[Seite 1]
Einkaufsmanagement (Dezernat 1520)
Informationen zur Nutzung der elektronischen Rechnung nach der
E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-Rech-VO)
Die Deutsche Rentenversicherung Bund ist aufgrund der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech- VO) vom 4. April 2017 (BGBl. I, 770 ff.) verpflichtet, seit dem 27. November 2019 elektronische Rechnungen, die unter die Begriffsbestimmungen des § 2 E-Rech-VO fallen und der CEN- Norm 16931 entsprechen, elektronisch zu empfangen.
Gem. §3 E-Rech-VO werden auch die Auftragnehmer der DRV Bund als sogenannte Rech- nungssteller ab dem 27. November 2020 verpflichtet sein, Ihre Rechnungen in elektronischer Form unter grundsätzlicher Verwendung des Datenaustauschstandards XRechnung in der je- weils aktuellen Fassung auszustellen und zu übermitteln.
Diese Verpflichtung gilt nicht für Rechnungen, die
-
nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 € gestellt werden
-
den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 E-Rech-VO unterfallen oder
-
in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Für die Übermittlung der elektronischen Rechnung sind Sie oder der von Ihnen beauftragte Rechnungssender verpflichtet ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne von § 2 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes zu nutzen
Hierfür steht Ihnen ausschließlich die Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE) unter https://xrechnung-bdr.de zur Verfügung.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Rechnung auf der Plattform manuell zu erstellen oder eine außerhalb der Plattform im aktuell gültigen XRechnungsformat erstellte Rechnung zu verwen- den (Upload) oder per Mail an Ihr Lieferantenkonto auf der OZG-RE zu senden. Darüber hin- aus wird die Übertragung von E-Rechnungen über das Netzwerk PEPPOL unterstützt.
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine elektronische Rech- nung gemäß § 5 E-Rech-VO des Bundes folgende Angaben enthalten:
• eine Leitweg-ID
• die Bankverbindungsdaten
• die Zahlungsbedingungen
• die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Information E-Rechnung Seite 1 von 2 Seite Stand: 03/2020
[Seite 2]
DRV Bund – Information E-Rechnung
Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung oder im Vorfeld durch die DRV Bund übermittelt wurden:
• Bestellnummer (Feld BT-13)
• Lieferantennummer, entspricht der SAP-Kreditorennummer (Feld BT-29)
Rechnungsformate, welche nicht diesen Anforderungen entsprechen, können nicht berück- sichtigt werden. Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsda- tensatz (XML-Datei) einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail ver- sandt werden. Die maximale Größe einer Rechnung beträgt 15 MB. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Da- teitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten.
Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhr- nachweise, Zolldokumente o. ä.).
Wichtig: Es ist nicht zulässig, Rechnungen mit der gleichen Rechnungsnummer sowohl in elektronischer Form als auch auf Papier zu übersenden.
Technische Supportanfragen zur Rechnungserstellung sind beim Plattformbetreiber der Bun- desdruckerei zu stellen. Zudem stehen auf der Plattform und im Portal Bedienhilfen und Ein- gabemasken zur Verfügung. Inhaltliche Fragen zur Rechnung sind an den in dem einschlägi- gen Vertrag oder im Rahmen der Vertragsabwicklung genannten fachlichen Ansprechpartner zu richten.
Die Rechnungserstellung sowie die Administration an der OZG-RE sind kostenlos. Auch für Transaktionen entstehen dem Auftragnehmer keine Kosten. Mögliche Aufwände im Zusam- menhang mit der elektronischen Rechnungsstellung, welche durch den Auftragnehmer zu er- bringen sind, werden nicht gesondert durch die DRV Bund vergütet.
Eine elektronische Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugegangen, sobald die Rechnung den Status „bereitgestellt“ annimmt. Dies ist der Fall, wenn die Rechnung bei der OZG-RE eingegangen ist und die beschriebenen Prüfungen erfolgreich durchlaufen hat.
Den Status einer über die OZG-RE eingereichte elektronische Rechnung kann der Nutzer an- hand der Protokolldaten in der Weboberfläche der OZG-RE einsehen.
E-Rechnungen werden in der OZG-RE auf Basis der Nutzungsbedingungen gespeichert. Diese Speicherung ist keine revisionssichere Archivierung und befreit den Auftragnehmer so- mit nicht von seinen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
Information E-Rechnung Seite 2 von 2 Seite Stand: 03/2020