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Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB)

der Fraunhofer-Gesellschaft e. V.

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Stand: April 2026

1. Anwendungsbereich 2.4 Sofern der Vertrag eine Unterbeauftragung im Rahmen einer öffentlichen Projektförderung oder eines öffentlichen 1.1 Diese Einkaufsbedingungen finden Anwendung auf Auftrags darstellt, ist der Vertrag nur unter dem Vorbehalt zwischen der Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der gültig, dass der entsprechende Zuwendungsbescheid erlas- angewandten Forschung e. V. München, (im Folgenden sen oder der Hauptauftrag erteilt wird und in Kraft bleibt. »Fraunhofer«) und dem Auftragnehmer abgeschlossene Die Bestimmungen des Zuwendungsbescheids bzw. des Kauf-, Werkverträge und Mischformen hiervon sowie Hauptauftrags gelten ergänzend. Vertragsformen eigener Art, die Kauf- oder Werkvertrags- recht unterfallen.
2. Lieferkonditionen 1.2 Sie gelten gegenüber Unternehmern, juristischen Personen 3.1 Die Lieferung erfolgt gemäß der Klausel DPU der Incoterms des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sonder- 2020 an den benannten Bestimmungsort oder zur benann- vermögen (§ 310 Abs. 1 BGB). ten Stelle am Bestimmungsort inkl. Entladung, soweit nicht anders vereinbart.
3. Vertragsgrundlagen 3.2 Wenn der Lieferant seinen Sitz in Deutschland oder der EU 2.1 Der Vertrag bedarf der Textform. Dies gilt auch für Ände- hat, ist er verpflichtet, bereits verzollte Ware auszuliefern. rungen des Vertrags sowie dieser Formabrede. 3.3 Wird nichts anderes vereinbart, so hat der Auftragnehmer 2.2 Der Vertragsschluss erfolgt auf Grundlage der nachfolgend eine Transportversicherung abzuschließen. genannten Bestimmungen. Für die Erfüllung des durch Fraunhofer erteilten Auftrags über Lieferungen und Leistun-
4. Preise und Zahlungsbedingungen gen haben in folgender Reihenfolge Gültigkeit: 4.1 Die vereinbarten Preise sind Nettopreise. Die Umsatzsteuer

• das Zuschlags- oder Auftragsschreiben mit den darin ist, sofern sie anzuwenden ist, gesondert auszuweisen. enthaltenen Vertragsbedingungen, 4.2 Der vereinbarte Preis umfasst alle Nebenkosten, insbeson-
• die Vergabeunterlagen gemäß § 29 VgV, § 21 UVgO dere Transportversicherung, Verpackung, Fracht, Transport bzw. der anzuwendenden Verfahrensordnung einschließ- und in Fällen nach Ziffer 3.2 auch Zollkosten. lich Antworten auf Bewerber- und Bieterfragen, 4.3 Zahlungsfristen beginnen frühestens mit dem Rechnungs-,
• diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB), jedoch nicht vor dem Wareneingang; falls eine Abnahme
• die Nachhaltigkeitsstandards (NHS) der Fraunhofer- vorgesehen ist, mit der Abnahme der Lieferung/Leistung. Gesellschaft e. V. in der jeweils bei Auftragserteilung 4.4 Fraunhofer gerät nur aufgrund einer Mahnung in Verzug, geltenden Fassung, § 286 Abs. 3 BGB gilt nicht.
• Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der jeweils bei Auftragserteilung 5. Weitergabe von Aufträgen an Dritte geltenden Fassung, Die Weitergabe von Aufträgen an Dritte und die Vergabe von
• das bezuschlagte Angebot des Auftragnehmers Teilleistungen an Unterauftragnehmer ist ohne Zustimmung von
• die einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Vor- Fraunhofer unzulässig. Für die Erteilung ist die Zustimmung in schriften und Auflagen einschließlich Norm- und Unfall- Textform ausreichend. Jede Zuwiderhandlung berechtigt verhütungsvorschriften, z.B. CE, VDE, ElektroG usw. in Fraunhofer, ganz oder teilweise vom Vertrag zurückzutreten. der jeweils am Tage der Lieferung geltenden Fassung.

