterauftragnehmer und Verleiher sowie dem Prozedere gemäß § 8 Abs. 3 als erteilt. (3) Jede beabsichtigte Änderung auf der Ebene der Unterauftragnehmer oder Verleiher bedarf der Zustimmung des Auftraggebers und ist ihm unverzüglich mindestens in Textform gemäß § 126b BGB anzuzeigen. Die Mitteilungspflicht gilt auch für alle weiteren Stufen in der Kette der Unterauftragnehmer. (4) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die in § 10 Abs. 2 genannte Verpflichtung zur Einhaltung des MiLoG und des AEntG auch den von ihm oder von einem Unterauftragnehmer eingesetzten Unterauftragnehmer oder beauftragtem Verleiher aufzuerlegen. Vor der Beauftragung eines Unterauftragnehmers oder Verleihers ist von diesem eine schriftliche Verpflichtungserklärung im Sinne des Satz 1 einzuholen. Die entsprechenden Erklärungen der gesamten Unterauftragnehmer-/Verleiherkette sind auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen. (5) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, von Unterauftragnehmern und von ihm oder von Unterauftragnehmern beauftragten Verleihern zu verlangen und durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Unterauftragnehmer und von ihm oder von Unterauftragnehmern beauftragten Verleiher ihre Pflichten nach § 4 Absatz 1 und 3 BTTG erfüllen. (6) Die Verpflichtung nach Absatz 5 gilt auch dann, wenn für den Auftragnehmer selbst keine Rechtsverordnung nach § 5 BTTG einschlägig ist. In Bezug auf die Unterauftragnehmer und Verleiher gilt § 10 Absatz 3 Satz 2 entsprechend. (7) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mit von ihm beauftragten Unterauftragnehmern und Verleihern die in § 10 Absatz 5 geregelten Mitwirkungspflichten und die dort geregelte Kostentragung zu vereinbaren und sicherzustellen, dass eine entsprechende Vereinbarung zwischen den von den Unterauftragnehmern oder Verleihern beauftragten weiteren Unterauftragnehmern oder Verleihern getroffen wird.

§ 10 Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, während der Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung Interessenkonflikte zu vermeiden. Ein Interessenkonflikt ist gegeben, wenn der Auftragnehmer Vertrags- und/oder Geschäftsverbindungen zu einem Dritten (= einem Unternehmen, einer Institution, einem Interessenverband bzw. -vertreter z. B. aus der Tabak-, Alkohol-, Pharma- oder Medizinproduktindustrie, u. ä.) eingeht, dessen Interessen im konkreten Fall im Widerspruch zu den Interessen des Auftraggebers stehen, und die Gefahr besteht, dass dem Auftraggeber hierdurch ein materieller Schaden oder ein Image-Schaden entsteht. Vor diesem Hintergrund ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, sofern er beabsichtigt, eine Vertrags- und/oder Geschäftsverbindung mit einem Dritten (= einem Unternehmen, einer Institution oder einem Interessenverband z. B. aus der Tabak-, Alkohol-, Pharma- oder Medizinproduktindustrie) einzugehen. Der Auftraggeber prüft

