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Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen

Herstellung und Konfektionierung von Einzelsets,

einschließlich Layouterstellung, für die

10-Euro-Sammlermünze (Prägequalität Spiegelglanz)

der Ausgaben 2027 und 2028 (Münze Deutschland)

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Vorbemerkung

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) vergibt im Rahmen des gegenständlichen Verfahrens die

Herstellung von Verpackungen inklusive der Konfektionierung für die 10-Euro-

Sammlermünze der Jahrgänge 2027 und 2028 in der Prägequalität Spiegelglanz (SP).

Wir würden uns freuen, wenn Sie sich an dem Verfahren durch Abgabe eines Angebots

beteiligen würden.

1 Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen

1.1 Grundsätzliches

Der Ausgabetag der 10-Euro-Sammlermünze 2027 „Bundeswehr“ ist geplant für den

13.05.2027. Es ist davon auszugehen, dass der Ausgabetag im Jahr 2028 ebenfalls im April

oder Mai liegen wird.

Dem Auftragnehmer (AN) obliegen die Layout-Erstellung, die Herstellung der

Produktverpackung (Details siehe 1.5) sowie die Konfektionierung der Sammlermünzen zu

einem Einzelset (Einlegen der gekapselten Münzen in die Produktverpackung, Verschließen

der Produktverpackung etc.). Die gekapselten Sammlermünzen werden durch einen

Werttransport angeliefert. Die fertigen Sammlermünzen-Einzelsets sind zur Abholung für den

vom Auftraggeber (AG) beauftragten Dienstleister bereit zu stellen.

1.2 Produktionsmengen

Die herzustellende Mindestmenge sowie Optionsmenge der Ausgaben 2027 und 2028

ergeben sich aus der nachfolgenden Tabelle 1.

Tabelle 1

Die Optionsmenge von 20.000 Stück kann flexibel bis zur maximalen Optionsmenge

abgerufen werden. Dabei wird eine Mindestmenge von 1.000 Stück nicht unterschritten. Die

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Optionsmenge kann durch den AG einseitig bis spätestens zum 31.12.2027 bzw. 31.12.2028

abgerufen werden.

1.3 Terminierung

Die konkreten Liefertermine für die fertig konfektionierten Sammlermünzensets sind direkt

nach Zuschlagerteilung zwischen AN, der Prägestätte und dem vom AG beauftragten

Fulfillment-Dienstleister abzustimmen. Die entsprechend vereinbarten Liefertermine sind

zwingend einzuhalten, damit die Auslieferung der fertig verpackten Sammlermünzen

rechtzeitig vor dem Ausgabetermin erfolgen kann. Es ist davon auszugehen, dass die ersten

Sammlermünzen bereits KW 10/27 beim AN zur Konfektionierung angeliefert werden. Eine

erste Teilauflage von mind. 60% wird ca. sechs Wochen später, die restlichen 40% weitere

drei Wochen später abgeholt werden.

Die fertig konfektionierten Sets der Optionsmenge müssen vier Wochen nach Abrufdatum

zur Abholung bereitstehen.

Die mit der Prägestätte und dem Fulfillment Dienstleister abgestimmte Terminplanung für die

Lieferung der zu konfektionierenden Sammlermünzen und für die Abholung der fertig

konfektionierten Sammlermünzensets durch den Fulfillment Dienstleister muss durch den AN

erarbeitet und dem AG vier Wochen nach Zuschlagerteilung per E-Mail an vertrieb-

muenze@bva.bund.de mitgeteilt werden. Ebenso sind etwaige Verzögerungen per E-Mail

mitzuteilen.

Selbiges gilt für das Ausgabejahr 2028. Zur Vereinbarung der Termine ist spätestens im

dritten Quartal 2027 Kontakt mit den beteiligten Stellen aufzunehmen.

1.4 Anlieferung der Sammlermünzen

Für die Herstellung der Einzelsets der 10-Euro-Sammlermünzen in der Prägequalität

Spiegelglanz erteilt der AG den fünf Prägestätten (Berlin, München, Stuttgart, Karlsruhe und

Hamburg) jeweils einen Prägeauftrag. Über die Erteilung des Prägeauftrags wird der AN

entsprechend informiert.

