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Leistungsbeschreibung/Anlage 2 zur Rahmenvereinbarung:
Design-/Grafikarbeiten mit Produktionsabwicklung sowie
Kommunikationskonzepte für die Gewobag
Basisinformationen:
Ausgangslage: Wir suchen ergänzend zu unserem Inhouse-Grafikdesigner professionelle Kommunikations-/Designagenturen, die uns bei unseren allgemeinen Grafik- und Designbedürfnissen unterstützen. Daneben haben wir Beratungsbedarf zu diversen Marketingfragen und kommunikativen Aufgabenstellungen (z. B. Werbung zu Eventanlässen, Marketingkonzepte für Wohnstandorte) – auch hier soll der Bedarf zusätzlich durch externe Agenturen abgedeckt werden.
Angedacht ist, einen Agenturpool mit drei Kommunikationsagenturen, Schwerpunkt Design/Grafik, Texterstellung oder Fullservice zu bilden, die uns für die ausgeschriebene Zeit begleiten. Die Gewobag wird je nach Bedarf jeweils einen der drei im Ausschreibungsverfahren ausgewählten Auftragnehmer bitten, auf Grundlage eines Briefings ein Angebot für die Erstellung einer Produktion abzugeben. Dabei achtet die Gewobag darauf, dass die Aufträge insgesamt gleichmäßig unter den drei Auftragnehmern verteilt werden.
Basis für alle Medien bildet das Corporate Design der Gewobag in der Fassung von 2023; Markenportal https://marke.gewobag.de/login Sie erhalten Zugang zum Markenportal, indem Sie über das Vergabeportal eine Bieterfrage mit der Bitte um Zugang sowie Angabe einer aktuellen E-Mail-Adresse stellen. Anschließend erhalten Sie von uns die Zugangsdaten direkt per E-Mail.
Die Leitmaxime „Mobile first“ ist uns ebenso wichtig wie die Berücksichtigung von nachhaltigen Aspekten (inklusive Wahrung der EmpCo-Vorschriften) und das Thema Barrierefreiheit bei Onlinemedien.
Wir erwarten von den AuftragnehmerInnen: • Erfahrung und Know-how im Bereich Grafik- und Designleistungen wie unten in der Aufgabenstellung beschrieben • Kenntnisse und Erfahrungen mit neuen Medien (z. b. Social Media, Out-of-Home-Medien) und deren effektiven Einsatz im Marketing-Mix sowie Kenntnisse im Umgang mit Künstlicher Intelligenz • Kreativität und Ideenreichtum bei der Umsetzung unserer Anforderungen verbunden mit einem Gespür für Zeitgeist und Trends (Up-to-Date-Sein) • Konzeptionelles Denkvermögen mit Zielgruppenorientierung und Markenverständnis für neu zu entwickelnde Einzelmedien oder weiterreichende Konzepte; insbesondere Erfahrungen im kundenzentrierten Marketing (Kundenbindungsmarketing) • Gespür für die Vielfalt, den Zeitgeist und die kulturelle Identität Berlins sowie die Fähigkeit, diese authentisch, kreativ und zielgruppengerecht in Kommunikations- und Gestaltungslösungen
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| zu übersetzen. Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Berliner Institutionen, Initiativen oder Unternehmen sind von Vorteil • Einhaltung von Zeitplänen und Budgets • Transparente und regelmäßige Kommunikation während des Projektverlaufs • Hohe Qualität in der Ausführung der Leistungen und CD- Orientierung • Beratung und Sparringspartner bei Projekten und Fragestellungen | |
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| Aufgabenstellung für die Agentur: | Auf Basis von Einzelbriefings und der Gewobag- Gestaltungsrichtlinien gilt es, unterschiedliche Medien umzusetzen sowie Konzepte/Strategien zu entwickeln. Das Gros der Aufgabenstellungen werden Design-/Grafikarbeiten aus dem Kommunikationsalltag (oft mit hoher Kundenorientierung) sein, also Ongoing-Themen wie • Erstellung von digitalen Medien wie Social-Media-Grafiken und -Posts, Online-Anzeigen und Social-Media-Ads, Onlinebanner, Erstellung/Überarbeitung von Powerpoint-Präsentationen und Anpassung von Powerpoint-Template, Online-Einladungen und anderen Mailings, animierte GIFs, Newsletter-Templates für z. B. Eventeinladungen • Konzeption, Gestaltung und Umsetzung