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dann, ob bei Eingehen dieser Verbindung ein Interessenkonflikt vorliegen würde. Bei Vorliegen eines Interessenkonflikts kann seitens des Auftraggebers die beabsichtigte Aufnahme einer beabsichtigten Vertrags- und/oder Geschäftsverbindung zwischen Auftragnehmer und Drittem untersagt werden. Hinweis für die Angebotserstellung: Mit Angebotsabgabe ist eine ausgefüllte Eigenerklärung zu Vertrags- und/oder Geschäftsverbindungen (Anlage der Vergabeunterlagen) in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen. (2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung eingesetzten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach Maßgabe des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns vom 11.08.2014 (MiLoG) und des Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vom 20.04.2009 (AEntG) in der jeweils gültigen Fassung zu entlohnen und zu beschäftigen. Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben jederzeit zu überprüfen. Dazu kann er sich z. B. anonymisierte Lohnabrechnungen vorlegen lassen oder Einsicht in die entsprechenden Unterlagen des Auftragnehmers verlangen. (3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den zur Leistungserbringung eingesetzten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern für die Dauer, in der sie in Ausführung des öffentlichen Auftrags/der Konzession tätig sind, mindestens die Arbeitsbedingungen zu gewähren, die die jeweils einschlägige Rechtsverordnung nach § 5 des Gesetzes zur Sicherung der Tariftreue bei der Vergabe und Ausführung öffentlicher Aufträge und Konzessionen des Bundes (Bundestariftreuegesetz - BTTG) festsetzt (Tariftreueversprechen). Der Auftragnehmer nimmt seine Informationspflicht gegenüber diesen Personen gemäß § 4 Absatz 3 S. 1 BTTG mit dem als Anhang beigefügten Vordruck (vgl. § 2) wahr. Für den Auftragnehmer folgt aus dem Tariftreueversprechen nach Satz 1 keine Verpflichtung, soweit und solange er nicht unter den Anwendungsbereich einer Rechtsverordnung nach § 5 BTTG fällt. (4) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mittels geeigneter Unterlagen zu dokumentieren, dass er sein Tariftreueversprechen nach Abs. 2 einhält. Die Dokumentationspflicht gilt nicht, wenn der Auftragnehmer nach § 10 Abs. 1 Satz 1 BTTG zertifiziert worden ist. Die Einhaltung der sich aus dem BTTG ergebenden Verpflichtungen wird durch die Prüfstelle Bundestariftreue (vgl. § 8 BTTG) kontrolliert. (5) Im Falle einer Kontrolle durch die Prüfstelle Bundestariftreue verpflichtet sich der Auftragnehmer,  die Kontrolle zu dulden,  die für die Kontrolle erheblichen Auskünfte zu erteilen,  die nach Abs. 3 zu erstellenden Nachweise oder ein Zertifikat nach § 10 Abs. 1 Satz 1 BTTG sowie weitere Unterlagen auf Anforderung der Prüfstelle vorzulegen,  die Datenverarbeitung über die Deutsche Rentenversicherung zu ermöglichen,  auf Verlangen der Prüfstelle Bundestariftreue das Betreten der Grundstücke und der Geschäftsräume zu dulden sowie  datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der eingesetzten Beschäftigten zu Zwecken der Kontrolle zu erfüllen, indem er diese insbesondere über die Möglichkeit von Kontrollen unterrichtet und aufklärt.

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Der Auftragnehmer trägt eigene durch eine Kontrolle verursachte Kosten selbst.

§ 11 Ausführungsfristen (1) Die Leistungserbringung beginnt unmittelbar nach Zuschlagserteilung, frühestens jedoch am 01.01.2027. Der Leistungsbestandteil Auftaktgespräch (vgl. § 4 Abs. 2) ist 14 Tage nach Zuschlagserteilung zu erbringen. Direkt nach Zuschlagserteilung stimmen die Parteien dieser Rahmenvereinbarung eine Zeitplanung für die einzelnen Leistungsgegenstände (§ 4 Abs. 2) ab. (2) Weitere Ausführungsfristen für den jeweiligen Einzelauftrag werden grundsätzlich durch den Auftraggeber mit Erteilung des Einzelauftrags vorgegeben. Werden sie abweichend davon in Abstimmung mit dem Auftragnehmer festgelegt, so sind sie in Textform vom Auftragnehmer zu bestätigen. Die Ausführungsfristen sind verbindlich, d. h. genau einzuhalten. Überschreitet der Auftragnehmer die vereinbarten Ausführungsfristen, so gerät er in Verzug; eine Mahnung ist hierfür nicht erforderlich. Lieferungs- oder Leistungsverzögerungen sind dem Auftraggeber unverzüglich anzuzeigen und alle Kosten, die sich aus den vom Auftragnehmer zu vertretenden Verzögerungen ergeben, sind von diesem zu tragen. Erkennt der Auftragnehmer nach Erteilung des Einzelauftrages, dass er die Ausführungsfrist nicht einhalten kann, so teilt er dem Auftraggeber die Gründe für die Verzögerung unverzüglich mit. Hält der Auftragnehmer die Ausführungsfristen nicht ein, ist der Auftraggeber zum Rücktritt bzw. teilweisen Rücktritt nur berechtigt, wenn er dem Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Leistung oder Nacherfüllung gesetzt hat und der Auftragnehmer innerhalb dieser Frist nicht ordnungsgemäß leistet – ausgenommen hiervon sind Terminaufgaben, bei denen eine Nacherfüllung nicht möglich ist. Weitergehende Rechte bleiben unberührt. (3) Der Auftragnehmer erbringt die Leistung des jeweiligen Einzelauftrags in enger Absprache mit dem Auftraggeber und gibt auf Verlangen jederzeit auch in Textform Auskunft über den Stand der Arbeiten, und auf Wunsch des Auftraggebers gegebenenfalls auch über die wirtschaftliche Entwicklung der Aufträge. Unabhängig von dieser Auskunftspflicht hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn eine zeit- und/oder sachgerechte Erledigung der übernommenen Arbeiten gefährdet erscheint. Der Auftraggeber wird in allen Entwicklungsphasen beteiligt. Die finale Freigabe liegt beim Auftraggeber.

