C01_Leistungsbeschreibung_Hauswart_Wohnen.docx

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis 2

1. Allgemeine Hinweise Hauswart 4

1.1 Leistungsgegenstand 4

1.2 Liegenschaftsbeschreibung 4

1.3 Bepreisung über die Position im Leistungsverzeichnis 4

2. Grundlagen der Leistungserbringung 4

2.1 Organisatorische Einbindung in den Nutzungsarten 4

2.1.1 Klassisches Wohnen 5

2.1.2 Seniorenwohnen 5

2.1.3 Gewerbeflächen 5

2.2 Organisatorische Einbindung der Leistungen 5

2.2.1 Zugangsbedingungen 6

2.2.1.1 Zugang zum Gebäude und den Flächen 6

2.2.1.2 Zugang zu Mietbereich 6

2.2.2 Schnittstellen 6

2.2.3 Erste Anlaufstelle der Bewohner und Mieter 6

2.2.4 Meldepflichten an Dritte 6

2.3 Key Account Management / Projektmanagement 7

2.4 Leistungszeiten und Bereitschaftsdienste 8

2.4.1 Zuschlagsfreie Normalarbeitszeit 8

2.4.2 Leistungszeit des AN 8

2.4.3 Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaftszeiten 8

2.5 Kommunikation 9

2.5.1 Regelmäßige Besprechungen 9

2.5.2 Mieterkommunikation 10

2.6 Personal des AN 10

2.6.1 Berufsausbildung 10

2.6.2 Berufserfahrung 11

2.6.3 Nachweis der Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahen beruflichen Tätigkeit 11

2.6.4 Einweisung 11

2.6.5 Mitarbeiterschulung 12

2.7 Entsorgung im Rahmen der Leistung des AN 13

2.8 Aufbau- und Ablauforganisation des AN 13

2.8.1 Ablauforganisation 13

2.8.2 Aufbauorganisation 13

2.9 Allgemeine Kalkulationsgrundlage 14

3. Implementierungsphase 16

3.1 Organisation der Implementierungsphase durch den AN 17

3.1.1 Kalkulation und Vergütung 19

3.2 Implementierung neuer Gebäude während der Vertragslaufzeit 19

3.3 Beendigungsmanagement 19

4. Dokumentation und Berichtswesen 20

4.1 Berichtswesen 20

4.1.1.1 Monatsbericht 20

4.1.1.2 Jahresbericht 21

4.2 Leistungsdokumentation und Leistungsnachweise 21

4.2.1.1 Tätigkeitsnachweise | Rundgangsprotokolle | Betriebs- und Prüfbücher 21

4.2.1.2 Nachweisführung für Bereitschaftseinsätze 22

4.2.1.3 Meldung von Mängeln und Schäden 22

4.2.1.4 Nachweis für Zusatzleistungen und Sonderleistungen 22

5. Reaktionszeiten 23

5.1 Beschreibung Reaktionszeiten 23

5.2 Übersicht Reaktionszeiten 23

6. Digitaler Mieterwechsel 24

7. Hauswart und Hausmeister 24

7.1.1 Leistungsbereich 24

7.1.2 Besondere Anforderungen an das Personal 24

7.1.3 Dokumentation 24

7.1.4 Rahmenbedingungen 25

7.1.5 Betriebsführungsrundgänge gemäß Leistungsverzeichnis 25

8. Verkehrssicherung durch den AN 25

9. Lagerhaltung 27

10. Schließverwaltung 27

10.1.1 Leistungsbereich 28

10.1.2 Leistungsbeschreibung 28

10.1.1 Lückenlose Dokumentation über Einbau / Ausbau von Schließzylindern Dokumentation 28

Allgemeine Hinweise Hauswart

Die in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungen und Anforderungen beziehen sich auf Wohngebäude mit einer untergeordneten Anzahl von Gewerbeflächen Die Nennung von Hausmeister und Hauswart sind synonym zu sehen, es gibt keine inhaltliche oder sonstige Unterscheidung.

Im vorliegenden Dokument genannte ggf. geschützte Marken- und Warenzeichen unterliegen uneingeschränkt den Bestimmungen des jeweils gültigen Markenrechts und den Rechten der jeweiligen eingetragenen Inhaber.

Die Verwendung männlicher oder weiblicher Ausdrucksformen für personale Formulierungen dient der besseren Lesbarkeit und sprachlichen Verständlichkeit. Soweit nicht ausdrücklich anders dargestellt, sind die Formulierungen geschlechtsneutral zu verstehen.

Leistungsgegenstand

Umfang der Leistungen ist die Erbringung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Hausmeisterleistungen / Hauswartleistung für Immobilien, Liegenschaftsflächen und der Gebäudeinfrastruktur.

Die Leistungen beziehen sich auf die allgemeinen Innen- und Außenflächen sowie technischen Anlagen für die allgemeine Ver- und Entsorgung des Gebäudes. Im Rahmen der Leistungsbeschreibung erhält der AN detaillierte Informationen über die Liegenschaft und die zu erbringenden Dienstleistungen.

Liegenschaftsbeschreibung

Die Liegenschaft werden im Leistungsverzeichnis des jeweiligen Loses genau aufgeführt.

Bepreisung über die Position im Leistungsverzeichnis

Für die in dieser Leistungsbeschreibung dargestellten Tätigkeiten erhält der AN keine gesonderte Vergütung. Die Bepreisung der hier beschriebenen Tätigkeiten ist über die Bepreisung im Leistungsverzeichnis einzukalkulieren.

Grundlagen der Leistungserbringung

Organisatorische Einbindung in den Nutzungsarten

In den Objekten des AG sind unterschiedliche Nutzungsarten vorhanden, überwiegend jedoch normale Mietwohnungen und ein untergeordneter Anteil an Gewerbeflächen. Es können auch mehrere Nutzungsarten in einer Liegenschaft bzw. einem Gebäude vorkommen.

Klassisches Wohnen

Beim klassischen Wohnen (im jeweiligen Leistungsverzeichnis zugeordnet) handelt es sich um “normales” Wohnen. Vermietet werden unmöblierte Wohnungen. Die Übergaben übernimmt bei Bedarf der Hauswart. Die Wohnungsabnahme bei Mietende erfolgt durch den AG.

Seniorenwohnen

Bei Seniorenwohnen (im jeweiligen Leistungsverzeichnis zugeordnet) handelt es sich um unmöblierte Wohnungen, die nur mit Einbauküche versehen sind. Zudem gibt es einen barrierearm. Gemeinschaftsraum. Soziale Träger unterstützen und betreuen die Anwohner im Gebäude, sind aber keine Betreiber der Gebäude. Die sozialen Träger bieten für die Bewohner / Mieter unter anderem folgende Leistung an (informativ für den AN, Änderungen und Anpassungen vorbehalten):

• Service Büro im Gebäude
• Montag bis Freitag tagsüber Service für die Bewohner / Mieter
• Pflegeberatung
• Tägliche Gruppenangebote wie Spielnachmittage, Tanzen, Gesprächsrunden etc.
• Organisation geselliger Veranstaltungen
• Hausnotruf
• Pflege
• etc.

Der AN übernimmt für diese Wohnform bei Bedarf die Übergabe der Wohnung bei Einzug. Die Wohnungsabnahme erfolgt durch den AG.

Gewerbeflächen

Die Gewerbeflächen bestehen aus unterschiedlichen Nutzungsarten. Die Hauptaufgabe ist die Leerstandsbetreuung und bei Bedarf die Flächenübergabe an neue Mieter. Die Abnahmen der Flächen erfolgen bei Mietende durch den AG.

Organisatorische Einbindung der Leistungen

Der AN übernimmt die Hausmeisterleistung im Auftrag des AG. Der AN hat innerhalb der Objektbewirtschaftung vor Ort die entsprechende Koordinations- und Steuerungsfunktion wahrzunehmen und vertritt den AN vor Ort.

Im Rahmen des Leistungsumfanges übernimmt der AN die Wahrung der Interessen und Rechte des AG soweit und solange der AG nicht eine anderslautende Weisung gibt.

Zugangsbedingungen

Zugang zum Gebäude und den Flächen

Es ist davon auszugehen, dass der AN zu allen Bereichen, die er im Rahmen seiner Tätigkeit erreichen muss, freien Zutritt erhält. Allerdings gilt, dass das durch den AN eingesetzte Personal nur zur Ausübung der vereinbarten Leistungen bzw. vertraglichen Verpflichtungen Zutritt zu den Objekten des AG erhält.

Das für die Durchführung von planmäßigen und nicht-planmäßigen Arbeiten betraute Personal des AN bedarf einer vorherigen Anmeldung und Unterweisung durch die verantwortliche des AN. Das Servicepersonal hat sich in Anwesenheitslisten ein- und auszutragen. Der AN hat sicherzustellen, dass jederzeit ein Überblick über die im jeweiligen Objekt anwesenden Personen des AN und etwaige Nachunternehmer des AG besteht.

Zugang zu Mietbereich

Im Rahmen der Tätigkeiten wird der AN auch vermietete bzw. bewohnte Wohnungen / vermietete Gewerbeeinheiten betreten müssen. Leistungen, die der AN innerhalb von Mietflächen erbringen soll bzw. muss, bedürfen der vorherigen Abstimmung mit dem jeweiligen Mieter. Arbeiten sind auf der Mietflächen vorher mit dem AG abzustimmen und Freigabe einzuholen.

