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Refurbishment Dieselnetz Südwest BR 622 u. 623

Vertraulichkeitserklärung

Anhang B6 zu den Bewerbungsbedingungen

Vergabe Nr. 26FEF87040

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Deutsche Bahn AG −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− FE.Ef23(1) −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Aude Letellier −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Version: 1.0 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Status: v0 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

208.1220V08 Vertraulichkeitserklärung Seite 1

Gültig ab: 01.08.2021

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Präambel

Der Auftraggeber, DB Regio AG, (im Folgenden „Auftraggeber“) führt das Vergabe- verfahren über das Refurbishment Dieselnetz Südwest BR 622 u. 623;

Vorgang: E-Vergabe; 26FEF87040 (im Folgenden „Vergabeverfahren“) durch.

Das erklärende Unternehmen (im Folgenden „Unternehmen“) beteiligt sich an diesem Vergabeverfahren.

Da die Vergabeunterlagen besonders schutzwürdige und vertrauliche Informationen enthalten, übergibt der Auftraggeber dem Unternehmen die nachstehenden, beson- ders vertraulichen Vergabeunterlagen nur nach Abgabe dieser Vertraulichkeitserklä- rung. Für die sonstigen Unterlagen und Informationen gilt die allgemeine Vertraulichkeitsverpflichtung aus Kapitel 5 der Bewerbungsbedingungen.

§ 1

Vertraulichkeit

1. Das Unternehmen verpflichtet sich, die in den nachfolgend genannten Vergabeunter- lagen enthaltenen Informationen sowie die Unterlagen selbst (im Folgenden „Beson- ders Vertrauliche Informationen“) vertraulich zu behandeln:

® alle fachtechnischen Unterlagen (Zeichnungen, Arbeitsanweisungen, etc.) sowie die kompletten Vergabeunterlagen

Zugleich handelt es sich im Sinne der Anforderungen an die Übertragung und Aufbe- wahrung (siehe § 3) um Informationen der Vertraulichkeitsstufe:

DB Intern ☐ ☒ DB Vertraulich DB Streng Vertraulich ☐ 2. Das Unternehmen wird insbesondere (a) die „Besonders Vertraulichen Informationen“ nur im Rahmen des Vergabeverfah- rens und insbesondere zur Erstellung des Angebots verwenden und nur im Rah- men des dabei zwingend notwendigen Umfangs speichern und kopieren; (b) die „Besonders Vertraulichen Informationen“ oder Teile davon nur an folgende na- türliche und juristische Personen im für die Erstellung des Angebots erforderlichen Umfang weitergeben oder diesen auf sonstige Weise zugänglich machen,

• das Unternehmen, dessen Organe und Mitarbeiter, sowie • mit dem Unternehmen gemäß §§ 15 ff. AktG verbundene Unternehmen, de- ren Organe und Mitarbeiter, sofern die in lit (b) genannten Personen mit dem Vergabeverfahren, insbesondere der Erstellung eines Angebots, notwendigerweise zu befassen sind (im Folgenden: „berechtigte Personen“). (c) angemessene Vorkehrungen treffen, um einen Zugriff nicht berechtigter Personen auf die „Besonders Vertraulichen Informationen“ zu verhindern, mindestens aber

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diejenigen Vorkehrungen, mit denen das Unternehmen besonders vertrauliche/ sensible Informationen über sein eigenes Unternehmen schützt; (d) den Auftraggeber unverzüglich informieren, sofern er Kenntnis davon erlangt, dass „Besonders Vertrauliche Informationen“ unter Verstoß gegen diese Vertraulich- keitserklärung weitergegeben wurden.

3. Die Pflicht zur vertraulichen Behandlung betrifft auch Informationen, die im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens zur Verfügung gestellt werden, soweit diese Informati- onen inhaltlich den in § 1 Abs. 1 aufgeführten „Besonders Vertraulichen Informationen“ entsprechen oder diese Informationen vom Auftraggeber als „Besonders Vertrauliche Informationen“ gekennzeichnet werden.