§ 12 Datenschutz

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten die jeweils geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einzuhalten und diese Einhaltung dem jeweiligen Stand der Technik entsprechend durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. (2) Da personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers erhoben, verarbeitet und/oder genutzt werden (Auftragsverarbeitung, AV), wird der Anhang A „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ Bestandteil der Rahmenvereinbarung. Hinweis für die Angebotserstellung: Mit Angebotsabgabe ist eine ausgefüllte Eigenerklärung Einhaltung des Datenschutzrechts (Anlage der Vergabeunterlagen) in Textform gemäß § 126b BGB vorzulegen. (3) Der Auftragnehmer erklärt sich damit einverstanden, dass der Auftraggeber sowie die/der Datenschutzbeauftragte des Auftraggebers jederzeit berechtigt sind, die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Datenschutzbestimmungen im erforderlichen Umfang zu

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kontrollieren, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme. (4) Soweit der Auftraggeber wegen der Verletzung von Datenschutzbestimmungen im Rahmen des Vertragsverhältnisses zum Schadensersatz gegenüber Betroffenen verpflichtet ist, bleibt ihm der Rückgriff beim Auftragnehmer vorbehalten.

§ 13 Nutzungsrechte

(1) Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber nach § 31 Urheberrechtsgesetz (UrhG) unter Ausschluss der Vorbehalte des § 37 UrhG ab dem Zeitpunkt des Entstehens sämtliche Nutzungsrechte an den im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung erbrachten Werken für alle Nutzungsarten (z. B. Vervielfältigungen, Bearbeitungen und Umgestaltungen, Veröffentlichungen, Verbreitungen in allen bekannten und derzeit unbekannten Medien- und Nutzungsarten) ein. Werke in diesem Sinne sind sämtliche geschützten geistigen und schöpferischen Leistungen, die der Auftragnehmer im Zusammenhang mit der Durchführung dieser Rahmenvereinbarung erbringt. Die Nutzungsrechte werden als ausschließliche Rechte räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkt unwiderruflich und übertragbar eingeräumt. (2) Dies gilt auch für Werke, welche vor Abschluss dieser Rahmenvereinbarung erbracht oder erstellt wurden (sog. „Altrechte“) und die in das vertragsgegenständliche Projekt einfließen oder für dessen Nutzung erforderlich sind, wie beispielsweise erbrachte Werke im Rahmen der Angebotserstellung. Die vorstehend genannten Rechte gehen jeweils im Zeitpunkt ihres Entstehens über und sind bezüglich der Leistungen des Auftragnehmers mit der Zahlung der Vergütung abgegolten. (3) Die Parteien sind sich darüber einig, dass mit dem Übergang der Nutzungsrechte an den erbrachten Leistungen, einschließlich des sie betreffenden Materials, auch das Eigentum an diesem Material auf den Auftraggeber übergeht. Die Übergabe wird dadurch ersetzt, dass der Auftragnehmer dieses Material für den Auftraggeber bis zur Beendigung des jeweiligen Einzelauftrags verwahrt. In diesem Zeitraum haftet der Auftragnehmer für Schäden und Verlust des Materials. Nach Beendigung des jeweiligen Einzelauftrags sind dem Auftragnehmer sämtliche Materialien zu übergeben. (4) Dies gilt ebenfalls für sämtliche dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Unterlagen, Daten, Datenträger, etc. Solche sind dem Auftraggeber unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, zurück- oder auf Anforderung des Auftraggebers einem Dritten zuzusenden. Dies gilt jedoch nicht für den Schriftwechsel zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber. (5) Der Auftragnehmer steht dafür ein, dass sämtliche Leistungen, die der Auftraggeber in Erfüllung dieser Rahmenvereinbarung erhält, nicht mit Urheberrechten, Leistungsschutzrechten oder sonstigen Rechten Dritter belastet sind. Er stellt den Auftraggeber von Ansprüchen Dritter wegen der Verletzung solcher Rechte einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverfolgung frei. Sollten solche Ansprüche von dritter Seite erhoben werden, so hat der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zudem, vor Veröffentlichungen von Bildnissen die Einwilligung des/der Abgebildeten zur Veröffentlichung in Textform einzuholen. (6) Der Auftraggeber ist berechtigt, für seine Zwecke über alle ihm übertragenen Rechte frei zu verfügen und sie an Dritte zu übertragen bzw. Dritten Nutzungsrechte einzuräumen. Die §§ 34 Abs. 1 S. 1 und 35 Abs. 1 S. 1 UrhG sind nicht anzuwenden.

