V B
ERGABE ZUR ESCHAFFUNG VON
IT-L W
EISTUNGEN ZUM EITERBETRIEB
DER PÄDAGOGISCHEN
M „ .ML“
USTERLÖSUNG PAED
IM
O
EUROPAWEITEN FFENEN
V
ERFAHREN
V
ERFAHRENSLEITFADEN
Landesmedienzentrum Baden-Württemberg
Vergabe zur Beschaffung von IT-Leistungen für den Weiterbetrieb der pädagogischen Mus- terlösung „paed.ML“
Verfahrensleitfaden
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Inhaltsverzeichnis
1 Vorbemerkungen ...................................................................................................... 4
2 Auftraggeber; Terminologie; Berater ...................................................................... 4
3 Anzubietende Leistungen ........................................................................................ 5
- Angaben zum Vergabeverfahren und dessen Ablauf ............................................ 6
4.1 Vergabeverfahren ..................................................................................................... 6
4.2 Hauptangebot, Nebenangebot ................................................................................. 6
4.3 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen, Bieterfragen, zusätzliche Auskünfte ... 6
4.4 Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer .......................................................... 7
4.4.1 Bietergemeinschaften .............................................................................................. 7
4.4.2 Unterauftragnehmer ................................................................................................. 7
5 Form und Inhalt des Angebots, Fragen, Zusendung des Angebots ..................... 8
5.1 Form und Frist des Angebots, Einreichungsstelle ................................................ 8
5.2 Nachforderung.......................................................................................................... 9
5.3 Kosten der Angebotserstellung .............................................................................. 9
6.1 Eignung des Bieters ................................................................................................. 9
6.2 Zuschlagskriterien ................................................................................................. 10
6.2.1 Zuschlagskriterien für Los 1: Subskription für UCS und UCS@school inklusive Maintenance, Support und dazu gehörige Dienstleistungen für die paed.ML .............. 10
6.2.2 Zuschlagskriterien für Los 2: OPSI Lizenzen, Standard OPSI Pakete und Windows-Client Boot Image ............................................................................................. 11
6.2.3 Zuschlagskriterien für Los 3: Subskriptions-Lizenzen für Nextcloud ................ 11
6.2.4 Zuschlagskriterien für Los 4: Dienstleistung für die Weiterentwicklung und Wartung der paed.ML Schulkonsole im Bereich Frontend ............................................ 12
6.2.5 Zuschlagskriterien für Los 5: Dienstleistung im Bereich Backend- Weiterentwicklung paed.ML Windows Schulkonsole ..................................................... 12
6.2.6 Zuschlagskriterien für Los 6: Dienstleistung im Aufbau und Maintenance eines QA-Kreislaufs sowie im Bereich 3rd-Level-Support in der paed.ML Windows ............ 13
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6.2.7 Zuschlagskriterien für Los 7: Octogate-L1-L3-Support und Maintenance ......... 13
6.3 Bewertung des Preises im jeweiligen Los ............................................................ 13
6.4.1 Betriebs-, Migrations- und Supportkonzept – Los 1: Subskription für UCS und UCS@school inklusive Maintenance, Support und dazu gehörige Dienstleistungen für die paed.ML ....................................................................................................................... 14
6.4.2 Betriebs-, Migrations- und Supportkonzept – Los 2: OPSI-Lizenzen, Standard OPSI Pakete und Windows-Client Boot Image ................................................................ 15
6.4.3 Lizenzbereitstellungskonzept – Los 3: Subskriptions-Lizenzen für Nextcloud . 16
6.4.4 Entwicklungs- und Wartungskonzept – Los 4: Dienstleistung für die Weiterentwicklung und Wartung der paed.ML Schulkonsole im Bereich Frontend ..... 17
6.4.5 Entwicklungs- und Wartungskonzept – Los 5: Dienstleistung im Bereich Backend-Weiterentwicklung paed.ML Windows Schulkonsole ..................................... 18
6.4.6 Support- und Qualitätssicherungskonzept – Los 6: Dienstleistung im Aufbau und Maintenance eines QA-Kreislaufs sowie im Bereich 3rd-Level-Support in der paed.ML Windows ............................................................................................................. 19
6.4.7 Support- und Wartungskonzept – Los 7: Octogate-L1-L3-Support und Maintenance ...................................................................................................................... 20
6.4.8 Bewertung der Konzepte Ziff. 6.4.1 bis 6.4.7 ........................................................ 21
7 Verifizierende Teststellung .................................................................................... 22
8 Zuschlags- und Bindefrist ..................................................................................... 22
9 Tariftreue und Mindestlohn ................................................................................... 23
10 Ausschluss vom Verfahren ................................................................................... 23
11 Zuständige Vergabekammer .................................................................................. 24
12 Anlagen ................................................................................................................... 24
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1 Vorbemerkungen
Bitte lesen Sie den Leitfaden zur Erstellung des Angebotes sowie die Anlagen sorgfältig durch. Darüber hinaus werden Sie gebeten, unmittelbar die Vollständigkeit der Unterla- gen zu überprüfen.