Die Leistungen sind so zu planen, dass der Mieter bzw. das Kerngeschäft des jeweiligen Mieters (bei vorhandenen Gewerbeflächen) nicht bzw. so gering wie möglich beeinflusst / gestört werden. Soweit nach Auffassung des AG eine Störung für die Gewerbebetrieb zu befürchten ist, hat der AN die Arbeiten außerhalb der Geschäftszeiten der Gewerbeeinheiten durchzuführen (ausgenommen Störeinsätze sowie Leistungen nach vorheriger Zustimmung durch den jeweiligen Mieter).

Schnittstellen

Im Rahmen der Gebäudebewirtschaftung sind durch den AN verschiedene Schnittstellen zum AG und anderen Dienstleistern bei der Leistungserbringung zu berücksichtigen.

Entsprechende Koordinationsaufgaben an den Schnittstellen mit dem jeweiligen AG und anderen Auftragnehmern sind durch den AN wahrzunehmen und werden nicht gesondert vergütet.

Erste Anlaufstelle der Bewohner und Mieter

Der AN übernimmt als erste Anlaufstelle für die Mieter und Bewohner alle operativen Pflichten und Koordinationspflichten nach dieser Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis.

Meldepflichten an Dritte

Der AN hat Meldungen an Dritte im Rahmen seiner Tätigkeiten vorzunehmen. Diese Meldungen umfassen unter anderem:

• Der AN übernimmt keine direkten Meldepflichten oder Beauftragungen
• Meldung an die Versicherung, in Abstimmung mit dem AG
• Meldung Stadt, Gemeinde, Behörden etc. in Abstimmung mit dem AG
• Meldung Feuerwehr und Polizei (nur der Ruf, nicht die Anzeige)
• Nach Feststellung mit Bildmaterial zu dokumentieren sowie die Meldung in Textform an den AG innerhalb der vereinbarten Reaktionszeit.

Key Account Management / Projektmanagement

Das Key Account Management (KAM) / Projektleiter bildet die wesentliche Schnittstelle zwischen dem AG einerseits und dem AN andererseits und seine überwiegende Arbeitskraft den Aufgaben aus diesem Vertragsverhältnis widmet. Wesentliche Aufgabe des KAM/Projektleiter ist die Steuerung der operativen Leistungen über die Hausmeister in den Gebäuden.

Der Key Account Management (KAM) / Projektleiter ist auf der strategischen Ebene der zentrale Ansprechpartner für den AG für alle Belange, die im Zusammenhang mit den beauftragten Leistungen stehen. Er ist mit entsprechenden Verantwortlichkeiten und Kompetenzen und Befugnissen ausgestattet, um insbesondere in Eskalations-, Konflikt- und Krisensituationen zeitnah handeln zu können.

Der AN hat sicherzustellen, dass der von ihm benannte KAM/Projektleiter den für die Aufgabenstellungen erforderlichen Sach- und Fachverstand besitzt, u.a. mehrjährige Erfahrung in vergleichbarer Position, Führungserfahrungen, erforderliche kaufmännische und betriebstechnische Fachkenntnisse, die im Zusammenhang mit den beauftragten Leistungen stehen sowie sicherer Umgang mit EDV-Einrichtungen. Er kontrolliert und steuert aktiv alle kaufmännischen und betrieblichen Abläufe im Rahmen des Beauftragungsumfangs.

Der KAM/Projektleiter ist für den AG telefonisch an Arbeitstagen Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr grundsätzlich erreichbar. In den sonstigen Zeiten ist durch den AN eine kontinuierliche Erreichbarkeit, z. B. durch Vertretungsregeln, sicherzustellen. Hierfür trägt der KAM/Projektleiter die Verantwortung; er hat die betreffenden Telefonnummern an den AG zu kommunizieren.

Der KAM/Projektleiter des AN sichert federführend die Unterstützung des AG in Fragen des Betriebes. Der KAM/Projektleiter verfügt über Kenntnisse in allen sicherheitsrelevanten oder betriebsnotwendigen Themen gem. z. B. Richtlinie GEFMA 190 (Betreiberverantwortung). Sollte der KAM/Projektleiter über diese Kenntnisse nicht verfügen, sind die Leistungen innerhalb des AN entsprechend einzuholen (Betriebsbeauftragte). Eine gesonderte Vergütung erfolgt nicht.

Der KAM/Projektleiter führt die durch den AN bereitgestellte Organisationsstruktur und stellt deren Qualität und Leistungsbereitschaft im Sinne des Vertrags sicher.

Der KAM/Projektleiter wird als Gesamtmanagementfunktion definiert, die insbesondere die folgenden Funktionen umfasst:

• Zentraler Ansprechpartner für den AG
• Koordination und Sicherstellung der operativen Leistungen inkl. Qualitätssicherung
• Sicherstellung von umfassendem Qualitätsmanagement und Einhaltung der unternehmensweiten Reporting-Standards und -anforderungen
• Proaktives Vorschlagen von Lösungen für bekannte, aber noch ungelöste Probleme
• Ausarbeitung alternativer Vorschläge und Entscheidungsvorlagen für den AG
• Enge Zusammenarbeit mit dem AG bei der Herbeiführung von Entscheidungen
• Der KAM/Projektleiter übernimmt eine interne (für seine eigenen Mitarbeiter) und externe (für den AG) koordinierende Funktion.

Wesentliche Aufgabe des KAM/Projektleiter ist die Optimierung der Leistungsbeziehungen zwischen AG und AN sowie der Nutzer- / Mieterzufriedenheit innerhalb seines Aufgabenbereichs bei gleichzeitiger Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit. Dazu gehören auch die ständige Optimierung der bestehenden Prozesse und Systeme sowie die Herstellung maximaler Transparenz über die operativen Facility-Service-Leistungen, den Zustand der betreuten Objekte sowie die Nutzer- / Mieter­zufriedenheit.

Leistungszeiten und Bereitschaftsdienste

Zuschlagsfreie Normalarbeitszeit

Die Normalarbeitszeit des AN ist die Zeit, in der die Mitarbeiter des AN Leistungen ohne Zuschläge vor Ort durchführen. Die zuschlagsfreie Zeit wird wie folgt definiert, wobei Samstage als normale Werktage gelten:

• Werktäglich montags bis samstags von 06:00 bis 20:00 Uhr.

Der AN wird seine Leistungen so disponieren, dass diese innerhalb der vorgenannten Normalarbeitszeiten erbracht werden.

Leistungszeit des AN

Die Leistungszeit, in der die Tätigkeiten des AN vor Ort in den Objekten und Liegenschaften des AN erbracht werden sind wie folgt definiert;

Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaftszeiten

Für Havarien, besondere Vorfälle und Störungsbehebung sichert der AN eine durchgängige (24/7 Erreichbarkeit und Reaktion) zu. Der AN hält für alle Vertragsobjekte einen Bereitschaftsdienst vor, der in Notfällen von der Notdienstzentrale oder Mitarbeiter des AG oder Mietern kontaktiert werden kann. Der Bereitschaftsdienst umfasst u. a. folgende Leistungen:

• Vorhaltung einer Bereitschaftstelefonnummer inkl. durchgehende Erreichbarkeit
• Einsatz von Bereitschaftspersonal das nachweislich Orts- und Anlagenkenntnis besitzt und mit den Vorgängen, Verfahrensweisen dieses Vertrags nebst seinen Anhängen vollumfänglich vertraut ist
• Pflege der Liegenschafts- und Objektbereitschaftsmappen. Die Havariemappe muss für alle Objekt jederzeit auf aktuellem Stand sein
• Mitführen und Pflege des Schlüsselkoffers für alle Liegenschaften des AN
• Der Bereitschaftsmitarbeiter des AN muss bei Aktivierung zwingend in das Objekt fahren. Dabei hat er unter anderem Türen zu öffnen und Absperrung von Leitungen / Erstmaßnahmen zu ergreifen / Dritte und Nachunternehmer des AG vor Ort begleiten
• Bei Bereitschaftseinsätzen ist der AG am nächsten Werktag schriftlich über den Einsatz zu informieren.

Die Meldekette sieht üblicherweise so aus, dass der Bewohner / Mieter bei der Notfallnummer des AG (zur Klarstellung, diese Notfallzentrale wird vom AG gestellt, der AN hat für seine Leistung eine eigene durchgängige 24/7 Erreichbarkeit und Reaktion sicher zu stellen). Die Notfallzentrale des AG informiert den Hausmeister und ggf. benötigte Service Dienstleister und Nachunternehmer des AG. Sollte im ersten Schritt nur der AN informiert worden sein und vor Ort feststellen, dass weiter Service Dienstleister und Nachunternehmer des AG benötigt werden, so hat der dies bei der Notfallnummer des AG anzufordern.

Kommunikation

Regelmäßige Besprechungen

Die partnerschaftliche Zusammenarbeit soll einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ermöglichen. Die KAM/Projektleitung und der Ansprechpartner des AG werden

• 14 tägig, [ ] monatlich, [x] quartalsweise, [ ] halbjährlich, [ ] jährlich,

und nach Absprache, zu einem festen Termin zusammenkommen. An diesem Termin können auf Einladung des AN oder des AG auch Dritte teilnehmen. Inhalt dieser Treffen wird unter anderem sein:

• Erläuterung der Instandsetzungen und besonderen Vorfälle des vorausgegangenen Betrachtungszeitraums.
• Erörtern der geplanten Arbeiten für den kommenden zukünftigen Periode.
• Vorstellung von Verbesserungsvorschlägen.
• Erörtern von Reklamationen und Beseitigung von Unstimmigkeiten.
• Erläuterung des Berichtswesen.

Fallweise können diese Besprechungen auch in kürzeren oder längeren Zyklen einberufen werden. Zu jeder Besprechung wird durch den AN ein Protokoll erstellt. Die Abarbeitung von Maßnahmen wird chronologisch verfolgt. Ein Protokoll ist spätestens 3 Werktage nach Durchführung der Besprechung an den AG zu senden.

