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Bewerbungsbedingungen
Leistungswettbewerb
Rahmenvertrag über die Bereitstellung und den Betrieb einer Breitbandanbin-
dung am Standort Bördeland
Vergabeart:
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Aktenzeichen:
1607-DE-Breitbandanbindung DMZ Bördeland
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Inhalt
Inhalt ......................................................................................................................................... 2
1 Allgemeine Bedingungen .................................................................................................. 4
1.1 Grundsätzliches ......................................................................................................... 4
1.2 Vergabeverfahren und Vergabeart ............................................................................ 5
1.3 Verfahrensablauf ........................................................................................................ 5
1.3.1 Fragen zum Vergabeverfahren (Bieterfragen) und Kommunikation ................... 5
1.3.2 Ende der Bindefrist des Angebotes .................................................................... 7
1.4 Form und Inhalt des Angebotes ................................................................................. 7
1.4.1 Form des Angebotes durch elektronische Abgabe mittels AI Bietercockpit ....... 7
1.4.2 Zugelassene Formate ......................................................................................... 8
1.4.3 Inhalt des Angebotes .......................................................................................... 8
1.5 Sonstige Anforderungen ............................................................................................ 9
1.5.1 Verschwiegenheit/ Vertraulichkeit ....................................................................... 9
1.5.2 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen ...................................................... 10
1.5.3 Verpflichtung der Mitarbeiter nach dem Verpflichtungsgesetz ......................... 10
1.6 Nebenangebote bzw. weitere Hauptangebote ......................................................... 10
1.7 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes ............................... 10
1.8 Kosten und Vergütung ............................................................................................. 11
1.9 Verschlusssachenauftrag ......................................................................................... 11
1.10 Vertrauliche Informationen ....................................................................................... 12
1.11 Gewerbliche Schutzrechte ....................................................................................... 12
2 Prüfung und Wertung der Angebote ............................................................................... 12
2.1 Formale Prüfung ...................................................................................................... 12
2.2 Grundsätzliches zum Angebotspreis ....................................................................... 13
2.2.1 Preisblatt/ Leistungsverzeichnis ....................................................................... 13
2.2.2 Preiskalkulation ................................................................................................. 13
2.2.3 Rechnerische Prüfung und Ermittlung des Angebotspreises ........................... 14
2.2.4 Ungewöhnlich niedrige Angebote ..................................................................... 14
3 Ermittlung des preislich niedrigsten Angebotes .............................................................. 14
4 Verhandlungsvorschläge ................................................................................................. 14
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5 Mitteilung an nicht-berücksichtigte Bieter ........................................................................ 16
6 Rechtsbelehrung ............................................................................................................. 16
7 Anlagen ........................................................................................................................... 16
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1 Allgemeine Bedingungen
1.1 Grundsätzliches
Die nachfolgenden allgemeinen Bedingungen stellen die wesentlichen Anforderungen und Abläufe des Leistungswettbewerbs dar. Sie sollen den Bietern helfen, ein wertbares Angebot abzugeben. Ergänzend wird auf die gesetzlichen Bestimmungen verwiesen, welche vorran- gig Anwendung finden.
Im Folgenden sind die Begriffe „Auftraggeber“ und „Vergabestelle“ gleichbedeutend.