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von IT-Leistungen für den Weiterbetrieb der pädagogischen Musterlösung „paed.ML“ des Landesmedienzent- rums Baden-Württemberg. Die paed.ML ist eine praxiserprobte und moderne Schulplatt- form des Landesmedienzentrums Baden-Württemberg (LMZ), die alle erforderlichen IT- Dienste für den medialen Unterricht enthält. Das ganzheitliche Leistungsspektrum sorgt für Sicherheit und vereinfacht den Alltag für Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler – für Freude am Unterricht. Weitere Informationen sowie unsere Handbücher können aus un- serem Portal entnommen werden: docs.meine-schulplattform.de.
Ziel dieser Ausschreibung ist der sichere, wirtschaftliche und nachhaltige Weiterbetrieb der paed.ML durch die Beschaffung von Lizenzen, Subskriptionen sowie Entwicklungs- und Supportleistungen.
Der Umfang und die Ausgestaltung der zu vergebenden Leistungen bestimmen sich nach diesem Verfahrensleitfaden inklusive Anlagen, insbesondere den Leistungsbe- schreibungen.
Zur Abgabe eines Angebots ist das beiliegende Angebotsformular zu verwenden.
Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Der Schriftverkehr mit der Vergabe- stelle ist ausschließlich in deutscher Sprache zu führen. Die Entgelte sind in Euro und ohne etwaige Umsatzsteuer einzutragen.
Die Ihnen vorliegenden Unterlagen dürfen nur im Rahmen dieser Ausschreibung ver- wendet werden. Eine weitergehende anderweitige Nutzung ‒ gleich welcher Art ‒ ist an die schriftliche Zustimmung der Vergabestelle gebunden.
2 Auftraggeber; Terminologie; Berater
Auftraggeber und Vergabestelle ist das Landesmedienzentrum Baden-Württemberg:
Landesmedienzentrum Baden-Württemberg AöR Rotenbergstraße 111, 70190 Stuttgart
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Das Landesmedienzentrum Baden-Württemberg wird in diesem Leitfaden sowie dessen Anlagen gleichbedeutend auch als „Auftraggeber“ bezeichnet. Die Bieter werden gleich- bedeutend auch als „Unternehmer“ oder „Auftragnehmer“ bezeichnet. Auftraggeber und Auftragnehmer werden gemeinsam auch als „Parteien“ und „Vertragspartner“ bezeich- net.
Der Auftraggeber wird in diesem Verfahren beraten und unterstützt von:
Menold Bezler Rechtsanwälte Partnerschaft mbB Rheinstahlstraße 3 70469 Stuttgart
3 Anzubietende Leistungen
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von IT-Leistungen für den Weiterbetrieb der pädagogischen Musterlösung „paed.ML“ des Landesmedienzent- rums Baden-Württemberg.
Die Vergabe erfolgt in den nachfolgend aufgeführten fachlich getrennten Losen. Ange- bote können für ein oder mehrere bzw. alle Lose abgegeben werden.
Die vergabegegenständlichen Leistungen werden in sieben Losen vergeben:
Los 1: Subskription für UCS und UCS@school inklusive Maintenance, Support und dazu gehörige Dienstleistungen für die paed.ML
Los 2: OPSI Lizenzen, Standard OPSI Pakete und Windows-Client Boot Image
Los 3: Subskriptions-Lizenzen für Nextcloud
Los 4: Dienstleistung für die Weiterentwicklung und Wartung der paed.ML Schul- konsole im Bereich Frontend
Los 5: Dienstleistung im Bereich Backend-Weiterentwicklung paed.ML Windows Schulkonsole
Los 6: Dienstleistung im Aufbau und Maintenance eines QA-Kreislaufs sowie im Bereich 3rd-Level-Support in der paed.ML Windows
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Los 7: Octogate-L1-L3-Support und Maintenance
Die Einzelheiten der jeweils zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus den Leis- tungsbeschreibungen sowie den übrigen Vergabeunterlagen.
- Angaben zum Vergabeverfahren und dessen Ablauf
4.1 Vergabeverfahren
Aufgrund des geschätzten Auftragswerts der zu vergebenden, in den Vergabeunterla- gen beschriebenen Leistung erfolgt die Ausschreibung europaweit in einer öffentlichen Ausschreibung unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorgaben, insbesondere der Vergabeverordnung (VgV) und des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).
Die Leistungen werden in einem Offenen Verfahren gem. § 15 VgV ausgeschrieben.
4.2 Hauptangebot, Nebenangebot
Die Abgabe mehrerer Hauptangebote ist unzulässig.
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
4.3 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen, Bieterfragen, zusätzliche Auskünfte
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, insbeson- dere solche, welche die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der Bieter die Vergabestelle umgehend darauf hinzuweisen.
Der Bieter hat den Auftraggeber auf evtl. Widersprüche in den Vergabeunterlagen und die evtl. Unvollständigkeit der ausgeschriebenen Leistung unverzüglich aufmerksam zu machen.
Die Bieter haben die Möglichkeit, das Vergabeverfahren und den Leistungsgegenstand betreffende Fragen zu stellen.
Die Fragen sind über die Vergabeplattform DTVP bis spätestens
- September 2026
einzureichen.
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Die Fragen der Bieter werden gesammelt, sortiert und soweit möglich in regelmäßigem Turnus beantwortet. Die Erteilung zusätzlicher Auskünfte auf rechtmäßige Bieterfragen erfolgt bis spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist.
Bitte beachten Sie:
Die zusätzlichen Auskünfte werden ausschließlich auf der Internetseite unter
zur Verfügung gestellt.
