Vergabeverfahren werden ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz des Landes Nordrhein-Westfalen (VMP NRW -www.evergabe.nrw.de) durchgeführt. Hierzu ist eine Anmeldung (ggf. nach erstmaliger Registrierung) auf dem VMP NRW erforderlich. Beim Verfahren nicht angemeldete Unternehmen erhalten ggf. keine E-Mail-Benachrichtigung über Nachrichten der Vergabestelle, z. B. über eine Aktualisierung der Vergabeunterlagen. Angebote auf Basis nicht aktueller Vergabeunterlagen können einen Ausschluss zur Folge haben. Angebote können ausschließlich elektronisch über das Bietertool des VMP NRW abgegeben werden. Angebote in anderer Form sind nicht zulässig. Es wird empfohlen, frühzeitig zu prüfen, ob die erforderliche Technik zur ordnungsgemäßen Angebotsabgabe zur Verfügung steht. Außerdem sollte das Hochladen der elektronischen Angebotsunterlagen rechtzeitig begonnen werden.

Auftraggeber

Auftraggeber ist das Land NRW, vertreten durch das Polizeipräsidium Mönchengladbach, Krefelder Str. 555 in 41066 Mönchengladbach, nachfolgend Auftraggeber genannt.

Ausgangslage

Das Polizeipräsidium Mönchengladbach unterhält einen Fahrzeugpool bestehend aus ca. 200 Dienstkraftfahrzeugen unterschiedlicher Hersteller, Fahrzeugtypen und Funktionen. Hierbei handelt es sich um Einsatzfahrzeuge, Logistikfahrzeuge und Nutzfahrzeuge, die einem dynamischen Prozess unterliegen und daher nicht konkret dauerhaft benennbar sind.

Aufgrund von Unfällen oder sonstigen Schadensereignissen sind Karosserie- und Lackierarbeiten Auftragsgegenstand dieser Ausschreibung,

Leistungsgegenstand

Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Durchführung von Karosserie- und Lackierarbeiten an Dienstkraftfahrzeugen des Polizeipräsidiums Mönchengladbach.

Die Zusammensetzung des Fuhrparks unterliegt dynamischen Prozessen und variiert daher fortlaufend. Zurzeit beinhaltet der Fuhrpark Fahrzeuge folgender Hersteller:

Fahrzeuge der Marke Mercedes
Fahrzeuge der Marke Ford
Fahrzeuge der VW-Gruppe (größtenteils VW, incl. Seat, Skoda, Audi)
Fahrzeuge der Marke BMW
Fahrzeuge der Marke Opel sowie
Fahrzeuge der Marke Hyundai und weiterer Hersteller

Für die Dauer des Vertrages kann kein exakter Auftragswert vorhergesagt werden. Auf Basis eines Mittelwertes lag das Auftragsvolumen in den zurückliegenden Jahren jährlich bei ca. 120.000,- Euro. Der geschätzte Auftragswert über eine Maximallaufzeit von ca. 6 Jahren beträgt somit insgesamt 750.000,- Euro. Ein Anspruch auf Beauftragung während der Vertragslaufzeit besteht nicht.

Die Dienstfahrzeuge werden an folgenden Standorten vorgehalten:

Polizeipräsidium Mönchengladbach, Krefelder Str. 555, 41066 Mönchengladbach
Behördeneigene Kfz-Werkstatt, Süchtelner Str. 36, 41066 Mönchengladbach
Polizeiwache Rheydt, Bahnhofstr. 64, 41236 Mönchengladbach

Leistungsumfang und Anforderungen an den Auftragnehmer

Für die Vergabe der Leistung wurde eine Aufteilung in Gebiets- oder Fachlose geprüft, mit dem Ergebnis, dass die Leistung aus sicherheitsrelevanter Sicht sowie der Komplexität der Auftragsausführung nur von einem Dienstleister zu erbringen ist und eine Losbildung nicht sinnvoll erscheint.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die ihm übergebenen Fahrzeuge pfleglich zu behandeln und die Arbeiten in technisch einwandfreien Verfahren gem. Herstellervorgaben durchzuführen.

Zur zwingend notwendigen Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes sind die Fahrzeuge des Auftraggebers bevorzugt zu bearbeiten. Nach Auftragserteilung muss innerhalb von 2 Werktagen mit der Reparatur begonnen werden. Die im Schadensgutachten angegebene Reparaturdauer sollte nicht wesentlich überschritten werden. Ist im Einzelfall eine erhebliche Überschreitung der Reparaturdauer unumgänglich, so ist der Auftraggeber darüber unverzüglich zu informieren.

