A_Bewerbungsbedingungen 26FEF87040.pdf

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Refurbishment Dieselnetz Südwest BR 622 u. 623

Bewerbungsbedingungen

für Verhandlungsverfahren nach der SektVO1

Vergabe Nr. 26FEF87040

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Deutsche Bahn AG −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− FE.EF 231 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Aude Letellier −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Version: 9.0 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Status: 0 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

208.1220V03 Bewerbungsbedingungen für Verhandlungsverfahren nach der Seite 1 SektVO (Liefer- und Dienstleistungen)

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DB Intern / DB internal

1 Gegenstand der Vergabe 3 2 Rechtlicher Rahmen 4 3 Kommunikation 5 4 Vergabeunterlagen 5 5 Vertraulichkeit 7 6 Teilnahmewettbewerb 7 7 Form des Angebots 8 8 Teilnahme- und Angebotsfristen 9 9 Inhalt des Angebots 9 10 Bleibt frei 9 11 Hinweise zur Angebotsbearbeitung 10 12 Anzahl der Hauptangebote/Nebenangebote/Rabatte 11 13 Bietergemeinschaften 11 14 Nachunternehmer 11 15 Angebotswertung 12 16 Weiterer Ablauf des Vergabeverfahrens 14 17 Besondere gesetzliche Anforderungen an den Auftragnehmer 15 18 Rechtsmittelbelehrung 15 19 Anlagen zur Vergabe 17

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DB Intern / DB internal

1 Gegenstand der Vergabe

1.1 Gegenstand der Vergabe ist ein Rahmenvertrag über Leistungen zum Refurbishment des Dieselnetzes Südwest der Baureihen BR 622 und 623. Dazu sollen die Oberflächen der Fahrzeuge innen aufgearbeitet werden.

Die Flottengröße beträgt 24 x BR 622 und 14x BR 623. Geplante Innenarbeiten:  Grundreinigung mit Einsatz von u.a Dampf  kleine Aufkleber lösen und erneuern  Lackierungen an verschiedenen Bauteilen / Wänden ausbessern  Splitterschutzfolien erneuern  Armauflagen demontieren und erneuern Die ausgeschriebenen Leistungen sollen im Zeitraum von Dezember 2026 bis Dezember 2028 in dem Nebengleis des Auftraggebers in Ludwigshafen oder Kaiserslautern erbracht werden. Der Auftraggeber hat die Option, den Rahmenvertrag zweimal, um ein Jahr zu ver- längern.

Die Leistungen werden unter einem Rahmenvertrag erbracht, der allein noch keine Ver- pflichtung des Auftraggebers begründet, Leistungen zu beauftragen. Der Auftragnehmer er- bringt die Leistungen erst nach gesondertem Einzelabruf durch den Auftraggeber. Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Lieferungen und Leistungen sind in den weiteren Vergabeunterlagen beschrieben.

1.2 Schätz- und Höchstmengen bzw. Schätz- und Höchstwerte

Die geschätzte Menge der Fahrzeuge, für die die Leistungen während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden (Schätzmenge), beträgt:

38 Fahrzeuge

Die Höchstmenge der Fahrzeuge, für die die Leistungen während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden können, beträgt: 42 Fahrzeuge

Es handelt sich bei den hier festgelegten Mengen nicht um Mindestabnahmemengen. Eine bestimmte Liefer-/Leistungsmenge wird vom Auftraggeber nicht garantiert. Es besteht daher in Hinblick auf diese Mengen keinerlei Anspruch eines Auftragnehmers auf Beauftragung bzw. Vergütung.

1.3 Auftraggeber in diesem Vergabeverfahren ist:

DB Regio AG Europa-Allee 70-76 60486 Frankfurt am Main

vertreten durch die in Ziffer 3.3 benannte Vergabestelle.

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1.4 Ablauf des Vergabeverfahrens

Wie in der Bekanntmachung dargestellt, wird im Rahmen der Vergabe zunächst ein Teil- nahmewettbewerb durchgeführt. Gegenstand des Teilnahmewettbewerbs ist die Prüfung der Eignung zur Erbringung der jeweiligen Leistungen (Fachkunde und Leistungsfähigkeit) sowie der Zuverlässigkeit/Gesetzestreue (Vorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB) des Bewerbers. Siehe im Übrigen die Hinweise zum Teilnahme- wettbewerb in Ziffer 6.

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs werden die zur Erbringung der Leistung geeigneten und zuverlässigen Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Entsprechend den gesetzlichen Transparenzvorgaben werden die Unterlagen der Ange- botsphase bereits mit der Bekanntmachung zusammen mit den Unterlagen der Teilnahme- phase veröffentlicht und sind auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG wie folgt gegliedert:

® „Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb“ ® „Unterlagen für die Angebotsphase“

Bitte beachten Sie, dass die Unterlagen für die Angebotsphase zunächst nur informative Bedeutung haben und für den Teilnahmewettbewerb nicht zu bearbeiten und einzureichen sind. Auch ist hiermit keine Aufforderung zur Angebotsabgabe verbunden. Ohne eine aus- drückliche Aufforderung eingereichte Angebote finden keine Berücksichtigung.

Fragen zum Teilnahmewettbewerb oder zur Angebotsphase und zu den dazugehörigen Un- terlagen können über das „Fragen-Antworten-Forum“ im Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (Fundstelle: https://bieterportal.noncd.db.de/portal) eingereicht werden. Die hier- für im Teilnahmewettbewerb und der Angebotsphase geltenden Fristen entnehmen Sie bitte jeweils dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG unter „Übersicht“, „Termine“, „Frist zur Stellung von Fragen“ (vgl. auch Ziffer 4.3). Die Fragen werden fortlaufend möglichst zeitnah im Rahmen eines anonymisierten Fragen- und-Antworten-Forums beantwortet und auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG veröffentlicht.