Die bereits gekapselten Münzen werden von einem Werttransporteur bei der jeweiligen

Prägestätte in verplombten Münztransportbehältern (Bundesbankcontainer) abgeholt und

zum Produktionsort des AN geliefert.

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Den Empfang der sich im verplombten Münztransportbehälter befindlichen Sammlermünzen

hat der AN bei Übernahme (Anlieferung) auf einer, vom Werttransporteur vorbereiteten

Empfangsbescheinigung, zu bestätigen. Jeweils eine Ausfertigung der bestätigten

Empfangsbescheinigung erhalten der AG und der Werttransporteur. Die unterzeichnete

Empfangsbescheinigung ist dem AG in Kopie mit der Rechnungsstellung vorzulegen. Der AN

hat bei Übergabe der vorgenannten Container zu kontrollieren, ob die Verplombung der

transportierten Münztransportbehälter einwandfrei ist. Werden beschädigte Verplombungen

an den betreffenden Behältern seitens des AN festgestellt, ist dies umgehend dem

Werttransporteur und dem AG anzuzeigen.

Beim AN müssen entsprechende Sicherheitsvorrichtungen für die Lagerung der gekapselten

Münzen und Bundesbankcontainer vorhanden sein (bspw. Zugangskontrolle, keine

geöffneten Fenster, Diebstahlwarnanlage, Schulung der Mitarbeiter etc.). Die

Münztransportbehälter / Bundesbankcontainer bleiben im Eigentum des BVA bzw. der

Bundesbank.

Ansprechpartner der Prägestätten und des Fulfillment-Dienstleisters nebst Kontaktdaten sind

nach Zuschlag beim AG zu erfragen.

1.5 Produktverpackung

Das Layout der Produktverpackung der 10-Euro-Sammlermünzen muss jährlich neu erstellt

bzw. an das entsprechende Motiv-Thema angepasst werden. Nach Auftragsvergabe wird

hierzu ein Briefing an den AN erfolgen. Das Layout muss dem Corporate Design der Münze

Deutschland entsprechen (kann nach Zuschlag beim AG angefragt werden) und soll das

Thema der Münzausgabe 2027 „Bundeswehr“ in den Vordergrund rücken. Das Thema für

2028 wird noch vom Finanzministerium bekanntgegeben. Die Abmessungen der

Produktverpackung und die Position der Münze im Blister müssen identisch mit der

Verpackung der 10-Euro-Sammlermünzen des Jahres 2025 sein (vgl. Anlage 1).

Vor dem Seriendruck ist dem AG ein unbedrucktes Muster zur Freigabe der generellen

Qualität vorzulegen. Außerdem ist vor Druck eine Bildvorlage (als pdf-Datei) zur Freigabe zu

übersenden (Layout-Freigabe). Ebenfalls hat der AN vor Durchführung der Serienproduktion

dem AG drei entsprechende physische Muster der Einzelsets zwecks einer finalen

Abnahme/Freigabe vorzulegen. Dabei soll es sich um ein Mock-Up inkl. finalem Layout

handeln. Der AG erteilt die erforderlichen Freigaben in der Regel innerhalb von maximal 5

Arbeitstagen ab Erhalt des jeweiligen Musters /der jeweiligen Vorlage.

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Die Kosten für Korrekturschleifen und Designanpassungen müssen im Angebot enthalten sein

und werden nicht gesondert vergütet. Die erforderlichen Bildrechte sind nicht im Angebotspreis

zu berücksichtigen. Bei Inanspruchnahme von Stock Fotos werden Bildkosten in Höhe

maximal 600 Euro netto pro Jahr akzeptiert. Ein Nachweis über die entstandenen Kosten für

Bildrechte ist dem Auftraggeber zu übersenden.

Außerdem ist eine druckfähige Retusche (als jpg- und psd-Datei) der Verpackung mit der

Münze zu übersenden. Hier müssen die einzelnen Komponenten (Vorderseite, Rückseite und

aufgeklapptes Set) auch einzeln geliefert werden (vgl. Anlage 2). An der Retusche sind die

Rechte unbeschränkt abzutreten. Die Abbildung der Münze kann dem AN vom AG zur

Verfügung gestellt werden.

