26O90073_Dokumentationsrichtlinie_SIB.pdf

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Dokumentationsrichtlinie - SIB für die Gewerke

bei Durchführung von Maßnahmen

1. Vorbemerkungen

Vom ausführenden Unternehmer (nachfolgend AN) ist eine umfassende Dokumentationsunterlage über die von ihm beauftragten Leistungen nach dieser Richtlinie zu erstellen und dem Auftraggeber (nachfol- gend AG) respektive der Bauüberwachung des AG (nachfolgend Bauüberwacher) zu übergeben. Die Do- kumentationsunterlage dient dem Nachweis über die ordnungsgemäße Ausführung der Leistung, dem Nachweis der verwendeten Baustoffe und Bauprodukte sowie der späteren sachgerechten Bedienung, Pflege, Instandhaltung und Wartung. Die nachfolgenden Vorgaben sind bei der Erstellung der Dokumentationsunterlage zu beachten:

2. Inhalt und Umfang der Dokumentation

Die Dokumentationsunterlage umfasst folgendes:

Dokumentationsbescheinigung Inhaltsverzeichnis

1. Abnahmebescheinigung/behördliche Auflagen • Fachunternehmerklärung • Fachbauleitererklärung • Konformitätserklärungen • Abnahmeprotokoll
2. Revisionsunterlagen
3. Wartungsverträge‚ Wartungsanweisungen
4. Mess- und Prüfprotokolle • Messprotokoll • Prüfprotokoll
5. Bedien- und Pflegeanleitungen
6. Prüfbücher/Betriebsbücher (immer in Papierform, bei Übergabe in digitaler Form ist nur das Deckblatt abzulegen)
7. Anlagen/Funktionsbeschreibungen/Betriebsanweisungen einschließlich Bedienungs- und In- standhaltungsanleitungen der Hersteller • Nachweise eingesetzter Bauprodukte und Baustoffe • Nachweise Güteüberwachung • Anlagenbeschreibungen • Liste der eingesetzten Fabrikate • Liste der Ersatzteile & Verbrauchsmaterialien • Kontaktdaten Kundendienste und Ersatzmaterialbeschaffung
8. Einweisung in die technische Anlage • Einweisungsprotokoll
9. Produktdatenblätter/ Übereinstimmungserklärungen
10. Übersicht der Verjährungsfristen für Mängelansprüche (Ergänzung durch Bauüberwacher)

Die vorangestellte Aufstellung stellt den Standardumfang der Unterlagen dar, die der AN zu liefern hat. Abweichend hiervon kann die Unterlage einen geringeren oder größeren Umfang haben, abhängig von den gewerkespezifischen Gegebenheiten und Erfordernissen. Innerhalb der einzelnen Angaben sind bei mehreren Auflistungen Unterpunkte zu vergeben. Die Dokumentationsbescheinigung (Anlage

1. und ein beispielhaftes Inhaltsverzeichnis (Anlage 2) sind beigefügt.

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3. Vorgaben zur Erstellung

3.1 Allgemein

Die Dokumentationsunterlage ist wie folgt zu übergeben:

• in deutscher Sprache, • 1-fach in Papierform, • 1-fach in digitaler Form auf Datenträger der Papierdokumentation vorangestellt, • digitale Dokumentation und in Papierform müssen identisch sein, • entsprechend den Vorgaben sortiert und beschriftet/bezeichnet, • farbig, • Herstellerunterlagen im Original des Herstellers, • gescannte Unterlagen oder Kopien dürfen weder schief, schwarz-weiß, verpixelt oder un- leserlich sein, • ohne handschriftlichen Notizen, • alle Unterlagen, die eine Unterschrift benötigen, müssen diese enthalten, • Bilder, Schemata oder Pläne sind in ausreichender Auflösung abzugeben, • erforderliche Markierungen dürfen nur mit schwarzem Stift erfolgen.