2 Rechtlicher Rahmen

2.1 Die Vergabe erfolgt in Anwendung der Vorschriften des 4. Teils des Gesetzes gegen Wett- bewerbsbeschränkungen (GWB) sowie der Sektorenverordnung (SektVO) im Verhand- lungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (§ 119 Abs. 1 und Abs. 5 GWB).

2.2 Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, das Vergabeverfahren einzustellen, sofern sachliche Gründe dies rechtfertigen. Ein sachlicher Grund liegt insbesondere vor, wenn

® kein Angebot eingegangen ist, das den Vergabeunterlagen entspricht, ® sich die Grundlagen der Vergabe geändert haben, ® das Vergabeverfahren kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt hat oder erwarten lässt.

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2.3 Für die abzuschließenden Verträge gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kauf- rechts.

3 Kommunikation

3.1 Die Vergabe wird über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG durchgeführt (https://bieterportal.noncd.db.de/Portal/). Auf § 9 SektVO wird hingewiesen.

Der Auftraggeber, vertreten durch die Vergabestelle, kommuniziert mit den Unternehmen, die sich auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG registriert haben, in der Regel über die Nachrichtenfunktion des Vergabeportals der Deutsche(n) Bahn AG.

Es liegt im Verantwortungsbereich der Unternehmen, regelmäßig Einsicht in ihr Postfach des Vergabeportals der Deutsche(n) Bahn AG zu nehmen und dort hinterlegte Informatio- nen/Dokumente abzurufen.

Unternehmen, die sich nicht registriert haben, sind dazu aufgefordert, sich in eigener Ver- antwortung über Aktualisierungen, Korrekturen und Informationen zu informieren, die auf der o.g. Plattform eingestellt werden.

3.2 Bei technischen oder methodischen Fragen zum Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG wenden Sie sich bitte an die im Bieterportal hinterlegten Kontaktdaten unter: https://bieter- portal.noncd.db.de/evergabe.bieter/eva/supplierportal/portal/tabs/vergaben.

3.3 Soweit in der Auftragsbekanntmachung nicht anders angegeben, ist die nachfolgend ge- nannte Stelle der alleinige Ansprechpartner in allen Fragen des Vergabeverfahrens (Verga- bestelle).

Auskünfte anderer Stellen oder anderer Personen sowie telefonische Auskünfte sind nicht verbindlich. Die Kommunikation erfolgt in deutscher Sprache.

Deutsche Bahn AG FE.EF 231 Einkauf Instandhaltungs- und Umbauleistungen Schienenfahrzeuge (extern) Frau Aude Letellier Richelstraße 3 80634 München Telefon: +49 89 130 85010 E-Mail: aude.letellier@deutschebahn.com

3.4 Für die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten gelten die Anforderungen nach den Ziffern 6 bis 9.

4 Vergabeunterlagen

4.1 Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zur Verfügung gestellt.

Die Vergabeunterlagen werden über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zur Verfügung gestellt. Soweit die Vergabeun- terlagen nicht auf diesem Weg zur Verfügung gestellt werden können, werden diese per E- Mail oder auf einem anderen geeigneten Weg elektronisch zur Ver-fügung gestellt.

Folgende Unterlagen sind vertraulich:

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Leistungsbeschreibung Refresh (Anhang C1) und Leistungsausschreiben Paket Innen (An- hang C1A)

Die Unterlagen werden vielmehr erst nach Übermittlung einer vom Unternehmen unterschriebenen Vertraulichkeitserklärung und nach Prüfung der Eignungskriterien zur Verfügung gestellt. In dieser Erklärung sichert das Unternehmen dem Auftraggeber die vertrauliche Behandlung der Unterlagen zu. (Anhang B6)

Die Vertraulichkeitserklärung ist Teil der zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen. Sie ist mit einer einfachen elektronischen Signatur (z.B. einer eingescannten händischen Un- terschrift) oder einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur zu signieren (z.B. PDF, JPG) und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Mit Ausnahme der vorgenannten besonders vertraulichen Informationen, sind die übrigen Vergabeunterlagen über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (http://www.deut- schebahn.com/bieterportal) abrufbar.

4.2 Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen sind abschließend in der unter Ziffer 19 enthaltenen „Checkliste Vergabeunterlagen“ aufgeführt.

Die Unternehmen haben die Vergabeunterlagen unverzüglich nach Erhalt auf Vollständig- keit, etwaige Unklarheiten oder Fehler zu überprüfen.

4.3 Enthalten die Vergabeunterlagen (Teilnahmewettbewerb und Angebotsphase) nach Auffas- sung des Unternehmens unvollständige, unklare oder fehlerhafte Regelungen oder werfen sie Fragen auf, die die Erstellung des Teilnahmeantrags oder des Angebots oder die Preis- ermittlung beeinflussen können, so hat das Unternehmen den Auftraggeber hierauf unver- züglich hinzuweisen, jedoch spätestens innerhalb der auf dem Vergabeportal der Deut- sche(n) Bahn AG unter „Übersicht“, „Termine“, „Frist zur Stellung von Fragen“ genannten Fristen. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Fragen absehen, die nach Frist- ablauf gestellt werden.