In den Unterlagen hat der Auftraggeber zur besseren Lesbarkeit ausschließlich die männli- che Form verwendet, weibliche Personen sind gleichermaßen angesprochen. • Die Bieter müssen sich stets über den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens infor- mieren. Diese Informationspflicht gilt bis zum Ende der Angebotsfrist, die in der EU-Be- kanntmachung benannt ist. Etwaige Fristverlängerungen, Bieterfragen mit den entspre- chenden Antworten oder sonstige Aktualisierungen und Änderungen müssen vom Bie- ter selbständig auf der BWI Vergabeplattform abgerufen werden. • Im Falle einer Änderung der Ausschreibungsunterlagen während des Leistungswettbe- werbs ist es der Vergabestelle technisch nicht möglich, dem Bieter auf der BWI Verga- beplattform ausschließlich die geänderten Vergabeunterlagen, ergänzend zu den be- reits veröffentlichten Vergabeunterlagen, bereit zu stellen. Mit der Veröffentlichung ge- änderter/ neuer Vergabeunterlagen ist die Vergabestelle daher gezwungen, die voll- ständigen Vergabeunterlagen inkl. geänderter Dokumente auf der BWI Vergabeplatt- form erneut bereit zu stellen. Die Vergabestelle wird aus diesem Grund für die geän- derten Vergabeunterlagen die Versionsnummer (z. B. V1.0) im Dateinamen des Doku- mentes hochsetzen (z. B. V1.1 oder V2.0), sodass für den Bieter ersichtlich ist, welche Dokumente konkret geändert wurden. Alle Dokumente, die zwar erneut hochgeladen wurden jedoch die alte Versionsnummer (z. B. V1.0) im Dateinamen beibehalten ha- ben, haben den ursprünglichen Stand beibehalten. • Alle Angaben im Angebot haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss des Bieters führen. Jeder Umstand, der eine/ mehrere Erklä- rungen des Angebotes nachträglich in Frage stellt, ist vom Bieter unverzüglich mitzutei- len. • Angebote und sonstiger Schriftverkehr sind in deutscher Sprache abzufassen. Ange- botsunterlagen in einer anderen Sprache bleiben unberücksichtigt. Technische Fach- begriffe (z. B. Service, Support) können in englischer Sprache formuliert sein. Im Falle von Dokumenten, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist neben dem Nach- weis zusätzlich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. • Der Bieter darf keine Änderungen an den Vergabeunterlagen vornehmen (§ 31 Abs. 2 Nr. 4 VSVgV). Unzulässige Änderungen sind auch das etwaige Beifügen von Bieter- AGBs oder – auch standardisierten – Formulierungen zur Wahrung von Schutzrechten
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und Ähnlichem, wie etwa sog. „Rechtliche Hinweise“, „Copyright“-Erklärungen, „Ver- traulichkeitserklärung“.
Unzulässige Änderungen am Angebot können zum Ausschluss des Angebotes vom Wettbewerb führen. • Hinweis: Eine Kurzanleitung zur Einreichung von Angeboten mit dem AI BIETER- COCKPIT erhalten Sie über den Reiter „Hilfe“ auf der Bieterplattform unter dem oben genannten Link. Dort können Sie auch das Benutzerhandbuch zum AI BIETERCOCK- PIT sowie die FAQ einsehen. • Zu Testzwecken besteht darüber hinaus die Möglichkeit das aktive Abgeben von Ange- boten im Rahmen der am 28.01.2020 veröffentlichten „TESTVERGABE FÜR BIETER (TESTVERGABE)“ für Verfahren in der VgV und der am 29.12.2023 veröffentlichten „TESTVERGABE VSVgV FÜR BIETER (TESTVERGABE VSVgV)“ für Verfahren in der VSVgV unverbindlich zu erproben.
1.2 Vergabeverfahren und Vergabeart
Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 11 Abs. 1 S. 1 Alt. 2 VSVgV durchgeführt.
1.3 Verfahrensablauf
1.3.1 Fragen zum Vergabeverfahren (Bieterfragen) und Kommunikation
Fragen sind ausschließlich an die Vergabestelle zu richten. Für die Übersendung von Bieter- fragen ist im Einzelnen Folgendes maßgeblich: • Die Kontaktaufnahme mit der Vergabestelle erfolgt ausschließlich elektronisch über die BWI Vergabeplattform. Hierfür muss der Bieter kostenfrei die Software AI Bietercockpit herunterladen und sich registrieren.
Dem registrierten Benutzer stehen grundsätzlich folgende Komfortfunktionen zur Ver- fügung:
o Dieser wird aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird.
o Dieser wird aktiv informiert, sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Ver- fahren verschickt.
Bei der Registrierung ist darauf zu achten, dass der Firmenname korrekt und voll- ständig eingetragen ist, ebenso die Adressdaten. Änderungen bzw. Ergänzungen an Firmenstammdaten im Bietercockpit sind durch das registrierte Unternehmen selbst vorzunehmen.
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Es ist bitte vornehmlich das Unternehmen zu registrieren, welches vorliegend auch als Bewerber/ Bieter fungieren soll. Dessen Account ist entsprechend für die Kom- munikation und die Einreichung von Teilnahmeantrag/ Angebot zu nutzen. Hinter- grund ist, dass seitens des AI Vergabemanagers das registrierte Unternehmen als Bewerber/ Bieter angesehen wird. Sofern jedoch im Auftrag eines anderen Unterneh- mens die Einreichung erfolgen soll, so ist eine entsprechende Erklärung bereits mit der Einreichung abzugeben. Die Angabe im Feld zu der KMU Abfrage hat zwingend zu erfolgen, bereits registrierte Unternehmen haben diese zwingend nachzuholen.
