[Seite 1]
Vertraulichkeitsvereinbarung
zwischen
der Stadtreinigung Hamburg, Anstalt des öffentlichen Rechts, vertreten durch die
Geschäftsführer Prof. Dr. Rüdiger Siechau und Holger Lange, Bullerdeich 19, 29537 Hamburg
-nachfolgend „Auftraggeberin“ (AG)/ Inhaberin-
und
Name, vertreten durch XX , Sitz in XX
-nachfolgend „Bieter“/ „Auftragnehmer“ (AN)/ Empfänger–
beide nachfolgend auch „Partei“ oder „Parteien“ genannt, wird folgende
Verschwiegenheitsvereinbarung (nachfolgend „Vereinbarung“) geschlossen:
- Präambel
Die AG zählt zu den größten kommunalen Dienstleistern im Bereich der Ver- und Entsorgungs-
sowie Recyclingwirtschaft in Deutschland und übernimmt dabei Aufgaben nach dem
Stadtreinigungsgesetz, u. a. die Sammlung, Transport als auch die Behandlung von Hausmüll
und hausmüllähnlichen Abfällen in Ihren Müllverwertungsanlagen Borsigstraße (MVB) und
Rugenberger Damm (MVR). Im Rahmen Ihrer Tätigkeiten beabsichtigt die AG mittels eines
Vergabeverfahrens nun, den Service für die bestehende Telekommunikationslösung der AG
neu abzuschließen und die Beschaffung, die Implementierung und den Service für neue
Telekommunikationslösungen der Müllverbrennungsanlagen zu vergeben. Zur Regelung von
zukünftigen Dienstleistungsabrufen und nachträglichen Käufen, sogenannten Nachkäufen,
1
[Seite 2]
werden auch die Konditionen für etwaige Nachkäufe und Dienstleistungen im Sinne eines
Rahmenvertrages vereinbart.
Im Zuge des Vergabeverfahrens werden besonders schützenswerte Informationen, die die IT-
Sicherheit der AG betreffen, an die Bieter ausgegeben, um die fundierte Abgabe von
Angeboten zu ermöglichen. Hierzu enthalten die Vergabeunterlagen Informationen über den
derzeitigen Ausbaustand der Telekommunikationslösungen der AG sowie der
Müllverbrennungsanlagen sowie Planungsinformationen über den geplanten Ausbaustand der
zukünftigen Lösungen. Zweck der zusätzlichen Vertraulichkeitsvereinbarung ist daher, den
besonderen Schutz der in diesem Zuge erteilten Informationen, die die unternehmerischen
Sicherheitssysteme der AG betreffen, zu gewährleisten.
- Begrifflichkeiten
2.1 Vertrauliche Informationen im Sinne dieser Vereinbarung sind sämtliche
Informationen (ob schriftlich, elektronisch, mündlich, digital verkörpert oder in anderer Form),
die von der Inhaberin (AG) an den Empfänger (Bieter/AN) oder einem mit diesem im Sinne der
§§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen zum vorgenannten Zweck offenbart werden.
Als vertrauliche Informationen gelten insbesondere:
2.1.1 Geschäftsgeheimnisse, Produkte, System- und Lösungsbeschreibungen von IT-
Systemen, Herstellungsprozesse, Know-how, Erfindungen, geschäftliche
Beziehungen, Geschäftsstrategien, Businesspläne, Finanzplanung,
Personalangelegenheiten, digital verkörperte Informationen (Daten);
2.1.2 Jegliche Unterlagen und Informationen der AG, die Gegenstand technischer und
organisatorischer Geheimhaltungsmaßnahmen sind und als vertraulich
gekennzeichnet oder nach der Art der Information oder den Umständen der
Übermittlung als vertraulich anzusehen sind;
2.1.3 das Bestehen dieser Vereinbarung und ihr Inhalt. Eine detaillierte Beschreibung
des Projektes und der Vertraulichen Informationen sind den Ausschreibungsunterlagen
zu entnehmen.
2.2 Nicht Vertrauliche Informationen sind in Bezug auf eine Partei solche Informationen,
2.2.1 die der Öffentlichkeit vor der Mitteilung oder Übergabe durch eine Partei der
Partei bekannt oder allgemein zugänglich waren oder dies zu einem späteren Zeitpunkt
ohne Verstoß gegen eine Geheimhaltungspflicht werden;
2
[Seite 3]
2.2.2 die dieser Partei bereits vor der Offenlegung durch eine andere Partei
nachweislich und ohne Verstoß gegen eine Geheimhaltungspflicht nachweislich
bekannt waren;
2.2.3 die von dieser Partei ohne Nutzung oder Bezugnahme auf vertrauliche
Informationen der offenlegenden Partei selbst gewonnen wurden; oder
2.2.4 die dieser Partei von einem berechtigten Dritten ohne für diese Partei
offenkundigen Verstoß gegen eine Geheimhaltungspflicht übergeben oder zugänglich
gemacht werden.