EINZELSET

10-Euro-Sammlermünzen

bestehend aus:

A) Trägerkarte:

• Format offen: 306 mm x 120 mm

• Format geschlossen: 150 mm x 120 mm

• Material: 330 g/qm Allgro Design, beidseitig matt gestrichen

• Druck: 4/4-farbig

• Veredelung je nach Layout. Derzeit:

außen: mit Softtouchfolie kaschiert, partieller UV-Glanzlack auf den

Münzabbildungen, einseitig Heißprägung Gold (Titel Serie und Münze)

B) bezogene Verstärkungspappe:

B1) Bezug

• Format: 190 mm x 160 mm

• Material: 115 g/qm Bilderdruck matt

• Druck: 4/0-farbig

• Veredelung je nach Layout. Derzeit: einseitig Softtouchfolie kaschiert, einseitig

Heißprägung Gold (Adler / Logo)

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B2) Pappe

• Format: 149 x 119 mm

• Material: MPG 2,0 mm

• Verarbeitung: Pappe passgenau beziehen

• Verarbeitung: bezogene Verstärkungspappe Loch stanzen

Passgenaues, vollflächiges Verkleben (keine Streifenbeleimung) der gestanzten

Verstärkungspappe mit der Trägerkarte bei Einarbeitung eines Formblisters =

Trägerelement (siehe C)

C) Trägerelement zur Aufnahme einer Münzkapsel = Formblister:

Der Formblister soll die mit einer Münze bestückte Kapsel aufnehmen und durchsichtig

sein. Die Kapsel soll vom Sammler problemlos dem Formblister entnommen werden

können und die Münze von beiden Seiten sichtbar sein. Eine mehrmalige Entnahme

muss gesichert sein, ohne dass sich die Kapsel lockert. Die Größe des Trägers richtet

sich nach der Größe der Kapsel. Die Kapsel darf sich im Trägerelement nicht verdrehen.

D) Münzkapseln – nicht Teil dieser Ausschreibung:

Die Münzkapseln werden entsprechend den folgenden Münzspezifikationen hergestellt

(die Herstellung von Münzkapseln ist nicht Teil dieser Ausschreibung):

Stand 13.05.2022 Um eine genaue Passung zwischen dem Formblister und der Münzkapsel

sicherzustellen, können Muster der Kapsel beim AG angefordert werden.

E) OPP-Flachbeutel mit reversiblem Klebeverschluss

Format: 140 x 160/30 mm

F) Etikett zur Kennzeichnung der Prägestätte

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Rundes Etikett mit Durchmesser 3 cm mit Bezeichnung der jeweiligen Prägestätte

inkl. Prägebuchstabe zur Kennzeichnung auf dem OPP-Beutel (vgl. Anlage 3)

G) Verarbeitung

• Druck, Veredelung von Trägerkarte und Pappe

• Stanzung der Karte und der Pappe inkl. Anpassung der Löcher auf Karte und Pappe

• Passgenaues und vollflächiges Verkleben der Pappe auf der Trägerkarte und

• Einarbeitung des Formblisters zur Aufnahme der Münzkapsel.

1.6 Konfektionierung

Jedes Einzelset der 10-Euro-Sammlermünzen setzt sich aus einer Trägerkarte und

einem Formblister zusammen, der je eine Münze der Prägequalität SP aus einer der fünf

Prägestätten enthält. Die gekapselten Sammlermünzen sind so in die Formblister

einzulegen, dass jeweils die Bildseite innen und die Wertseite außen zu sehen ist und

die Münzschrift entsprechend dem Text ausgerichtet ist (vgl. Anlage 2).

Folgende Arbeitsschritte müssen durch den AN erbracht werden:

• Eindrücken der Münzkapsel in Formblister

• Einlegen der Einzelsets in einen OPP-Beutel und Verschließen

• Aufbringen des Etiketts der jeweiligen Prägestätte auf dem OPP-Beutel (vgl. Anlage

1.7 Verpackung der fertigen Produkte

Der AN hat je 50 Stück der Einzelsets pro Bundesbankcontainer (BBC) zu verpacken.

