Elbe-Werkstätten GmbH
Nymphenweg 22
21077 Hamburg
Allgemeine Informationen zur Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben gemäß Artikel 12 bis 14 der DSGVO im Vergabeverfahren
Vorbemerkungen
Die Vergabestellen der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) haben öffentliche Aufträge und Konzessionen gemäß § 97 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren zu vergeben.
Im Rahmen der Vergabeverfahren und den daraus resultierenden Vertragsverhältnissen verarbeitet die FHH per- sonenbezogene Daten von Bewerbern, Bietern und Vertragspartnern, indem sie diese zum Beispiel erhebt, spei- chert, verwendet, übermittelt, zum Abruf bereitstellt oder löscht. Daten sind personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Keine personenbezogenen Daten sind anony- misierte Daten.
Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten bei wem erhoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen in Kenntnis gesetzt und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die jeweilige Behörde, in welche die Vergabestelle eingegliedert ist. Sie erreichen diese unter den nachfolgenden Kontaktda- ten:
[Bearbeiterhinweis: Bitte Name und Adressdaten einfügen]
Elbe Werkstätten GmbH
Nymphenweg 22
21077 Hamburg
E-Mail: Antje.Born@elbe-werkstaetten.de
Tel.: +49 40 428 68-8571
Hinweis für elektronische Vergabeverfahren (eVergabe):
Bitte beachten Sie, dass Fragen zum Inhalt oder Ablauf des Vergabeverfahrens ausschließlich über die Bieterkom- munikation der eVergabe gestellt und nur über diese beantwortet werden dürfen.
Wer ist Datenschutzbeauftragte/r? Zuständige/r Datenschutzbeauftragte/r ist:
FIDES IT Consultants GmbH
Birkenstraße 37 28195 Bremen E-Mail: DatenschutzBeratung@fides-online.de
- Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verar- beitet?
Für die Beteiligung als Bewerber oder Bieter am Vergabeverfahren sowie die spätere Durchführung der daraus resultierenden Verträge werden personenbezogene Daten benötigt.
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für die Teilnahme am Vergabeverfahren und die daraus ggf. resultierende Begründung eines Vertragsverhältnisses. Unvollständige Angaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Die erhobenen Daten werden unter anderem für die Kommunikation zwischen den Wettbewerbsteilnehmern und der Vergabestelle bzw. den späteren Vertragspartnern sowie für die Durchführung des Vergabeverfahrens und die spätere Vertragsabwicklung verwendet. Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zum Zwecke der Durchführung von Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung für die Vertragsdurchführung erhoben und verarbeitet.
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Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt im Bieterportal bei Registrierung und Angebotsabgabe. Die Da- tenangabe bei Registrierung ist erforderlich, um ein Angebot, einen Teilnahmeantrag oder eine Interessenbekun- dung abzugeben (Einzelheiten zu den im Rahmen der Registrierung erhobenen Daten entnehmen Sie bitte dem Punkt „Datenschutz“ unten auf der Startseite des Bieterportals https://bieterportal.hamburg.de).
Weitere personenbezogene Daten sind ggf. bei der Abgabe eines Angebots, eines Teilnahmeantrags oder einer Interessenbekundung anzugeben. Im Einzelfall werden personenbezogene Daten bei Dritten erhoben, soweit sie gesetzlich zur Mitteilung verpflichtet bzw. berechtigt sind oder Ihre Einwilligung vorliegt (z.B. werden Daten vom Gewerbezentralregister, Wettbewerbsregister oder von Wirtschaftsauskunfteien abgefragt).
Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c bzw. e i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 58 LHO sowie § 4 HmbDSG, GWB, VgV und VOB/A, WRegG u. a.
Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Es werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Identifikations- und Kontaktangaben
Beispiel: Vor- und Nachname der zuständigen Ansprechpersonen, Adresse/Sitz des Unternehmens, Nummer des Eintrags im Handelsregister/bei der Handwerkskammer
- Angaben zur Überprüfung der Bietereignung
Beispiel: im Rahmen der Eignungsprüfung etwa Daten zur Überprüfung von Referenzen, Schul- und Berufsausbildung, Berufserfahrung der eingesetzten Mitarbeiter/innen u.ä.