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(7) Der Auftragnehmer verzichtet auf eine Namens- bzw. Urheberbenennung hinsichtlich der nach dieser Rahmenvereinbarung geschuldeten Leistungen.

§ 14 Vergütung

(1) Die Vergütung ergibt sich aus den im Angebot des Auftragnehmers genannten Stundenverrechnungssätzen bzw. dem Festpreis für das Auftaktgespräch. Bei diesen Preisen handelt es sich um verbindliche Preise einschließlich sämtlicher Kosten für beispielsweise Mieten, Telekommunikation, Porti, Kopien, Fracht, Verpackung und Personal. Mit diesen Preisen sind weiterhin alle Geschäftsaufwendungen des Auftragnehmers, einschließlich der Übertragung von Nutzungsrechten, abgegolten. Mit der Vergütung ist auch die ggf. erforderliche Zahlung eines Honorars an einen von dem Auftragnehmer Beauftragten (Unterauftragnehmer) abgegolten. Die im Angebot genannten Preise behalten über die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung, einschließlich etwaiger Verlängerungsoptionen, ihre Gültigkeit. Die Vergütung für den jeweiligen Einzelauftrag erfolgt nach tatsächlichem Aufwand oder im Einzelfall – nach vorheriger Absprache mit dem Auftraggeber – gemäß dem jeweiligen Festpreisangebot. In beiden vorgenannten Fällen gelten die vom Auftragnehmer mit dem bezuschlagten Angebot verbindlich festgelegten Stundenverrechnungssätze. Die Abrechnung von Fremdkosten (d. h. sämtliche Kosten für Leistungen, die nicht vom Auftragnehmer selbst erbracht und somit nicht über die Stundenverrechnungssätze abgerechnet werden, erfolgt auf Erstattungspreisbasis nach Vorlage der entsprechenden Belege. Nicht eingeschlossen sind Reisekosten, siehe Abs. 3. Vereinbart ist der angebotene Preis inklusive der vom Auftragnehmer angegebenen gesetzlichen Umsatzsteuer. Hat der Auftragnehmer mit einem ermäßigtem oder ohne Umsatzsteuersatz angeboten und stellt sich während der Vertragslaufzeit heraus, dass für die Leistungen abweichend vom Angebot doch ein Umsatzsteuersatz oder doch der Regelumsatzsteuersatz anfällt, bleibt dennoch der vom Auftragnehmer angebotene Preis Grundlage der Vergütung. Durch eine abweichende Umsatzsteuer entstehende Mehrkosten hat der Auftragnehmer selbst zu tragen. Sollte der angebotene Umsatzsteuersatz nachträglich durch eine vorübergehende oder dauerhafte rechtliche Neuregelung erhöht oder gesenkt werden oder werden die Leistungen des Auftragnehmers nachträglich durch eine rechtliche Neuregelung einem anderen Umsatzsteuersatz unterworfen, gilt der geänderte Umsatzsteuersatz als Grundlage der Vergütung. (2) Die Abrechnung von Fremdkosten (d. h. sämtliche Kosten für Leistungen, die nicht vom Auftragnehmer selbst erbracht und somit nicht über die Stundenverrechnungssätze bzw. den Festpreis abgerechnet werden) erfolgt auf Erstattungspreisbasis 1:1 nach Vorlage der entsprechenden Belege. (3) Reisekostenerstattung Reisekosten werden nach den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes erstattet, sofern im Folgenden nichts Abweichendes geregelt ist. Dabei ist die kostengünstigste Verkehrsmöglichkeit zu nutzen. Im Zweifel ist die Auswahl des Verkehrsmittels mit dem Auftraggeber abzustimmen. Zur Geltendmachung der Kostenerstattungen sind Nachweise vorzulegen, soweit dies nicht abweichend geregelt ist. Erstattet werden lediglich die im Rahmen der beauftragten Tätigkeit tatsächlich entstanden, nachgewiesenen und notwendigen Kosten.

