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III-26-014

Leistungsbeschreibung

Vergabe III-26-014

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Geschäftsstelle für das Beteiligungsmodell Tempelhofer Feld 2027-2029

1. Wesentlicher Leistungsumfang Die Aufgabe der Geschäftsstelle ist es, das Beteiligungsmodell des Tempelhofer Feldes gemäß Entwicklungs- und Pflegeplan (EPP) (https://tempelhofer- feld.berlin.de/documents/74/160513_THF_Broschu%C3%AAre_Web.pdf) und Charta der Beteiligung zu organisieren. Insbesondere die Zusammenarbeit aller Akteure des Tempelhofer Feldes ist zu koordinieren, die Kommunikation zwischen diesen und der Öffentlichkeit ist mitzugestalten und es ist für die Weiterentwicklung des Beteiligungsmodells gemeinsam mit der Feldkoordination Sorge zu tragen. Die Feldkoordination besteht aus sieben gewählten Bürger*innen, zwei gesetzten Vertretenden der Grün Berlin GmbH und zwei gesetzten Vertretenden der für den Naturschutz zuständigen Senatsverwaltung. Die Geschäftsstelle unterstützt Feldkoordination und Feldforum in allen Belangen.

Die Geschäftsstelle ist die unmittelbare Ansprechpartnerin für die Bürgerinnen zu Belangen des Beteiligungsmodells Tempelhofer Feld gemäß EPP und die kommunikative sowie organisatorische Schnittstelle der Vernetzung zwischen der zuständigen Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt (SenMVKU), der Grün Berlin GmbH, den gewählten Bürgerinnen in der Feldkoordination und der Zivilgesellschaft. Zu den Arbeitsstrukturen und Arbeitsabläufen sowie zur Ergebnissicherung des Beteiligungsmodells Tempelhofer Feld sind digitale Strukturen aufzubauen und weiterzuentwickeln.

Die Geschäftsstelle ist bei der zuständigen Senatsverwaltung, beim Ressort, das für Freiraumplanung zuständig ist, angesiedelt und wird mit den notwendigen Sachmitteln im Rahmen des gültigen Haushaltsplans des Landes Berlin ausgestattet.

Die Geschäftsstelle ist im Sinne der „Charta der Beteiligung“ zur Neutralität und Transparenz zwischen den Agierenden (der Zivilgesellschaft, den bürgerschaftlichen Vertreterinnen, der Verwaltung und der Grün Berlin GmbH) verpflichtet. Im Vordergrund steht die Unterstützung der gewählten Feldkoordinatorinnen. Aufgrund der geforderten Neutralität ist die zeitgleiche Bearbeitung von Aufträgen Dritter mit Bezug zur Entwicklung des Tempelhofer Feldes auszuschließen bzw. vor Auftragsbeginn als

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Geschäftsstelle des Beteiligungsmodells Tempelhofer Feld zu beenden.

Art und Umfang der Leistung (Aufgabengebiet) Die Geschäftsstelle organisiert, koordiniert und unterstützt die Feldkoordination und das Feldforum und ist dabei insbesondere verantwortlich für:

• Die rechtzeitige Planung von Terminen der Feldkoordination und des Feldforums und die frühzeitige Abstimmung dazu. Das Feldforum findet mind. einmal im Jahr, max. zweimal im Jahr statt. Letzteres ist der Fall, wenn alle drei Jahre die Wahlen zur Feldkoordination stattfinden. Das Feldforum dauert in der Regel 3 Stunden. Bei einem Feldforum mit Wahlen werden vsl. 5 Stunden anfallen, da die Auszählung der Stimmen inkludiert wird. In den Jahren mit einem Feldforum kann es je nach Wunsch und Kapazitäten der gewählten Feldkoordinator_innen eine weitere öffentliche Veranstaltung geben (so in den vergangenen Jahren z.B. einen Saisonstart auf dem THF, ein Sommer- oder Herbstfest). Die Sitzung der Feldkoordination findet einmal im Monat statt; in den Sommerferien (Juli und August) entfällt die Feldkoordinationssitzung (vgl. Anlage). Zur Vorbereitung von Feldforum und Feldkoordination finden mit den Bürgern, Grün Berlin und SenMVKU Vorbereitungssitzungen statt.

• Die Organisation der Sitzungen/Veranstaltungen der Feldkoordination und des Feldforums, Terminkoordination inkl. Vor- und Nachbereitung der Termine, Führen eines gemeinsamen Kalenders zur vereinfachten Terminübersicht und (besseren) Planbarkeit.

• Die Durchführung und Organisation von Sitzungen/Veranstaltungen (eigenverantwortliche interne Organisation der Geschäftsstelle).

• Zu den Aufgaben zählen z.B. Einladungsmanagement, kontinuierliche Dokumentation inhaltlicher Themen, Erstellen und Abstimmen von Tagesordnungen, inhaltliche Aufbereitung von Unterlagen, Sitzungsleitung sowie das Erstellen der Protokolle inklusive Abstimmung und Veröffentlichung aller Sitzungsvorbereitungen, -ergebnisse und -unterlagen, soweit diese in der gemeinsamen Geschäftsordnung der Feldkoordination Tempelhofer Feld vorgesehen sind, von der Feldkoordination gewünscht werden bzw. durch EPP

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und „Charta der Beteiligung“ ohnehin geboten sind.