Bitte beachten Sie: Es obliegt den Bietern, sicherzustellen, dass sie vor Angebotsab- gabe mögliche zusätzliche Informationen auf dieser Online-Plattform abgerufen haben bzw. die Online-Plattform auf solche geprüft haben.
Die vor Ende der Angebotsfrist auf oben genannter Plattform veröffentlichten Antworten sind im Rahmen der Angebotserstellung von den Bietern zu beachten und werden Be- standteil der Vergabeunterlagen.
4.4 Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer
4.4.1 Bietergemeinschaften
Geben mehrere Unternehmen ein gemeinschaftliches Angebot ab, so hat die Bieterge- meinschaft eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abzugeben. In dieser Erklärung muss die Aufgabenteilung der Bietergemeinschaft für den Auftragsfall organi- satorisch dargestellt sein. Darüber hinaus sind alle Mitglieder der Bietergemeinschaft aufzuführen und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter zu be- nennen. Weiterhin ist zu erklären, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. Zu- dem ist eine Erklärung abzugeben, aus der hervorgeht, worin die Motivation zur Bildung einer Bietergemeinschaft liegt.
4.4.2 Unterauftragnehmer
Die Bieter sind bei Angebotsabgabe verpflichtet, die Teile des Auftrags, die sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigen, sowie, falls bereits be- kannt, die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen. Vor Zuschlagserteilung kann die Vergabestelle von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen,
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verlangen, die Unterauftragnehmer zu benennen, nachzuweisen, dass ihnen die erfor- derlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen.
Die Vergabestelle kann vor Zuschlagserteilung von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, ebenfalls verlangen, nachzuweisen, dass ihnen die erforderli- chen Mittel der benannten Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen und Erklärungen zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB abzugeben. Einen Unterauftragneh- mer, bei dem ein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt, muss der Bie- ter auf Verlangen der Vergabestelle ersetzen. Die Vergabestelle behält sich vor, die Er- setzung eines Unternehmens zu verlangen, bei welchem ein Ausschlussgrund nach § 124 GWB vorliegt. Nimmt der Bieter eine solche Ersetzung nicht oder nicht innerhalb der vorgegebenen Frist vor, führt dies zum Ausschluss des betreffenden Bieters.
5 Form und Inhalt des Angebots, Fragen, Zusendung des Angebots
5.1 Form und Frist des Angebots, Einreichungsstelle
Zur Abgabe des Angebots hat der Bieter das vollständig ausgefüllte Angebotsformular nebst den dort aufgeführten Anlagen einzureichen.
Die Angebotsübermittlung hat mithilfe elektronischer Mittel über das Online-Vergabe- portal dtvp.de zu erfolgen. Diese erfolgt im Projektraum über den Menüpunkt „Ange- bote“. Dort wird das kostenlose „Bietertool“ bereitgestellt, welches eine separate Instal- lation erfordert.
Die Dateien sollen im Dateiformat „pdf“ eingereicht werden.
Hinweis zur Dateigröße: Die Gesamtgröße des Angebots darf aus technischen Gründen 500 MB grundsätzlich nicht überschreiten.
Es wird empfohlen, rechtzeitig vor Ende der Angebotsfrist die Übermittlung des Ange- bots zu testen.
Bei technischen Problemen und Fragen in diesem Zusammenhang finden Sie unter www.dtvp.de weitergehende Informationen. Die Vergabestelle kann zu technischen Fra- gen im Zusammenhang mit der Angebotsabgabe grundsätzlich keine Auskünfte erteilen.
Anderweitig auf elektronischem Wege übermittelte Angebote, wie z.B. per Telefax oder E-Mail, sind nicht zugelassen.
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Das Angebot ist spätestens bis zum
- Oktober 2026, 12:00 Uhr (eingehend)
abzugeben.
Der Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Angebots, die ein Betriebs- oder Ge- schäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, wird die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens von der Zustimmung des Bieters zur Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte (z.B. andere Bieter) ausgehen.
5.2 Nachforderung
Die Vergabestelle behält sich vor, die Bieter im Rahmen des vergaberechtlich Zulässi- gen aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Ein Anspruch der Bieter hierauf besteht nicht.
5.3 Kosten der Angebotserstellung
Für das Bearbeiten und Erstellen des Angebots wird den Bietern keine Entschädigung gewährt.
- Wertung der Angebote
6.1 Eignung des Bieters
Mit Angebotsabgabe ist die Eignung nachzuweisen. Die vorzulegenden Erklärungen und Nachweise ergeben sich aus den Vorgaben des Angebotsformulars.
Die Eignung ist, soweit nicht anders vorgegeben, für jeden Bieter und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert nachzuweisen.
Ein Bieter kann zum Nachweis seiner Eignung (wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der
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Rechtsnatur der zwischen dem Bieter und den anderen Unternehmen bestehenden Ver- bindungen. In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bieter die er- forderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorgelegt wird.
Die Unternehmen, auf die sich ein Bieter zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach der europaweiten Auftragsbekanntmachung hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bieter auf die Eignung des Un- ternehmens stützt. Zudem sind die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschluss- gründen nach § 123 Abs. 1 bis 4 GWB und § 124 Abs. 1 GWB auch für diese Unterneh- men vorzulegen. Werden die vorstehend dargestellten Eignungsanforderungen nicht er- füllt oder liegen Ausschlussgründe gemäß § 123 Abs. 1 bis 4 GWB vor, so ist das Un- ternehmen auf Aufforderung der Vergabestelle innerhalb einer von dieser vorgegebenen Frist zu ersetzen. Liegen Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 GWB vor, so kann die Vergabestelle verlangen, dass der Bieter das Unternehmen ersetzt.
