Leitfaden für die Angebotsabgabe.pdf

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Leitfaden und Verfahrensbedingungen

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Offenes Verfahren (OV)

☐

Öffentliche Ausschreibung (Ö)

Nr. OV-RV 2026-100

nach VgV

als Rahmenvereinbarung

Implementierungsbegleitung Digitalisierungsprojekt

ab Zuschlag für 24 Monate

mit einmaliger Verlängerungsoption um 12 Monate

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Inhaltsverzeichnis

1 Einführung 3

2 Auftragsgegenstand 3

3 Aufforderung zur Angebotsabgabe 3

4 Verfahrensbedingungen 4

4.1 Losaufteilung 4

4.2 Haupt- und Nebenangebote 4

4.3 Rahmenvereinbarung 5

4.4 Eignungsnachweise und -kriterien 5

4.5 Zuschlagskriterien 6

Anlage 1: Eignungskriterien und Eignungsnachweise 7

Anlage 2: Zuschlagskriterien 10

Anlage 3: Checkliste der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen 17

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1 Einführung

Öffentlicher Auftraggeber des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Stadtreinigung Hamburg AöR

(nachfolgend auch als „SRH“ oder „Auftraggeber“ bezeichnet). Sie ist eine rechtlich selbständige An-

stalt des öffentlichen Rechts der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH). Sie ist als öffentlich-rechtli-

cher Entsorgungsträger der FHH für die öffentliche Abfallentsorgung in Hamburg zuständig und zu-

gleich größter Entsorgungsdienstleister Hamburgs.

2 Auftragsgegenstand

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Beschaffung einer Dienstleistung zur Unter-

stützung bei der Einführung einer neu beschafften Tourenplanungs- und Managementsoftware. Im

Zuge der Einführung eines neu beschafften Tourenplanungs- und Managementsystems sowie weiterer geplanter Digitalisierungsinitiativen steht die Organisation vor einer umfassenden fachlichen, technischen

und organisatorischen Transformation (Umsetzung Digitalisierungsprogramm). Die Implementierung bildet dabei die Grundlage für eine langfristige, datenbasierte Steuerung und Weiterentwicklung der Geschäfts- prozesse und geht mit einer hohen Komplexität sowie zahlreichen Schnittstellen zwischen Fachbereichen,

IT und externen Dienstleistern einher. Vor diesem Hintergrund ist eine strukturierte und übergreifende Steuerung der Implementierung erfor-

derlich, um eine konsistente Zielerreichung sicherzustellen, Risiken zu minimieren und die Zusam-

menarbeit aller Projektbeteiligten effektiv zu gestalten. Zur Unterstützung dieser Zielsetzung soll ein

externer Dienstleister eingebunden werden, der die Implementierung in einer koordinierenden, steu-

ernden und unterstützenden Funktion begleitet. Weiterführend müssen weitere Kernprozesse digitali-

siert werden

Näheres hierzu regelt die Leistungsbeschreibung.

Bei dem zu vergebenden Auftrag handelt es sich um eine Rahmenvereinbarung

☐ nein

☒ ja

3 Aufforderung zur Angebotsabgabe

Die SRH fordert interessierte Unternehmen hiermit auf, auf Grundlage dieser Vergabeunterlagen, ins-

besondere der nachfolgenden Verfahrensbedingungen für dieses Vergabeverfahren sowie der auf der

Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Bewerbungsbedingungen der SRH ein Angebot abzuge-

ben.

Das Angebot ist bis zu dem in der Auftragsbekanntmachung genannten Termin mit den nachfolgend

aufgeführten Erklärungen, Nachweisen und Unterlagen ausschließlich über die Vergabeplattform ein-

zureichen (vgl. hierzu die Checkliste in der Anlage 3 dieses Dokuments).

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Der Bieter ist bis zu dem in der Auftragsbekanntmachung genannten Termin an sein Angebot gebun-

den (Bindefrist).

4 Verfahrensbedingungen

Das Vergabeverfahren wird als

☒ EU-weites Offenes Verfahren gemäß § 119 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbe- schränkungen (GWB) und § 15 der Vergabeverordnung (VgV)

☐ Öffentliche Ausschreibung gem. § 9 UVgO

durchgeführt.

4.1 Losaufteilung

☒ Die Vergabe des Auftrags wird nicht in Lose aufgeteilt.