- Erhebung von Daten bei Dritten
Beispiel: Gewerbezentralregisterauskünfte, Wirtschaftsauskünfte von Auskunfteien u.ä.
Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten an Dritte weitergegeben werden?
Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann an andere Personen oder Behörden, öffentliche oder nicht-öf- fentliche Stellen übermittelt werden, wenn Sie der Übermittlung zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetz- lich zugelassen ist. Im Rahmen des Vergabeverfahrens und ggf. der Vertragsdurchführung werden ihre perso- nenbezogenen Daten an folgende Stellen weitergegeben:
Dienststellen der FHH
Bei Rahmenvereinbarungen werden vertraglich abrufberechtigte Dienststellen (i.d.R. Kernverwaltung und Hochschulen sowie teilweise öffentliche Unternehmen) per Rundschreiben über das Ergebnis der Ausschrei- bung informiert und zum Abruf aus dem Rahmenvertrag verpflichtet. Hierbei werden der Name des erfolgrei- chen Bieters, der Name des zuständigen Ansprechpartners sowie die Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Fax, E-Mail) von der jeweiligen Vergabestelle an die Dienststellen übermittelt.
Bei Einzelaufträgen werden diese Daten von der Vergabestelle an die Dienststelle des Bedarfsträgers über- mittelt.
Sonstige Gremien
Die Dienststellen der FHH haben bestimmte Vergabeverfahren z.B. dem Vergabeausschuss oder sonstigen Gremien vor der Zuschlagserteilung vorzulegen. In diesem Zusammenhang werden den Gremienmitgliedern neben Einzelheiten zum Ablauf des Verfahrens auch die Namen der beteiligten Bieter und die Ergebnisse der Angebotswertung mitgeteilt.
Vergabekammern/Gerichte
Die Vergabestelle ist im Fall von Nachprüfungsverfahren oder sonstiger rechtlicher Streitigkeiten verpflichtet, der Vergabekammer oder dem zuständigen Gericht die vollständige Vergabeakte vorzulegen.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
[Bearbeiterhinweis: Bitte gültige Aktenordnung Ihrer Behörde ergänzen, andernfalls den letzten Halbsatz streichen.]
Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen den Löschfristen der gesetzlichen Bestimmungen. Da- nach dürfen Daten nur solange aufbewahrt werden, wie es zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechts- ansprüchen unter Beachtung von Aufbewahrungsfristen in Rechts- und Verwaltungsvorschriften erforderlich ist.
Es gelten u.a. die gesetzlichen Verjährungsfristen nach §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), die Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO – VV-ZBR) sowie die Aktenordnung der [XXXbehörde] der Freien und Hansestadt Hamburg.
Welche Rechte haben Sie?
Ihnen stehen in Bezug auf Ihren personenbezogenen Daten verschiedene Rechte nach der Datenschutz-Grund- verordnung zu. Einzelheiten ergeben sich aus Artikeln 15 bis 18, 21 und 77 DSGVO.
Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO)
Unter den Voraussetzungen des Artikels 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre verarbeiteten personen- bezogenen Daten vom Verantwortlichen verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzi- sieren, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.
Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unverzüglich eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verar- beitung eine Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung /„Recht auf Vergessenwerden“ (Artikel 17 DSGVO)
Unter den Voraussetzungen des Artikels 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Da- ten verlangen. Ob Sie die unverzügliche Löschung verlangen können, hängt u. a. davon ab, ob die betreffen- den Daten von der zuständigen Vergabe- bzw. Dienststelle noch zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben oder rechtlicher Verpflichtungen benötigt werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie be- treffenden Daten zu verlangen.
Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO)
Sie haben unter den Voraussetzungen des Artikel 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem Widerspruch nicht nachgekommen werden, wenn der Verantwortliche zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO)
Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (der bzw. dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit) einlegen. Die Kontaktdaten der bzw. des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit lauten:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Ludwig-Erhard-Str. 22
20459 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 – 40 40
E-Fax: (040) 4 279 – 11 811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de