6.2 Zuschlagskriterien
Der Zuschlag wird in jedem Los auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt anhand der nachfolgend dargestellten Zu- schlagskriterien. Da die ausgeschriebenen Leistungen unterschiedliche Leistungsge- genstände umfassen, gelten für die einzelnen Lose unterschiedliche qualitative Zu- schlagskriterien.
6.2.1 Zuschlagskriterien für Los 1: Subskription für UCS und UCS@school inklusive Maintenance, Support und dazu gehörige Dienstleistungen für die paed.ML
| Kriterium | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pos. | ||||||
| Gewichtung | ||||||
| in %-Punkten | ||||||
| 1. | Preis | 30 | ||||
| 2. | Betriebs-, Migrations- und Supportkonzept | 70 | ||||
| Summe | 100 |
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6.2.2 Zuschlagskriterien für Los 2: OPSI Lizenzen, Standard OPSI Pakete und Windows-Client Boot Image
| Kriterium | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pos. | ||||||
| Gewichtung | ||||||
| in %-Punkten | ||||||
| 1. | Preis | 30 | ||||
| 2. | Betriebs-, Migrations- und Supportkonzept | 70 | ||||
| Summe | 100 |
6.2.3 Zuschlagskriterien für Los 3: Subskriptions-Lizenzen für Nextcloud
| Kriterium | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pos. | ||||||
| Gewichtung | ||||||
| in %-Punkten | ||||||
| 1. | Preis | 50 | ||||
| 2. | Lizenzbereitstellungskonzept | 50 | ||||
| Summe | 100 |
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6.2.4 Zuschlagskriterien für Los 4: Dienstleistung für die Weiterentwicklung und War- tung der paed.ML Schulkonsole im Bereich Frontend
| Kriterium | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pos. | ||||||
| Gewichtung | ||||||
| in %-Punkten | ||||||
| 1. | Preis | 30 | ||||
| 2. | Entwicklungs- und Wartungskonzept | 70 | ||||
| Summe | 100 |
6.2.5 Zuschlagskriterien für Los 5: Dienstleistung im Bereich Backend-Weiterentwick- lung paed.ML Windows Schulkonsole
| Kriterium | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pos. | ||||||
| Gewichtung | ||||||
| in %-Punkten | ||||||
| 1. | Preis | 30 | ||||
| 2. | Entwicklungs- und Wartungskonzept | 70 | ||||
| Summe | 100 |
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6.2.6 Zuschlagskriterien für Los 6: Dienstleistung im Aufbau und Maintenance eines QA-Kreislaufs sowie im Bereich 3rd-Level-Support in der paed.ML Windows
| Kriterium | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pos. | ||||||
| Gewichtung | ||||||
| in %-Punkten | ||||||
| 1. | Preis | 30 | ||||
| 2. | Support- und Qualitätssicherungskonzept | 70 | ||||
| Summe | 100 |
6.2.7 Zuschlagskriterien für Los 7: Octogate-L1-L3-Support und Maintenance
| Kriterium | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pos. | ||||||
| Gewichtung | ||||||
| in %-Punkten | ||||||
| 1. | Preis | 30 | ||||
| 2. | Support- und Wartungskonzept | 70 | ||||
| Summe | 100 |
6.3 Bewertung des Preises im jeweiligen Los
Im Rahmen der Bewertung des Zuschlagskriteriums "Preis" erhält der Bieter mit dem günstigsten Angebot im jeweiligen Los die höchste Punktzahl. Das günstigste Angebot im jeweiligen Los ist dasjenige, welches den günstigsten Gesamtangebotspreis gemäß dem mit dem Angebot eingereichten Preisblatt („Gesamtpreis brutto (EUR) - wertungs- relevant)“ enthält.
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Die Preise der übrigen Angebote im jeweiligen Los werden im Verhältnis zu der Punkt- zahl des günstigsten Bieters linear schlechter bewertet. Dabei erhält ein Angebot, das mindestens doppelt so teuer ist wie das günstigste, Null (0) Punkte. Es erfolgt eine kauf- männische Rundung auf zwei Dezimalstellen.
Rechenbeispiel:
| Bieter | A | B | C | D |
|---|---|---|---|---|
| Angebotspreis | 100 € | 150 € | 200 € | 210 € |
| Erreichte Punkte | 30 Punkte | 15 Punkte | 0 Punkte | 0 Punkte |
6.4.1 Betriebs-, Migrations- und Supportkonzept – Los 1: Subskription für UCS und UCS@school inklusive Maintenance, Support und dazu gehörige Dienstleistun- gen für die paed.ML
Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Besonderheiten im betreffenden Los (siehe hierzu die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung), ein Betriebs-, Migrations- und Supportkonzept einzureichen.
In dem Konzept hat der Bieter darzustellen, wie die vertragsgegenständlichen Leistun- gen während der gesamten Vertragslaufzeit so erbracht werden sollen, dass ein siche- rer, stabiler und möglichst aufwandsarmer Betrieb der paed.ML auf Basis von UCS und UCS@school gewährleistet wird.