☐ Die Leistung wird wie folgt in _____ Lose aufgeteilt:

Angebote sind möglich für

☐ eine beliebige Anzahl an Losen ☐ nur ein Los. ☐ maximale Anzahl an Losen: _______________ ☐ maximale Anzahl an Losen, die an einen Bieter vergeben werden:

4.2 Haupt- und Nebenangebote

Die Abgabe mehrerer Hauptangebote wird ausgeschlossen:

☒ ja

☐ nein

Die Abgabe von Nebenangeboten ist

☐ zugelassen. ☐ nur in technischer Hinsicht zugelassen (auch ohne Abgabe eines Hauptangebotes). ☐ nur in kaufmännischer Hinsicht zugelassen. ☐ nur in rechtlicher Hinsicht zugelassen.

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☒ nicht zugelassen.

Näheres zur Abgabe von zugelassenen Nebenangeboten siehe § 6 der Bewerbungsbedingungen.

4.3 Rahmenvereinbarung

Die hier ausgeschriebene Leistung wird als Rahmenvereinbarung

☒ an ein Unternehmen

☐ an bis zu ______ Unternehmen vergeben.

Weitere Regelungen zum Abruf aus der Rahmenvereinbarung (Einzelauftragsvergabe) enthält die

Leistungsbeschreibung unter Ziffer 3. Die SRH schätzt, dass das Beauftragungsvolumen während der

Laufzeit der Rahmenvereinbarung bis zu 750.000€ betragen wird.

4.4 Eignungsnachweise und -kriterien

Die SRH überprüft die Eignung der Bieter – und ggf. auch der Nachunternehmer im Rahmen der

Eignungsleihe – anhand der in der Anlage 1 genannten Eignungskriterien und das Vorliegen von

Ausschlussgründen gemäß § 42 Abs. 1 VgV.

Zum Zwecke der Prüfung der Eignung sind durch den Bieter die in der Checkliste (Anlage 3) aufge-

führten Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot einzureichen.

Soweit diese Unterlagen der SRH bereits im Rahmen anderer Vergabeverfahren vorgelegt worden

sind, kann sich der Bieter hierauf nur berufen, wenn er im Rahmen des Angebots folgende Angaben

hierzu macht:

• genaue Bezeichnung des vorausgegangenen Vergabeverfahrens (einschl. Vergabenummer

der SRH)

• Datum der Einreichung

Ungeachtet dessen muss der Bieter sicherstellen, dass die Unterlagen, auf die er sich insoweit be-

zieht, inhaltlich den Anforderungen des aktuellen Vergabeverfahren entsprechen. Die SRH empfiehlt

daher, alle geforderten Unterlagen im vorliegenden Verfahren erneut vorzulegen, um etwaigen

Ausschlüssen von Angeboten vorzubeugen.

Bei einem Angebot auf mehrere Lose eines Vergabeverfahrens müssen die Erklärungen und Nach-

weise nur einmal vorgelegt werden.

Bietergemeinschaften müssen die nachstehend genannten Erklärungen und Nachweise für jedes ein-

zelne Mitglied der Bietergemeinschaft abgeben (mit Ausnahme des Vordrucks „Erklärung der Bieter-

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/Arbeitsgemeinschaft“). Insoweit sind von dem Begriff „Bieter“ auch die einzelnen Mitglieder der Bie-

tergemeinschaft erfasst.

4.5 Zuschlagskriterien

Der Zuschlag erfolgt nach § 127 Abs. 1 GWB i. V. m. § 58 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot. Die

Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf Grundlage der in der Anlage 2 genannten Zu-

schlagskriterien.

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Anlage 1: Eignungskriterien und Eignungsnachweise

Die SRH wird die Eignung der Bieter anhand folgender Nachweise prüfen.

Für alle in der Tabelle aufgeführten Nachweise ist das zur Verfügung gestellte Formblatt auszufüllen. Wenn kein Formblatt zur Verfügung gestellt wurde, ist eine selbst zu erstellende Eigenerklärung bzw. das betreffende Nachweisdokument, z.B. Zertifikat einzureichen:

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Anlage 2: Zuschlagskriterien

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt anhand der in der nachfolgenden Tabelle ge- nannten Kriterien:

Das Angebot mit der höchsten Punktzahl ist für die SRH das wirtschaftlichste Angebot.