3.2 Papierdokumentation

Die Papierdokumentation ist vom AN wie folgt zu übergeben:

• alle Unterlagen gelocht oder mit Heftstreifen eingeheftet in einen oder mehrere breite bzw. schmale A4-Ordner/Hefter • Unterlagen nicht getackert oder gebunden, nur Heftklammern sind zulässig • Planunterlagen, maßstäblich gedruckt, DIN A4 gefaltet und mit verstärktem Heftstreifen ver- sehen • sortiert entsprechend der Aufstellung Ziffer 2, getrennt mit Trennblättern von 1 – 10, Titel auf Trennblättern mit Maschinenschrift bedruckt oder beklebt (keine Handschrift), bei mehreren Unterlagen innerhalb eines Titels ist eine Auflistung dieser voranzustellen • jeder Ordner ist mit Ordnerrücken gemäß Anlage 3 zu versehen • jedem Ordner ist ein Inhaltsverzeichnis voranzustellen, welches Überblick gibt über den gesamten Inhalt der Dokumentation und vorgehoben den Inhalt des jeweiligen Ordners

3.3 Digitale Dokumentation

Die Dokumentationsunterlage ist digital auf Datenträger (CD-ROM, DVD oder USB-Stick) zusammen- zustellen. Die Ordnerstruktur in der Hierarchieebene 1 entspricht der Aufstellung gemäß Ziffer 2. Dem AN ist nicht gestattet, in dieser ersten Hierarchieebene zusätzliche Ordner ohne Zustimmung des Bauüber- wachers anzulegen oder zu löschen. In der nachfolgenden Hierarchieebene werden ggf. weitere Ordner standardmäßig vorgegeben, die vom AN ebenfalls nicht gelöscht werden dürfen. Zur Strukturierung der Dokumentation darf der AN jedoch auf dieser und den nachfolgenden Ebenen für seine Zwecke zusätz- liche Ordner anlegen. Dabei ist darauf zu achten, dass die jeweilige Ordnerstruktur nicht zu lang wird, da ab einer bestimmten Pfadlänge keine Dateien mehr transportiert werden können.

Zum Zeitpunkt der Übergabe gemäß Ziffer 4 muss die Dokumentationsunterlage vollständig zur Verfügung stehen.

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Dateiaustauschformat • Alle digitalen Unterlagen sind im pdf-Format zu übergeben. • Bilddateien alternativ auch in den Formaten *.tif, *.bmp, *.jpg, *.gif, *.eps • Planunterlagen zusätzlich im Format *.dxf oder *dwg und *plt • Tabellen zusätzlich im Format .xlsx Format • komprimierte Dateien (.zip, .*rar etc.) sind nicht zulässig

Die Dateien sind entsprechend der Bildungsregel zu bezeichnen:

Gebäude-Nr. - Maßnahme-Nr. - Kosten- Bezeichnung Dokument .Dateifor- gruppe nach mat DIN 276 z. B.

G0000498- 0912425E1002 430- Beschreibung Splitklimagerät … .pdf G0004045- 0906164E1007- 440- Gutachten vom TT.MM.JJJJ .pdf G0004045- 0906164E1007- 440- Schaltplan UV A1.9 1. OG Mitte .pdf G0004045- 0906164E1007- 420- Abnahmeprotokoll vom .pdf G0004045- 0906164E1007- 430- Messprotokoll .pdf G0004045- 0906164E1007- 410- Prüfprotokoll .pdf G0004045- 0906164E1007- 440- Zählliste ortsfeste elektrische An- .xlsx lage G0004045- 0906164E1007- 300 Außenansicht .jpg