Möglicherweise notwendige Hilfestellungen bei der Registrierung im AI Bietercockpit bietet das Benutzerhandbuch, als auch der Support der Firma AI. • Der Eingang von Nachrichten seitens der Vergabestelle ist vom Bieter auf Verlangen der Vergabestelle mittels Bietercockpit unter Verwendung des Aktenzeichens zu bestä- tigen. • Die Vergabestelle kann jederzeit verlangen, dass sämtliche elektronische Kommunika- tion zwischen den Beteiligten aus Gründen des Vertrauensschutzes zu verschlüsseln ist. In diesem Fall teilt sie den Bieter das zu verwendende Verfahren rechtzeitig mit. • Die Vergabeunterlagen ergänzende oder berichtigende Angaben sowie Antworten der Vergabestelle können von allen Bietern über die BWI Vergabeplattform eingesehen werden. Die Bieterfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. • Fragen sind ausschließlich über die BWI Vergabeplattform (s.o.) zu stellen. Dabei ist das Dokument „Anlage 1 Template für Einreichen von Bieterfragen“ zu verwenden. Dieses Dokument ist als Word-Datei einzureichen. In der Fragestellung ist möglichst genau zu bezeichnen, auf welchen Punkt der Vergabeunterlagen sich die Frage be- zieht, so dass die entsprechende Referenz in der Antwort benannt werden kann. • Enthalten die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, nach Auf- fassung des Bieters Unklarheiten (z. B. Widersprüche, Mehrdeutigkeiten, Missver- ständnisse o. ä.), so hat der Bieter den Auftraggeber unverzüglich, spätestens jedoch vor Ende der Angebotsfrist darauf hinzuweisen. • Bieterfragen sollten bis spätestens 10 Kalendertage vor Ende der Angebotsfrist ein- gereicht werden. Antworten auf rechtzeitig gestellte Bieterfragen werden innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Frist von der Vergabestelle wie nachfolgend beschrieben kommuniziert.
Telefonische oder schriftliche Auskünfte, insbesondere über den Stand des laufenden Vergabeverfahrens, werden nicht erteilt. Eine Kontaktaufnahme zu anderen Mitarbei- tern der BWI im Zusammenhang mit der Ausschreibung ist untersagt und kann zum Ausschluss des Bieters führen.
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1.3.2 Ende der Bindefrist des Angebotes
Nach Ablauf der Angebotsfrist sind die Bieter an ihr Angebot 60 Kalendertage nach Ende der Angebotsfrist gebunden (Bindefrist).
1.4 Form und Inhalt des Angebotes
1.4.1 Form des Angebotes durch elektronische Abgabe mittels AI Bietercockpit
Die Abgabe des Angebotes ist ausschließlich elektronisch über die BWI Vergabeplattform nach vorheriger Registrierung (vgl. Ziffer 1.3.1) mittels des AI Bietercockpits (über den dorti- gen Workflow „Angebotsabgabe“) möglich. Angebote, die in Papierform eingehen, werden bei der Prüfung nicht berücksichtigt. Ausgeschlossen werden auch Angebote, die per E-Mail, Fax oder per Nachrichtenfunktion über das AI Bietercockpit zugesendet werden.
Angebote, die der Vergabestelle nicht in der geforderten Form oder nach Ablauf der Ange- botsfrist vorliegen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten.
Hierbei sind die geforderten Angebotsunterlagen und Formulare entsprechend auszufüllen, sofern vorgesehen formgerecht zu signieren und mittels Bietercockpit hochzuladen sowie an- schließend aktiv über die dafür vorgesehene Schaltfläche im Workflowschritt „Ange- botsabgabe“ zu versenden.
Bei der Angebotsabgabe ist Folgendes zu beachten: • Bei den von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Unterlagen handelt es sich weitestgehend um ausfüllbare Dateien, so dass diese direkt oder nach einem vorheri- gen Download durch den Bieter digital ausgefüllt und dem Angebot beigefügt werden können. Dies hat den Vorteil, dass durchsuchbare Dateien (keine Scans) entstehen, welche eine Angebotsauswertung für die Vergabestelle deutlich erleichtern.