Hierbei sind insbesondere folgende Aspekte darzustellen:
− Wie erfolgt die automatisierte Bereitstellung, Aktualisierung und Pflege der paed.ML-Komponenten (UCS, UCS@school, Updates, Bugfixes, Konfigurati- onsanpassungen und Skripte) auf bestehenden Schulservern, und welche ma- nuellen Eingriffe sind gegebenenfalls erforderlich?
− Wie werden Patchlevel-, Errata-, Minor- und Major-Updates bereitgestellt, wel- che Bereitstellungszeiten werden zugesichert und wie ist der Abstimmungs- und Rollout-Prozess mit dem LMZ bei Minor- und Major-Updates ausgestaltet?
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− Neuinstallation – Wie können Neuinstallationen der paed.ML auf VMware-vSp- here- und Proxmox-Umgebungen weitestgehend automatisiert durchgeführt werden, und welche Aufwände entstehen dabei für Schulen und Schulträger?
− Welche Umstellungen auf Kundensystemen sind für die vorgeschlagenen Lö- sungen erforderlich, welche Schritte können automatisiert durchgeführt werden und welcher Aufwand (in Personentagen) entsteht für notwendige Vor- und Nacharbeiten?
− Wie wird die Qualitätssicherung der paed.ML als Gesamtsystem sichergestellt, insbesondere hinsichtlich Testumgebung, Testverfahren, Testinhalten sowie der Prüfung des Zusammenspiels aller relevanten paed.ML-Komponenten?
− Welche Ansprechpartner, Support- und Entwicklungsprozesse, Eskalationswege und Reaktionsmechanismen sind für den Betrieb der paed.ML vorgesehen und wie werden Störungen, kritische Sicherheitslücken, Entwicklungsaufgaben so- wie die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers geregelt?
Die gesamte schriftliche Darstellung soll möglichst einen Umfang von 15 Seiten DIN A4 einschließlich Deckblatt (Schriftart: Arial; Schriftgröße: 11 Punkt; Zeilenabstand: 1,5; Seitenränder: 2,5 cm. Auch Bilder und Grafiken zählen zum Umfang hinzu) nicht über- schreiten.
6.4.2 Betriebs-, Migrations- und Supportkonzept – Los 2: OPSI-Lizenzen, Standard OPSI Pakete und Windows-Client Boot Image
Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Besonderheiten im betreffenden Los (siehe hierzu die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung), ein Betriebs-, Migrations- und Supportkonzept einzureichen.
In dem Konzept hat der Bieter darzustellen, wie die vertragsgegenständlichen Leistun- gen während der gesamten Vertragslaufzeit so erbracht werden sollen, dass die Bereit- stellung, Aktualisierung und Nutzung der OPSI-Komponenten innerhalb der paed.ML sicher, wartbar und mit möglichst geringem Betriebsaufwand gewährleistet wird.
Hierbei sind insbesondere folgende Aspekte darzustellen:
- Wie ist das grundlegende Betriebsmodell für die Bereitstellung und Betreuung der OPSI-Komponenten in der paed.ML ausgestaltet?
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-
Welche Leistungen werden durch den Bieter erbracht und welche Aufgaben ver- bleiben beim Auftraggeber?
-
Welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen werden für den Betrieb der Lösung vorausgesetzt?
-
Wie wird sichergestellt, dass die Bereitstellung der OPSI-Komponenten langfris- tig wartbar und skalierbar bleibt?
-
Welche Ansprechpartner, Support- und Entwicklungsprozesse, Eskalationswege und Reaktionsmechanismen sind für den Betrieb der paed.ML vorgesehen und wie werden Störungen, kritische Sicherheitslücken, Entwicklungsaufgaben so- wie die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers geregelt?
Die gesamte schriftliche Darstellung soll möglichst einen Umfang von 10 Seiten DIN A4 einschließlich Deckblatt (Schriftart: Arial; Schriftgröße: 11 Punkt; Zeilenabstand: 1,5; Seitenränder: 2,5 cm. Auch Bilder und Grafiken zählen zum Umfang hinzu) nicht über- schreiten.
6.4.3 Lizenzbereitstellungskonzept – Los 3: Subskriptions-Lizenzen für Nextcloud
Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Besonderheiten im betreffenden Los (siehe hierzu die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung), ein Lizenzbereitstellungskon- zept einzureichen.
In dem Konzept hat der Bieter darzustellen, wie die vertragsgegenständlichen Leistun- gen während der gesamten Vertragslaufzeit so erbracht werden sollen, dass die für den Betrieb der paed.ML erforderlichen Nextcloud-Subskriptionslizenzen zuverlässig, kom- patibel mit den bestehenden Systemen und mit möglichst geringem Verwaltungsauf- wand bereitgestellt werden können.
Hierbei sind insbesondere folgende Aspekte darzustellen:
-
Zu welchem Zeitpunkt und auf welche Weise wird der Subskriptions-Lizenzkey für paed.ML-Schulen bereitgestellt?
-
Wie wird sichergestellt, dass die Bereitstellung sowie die laufende Aktualisierung des Subskriptions-Lizenzkeys automatisiert für bestehende und neu eingerich- tete Schulinstanzen erfolgt?
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- Sind manuelle Aufwände erforderlich? Wenn ja, bei welchen Szenarien und in welcher Form?