Antworten, die für die Angebotserstellung oder für die Abgabe von Teilnahmeanträgen re- levant sind, werden gemäß Ziffer 3.1 zur Verfügung gestellt.

4.4 Der Auftraggeber weist darauf hin, dass es im Laufe des Vergabeverfahrens zu Änderungen an den Vergabeunterlagen kommen kann. Der Auftraggeber behält sich daher ausdrücklich vor, die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingun- gen sowie Zuschlagskriterien und Musskriterien nebst Bewertungsmatrix (Anhang B8) an- zupassen bzw. zu ändern. Das gilt auch für die in den Vergabeunterlagen ggfs. aufgestellten Mindestanforderungen. Wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vor Ablauf der Frist für den Eingang von Teilnahmeanträgen macht der Auftraggeber im Wege einer Kor- rekturmeldung (Berichtigungsbekanntmachung) europaweit bekannt. Sollten Änderungen an den Vergabeunterlagen zu einer wesentlichen Änderung der Wettbewerbsbedingungen führen, behält sich der Auftraggeber vor, die ursprünglich vorgesehenen Fristen angemes- sen zu verlängern. Auf Ziffer 15.5.1.2 wird hingewiesen.

4.5 Erwerb von Normen, Merkblättern etc.

DIN-Normen, UIC-Merkblätter und DB Standards (ehemals Bahn-Normen) sind vom Unter- nehmen selbst zu beschaffen. UIC-Merkblätter und DB Standards können beschafft werden bei: DB InfraGO AG Medien & Kommunikation Griesbachstr. 7

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76185 Karlsruhe E-Mail: auftraege.zu.technischen.regeln@deutschebahn.com Telefon +49 (0) 721 938 3846 DIN-Normen können beschafft werden bei: Beuth-Verlag GmbH Am DIN-Platz Burggrafenstraße 6 10787 Berlin E-Mail: kundenservice@beuth.de Telefon +49 (0) 30 2601 2260 Telefax +49 (0) 30 2601 1260

5 Vertraulichkeit

5.1 Das Unternehmen hat die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die es im Rahmen dieses Vergabeverfahrens erhält, vertraulich zu behandeln und sie zu keinem anderen Zweck als diesem Vergabeverfahren zu verwenden. Das gilt nicht für Informationen, die

® bereits vor Offenlegung rechtmäßig im Besitz des Unternehmens waren; ® ohne Zutun des Unternehmens veröffentlicht worden oder anderweitig ohne sein Ver- schulden allgemein bekannt geworden sind; ® die dem Unternehmen von einem oder mehreren Dritten rechtmäßig übermittelt wur- den; ® die schriftlich oder in Textform durch den Auftraggeber freigegeben werden; ® die auf Grund gesetzlicher Vorschriften auf Anordnung von Behörden oder Gerichten offen zu legen sind.

5.2 Beabsichtigt das Unternehmen auf die Aufforderung zur Angebotsabgabe hin kein Angebot abzugeben, hat es dies dem Auftraggeber mitzuteilen und die Vergabeunterlagen zu ver- nichten oder an den Auftraggeber zurückzugeben. Digitale Unterlagen sind zu löschen. Die Vernichtung/ Löschung der Unterlagen ist auf Verlangen zu bestätigen.

5.3 Das Unternehmen hat alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung der Vergabeunterla- gen oder der Erstellung des Angebots betraut werden, entsprechend Ziffern 5.1 und 5.2 zu verpflichten und dies auf Verlangen des Auftraggebers nachzuweisen. Dies gilt auch für eine ggf. beabsichtigte Weitergabe der Unterlagen an vorgesehene Nachunternehmer.

5.4 Eine Veröffentlichung, kommerzielle Verwertung und Weitergabe an Dritte (mit Ausnahme für Zwecke der Angebotserstellung von Nachunternehmern) von Unterlagen des Verhand- lungsverfahrens) ist ohne die in Schriftform erteilte vorherige Zustimmung des Auftragge- bers nicht zulässig.

5.5 Die Bedingungen einer eventuell abgegebenen Vertraulichkeitserklärung in diesem Verga- beverfahren bleiben von den o.g. Bedingungen unberührt.

5.6 Die vorstehenden Verpflichtungen behalten auch nach Beendigung/Einstellung dieses Vergabeverfahrens für weitere 5 Jahre ihre Gültigkeit.

6 Teilnahmewettbewerb

6.1 Für den Teilnahmewettbewerb gelten die in der Bekanntmachung aufgeführten Teilnahme- bedingungen.

Die Bekanntmachung ist abrufbar im TED-Portal der EU oder auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (https://bieterportal.noncd.db.de/portal unter „Detailansicht der Be- kanntmachung“).

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6.2 Die dort geforderten Informationen und Nachweise sind von den Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Das Angebot ist nicht mit dem Teilnahmeantrag einzu- reichen. Dies gilt auch dann, wenn der Auftraggeber weitere Vergabeunterlagen (z.B. ein Angebotsformblatt) bereits zu Beginn des Teilnahmewettbewerbs veröffentlicht.

6.3 Die in der Bekanntmachung im EU-Amtsblatt aufgeführte Frist für den Eingang der Teilnah- meanträge ist unbedingt einzuhalten; eine verspätete Abgabe führt zur Nichtberücksichti- gung des Teilnahmeantrages, es sei denn die Verspätung ins nicht von dem Unternehmen zu vertreten. Es gelten darüber hinaus die gesetzlichen Ausschlussgründe. Der Auftragge- ber berücksichtigt im Rahmen der Zuverlässigkeitsprüfung die Ausschlussgründe der §§ 123, 124 GWB i.V.m. § 142 Nr. 2 GWB im Rahmen des ihm zustehenden Ausschlusser- messens.