Sämtliche geforderten Nachweise (z.B. Zertifikate), welche dem Bieter nur in Papier- form vorliegen, sind eingescannt als PDF-Dokument hochzuladen. • Hinweis: Dem Bieter ist es selbstverständlich gestattet, die zur Verfügung gestellten Formate, wie das Word-Format, in ein anderes Format (z.B. als PDF-Dokument) umzu- wandeln und abzuspeichern, um die Signatur setzen zu können. Die Inhalte und der Aufbau des Template dürfen dabei nicht verändert werden. • Falls erforderlich, können Angaben auf gesonderten, zusätzlichen Seiten gemacht wer- den, wenn diese einen ausdrücklichen und präzisen Verweis auf die jeweilige Anlage haben Verweise auf andere Inhalte innerhalb des Angebotes oder auf Literatur oder Broschüren können unvollständige Angaben auf den Vordrucken nicht ersetzen.
Die form- und fristgebundene Übermittlung des Angebotes bedarf einer elektronischen Signatur, die mindestens als fortgeschrittene elektronische Signatur (mittels Softzertifi-
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kat) zu erfolgen hat. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (mit- tels Signaturkarte) ist ebenfalls zulässig. Weitere Informationen zu diesen Signaturar- ten enthält das Benutzerhandbuch zum AI BIETERCOCKPIT. • Erfolgt die Übermittlung des Angebotes mit der fortgeschrittenen elektronischen Signa- tur, so umfasst diese alle Dokumente des Angebotes, die die Erklärungen und Anga- ben des Bieters selbst darstellen. Sämtliche Bestandteile des Angebotes sind damit in Bezug auf die eigenen Erklärungen des Bieters als formgerecht signiert anzusehen und es bedarf somit keiner gesonderten fortgeschrittenen Signatur auf den weiteren einzelnen Dokumenten. Dies gilt nicht, wenn das Dokument explizit die fortgeschrittene Signatur Dritter wie z.B. der weiteren Mitglieder der Bietergemeinschaft bzw. der Unter- auftragnehmer fordert. • Sämtliche geforderte Nachweise (z.B. Zertifikate), welche dem Bieter nur in Papierform vorliegen, sind als gescanntes PDF-Dokument oder einem ähnlichen gängigen Format hochzuladen. • Die maximale Größe des Angebotes beträgt 900 MB.
1.4.2 Zugelassene Formate
Textdokumente sind im Microsoft Word-Format und PDF-Format (inkl. aktiver dokumentenin- terner Referenzierungen („Verlinkung“)) oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.
Kalkulationen und tabellenartige Aufstellungen sind im Microsoft Excel- oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.
Präsentationen sind im Microsoft PowerPoint- oder einem ähnlich gängigen Format bereitzu- stellen.
Grafische Darstellungen sind vorzugsweise im Microsoft Visio-, alternativ im Windows Me- tafile (WMF), im Portable Network Graphics- (PNG) oder einem ähnlich gängigen Format be- reitzustellen.
Projektpläne sind im Microsoft Project- oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.
1.4.3 Inhalt des Angebotes
Das Angebot ist samt den in dem Dokument Angebotsschreiben (Anlage 3) aufgeführten Unterlagen einzureichen. Der Auftraggeber empfiehlt, alle vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Vordrucke, die vom Bieter nicht für die Einreichung des Angebotes verwendet wer- den, vor Einreichung des Angebotes zu entfernen.
Enthält die Leistungsbeschreibung bei einer Teilleistung eine Produktangabe mit Zusatz „oder gleichwertiger Art“ und wird vom Bieter dazu eine Produktangabe verlangt, ist das Fab- rikat (insbesondere Herstellerangabe und genaue Typenbezeichnung) auch dann anzuge- ben, wenn der Bieter das vorgegebene Fabrikat anbieten will. Fehlt diese Angabe, ist das Angebot unvollständig.
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Das Angebotsschreiben muss einen Ansprechpartner und dessen Kontaktdaten sowie Ort und Datum der Abgabe benennen. Zudem ist dieses zu signieren, es sei denn die Übermitt- lung des Angebotes ist bereits mit mindestens einer fortgeschrittenen elektronischen Signa- tur versehen worden.
Die in dem Angebotsschreiben genannten Vordrucke müssen die geforderten Angaben ent- halten. Der Auftraggeber behält sich vor, ergänzend zu den Angaben des Bieters die inhaltli- che Richtigkeit der vom Bieter gemachten Angaben und Nachweise zu überprüfen, etwa durch Nachfrage bei Referenzgebern. In Zweifelsfällen wird der Bieter zur Stellungnahme aufgefordert. Nicht nachgewiesene Angaben und Nachweise führen zum Ausschluss.