4. Das Unternehmen hat alle berechtigten Personen, an die das Unternehmen die in § 1 Abs. 1 dieser Vertraulichkeitserklärung genannten „Besonders Vertraulichen Infor- mationen“ übermittelt, vor einer Weitergabe der „Besonders Vertraulichen Informatio- nen“ entsprechend dieser Vertraulichkeitserklärung zu verpflichten. Dies gilt auch für eine ggf. beabsichtigte Weitergabe der Unterlagen an freie Mitarbeiter oder Berater sowie an vorgesehene Nachunternehmer, soweit der Auftraggeber der Weitergabe zu- vor schriftlich zugestimmt hat. Auf Verlangen ist dies dem Auftraggeber nachzuweisen.

5. Bereits beim Verdacht auf Kompromittierung von „Besonders Vertraulichen Informati- onen“, zum Beispiel durch Verlust oder Zugriff durch unautorisierte Dritte, ist umge- hend der Auftraggeber über den Sachverhalt zu informieren.

§ 2

Ausnahmen von der Vertraulichkeit

1. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gem. § 1 gilt nicht für solche „Besonders Vertrau- lichen Informationen“ oder Teile davon,

® die im Zeitpunkt der Kenntniserlangung durch das Unternehmen bereits öffent- lich bekannt oder allgemein verfügbar sind oder werden, ohne dass dies das Unternehmen zu vertreten hat; oder ® die dem Unternehmen von einem oder mehreren Dritten rechtmäßig übermittelt wurden; oder ® zu deren Weitergabe oder Veröffentlichung im konkreten Einzelfall der Auftrag- geber im Vorhinein seine Einwilligung in Schriftform gegeben hat; oder ® die auf Grund gesetzlicher Vorschriften oder auf Anordnung von Behörden oder Gerichten offen zu legen sind. Das Unternehmen wird über Art und Umfang der Offenlegungspflicht den Auftraggeber vorab schriftlich informieren und ihm Ge- legenheit zur Stellungnahme und Verteidigung geben.

2. Das Unternehmen trägt jeweils die Beweislast für das Vorliegen einer Ausnahme von der Verpflichtung zur Vertraulichkeit.

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§ 3

(Elektronische) Übertragung und Aufbewahrung

Elektronische Dokumente mit Informationen der Vertraulichkeitsklassen „DB Vertrau- lich“ und „DB Streng Vertraulich“ müssen verschlüsselt gespeichert werden.1 Physische Unterlagen und Datenträger müssen in einem verschlossenen Behältnis aufbewahrt werden.2

Informationen der Vertraulichkeitsklassen „DB Vertraulich“ und „DB Streng Vertraulich“ müssen bei elektronischer Übertragung angemessen gekennzeichnet und verschlüs- selt werden.3 Bei postalischer Übersendung oder persönlicher Übergabe sind diese für unautorisierte Dritte unzugänglich zu transportieren und die Übergabe ggf. zu quittie- ren.4 5

Werden mehrere Informationen unterschiedlicher Vertraulichkeitsklassen zusammen gehandhabt, so sind sie entsprechend der höchsten vorliegenden Vertraulichkeits- klasse zu handhaben.

§ 4

Rückgabe /Löschung von

„Besonders Vertraulichen Informationen“

Beabsichtigt das Unternehmen auf die Aufforderung zur Angebotsabgabe hin kein An- gebot abzugeben, hat es dies dem Auftraggeber mitzuteilen und die „Besonders Ver- traulichen Informationen“ einschließlich etwaiger Kopien, anderer Reproduktionen und Aufzeichnungen, welcher Art auch immer, unverzüglich zu vernichten bzw. zu löschen oder an den Auftraggeber zurückzugeben. Die Vernichtung und die Löschung der Un- terlagen ist auf Verlangen schriftlich zu bestätigen.

Unabhängig davon, hat das Unternehmen auf Ersuchen des Auftraggebers, spätes- tens aber sobald es die „Besonders Vertraulichen Informationen“ für das vorliegende Vergabeverfahren, im Auftragsfalle nach Beendigung des Auftrags, nicht mehr benö- tigt, diese einschließlich etwaiger Kopien, anderer Reproduktionen und Aufzeichnun- gen, welcher Art auch immer, unverzüglich zu vernichten bzw. zu löschen oder an den Auftraggeber zurückzugeben. Die Vernichtung und die Löschung der Unterlagen ist auf Verlangen zu bestätigen.