Die gesamte schriftliche Darstellung soll möglichst einen Umfang von 2 Seiten DIN A4 einschließlich Deckblatt (Schriftart: Arial; Schriftgröße: 11 Punkt; Zeilenabstand: 1,5; Seitenränder: 2,5 cm. Auch Bilder und Grafiken zählen zum Umfang hinzu) nicht über- schreiten.
6.4.4 Entwicklungs- und Wartungskonzept – Los 4: Dienstleistung für die Weiterent- wicklung und Wartung der paed.ML Schulkonsole im Bereich Frontend
Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Besonderheiten im betreffenden Los (siehe hierzu die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung), ein Entwicklungs- und War- tungskonzept einzureichen.
In dem Konzept hat der Bieter darzustellen, wie die vertragsgegenständlichen Entwick- lungs-, Wartungs- und Wissenstransferleistungen während der gesamten Vertragslauf- zeit so erbracht werden sollen, dass die Weiterentwicklung und Pflege des Frontends der paed.ML-Schulkonsole nachhaltig, sicher und im engen Zusammenwirken mit dem Auftraggeber erfolgt.
Hierbei sind insbesondere folgende Aspekte darzustellen:
-
Wie stellen Sie sich die partnerschaftliche Zusammenarbeit vor?
-
Wie erfüllen Sie das technische Konzept in Bezug auf die nachfolgenden Anfor- derungen:
o Architektur
o Barrierefreiheit nach WCAG 2.1/2.2
o Einbettung des MVC-Patterns,
o State-Management,
o Theming
o Sicherheitsgrundlagen (Authentifizierung/Autorisierung, Eingabevalidie- rung)
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o EU-Verordnung zum CRA( Cyber Resilience Act, AZ 2024/2847)
-
Welche Vorteile bietet ihr Konzept für die paed.ML und ihre Kunden?
-
Gibt es einen technischen zentralen Ansprechpartner? Wie ist seine Verfügbar- keit?
Die gesamte schriftliche Darstellung soll möglichst einen Umfang von 7 Seiten DIN A4 einschließlich Deckblatt (Schriftart: Arial; Schriftgröße: 11 Punkt; Zeilenabstand: 1,5; Seitenränder: 2,5 cm. Auch Bilder und Grafiken zählen zum Umfang hinzu) nicht über- schreiten.
6.4.5 Entwicklungs- und Wartungskonzept – Los 5: Dienstleistung im Bereich Ba- ckend-Weiterentwicklung paed.ML Windows Schulkonsole
Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Besonderheiten im betreffenden Los (siehe hierzu die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung), ein Entwicklungs- und War- tungskonzept einzureichen.
In dem Konzept hat der Bieter darzustellen, wie die vertragsgegenständlichen Entwick- lungs-, Wartungs- und Wissenstransferleistungen während der gesamten Vertragslauf- zeit so erbracht werden sollen, dass die Weiterentwicklung und Pflege des Backends der paed.ML-Schulkonsole sicher, zukunftsfähig und mit hoher Softwarequalität gewähr- leistet wird.
Hierbei sind insbesondere folgende Aspekte darzustellen:
− Wie stellt sich der Bieter die partnerschaftliche Zusammenarbeit vor?
− Wie erfüllen Sie das technische Konzept in Bezug auf die nachfolgenden Anfor- derungen:
o Architektur
o Konformität zur vorgegebenen Schnittstellenspezifikation und Qualität der API-Dokumentation?
o Sicherheitsgrundlagen (Authentifizierung/Autorisierung, Eingabevalidie- rung)
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o Code-Qualität, Teststrategie und Testabdeckung
o EU-Verordnung zum CRA( Cyber Resilience Act, AZ 2024/2847)
− Welche Vorteile bietet ihr Konzept für die paed.ML und ihre Kunden?
− Gibt es einen technischen zentralen Ansprechpartner? Wie ist seine Verfügbar- keit?
Die gesamte schriftliche Darstellung soll möglichst einen Umfang von 7 Seiten DIN A4 einschließlich Deckblatt (Schriftart: Arial; Schriftgröße: 11 Punkt; Zeilenabstand: 1,5; Seitenränder: 2,5 cm. Auch Bilder und Grafiken zählen zum Umfang hinzu) nicht über- schreiten.
6.4.6 Support- und Qualitätssicherungskonzept – Los 6: Dienstleistung im Aufbau und Maintenance eines QA-Kreislaufs sowie im Bereich 3rd-Level-Support in der paed.ML Windows
Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Besonderheiten im betreffenden Los (siehe hierzu die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung), ein Support- und Qualitätssi- cherungskonzept einzureichen.
In dem Konzept hat der Bieter darzustellen, wie die vertragsgegenständlichen Support- , Qualitätssicherungs- und Fehlerbehebungsleistungen während der gesamten Ver- tragslaufzeit so erbracht werden sollen, dass eine kontinuierliche Qualitätssicherung der paed.ML sowie eine effiziente Unterstützung bei Störungen und Fehlern gewährleistet werden.
Hierbei sind insbesondere folgende Aspekte darzustellen:
− Wie stellt sich der Bieter die partnerschaftliche Zusammenarbeit vor?
− Wie erfüllen Sie das technische Konzept in Bezug auf die nachfolgenden Anfor- derungen:
o Fallszenarios zur Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung und zur Qualitäts- beurteilung
o Support-Konzept: Welche Reaktions-/Lösungszeiten sichern Sie zu?