Darüber hinaus steht der AN auf Verlangen des AG bei zusätzlich anberaumten Gesprächen zur Verfügung. Aufgabenbedingt ist eine kooperative Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen des AG und des AN zwingend erforderlich.

Für Leistungen oder Leistungsänderungen, welche die Leistungen eines anderen Dritten beeinträchtigen oder behindern könnten, hat der AN sich unmittelbar mit den davon betroffenen Dritten abzustimmen. Eine schriftliche Genehmigung des AG ist sodann einzuholen und die getroffene Vereinbarung durch Unterschrift zu bestätigen.

Mieterkommunikation

Das Ziel der Mietbetreuung liegt in der Schaffung einer hohen Mieterzufriedenheit. Im Rahmen der Mieterbetreuung hat der AN mindestens folgende Leistungen durch das vor Ort eingesetzte Personal sicherzustellen:

• Annahme von Beanstandungen: Regelmäßiger persönlicher Mieterkontakt, Erkundung der Mieterzufriedenheit und Bedürfnisse, eventueller zukünftiger Mieterplanungen;
• Annahme und Durchführung von Sonderaufträgen (nach Rücksprache mit dem AG);
• Achten auf Einhaltung der Hausordnung und vertraglicher Mieterpflichten (z.B. Sorgfaltspflicht bei durch den AG zustimmungspflichtigen Maßnahmen), Schlichten von Konflikten unter den Mietern;
• Einleitung von Maßnahmen bei Missachtung der Hausordnung
• Koordination der Handwerker bei Renovierungsarbeiten, mit dem Ziel, den Geschäftsbetrieb der Immobilie ungestört/unbeeinträchtigt aufrecht zu erhalten.
• Rechtzeitige und evtl. besondere Nutzerinteressen berücksichtigende Information an die Mieter;

Personal des AN

Ergänzend zu den Regelungen nach 3.7 Vertrag gelten folgende Anforderungen an das Personal des AN.

Berufsausbildung

Die Mitarbeiter müssen in ihrem Einsatz-/Aufgabengebiet – sofern im Folgenden nicht anders vorgegeben – über eine einschlägige Berufsausbildung verfügen, die es ermöglichen, ihre beruflichen Kenntnisse nachvollziehbar festzustellen. Als abgeschlossene Berufsausbildung gilt auch ein abgeschlossenes Studium. Die Feststellung soll auf Berufsabschlüssen oder vergleichbaren Qualifikationsnachweisen beruhen.

Der Einsatz von Mitarbeitern ohne einschlägige Berufsausbildung bzw. ohne Abschluss ist nur unter folgenden Voraussetzungen möglich:

• Spezifische Erfahrung (nach Ziffer 2.6.3.) bei der Übernahme vergleichbarer Leistungen (durch entsprechende Nachweise / Referenzen hinterlegt)
• Anleitung und Kontrolle durch Mitarbeiter, die über eine einschlägige Berufsausbildung verfügen, ist gewährleistet.

Diese Voraussetzungen hat der AN unter anderem durch Vorlage von Urkunden des Lehrgangs, Studienabschlusses, Gesellen-, Techniker- und Meisterbriefen oder gleichwertiger Qualifikationsnachweise nachzuweisen. Der Nachweis der Gleichwertigkeit der Qualifikation ist in jedem Einzelfall durch den AN zu erbringen.

Die Berufserfahrung der Mitarbeiter wurde durch stetige Weiterbildung und Qualifizierung nachweislich auf dem für diesen Vertrag notwendigen Stand gehalten.

Soweit zur Leistungserbringung besondere fachbezogene Zulassungen und Nachweise sowie herstellerspezifische Schulungen erforderlich sind, verpflichtet sich der AN, diese zeitnah, auf jeden Fall vor der Leistungserbringung, zu erwerben und den Nachweis unaufgefordert dem AG vorzulegen. Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass Mitarbeiter, die er in Bereichen beschäftigt, für die der Gesetzgeber das Vorliegen bestimmter Bescheinigungen fordert, die erforderlichen und aktuellen Bescheinigungen haben, z. B. Ersthelfer Ausbildung, Schaltberechtigungen.

Berufserfahrung

Berufserfahrung setzt voraus, dass die Mitarbeiter eine nachgewiesene Zeit im Berufsleben praktisch mit den zu betreuenden vergleichbaren Anlagen / Tätigkeiten / Flächen / Vegetation in einem vergleichbaren Umfeld umgegangen ist und deren Pflege-, Funktions- und Betriebsweise im notwendigen Umfang kennt.

Durch Betreuung (Pflege, Unterhaltung, Instandhaltung, Prüfung, Störungsbeseitigung, Betriebsführung etc.) von vergleichbaren Anlagen / Tätigkeiten / Flächen in einem vergleichbaren Umfeld hat Erfahrungen über die Durchführung der Leistungen nach diesem Vertrag oder vergleichbarer Vertragsleistungen gesammelt und die erforderlichen Kenntnisse im Umgang mit den möglichen Leistungsanforderungen sowie hinsichtlich der Bewertung der Leistungsergebnisse erworben.

Nachweis der Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahen beruflichen Tätigkeit

Um die in den zuvor geforderten Anforderungen nachzuweisen, legt der AN dem AG auf Verlangen, unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen (z. B. Datenschutz), folgende Unterlagen vor:

• Eine aktuelle Unterschriftenliste der im Objekt eingesetzten Mitarbeiter
• Nachweis der Bewertung der Berufserfahrung und persönlichen Eignung der Mitarbeiter Lebenslauf der eingesetzten Mitarbeiter
• Übersicht/Kataster mit Darstellung der Ausbildungen sowie Fach- und Sachkunde etc.
• Berufsausbildungs-, Fach-/Sachkunde- und Weiterbildungsnachweise der Mitarbeiter als Kopie
• Verzeichnis der Anlagen- und Arbeitsverantwortlichen sowie deren Berechtigungen und Bestellungen
• Weitere Daten und Informationen auf Anforderung und in Absprache mit dem AG.

Einweisung

Zur Sicherung des Betriebes ist es unerlässlich, dass keine überhöhten Reaktionszeiten des Auftragnehmers auf Grund nicht ausreichender Anlagen- / Orts- / Ablaufkenntnisse oder örtlicher Abwesenheit entstehen.

Deshalb ist für alle einzusetzenden Mitarbeiter vor dem erstmaligen Dienstbeginn eine projektbezogene Unterweisung nachzuweisen. Diese beinhaltet die Vermittlung von Kenntnissen über die relevanten Örtlichkeiten und Funktionseinheiten.

Bei kurzfristigen Ausfällen von Mitarbeitern oder Personalwechsel z. B. aufgrund von Urlaub | Krankheit | Kündigung im Regelbetrieb müssen zusätzlich alle im Objekt neuen Mitarbeiter bis zu vier Wochen eine volle Teilnahme am Dienst / an der sonstigen Tätigkeit absolvieren, bevor sie als eingewiesen gelten und eine Aufgabe in Eigenverantwortung übernehmen dürfen. Der AN hat dem AG Ersatzarbeitskräfte namentlich zu benennen.

Des Weiteren ist das gesamte eingesetzte Personal des AN über objektspezifische Regelungen, Verfahrensanweisungen und Aufgaben in geeigneter Art und Weise durch den AN zu schulen.

Der AN hat den Nachweis zu erbringen, dass das Personal ordnungsgemäß eingewiesen wurde. Die Einarbeitung ist für den AG kostenfrei.

Darüber hinaus ist das Bedienungspersonal des AN in die Regelung, Steuerung und Funktion der Anlagen sowie in die Bedienung des Automationssystems einzuweisen und zu schulen (vor Ort oder beim Hersteller).

Zusätzlich erfolgt die Einweisung und Schulung des Bedienungspersonals in die Dokumentation der Revisionsunterlagen:

• Kontrolle der Vorab-Dokumentation für die Einweisung sowie der Wartungs- und Bedienungsanleitung auf Vollständigkeit,
• Prüfen der Einweisungsprotokolle in die technischen Anlagen.

Der AN verpflichtet sich zur Teilnahme an allen Schulungen des AG bzw. der Anlagenerrichter, die notwendig sind, um die technische Betriebsführung garantieren zu können. Ggf. erforderliche Nachschulungen des AN (z. B. wegen Personalwechsel) gehen zu Lasten des AN.

Zu den mit den ausführenden Firmen abgestimmten Einweisungsterminen ist vom AN entsprechend fachkundiges Personal in ausreichender Anzahl bereit zu stellen mit Nennung, welches Personal für welche Anlagen oder Technik eingewiesen werden muss.

Mitarbeiterschulung

Im Rahmen der übertragenen Betreiberpflichten sind Schulungen der Mitarbeiter, in Übereinstimmung mit den jeweils geltenden Vorschriften und Verordnungen (z. B. Datenschutz, Hygiene, Elektrosicherheit etc.) sowie Sicherheitsunterweisungen auf Basis der jeweils gültigen Rechtsgrundlage, durchzuführen und zu dokumentieren. Die Dokumentation ist auf Verlangen des AG vom AN vorzulegen.

Der AN verpflichtet sich weiterhin das Personal durch kontinuierliche Schulungsmaßnahmen stets auf einem aktuellen, dem Leistungsumfang entsprechenden Ausbildungsstand zu halten. Hierunter fallen auch hersteller- und systemspezifische Schulungen. Das schließt ebenfalls Schulungen auf neue Systeme ein, die nach eventuellen Änderungen oder aufgrund von Projekten/Maßnahmen erforderlich werden. Die Schulungen sind zu dokumentieren. Die Nachweise sind auf Verlangen des AG vom AN vorzulegen.