Für den Fall, dass nicht genügend BBC durch das bereitstellende Unternehmen zur

Verfügung gestellt werden können, ist nach Absprache mit dem AG die Verwendung von

Europaletten des AN möglich. In diesem Fall müssen die Produkte durch höhere

Sicherheitsmaßnahmen (Folie, Umreifungsbänder, Plomben etc.) adäquat geschützt

werden.

1.8 Lagerung

Der AN hat für die Bereitstellung von gesicherten, trockenen Lagerräumen für die von

den Prägestätten gelieferten gekapselten Münzen und für die konfektionierten

Fertigprodukte in BBC bzw. auf Europaletten bis zu deren Abholung zu sorgen und sie

dort entsprechend der Ziff. 2 aufzubewahren.

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1.9 Abholung von Einzelsets der 10-Euro-Sammlermünzen

Die Abholung der konfektionierten Einzelsets der 10-Euro-Sammlermünzen ist mit dem

vom AG beauftragten Fulfillment-Dienstleister abzustimmen. Für die Übergabe der

Einzelsets ist eine Lieferbescheinigung vorzubereiten, die die nachfolgenden Daten

enthält.

• Datum der Abgabe der mit den Sammlermünzsets befüllten BBC bzw. Europaletten

an den Transporteur

• Name des/der Mitarbeiter/s/in des AN, der die BBC bzw. Europaletten mit Einzelsets

gefüllt hat und diese übergibt.

• Daten des Transportunternehmens

• Name des/der Fahrer/s/in des Transportunternehmens

• Angabe, ob die zu transportierenden Behälter mit einwandfreier Verplombung bzw.

anderen Sicherheitsvorkehrungen übergeben wurden

• Angabe des amtl. Kennzeichen des Fahrzeugs, mit dem der Transport durchgeführt

wurde – wenn dies nicht erfolgt ist, ist dies umgehend dem Transportunternehmen

und dem AG anzuzeigen

• Bezeichnung der zu transportierenden Ware (hier: genaue Angabe der Münzausgabe

und der Anzahl von Einzelsets der 10-Euro-Sammlermünzen), die sich im

verplombten BBC bzw. auf den gesicherten Europaletten befindet

• Gewichtsangabe der zu transportierenden Ware (Bruttogewicht)

• Uhrzeit der Abgabe der zu transportierenden Ware an den Transporteur

• Die Unterschriften des/der Mitarbeiter/s/in des Werttransportunternehmens, der die

Ware übernimmt.

Dem AG und dem vom AG beauftragten Fulfillment-Dienstleister ist jeweils eine

Ausfertigung der bestätigten Lieferbescheinigung zu übergeben.

Der AN hat Sorge dafür zu tragen, dass die Münzen der Münze Deutschland (Eigentum

der Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das BVA) nach Übernahme durch ihn

bis zur Abholung durch den Werttransporteur sicher verwahrt werden (nähere

Ausführungen sind der Ziffer 2 dieser Bedingungen zu entnehmen).

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Der AN wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass unter keinen Umständen Münzen

der Münze Deutschland (vgl. Ziffer 1.4) nach Erhalt in den Verkehr bzw. an Dritte

gelangen dürfen – insoweit ist der AN diesbezüglich gegenüber dem AG

schadensersatzpflichtig.

Die unter Ziffer 1.4 aufgeführten Münzen (Eigentum der Bundesrepublik Deutschland,

vertreten durch das BVA) werden in verplombten Bundesbankcontainern (alternativ

Stahlbehälter) übergeben. Die fertiggestellten Sammlermünzensets sind mit den

Bundesbankcontainern bzw. Europaletten an den vom AG beauftragten Fulfillment-

Dienstleister zu liefern. Die vorgenannten Container bleiben auch nach Übergabe an

den AN Eigentum der Deutschen Bundesbank bzw. des BVA.