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o QA-Konzept: Testarten, Werkzeuge, Einbindung in CI-/CD-Pipeline, Zu- sammenarbeit
o Onboarding-, Wissenstransfer- und Kooperationskonzept mit den Hot- lines des LMZ und den Entwicklern
− Welche Vorteile bietet ihr Konzept für die paed.ML und ihre Kunden?
− Gibt es einen technischen zentralen Ansprechpartner? Wie ist seine Verfügbar- keit?
Die gesamte schriftliche Darstellung soll möglichst einen Umfang von 6 Seiten DIN A4 einschließlich Deckblatt (Schriftart: Arial; Schriftgröße: 11 Punkt; Zeilenabstand: 1,5; Seitenränder: 2,5 cm. Auch Bilder und Grafiken zählen zum Umfang hinzu) nicht über- schreiten.
6.4.7 Support- und Wartungskonzept – Los 7: Octogate-L1-L3-Support und Mainte- nance
Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Besonderheiten im betreffenden Los (siehe hierzu die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung), ein Support- und Wartungskon- zept einzureichen.
In dem Konzept hat der Bieter darzustellen, wie die vertragsgegenständlichen Support- , Wartungs- und Fehlerbehebungsleistungen während der gesamten Vertragslaufzeit so erbracht werden sollen, dass ein sicherer, stabiler und hochverfügbarer Betrieb der in der paed.ML eingesetzten Octogate-Komponenten gewährleistet wird.
Hierbei sind insbesondere folgende Aspekte darzustellen:
− Wie stellt sich der Bieter die partnerschaftliche Zusammenarbeit vor?
− Erfüllt das Technische Konzept die beschriebenen Anforderungen mit der Hin- sicht auf:
o Wie stellt der Bieter sicher, dass Ausfälle präventiv vermieden werden?
o Präventive Wartung: Häufigkeit der Wartungen, Monitoringkonzept, Pre- dictive Maintenance, automatisierte Fehlererkennung
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o Wie sind die Reaktionszeiten, Entstörungszeiten und Service-Level-Ag- reements?
o Wie gestaltet sich das Update- und Patchmanagement sowie das Life- cycle-Management?
− Welche Vorteile bietet ihr Konzept für die paed.ML und ihre Kunden?
− Gibt es einen technischen zentralen Ansprechpartner? Wie ist seine Verfügbar- keit?
Die gesamte schriftliche Darstellung soll möglichst einen Umfang von 10 Seiten DIN A4 einschließlich Deckblatt (Schriftart: Arial; Schriftgröße: 11 Punkt; Zeilenabstand: 1,5; Seitenränder: 2,5 cm. Auch Bilder und Grafiken zählen zum Umfang hinzu) nicht über- schreiten.
6.4.8 Bewertung der Konzepte Ziff. 6.4.1 bis 6.4.7
Die Grundlage für die Bewertung des vorstehend geforderten Konzepte (Ziff. 6.4.1 bis 6.4.7) bilden jeweils die Vollständigkeit und Plausibilität der schriftlichen Darstellung mit Blick auf die zuvor genannten für das jeweilige Konzept darzustellenden Aspekte.
Bitte beachten Sie, dass sich die jeweiligen Konzepte konkret auf den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand beziehen sollen. Allgemeine Ausführungen zur Unternehmensor- ganisation oder zu den allgemeinen personellen Ressourcen des Bieterunternehmens genügen nicht.
Zu beachten ist ferner, dass die in den Vergabeunterlagen geregelten Mindestanforde- rungen an die Leistungserbringung nicht geändert oder unterschritten werden dürfen.
Die Konzepte werden jeweils wie folgt bewertet:
| Punktzahl | Beschreibung |
|---|---|
| 100 % der maximal erreichbaren Punkte | Auf Grundlage der im jeweiligen Zuschlagskriterium vor- gegebenen Aspekte eine sehr gute Darstellung. |
| 80 % der maximal erreichbaren Punkte | Auf Grundlage der im jeweiligen Zuschlagskriterium vor- gegebenen Aspekte eine gute Darstellung |
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| 60 % der maximal erreichbaren Punkte | Auf Grundlage der im jeweiligen Zuschlagskriterium vor- gegebenen Aspekte eine befriedigende Darstellung. |
|---|---|
| 40 % der maximal erreichbaren Punkte | Auf Grundlage der im jeweiligen Zuschlagskriterium vorgegebenen Aspekte eine ausreichende Darstellung. |
| 20 % der maximal erreichbaren Punkte | Auf Grundlage der im jeweiligen Zuschlagskriterium vorgegebenen Aspekte eine mangelhafte Darstellung. |
| 0 Punkte | Auf Grundlage der im jeweiligen Zuschlagskriterium vor- gegebenen Aspekte eine unzureichende Darstellung. |
Bitte beachten Sie: Anders als bei der Bewertung des Preises gilt bei der Bewertung der Konzeptkriterien kein relativer, sondern ein absoluter Maßstab. Das im Vergleich mit anderen Angeboten jeweils beste Angebot erhält also nicht automatisch die maximale Punktzahl. Eine Bewertung als "gutes Konzept" hat immer eine Bewertung mit 80 % der Punkte zur Folge, auch wenn alle anderen Bieter in diesem Kriterium nur als "ausrei- chend" bewertet werden.