Der AN hat bis spätestens drei Monate nach Vertragsbeginn dem AG eine vollständige Dokumentation, aller für seine in den Vertragsobjekten des AG eingesetzten Mitarbeiter durchgeführten Schulungsmaßnahmen und Sicherheitsunterweisungen, unaufgefordert vorzulegen.

Die Fortschreibung dieser Maßnahmen ist jeweils im Berichtswesen schriftlich unaufgefordert zu belegen.

Die Kosten für Schulungen sind vom AN zu tragen.

Entsorgung im Rahmen der Leistung des AN

Der AN verpflichtet sich bei der Durchführung seiner Leistungen die Prämisse zu beachten, dass Abfallvermeidung und Abfallverwertung höchste Priorität haben. Dies kann vom AG stichprobenartig überprüft werden.

Im Rahmen seiner Leistung obliegt dem AN die verantwortliche Entsorgung sämtlicher Betriebsmittel, wie Anlagen, Anlagenteile, Verbrauchsmaterialien, Kleinteile und Hilfsstoffe, Verschleißteile und Reserveteile, Kehricht, Grünabfälle sowie Schnee und Streugut etc., sofern diese im Rahmen der Leistung anfallen.

Kommt der AN seiner Reinigungs- und Entsorgungsverpflichtung gemäß dieser Ziffer nach schriftlicher Aufforderung innerhalb eines angemessenen Zeitraums nicht nach, so ist der AG berechtigt die Leistungen durch einen Dritten, zu Lasten des AN, durchführen zu lassen.

Aufbau- und Ablauforganisation des AN

Ablauforganisation

Im Rahmen der Übernahme der Betreiber- und Verkehrssicherungspflicht durch den AN für die ihm (jeweils) übertragenen Leistungen hat der AN für geeignete und rechtskonforme Arbeitsabläufe (Prozesse) zu sorgen. Der AN hat, neben den vertraglich geschuldeten Prozessen, die wesentlichen objekt-/ projektbezogenen Betriebsabläufe (Schnittstellen zwischen AG und AN sind darzustellen) in Form von Arbeitsabläufen (Prozesse) bis zum 01.12.2026 rechtskonform aufzustellen und ab Vertragsbeginn umzusetzen. Die Prozesse sind zu dokumentieren, in einer Datenbank abzulegen und stets aktuell zu halten.

Die nachfolgenden Prozesse (keine limitierende Aufzählung) sind mit dem AG abzustimmen und in der Umsetzung einzuhalten. Es sind mindestens folgende Abläufe in Form von Prozessen objektbezogen darzustellen und zu dokumentieren:

• Prozess „Störungsbeseitigung während der Leistungszeiten einschließlich der Störmeldekette“
• Prozess „Störungsbeseitigung außerhalb der Leistungszeiten einschließlich der Störmeldekette“
• Prozess „Betreuung, Einweisung und Begleitung von Fremd-/Drittfirmen“
• Prozess „Konflikt-, Störungs-, Beschwerde-, Notfallmanagement“

Schnittstellen des AN (intern sowie zu Organisationseinheiten des AG), sind klar zu regeln und schriftlich niederzulegen. Bei der Definition der Schnittstellen ist jeweils auf die Abgrenzung der Verantwortlichkeiten, Befugnisse, Rechte und Pflichten einzugehen.

Die Lenkung von Dokumenten, z. B. in der Schnittstelle zum ggf. zukünftig eingesetzten IT/CAFM System des AG und in den Prozessen des AN ist eindeutig darzustellen und mit dem AG einvernehmlich abzustimmen.

Aufbauorganisation

Durch einen geeigneten und rechtssicheren Organisations- und Betriebsaufbau hat der AN sicher zu stellen, dass selbst für den Fall einer ungenügenden Erfüllung der Organisationsaufgaben oder durch mangelnde Kenntnis des Betriebsaufbaus und der Betriebsabläufe, kein Schaden für den AG entsteht.

Der AN muss in Hinblick auf die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen für eine festgelegte Aufbauorganisation sorgen, bei der die Zuständigkeiten und Befugnisse der einzelnen Funktionsträger eindeutig geregelt und die entsprechenden Personen schriftlich beauftragt sind (vgl. § 13 Abs. 2 ArbSchG/ GEFMA 912-4).

Der Organisations- und Betriebsaufbau ist zu dokumentieren und laufend zu aktualisieren. Der AN hat ein Personalorganigramm gemäß nachfolgenden Vorgaben zu erstellen und laufend zu aktualisieren.

Der AN wird mit Beginn des Vertrages ein Personalorganigramm (Organisationsübersicht mit Hinweis auf die Zuständigkeiten des objektbezogenen AN-Personals) erstellen bzw. das im Bieterkonzept erstellte Organigramm aktualisieren, das neben allgemeinen Darstellungen wie Name, Titel, Funktion, Telefonnummer, E-Mail, Zuständigkeit, Qualifikation, Mindestbesetzung, ein Lichtbild enthält. Aus dem Organigramm müssen hierarchische Beziehungen und Verantwortungen erkennbar sein. Dieses Organigramm ist dem AG zu übergeben und mit dem Berichtswesen auf aktuellem Stand zu halten.

Vertretungs- und Unterschriftsregelungen sind zu treffen und zu dokumentieren; Vertretungsregelungen sind auch bekannt zu geben. Für Vertretungsfälle sind ausreichend qualifizierte und objektspezifisch eingearbeitete Personalreserven vorzusehen und im Organigramm darzustellen.

Allgemeine Kalkulationsgrundlage

Die Einheits- und Pauschalleistungen sind als vollständige Leistung, bestehend aus Lohn und Materialanteil sowie sämtlichen Nebenkosten und Nebenleistungen, zu kalkulieren. Die Einheits- und Pauschalpreise beinhalten die Leistungen zur vollständig fertigen, fachgerechten Ausführung der Leistung mit allen Lieferungen, Nebenlieferungen, Arbeiten und Nebenarbeiten, der Grundlagen des Vertrags nebst seiner Vertragsgrundlagen und Vertragsbestandteile (§ 2 Vertrag).

Die Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sind im Leistungsverzeichnisaufgeführt.

Die Leistungen sind als vollständiges Werk, bestehend aus Lohn- und Materialanteil gemäß Regelung aus zu kalkulieren.

Der AN stellt ohne zusätzliche Kosten Werkzeuge, Arbeitsmittel, Befestigungsmaterialien, Kleinteile und Hilfsstoffe. Hierzu zählt auch die Ausstattung der Hausmeisterbüros u.a. mit Drucker, Papier, Schreibutensilien etc.

Bei Befestigungsmaterialien, Kleinteile und Hilfsstoffe handelt es sich um Stoffe und Mittel, die der AN zur Ausführung seiner Leistung benötigt, um den erwarteten und geforderten reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Eine einwandfreie und regelmäßige Versorgung muss daher gesichert sein. Voraussetzung hierfür ist die rechtzeitige Bestellung, Lieferung und Bevorratung von Verbrauchs- und Befestigungsmaterialien, Kleinteilen und Hilfsstoffen.

Befestigungsmaterialien, Kleinteile und Hilfsstoffe sind u.a.:

• Destilliertes Wasser für Batterien (z.B. USV-Batterien, Starterbatterien der NEA’s, etc.)
• Öle- und Motoröle bis 1 l
• Sicherungen
• Reinigungsmittel
• Schläuche
• Silikon
• Lappen und Aufnahmemittel
• Lösungsmittel
• Klebemittel
• Farbe, Lacke
• Schmierstoffe in kleinen Mengen, z.B. zur Lagerschmierung (Öl, Fett, Gleitmittel)
• Korrosionsschutzmittel
• Dichtungen
• Mindestsortiment gängiger Verbindungselemente (Schrauben, Dübel etc.).
• Besen und Gartengeräte
• Müllzange
• etc.

Der AN hat keine Salze für Enthärtungsanlagen zu stellen. Diese werden durch den AG bereitgestellt.

Für die nach der Gesamtheit der Vertragsgrundlagen geschuldeten Leistungen gilt:

1. Der AN hat keinen Anspruch auf Stundenlohnvergütung, soweit er seine Leistungen im Rahmen der vereinbarten Einheitspreise und Pauschalen zu erbringen hat.
2. Hierzu zählen auch alle Nebenleistungen, wie z. B. das Öffnen und Schließen von Decken und Böden, Revisionsöffnungen, etc., um die Komponenten für seine Leistungsausführung zu erreichen. Dies ist in den zu kalkulierenden Einheitspreisen des Preisteils unter den Rubriken in Anhang XX mit einzukalkulieren. Der AN hat sich durch eine Vor-Ort-Besichtigung über die örtlichen Gegebenheiten selbst informiert.
3. Im vereinbarten Preis sind sämtliche Nebenkosten und Nebenleistungen enthalten; hierzu zählen insbesondere:
   1. Beschaffung und Vorhaltung der Maschinen und Geräte
   2. Einrichtungskosten und Ausstattungskosten
   3. Hebezeuge, Dreibein, Seilzug, Flaschenzug
   4. das uneingeschränkte Überwinden von Höhenunterschieden mittels Arbeits- und Wartungsbühnen (Bodenbelastbarkeit ist zu beachten!) nach vorheriger Genehmigung des AG, fachgerecht und den Vorschriften entsprechend realisieren zu lassen.
   5. Leitern, Tritte, Gerüste
   6. Kommunikationsmittel und Arbeitsmittel
   7. Persönliche Schutzausrüstung
   8. Drucker
   9. Drucker-Papier
   10. Für den Maschinen-/Fahrzeugeinsatz die Bedienung, Kraft- und Schmierstoffe, An- und Abtransport
   11. Werkzeuge, Handwerkzeug, Bohrmaschinen
   12. Sonderwerkzeuge
   13. Werkstattausstattung (Schleifmaschinen, Drehmaschinen)
   14. Messgeräte (Temperatur, Luftfeuchte, Luftströmung, Luftqualität, Drehzahl, Spannung, Strom-stärke, Druck)
   15. Höhenzugangshilfen
   16. Fracht-, Reise- und Fahrtkosten, Wegzeitkosten
   17. Übernachtungskosten
   18. Auslöse, Schmutzzulagen, Erschwerniszulagen
   19. Lohn- und Gehaltskosten, Lohn- und Gehaltsnebenkosten
   20. Gemeinkostenanteile einschl. Sozialkassenbeiträge und vermögenswirksamen Leistungen
   21. Zuschlag für lohngebundene und lohnbezogene Kosten
   22. Allgemeine Geschäftskosten, Gewinn und Wagnis
   23. Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeiten sofern für Regelleistungen erforderlich
   24. Kosten für Reinigungs- und Entsorgungsleistungen im Zusammenhang mit den Regelleistungen, den Zusatz- und Sonderleistungen
   25. In der Kalkulation sind sämtliche Regelungen des Vertrags zu berücksichtigen
   26. Die Vorlage entsprechender Nachweise durch den AN oder dessen Nachunternehmer
   27. Dokumentation und Dokumentationssysteme, soweit nicht bereits den Regelleistungen enthalten
   28. Verpackungsmaterial wie z. B. Lupo-Folie, Klebebänder, Umzugskartons etc.
   29. Rampen, Ladegeräte und Rutschen
   30. etc.

Diese Auflistung hat keinen begrenzenden Charakter.

Darüber hinaus hat der AN ohne besondere Aufforderung und Vergütung alle erforderlichen Maßnahmen zum Schutz seiner Leistungen vor Schäden zu treffen.

Die anzugebenden Stundenlöhne für die vertraglich vereinbarte Leistungszeit (jeweilige Grundpositionen) sind als feste Stundenlohnverrechnungssätze (Euro/Arbeitsstunden) anzubieten.

Alle Preise und Stundenverrechnungssätze sind unter Beachtung der tarifrechtlichen Vorschriften zu ermitteln, eventuell anwendbare Mindestlohnvorschriften und eventuell anwendbare Antidiskriminierungsgesetze müssen berücksichtigt werden.

Die Stundenverrechnungssätze gelten unabhängig von der Anzahl der abgerechneten Stunden. Sie enthalten den tatsächlichen Lohn mit den Zuschlägen für Gemeinkosten, Nebenleistungen, Sozialkassenbeiträgen, vermögenswirksamen Leistungen und dgl. sowie Lohn- und Gehaltsnebenkosten. Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sind entsprechend anzugeben.

Fallen nach diesem Vertrag und seinen Bestandteilen Zuschläge an, wird der AG die Zuschläge allein auf den Lohnanteil der jeweiligen Leistung vergüten.

Implementierungsphase

In der Implementierungsphase (im Nachfolgenden auch als Startphase bezeichnet), die mit den in den Vergabeunterlagen bezeichneten Terminen beginnt und endet, wird die Grundlage für die fachliche und organisatorische Umsetzung des Vertrages gelegt. Darüber hinaus begleitet der AN die Inbetriebnahme der jeweiligen Gebäudeteile, Anlagen, Bauteile und den Prozess der Übergaben an die Mieter. Die Größe und Komplexität der Aufgabenstellung bedingt eine vorübergehende kompetente Unterstützung des objektgebundenen Personals des AN.

In der Implementierungsphase wird die Organisation für administrative und operative Leistungen aufgestellt sowie erforderliche Hilfsmittel und Werkzeuge für die Umsetzung durch den AN an die Mitarbeitenden bereitgestellt.

Der AN übernimmt von seinem Vorgänger bzw. vom Bauherren die Gebäude, wobei die Verkehrssicherungs- und Betreiberpflichten per Stichtag, mit einer schriftlichen Erklärung der Übernahme aller technischen Anlagen durch den AN auf diesen übergehen.

Der AN übernimmt die Verkehrssicherungs- und Betreiberpflichten mit der Aufnahme des im AG/AN-Verhältnis vereinbarten Regelbetriebes.

Der AN hat sich umfassend mit den Liegenschaften und Gebäuden vertraut zu machen, auch wenn ein eigenverantwortliches Bedienen der Anlagen bis zum Abschluss der Startphase nicht möglich ist.

Nach Zuschlagserteilung ist vom AN innerhalb von zwei Wochen eine terminliche Darstellung über den Ablauf und die Gestaltung der Startphase sowie ein Personalorganigramm der an der Startphase des AN beteiligten Mitarbeiter dem AG zu übergeben. AG und AN treffen sich regelmäßig, um den Verlauf der Startphase zu besprechen.

Der Gesprächsrhythmus während der Implementierungsphase wird nach billigem Ermessen des AG festgelegt und erfolgt mindestens im wöchentlichen Turnus.

Der Zeitplan und das Personalorganigramm für die Implementierungsphase werden nach Abstimmung mit dem AG verbindlicher Vertragsbestandteil. Im Folgenden werden die wesentlichen Leistungen in der Startphase aufgelistet. Der Leistungsfortschritt der Startphase wird im Rahmen regelmäßiger Besprechungen erfasst und fortgeschrieben.

Insbesondere sind folgende Leistungen durch den AN durchzuführen:

• Vorstellung des Implementierungs-Teams beim AG (Zusammensetzung, Qualifikationen, Ansprechpartner).
• Ermittlung der benötigten Dokumentationen in Abstimmung mit dem AG.
• Teilnahme an Anlageneinweisungen durch den aktuellen Betreiber
• Unterweisung der Mitarbeiter des AN, zur Schaffung fundierter Anlagen- und Ortskenntnisse.
• Begehung der Objekt- und Anlagentechnik mit Einweisung zur Bedienung
• Überprüfung der Funktions- und Betriebsfähigkeit der technischen Anlagen, die durch den AN zu bedienen sind
• Durchführung der Gefährdungsbeurteilungen
• Erstellen notwendiger Betriebs- und Arbeitsanweisungen
• Abstimmung der vertraglich vereinbarten Dokumentationsaufgaben mit dem AG
• Aufnahme der für das Instandhaltungsmanagementsystem erforderlichen Daten
• Aufstellen einer Mängelliste über die bei der Begehung festgestellten Mängel.
• Schriftliche Erklärung der Übernahme der Betreiberpflichten für die Gebäude und Liegenschaften.

Für die Ausstattung der Mitarbeiter des AN mit sämtlichen Hilfsmitteln zur Durchführung der Implementierungsphase ist der AN selbst verantwortlich. Dies betrifft auch die erforderliche persönliche Schutzausrüstung.

Organisation der Implementierungsphase durch den AN

Insbesondere sind folgende Leistungen durch den AN im Rahmen der Startphase durchzuführen und zu dokumentieren:

• Einarbeitung der Objektleitung in den Vertrag
• Vertragsleistungen auswerten und die Umsetzung strukturieren
• Übernahme der Betreiberpflichten
• Bevollmächtigung der Projektleitung und Übertragung der Betreiberpflichten
• Zugangsberechtigung klären und veranlassen
• Projektbezogene Organigramme für Aufbau und Abläufe aktualisieren und abstimmen
• Erstellen einer Qualifikations- und Unterweisungsmatrix
• Organisation des Ablagesystems (Ordner, Formulare, etc.)
• Einarbeitungsprogramm für neue Mitarbeiter entwickeln
• Ein- und Unterweisung der Mitarbeiter (Objekt-, Orts- und Anlagenkenntnisse)
• Mitarbeiterlisten mit Beschreibung der Ausbildung und der Kenntnisse anfertigen
• Anwesenheitslisten für Mitarbeiter und Nachunternehmer anfertigen
• Vorlage erforderlicher Konzessionen, die zum Betreiben nötig sind
• Sofern erforderlich Erstellung einer Liste mit den Namen der Konzessionsträger, die in den Objekten des AG eingesetzt werden
• Verteilung AG-spezifischer Dienst- und Sicherheitsanweisungen an die Mitarbeiter des AN
• Beschaffung Hard- und Software für Auftragsabwicklung und Projektleitung
• Ausstattung des Personals mit Kommunikationsmitteln
• Aufstellen der Schicht-, Einsatz - und Bereitschaftspläne
• Erstellung des Konzeptes für den Bereitschaftsdienst/Störmeldungen sowie Umsetzung
• Erstellung von Notfallplänen (Havarie Szenarien) und Abstimmung mit dem AG
• Abstimmung der Nachunternehmer mit dem AG und Beauftragung
• Erstellen der Betriebsführungslisten zur Dokumentation der regelmäßig durchzuführenden Rundgänge
• Überprüfung der Schließanlage und vorhandenen Schlüssel auf Vollständigkeit. Nach Übernahme und Bestätigung der Vollständigkeit gehen Schlüsselverlust zu Lasten des AN.
• Erstellung der projektspezifischen Checklisten für die Inspektion und die Inspektionsrundgänge
• Übernahme der Organisation für die Mängelverfolgung und Anfertigung von Formularen
• Übernahme der Unterlagen der laufenden Mängelverfolgung
• Erstellung der Werkzeug-, Geräte-. und Materiallisten sowie deren Beschaffung
• Organisation zur Unterweisung und Begleitung von Fremdfirmen ausarbeiten
• Zulassungen für die Mitarbeiter beschaffen
• Erstellen von Arbeitsanweisungen
• Umsetzung der Arbeitsschutzbestimmungen (z. B. Erstprüfung der einzusetzenden Arbeitsmittel)
• Ausstattung der Liegenschaft mit technischen und gesetzlichen Vorschriften
• Abläufe zu außervertraglichen Leistungen klären und dokumentieren
• Festlegung des objektbezogenen Schulungsbedarfes
• Kompetenzen der Ansprechpartner und Koordinatoren festlegen
• Aufbau des Materialwesens inkl. Vorhaltung der erforderlichen Mindes-Mengen an Material vor Ort.
• Informationsflüsse beschreiben und abstimmen (Störungen, Beschwerden, Instandsetzung, Sonderarbeiten)
• Herstellen der Erreichbarkeit vor Ort sowie der relevanten Ansprechpartner
• Aufnahme aller Geräte, die mit Verbrauchsmitteln versorgt werden müssen (Wasser-aufbereitungsanlagen, Kompressoren etc.); Ausarbeitung eines Planes zur Überwachung und für das Auffüllen dieser Anlagen
• Berichtswesen aufbauen, organisieren und in die Routineerfassung einbinden
• Qualitätssicherung einführen
• Vorbereitung der Unterlagen, Voraussetzungen, Arbeitsabläufe, Personaleinsatz für Gebäudefunktionstests
• Erstellung eines Betriebs-/Objekthandbuchs
• Erstellung eines Notfallhandbuchs/ einer Notfallmappe