2 Kennzeichnung und Aufbewahrung der vom

Dienstleister übernommenen Münzen

Das Konfektionieren der aufgeführten Münzen der Münze Deutschland hat unmittelbar

nach Übernahme dieser zu erfolgen. Bis zum Zeitpunkt des Konfektionierens hat der AN

sicherzustellen, dass die betreffenden Münzen der Münze Deutschland (vgl. Ziffer 1.44)

mit „Eigentum der Bundesrepublik Deutschland – vertreten durch das BVA“

gekennzeichnet und ausreichend gegen Verlust und Beschädigung versichert sind (vgl.

Ziff. 5) sowie in dafür vorgesehene Wertgelasse (gesondert von eigenen Materialien des

AN oder Materialien anderer) verstaut und sicher aufbewahrt werden.

Die fertig konfektionierten 10-Euro-Sammlermünzensets sind analog den zuvor

beschriebenen Bedingungen bis zur Abholung durch den Werttransporteuer vom AN

sicher aufzubewahren.

3 Weitere Anforderungen im Zusammenhang mit dem

Konfektionieren

Das Konfektionieren der 10-Euro-Sammlermünzen Einzelsets hat im Sicherheitsbereich

des AN zu erfolgen.

Der AN ist verpflichtet, alle erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um einen Diebstahl

oder eine Unterschlagung der Münzen (vgl. Ziffer 1.44) durch Angehörige des

Unternehmens oder Dritte auszuschließen.

Der AN ist verpflichtet, mit dem vom AG beauftragten Fulfillment-Dienstleister Kontakt

wegen der Abholung aufzunehmen.

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4 Eigentumsverhältnisse

Die zu konfektionierenden Münzen der Münze Deutschland dieser

Leistungsbeschreibung bleiben auch nach der Herstellung von Sammlermünzensets

durch den AN Eigentum der Bundesrepublik Deutschland.

Die Übernahme durch den AN erfolgt einzig zum Zweck der Fertigung von Einzelsets.

Ein Eigentumsübergang findet nicht statt. Das Eigentum des AG an den Münzen setzt

sich an den konfektionierten Münzen fort.

Das BVA gilt als Hersteller im Sinne des § 950 BGB.

Hat der AN sein Warenlager als Sicherheit übereignet, ist dieser verpflichtet, den

Sicherungsnehmer auf das Eigentum des AG (Bundesrepublik Deutschland / BVA) an

den von der Münze Deutschland übernommenen Münzen hinzuweisen.

5 Gefahrübergang

Das Risiko des zufälligen Untergangs oder der Verschlechterung der Ware geht mit

Empfang der unter Ziffer 1.4 aufgeführten Münzen der Münze Deutschland durch den

AN auf diesen über. Der AN trägt dieses Risiko bis zum Gefahrübergang. Der

Gefahrübergang findet mit der Übergabe der Sammlermünzensets an den

Werttransporteur statt.

Kommen zwischen Empfang der unter Ziffer 1.4 aufgeführten Münzen der Münze

Deutschland durch den AN und Gefahrübergang (wie zuvor beschrieben) Münzen

(Eigentum der Bundesrepublik Deutschland / BVA) abhanden, haftet der AN dem AG

gegenüber verschuldensunabhängig für den Verlust bzw. den entstandenen Schaden.

Der Empfang der gekapselten Münzen / Münzsets ist jeweils mit einer

Empfangsbescheinigung zu dokumentieren – Näheres ist der Ziffer 1.44 i. V. m. der

Ziffer 1.9. dieser Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Der AN hat daher die Ware (Sammlermünzensets) entsprechend ihrem Wert zu

versichern. Der jährliche Versicherungswert beträgt 1.815.000 Euro. Im Falle des

Eintritts eines Versicherungsfalles (insb. Verlust oder Beschädigung) ist dieser der

Versicherung umgehend zu melden.

Der AN ist verpflichtet, nach Zuschlagserteilung auf Anforderung des AG vor Anlieferung

der Münzen einen Nachweis über den Abschluss einer Versicherung einzureichen, die

den vorgenannten Versicherungsschutz umfasst.

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6 Sicherheitsmaßnahmen

Der AN hat die erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um alle vertraglichen und

gesetzlichen Bestimmungen umzusetzen und einzuhalten.