von Printmedien, wie Flyer, Broschüren, Plakate, Hausaushänge, Mailings (z. B. für Kundinnen und Kunden, inklusive Verteilung/Management von Verteilerlisten- und -Dienstleistern), Printanzeigen, Grußkarten, Kalender, Geschäftsausstattung • Konzeption, Gestaltung und Umsetzung von Eventausstattung, wie Bühnen- und Raumdekorationen • Konzeption, Gestaltung und Umsetzung von Außenwerbung, wie Bauschilder, Gerüst- und Fassadenbanner • Konzeption, Gestaltung und Umsetzung von Standortbrandings, wie Schaufenstergestaltungen, Ausstecker, Flachtransparente, Infokästen (z. B. für Quartierbüros), Leitsysteme (indoor, outdoor) sowie Schildern oder Aufkleber zu diversen Themen • Recherche und Branding von Werbeartikeln und Merchandise- Produkten • Entwicklung von Konzepten zu verschiedensten Einzelthemen: z. B. Logos für Eigenmarken als Ableitung aus der Markenarchitektur, Entwicklung von Marketingkonzepten für Immobilienprojekte/-Standorte oder andere Einzelthemen • Sonstige Leistungen wie Infografiken, Diagramme, Illustrationen und Zeichnungen (sofern die Gewobag sie nicht über Spezialanbieter abdeckt wie beispielsweise Illustrationen eines/einer bestimmten Künstlerin/Designerin), Organisation und Betreuung von Fotoshootings Die oben genannten Leistungen umfassen nach allgemeinen Erfahrungswerten das Gros der Aufgaben. Sie können hier nicht abschließend dargelegt werden, da der Bedarf an Support heute nicht für die Zukunft im Detail antizipiert werden kann. Bitte rechnen Sie grundsätzlich bis zu drei Korrekturrunden bei den Layouts oder Konzepten mit ein. Die Gestaltungsaufträge bewegen sich fast ausnahmslos im Rahmen des bestehenden Gewobag Designs; es geht also um die Anwendung des aktuellen Corporate Designs. Ob die Agentur Textarbeiten oder Bildrecherchen in die späteren Einzelangebote inkludieren soll, hängt vom jeweiligen Projekt ab. |
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| Wichtig: Nicht erfasst von dieser Ausschreibung sind diese Aufgabenfelder: • Webdesign (Internet-/Intranetmanagement) • Pressearbeit, klassische PR • Eventmanagement • Social Media Management und Onlinemarketing wie Planung und Buchung von Meta-Ads etc. (Ausnahme Gestaltungen für Onlineanwendungen) • Digitaler Geschäfts- und Nachhaltigkeitsbericht • Onlinemagazin • Erstellung von Fotos oder Videos • Markenstrategische Beratungen zur Markenarchitektur, Markenpositionierung, Touchpointanalysen, Marktforschungsstudien, strategische Weiterentwicklungen und Spezialanwendungen des Corporate Designs • Imagekampagnen • Markenentwicklungen (Logos, CD etc.) für Solitärmarken im Rahmen der Gewobag-Markenarchitektur • Sonstige Aufgaben, die nicht im Leistungsverzeichnis dieser Ausschreibung genannt sind. | |
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| Termine und Laufzeit der Zusammenarbeit: | Die Rahmenvereinbarung beginnt zum 01.11.2026 und endet am 31.10.2028 (Festlaufzeit). Die Gewobag hat die Option, die Rahmenvereinbarung zweimal um ein Jahr zu verlängern. Die Gewobag muss diese Option bis zum 30.04.2028 bzw. 30.04.2029 (Verlängerungsoption) durch Erklärung der Inanspruchnahme in Textform ausgeübt haben. |
| Hinweis zu Fremdkosten: | Fremdkosten, insbesondere Produktionskosten (Programmierung, Drucke, Fotorechte etc.) sind nicht Teil dieser Angebotsabfrage. Insofern sind auch keine Handlingsfees auf die hier angebotenen Agenturkosten zu rechnen. Sollten für die Gewobag KSK-Kosten beim Agenturhonorar anfallen, ist dieses im Leistungsverzeichnis auszuweisen und auf die jeweiligen Summen aufzuaddieren. Ob und welche Fremdkosten anfallen, richtet sich später im Beauftragungsfalle nach dem jeweiligen Auftrag. Die Abrechnung der eventuellen Fremdkosten soll grundsätzlich über die Agentur laufen, unter Beachtung der von der Gewobag benannten Vergabemaßgaben: Derzeit liegt die Vergabegrenze für Fremdkosten bei 10.000 Euro. Im Laufe der Zusammenarbeit kann diese Grenze bei Bedarf angepasst werden. Ab 10.000 Euro netto sind drei Angebote einzuholen und uns in einem Preisspiegel (Nennung der Anbieter mit Namen und deren Preise) zu präsentieren. Auf unseren Wunsch hin sind uns die Originalangebote zuzusenden. Näheres regelt der dieser Ausschreibung beigefügte Agenturvertrag. Vorabhinweis für die späteren konkreten Projektangebote nach Aufnahme in den Agenturpool: |