Die Einrichtung der Objektorganisation ist mit einem zusammenfassenden Bericht (in Papierform, sowie als pdf- und Ursprungsdatei geeignet zur Weiterverarbeitung) abzuschließen.

Kalkulation und Vergütung

Der AN erhält für die Implementierungsphase keine gesonderte Vergütung.

Implementierung neuer Gebäude während der Vertragslaufzeit

Der AG wird sich bemühen den AN 3 Monate vor Bewirtschaftungsbeginn eines neuen Gebäudes informieren, jeweils so zeitnah wie möglich. Der Arbeitsbeginn für den AN ist 4 Wochen vor der Übergabe. Einweisung und Übernahme / Technische Einweisungen sind Leistungsumfang des AN. Der AN erhält für diese Implementierung während der keine gesonderte Vergütung.

Beendigungsmanagement

Ergänzend zu den Regelungen Ziffer 12 Vertrag gelten folgende Vorgaben.

Für die Einarbeitung des Nachfolgers des AN im Rahmen Beendigungsmanagements gilt das nachfolgende.

Diese Einarbeitung umfasst unter anderem:

• Einweisung in die zu nutzenden DV-technischen Verfahren des AN. Mindestens:
  • Berichtswesen
• Einweisung in die örtlichen Gegebenheiten
  • Anlagenstandorte und Zugang zu den Anlagen
  • Position lokaler Betriebsdokumentationen
  • Zugangsverfahren und Schlüsselmanagement
  • Liegenschaft und darauf verteilte Infrastrukturen wie Schächte, Gullys, Steckdosen, Wasseranschlüsse, Übergabepunkte von Medien, Tankstutzen…
• Einweisung in die Systeme der technischen Infrastruktur ggf. mit der Erteilung von Zugriffsrechten.
  • GLT / MSR
  • Sicherheitstechnischen Anlagen
• Einweisung in die Anlagen und Systemarchitektur
  • Bedeutung der Anlage im Gesamtverbund
  • Besondere Merkmale der Anlage, Auffälligkeiten
• Anstehende Instandsetzungen, Wartungen und Prüfungen
• Einweisung in die Systematik der Betriebsdokumentation
• Durchführung einer Zustandsbewertung gemeinsam mit den AG, dem Nachfolgedienstleister oder/und einem Dritten
• Aufbereitung der Dokumentation und Daten, dass sie zum Zeitpunkt der Beendigung den aktuellen Sachstand wiedergeben
• Übergabe von Dokumentation, Statuslisten, Mängellisten, Angebotslisten, Nachunternehmerlisten etc.
• Das Mitlaufenlassen der Mitarbeiter des Nachfolgers bei allen Tätigkeiten im Tagesgeschäft des AN.

Dokumentation und Berichtswesen

Berichtswesen

Monatsbericht

Der AN erstellt monatlich einen prüfbaren Bericht über die tatsächlich ausgeführten Leistungen pro Objekt inkl. aller Nachweise der Leistungsausführung (Stunden- und Tätigkeitsnachweise) als Anhang zur jeweiligen Monatsrechnung. Die nachweisenden Dokumente werden in einem vom AN bereitgestellten Datenraum (mit unlimitiertem und in der Anzahl unbegrenzten Zugang für den AG) der der folgenden Struktur abgelegt.

• Gebäude / Anschrift Liegenschaft
  • Jahr (z. B. 2025)
    • Monat (01 Januar, 02 Februar, 03 März usw.)

Die Nachweise sind im Ordner wie folgt zu bezeichnen:

• Gebäude_Jahr_Monat_Leistungsgegenstand_Version

Der AN führt einen Bericht über die ausgeführten Leistungen in prüfbarer Form inkl. aller Nachweise der Leistungsausführung. Digitaler Datenraum zur Ablage der Nachweise ist vom AN zustellen. Die Vorgabe einer einheitlichen Struktur in den Ordnern erfolgt durch den AG.

Der prüfbare Bericht ist zudem als Anlage zur Rechnung mit Ankreuzliste der Tätigkeiten (Übergeordnete Ebene) mit Unterschrift des Hausmeisters beizufügen.

Mustervorlage wie es aussehen kann / muss

☒ Störungen und Mängelansprüche

☒ Störungen, Beschwerden und Schwachstellen

☒ Besondere Vorkommnisse und Ereignisse und deren Auswirkungen auf den Betrieb des Gebäudes und die Nutzung der Gebäude

☒ Tätigkeitsnachweise Eigen- und Fremdleistung

☒ Alle Nachweise über die Einweisung der Nachunternehmer in die Objekte

☒ Bauliche Änderungen, Umbauten

☒ Einstufung der Funktions- und Betriebsbereitschaft des Objektes

Der Bericht ist spätestens 10. Werktag nach den genannten Stichtagen zu übergeben. Der Bericht ist so aufzubauen, dass die wichtigsten Informationen im Bericht zusammengefasst sind und Pläne, Aufstellungen, Listen etc. in den Anhang zum Bericht gelegt werde.

Jahresbericht

Der Jahresbericht erstreckt sich in der Betrachtung jeweils auf ein Kalenderjahr (01.01. – 31.12.) und ist erstmalig bis zum 15.01. nach Vollendung des ersten Kalenderjahres und anschließend wiederkehrend jeweils zum 15.01 der Folgejahre vorzulegen.

Im Wesentlichen stellt der Jahresbericht eine komprimierte Form der vorausgegangenen Berichte dar. Ergänzend ist dem Bericht beizufügen:

Abgabe einer Konformitätserklärung aller vertraglichen Leistungen und Verantwortungsbereiche (Anhang B 02 Muster Konformitätserklärung).

Eine abschließende Abstimmung über den Aufbau erfolgt zwischen dem AG und dem AN im Nachgang der Beauftragung.

Leistungsdokumentation und Leistungsnachweise

Die Dokumentation, Nachweisführung etc. erfolgt jedoch auf der Ebene der Anlage. Der AN hat die Pflicht, alle durch ihn oder seine Nachunternehmer im Rahmen dieses Vertrages und darüber hinaus erbrachten Leistungen in ausreichendem Maße transparent und leserlich zu protokollieren, zu dokumentieren (vergleiche auch GEFMA 922-1 bis 922-5) und jeweils vom ausführenden Mitarbeiter unterschreiben zu lassen. Hierbei sind insbesondere die Vorgaben und Anforderungen der geltenden Vorschriften, Verordnungen und Regelwerke einzuhalten.

Für einzelne Leistungen können durch den AG weitere Angaben für Leistungsnachweise vorgegeben werden.