6.4 Nach Prüfung der Teilnahmeanträge wird der Auftraggeber, die zum weiteren Verfahren zuzulassenden Unternehmen zur Abgabe von Angeboten auffordern. Die Unternehmen, die nicht ausgewählt werden, erhalten eine Mitteilung, dass sie nicht weiter am Verfahren be- teiligt werden.

6.5 Der Bewerber kann seinen Teilnahmeantrag nur bis zum Ablauf der Frist für den Teilnah- meantrag ändern, berichtigen oder zurücknehmen. Eine Änderung muss zweifelsfrei sein.

Die Änderung eines Teilnahmeantrags erfolgt durch Neueinstellung des geänderten Teil- nahmeantrags auf der e-Vergabeplattform

6.6 Für die Form der Teilnahmeanträge gilt Ziffer 7 (Form des Angebots) entsprechend. Even- tuelle Abweichungen in der Bekanntmachung im EU-Amtsblatt gehen vor.

6.7 Soweit sich der Auftraggeber nicht vorab anders festgelegt hat, behält er sich vor, die Un- ternehmen aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren (§ 51 Abs. 2 SektVO).

7 Form des Angebots

7.1 Angebote sind ausschließlich über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG einzu- reichen.

Angebotsabgabe über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG in Textform nach § 126b BGB:

Der Bieter nutzt die Angebotsfunktion des Vergabeportals der Deutsche(n) Bahn AG, um die mit dem Angebot geforderten Angaben zu machen und ggf. Angebotsdokumente hoch- zuladen.

Auf andere Art übermittelte Angebote, insbesondere solche per Telefax oder per E-Mail, sind nicht zulässig. Der Auftraggeber behält sich vor, die Einreichung von Dokumenten mit eingescannten Unterschriften zu verlangen (z.B. bei Vertraulichkeitserklärungen nach Zif- fer 4.1).

7.2 Alle von den Bietern eingereichten elektronischen Dokumente sind in einem gängigen Da- tenformat zu erstellen und müssen mit einer Standardsoftware (z.B. Word, Excel) bearbeitet bzw. bei Ablichtungen von Dokumenten per PDF gelesen werden können. Dateiformate von Dokumenten, die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt und von den Unternehmen zu bearbeiten sind, dürfen nicht geändert werden. Als Komprimierungsprogramm ist aus- schließlich WIN-ZIP zugelassen. Wegen programmbedingter Begrenzungen für Pfadlängen

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wird empfohlen, die Dateinamen auf maximal 25 Zeichen zu begrenzen. Anderenfalls kön- nen sich Probleme beim Upload der Dateien ergeben.

8 Teilnahme- und Angebotsfristen

8.1 Die Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge ist in der Bekanntmachung im EU-Amtsblatt angegeben. Auf Ziffer 6 wird verwiesen.

8.2 Die Frist für den Eingang der Angebote wird den zum weiteren Verfahren zugelassenen Unternehmen nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs mitgeteilt.

8.3 Für die Fristberechnung gilt die Ortszeit der Vergabestelle. Die Angebotsfrist ist unbedingt einzuhalten.

8.4 Der Bewerber/Bieter kann seinen Teilnahmeantrag/sein Angebot nur bis zum Ablauf der Abgabefrist ändern, berichtigen oder zurücknehmen. Eine Änderung muss zweifelsfrei sein.

Die Änderung eines Teilnahmeantrags/Angebots erfolgt durch Neueinstellung des geänder- ten Teilnahmeantrags/Angebots auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG.

8.5 Die Bindefrist der Angebote beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Deren Ablauf wird den ausgewählten Bietern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe mitgeteilt. Die Bieter sind bis zu diesem Zeitpunkt an ihre Angebote gebunden. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Bedarf die Bieter, um eine Verlängerung der Bindefrist für ihre Angebote zu ersuchen.

8.6 Sollte es beim Hochladen der Teilnahmeanträge/ Angebotsdokumente technische Prob- leme geben, dann muss sich der Bieter unverzüglich an die im Bieterportal hinterlegten Kontaktdaten unter: https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/eva/supplierpor- tal/portal/tabs/vergaben wenden. Ist dies nachweislich nicht oder erst nach Ablauf der Ab- gabefrist (Teilnahmefrist/ Angebotsfrist) erfolgt, kann dies zum Ausschluss aus dem Verga- beverfahren führen.

9 Inhalt des Angebots

9.1 Die Vergabeunterlagen, einschließlich sämtlicher Anlagen sind der Einreichung des Ange- botes und der Kalkulation vollständig zugrunde zu legen.

9.2 Das Angebot ist in all seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen; ausgenom- men sind fremdsprachige feststehende Fachbegriffe.

9.3 Elektronische Angebote sind in dem Format des Bieterportals des Vergabeportals der Deut- sche(n) Bahn AG zu erstellen. Bei Widersprüchen zwischen Eintragungen im Angebotspor- tal und Angaben in hochgeladenen Angebotsunterlagen gehen die Eintragungen im Ange- botsportal vor.

9.4 Dem Angebot sind die in diesen Bewerbungsbedingungen oder gegebenenfalls später vom Auftraggeber entsprechend bezeichneten Unterlagen beizufügen. Andere Unterlagen sind nicht zugelassen.