Die Nachforderung dieser Unterlagen ist ausgeschlossen.

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1. Projektverständnis, Zielbild und Erfolgsmaßstäbe

• Darstellung des Verständnisses von Auftrag, Zielsetzung und erwarteter Wirkung der Beratungsleistung;

• Herleitung eines fachlichen und organisatorischen Zielbilds sowie Benen- nung der wesentlichen Erfolgsfaktoren;

• Beschreibung, wie Zielerreichung, Nutzen, Qualität und Fortschritt durch geeignete qualitative und quantitative Kriterien transparent gemacht wer- den;

• Benennung zentraler Annahmen, Rahmenbedingungen, Abhängigkeiten und erforderlicher Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers.

2. Vorgehensmodell, Phasen und Ergebnisse

• Darstellung eines inhaltlich und zeitlich nachvollziehbaren Vorgehensmo- dells von der Initialisierung über Analyse, Konzeption, Vorbereitung und Begleitung der Umsetzung bis zur Stabilisierung und Übergabe;

• Benennung der je Phase vorgesehenen Arbeitspakete, Meilensteine, Ent- scheidungspunkte und Liefergegenstände;

• Beschreibung der Kriterien für die Freigabe bzw. den Abschluss einer Phase und des Umgangs mit offenen Punkten;

• Erläuterung, wie agile, iterative oder klassische Vorgehensbestandteile mit- einander verbunden und an die betrieblichen Erfordernisse angepasst wer- den.

3. Projektorganisation, Governance und Entscheidungswege

• Vorschlag für eine Projekt- und Gremienstruktur einschließlich Rollen, Ver- antwortlichkeiten und Eskalationswegen auf Seiten des Auftragnehmers und der erforderlichen Mitwirkung auf Seiten des Auftraggebers;

• Darstellung der Arbeits-, Berichts- und Entscheidungszyklen einschließlich Statusberichten, Regelterminen, Entscheidungsbedarfen und Beschluss- dokumentation;

• Beschreibung der Sicherstellung einer eindeutigen Aufgabenverfolgung so- wie der transparenten Dokumentation von Entscheidungen, Änderungen und Abhängigkeiten;

• Erläuterung der Zusammenarbeit mit Fachbereichen, IT, Interessenvertre- tungen, Datenschutz, Informationssicherheit und weiteren betroffenen Funktionen, soweit für den Auftragsgegenstand relevant.

4. Anforderungs-, Schnittstellen- und Abhängigkeitsmanagement

• Beschreibung der Erhebung, Strukturierung, Priorisierung, Validierung und Nachverfolgung fachlicher, technischer und organisatorischer Anforderun- gen;

• Vorgehen zur Harmonisierung unterschiedlich aufgenommener, wider- sprüchlicher oder konkurrierender Anforderungen und zur Herbeiführung dokumentierter Entscheidungen;

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• Vorgehen zur Identifikation und Steuerung fachlicher, technischer, termin- licher und organisatorischer Schnittstellen und Abhängigkeiten;

• Darstellung, wie Änderungen an Anforderungen bewertet, priorisiert, frei- gegeben und in Planung sowie Dokumentation überführt werden.

5. Ressourcen-, Kapazitäts- und Konfliktmanagement

• Darstellung der vorgesehenen Ressourcenplanung einschließlich Kapazi- tätsabgleich, Priorisierung und Vertretungsregelungen;

• Vorgehen bei Ressourcenengpässen, konkurrierenden Linien- und Projekt- aufgaben sowie Verzögerungen in abhängigen Arbeitspaketen;

• Beschreibung eines nachvollziehbaren Eskalations- und Entscheidungs- prozesses für Ressourcenkonflikte;

• Erläuterung, wie die besonderen betrieblichen Anforderungen und Einsatz- bedingungen gewerblicher Mitarbeitender bei Analyse, Beteiligung, Quali- fizierung und Einführung berücksichtigt werden, ohne betriebliche Abläufe unangemessen zu beeinträchtigen.

6. Qualitäts-, Test-, Einführungs- und Übergabemanagement

• Darstellung der vorgesehenen Qualitätssicherungsmaßnahmen für Kon- zepte, Anforderungen, Entscheidungen und Liefergegenstände;

• Beschreibung des Vorgehens zur Vorbereitung und Begleitung von Tests, Pilotierung, Abnahme und schrittweiser Einführung, soweit dies vom Leis- tungsumfang umfasst ist;

• Darstellung des Umgangs mit festgestellten Mängeln, offenen Punkten und Nachbesserungsbedarfen;

• Konzept für Wissenssicherung, Dokumentation, Befähigung der Organisa- tion und geordnete Übergabe in Betrieb bzw. Linie.