Tätigkeitsnachweise | Rundgangsprotokolle | Betriebs- und Prüfbücher

Dem AN obliegt die Aufgabe der Führung der notwendigen Betriebsdokumentation. Er hat diese immerzu auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Betriebsdokumentation umfasst beispielsweise:

• die Mitarbeiter des AN führen über Ihre Arbeiten ausführliche Stunden- und Tätigkeitsnachweise, die dem AG monatlich zum letzten Tag des Monats zu übergeben sind. Nicht vorliegende Tätigkeitsnachweise führen zu einer Reduzierung der jeweiligen Vergütung. Die Tätigkeitsnachweise sind in umlagefähige Tätigkeiten und nicht umlagefähige Tätigkeiten zu unterscheiden.
• das Führen von Prüf-, Anlagen- und Betriebsbüchern (u.a. nach VdS, VDMA, VDI, DIN, VDE, Gesetzen, Verordnungen, GEFMA 922-1 bis 922-5)
• das Führen von Betriebstagebüchern (Störungsmeldungen, besondere Ereignisse, Reklamationen, Schalthandlungen, Bereitschaftseinsätze, Änderungen von Sollwerten, Einsatz von Nachunternehmern etc.)
• Führen von Anlagenbüchern
• Erstellung und Pflege eines Betriebs-/Notfallhandbuchs
• die Dokumentation zurückliegender Arbeiten und den Einsatz von Dienstleistern des AG vor Ort z. B. Wartungen, Instandsetzungen, Schalthandlungen etc. durch Nachunternehmer des AG
• die Meldungen für gefahrenerhöhende Situationen, Arbeiten und Schaltung von Anlagen an den AG

Nachweisführung für Bereitschaftseinsätze

Die Nachweise über Bereitschaftseinsätze müssen mindestens beinhalten:

• Fortlaufende Auftragsnummer
• Bezeichnung (Geschoss, Gewerk, Anlage, Mietername/Nummer der Wohnung)
• Meldung Datum/Uhrzeit
• Durch wen gemeldet (Name)
• Schadensursache und Schadensart
• Entweder Erledigungsdatum/Uhrzeit
• oder die Meldung einer Behebung der Störung / Weitergabe
• Name/Unterschrift des Ausführenden und Datum

Meldung von Mängeln und Schäden

Der AN erstellt für jeden Mangel und Schaden unabhängig davon, ob er im Rahmen seines eigenen Leistungs-Soll oder bei durch Dritten ausgeführten Leistungen entstanden ist, ein Ticket (derzeit per E-Mail) das im Wesentlichen folgende Inhalte aufweist:

• Objektkennzeichen und Objektbezeichnung
• Nachweis/Dokument/Bericht aus dem der Mangel hervorgeht bzw. wo er erstmalig dokumentiert wurde
• Datum der Feststellung
• Kritikalität des Mangels / Schadens
• Bearbeitungsstatus des Mangels
• Foto

Nachweis für Zusatzleistungen und Sonderleistungen

Der AN erstellt für jede Zusatz- und/oder Sonderleistungen einen Nachweis aus der im Wesentlichen folgende Inhalte aufweist:

• Datum
• Bezug zur Beauftragung
• Bezeichnung der durchgeführten Arbeiten/ Art der Leistung
• Protokolle und Messprotokolle
• Lohn- und Materialaufwand (Stundenanzahl und Fachmonteurgruppen)
• Unterschrift der Ausführenden
• ggf. Abnahmebestätigung

Die Leistungsnachweise für Zusatzleistung sind zeitnah, spätestens jedoch bis zum 6. Werktag nach Fertigstellung der jeweiligen Leistung, dem AG zum Gegenzeichnen vorzulegen.

Sofern es sich bei den Zusatz- und/oder Sonderleistungen um eine Leistung im Sinne einer Regelleistung handelt, z. B. Instandsetzung, Prüfung etc. sind die jeweiligen Dokumentationsanforderungen ebenfalls einzuhalten.

Zur Verwendung sämtlicher Ausführungsunterlagen ist ein schriftlicher Freigabevermerk des AG Voraussetzung.

Reaktionszeiten

Beschreibung Reaktionszeiten

Die Reaktions- und Behebungszeiten für Störungen richten sich generell nach den Anforderungen aus der Gebäudenutzung. Die Reaktionszeit gilt als eingehalten, wenn innerhalb der vorgegebenen Zeit ab Meldung ein geeigneter Mitarbeiter des AN mit Fach-, Orts- und Anlagenkenntnissen die Arbeiten aufnimmt und ggf. erste provisorische Maßnahmen ergreift.

• Zu den vertraglich vereinbarten Erreichbarkeitszeiten sowie außerhalb der regulären Arbeitszeit sind bei relevanten Meldungen umgehend Sofortmaßnahmen (Feuerwehr, Polizei, Fachfirmen, Behören etc.) einzuleiten und bei Notwendigkeit zu überwachen. Zeitgleich ist der AG (vorgegebene Personen oder Institutionen) über den Vorfall zu unterrichten.
• Nach Feststellung mit Bildmaterial zu dokumentieren und eine polizeiliche Anzeige sowie Meldung in Textform an den AG hat innerhalb der vereinbarten Reaktionszeit zu erfolgen.

Bei Gefahr in Verzug, insbesondere bei Störungen, die eine allgemeine Gefahr oder eine Gefährdung des Gebäudes, der Gesundheit und/oder Umwelt darstellen, hat in allen Störungskategorien, unabhängig von der Tageszeit, eine unverzügliche Reaktion zu erfolgen.

Sollte der AN die vereinbarten Reaktions- und Behebungszeiten entsprechend Ziffer 5.1.1 nicht einhalten, so trägt er die durch die Verzögerung anfallenden Mehrkosten.

Störungen, die den Geschäftsbetrieb des Mieters unterbrechen bzw. einschränken (Kerngeschäft des Mieters | Nutzers) sowie nachhaltige Störfälle, wie z. B. Wasserschäden oder Brand, sind nach Priorität 1 zu behandeln. Der AG gibt die Prioritätenliste vor und hat das Recht, diese jederzeit anzupassen bzw. zu ergänzen.

Wesentliche Betriebsausfälle und Zwischenfälle werden unverzüglich zunächst mündlich und in unmittelbarer Folge schriftlich dem AG gemeldet sowie nach einer Analyse der Ursachen in einem schriftlichen Bericht, mit Hinweis auf die Auswirkungen und die eingeleiteten Maßnahmen dokumentiert. Sollte für die Analyse die Bestellung eines Sachverständigen erforderlich sein, trägt der AG die Kosten, soweit der AN die Ursache nicht zu vertreten hat.

Übersicht Reaktionszeiten

Die Festlegung der Prioritäten erfolgt anhand des aus der Meldung erwachsenden Folgeschadens nach folgenden Prioritäten:

Digitaler Mieterwechsel

Derzeit wird der Mieterwechsel gemäß Anhang D 01 Leistungsverzeichnis Hauswart nicht Umlagefähig über papierhafte Nachweise durch den AN dokumentiert. Die Formulare werden durch den AG hierzu bereitgestellt. Der AG plant in absehbarer Zeit die Einführung einer digitalen Dokumentation gemäß Anhang C 02 Leistungsbeschreibung digitale Werkzeuge.

Hauswart und Hausmeister

Leistungsbereich

Die Leistung des Hauswarts und Hausmeisters umfasst alle vertragsgegenständlichen Gebäude, Flächen und Außenflächen des AG.

Besondere Anforderungen an das Personal

Neben den in Ziffer 2.7 genannten Anforderungen gelten im Besonderen für die Leistung des AN die Anforderungen, dass für die Ausführung der jeweiligen Tätigkeiten gemäß Anhang Preis- und Leistungsverzeichnis die entsprechende Qualifikation, Fähigkeiten, Zulassung, Aus- und Weiterbildung und Berechtigungen vorhanden sind.

Der AN hat für jeden in den Objekten des AG eingesetzten Hauswart und Hausmeister einen Stellvertreter zu Benennen. Darüber hinaus hat der AN hat sich so aufzustellen, dass auch kurzfristige ungeplante Ausfälle qualitativ und quantitativ gleichwertig noch am selben Tag ersetzt werden. Für Zeiten mit erhöhtem Arbeitsaufkommen hat der AN entsprechendes Personal zu planen, vorzuhalten und nach Erfordernis einzusetzen (z. B. durch Springer oder einen „Hausmeisterpool“).

Dokumentation

Die Leistungsnachweise für den Hauswart und Hausmeister sind nach Vorgabe des AG zu erstellen und müssen mindestens folgende Informationen beinhalten:

• Bezug zur Beauftragung
• Datum und Einsatzort
• Leistungsbeginn und Leistungsende
• Durchgeführte Leistungen / Tätigkeiten
• ggf. Leistungsaufmaß
• Name/Unterschrift des Ausführenden sowie des Objektleiters und Datum

Rahmenbedingungen

Der AN hat seine Leistung in Leistungszeit nach Ziffer 2.4.2 zu erbringen und in Ausnahmefällen auch außerhalb dieser Zeiten.

Einsatzzeit vor Ort ist werktags, in der Leistungszeit des AN gemäß Anhang D 07 Preis- und Objektverzeichnis die Einhaltung der im Anhang aufgeführten Mindestvorgaben für die Mindestbesetzung pro Objekt.

Die Räume des Hausmeisters sowie Lagerräume müssen stets verschlossen sein, um eine missbräuchliche Nutzung der Räume zu verhindern

Betriebsführungsrundgänge gemäß Leistungsverzeichnis

Erstellung und Pflege eines Rundgangprotokolls. Protokollierung aller Rundgänge/Kontrollen (inkl. festgestellter Mängel, Schäden, besonderer Vorkommnisse etc.). Dokumentation des Rundgangs im erstellten Protokoll. Aushänge an Gefahrenstellen oder bei Widerrechtlichem Gebrauch von Flächen aushängen. Die Räume sind ordnungsgemäßen Zustand verlassen.

Überprüfung von der Liegenschaft, des Gebäudes und der technischen Anlagenzustände und technischen Betriebsräume in regelmäßigen Abständen, mindestens täglich (Regelmäßig kann bei kritischen Anlagen und Bereichen auch mehrmals täglich bedeuten). Dies beinhaltet auch Durchführung einfacher Funktionsprüfungen und beheben kleineren Unzulänglichkeiten oder Schäden. Ziel dieser Betriebsführungsrundgänge und Testläufe ist die Prüfung der Anlagen und Räume auf ordnungsgemäßen Zustand und die frühzeitige Erkennung von Gefährdungen, Funktionsstörungen, Beschädigungen, Verschmutzungen und Mängeln. Die Kontrollgänge und Testläufe sind zu dokumentieren, Ergebnisse und etwaige Maßnahmen festzuhalten und resultierende Aufgaben zur Beseitigung von Abweichungen vom Soll sind umgehend einzuleiten oder weiterzuleiten, wenn diese nicht im Aufgabenbereich des AN liegen.