7 Verifizierende Teststellung
Der Auftraggeber behält sich vor, mit dem/den aussichtsreichsten Bieter/n im jeweiligen Los eine (technische) verifizierende Teststellung durchzuführen. Die verifizierende Teststellung dient aus- schließlich der Überprüfung, ob die im Angebot dargestellten und zugesicherten Leis- tungsmerkmale tatsächlich erfüllt werden und die angebotene Lösung mit den Anforde- rungen des Auftraggebers kompatibel ist.
Die betreffenden Bieter werden ggf. über Ablauf und genauen Inhalt der verifizierenden Teststellung informiert.
Sollte sich im Rahmen der Teststellung herausstellen, dass wesentliche Angebotsanga- ben unzutreffend sind oder die angebotene Lösung die ausgeschriebenen Mindestan- forderungen nicht erfüllt, behält sich der Auftraggeber vor, das Angebot von der weiteren Wertung auszuschließen.
8 Zuschlags- und Bindefrist
Mit Ablauf der Angebotsfrist zur Abgabe des Angebots beginnt die Zuschlags- und Bin- defrist. Der Bieter ist bis zum 31.12.2026 an sein Angebot gebunden. Das Angebot kann während der Zuschlags- bzw. Bindefrist nicht zurückgezogen werden.
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Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass sich für den Fall der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens durch einen Bieter die Zuschlags- und Bindefrist für das Ange- bot automatisch bis zum Ablauf von drei Wochen nach der rechtskräftigen Beendigung des Nachprüfungs- bzw. Beschwerdeverfahrens verlängert. Der Bieter kann diesem Ein- verständnis mit Abgabe seines Angebots widersprechen.
9 Tariftreue und Mindestlohn
Am 1. Juli 2013 ist das Landestariftreue- und Mindestlohngesetz (LTMG) in Kraft getre- ten. Danach dürfen öffentliche Aufträge ab einem geschätzten Auftragswert von EUR 20.000,00 (netto) nur an Unternehmen vergeben werden, die sich bei der Ange- botsabgabe schriftlich verpflichten, die Tariftreuepflichten nach § 3 LTMG zu erfüllen und die Zahlung des Mindestentgelts nach § 4 LTMG zu gewährleisten.
Bei der Angebotsabgabe ist eine schriftliche Verpflichtungserklärung des Bieters gemäß § 3 Abs. 1 bis 3 LTMG (Tariftreueerklärung) sowohl für den Bieter als auch für die Nach- unternehmen und Verleihunternehmen, die der Bieter bei der Ausführung der ausge- schriebenen Leistungen einbinden möchte, abzugeben. Hierzu sind die den Vergabe- unterlagen beigefügten Erklärungen zu verwenden.
Der Auftraggeber behält sich vor, bei Angebotsabgabe nicht beiliegende bzw. den An- forderungen formal bzw. inhaltlich nicht genügende Erklärungen unter Fristsetzung nachzufordern. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht. Fehlt eine Verpflich- tungserklärung auch nach Nachforderung, so ist das Angebot von der Wertung auszu- schließen, vgl. § 5 Abs. 4 LTMG.
10 Ausschluss vom Verfahren
Ausgeschlossen werden Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten.
Wettbewerbsbeschränkende Absprachen führen ebenfalls zum Ausschluss des Ange- bots.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass die Eignung der Bieter während des gesamten Vergabeverfahrens fortbestehen muss. Die Vergabestelle ist daher zur erneuten Prü- fung der Bietereignung verpflichtet, sofern der Auftraggeber von Sachverhalten Kenntnis erlangt, die die Eignung des Bieters (Bieter oder Mitglieder einer Bietergemeinschaft) für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistung in Frage stellen könnten.
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Um der Vergabestelle die Prüfung des Fortbestands der Bietereignung zu ermöglichen, sind die Bieter verpflichtet, die Vergabestelle über alle Umstände, die eine erneute Be- urteilung der Eignung des Bieters (Bieter oder Mitglieder einer Bietergemeinschaft) be- gründen können, zu informieren. Hierzu zählen auch beabsichtigte Unternehmensum- wandlungen nach dem UmwG. Die Vergabestelle ist jederzeit berechtigt, aktualisierte Eignungsnachweise zu verlangen.
Die Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
11 Zuständige Vergabekammer
Für Nachprüfungsverfahren ist die zuständige Stelle:
Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe Kapellenstraße 17 76131 Karlsruhe
12 Anlagen
Neben dem vorliegenden Leitfaden sind die folgenden Anlagen nebst deren Anhängen unmittelbarer Teil und Gegenstand des Vergabeverfahrens:
-
Angebotsformular
-
Preisblatt losübergreifend
-
Leistungsbeschreibungen Lose 1 bis 7
-
EVB-IT Verträge Lose 1 bis 7
-
EVB-IT AGB für die EVB-IT Verträge Lose 1 bis 7
-
Auftragsverarbeitungsvereinbarung
-
Anlage 1 zur AVV – Rechte und Pflichten des Auftraggebers und des Auf- tragsverarbeiters bei der Auftragsdatenverarbeitung
-
Anlage – Verarbeitungsverzeichnis
-
Verschwiegenheitsvereinbarung
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-
Besondere Vertragsbedingungen zur Erfüllung der Tariftreue- und Mindestent- geltverpflichtung
-
Information DSGVO