9.5 Soweit sich der Auftraggeber nicht vorab anders festgelegt hat, behält er sich vor, die Un- ternehmen aufzufordern, fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Auf § 51 Abs. 2 und 3 SektVO wird hingewiesen.

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11 Hinweise zur Angebotsbearbeitung

11.1 Allgemeine Hinweise

11.1.1 Die im Rahmen des Vergabeverfahrens von den Unternehmen eingereichten Unterlagen gehen in das Eigentum der Deutsche Bahn AG über. Die Deutsche Bahn AG und die mit ihr gem. §§ 15 AktG verbundenen Unternehmen erhalten das vollumfängliche Recht, diese im Rahmen des Vergabeverfahrens zu nutzen. 11.1.2 Für die Angebotsbearbeitung und/oder Teilnahme am Vergabeverfahren wird keine Kosten- erstattung gewährt. 11.1.3 Angebote müssen auf sämtlichen Vergabeunterlagen, insbesondere des Vertrages (An- hang C2), der Leistungsbeschreibung (Anhang C1), basieren und verbindlich sein.

11.2 Allgemeine Vorgaben für Preisangaben

11.2.1 Alle Preispositionen sind zu bepreisen. Auf § 51 Abs. 3 SektVO wird hingewiesen. 11.2.2 Alle Aufwände des Bieters sind in die vorhandenen Preispositionen einzupreisen. Eine Än- derung des vorgegebenen Textes oder der vorgegebenen Formatierung (z.B. andere oder neue Spalten/Zeilen) ist nicht zulässig. 11.2.3 Angebote mit Preisen, die der Bieter an bestimmte, in den Vergabeunterlagen nicht vorge- sehene Bedingungen knüpft, (z.B. Laufzeiten, Abnahmemengen, Kopplung mit anderen Aufträgen, zusätzliche Beistellleistungen des Auftraggebers, etc.) stellen eine unzulässige Änderung bzw. Ergänzung der Vergabeunterlagen dar und werden ausgeschlossen. 11.2.4 Alle Angebotspreise sind in Euro, Bruchteile in vollen Euro-Cent anzugeben. 11.2.5 Alle Angebotspreise sind netto ohne Umsatzsteuer anzugeben.

11.3 Vertragsbedingungen

Soweit dies nicht ausdrücklich anders gekennzeichnet ist, sind die Vertragsbedingungen einschließlich der Anlagen zum Vertrag zwingend einzuhalten. Abweichungen oder Ein- schränkungen hinsichtlich der Vertragsbedingungen oder den ggfs. vorgegebenen Ange- botsalternativen führen zum Angebotsausschluss. Soweit dies in dem zu verwendenden Vertragsmuster vorgesehen ist, muss sich das Unternehmen durch Ankreuzen einer der Wahlmöglichkeiten bzw. Aktivieren eines der Kontrollkästchen-Formularfelder entscheiden, welche Variante angeboten wird. Die Auswahl wird nach der in der Wertungsmatrix dargestellten Methode bewertet. Unter Ziffer II.7. des Rahmenvertrags (Anhang C2) haben die Unternehmen die Ansprechpartner für die Vertragsabwicklung anzugeben.

11.4 Beschreibung der Auftragsausführung/Kriterienkatalog

11.4.1 Das Angebot muss in jedem Fall den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entspre- chen, soweit diese nicht als Bewertungskriterien definiert sind (vgl. dazu Zif- fern 15.5.1 und 15.5.2). Abweichungen von oder Einschränkungen der Muss-Kriterien füh- ren zum Angebotsausschluss. 11.4.2 Das Attribut „Option“ kennzeichnet optionale Leistungen, die zwingend anzubieten und zu bepreisen sind, wenn der Auftraggeber nicht ausdrücklich eine andere Regelung getroffen hat. Den Auftraggeber trifft keine Verpflichtung, solche Optionen in Anspruch zu nehmen und zu beauftragen. 11.4.3 Verfügbarkeitszeitpunkt

Das Angebot muss auf zum Zeitpunkt/Leistung bzw. Abnahme der Leistung verfügbaren Lösungen basieren.

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12 Anzahl der Hauptangebote/Nebenangebote/Rabatte

12.1 Es ist ein Hauptangebot pro Bieter zugelassen. Reicht ein Bieter mehr Hauptangebote als zugelassen ein, führt dies zum Ausschluss aller seiner Hauptangebote.

12.2 Nebenangebote sind nicht zugelassen. Die vom Auftraggeber verwendete Leistungsbe- schreibung enthält funktionale Spezifikationen und Sollanforderungen, die hinsichtlich des angebotenen Erfüllungsgrads bewertet werden.

12.3 Bleibt frei

12.4 Bleibt frei

12.5 Bleibt frei

13 Bietergemeinschaften

13.1 Bietergemeinschaften sind vorbehaltlich der Vorgaben des § 1 GWB zugelassen. Bieterge- meinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistung. Vo- raussetzung für die Stellung eines Teilnahmeantrages durch eine Bietergemeinschaft ist, dass sich die Bietergemeinschaft unter der Bezeichnung „BIEGE“ und ihrer genauen Fir- mierung im Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG registriert (siehe dort auch die „Hin- weise zur Registrierung von Bewerber- und Bietergemeinschaften in der eVergabe“). Eine bestehende Registrierung der Mitglieder der Bietergemeinschaft ist nicht ausreichend. In ihrem Teilnahmeantrag hat die Bietergemeinschaft sämtliche Mitglieder zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Ab- schluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Dafür ist das Formblatt Bieter- gemeinschaftserklärung (Anhang B5) zu verwenden.