7. Risiko- und Problemmanagement

• Darstellung eines systematischen Vorgehens zur frühzeitigen Identifika- tion, Bewertung, Behandlung, Überwachung und Eskalation von Risiken und Problemen;

• Benennung typischer Risiken eines komplexen, betriebsrelevanten Digita- lisierungs- und Veränderungsvorhabens sowie geeigneter präventiver und korrektiver Maßnahmen;

• Beschreibung von Verantwortlichkeiten, Berichtswegen, Überprüfungszyk- len und Kriterien für Eskalationen;

• Erläuterung, wie Auswirkungen auf Betriebsfähigkeit, Termine, Kosten, Qualität, Akzeptanz, Datenschutz und Informationssicherheit in die Risiko- betrachtung einbezogen werden.

8. Organisation des vorgesehenen Personals

• Benennung der vorgesehenen Mitarbeitenden mit Rolle, Aufgaben, Verant- wortlichkeiten und fachlichen Schwerpunkten;

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• Darstellung der Verfügbarkeit während der vorgesehenen Leistungserbrin- gung sowie der Auslastung in anderen Projekten in einer für die Bewertung nachvollziehbaren Form;

• Vertretungs- und Übergaberegelungen für geplante und ungeplante Abwe- senheiten sowie für Personalwechsel;

• Beschreibung, wie eine durchgängige Besetzung, kurze Reaktionswege und die Kontinuität von Wissen und Ansprechpartnern sichergestellt wer- den.

Projektskizze 2 – Change-Management-Konzept

Der Bieter hat ein ganzheitliches, auf den Auftragsgegenstand zugeschnittenes Change-Management-Konzept darzustellen. Das Konzept muss fachliche, organi- satorische und kommunikative Veränderungsbedarfe berücksichtigen und aufzei- gen, wie die betroffenen Personengruppen von der Vorbereitung bis zur Stabilisie- rung der Veränderung angemessen einbezogen und zur Anwendung neuer Pro- zesse, Rollen und Arbeitsweisen befähigt werden. Mindestens die folgenden Inhalte sind zu behandeln:

1. Change-Verständnis und Veränderungsziele

• Darstellung des Verständnisses der mit dem Vorhaben verbundenen Ver- änderungen in Prozessen, Rollen, Zusammenarbeit, Führung, Kompeten- zen und Arbeitsalltag;

• Beschreibung der angestrebten Veränderungswirkungen und geeigneter Kriterien, anhand derer Akzeptanz, Befähigung und nachhaltige Veranke- rung beurteilt werden können;

• Benennung wesentlicher Annahmen und Voraussetzungen für eine erfolg- reiche Veränderungsbegleitung.

2. Stakeholderanalyse und Betroffenheitsstruktur

• Identifikation und nachvollziehbare Clusterung der direkt und mittelbar be- troffenen internen und externen Personengruppen;

• Bewertung der Betroffenheit nach Art und Intensität der Veränderung, Ein- fluss auf den Projekterfolg, Informations- und Beteiligungsbedarf sowie möglicher Multiplikatorenfunktion;

• Darstellung, wie die Stakeholder- und Betroffenheitsanalyse im Projektver- lauf überprüft und fortgeschrieben wird;

• Besondere Berücksichtigung gewerblicher Mitarbeitender, dezentraler bzw. mobiler Tätigkeiten, Führungskräfte verschiedener Ebenen, administ- rativer Funktionen und weiterer für den Auftragsgegenstand relevanter Gruppen.

3. Change-Roadmap und Verzahnung mit der Implementierung

• Darstellung einer phasenbezogenen Change-Roadmap mit Aktivitäten, Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und erwarteten Ergebnissen;

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• Erläuterung der inhaltlichen und zeitlichen Verzahnung mit Anforderungs- management, Konzeption, Pilotierung, Einführung, Qualifizierung und Sta- bilisierung;

• Beschreibung, wie Erkenntnisse aus Beteiligung, Kommunikation, Schu- lungen und Feedback in Projektentscheidungen und die weitere Umset- zung zurückgeführt werden.