Die Unterbringung von Dienstfahrzeugen hat außerhalb der Öffnungszeiten des Auftragnehmers in einer abgeschlossenen, diebstahlgeschützten Halle auf dem Gelände des Auftragnehmers zu erfolgen.

Die Bewerber für diese Dienstleistung müssen sich im Umkreis von 20 km zum Standort des Auftraggebers (Krefelder Str. 555, 41066 Mönchengladbach) befinden um eine schnellstmögliche Wiedereinsatzfähigkeit der Einsatzfahrzeuge zu gewährleisten und umweltbezogenen Aspekten Rechnung zu tragen.

Zur Auftragsdurchführung werden die Fahrzeuge grundsätzlich durch den Auftragnehmer überführt und abgeholt. Die Fahrzeuge sind hierzu mit einem geeigneten Transportmittel zu verlasten (nicht auf eigener Achse). Das Transportrisiko geht zu Lasten des Auftragnehmers.

Die Fahrzeuge können Montag - Freitag in der Zeit von 08:00 bis 14:00 Uhr abgeholt und zurückgebracht werden.

Sollte ein Dienstfahrzeug (Funkstreifenwagen) im Einzelfall durch den Auftragnehmer im öffentlichen Verkehrsraum geführt werden müssen, so ist es als einsatzbereites Fahrzeug der Polizei unkenntlich zu machen. Möglich ist dies beispielsweise durch Magnettafeln oder durch Einstellung im Display der Blaulichtsignalanlage mit Hinweisen wie z.B. „Werkstattfahrt, Service- oder Überführungsfahrt“.

In Ausnahmefällen und nach Absprache können Überführungen auch durch den Auftraggeber zu dessen büroüblichen Zeiten erfolgen.

Vor der endgültigen Auftragserteilung ist eine kostenfreie Reparaturkostenkalkulation nach Systemen, wie z.B. AudaCar, Audatex, C@risma o.ä. zu erstellen und dem Auftraggeber (ZA 3.2 - Kfz-Werkstatt) zu übermitteln.

Der Auftragnehmer haftet für den ordnungsgemäßen Zustand der Ersatzteile im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Es sind nur fabrikneue Produkte / Originalersatzteile der jeweiligen Fahrzeugmarken zu verarbeiten.

Der Auftragnehmer verfügt über mindestens einen Karosserie- und Fahrzeugbauermeister und betreibt einen geprüften Fachbetrieb (z.B. TÜV, Dekra). Zudem verpflichtet sich der Auftragnehmer, die Instandsetzungsarbeiten nach Verkehrsunfällen / Schadensfällen gem. geltenden Qualitätsstandards durchzuführen.

Vertragszeitraum

Der Vertrag kommt ausschließlich zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer zustande.

Die Rahmenvereinbarung tritt mit der Erteilung des Zuschlags durch den Auftraggeber an den Auftragnehmer in Kraft und hat eine Grundlaufzeit von 4 Jahren.

Dem Auftraggeber wird die Option eingeräumt, das Vertragsverhältnis zweimalig um ein Jahr zu den Konditionen des Angebotes zu verlängern. Diese Verlängerung/en tritt/treten automatisch in Kraft, sofern nicht spätestens sechs Monate vor Vertragsende eine schriftliche Kündigung ergeht.

Die Maximallaufzeit von Rahmenverträgen und -vereinbarungen inkl. Optionen beträgt 6 Jahre. Somit endet der Vertrag spätestens mit Ablauf des 31.12.2032.

Mit Erreichen der unter Ziffer 3 genannten Höchstmenge endet das Vertragsverhältnis vorzeitig.

Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grunde bleibt unbenommen. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn Tatsachen gegeben sind, aufgrund derer dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles und unter Abwägung der Interessen der Vertragspartner die Fortsetzung des Vertrages nicht mehr zugemutet werden kann. Für den Fall einer außerordentlichen Kündigung gelten die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (§ 626 BGB). Im Übrigen gelten Nummern 8 und 9 der Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen (Formular 512 EU).

Vergütung

Die Leistungserbringung erfolgt zu den gem. Ziffer 16 festgelegten Angebotspreisen. Der Auftragnehmer ist an die Angebotspreise gebunden. Preisnachlässe (Rabatte, Skonti, usw.) sind vollständig aufzuführen. Soweit Sonderverkaufspreise des Auftragnehmers günstiger sind als die vertraglich vereinbarten Angebotspreise, ist dies dem Auftraggeber schriftlich mitzuteilen bzw. die Rechnung entsprechend zu stellen.

