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Aufforderung zur Abgabe eines
Teilnahmeantrages
Verfahren: Rahmenvereinbarung Grafik-/Kommunika(cid:415)onsdesign für das Na(cid:415)onale Monitoringzentrum zur Biodiversität
Verfahrenskennziffer des BfN: Z3-2026-003
Inhalt
1 Allgemeine Hinweise zur Abgabe eines Teilnahmeantrages ............................................... 2 1.1 Verfahrensart ................................................................................................................... 2 1.2 Kurzbeschreibung der Leistung ......................................................................................... 2 1.3 Leistungszeitraum ............................................................................................................. 3 1.4 Fristen für den Teilnahmeantrag ....................................................................................... 3 1.5 Teilnahmebedingungen ..................................................................................................... 4 1.6 Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden ............................................................................................................................. 4 1.7 Weiteres Verfahren / Angebotsphase ................................................................................ 5
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1 Allgemeine Hinweise zur Abgabe eines Teilnahmeantrages
1.1 Verfahrensart Unter Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschri(cid:332)en startet das Bundesamt für Naturschutz (BfN) für das Na(cid:415)onale Monitoringzentrum zur Biodiversität (NMZB) (Au(cid:332)raggebende Seite, AGS) hiermit ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewe(cid:425)bewerb. Wir freuen uns, wenn Sie einen Teilnahmeantrag abgeben.
1.2 Kurzbeschreibung der Leistung
Das BfN beabsich(cid:415)gt für das NMZB eine Rahmenvereinbarung Grafik-/Kommunika(cid:415)onsdesign in Au(cid:332)rag zu geben.
Das NMZB hat bereits ein eigenes Corporate Design (Basis-CD) und Vorlagen zur eigenständigen Gestaltung CD-konformer Produkte. Neue Ak(cid:415)vitäten erfordern nun eine Erweiterung der bisherigen Gestaltungsvorgaben, die Konzep(cid:415)on und Gestaltung neuer Produkte sowie die Erstellung einzelner Grafiken/Illustra(cid:415)onen. Im Rahmen einer Rahmenvereinbarung sollen dafür in Form von Einzelabrufen Dienstleistungen zur Weiterentwicklung und Ergänzung des Corporate Designs des NMZB und der Erstellung entsprechender Vorlagen, konkret:
Layouts für Printprodukte / Publika(cid:415)onen, Webdesign: Grafik-Elemente und Illustra(cid:415)onen für ein Web-Portal zum Biodiversitätsmonitoring (in Absprache mit den Au(cid:332)ragnehmenden der Portalentwicklung für das UX/UI-Design – das UX/UI-Design ist nicht Teil dieser Vergabe), Icon-Set, Set frei kombinierbarer Grafikelemente: Illustra(cid:415)onen zu zentralen Themen des Monitoringzentrums und Bildschablonen für Fotos, Ergänzung Gestaltungsvorgaben für Datenvisualisierungen (web- und prin(cid:414)ähige Vorlagen), Social Media-Vorlagen, Erstellung zusätzlicher sowie Aktualisierung vorhandener Vorlagen in Microso(cid:332) Word und Powerpoint (z.B. Dokumenta(cid:415)onen, Gutachten, Factsheets, Vorträge, Poster) und Übertragung ausgewählter vorhandener Vorlagen in Adobe InDesign,
sowie zur Konzep(cid:415)on und Gestaltung konkreter Produkte, insbesondere von:
digitalen Storytelling-Formaten (z.B. Web-Dossiers, Scrolly-telling-Formate, Story Maps, interak(cid:415)ve Daten-Stories), Infografiken, Magazin für die interessierte Öffentlichkeit (digital und Print),
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Informa(cid:415)onsmaterialien, z.B. Flyer, Fact Sheets, Poster, Bildungs- und Ausstellungsmaterialien, Illustra(cid:415)onen, Datenvisualisierungen und wissenscha(cid:332)liche Grafiken, Mo(cid:415)on Graphics / kurzen Anima(cid:415)onen für Web und Social Media
erbracht werden.
Für alle physischen Produkte ist zudem die fachliche Begleitung von Druck bzw. Produk(cid:415)on Teil der jeweiligen Leistung.