4. Beteiligungs- und Einbindungskonzept

• Beschreibung zielgruppenspezifischer Beteiligungsformate, zum Beispiel Interviews, Workshops, Dialogformate, Pilotgruppen, Multiplikatorennetz- werke oder strukturierte Feedbackschleifen;

• Darstellung von Zweck, Zeitpunkt, Auswahl der Teilnehmenden, Verant- wortlichkeit und erwarteter Verwendung der Ergebnisse je Format;

• Vorgehen zur transparenten Behandlung von Rückmeldungen, Einwänden, Zielkonflikten und nicht umsetzbaren Anforderungen;

• Berücksichtigung bestehender Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte sowie relevanter interner Gremien und Funktionen.

5. Kommunikationsprogramm

• Entwicklung einer nachvollziehbaren Kommunikationslogik entlang der Projektphasen mit Kommunikationszielen, Kernbotschaften, Zielgruppen, Absendern, Kanälen, Frequenzen und Verantwortlichkeiten;

• Darstellung, wie Informationen adressatengerecht, verständlich, barriere- arm und für unterschiedliche Arbeitssituationen zugänglich aufbereitet wer- den;

• Vorgehen zur Sicherstellung konsistenter Botschaften und zur Abstimmung von Projekt-, Führungs- und Linienkommunikation;

• Beschreibung des Umgangs mit Informationslücken, Unsicherheiten, Ge- rüchten, kritischen Rückmeldungen und kurzfristigem Kommunikationsbe- darf.

6. Qualifizierung und Befähigung

• Darstellung, wie Qualifizierungsbedarfe je Zielgruppe ermittelt und in ein rollenbezogenes Lern- und Befähigungskonzept überführt werden;

• Beschreibung geeigneter Lernformate, Materialien, Praxisanteile, Unter- stützungsangebote und Transfermaßnahmen;

• Vorgehen zur Terminierung und Durchführung unter Berücksichtigung be- trieblicher Abläufe, Schicht- oder Einsatzbedingungen und unterschiedli- cher digitaler Voraussetzungen;

• Darstellung, wie Lernerfolg, Anwendungsfähigkeit und weiterer Unterstüt- zungsbedarf festgestellt und nachgesteuert werden.

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7. Akzeptanzsteigerung, Widerstands- und Konfliktmanagement

• Beschreibung der eingesetzten Methoden zur frühzeitigen Erkennung von Akzeptanzhemmnissen, Widerständen und Veränderungsmüdigkeit;

• Vorgehen zur Ursachenanalyse und zur Auswahl verhältnismäßiger Maß- nahmen, differenziert nach Zielgruppen und Veränderungsphase;

• Darstellung der Rolle von Führungskräften, Multiplikatoren und Projekt- team bei der Bearbeitung von Einwänden und Konflikten;

• Beschreibung transparenter Eskalations-, Rückmelde- und Entscheidungs- wege.

8. Erfolgsmessung und nachhaltige Verankerung

• Benennung geeigneter qualitativer und quantitativer Indikatoren für Reich- weite, Verständnis, Beteiligung, Qualifizierung, Akzeptanz und Anwen- dung;

• Darstellung der Erhebungszeitpunkte, Verantwortlichkeiten, Auswertung und adressatengerechten Berichterstattung;

• Beschreibung, wie bei Zielabweichungen nachgesteuert und die Wirksam- keit ergriffener Maßnahmen überprüft wird;

• Konzept zur nachhaltigen Verankerung in Führung, Regelkommunikation, Arbeitsabläufen, Dokumentation und kontinuierlicher Verbesserung nach der Einführung.

Die Bewertung der Angebotskonzepte erfolgen jeweils nach dem folgenden Schema. Jedes Konzept wird einzeln bewertet. Insgesamt kann für beide Konzepte ein maximaler Wert von 60 Punkten erreicht werden.

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Anlage 3: Checkliste der mit dem Angebot einzureichenden Unter-

lagen

Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen einzureichen.

Für alle in der Tabelle aufgeführten Nachweise ist das zur Verfügung gestellte Formblatt auszufüllen. Wenn kein Formblatt zur Verfügung gestellt wurde, ist eine selbst zu erstellende Eigenerklärung bzw. das betreffende Nachweisdokument, z.B. Zertifikat einzureichen:

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