13.2 Die Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind berechtigt, auch einzeln Teilnahmeanträge zu stellen. Es dürfen jedoch keine Angebote von Mitgliedern eingereicht werden, sofern die Bietergemeinschaft ein Angebot einreicht. In diesem Fall wird das Angebot des Mitglieds bzw. der Mitglieder ausgeschlossen. Ferner dürfen keine Mitglieder an unterschiedlichen Bietergemeinschaften beteiligt sein. In diesem Fall werden alle Angebote der betroffenen Bietergemeinschaften ausgeschlossen.

13.3 Änderungen in der Zusammensetzung von Bietergemeinschaften nach Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge sind nicht gestattet.

14 Nachunternehmer

14.1 Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungen, die er an Nachunternehmer (Unterauftrag- nehmer im Sinne von § 34 SektVO) zu vergeben beabsichtigt, sowie die vorgesehenen Nachunternehmer (einschließlich der dem Bieter verbundenen Nachunternehmer) im An- gebot zu bezeichnen. Dafür ist das Formblatt „Nachunternehmerliste“ (siehe Anhang B7) zu verwenden. Im Fall der Eignungsleihe nach § 47 SektVO sind die geforderten Eignungs- nachweise für das betreffende Eignungskriterium für den zur Eignungsleihe benannten Nachunternehmer vorzulegen.

Reine Zulieferer sind keine Nachunternehmer.

14.2 Nachunternehmer, auf deren Kapazitäten sich das Unternehmen im Teilnahmewettbewerb gem. § 47 SektVO berufen hat, gelten als verbindlich benannt. Diese Nachunternehmer

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können im Vergabeverfahren nach Ablauf der Frist für die Einreichung des Teilnahmean- trags nicht mehr ausgetauscht werden.

Soweit keine Eignungsleihe gem. § 47 SektVO erfolgt, hat die Nachunternehmerbenen- nung nur vorläufigen Charakter. Der Auftraggeber kann vom Bieter vor Zuschlagserteilung eine verbindliche Benennung der vorgesehenen Nachunternehmer und den Nachweis ver- langen, dass dem Bieter die erforderlichen Mittel der benannten Nachunternehmer zur Ver- fügung stehen.

14.3 Der Auftraggeber behält sich vor, die Eignung und Zuverlässigkeit der vorgesehenen Nach- unternehmer zu prüfen. Der Auftraggeber kann vom Bieter zu diesem Zweck die in der Auf- tragsbekanntmachung bezeichneten Eignungsnachweise und Erklärungen zur Zuverlässig- keit auch für die Nachunternehmer verlangen.

14.4 Die Nachunternehmerliste kann bei Beauftragung nur in dem im Vertrag vorgesehenen Ver- fahren geändert werden.

14.5 Es wird darauf hingewiesen, dass für Nachunternehmer aller Stufen § 128 Abs. 1 GWB An- wendung findet.

15 Angebotswertung

15.1 Allgemeine Hinweise zur Angebotswertung

Die Bewertung der Angebote erfolgt unter Beachtung der §§ 51 ff. SektVO in einem drei- stufigen Verfahren. Die drei Stufen der Angebotswertung sind:

® Prüfung von Ausschlussgründen

® Prüfung der Angemessenheit der Preise, sofern Anlass hierzu besteht

® Bewertung der Angebote anhand der bekannt gemachten Kriterien.

15.2 Ausschlussgründe

15.2.1 Der Auftraggeber weist darauf hin, dass es zum Angebotsausschluss führt, wenn der Bieter ein Angebot einreicht, das mit den Angeboten der Wettbewerber nicht vergleichbar ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn der Bieter:

® das Angebot nicht form- oder fristgerecht einreicht, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten,

® er Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt oder diese außerhalb der dafür vorgesehenen Stellen ergänzt,

® er eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen verwendet,

® das Angebot unter einem Gremienvorbehalt oder einem sonstigen Vorbehalt oder unter Bedingungen abgibt,

® er mit dem Angebot von zwingenden kommerziellen Bedingungen oder zwingenden fachlichen Anforderungen des Auftraggebers abweicht oder

® er auf entsprechende Nachforderung des Auftraggebers die nachgeforderten Unterla- gen nicht, nicht vollständig oder nicht fristgerecht einreicht oder er zusätzliche Aus- künfte verweigert. 15.2.2 Es führt auch zum Angebotsausschluss, wenn der Bieter ohne die vorherige und ausdrück- liche mindestens in Textform erteilte Zustimmung des Auftraggebers gegen die in diesen

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Bewerbungsbedingungen festgelegten Vertraulichkeitsregeln oder eine gesonderte Ver- traulichkeitserklärung verstoßen hat. Mündliche Erklärungen haben keine rechtlich verbind- liche Wirkung. 15.2.3 Es gelten darüber hinaus die gesetzlichen Ausschlussgründe.

15.3 Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.

Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung sind in der beigefügten Bewertungsmatrix (An- hang B8 der Bewerbungsbedingungen) detailliert aufgeschlüsselt.

15.4 Kommerzielle Bewertung

15.4.1 Zum Zwecke der kommerziellen Bewertung ermittelt der Auftraggeber für jedes Angebot den Bewertungspreis. 15.4.2 Die Berechnung der Bewertungspreise ist in der beigefügten Bewertungsmatrix (Anhang B8 der Bewerbungsbedingungen) detailliert dargestellt.