Das Einhalten der Anforderungen an den Leistungsgegenstand (vgl. Leistungsbeschreibung) wird durch Abgabe des Angebotes vom Bieter bestätigt.
1.5 Sonstige Anforderungen
1.5.1 Verschwiegenheit/ Vertraulichkeit
Der Bieter hat – auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens – über die im Rahmen des Vergabeverfahrens bekannt gewordenen Angelegenheiten des Auftraggebers bzw. seiner Endkunden Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes eingesetzten Mitarbeiter bzw. seine Unterauftragnehmer zu verpflichten. Ein Ver- stoß des Bieters gegen die Verschwiegenheitspflicht kann zum Ausschluss aus dem Verfah- ren führen und verpflichtet – auch nach Abschluss des Verfahrens - zum Ersatz aller hieraus erwachsenden Schäden.
Die Vergabeunterlagen dürfen vom Bieter nur zur Erstellung des Angebotes und ggf. bei der Ausführung des Auftrages verwendet werden.
Der Bieter darf nur solche Ausschreibungsunterlagen an Unterauftragnehmer weitergeben, die zwingend erforderlich sind, um die vom Unterauftragnehmer zu erbringenden Unterlagen einzuholen. Eine Weitergabe der zwingend erforderlichen Ausschreibungsunterlagen an ei- nen Unterauftragnehmer ist gestattet, sofern der Bieter die Vertraulichkeitserklärung des Un- terauftragnehmers bereits mit Einreichung des Teilnahmeantrages bei der Vergabestelle ein- reicht hat oder nachdem der Bieter die Vertraulichkeitserklärung des Unterauftragnehmers vorliegen hat und mit Angebotsabgabe bei der Vergabestelle einreicht.
Eine sonstige Weitergabe der Ausschreibungsunterlagen an Dritte ist grundsätzlich unzuläs- sig und bedarf in jedem Fall der vorherigen schriftlichen Freigabe durch die Vergabestelle.
Sollten sich aus oder im Zusammenhang mit den Unterlagen im Vergabeverfahren gewerbli- che Schutzrechte ergeben, bleiben diese Eigentum des Auftraggebers. Die Zurverfügungs- tellung der Unterlagen im Rahmen des Vergabeverfahrens stellt keine Rechteinräumung an den Bieter dar.
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Alle vom Bieter eingereichten Unterlagen verbleiben zu Dokumentationszwecken bei der Vergabestelle, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Danach werden die Unterlagen da- tenschutzgerecht entsorgt. Der Auftraggeber ist verpflichtet – auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens – über die ihm bekannt gewordenen geschäftlichen Angelegenheiten des Bieters Verschwiegenheit zu bewahren. Im Übrigen wird auf die Datenschutzhinweise, die auf der BWI Vergabeplattform verlinkt sind, verwiesen.
1.5.2 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämp- fung der Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs hat der Bieter auf Verlangen auch Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaft- lich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.
1.5.3 Verpflichtung der Mitarbeiter nach dem Verpflichtungsgesetz
Für die Auftragsdurchführung sieht der Vertrag die Möglichkeit einer Verpflichtung des vom späteren Auftragnehmer eingesetzten Personals nach dem Verpflichtungsgesetz vor, was zur Anwendung der für Amtsträger geltenden Strafvorschriften des Strafgesetzbuchs führt.
Der Bieter hat für diesen Fall sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiter sei- nes Unterauftragnehmers, die für die Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, bereit sind, sich nach dem Verpflichtungsgesetz verpflichten zu lassen. Lassen sich die Mitarbeiter nicht verpflichten, kann dies zur Kündigung des Vertrages führen.
1.6 Nebenangebote bzw. weitere Hauptangebote
Mehrere Hauptangebote sowie Nebenangebote sind ausgeschlossen.
1.7 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes
Angebote können bis zum Ablauf der Angebotsfrist elektronisch über die BWI Vergabeplatt- form mittels des AI Bietercockpits durch Einreichung eines überarbeiteten Angebotes berich- tigt oder geändert sowie durch eine Erklärung des Bieters zurückgezogen werden. Änderun- gen oder Ergänzungen von Angeboten, die nach Ablauf der Angebotsfrist bei der Vergabe- stelle eingehen, werden nicht berücksichtigt.