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Die wesentlichen, für diese Rahmenvereinbarung relevanten, Inhalte des Bundesreisekostengesetzes sind: a. Reisezeiten werden nicht als Arbeitszeit vergütet. b. Bahn Bei Bahnfahrten werden die Kosten der 2. Klasse erstattet; bei Fahrten über zwei Stunden Dauer die Kosten der 1. Klasse. Eine vorhandene Bahncard ist zu nutzen. Die Kosten einer Bahncard, auch der 1. Klasse, können nachträglich erstattet werden, wenn sich diese durch Verwendung bei Reisen, die nach diesen Vorschriften abgerechnet werden, amortisiert hat und keine Erstattung durch eine andere Stelle erfolgt. Die Amortisation ist unter Vorlage der Bahncard (nach Ablauf der Gültigkeit) und der zugehörigen Rechnung darzulegen.
Folgende Regelungen werden abweichend vom Bundesreisekostengesetz vereinbart: a. Flug Flüge sind aus Nachhaltigkeitsgründen zu vermeiden. Kosten für Flugreisen werden daher grundsätzlich nicht erstattet. Nur in Ausnahmefällen, in denen dem Auftragnehmer eine Anreise mit anderen Verkehrsmitteln nicht zumutbar ist, können Flugkosten nach vorheriger ausdrücklicher Abstimmung mit dem Auftraggeber erstattet werden. Bei innerdeutschen Reisen und bei Reisen mit einer Entfernung von weniger als 500 km zum Zielort gilt die Anreise mit anderen Verkehrsmitteln grundsätzlich als zumutbar. Bei Flügen werden die Kosten der niedrigsten Flugklasse erstattet. b. PKW-Nutzung Die Wegstreckenentschädigung beträgt pauschal 0,30 EUR brutto pro gefahrenen Kilometer und beinhaltet damit u.a. entstandene Kosten für Parken, Kraftstoff etc. c. ÖPNV, Taxi Bei Anreise mit der Bahn oder mit dem Flugzeug wird eine Pauschale i. H. v. 20 EUR brutto zur Nutzung des ÖPNV, Taxi o. ä. gewährt. Diese gilt insgesamt für die Hin- und Rückreise und pro Person. Die Vorlage eines Beleges ist nicht notwendig. d. Übernachtungskosten werden nur gegen Beleg bis zur Höhe von 99 EUR brutto (inkl. Frühstück) erstattet. Hiervon kann in Absprache mit dem Auftraggeber abgewichen werden, z. B. zu Messezeiten. e. Tagegeld wird nicht gewährt. Über die o. a. Regelungen hinaus werden keine Verpflegungskosten erstattet.

§ 15 Elektronische Rechnungsstellung, Zahlungen

(1) Die Zahlung des Auftaktgespräch erfolgt nach Freigabe des Protokolls durch den Auftraggeber sowie nach Eingang einer ordnungsgemäßen und prüfbaren Rechnung innerhalb von 30 Tagen auf das vom Auftragnehmer anzugebende Konto. (2) Die Zahlung der übrigen Einzelaufträge erfolgt jeweils nach deren vollständiger Erbringung und Abnahme durch den Auftraggeber entsprechend dem Einzelauftragsangebot sowie nach Eingang einer ordnungsgemäßen und prüfbaren Rechnung innerhalb von 30 Tagen auf das vom Auftragnehmer anzugebende Konto. Im Einzelfall können im Rahmen eines Einzelauftrages auch kürzere Zahlungsfirsten oder Teilzahlungen vereinbart werden. Bei der Abrechnung von Fremdkosten ist ein Duplikat der Originalrechnung vorzulegen.

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(3) Für Leistungen, zu denen eine Vergütung auf der Basis von Stundensätzen vereinbart wurde, führt der Auftragnehmer in der Rechnung die Anzahl der jeweils geleisteten Stunden aus der entsprechenden Leistungsposition auf (§ 16 VOL/B). (4) Die Rechnung des Auftragnehmers muss den rechtlichen Vorgaben, insbesondere denen des Umsatzsteuergesetzes, entsprechen. Die Rechnung ist auf den Auftraggeber auszustellen. Rechnungen werden ihrem Zweck entsprechend als Teil- oder Schlussrechnung bezeichnet und fortlaufend nummeriert. (5) Kosten Dritter sind glaubhaft nachzuweisen z. B. durch Fremdrechnungen, Verträge mit Unterauftragnehmern, Lieferscheine, Empfangsbestätigungen etc. Fremdrechnungen müssen die jeweils erbrachte Fremdleistung mit ihren bestimmenden Merkmalen enthalten. (6) Die Option gemäß § 3 Abs. 2 wird im Falle ihrer Wahrnehmung gemäß dem Angebot des Auftragnehmers entsprechend den Absätzen 1 und 3vergütet. (7) Die elektronische Rechnungsstellung ist verpflichtend. Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist die Nutzung der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) vorgesehen, welche unter https://xrechnung-bdr.de/ abrufbar ist. Bei der Übermittlung der elektronischen Rechnung ist die Leitweg-ID des Auftraggebers anzugeben. Die Parteien vereinbaren, dass Rechnungen, die nicht elektronisch gestellt werden, keinen Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB begründen. (8) Die Rechnungslegung erfolgt an folgende Adresse: Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG) Los 1: Referat Q6, (Ansprechperson wird nach Zuschlagerteilung bekannt gegeben) Los 2: Referat Q6, (Ansprechperson wird nach Zuschlagerteilung bekannt gegeben) Los 3: Referat Q6, (Ansprechperson wird nach Zuschlagerteilung bekannt gegeben) (Bitte zwingend bei Rechnungslegung angeben) Maarweg 149-161 50825 Köln Leitweg-ID: 991-00144-10 (9) Sofern Skonto angeboten wird, beginnt die Skontofrist mit dem Tage des Zugangs der Rechnung beim Auftraggeber, jedoch nicht vor vertragsgemäßer Erbringung der Leistung. Hinweis zur Angebotserstellung: Im Rahmen der Angebotswertung werden nur Skonti berücksichtigt, die eine Skontofrist von 14 Tagen nicht unterschreiten.