4. Übergabe

Die Dokumentationsunterlage ist dem Fachplaner spätestens 4 Wochen vor Abnahme vollständig entsprechend den Vorgaben zu übergeben. Die Übergabe ist durch beidseitige Unterschrift der „Dokumentationsbescheinigung“ gemäß Anlage 1 zu dokumentieren. Nach Übergabe der Dokumentationsunterlage erfolgt die Durchsicht durch den Fachplaner innerhalb von 3 Wochen. Das Ergebnis der Durchsicht wird dem AN mitgeteilt. Wenn sich nach Mitteilung über die Durchsicht der Dokumentationsunterlage herausstellt, dass weitere Dokumentationsunterlagen erforderlich oder die übergebenen Unterlagen mangelhaft sind, hat der Unternehmer entsprechende Dokumente auf Verlangen des AG unverzüglich und kosten-neutral zu beschaffen und zu übergeben.

5. Sonstiges

Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass sich die abgegebene Dokumentation tatsächlich auf die von ihm eingebauten Produkte und Materialien bezieht. Für Beschädigungen, die aus einer fehler- haften Dokumentation resultieren (insbesondere Beschädigungen aus Bedienungs-, Pflege- und War- tungsanweisungen) haftet der Auftragnehmer. Die Nachweispflicht der Übereinstimmung trägt der Auf- tragnehmer.

Auszüge aus Wikipedia oder anderen nicht 100% vertrauenswürdigen Quellen sind nicht zulässig.

Es sind keine Montageanleitungen abzugeben.

Anlagen

Anlage 1: Dokumentationsbescheinigung Anlage 2: Inhaltsverzeichnis Anlage 3: Beschriftung von Dokumentationsordnern Anlage 4: Ordnerstruktur zur digitalen Dokumentation

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Anlage 1

Dokumentationsbescheinigung zur Bestätigung der Übergabe der

Dokumentationsunterlagen

• Die Unterschrift bestätigt die Vollständigkeit der Dokumentation ** Die Unterschrift bestätigt die Übernahme der Dokumentation

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Anlage 1

• Die Unterschrift bestätigt die Vollständigkeit der Dokumentation ** Die Unterschrift bestätigt die Übernahme der Dokumentation

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Anlage 2

Inhaltsverzeichnis

1. Abnahmebescheinigung/behördliche Auflagen • Fachunternehmerklärung • Fachbauleitererklärung • Konformitätserklärungen • Abnahmeprotokoll
2. Revisionsunterlagen
3. Wartungsverträge‚ Wartungsanweisungen
4. Mess- und Prüfprotokolle • Messprotokoll • Prüfprotokoll
5. Bedien- und Pflegeanleitungen
6. Prüfbücher. Betriebsbücher
7. Anlagen/Funktionsbeschreibungen/Betriebsanweisungen einschließlich Bedienungs- und In- standhaltungsanleitungen der Hersteller • Nachweise eingesetzter Bauprodukte und Baustoffe • Nachweise Güteüberwachung • Anlagenbeschreibungen • Liste der eingesetzten Fabrikate • Liste der Ersatzteile & Verbrauchsmaterialien • Kontaktdaten Kundendienste und Ersatzmaterialbeschaffung
8. Einweisung in die technische Anlage • Einweisungsprotokoll
9. Produktdatenblätter/ Übereinstimmungserklärungen
10. Übersicht der Verjährungsfristen für Mängelansprüche (Ergänzung durch Bauüberwacher)

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Anlage 3

Ordnerrücken Papierdokumentation

Beispiel für die Beschriftung der Ordnerrücken

Staatsbetrieb SIB Staatsbetrieb SIB -Niederlassung Zwickau- -Niederlassung Zwickau-

Liegenschaftsnummer und ggf. L1234567 Gebäudenummer G1234567

Aktenbezeichnung gem. Muster- Revisionsunterlage für orts- Ablagestruktur feste elektrische Anlage

Bezeichnung Amtsgericht Musterstadt und Postanschrift Musterstraße 2 08997 Musterstadt

…………………. 2 Ordner.

Ordner … Ordner 1 von 2

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Anlage 4

Ordnerstruktur digitale Dokumentation