6. Liefertermin 2.3 Abweichende Vertragsbedingungen des Auftragnehmers – insbesondere dessen Allgemeine Geschäftsbedingungen – Die von Fraunhofer vorgegebenen Liefertermine sind verbindlich werden nicht Bestandteil des Vertrags. Dies gilt auch dann, (relatives Fixgeschäft). Ist eine Überschreitung des Liefertermins zu wenn die Vertragsbedingungen des Auftragnehmers den erwarten, so hat der Auftragnehmer dies unter Angabe der von Fraunhofer gestellten Vertragsbedingungen nicht Gründe und der zu erwartenden Dauer Fraunhofer unverzüglich in widersprechen. Etwas anderes gilt nur, wenn Fraunhofer Textform anzuzeigen. Etwaige Verzugsfolgen werden durch diese ausdrücklich in Textform zustimmt. Die stillschweigende Anzeige nicht berührt. Annahme von Leistungen des Auftragnehmers sowie Zah- lungen durch Fraunhofer bedeuten kein Einverständnis mit abweichenden Bedingungen des Auftragnehmers.

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7. Terminsicherung 9.2 Der Auftragnehmer hat Fraunhofer – sofern zutreffend – ebenfalls rechtzeitig und schriftlich mitzuteilen: die Erfas- 7.1 Im Falle des Verzugs ist Fraunhofer berechtigt, für jeden Tag sung des zu liefernden Gutes von einer Position des An- des Verzugs eine Verzugsentschädigung in Höhe von 0,1 % hangs I der EG-Dual-Use- Verordnung oder der deutschen des Wertes desjenigen Teiles der Leistung, der nicht genutzt Ausfuhrliste, die Erfassung in der U.S. Commerce Control werden kann, insgesamt jedoch höchstens 5 % des Netto- List (konkrete ECCN oder als „EAR99“) oder der USML rechnungswerts, zu beanspruchen. (USML Classification No.). Diese Informationen sind in sämt- lichen relevanten Unterlagen (insbesondere Angebot, Liefer- 7.2 Abweichend von § 341 Abs. 3 BGB kann die Vertragsstrafe schein und Rechnung) anzugeben. Der Auftragnehmer trägt jederzeit bis zur vollständigen Bezahlung der Rechnung gel- sämtliche Aufwendungen und Schäden, die Fraunhofer auf- tend gemacht werden. grund des Fehlens oder der Fehlerhaftigkeit dieser Informa- 7.3 Die Geltendmachung weitergehender Schadensersatz- tionen entstehen. ansprüche bleibt vorbehalten. In diesem Fall werden die Ansprüche aus Ziffer 7.1 angerechnet. 10. Abnahme
8. Nachträgliche Sicherheitsleistung Ist eine Abnahme vorgesehen, obliegt der Nachweis für die erfolg- reiche Abnahme dem Auftragnehmer. Die Abnahme wird in der bei drohendem Mittelverfall Regel durch ein gemeinsam zu unterzeichnendes Abnahmeproto- 8.1 Sollte es bei der Durchführung des Vertrags zu Verzögerun- koll dokumentiert. gen kommen, die sich auch auf die Rechnungsstellung und Zahlung auswirken, ist Fraunhofer berechtigt, vom Auftrag- 11. Rechnungsstellung nehmer nachträglich eine Bürgschaft zu fordern, wenn und soweit die konkrete Gefahr eines Verfalls der dem Auftrag 11.1 Alle Rechnungen sind unter Angabe der Fraunhofer-Auf- zugrundeliegenden Fördermittel droht und diese Gefahr tragsnummer an die im Zuschlags- oder Auftragsschreiben dadurch abgewendet werden kann, dass die Rechnung vor angegebene Rechnungsadresse zu richten. Solange die der vollständigen Leistung beglichen wird. Rechnung keine Fraunhofer-Auftragsnummer ausweist, werden Zahlungsansprüche des Auftragnehmers nicht fällig. 