Soweit Bieter Änderungen an ihren Angeboten vornehmen, müssen diese zweifelsfrei und als solche erkennbar sein.
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1.8 Kosten und Vergütung
Für die Erstellung und Einreichung der Angebote sowie für sonstige Aufwendungen im Rah- men des Vergabeverfahrens (bspw. der geforderten Angebotsmuster) wird weder eine Ver- gütung gewährt noch werden Kosten erstattet. Mit Abgabe seines Angebotes verzichtet der Bieter auf die Geltendmachung entsprechender Ansprüche.
1.9 Verschlusssachenauftrag
Im vorliegenden Fall handelt es sich um einen Verschlusssachenauftrag i.S.d. VSVgV und gleichzeitig um einen sicherheits- und verteidigungsspezifischen Auftrag i.S.d. VSVgV.
Verschlusssachen sind im öffentlichen Interesse geheimhaltungsbedürftige Tatsache, Ge- genstände oder Erkenntnisse, unabhängig von ihrer Darstellungsform, die durch besondere Sicherungsmaßnahmen vor Unbefugten geheim gehalten werden müssen. Sie werden ent- sprechend ihrer Schutzbedürftigkeit von einer amtlichen Stelle des Bundes oder auf deren Veranlassung in Geheimhaltungsgrade eingestuft.
Der Bieter und die von ihm eingesetzten Unterauftragnehmer werden im Rahmen der ver- tragsgegenständlichen Leistungen Kenntnis von Informationen oder Daten erhalten, die als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD)/ VS-VERTRAULICH/ GEHEIM eingestuft sind.
Der Bieter (bzw. alle Mitglieder der Bietergemeinschaft) sowie die Unterauftragnehmer, die mit VS umgehen werden, haben daher eine Verpflichtungserklärung gem. § 7 VSVgV (An- lage 8 zum Dokument „Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb) sowie das ausgefüllte VS-NfD-Merkblatt (Anlage 5 des Rahmenvertrages) einzureichen.
Der Bieter hat dafür zu sorgen, dass alle Personen, die im Rahmen des Vergabeverfahrens oder bei der Auftragsdurchführung Kenntnis von VS-NfD bekommen, die Bestimmungen des VS-NfD-Merkblatts kennen und einhalten.
Eine Weitergabe von Verschlusssachen an Unterauftragnehmer darf nur erfolgen, wenn für diese ebenfalls die Anlage 8 eingereicht wurde.
Die Weitergabe einer Verschlusssache an ein im Ausland ansässiges Unternehmen bedarf der Zustimmung des VS-Herausgebers. Diese hängt insbesondere davon ab, ob mit dem je- weiligen Land ein bilaterales Geheimschutzabkommen besteht und die Verschlusssache dort ihrem Geheimhaltungsgrad entsprechend geschützt ist. Die Vergabestelle wird sich bemü- hen, diese Zustimmung zu erhalten, kann deren Erteilung jedoch vorab nicht garantieren.
Die Weitergabe einer Verschlusssache, die VS-VERTRAULICH oder höher eingestuft ist, an ein im Ausland ansässiges Unternehmen muss die Vergabestelle sowie dem Bundesministe- rium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) unter Beifügung eines auftragsspezifischen Security Aspects Letter (SAL), in welchem sich das ausländische Unternehmen u.a. zur Ein- haltung der jeweils geltenden Geheimschutzvorschriften verpflichtet, angezeigt werden.
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1.10 Vertrauliche Informationen
Der Bieter hat vertrauliche Informationen, insbesondere Betriebs- oder Geschäftsgeheim- nisse, in den Angeboten deutlich zu kennzeichnen, um eine versehentliche Offenlegung durch den Auftraggeber, z.B. im Falle eines Nachprüfungsverfahrens, zu vermeiden. Die Kennzeichnung hat durch Beilegung einer Auflistung zu erfolgen, in der die jeweilige Unter- lage des Angebotes, die Seitenzahl und die Ziffer oder der jeweils geheim zu haltende Inhalt aufgezeigt werden.
Ein wie auch immer gearteter pauschaler Hinweis genügt nicht und wird seitens des Auftrag- gebers nicht berücksichtigt. Fehlt eine deutliche Kenntlichmachung kann der Auftraggeber von der Zustimmung des Bieters zur Weitergabe der Informationen ausgehen.
1.11 Gewerbliche Schutzrechte
Die Bieter haben in Form einer Eigenerklärung anzugeben, ob für den Auftragsgegenstand ggf. gewerbliche Schutzrechte bestehen oder von dem Bieter oder anderen beantragt sind oder erwogen werden.