1 Nutzung von Cloud Diensten: Ab "DB Intern" Public Cloud, "DB Vertraulich" nur (Virtual) Private Cloud. Bei der Auslagerung der Datenverarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Besonderheiten wie EU-DSGVO zu berücksichtigen „DB Streng Vertraulich" On- Premise bzw. (Virtual) Private Cloud zzgl. weiterer Anforderungen: Zertifizierung nach ISO27001, Zwei-Faktor-Authentifizierung, durchgehende Verschlüsselung in allen Phasen, restriktive Zugangskontrolle, Verschlüsselung Transport und Ablage nach Stand der Technik, revisionssichere Protokollierung aller Zugriffe. 2 Aufbewahrung: Bei „DB Streng Vertraulich“ in verschlossenen Sicherheitsbehältnissen. 3 Verschlüsselte Versendung: Bei "DB Vertraulich" Transport- und Inhaltsverschlüsselung, bei "DB Streng Vertraulich" ist die Versen- dung untersagt. 4 Persönliche Übergabe: Bei "DB Streng Vertraulich" nur mit Quittierung. 5 Postalische Übersendung: Bei "DB Vertraulich" mit verschlossenem Umschlag, Empfängerzusatz „Persönlich / Vertraulich“ und quit- tierter Übergabe; bei "DB Streng Vertraulich" zudem nur per Einschreiben oder Kuriersendung und mit doppelter Kuvertierung (d.h. die Innere ist mit der Kennzeichnung „Streng Vertraulich“ zu versehen, die Äußere darf keinen Hinweis auf die Vertraulichkeit enthal- ten).

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Diese Pflichten des § 3 gelten nicht für „Besonders Vertrauliche Informationen“, die aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder standardmäßiger IT-Backup-Pro- zesse weiter aufbewahrt werden müssen.

§ 5

Rechtsfolge bei Verstoß

1. Für jeden einzelnen Verstoß gegen die sich aus dieser Vertraulichkeitserklärung erge- benden Pflichten hat das Unternehmen dem Auftraggeber unter Verzicht auf die Ein- rede des Fortsetzungszusammenhangs eine Vertragsstrafe zu zahlen. Die Vertrags- strafe beträgt zwischen 5.000 EUR und 50.000 EUR. Sie hat in diesem Rahmen billi- gem Ermessen zu entsprechen. Maßgeblich hierfür ist die Bedeutung der verletzten Pflicht, der Nachteil des Auftraggebers (auch der immaterielle Nachteil) und der Grad der Pflichtverletzung und des Verschuldens des Unternehmens. Einigen sich das Un- ternehmen und der Auftraggeber hierüber nicht binnen acht Wochen seit der schriftli- chen Anzeige des Auftraggebers beim Unternehmen, dass jener eine Vertragsstrafe geltend machen will, so entscheidet über die Höhe der Vertragsstrafe als Schiedsgut- achter ein vom Präsidenten des Kammergerichts Berlin benannter Richter dieses Kam- mergerichts nach (auch nur schriftlicher) Anhörung von Unternehmen und Auftragge- ber endgültig unter Ausschluss des Rechtsweges. Darüberhinausgehende Ansprüche des Auftraggebers, einschließlich Unterlassungs-, Beseitigungs-, Auskunfts- bzw. Schadenersatzansprüche bleiben hiervon unberührt. Eine gezahlte Vertragsstrafe wird auf eine Schadenersatzforderung angerechnet.
2. Darüber hinaus behält sich der Auftraggeber im Falle eines Verstoßes gegen diese Vertraulichkeitserklärung vor, das Unternehmen von dem Vergabeverfahren auszu- schließen.

§ 6

Schlussbestimmungen

1. Die Verpflichtungen aus dieser Vertraulichkeitserklärung behalten auch nach Beendi- gung (z.B. durch Zuschlag oder Einstellung) des Vergabeverfahrens ihre Gültigkeit, solange und soweit die „Besonders Vertraulichen Informationen“ nicht rechtmäßig all- gemein bekannt geworden sind oder der Auftraggeber im Einzelfall einer Weitergabe schriftlich zugestimmt hat.
2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten oder Ansprüche aus oder im Zu- sammenhang mit dieser Vertraulichkeitserklärung ist Frankfurt am Main.
3. Diese Vertraulichkeitserklärung unterliegt ausschließlich dem Recht der Bundesrepub- lik Deutschland. Die Anwendung des UN-Kaufrechts ist ausgeschlossen.

Ort, Datum

Signatur6

6 Einfache elektronische Signatur; fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur nur, wenn im Vergabeverfahren ausdrücklich gefordert.

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