2.3 Als Inhaberin wird die natürliche oder juristischer Person bezeichnet, die Kontrolle über
das Geschäftsgeheimnis hat.
2.4 Als Empfänger wird jede natürliche oder juristische Person bezeichnet, gegenüber
welcher das Geschäftsgeheimnis offengelegt wird. Der Empfänger hat keinerlei
Kontrolle über das Geschäftsgeheimnis und ist nicht berechtigt, dass
Geschäftsgeheimnis entgegen der Vereinbarung zu nutzen oder offenzulegen. Durch
die Offenlegung des Geschäftsgeheimnisses wird der Empfänger nicht zum Inhaber im
Sinne der vorstehenden Definition.
2.5 Vertreter in Bezug auf eine Partei sind:
2.5.1 die verbundenen Unternehmen;
2.5.2 alle Organe, leitende Angestellte, Mitarbeiter, Stellvertreter sowie interne und
externe Berater (einschließlich aber nicht beschränkt auf Finanz-, Rechts- und
technische Berater) einer Partei sowie der Verbundenen Unternehmen einer Partei.
2.6 Dritter im Sinne dieser Vereinbarung ist jeder, der nicht einer der
vertragsschließenden Partei dieser Vereinbarung zugehörig ist.
2.7 Offenlegung bezeichnet das Eröffnen des Geschäftsgeheimnisses gegenüber einem
Dritten. Offenlegung bedeutet nicht Öffentlichkeit.
- Geheimhaltungspflichten
Der Empfänger (Bieter/ AN) verpflichtet sich,
3.1 die vertraulichen Informationen streng vertraulich zu behandeln und nur im
Zusammenhang mit dem Zweck zu verwenden;
3
[Seite 4]
3.2 die vertraulichen Informationen nur gegenüber solchen Vertretern offen zu legen, die
auf die Kenntnis dieser Informationen für den Zweck angewiesen sind, vorausgesetzt, dass
der Empfänger sicherstellt, dass ihre Vertreter diese Vereinbarung ebenfalls einhalten, als
wären sie selbst durch diese Vereinbarung gebunden;
3.3 die erhaltenen vertraulichen Informationen durch angemessene
Geheimhaltungsmaßnahmen gegen den unbefugten Zugriff durch Dritte zu sichern und bei der
Verarbeitung der vertraulichen Informationen die gesetzlichen und vertraglichen Vorschriften
zum Datenschutz einzuhalten. Dies beinhaltet auch, dem aktuellen Stand der Technik
angepasste technische Sicherheitsmaßnahmen (Art. 32 DS-GVO) anzuwenden und die
Verpflichtung der Mitarbeiter auf die Vertraulichkeit und die Beachtung des Datenschutzes (Art.
28 Abs. 3 lit. b DS-GVO) hinzuweisen;
3.4 sofern der Empfänger aufgrund geltender Rechtsvorschriften gerichtlicher oder
behördlicher Anordnungen oder aufgrund einschlägiger börsenrechtlicher Regelungen
verpflichtet ist, teilweise oder sämtliche vertraulichen Informationen offenzulegen, die
Inhaberin (soweit rechtlich möglich und praktisch umsetzbar) hierüber unverzüglich schriftlich
zu informieren und alle zumutbaren Anstrengungen zu unternehmen, um den Umfang der
Offenlegung auf ein Minimum zu beschränken und der Inhaberin erforderlichenfalls jede
zumutbare Unterstützung zukommen zu lassen, die eine Schutzanordnung gegen die
Offenlegung sämtlicher Vertraulicher Informationen oder von Teilen hiervon anstrebt.
- Rückgabe/ Löschung der Vertraulichen Informationen
4.1 Auf Aufforderung der Inhaberin (AG) sowie ohne Aufforderung spätestens nach
Erreichung des in der Präambel beschriebenen Zwecks ist der Empfänger verpflichtet,
sämtliche vertraulichen Informationen einschließlich der Kopien hiervon innerhalb von zehn
(10) Arbeitstagen nach Zugang der Aufforderung bzw. nach Beendigung des Projektes
zurückzugeben oder zu vernichten (einschließlich elektronisch gespeicherter Vertraulicher
Informationen), sofern nicht mit der Inhaberin vereinbarte oder gesetzliche
Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.