§ 16 Haftung (1) Der Auftragnehmer haftet dem Auftraggeber für die vollständige und rechtzeitige Erfüllung der Einzelaufträge. (2) Soweit die Prüfstelle Tariftreue gem. § 8 BTTG einen Verstoß nach § 13 BTTG festgestellt hat, ist der Auftraggeber berechtigt, für jeden Verstoß eine Vertragsstrafe in Höhe von maximal 1 vom Hundert des tatsächlichen Auftrags- bzw. Vertragswertes, bei mehreren Verstößen höchstens jedoch 10 vom Hundert des tatsächlichen Auftrags- bzw. Vertragswertes ausschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer zu verlangen. (3) Der Auftraggeber ist berechtigt, die Vertragsstrafe neben der Erfüllung des jeweiligen Einzelauftrages zu verlangen. Er muss die verwirkte Vertragsstrafe nicht vor dem Ende der Auftragsausführung bzw., bei Konzessionen, nicht vor dem Vertragsende geltend machen. Die

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Geltendmachung weiterer Ansprüche und Rechte bleibt vorbehalten. Es gelten die §§ 343 bis 345 BGB sowie § 348 HGB. (4) Der Auftragnehmer garantiert eine Betriebshaftpflichtversicherung für die nachstehenden Schadensereignisse für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung mindestens bis zur Höhe der nachfolgenden Deckungssummen: Für Personenschäden 1.000.000 Euro für Sach- und Umweltschäden 1.000.000 Euro für Vermögensschäden 1.000 Euro (5) Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber jederzeit auf Verlangen des Auftraggebers eine aktuelle Bestätigung des Versicherers über das Bestehen des Versicherungsschutzes nach Abs. 2 vorzulegen. (6) Bei der Auftragsausführung eintretende Schäden sind dem Auftraggeber unverzüglich in Textform (z. B. per E-Mail) anzuzeigen. Die Beseitigung der vom Auftragnehmer oder seinen Erfüllungsgehilfen nachweislich schuldhaft verursachten Schäden veranlasst der Auftraggeber auf Kosten des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer hat seine Haftpflichtversicherung umgehend über den Schadensfall zu informieren und sich hinsichtlich einer Beseitigung mit dieser abzustimmen. (7) Der Auftraggeber übernimmt keine Haftung für Schäden und Verluste an vom Auftragnehmer oder seinen Arbeitskräften eingebrachten Sachen. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber von derartigen Ansprüchen freizuhalten. Dieser Haftungsausschluss gilt nicht für vorsätzlich oder grob fahrlässig durch den Auftraggeber oder seine Erfüllungsgehilfen herbeigeführte Schäden. Hinweis für die Angebotserstellung: Der Abschluss einer ausreichenden Haftpflichtversicherung ist anhand einer Eigenerklärung (Anlage der Vergabeunterlagen) zu bestätigen; vgl. Punkt 3.1 der Teilnahmebedingungen (Anlage der Vergabeunterlagen).