Eine Änderung der Angebotspreise ist nur möglich, wenn sich nachweislich der Herstellerpreis verändert hat und dies dem Auftraggeber unverzüglich und begründet zur Prüfung schriftlich vorgelegt wird.

Die angegebenen Angebotspreise beinhalten sämtliche Auslagen und Nebenkosten des Auftragnehmers (d. h. Aufwendungen für Fracht, Versand, Druck, Versicherung, Porto, Bearbeitung, Telekommunikation, Reise- und Aufenthaltskosten sowie alle weiteren, hier nicht explizit aufgeführten, jedoch im Beauftragungsfall mit der Leistungserbringung in Zusammenhang stehenden Kosten des Auftragnehmers).

Rechnungsadressat ist:

Polizeipräsidium Mönchengladbach

ZA 32 – Kfz-Angelegenheiten

Krefelder Str. 555

41066 Mönchengladbach

Die Einzelrechnung muss folgende Angaben enthalten:

Datum der Beauftragung mit Auftragsnummer und Reparaturdauer,
Kennzeichen des Fahrzeugs,
Bezeichnung der Ersatzteile bzw. Zubehörteile,
Art der Dienstleistungen (z. B. Reparaturarbeiten, Lackierarbeiten),
Preisangabe mit Rabattbezeichnung

Leistungen, die der Auftragnehmer ohne Auftrag oder unter eigenmächtiger Abweichung vom Vertrag ausführt, werden nicht vergütet.

Sammelrechnungen für mehrere Dienstleistungen sind nicht zulässig und werden als gegenstandslos betrachtet.

Die Rechnungen sind ausschließlich in elektronischer Form an das E-Mail-Postfach des Auftraggebers Rechnung.Moenchengladbach@polizei.nrw.de zu senden.

Die Zahlung erfolgt zu den im Preis-Leistungsverzeichnis angegebenen Konditionen gem. Ziffer 16.3 bzw. innerhalb 30 Tagen netto.

Die Zahlungsfrist beginnt mit Eingang der prüfungsfähigen Rechnung beim Polizeipräsidium Mönchengladbach.

Die zurzeit der Leistungserbringung gültige Umsatzsteuer wird gesondert auf der Rechnung aufgeführt.

Eignungsanforderungen und Nachweise

Für den Zuschlag kommen nur Bieter in Betracht, die über die erforderliche Eignung verfügen und somit die vertraglichen Verpflichtungen erfüllen können.

Bieter müssen Nachweise zur Befähigung und Erlaubnis der Berufsausübung erbringen sowie ihre wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. Ziffern 6.1 - 6.4 belegen:

Zuverlässigkeit

Es ist ein Nachweis zu erbringen:

Über das Nicht-Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB durch Eigenerklärung (mit Formular 521 EU).
Bei Einsatz von Unterauftragnehmern ist auch eine vom jeweiligen Unterauftragnehmer unterschriebene Eigenerklärung einzureichen.

Vom Auftraggeber wird vor Erteilung eines Zuschlags ein Wettbewerbsregisterauszug eingeholt.

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Es ist ein Nachweis zu erbringen:

- über die erlaubte Berufsausübung durch Bescheinigung über die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister bzw. sonstige Erlaubnis zur Berufsausübung

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Die Bieter müssen aufgrund ihrer Geschäftstätigkeit und ihrer Positionierung am Markt über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen. Dies kann belegt werden durch:

Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie/oder den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich, der Gegenstand des Vergabeverfahrens ist, jeweils bezogen auf das letzte bzw. die letzten beiden Geschäftsjahre.
eine Unternehmensdarstellung (Kurzkonzept) mit Angaben zur aktuellen Geschäftstätigkeit sowie zur aktuellen Marktposition
über eine Berufs- oder Haftpflichtversicherung mit einer Haftungssumme von mind. 250.000 EURO oder, dass im Auftragsfall eine Versicherung mit der geforderten Haftungssumme abgeschlossen wird

durch:

- aktuelle Deckungsbescheinigung des Berufs- oder Haftpflichtversicherungsträgers oder
- mittels Eigenerklärung

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Die Bieter müssen über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie über ausreichende Erfahrungen verfügen, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können.