4.2 Die Vernichtung elektronisch gespeicherter vertraulicher Informationen erfolgt durch
die vollständige und unwiderrufliche Löschung der Dateien oder unwiederbringliche
Zerstörung des Datenträgers. Vollständige und unwiderrufliche Löschung bedeutet bei
elektronisch gespeicherten vertraulichen Informationen, dass die vertraulichen Informationen
derart gelöscht werden, dass jeglicher Zugriff auf diese Informationen unmöglich wird, wobei
spezielle Löschverfahren (z.B. mittels „Wiping“) zu verwenden sind, welche den anerkannten
Standards genügen (bspw. Standards des Bundesamts für Informationssicherheit). 4
[Seite 5]
4.3 Ausgenommen hiervon sind – neben vertraulichen Informationen, bzgl. derer eine
Aufbewahrungspflicht besteht
– Vertrauliche Informationen, deren Vernichtung bzw. Rückgabe technisch nicht
möglich ist, z.B. da sie aufgrund eines automatisierten elektronischen Backup-Systems
zur Sicherung von elektronischen Daten in einer Sicherungsdatei gespeichert wurden;
hierzu zählt auch das technisch notwendige Vorhalten von Stammdaten (z.B. Personal-
oder Kundennummern), welches nötig ist, um eine Verknüpfung zu den archivierten
Informationen herzustellen.
4.4 Auf Verlangen der Inhaberin hat der Empfänger schriftlich zu versichern, dass er
sämtliche Vertrauliche Informationen nach den Maßgaben der vorstehenden Ziffern und den
Weisungen der Inhaberin vollständig und unwiderruflich gelöscht hat.
- Eigentumsrechte an den vertraulichen Informationen
5.1 Die Inhaberin hat, unbeschadet der Rechte, die sie nach dem GeschGehG hat,
hinsichtlich der vertraulichen Informationen alle Eigentums-, Nutzungs- und
Verwertungsrechte. Die Inhaberin behält sich das ausschließliche Recht zur
Schutzrechtsanmeldung vor. Der Empfänger erwirbt kein Eigentum oder – mit Ausnahme der
Nutzung für den oben beschriebenen Zweck – sonstige Nutzungsrechte an den vertraulichen
Informationen (insbesondere an Know-how, darauf angemeldeten oder erteilten Patenten,
Urheberrechten oder sonstigen Schutzrechten) aufgrund dieser Vereinbarung oder sonst
wegen konkludenten Verhaltens.
5.2 Der Empfänger hat es strikt zu unterlassen, die vertraulichen Informationen außerhalb
des vereinbarten Zwecks in irgendeiner Weise selbst wirtschaftlich oder auf andere Weise zu
verwerten, nachzuahmen (insbesondere im Wege des sog. „Reverse Engineering“), durch
Dritte zu verwerten oder nachahmen zu lassen und insbesondere auf die vertraulichen
Informationen gewerbliche Schutzrechte – insbesondere Marken, Designs, Patente oder
Gebrauchsmuster – anzumelden.
- Vertragsstrafe
Verletzt der Bieter/ AN oder Mitarbeiter des Empfängers (Bieter/ AN) oder sonstige Personen,
für die der Empfänger gemäß §§ 31, 278, 831 BGB einzustehen hat, die sich aus dieser
Vereinbarung ergebenden Pflichten, so vereinbaren die Parteien die Zahlung einer
verschuldensunabhängigen Vertragsstrafe durch den Empfänger an die Inhaberin in
5
[Seite 6]
angemessener Höhe, wobei die Inhaberin die Höhe nach billigem Ermessen i.S.v. § 315 BGB
bestimmen wird und die Angemessenheit der Vertragsstrafe im Streitfall von dem zuständigen
Gericht überprüft werden kann. Die Geltendmachung weiteren Schadensersatzes bleibt
vorbehalten.
- Laufzeit
Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft und endet 5 Jahre nach Beendigung des
Informationsaustausches alternativ den Zweck hier nennen zum vorgenannten Zweck. Die
Pflicht zur Geheimhaltung bleibt von der Beendigung dieser Vereinbarung unberührt. Sie gilt
auch dann, wenn kein weiterer Vertrag im Zusammenhang mit dem Zweck geschlossen wird.
- Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Die Bestimmungen dieser Vereinbarung unterliegen in ihrer Durchführung und Auslegung
deutschem Recht unter Ausschluss des internationalen Privatrechts. Ausschließlicher
Gerichtsstand für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit der Vereinbarung ist
Hamburg, Deutschland.
- Schlussbestimmungen
9.1 Die vorliegende Vereinbarung stellt die gesamte zwischen den Parteien getroffene
Vereinbarung über die vertrauliche Behandlung von Informationen zur Durchführung des
Vertragszweckes dar und ersetzt alle evtl. bestehenden früheren Vereinbarungen zu dem oben
genannten Zweck. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen
dieser Vereinbarung sowie Kündigungen bedürfen der Schriftform, wobei die elektronische
Schriftform nicht ausreicht. Dies gilt auch für eine Änderung bzw. Aufhebung dieser Klausel.
9.2 Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein oder
werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Die
Parteien verpflichten sich in diesem Fall, eine wirksame Regelung zu vereinbaren, die der
nichtigen oder fehlenden Vereinbarung wirtschaftlich in gesetzlich erlaubter Weise am
nächsten kommt.
6
[Seite 7]
Ort, Datum Ort, Datum
Stadtreinigung Hamburg AöR XX
Stadtreinigung Hamburg AöR XX
7