• Kontinuierliche Dokumentation des Beteiligungsmodells Tempelhofer Feld und seiner Prozesse und deren Präsentation gegenüber Dritten/Interessierten aus Lehre, Forschung, Politik, Verwaltung und Zivilgesellschaft. Weiterführung sowie Entwicklung des Internetauftritts/Anpassung an das gültige Berlinformat und des digitalen Arbeitsraumes, um die Arbeitsfähigkeit und Arbeitsstrukturen sowie die Transparenz dieses Gremiums sicherzustellen.

• Gewährleistung eines Höchstmaßes an Transparenz unter Nutzung vorhandener Kommunikationsinstrumente, der Infotafeln auf dem Tempelhofer Feld, digitaler Medien (Newsletter) oder durch Entwicklung neuer geeigneter Kommunikationsformate in Abstimmung mit der Feldkoordination.

• Betreuung der Beteiligungsplattform Tempelhofer Feld und des Co-Working-Space Nimmerland ➢ Die Website „www.tempelhofer-feld.berlin.de“ nutzt die Instrumente der Beteiligungsplattform www.mein.berlin.de,informiert rund um das Tempelhofer Feld zu allen Belangen und zieht in 2026 auf das zukünftige Content-Management-System Imperia um. Ggf. ist nach dem Umzug der Website die redaktionelle Zulieferung von Texten, Textbausteinen und Terminankündigen erforderlich.

➢ Verwaltung, Pflege und ggf. Weiterentwicklung des Co-Working Space „https://feko.nimmerland.de“ für die gesetzten und gewählten Mitglieder der Feldkoordination als notwendiges Tool des Beteiligungsprozesses und des effektiven Zusammenarbeitens (Kalender, Filesharing, Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Forum für Austausch und Adressbuch). Bei Bedarf wird durch die Geschäftsstelle Hilfestellung im Umgang mit der Co- Working Software (Nextcloud) für die Feldkoordinator_innen angeboten.

• Anstoßen und Unterstützung partizipativer Prozesse und thematischer Werkstätten zur Weiterentwicklung des Tempelhofer Feldes ebenso wie ggf. des Partizipationsprozesses.

• Vorbereitung/Organisation und Durchführung der turnusmäßigen Wahlen (alle drei

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Jahre) zur Feldkoordination. Die nächsten Wahlen finden in 2028 statt.

• Mitwirkung an der Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen des Corporate Designs zur Bürgerbeteiligung THF von SenMVKU, Grün Berlin GmbH und der Feldkoordination zum Beteiligungsmodell Tempelhofer Feld (z.B. Betreuung von aus- und inländischen Delegationen, Beantwortung von Anfragen zum Beteiligungsmodell Tempelhofer Feld, aktive Präsentation des Beteiligungsmodells etc.).

➢ Die Betreuung von aus- und inländischen Delegationen erfolgt in der Regel nicht durch die Geschäftsstelle selbst, sondern wird von dieser nach Absprache an die Vertreterinnen innerhalb des Beteiligungsmodells aus Bürgerschaft (gewählte Bürgerinnen und Bürger) und Verwaltung (Grün Berlin GmbH und SenMVKU) übergeben. Die Geschäftsstelle übernimmt die Beantwortung von Anfragen zum Beteiligungsmodell Tempelhofer Feld und aktive Präsentation des Beteiligungsmodells vor allem als Erstkontakt auf der Website des Beteiligungsmodells sowie bei öffentlichen Veranstaltungen/Sitzungen des Beteiligungsmodells.

➢ Es sind hier in Abstimmung mit der Feldkoordination Ankündigungen von Veranstaltungen im Rahmen des Beteiligungsmodells wie Feldforum, Arbeitstreffen oder Stammtisch im Corporate Design eigenständig und frühzeitig zu erstellen, die als Printprodukte, aber auch im Newsletter sowie auf der Website oder Social-Media-Kanälen verwendet werden können. Zumeist werden größere Veranstaltungen (z.B. Feldforum, Saisonstart oder Bürgerfest) mit einem Mesh-Plakat, einem Flyer und Ankündigungen auf der Beteiligungsplattform und Social-Media-Kanälen beworben. Wiederkehrende Veranstaltungen, wie beispielsweise der Stammtisch werden in der Regel mit kleinen Postern, Handzettel und über die Website beworben. Alle erstellten Produkte gehen in die Verfügbarkeit der SenMVKU über.

• Ggf. Mitwirkung an der Durchführung einer jährlichen öffentlichen Veranstaltung zum Tempelhofer Feld (Siehe oben z.B. Saisonstart, Sommer – oder Herbstfest bzw. Sonstige)

• Erstellen von Budgetplänen für die Organisation von Veranstaltungen,

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Kommunikations- und Partizipationsmaßnahmen zu Prozessen im Rahmen des Beteiligungsmodells, Zuarbeit zu Abrechnung von ehrenamtlichen Aufwandsentschädigungen für Sitzungen und Honorare für Impulsvorträge im Rahmen der Weiterentwicklung des Beteiligungsmodells in Abstimmung mit der zuständigen Senatsverwaltung, soweit Haushaltsmittel zur Verfügung stehen.

2. Ausführungszeitraum und Vergütung Die Geschäftsstelle wird für den Zeitraum vom 01.01.2027 bis 31.12.2027 mit der zweimaligen Option um Verlängerung um 12 Monate (1. 01.01.2028 – 31.12.2028 und 2. 01.01.2029 – 13.12.2029) beauftragt.

Anlagen: Entwicklungs- und Pflegeplan Tempelhofer Feld https://tempelhofer-feld.berlin.de/documents/74/160513_THF_Broschu%C3%AAre_Web.pdf

Beteiligungsplattform Tempelhofer Feld https://tempelhofer-feld.berlin.de/

Anlage: Terminübersicht 2027 des Beteiligungsmodells

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