2 Prüfung und Wertung der Angebote
2.1 Formale Prüfung
Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die eingegangenen Angebote von der Vergabestelle geprüft und gewertet.
Zunächst werden die Angebote auf Einhaltung der formalen, in § 31 Abs. 2 VSVgV aufge- führten Kriterien geprüft. Die Vollständigkeit des Angebotes wird anhand der Aufzählung im Angebotsschreiben (Anlage 3) geprüft.
Die Vergabestelle behält sich vor, die Bieter gemäß § 31 Abs. 2 VSVgV aufzufordern, feh- lende Unterlagen zu übermitteln oder unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen zu ergän- zen, zu erläutern, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Ein Anspruch der Bieter auf Nach- forderung besteht nicht.
Die Vergabestelle behält sich insbesondere vor, nachfolgend aufgeführte Nachweise nach- zufordern: • Bescheinigung der Behörde des Niederlassungsstaates des Bieters, dass der Bieter seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben ordnungsgemäß nachge- kommen ist. Im Falle von Bescheinigungen aus dem Ausland ist zusätzlich eine Über- setzung in die deutsche Sprache beizufügen. • Bescheinigung der Behörde des Niederlassungsstaates des Bieters, dass der Bieter seiner Verpflichtung zur Zahlung von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung
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ordnungsgemäß nachgekommen ist. Im Falle von Bescheinigungen aus dem Ausland ist zusätzlich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.
Bei negativer Formalprüfung wird das betreffende Angebot ausgeschlossen.
2.2 Grundsätzliches zum Angebotspreis
2.2.1 Preisblatt/ Leistungsverzeichnis
Die Vergabeunterlagen enthalten ein Preisblatt/ Leistungsverzeichnis mit einer Preisposition/ Preispositionen.
Das Preisblatt/ Leistungsverzeichnis (Anlage 2) muss alle geforderten Angaben und Preise enthalten und darf nicht geändert werden (Ergänzungen, Erweiterungen, Kommentierungen, Streichungen etc.). Bei Änderungen des Preisblattes/ Leistungsverzeichnisses erfolgt der Ausschluss vom Verfahren.
Ein fehlendes Preisblatt/ Leistungsverzeichnis führt zum Ausschluss des Angebotes und kann nicht nachgefordert werden.
Hinweis: Der im PDF-Abdruck des Leistungsverzeichnisses oberhalb der Tabelle systemsei- tig erzeugte „Ausfüllhinweis“ findet keine Anwendung und ist durch den Bieter zu ignorieren.
2.2.2 Preiskalkulation
Bei der Preiskalkulation ist folgendes zu beachten: • Bereitstellungskosten sind nicht zulässig und werden nicht erstattet • Nebenkosten werden nicht erstattet • Reisekosten werden hinsichtlich der im Einzelvertrag definierten Projektorte nicht er- stattet • Vorauszahlungen werden nicht gewährt • Aufwände für Einarbeitungen werden nicht erstattet
Für den Fall, dass eine einzelne Leistung für 0 € angeboten wird, ist in der entsprechenden Position des Preisblattes/ Leistungsverzeichnisses eine „0“ einzutragen. Es ist ggf. eine kurze Erläuterung mitzuliefern, welchen Grund die Eingabe hat. Fehlende Preisangaben kön- nen anderenfalls zum Ausschluss führen.
Sämtliche Preise gelten für die gesamte Dauer der Rahmenvereinbarung einschließlich Ver- längerungsoptionen.
Alle Preise müssen als Nettopreise (exkl. USt.) und in der Währung € (Euro) mit höchstens zwei Nachkommastellen angegeben werden. Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die auf dem Preisblatt/ im Leistungsverzeichnis eingetragen sind.
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Der Bieter hat auf Verlangen der Vergabestelle die Belege für die Preisermittlung zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt vorzulegen. Dies gilt auch für Leistungen ande- rer Unternehmer
2.2.3 Rechnerische Prüfung und Ermittlung des Angebotspreises
Die Angaben im Preisblatt/ Leistungsverzeichnis werden rechnerisch überprüft. Die Vergabe- stelle behält sich vor offensichtliche Rechenfehler zu korrigieren. Die sich im Preisblatt/ Leis- tungsverzeichnis ergebende Gesamtsumme stellt den Angebotspreis dar. Dieser Angebots- preis wird zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes herangezogen.