15.5 Bewertung der technischen Eigenschaften/fachlichen Ausführung und zu den Vertragsbe- dingungen

15.5.1 Ausschluss- bzw. Muss-Kriterien 15.5.1.1 Soweit Anforderungen nicht ausdrücklich als Bewertungskriterien gekennzeichnet sind, gelten diese als Ausschluss- bzw. Muss-Kriterien, die zwingend durch den Bieter zu er- füllen sind. Anforderungen, die nach den Vorgaben erfüllt werden „sollen“ oder „mög- lichst“ zu erfüllen sind, gelten nicht als Ausschluss- bzw. Muss-Kriterien. Diese Anforde- rungen werden ggfs. gemäß Ziffer 15.5.2 bewertet (Bewertungskriterien). Für den Fall, dass es zu Widersprüchen zwischen der Leistungsbeschreibung (Anhang C1) und der Bewertungsmatrix B8 hinsichtlich der Einordnung von Kriterien als Bewertungs- oder Musskriterien kommt, gehen die Angaben in der Bewertungsmatrix vor. 15.5.1.2 Der Auftraggeber behält sich vor, Muss-Kriterien im Verlauf des Vergabeverfahrens noch einmal zu ändern, sie entfallen zu lassen oder neue Muss-Kriterien hinzuzufügen. Die Bieter werden darüber rechtzeitig informiert. Für den Fall, dass das Angebot eines Bie- ters wegen Nichterfüllung eines Muss-Kriteriums vorläufig ausgeschieden wurde und dieses Kriterium nachfolgend entfällt, wird der betreffende Bieter wiederum zur Teil- nahme am Verhandlungsverfahren und zur Abgabe eines Angebotes eingeladen und über den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens informiert. Auf Ziffer 4.4 wird hingewie- sen. 15.5.1.3 Erkennt ein Unternehmen vor Angebotsabgabe, dass ein einzelnes Muss-Kriterium nicht oder nicht wirtschaftlich erfüllt werden kann, so kann es dem Auftraggeber vorschlagen, das Muss-Kriterium bzw. die zugrundeliegende Anforderung aufzuheben oder zu ändern. Dabei sind die technischen und/oder wirtschaftlichen Gründe für die Aufhebung/Ände- rung des Muss-Kriteriums und ggf. alternative Lösungsvorschläge zur Erreichung des Zieles der Anforderung darzulegen. Der Auftraggeber wird rechtzeitig vor Ablauf der An- gebotsfrist eingehende Änderungs-/Aufhebungsvorschläge prüfen. 15.5.2 Bewertungskriterien 15.5.2.1 Bewertungskriterien (Bewertungsmatrix Anhang B8) werden im Rahmen der technisch- fachlichen Angebotswertung entsprechend ihrer Bedeutung berücksichtigt. 15.5.2.2 Bleibt frei 15.5.2.3 Bleibt frei

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16 Weiterer Ablauf des Vergabeverfahrens

16.1 Der Auftraggeber wird die wertungsfähigen Angebote anhand der bekannt gemachten Be- wertungskriterien bewerten und danach zu fachlichen und kommerziellen Verhandlun- gen/Angebotspräsentationen einladen. Im Regelfall wird in einem ersten Termin ein techni- sches Aufklärungsgespräch mit den im Wettbewerb verbliebenen Bietern geführt, bei dem technische Fragestellungen des Angebotes besprochen werden. Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen dieses Termins kommerzielle Aspekte des Angebotes zu diskutieren. Der Auftraggeber behält sich vor, mehrere Verhandlungsrunden durchzuführen.

Der Auftraggeber behält sich vor, den Kreis der an den Verhandlungen teilnehmenden Bie- ter auf den oder die aussichtsreichsten Bieter zu begrenzen und mit diesen die Verhand- lungen fortzusetzen (preferred bidder). Eine etwaige Verengung des Bieterkreises erfolgt anhand der bekannt gemachten Bewertungskriterien. Sind die Verhandlungen mit einem preferred bidder nicht erfolgreich, so steht es dem Auftraggeber frei, die Auswahl zum pre- ferred bidder wieder rückgängig zu machen.

Der Auftraggeber behält sich vor das Verhandlungsverfahren in Form eines strukturierten und abgestuften Verhandlungsprozesses durchzuführen. Dieser Verhandlungsprozess be- steht aus einer oder mehreren aufeinander folgenden Verhandlungsphasen. Eine Verhand- lungsphase besteht wiederum aus einer oder mehreren Verhandlungsrunden. Im Rahmen der finalen Verhandlungsphasen beabsichtigt der Auftraggeber nur noch über kaufmänni- sche Bedingungen, wie insbesondere den Preis zu verhandeln.

Die Entscheidung über das konkrete Verhandlungsdesign trifft der Auftraggeber nach Aus- wertung der eingegangenen Angebote nach vorher feststehenden, objektiven Krite-rien und kommuniziert diese und die damit verbundenen Verhandlungsregeln rechtzeitig allen ver- bliebenen Bietern.

Der Auftraggeber behält sich hierbei vor, besondere Verhandlungsmethoden wie zum Bei- spiel sog. „holländische“ oder „englische" Verhandlungen (steigende oder fallende Preise) bzw. Kombinationen daraus einzusetzen. Hierbei kann der Auftraggeber den Bietern gleich- zeitig oder auch nacheinander Angebote, Zielpreise oder weiter Preisinformationen vorge- ben. In diesem Zusammenhang kann der Auftraggeber in einer vorgelagerten Verhand- lungsrunde ein „Erstangebotsrecht“ für nachgelagerte Verhandlungsrunden zwischen den Bietern unter Wahrung der Chancengleichheit und Wirtschaftlichkeit vergeben. In diesem Fall behält sich der Auftraggeber ausdrücklich vor, den Zuschlag auch ohne jegliche bzw. jede weitere Verhandlung zu erteilen.