Belegbar ist dies anhand von Informationen

über die personellen und logistischen Ressourcen, z.B. Anzahl der Mitarbeiter und Fahrzeuge oder Logistik
Angabe geeigneter Referenzen zu Leistungen in den letzten drei Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind

Bietergemeinschaft und Unterauftragnehmer/Eignungsleihe

Die Bildung einer Bietergemeinschaft könnte z.B. aufgrund unterschiedlicher technischer Möglichkeiten von interessierten Unternehmen sinnvoll erscheinen.

Bei der Bildung einer Bietergemeinschaft ist dem Angebot die den Vergabeunterlagen beiliegende „Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung“ (Formular 531 EU) beizufügen. Auf die Pflicht, auf Anforderung die Gründe (insb. unternehmerische Erwägungen) für die Bildung der Bietergemeinschaft darzulegen, wird hingewiesen. Zum Nachweis der Eignung sind für jedes Mitglied entsprechend seines zu erbringenden Leistungsumfangs die geforderten Nachweise einzureichen.

Haftung und Gewährleistung

Der Auftragnehmer übernimmt gegenüber dem Auftraggeber die Haftung und Gewähr für eine ordnungsgemäße Ausführung seiner Leistungen nach den neuesten Erkenntnissen über Organisation, Wirtschaftlichkeit und Technik. Die gesetzlichen und vertraglichen Schadens- und Aufwendungsersatzansprüche des Auftraggebers richten sich nach den Vorschriften des BGB. Auf Ziffer 4 und 14 der Vertragsbedingungen des Landes NRW (Formular 512 EU) wird verwiesen.

Der Auftragnehmer übernimmt eine zweijährige Gewährleistung über die Leistungserbringung.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Der Auftragnehmer hat mit der gebotenen Sorgfalt darauf hinzuwirken, dass alle Personen, die von ihm mit der Erfüllung der vertraglichen Pflichten beauftragt sind, die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen, insoweit diese nicht offenkundig sind, nicht an Dritte weitergeben oder in anderer Art und Weise verwerten.

Die Vertragsparteien sind verpflichtet, sämtliche Informationen, Unterlagen und Daten, die die Vertragsanbahnung, den Vertragsabschluss sowie den Inhalt dieser Leistungsbeschreibung und die Rechts- und tatsächlichen Verhältnisse des anderen Vertragspartners betreffen vertraulich zu behandeln und insbesondere Dritten nicht zugänglich zu machen. Diese Vertraulichkeitsverpflichtung gilt nicht für solche Informationen, von denen die jeweilige Partei nachweisen kann, dass sie zum Zeitpunkt der Weitergabe ohne Verstoß gegen diesen Vertrag öffentlich bekannt waren oder deren Offenlegung durch gerichtliche oder behördliche Entscheidung bzw. durch Gesetz vorgeschrieben ist.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, keine Pressemitteilungen oder sonstige Verlautbarungen zu veröffentlichen, die sich auf dieses Vertragsverhältnis oder die hierunter erbrachten Leistungen beziehen, ohne über den Inhalt zuvor mit dem Auftraggeber Einvernehmen hergestellt zu haben. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zudem, erlangte Informationen, Unterlagen und Daten ausschließlich zu den Zwecken dieses Vertrages zu nutzen und diese nach Beendigung des Vertrages an den Auftraggeber herauszugeben und elektronische Datensätze aus und im Zusammenhang mit diesem Auftrag zu löschen. Der Auftragnehmer darf diese Rahmenvereinbarung nicht zu Werbezwecken bekanntgeben.

Kenntnisse, die der Auftragnehmer in Ausübung seines Auftrags über die Liegenschaften des Auftraggebers erlangt, dürfen weder verwertet noch an Dritte weitergegeben werden.

Vertragsunterlagen

Folgende Unterlagen werden Vertragsbestandteil und gelten in angegebener Rangfolge:

Leistungsbeschreibung des Auftraggebers,
Vertragsbedingungen des Landes NRW (Formular 512 EU)
Besondere Vertragsbedingungen nach TVgG (Formular 513 EU)

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers sind ausgeschlossen.

Angebot

Das Angebot kann sich auf ein Los, mehrere Lose oder die Gesamtleistung erstrecken. Ein vollständiges Angebot besteht aus den in der Anlage „Zusammenstellung der vom Unternehmen einzureichenden Unterlagen, Erklärungen und Nachweise (Formular 325 EU)“ genannten Unterlagen in ausgefüllter und unterschriebener Version.