Die Preise müssen alle in der Leistungsbeschreibung genannten Leistungen beinhalten.
2.2.4 Ungewöhnlich niedrige Angebote
Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, wird der Auftraggeber vor Ablehnung dieses Angebots vom Bieter Aufklärung gemäß § 33 Abs. 1 VSVgV über dessen Einzelpositionen verlangen. Klärt der Bieter die Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht für den Auftraggeber zufriedenstellend auf, kann das Angebot ausgeschlossen werden.
Angebote mit einer unzulässigen Mischkalkulation werden ausgeschlossen. Eine unzuläs- sige Mischkalkulation ist dann anzunehmen, wenn ein Bieter im Zuge der Bildung seines Ge- samtpreises einen einzelnen oder einzigen Preis nicht so, wie gefordert, vollständig und mit dem Betrag angegeben hat, den er nach seiner Kalkulation für die Leistung vom Auftragge- ber tatsächlich beansprucht. In einem solchen Fall ist es - mit der Folge eines Angebotsaus- schlusses - so anzusehen, dass die betroffene Preisangabe fehlt.
3 Ermittlung des preislich niedrigsten Angebotes
Der Angebotspreis ist alleiniges Zuschlagskriterium. Das heißt, dass das preislich niedrigste Angebot den Zuschlag erhält.
Die Vergabestelle behält sich vor, auf das erste Angebot ohne Verhandlung den Zu- schlag zu erteilen.
4 Verhandlungsvorschläge
Der Bieter hat die Möglichkeit, mit seinem ersten Angebot Verhandlungsvorschläge zu unter- breiten. Hierfür hat der Bieter zwingend die Vorlage (Anlage 11) zu verwenden. Verhand- lungsvorschläge sind konkrete Vorschläge des Bieters zu den Leistungspositionen der Leis- tungsbeschreibung, die aus seiner Sicht wirtschaftliche und/ oder technische und/ oder recht- liche Optimierungen beinhalten.
Bei der Ermittlung des Angebotspreises des initial innerhalb der mit der Angebotsaufforde-
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rung bekanntgegebenen Angebotsfrist einzureichenden Angebotes, hat der Bieter die seiner- seits angegebene monetäre Auswirkung seiner Verhandlungsvorschläge außer Acht zu las- sen, da der Bieter noch nicht von der Annahme der Verhandlungsvorschläge durch den Auf- traggeber ausgehen darf.
Verhandlungsvorschläge werden im Rahmen der Verhandlung erörtert, sofern die Vergabe- stelle dies für sachdienlich hält. Ein Anspruch auf die Behandlung von Verhandlungsvor- schlägen besteht nicht.
Verhandlungsvorschläge sind im Angebot eindeutig als solche zu bezeichnen. Sie müssen die jeweils in Bezug genommene Leistungsposition der Leistungsbeschreibung eindeutig ausweisen. Der entsprechende Nutzen beziehungsweise das Einsparpotenzial ist möglichst konkret und erschöpfend darzustellen; hierzu ist gegebenenfalls eine gesonderte Anlage vor- zusehen.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass sie Verhandlungsvorschläge, die zu Änderungen der Leistungsbeschreibung führen, ablehnen oder annehmen kann. Im Fall der Annahme wird eine entsprechende Änderung der Leistungsbeschreibung allen Bietern mitgeteilt, so dass das abschließende Angebot auf der Grundlage einer aktualisierten und für alle Bieter gleichen Leistungsbeschreibung abgegeben wird.
Titel: 1607_Bewerbungsbedingungen(BB)_LW_V1.0.docx Vertraulich Stand:09.09.2026 Herausgeber: CRO Procurement Seite 15 / 16
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5 Mitteilung an nicht-berücksichtigte Bieter
Bieter, deren Angebot abgelehnt wurde, werden gemäß § 134 Abs. 1 GWB über die Nichtbe- rücksichtigung informiert.
6 Rechtsbelehrung
Hinweise zum Rechtsschutz im Vergabeverfahren sind der EU-Bekanntmachung zu entneh- men.
7 Anlagen
Anlage 1 – Template für Einreichen von Bieterfragen
Anlage 3 – Angebotsschreiben
Anlage 11 – Verhandlungsvorschläge
Titel: 1607_Bewerbungsbedingungen(BB)_LW_V1.0.docx Vertraulich Stand:09.09.2026 Herausgeber: CRO Procurement Seite 16 / 16