§ 17 Kündigungsrecht

(1) Der Auftraggeber ist berechtigt, die Rahmenvereinbarung nach Ablauf des ersten Vertragsjahres jeweils zum Ende des Kalenderjahres mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten ohne Angabe von Gründen zu kündigen. (2) Der Auftraggeber ist berechtigt, die Rahmenvereinbarung in Bezug auf Los 1 und 2 folgende Leistungen nach Ablauf des 30.06.2027 zum Ende des Kalendermonats mit einer Kündigungsfrist von vier Wochen zu kündigen:  Für Los 1: Leistungen gemäß § 4 Abs. 3 Nr. 9) (Weiterentwicklung der bestehenden Webauftritte), die anteilig auf die Suchmaschinenoptimierung der Internetseiten zu „Gesund und aktiv älter werden“ sowie die Erstellung einer Content-Strategie entfallen (ca. 3 % des Gesamtauftragsvolumen pro Jahr).  Für Los 2: Leistungen gemäß § 4 Abs. 3 Nr. 9) (Weiterentwicklung der bestehenden Webauftritte), die anteilig auf Optimierung des „Impulsgeber Bewegungsförderung“ und Verbesserung der User Experience (einmal pro Jahr) sowie Suchmaschinenoptimierung des „Impulsgeber Bewegungsförderung“ (zweimal im Vertragszeitraum) entfallen. Die jeweilige Teil-Kündigung wäre somit erstmalig zum 31.07.2027 möglich.

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(3) Beide Parteien sind berechtigt, die Rahmenvereinbarung sowie die erteilten Einzelaufträge jederzeit mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund zu kündigen, wenn Tatsachen vorliegen, auf Grund derer dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der Interessen beider Parteien der Rahmenvereinbarung die Fortsetzung der Rahmenvereinbarung nicht zugemutet werden kann. (4) Ein wichtiger Grund für die Kündigung durch den Auftraggeber ist insbesondere dann gegeben, wenn über das Vermögen des Auftragnehmers das Insolvenzverfahren eröffnet, ein entsprechender Eröffnungsantrag gestellt, dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist oder die ordnungsgemäße Abwicklung der Rahmenvereinbarung dadurch in Frage gestellt ist, dass er seine Zahlungen nicht nur vorübergehend einstellt. Weitergehende Rechte nach § 8 Nr. 1 und 2 VOL/B bleiben unberührt. (5) Ein wichtiger Grund für die Kündigung durch den Auftraggeber liegt insbesondere auch dann vor, wenn der Auftragnehmer die Eigenerklärungen in dem dieser Rahmenvereinbarung zugrunde liegenden Vergabeverfahren wahrheitswidrig abgegeben hat oder wenn nach Vertragsschluss Tatsachen eintreten oder bekannt werden, die einen Ausschluss des Auftragnehmers entsprechend §§ 123, 124 GWB gerechtfertigt hätten. Gleiches gilt für den Fall, dass der Auftragnehmer bzw. ein von ihm oder von einem Nachunternehmer eingesetzter Nachunternehmer gegen die Lohnzahlungspflichten aus § 20 MiLoG bzw. - bei Einschlägigkeit eines erstreckten Tarifvertrages - die Pflichten aus § 8 Abs. 1 S. 1 oder Abs. 3 AEntG verstößt, bei Verstößen durch einen Dritten (Nachunternehmer) jedoch nur dann, wenn der Auftragnehmer dies nach Kenntnisnahme oder aufgrund fahrlässiger Unkenntnis nicht umgehend abstellt. (6) Ein wichtiger Grund für die Kündigung durch den Auftraggeber ist auch dann gegeben, wenn die Prüfstelle Bundestariftreue einen Verstoß nach § 13 BTTG feststellt und die Voraussetzungen des Absatz 3 vorliegen. (7) Die Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. (8) Im Fall der Kündigung aus wichtigem Grund hat der Auftragnehmer keinen Anspruch auf Vergütung gegenüber dem Auftraggeber hinsichtlich noch nicht erbrachter Leistungen. § 8 Nr. 3 VOL/B sowie die gesetzlichen Vorschriften, soweit jeweils anwendbar insbesondere §§ 314, 626 und 628 und 648a BGB, bleiben unberührt.

§ 18 Antikorruptionsklausel

(1) Der Auftraggeber ist vor Beginn der Leistungserbringung durch den Auftragnehmer zum Rücktritt berechtigt, wenn ein Ausschlussgrund im Sinne §§ 123, 124 GWB vorliegt. Ein Ausschlussgrund liegt insbesondere vor bei Vorteilsgewährung gemäß § 333 StGB, Bestechung gemäß § 334 StGB, bei wettbewerbsbeschränkenden Absprachen im Sinne von § 298 StGB sowie bei der Beteiligung an unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen, wie z. B. einer Vereinbarung mit Dritten über die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten, über zu fordernde Preise, über die Entrichtung einer Ausfallentschädigung (Gewinnbeteiligung oder sonstige Abgaben) und über die Festlegung von Preisempfehlungen. (2) Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber alle Schäden zu ersetzen, die unmittelbar oder mittelbar durch den Rücktritt von der Rahmenvereinbarung entstehen.