7 Abrechnung

Nach dem Eingang der konfektionierten 10-Euro-Sammlermünzen Einzelsets bei dem

vom AG beauftragten Fulfillment-Dienstleister hat der AN eine prüfbare Rechnung

(Rechnungsstellung in Euro) mit Angabe seiner Kontoverbindung (BIC und IBAN)

anzufertigen.

Gemäß der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes, sind Unternehmen grundsätzlich zur

elektronischen Rechnungstellung verpflichtet. Hierfür ist die Nutzung der

Rechnungseingangsplattform des Bundes (abrufbar unter https://xrechnung-bdr.de)

vorgesehen. Bitte adressieren Sie Ihre elektronische Rechnung an folgende

Leitweg-ID: 991-20169MUEDE-67.

Die Parteien vereinbaren, dass Rechnungen, die nicht elektronisch gestellt werden,

keinen Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB begründen.

Darüber hinaus ist ein bestätigter Lieferschein, welcher die Anzahl der an den vom AG

beauftragten Fulfillment-Dienstleister übergebenen 10-Euro Sammlermünzen Einzelsets

wiedergibt, per E-Mail an vertrieb-muenze@bva.bund.de zu übermitteln.

Dem AG ist ein Zahlungsziel von 30 Tagen nach Eingang der den Anforderungen

entsprechenden Rechnung einzuräumen.

8. Vertragsbestandteile und Reihenfolge der Bedingungen

8.1 Art und Umfang der beiderseitigen Leistungen werden durch die Bedingungen

gemäß den Vergabeunterlagen bestimmt. Es gelten im Übrigen die Zusätzlichen

Vertragsbedingungen für die Vergabe von Leistungen des Bundesverwaltungsamtes

(ZV-VOL), hier beigefügt als Anlage 4.

8.2 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters (z.B. Vertrags-, Liefer- oder

Zahlungsbedingungen) werden nicht Vertragsbestandteil.

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8.3 Die Leistungspflichten der Vertragsparteien ergeben sich aus:

• der Leistungsbeschreibung nebst Anlagen, den sonstigen

Vertragsunterlagen des Auftraggebers, einschließlich Bieterfragen und den

entsprechenden Antworten,

• dem Angebot des Auftragnehmers und dem Zuschlagsschreiben des

Auftraggebers,

• den Zusätzlichen Vertragsbedingungen für die Vergabe von Leistungen des

BVA (ZV-VOL) in der zum Zeitpunkt des Zuschlags gültigen Fassung

(Anlage 4),

• den Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen,

Teil B (VOL/B) in der zum Zeitpunkt des Zuschlags gültigen Fassung.

Bei Unstimmigkeiten gelten die Vertragsbedingungen in der genannten Reihenfolge.

8.4 Im Rahmen des Vertragsverhältnisses gilt die Verordnung PR Nr. 30/53 über die

Preise bei öffentlichen Aufträgen vom 21. November 1953 in der jeweils gültigen

Fassung.

9. Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen

Auftragnehmer und Auftraggeber sind sich der Bedeutung der sozialen Nachhaltigkeit

für das öffentliche Auftragswesen bewusst. Deshalb hat sich der Auftragnehmer bei

Angebotsabgabe verpflichtet, die Einhaltung der Kernarbeitsnormen der Internationalen

Arbeitsorganisation (ILO) bei der Auftragsausführung zu gewährleisten (vgl. Anlage 13

zu den Bewerbungsbedingungen). Der Auftraggeber kann für den Fall, dass bei der

Ausführung des Auftrags der Auftragnehmer selbst oder im Rahmen der

Auftragsausführung durch ihn Beauftragte die ILO-Kernarbeitsnomen im Sinne der

unterzeichneten Verpflichtungserklärung nicht beachten, der Auftragnehmer den

Nachweis der Einhaltung nicht führt oder die Überprüfung der Arbeitsbedingungen nicht

ermöglicht, unter Setzung einer angemessenen Frist Abhilfe verlangen.

Hilft der Auftragnehmer aus von ihm zu vertretenen Gründen nicht innerhalb der

gesetzten Frist ab, kann der Auftraggeber den Vertrag außerordentlich kündigen.

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