Die Verhandlungen erfolgen entweder als Präsenzveranstaltung oder auch unter Einsatz elektronischer Mittel (virtuell). Für die Entscheidungen über eine Angebotsabgabe in den finalen Verhandlungsphasen erhalten die Bieter jeweils eine Zeitvorgabe, die zwischen we- nigen Minuten und einigen Tagen variieren kann. Der Auftraggeber wird für die Durchfüh- rung des finalen Verhandlungsprozesses im Vorfeld das Basis-Kommunikationspapier (An- lage 208.1220V31) fortschreiben und weiter konkretisieren. Es wird gleichzeitig allen ver- bliebenen Bietern bekannt gegeben. Die Bieter erhalten sodann eine angemessene Zeit zur Vorbereitung und die Gelegenheit, Rückfragen zu stellen.

16.2 Präsentationen und Verhandlungen werden in deutscher Sprache geführt. Zeit und Ort wird der Auftraggeber rechtzeitig bekannt geben.

16.3 Zur Klärung offener Fragen kann der Auftraggeber im Vorfeld oder im Nachgang von Prä- sentationen oder Verhandlungen einen Fragenkatalog an die/den Bieter versenden, wel- cher kurzfristig über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG zu beantworten ist.

16.4 Der Auftraggeber behält sich auch vor, die Struktur und den Ablauf des Verhandlungsver- fahrens jederzeit anzupassen und insbesondere auf Teile zu verzichten oder weitere Teile

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zu ergänzen. Der Auftraggeber behält sich insoweit vor, auf die Durchführung von Verhand- lungen zu verzichten oder zunächst nicht berücksichtigte Bieter zu einem späteren Zeit- punkt wieder zu Verhandlungen zuzulassen. Der Auftraggeber informiert jeweils die betei- ligten Bieter über die angepasste Struktur und den Verfahrensablauf.

16.5 Werden Verhandlungen mit mehreren Bietern geführt, so erfolgt der Zuschlag auf das An- gebot, das nach Abschluss der Verhandlungen das wirtschaftlichste ist.

16.6 Für das Verhandlungsverfahren ist derzeit folgender zeitlicher Ablauf vorgesehen:

KW42 / 2026 Abgabe der Teilnahmeanträge KW45 / 2026 Angebotsabgabe KW47 / 2026 Aufklärungs- und Verhandlungsgespräche KW49-50 / 2026 voraussichtliche Zuschlagserteilung

Die hier genannten Termine dienen den Unternehmen zur Orientierung, sind aber nicht verbindlich.

16.7 Der Auftraggeber behält sich zu Dokumentationszwecken vor, eine Ausfertigung des abge- schlossenen Vertrages zu verlangen. In der Regel erfolgt dies in elektronischer Form.

17 Besondere gesetzliche Anforderungen an den Auftragnehmer

Die Deutsche Bahn AG und die mit ihr gemäß § 290 HGB verbundenen Unternehmen verfolgen das Ziel, Transparenz hinsichtlich des Abschlusses von solchen Verträgen zu schaffen, in denen in Bezug auf den Vertragspartner besondere gesetzliche Anforderungen gelten. Dies gilt insbesondere für Verträge mit aktiven oder ehemaligen Vorständen von Aktiengesellschaften und Geschäftsführern von Gesellschaften mit beschränkter Haftung im DB-Konzern.

Ehemalig in diesem Sinne ist die Position als Vorstand oder Geschäftsführer unabhängig davon, wie weit sie zeitlich zurückliegt.

Daher ist es erforderlich, dass Bewerber/Bieter, die eine natürliche Person sind, eine Erklä- rung abgeben, wenn sie zu den vorgenannten Personengruppen gehören.

18 Rechtsmittelbelehrung

18.1 Für die Nachprüfung von Verstößen gegen Vergabebestimmungen ist folgende Stelle zu- ständig:

Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes Kaiser-Friedrich-Straße 16 53113 Bonn, Germany Fax: +49 (0)22894 99-163

18.2 Wenn der Zuschlag bereits wirksam erteilt worden ist, kann dieser nicht mehr vor der Verga- bekammer angegriffen werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Der Zuschlag darf erst 10 Ka- lendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post erteilt werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalen- dertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls

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unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftragge- bers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.

18.3 Der Bieter hat in den Angebotsunterlagen alle Angaben deutlich zu kennzeichnen, die der Wahrung von Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen unterliegen. Liegt keine entsprechende Kennzeichnung vor, geht der Auftraggeber davon aus, dass sich diesbezüg- lich keine Weitergabebeschränkungen nach § 5 Abs. 1 SektVO ergeben und die Angaben im Sinne von § 165 GWB den Beteiligten eines Nachprüfungsverfahrens zur Einsichtnahme freigegeben werden können.

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19 Anlagen zur Vergabe

Die folgende Auflistung enthält eine Übersicht über beiliegende und mit dem Teilnahmean- trag bzw. Angebot einzureichende Unterlagen zu diesem Vergabeverfahren.

Die aufgeführten Dokumente sind – soweit nicht anders gekennzeichnet – vollständig ausgefüllt einzureichen.

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Anhang C3 Angebotsformblatt

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