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| Alle vertraglich gebundenen Agenturen im späteren Projektpool haben ihre Agenturhonorare so zu kalkulieren, dass diese auch „Produktions- Abwicklungskosten“ beinhalten, wenn Medien über Dritte hergestellt werden (Druck, Programmierung etc.). Im Agenturhonorar sind also zu inkludieren und klar im Einzelangebot als inkludiert zu benennen: Angebotseinholungen, Qualitätssicherung und Weiterberechnung. Neben diesen, in den Agenturkosten enthaltenen „Produktions- Abwicklungskosten“ und den eigentlichen Fremdkosten sind uns keine zusätzlichen prozentualen Handling-Fees oder Ähnliches in Rechnung zu stellen. | |
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| Auftragsvergaben an die Poolagenturen: | Auftragsvergaben erfolgen wie folgt: Es wird Direktbeauftragungen zwischen den drei Auftragnehmern geben, mit denen die Gewobag einen Rahmenvertrag schließt. Die Gewobag achtet dabei auf eine Gleichbehandlung der drei Vertragspartner (siehe Agenturvertrag, § 3) |
| AnsprechpartnerInnen | AnsprechpartnerInnen auf Seiten der Gewobag Aufgrund der Vielfalt der Aufgabenstellungen können sich die AnsprechpartnerInnen auf Seiten der Gewobag je nach Projekt und Leistungsumfang unterscheiden. Projektverantwortliche und Kontaktpersonen auf Seiten der Gewobag sind insbesondere: • die Beschäftigten der Abteilung Kommunikation, • in Ausnahmefällen von der Kommunikation benannte AnsprechpartnerInnen aus anderen Fachbereichen, • Gruppenleiter Vermietungs-Service sowie die von ihm benannten Vertretungen der Gewobag MB. Die Zuordnung der jeweiligen Kontaktpersonen ist auch für die spätere Rechnungsstellung maßgeblich. AnsprechpartnerInnen und Projektmanagement auf Seiten des Auftragnehmers Der Auftragnehmer benennt für jedes Projekt eine verantwortliche Projektleitung als zentrale Ansprechperson. Diese ist für die Steuerung des Projekts sowie für die Einhaltung vereinbarter Termine, Meilensteine und Lieferfristen verantwortlich. Änderungen von Terminen, Verzögerungen oder sonstige projektrelevante Abweichungen sind dem Auftraggeber unverzüglich und proaktiv mitzuteilen. Für Zeiträume geplanter oder ungeplanter Abwesenheiten der Projektleitung (z. B. Urlaub, Krankheit oder sonstige Verhinderung) ist eine namentlich benannte, gleichwertig qualifizierte Vertretung zu benennen. Die Vertretung übernimmt während der Abwesenheit sämtliche Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse und Kommunikationspflichten der Projektleitung und gewährleistet die nahtlose Fortführung des Projekts. |
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| Die Kontaktdaten der Vertretung sind dem Auftraggeber rechtzeitig vor Beginn der Abwesenheit mitzuteilen. Für alle laufenden Projekte ist eine verbindliche 1:1-Vertretungsregelung vorzuhalten. | |
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| Microsoft Teams als Projektplattform: | Je nach Projekt (insbesondere bei komplexen) werden wir für eine kollaborative Zusammenarbeit (gemeinsames Arbeiten an Zeit- oder Projektplänen) Microsoft Teams einsetzen; bei Bedarf auch Miro (digitales Kollaborationstool zur Visualisierung, Moderation und Dokumentation von Workshops und kreativen Arbeitsprozessen). Die Agentur hat hierzu den entsprechenden technischen Voraussetzungen bei sich zu schaffen. |
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