Form und Einreichung

Das Angebot ist mit dem ausgefüllten Formular 324 EU elektronisch einzureichen. Kosten für die Angebotserstellung werden nicht erstattet.

Wertungsrelevante Bestandteile

Dem Angebot liegen die wertungsrelevanten Bestandteile gem. den Angaben zu Ziffer 16 dieser Leistungsbeschreibung zugrunde.

Zuschlagskriterien / Wertung der Angebote

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Angebote werden vollumfänglich (100%) nach dem Zuschlagskriterium Preis bewertet.

Für die Wertung der Angebote erfolgt zunächst eine Überprüfung der formalen Kriterien hinsichtlich der Voraussetzungen der Leistungsbeschreibung vor (Eignungsnachweise gem. Ziffer 6 und 7), werden alle Angebote gemäß Preisblatt (Ziffer 16) miteinander verglichen.

Fehlt eine Angabe in den Positionen oder ist eine Null (0) eingetragen, so wird das Angebot so interpretiert, dass der Bieter die geforderte Leistung nicht anbietet. Die Forderung der Leistungsbeschreibung kann dann nicht erfüllt werden und das Angebot dieses Bieters ist auszuschießen.

Führt die Addition der Wertungspunkte bei zwei oder mehreren Angeboten zum gleichen Ergebnis, so wird die Gewährung von Skonto als Hilfskriterium hinzugezogen. Sollte sodann weiterhin ein Gleichstand von zwei oder mehr Anbietern vorliegen, wird per Losverfahren innerhalb eines 6-Augen-Prinzips über den Zuschlag entschieden.

Kommunikation

Zur Leistungsbeschreibung, den Vergabeunterlagen oder zum Verfahren sind nur schriftliche Rückfragen über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes NRW (VMP) unter www.evergabe.nrw.de zugelassen. Die Antworten sowie ggf. weitere Informationen werden schriftlich, zeitgleich und anonymisiert im Kommunikationsbereich des VMP eingestellt. Alle Fragen inkl. der Antworten werden grundsätzlich Bestandteil der Leistungsbeschreibung.

Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist.

Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen des Vertrages sind nur rechtswirksam, wenn sie schriftlich vereinbart werden. Soweit keine weiteren Regelungen in diesem Vertrag getroffen sind, gelten die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches. Gerichtsstand ist der Sitz des Auftraggebers bzw. der jeweiligen Behörde. Dieser Vertrag ist zweifach ausgefertigt. Es erhält je eine Ausfertigung der Auftraggeber sowie der Auftragnehmer.

Preisblatt

16.1 Karosserie- und Lackierarbeiten

Es sind die Stundenverrechnungssätze (Euro / Stunde) sowie ein evtl. gewährter Rabatt auf die unten genannten Leistungen einzutragen.

Die Auswertung der Angebote erfolgt mithilfe der angegebenen Fallzahlen - durchschnittliche Arbeitsstundenzahl pro Jahr.


Leistung	Stundenverrechnungssatz (netto)	Rabatt (%)	Fallzahl Ø -Stunden pro Jahr
Karosseriearbeiten			200
Lackierarbeiten einschl. Lackmaterial (Metallic - Lack)			160
Lackarbeiten einschl. Lackmaterial (Perleffekt - Lack)			20
Lackarbeiten einschl. Lackmaterial (Uni - Lack)			20

16.2 Material und Ersatzteilkosten

Zur Kalkulation des Rabattsatzes auf Material und Ersatzteile wird ein durchschnittlicher Jahresverbrauch von 60.000,- Euro zugrunde gelegt.


Bezeichnung	gewährter Rabatt *
Material / Ersatzteile	_____ %

* pauschaler Rabattsatz auf Originalersatzteile der Fahrzeughersteller als durchschnittlicher

markenunabhängiger Mittelwert

16.3 Zahlungsbedingungen

Nach 30 Tagen ab Rechnungseingang netto oder:

unter Abzug von _____ % Skonto bei Zahlung innerhalb 14 Tagen
unter Abzug von _____ % Skonto bei Zahlung innerhalb 21 Tagen


Für den Auftraggeber: Mönchengladbach,_______________ (Ort, Datum) (Stempel)	Für den Auftragnehmer: _______________,______________ (Ort, Datum) (Stempel)
Polizeipräsidium Mönchengladbach Im Auftrag ____________________________ (Riepe)	___________________________________ ___________________________________ (Auftragnehmer)

2026 LB und RV Karosserie- und Lackierarbeiten.docx