Anforderungen an die Leistungen
Zielgruppengerechte Gestaltung und Formate: Das NMZB richtet sich an Ak(cid:415)ve und Interessierte am Biodiversitätsmonitoring aus den folgenden Bereichen: Poli(cid:415)k und Verwaltung, Fachverbände und Fachgesellscha(cid:332)en, Wissenscha(cid:332) und Forschung, Ehrenamt und Ci(cid:415)zen Science sowie die interessierte Öffentlichkeit. Barrierefreiheit: Das BfN und das NMZB sind verpflichtet, ihre Veröffentlichungen barrierefrei zugänglich zu machen. Na(cid:415)onale Rechtsgrundlagen sind das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und die Barrierefreie-Informa(cid:415)onstechnik-Verordnung (BITV 2.0). Ergänzend zur gesetzlichen Grundlage der BITV 2.0 gilt die Einhaltung des PDF/UA-Standards für Barrierefreiheit (Prüfung mit PAC3) für digitale Veröffentlichungen. Die ANS gewährleistet die Einhaltung dieser Vorgaben. Lieferung offener Dateiformate, sowie Formatbereitstellung und Versionskontrolle: Neben der Bereitstellung finaler Grafikdateien in unterschiedlichen Dateiformaten für verschiedene Verwendungszwecke (Vektor- oder gerasterte Grafikdateien in definierten Größen, PDF-Dateien) garan(cid:415)ert die Au(cid:332)ragnehmende Seite (ANS) eine Versionskontrolle bei der Anpassung /Überarbeitung von Dateien. Zudem werden jeweils mit den finalen Grafikdateien auch die offenen Dateiformate zur Verfügung gestellt (z.B. für Microso(cid:332) Word/Powerpoint oder Adobe Illustrator/InDesign).
1.3 Leistungszeitraum
Es ist beabsich(cid:415)gt, mit einem Unternehmen eine Rahmenvereinbarung für den Zeitraum von zwei Jahren ab Zuschlagserteilung, mit der Op(cid:415)on zur Verlängerung von zwei Mal um je ein weiteres Jahr, abzuschließen.
1.4 Fristen für den Teilnahmeantrag
Die Frist für die Einreichung von Teilnahmeanträgen endet am 19.10.2026 um 10:00 Uhr. Ihren vollständigen Teilnahmeantrag können Sie ausschließlich über die e-Vergabepla(cid:426)orm einreichen.
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Fragen zur Erstellung des Teilnahmeantrages können bis 08.10.2026 ebenfalls ausschließlich in schri(cid:332)licher Form über die e-Vergabepla(cid:426)orm gestellt werden. Nach diesem Datum eingehende Fragen werden nicht mehr bearbeitet und beantwortet.
1.5 Teilnahmebedingungen
Dem Teilnahmeantrag müssen alle geforderten Nachweise und Eigenerklärungen, die mit diesem Dokument gefordert werden, enthalten.
Dies umfasst die folgenden beiden Dokumente: Alle Fragestellungen im Dokument „04 Fragen- und Antwortenkatalog zum TN-Antrag“ sind vollständig und in der vorgegebenen Reihenfolge gemäß den darin vorgegebenen Anforderungen zu beantworten. Zudem ist das Dokument „03 Eigenerklärung zur Eignung“ vollständig ausgefüllt einzureichen.
Fehlen einzelne Angaben, kann ihr Teilnahmeantrag leider nicht gewertet werden. Nachforderungen seitens des BfN sind ausgeschlossen.
1.6 Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden
Nach Ablauf der Teilnahmefrist werden die Teilnahmeanträge einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Teilnahmeantrags gem. §§ 56 ff. VgV wird geprü(cid:332), ob ein Bewerber die für die Durchführung des Au(cid:332)rags notwendige Eignung besitzt und nicht nach §§ 123 oder 124 GWB, im Zusammenhang mit den Sank(cid:415)onen gegen Russland oder aus sons(cid:415)gen Gründen ausgeschlossen werden muss.
Zur Angebotsabgabe werden die geeigneten Bewerber aufgefordert, die nicht ausgeschlossen wurden.
