Drei Schritte zur Übermittlung einer E-Rechnung
Die folgenden Hinweise richten sich an Rechnungssteller, die zur elektronischen Rechnungsstellung aufgefordert sind oder sich
grundsätzlich mit dieser Thematik auseinandersetzen. Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet
wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden, müssen seit
November 2020 in elektronischer Form (kurz: E-Rechnung) erzeugt, übermittelt und sicher gespeichert werden.
Weiterführende Informationen zu einzelnen Themen finden Sie unter den jeweiligen fett unterstrichenen Verlinkungen.
Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um Hinweise zum Thema E-Rechnung mit Bezug zur Bundesverwaltung handelt;
die Bundesländer setzen die E-Rechnung in eigener Verantwortung um.
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- Zunächst ist zu prüfen, ob eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vorliegt. Ausnahmen von der
Verpflichtung sind in der E-Rechnungsverordnung geregelt. Zudem sind vertragliche Vereinbarungen mit dem Auftraggeber
zu berücksichtigen.
Ab Ende September 2025 wird nur noch die OZG-RE als alleinige Eingangsrechnungsplattform des Bundes betrieben; der
Betrieb der ZRE wurde in Q4/2025 eingestellt. Mit der OZG-RE steht Ihnen eine Rechnungseingangsplattform zur Verfügung,
über die Rechnungen an die unmittelbare sowie Teile der mittelbaren Bundesverwaltung und einige Länder übermittelt
werden können. Zur Verwendung der Plattform ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei
und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden.
- Sofern eine Software zur elektronischen Rechnungsstellung genutzt wird, stehen folgende Übertragungskanäle zur
Verfügung: Peppol, E-Mail, sowie der manuelle Upload. Der präferierte Übertragungsweg ist vor dem Rechnungsversand
auszuwählen.
- Nach der Übermittlung einer Rechnung kann der Verarbeitungsstatus bis zur Abholung eingesehen werden. Die Plattform
prüft jede eingereichte Rechnung auf Konformität zur Spezifikation XRechnung oder anderer in der EU zugelassener
Standards in Syntax und Semantik wie z. B. ZUGFeRD 2.2. Bei erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung automatisch an den
Empfänger weitergeleitet. Bei Bedarf kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Statuswechsel eingerichtet werden.
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