BMA, Sicherheitsbeleuchtung, Alarmanlagen etc.

Sofern verbaut übernimmt der AN das Bedienen, Schalten und Sichern dieser Anlagen. Dokumentation über alle Schalthandlunge ist durch den AN im Betriebsbuch zu führen.

Verkehrssicherung durch den AN

Die Verkehrssicherung des Gebäudes und der Liegenschaft hat das Ziel die Landesbauordnung und Verkehrssicherheit der baulichen Anlagen zu jedem Zeitpunkt fest- und sicherzustellen (in Anlehnung an die VDI 6200). Diese stellt sicher, dass

„Nach § 3 Musterbauordnung sowie den entsprechenden Artikeln der Landesbauordnungen sind Bauwerke so instand zu halten, dass die öffentliche Sicherheit und Ordnung, insbesondere Leben, Gesundheit und die natürlichen Lebensgrundlagen, nicht gefährdet werden. Aus den §§ 823, 836 bis 838 Bürgerliches Gesetzbuch ergibt sich die Verpflichtung, Bauwerke so instand zu halten, dass deren Benutzer nicht gefährdet werden“.

Baukonstruktion bezeichnet hier alle Bauwerke und Baukonstruktionen auf dem Gelände, mit den Bauwerken fest verbundene Einbauten (ohne Technische Anlagen) und Einbauten in Außenanlagen (ohne Pflanzbehälter und Spielanlagen), soweit sie sich in Allgemeinflächen befinden, sowie befestigte Außenflächen (ohne Spielplatzflächen), und umfasst damit folgende Kostengruppen nach DIN 276:

• 300 Baukonstruktion und fest mit dem Bauwerk verbundene Einbauten, die der besonderen Zweckbestimmung dienen, wie z. B.
  • Böden, inklusive Bodenbeläge
  • Außen- und Innenwände
  • Decken und Dächer, auch abgehängt innen
  • Türen, Tore und Fenster (sowohl kraftbetätigte als auch solche ohne Antrieb), einschließlich konventioneller und elektronischer Schließtechnik
  • Brand- und Rauchschutztüren
  • Notausstiege und Schachtdeckel (mit und ohne Antrieb)
  • Sonnenschutz, wie Jalousien/ Rollläden (einschließlich evtl. Antriebe)
  • (Schutz-) Gitter, Roste, Laufbohlen, Stoßabweiser, Schneefänge
  • Geländer, Sekuranten und Handläufe
  • Abdeckungen, Leitern, Einschubtreppen
  • Ladebrücken, (Aus-) Fahrbare Rampen
  • Regenrinnen, Fallrohre und Grundleitungen, Gullis, Hofeinläufe, Ablaufrinnen
• 530 Baukonstruktionen in Außenanlagen, wie z. B.
  • Einfriedungen, inkl. Türen, Tore, Schranken
  • Schutzkonstruktionen, wie Lärmschutzwände, Sichtschutzwände, Schutzgitter
  • Mauern, Wände
  • Rampen, Andockstationen, Treppen, Tribünen
  • Überdachungen
  • Kanal- und Schachtbauanlagen zur Medien- oder Verkehrserschließung
  • Wasserbauliche Anlagen, wie Brunnen, Wasserbecken
• 370 Baukonstruktive Einbauten, wie z. B.
  • Einbaumöbel in Allgemeinflächen
• 550 Einbauten in Außenanlagen, wie z. B.
  • Möbel
  • Fahrradständer
  • Schilder
  • Abfallbehälter
  • Fahnenmaste
• 520 Befestigte Flächen, wie
  • Wege
  • Straßen
  • Plätze, Höfe
  • Park- und Stellplätze
• 610 Ausstattung der Allgemeinflächen (ohne Geräte), wie
  • Leitern und Tritte
  • Schilder, Wegweiser, Orientierungstafeln (beleuchtet und unbeleuchtet), insbesondere zur Kennzeichnung des baulichen, anlagentechnischen und organisatorischen Brandschutzes, inkl. Rettungswege und Flucht- und Rettungspläne
  • Kennzeichnung von Hindernissen, Gefahrenstellen und -zonen
  • Markierung von Fahr- und Verkehrswegen
  • Werbeanlagen (z.B. Pylonen u. ä.)

Der AN führt regelmäßige Überprüfungen durch Begehung und Inspektion durch, sofern vorhanden:

• Besichtigung des Bauwerks auf offensichtliche Mängel oder Schädigungen und deren Dokumentation. Am Tragwerk, das heißt an allen tragenden Bauteilen wie Stützen, Wänden, Decken, Deckenträgern sowie Dachbindern, sind dies vor allem Verformungen, Schiefstellungen, Risse, Durchfeuchtungen, Ausblühungen und Korrosion.
• Kontrollrundgänge und Begehung von Dach und Fach durch qualifiziertes Personal. Ziel dieser Kontrollrundgänge ist die Prüfung der baulichen Anlagen auf ordnungsgemäßen Zustand und die frühzeitige Erkennung von Gefährdungen, Funktionsstörungen, Beschädigungen, Verschmutzungen und Mängeln.
• Die Kontrollgänge sind zu dokumentieren, Ergebnisse und etwaige Maßnahmen festzuhalten und resultierende Aufgaben umgehend zur Beseitigung weiterzuleiten.
• Sichtkontrolle Außenbeleuchtung, bauliche Anlagen im Außenbereich u. Schrankenanlage
• Sichtkontrolle Außenjalousien
• Fetten von beweglichen Teilen wie Türschließern und Scharnieren, Nachstellen von Türscharnieren, Türschließern, Reparaturen nicht schließender Türen.
• Störungsbeseitigungen an Schranken und Rolltoren (Sofortmaßnahmen) – ohne Material
• die Gebäude und Außenanlagen sind nach besonderen Ereignissen, z. B. Sturm, Hochwasser, Brand, etc. zu begehen und auf ordnungsgemäße Funktion und Betriebssicherheit hin zu überprüfen.

Lagerhaltung

Erfassung von Lagerbeständen (z.B. Möbel, technische Kleingeräte wie Fernseher, Wasserkocher, Toaster, Kaffeemaschine etc., Besteck, Geschirr und Gläser) nach Vorgabe des AG. Nachweis von Ein- und Abgängen bei Lagerbeständen erfolgt auf einer Karteikarte durch den AN. Welche Lagerbestände im Einzelnen auf Karteikarten zu führen sind, wird vom Auftraggeber geregelt und dem Auftragnehmer separat in der Implementierungsphase mitgeteilt. Sollten Nachbestellungen nötig sein, gibt der AN die Information/Bestellung an AG zu den nötigen Nachbestellungen. Bei Verschleiß hat eine schriftliche Abschreibungsmitteilung an AG zu erfolgen.

Schließverwaltung

Der AN führt einen Schließplan und hält diesen aktuell bei eventuellem Schlössertausch. Die Verwahrung der Schlüssel erfolgt im Schlüsselschrank/Schlüsseltresor im Hausmeisterbüro.

Der AN hat ein Schlüsselbuch zu führen, worin genau zu dokumentieren ist, wer welchen Schlüssel übergeben bekommen hat und wieder zurück gegeben hat. Die Schlüsselausgabe und -rückgabe an durch den AG beauftragte Firmen ist im Schlüsselbuch mit Unterschrift und Notiz der Schlüsselnummer nachzuweisen. Bei Schlüsselrückgabe ist die Schlüsselnummer zu kontrollieren. Bei Schlüsselverlust durch den Mieter muss der Mieter beim Hausmeister eine Verlusterklärung (Formular ist vorhanden) unterschreiben. Die Erklärung wird vom AN an den AG weitergeleitet. Schlüsselbestellungen erfolgen über eine schriftliche Mitteilung durch den AN mittels eines Vordrucks an den AG, welcher die Bestellung sodann auslöst.

Der AN führt und pflegt die Schlüsselboxen, die an den Gebäuden außen angebracht sind. Die Übergabe über die Schlüsselboxen ist durch den AN ebenso zu dokumentieren, wie eine persönliche Übergabe. Für Verluste von Schlüssel jeglicher Art haftet der AN, sofern und soweit ihn ein Verschulden trifft (dem AN obliegt Beweislast für das nicht verschulden).

Leistungsbereich

Die Leistung des AN umfasst alle allgemeinen Gebäudebereiche und den Leerstand.

Leistungsbeschreibung

Schließplanverwaltung; Ausgabe/Rücknahme, Programmierung (nach Vorgabe des AG) und Protokollierung von Schlüsseln, ID- und Codekarten etc.; Administration von Schließgruppen; Lagerung und Bestandsnachweisführung; kleine Montagearbeiten bei Änderung von Schließgruppen; Sicherungsscheinverwaltung. Bestehende Schlüsselbücher müssen durch den AN fortgeführt werden.

Die Suche nach Schlüsseln muss über Raumzuordnungen, Mieter, Schließpläne und andere Varianten möglich sein. Rapportmöglichkeiten sind:

• Darstellung von Schließplänen in Tabellenform
• Schlüsselraumberichte
• Mitarbeiter-/Schlüsselreports
• Listen mit Schlüsselrückgabeterminen
• Reports von Schlüsseln von früheren Mitarbeitern
• Berichte über die Zutrittsberechtigungen pro Raum
• Listen über Schlüssel pro Organisationseinheit
• Darstellung von eingelagerten Schließzylindern und Schlüsseln

Lückenlose Dokumentation über Einbau / Ausbau von Schließzylindern Dokumentation

Das Schlüsselbuch ist stets auf aktuellem Stand zu halten und muss für eine Revision durch den AG entsprechend haftungssicher sein.