Im vorliegenden Verfahren findet eine Begrenzung der Anzahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, wie folgt sta(cid:425):
Bewertet wird der Zielerfüllungsgrad der Eignungskriterien entsprechend der im Dokument „Eignungsbewertungsmatrix“ dargestellten Systema(cid:415)k. In das Gesamtergebnis gehen die vergebenen Punktzahlen mit ihrer individuellen Gewichtung ein. Es können maximal 1.000 Leistungspunkte erreicht werden. Anhand der Gesamtpunktzahl wird die Reihenfolge für das Ranking festgelegt, wobei die höchste Punktzahl auf Platz 1 und dann entsprechend absteigend platziert wird. Die drei bestplatzierten Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Liegen der 4. und 5. platzierte Teilnahmeantrag über 800 Leistungspunkten oder liegen der 4. und 5. platzierte Teilnahmeantrag weniger als 25 Leistungspunkte hinter dem Dri(cid:425)platzierten, so werden auch 4. und 5. platzierte Teilnahmeanträge zur Angebotsabgabe aufgefordert.
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1.7 Weiteres Verfahren / Angebotsphase
Ein Angebot ist erst dann einzureichen, wenn die Vergabestelle Sie dazu aufgefordert hat.
Sofern Sie nach Abschluss des Teilnahmewe(cid:425)bewerbes zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erhalten Sie weitere Dokumente als Vergabeunterlagen.
In der ersten Phase erfolgt eine formale und inhaltliche (fachlich-technische) Prüfung Ihres Angebotes anhand der Vergabeunterlagen (u. a. Leistungsbeschreibung).
Soweit bei diesem Prüfungsschri(cid:425) Zweifel an der Plausibilität von Aussagen in Ihrem Angebot und / oder Ihren sons(cid:415)gen Unterlagen oder Interpreta(cid:415)onsschwierigkeiten bestehen, werden diese Zweifel aufgeklärt. Dazu nimmt die Vergabestelle Kontakt mit Ihnen auf.
Nicht bedingungsgemäße Angebote werden ausgeschlossen.
Die Vergabestelle behält sich vor, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen.
Es ist ein verbindliches Angebot abzugeben, welches im Rahmen einer Präsenta(cid:415)on durch den Bieter anhand der vom BfN bereitgestellten Vergabeunterlagen per Videokonferenz vorgestellt wird.
Sofern sich angesichts der bedingungsgemäßen Erstangebote Verhandlungsbedarf ergibt, wird wie folgt weiter verfahren:
Die für die 49. KW 2026 geplante Präsenta(cid:415)on wird auch für eventuelle Verhandlungen genutzt.
Das Ergebnis dieser Verhandlungsphase wird in die Vergabeunterlagen eingearbeitet und Sie werden zur Abgabe eines weiteren Angebotes basierend auf den aktualisierten Vergabeunterlagen aufgefordert.
Mit diesem Aufforderungsschreiben werden Sie entweder darüber informiert, ob
a) die Verhandlungen abgeschlossen sind und ein endgül(cid:415)ges Angebot abgegeben werden muss oder
b) über das neue Angebot in einer weiteren Phase verhandelt wird.
In beiden Fällen muss das Angebot vollständig (ggf. modifiziert) bis zu dem im Angebotsaufforderungsschreiben genannten Termin mit allen geforderten Unterlagen eingehen. Der Termin ist bindend. Eine Fristüberschreitung führt zum Ausschluss dieses Angebotes.
Ein Verweis auf bereits eingereichte Unterlagen des vorhergehenden Angebotes ist nicht zulässig, sofern im Angebotsaufforderungsschreiben nicht ausdrücklich Abweichendes geregelt ist.
Mit der Angebotsaufforderung verliert das vorhergehende Angebot seine Gül(cid:415)gkeit. Eingegangene Angebote werden auf der Grundlage der Vergabeunterlagen formal geprü(cid:332) und inhaltlich (fachlich-technisch) bewertet. Wenn Sie unter Hinweis darauf, dass die Verhandlungen abgeschlossen sind, zu Abgabe des endgül(cid:415)gen Angebotes aufgefordert werden, ist die Prüfung und Wertung dieses Angebotes abschließend.
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Die Vergabestelle behält sich vor, bei erheblichem Verhandlungsbedarf zusätzlich oder ersatzweise mündliche Verhandlungen durchzuführen.
Verfahrenssprache ist ausschließlich Deutsch. Erforderliche Übersetzer sind von Ihnen zu stellen.
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