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(3) Der Auftragnehmer wird ausdrücklich auf die strafrechtlichen Folgen eines korruptionsrelevanten Verhaltens, welches gleichzeitig eine schwerwiegende Vertragspflichtverletzung darstellt, hingewiesen. (4) Nach Beginn der Leistungserbringung tritt das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund an die Stelle des Rücktrittsrechts gemäß Abs. 1. Im Falle der Ausübung des Kündigungsrechts gilt § 17 Abs. 7 entsprechend.

§ 19 Verschwiegenheitspflicht

(1) Der Auftragnehmer hat – auch nach Ende der Rahmenvereinbarung – über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die mit der Ausführung der Leistung beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verpflichten. (2) Der Auftragnehmer verwahrt alle Materialien bis zum Ablauf der Laufzeit der Rahmenvereinbarung und haftet für Schäden und Verlust. Nach Beendigung des Auftrags hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber sämtliche Unterlagen herauszugeben, die er aus Anlass seiner Tätigkeit von diesem oder für diesen erhalten hat. Dies gilt jedoch nicht für den Schriftwechsel zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber. (3) Die Veröffentlichung des Auftraggebers als Kunde des Auftragnehmers bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Auftraggebers in Textform. Im Falle einer Ablehnung bedarf es keiner näheren Erläuterung durch den Auftraggeber.

§ 20 Verbot von Veröffentlichungen

Der Auftragnehmer darf Veröffentlichungen über die Leistung nur mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers in Textform vornehmen. Als Veröffentlichung in diesem Sinne gelten auch die Beschreibung der Ausführung, die Bekanntgabe von Zeichnungen, Berechnungen oder anderen Unterlagen, ferner Lichtbild-, Film-, Hörfunk- und Fernsehaufnahmen.

§ 21 Übertragung von Rechten

Aus der Rahmenvereinbarung herrührende Rechte und Pflichten dürfen nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers in Textform auf einen Dritten übertragen werden.

§ 22 Geschlechtergerechte Sprache

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Rahmen der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen eine geschlechtergerechte Sprache zu verwenden. Hierzu stellt ihm der Auftraggeber Handlungsempfehlungen (Anhang B) zur Verfügung.

§ 23 Nebenabreden, Form für Änderungen/Ergänzungen

(1) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. (2) Alle Änderungen und Ergänzungen dieser Rahmenvereinbarung sind nur wirksam, wenn das geänderte bzw. ergänzte Vertragsdokument beidseitig unterzeichnet ist. Die Unterzeichnung kann entweder durch eigenhändige Unterschrift und Versand per Post oder Austausch der eigenhändig unterschriebenen Vertragsdokumente als E-Mailanhang bzw. per Fax oder durch

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ein Einfügen einer eingescannten Unterschrift und Versand per E-Mail bzw. per Fax erfolgen. Dies gilt auch für Abreden, die diese Bestimmung aufheben. (3) Wird diese Rahmenvereinbarung innerhalb des ersten Vertragsjahres aus wichtigem Grund gemäß § „Kündigung“ gekündigt oder einvernehmlich aufgelöst, ist der Auftraggeber unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit dazu berechtigt, dem im Vergabeverfahren zweitplatzierten Bieter den Eintritt in die Rahmenvereinbarung zu den vom Bieter damals angebotenen Konditionen anzubieten, sofern der Auftraggeber dies für sachgerecht und dienlich hält. Der Eintritt des zweitplatzierten Bieters in diese Rahmenvereinbarung setzt die Zustimmung dieses Bieters voraus.

§ 24 Salvatorische Klausel

Die etwaige Nichtigkeit einzelner Bestimmungen der Rahmenvereinbarung hat nicht die Nichtigkeit der ganzen Rahmenvereinbarung zur Folge. Die Parteien sind verpflichtet, die verbleibenden Bestimmungen der Rahmenvereinbarung nach Treu und Glauben so auszulegen, dass der jeweilige Grundinhalt und Zweck der nichtigen Bestimmung so weit wie möglich berücksichtigt wird. Ist eine Auslegung nicht möglich oder ist über eine Auslegung keine Einigkeit erzielt worden, so haben die Parteien sich um ergänzende Vereinbarungen zu bemühen.

§ 25 Gerichtsstand

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten, die sich aus der Rahmenvereinbarung ergeben, ist der Sitz des Auftraggebers in 50825 Köln.

§ 26 Anwendbares Recht

Die Anwendung von UN-Kaufrecht wird ausgeschlossen. Im Übrigen gilt ausschließlich deutsches Recht.

1_Rahmenvereinbarung.pdf

Rahmenvereinbarung (Entwurf)1

Ende des Rahmenvereinbarungstextes.