8.2 Ein Mittelverfall droht insbesondere, wenn Fraunhofer für die Finanzierung des Auftrags öffentliche Fördermittel vor- 11.2 Jeder Auftrag ist gesondert abzurechnen. Die Rechnungen gesehen hat und deren Auszahlung nach Ablauf bestimm- sind dem Auftragsschreiben entsprechend zu gliedern. ter Fristen nicht mehr möglich ist. Fraunhofer hat dem Auf- Teil- und Schlussrechnungen sind als solche zu bezeichnen. tragnehmer auf Verlangen die konkrete Mittelverfallsgefahr 11.3 Die Umsatzsteuer-Identifikations-Nr. (UIN) von Fraunhofer durch Vorlage entsprechender Dokumente nachzuweisen. lautet DE 129 515 865. Die ausgestellte Rechnung muss die 8.3 Die Höhe der nachträglich angeforderten Bürgschaft ent- UIN ausweisen. spricht dem Bruttobetrag, für den Fraunhofer zur Vermei- dung des Mittelverfalls in Vorleistung gehen muss. Dieser 12. Gefahrübergang Betrag entspricht der gesamten noch ausstehenden Vergü- tungssumme unabhängig von ihrer Fälligkeit. Die Bürg- Die Gefahr geht mit dem Wareneingang oder – falls eine Ab- schaft muss von einem in der Europäischen Union zugelas- nahme vorgesehen ist – nach Abnahme der Lieferung/Leistung auf senen Kreditinstitut oder Kreditversicherer ausgestellt wer- Fraunhofer über. den.
9. Mängelhaftung 8.4 Hat der Auftragnehmer die Verzögerung zu vertreten, trägt er die Kosten der Bürgschaft. Der Auftragnehmer ist in die- 13.1 Die bezuschlagten Spezifikationen und Funktionen gelten sem Fall verpflichtet, innerhalb einer von Fraunhofer gesetz- als vertraglich vereinbart. Bei Mängeln stehen Fraunhofer ten angemessenen Frist von mindestens 14 Tagen eine uneingeschränkt die gesetzlichen Ansprüche nach Maßgabe unbefristete Bürgschaft über den geforderten Betrag unter des § 14 VOL/B zu. Verzicht auf die Einreden nach §§ 770, 771 BGB zu über- senden und den verbürgten Betrag in Rechnung zu stellen. 13.2 Die bei der Mängelbeseitigung vom Auftragnehmer zu tra- genden Kosten umfassen in jedem Falle die Aufwendungen 8.5 Hat der Auftragnehmer die Verzögerung nicht zu vertreten, für die Durchführung der Mängelbeseitigung sowie für die werden Kostentragung und Bürgschaftskonditionen indivi- Verpackungs-, Transport- und Versicherungskosten. duell zwischen Fraunhofer und Auftragnehmer vereinbart. 13.3 Die Mängelhaftung bezieht sich auch auf Ersatzlieferungen 8.6 Die Bürgschaft ist zurückzugeben, sobald der Auftragneh- und Leistungen einschließlich Nachbesserungsarbeiten. Die mer seine Verpflichtungen vollständig und vertragsgemäß Verjährungsfrist für die Mängelansprüche wird ab dem Zu- erfüllt hat oder sich der Sicherungszweck anderweitig erle- gang der schriftlichen Mängelanzeige gehemmt, bis der digt hat. Auftragnehmer den Mangel erfolgreich beseitigt oder die Ansprüche auf (weitere) Nachbesserung abgelehnt hat.
10. Versand, Zoll und Exportkontrolle 13.4 Bei Mängelbeseitigung durch Nachlieferung beginnt die 9.1 Die Lieferung erfolgt gemäß den Bedingungen aus Ziffer 3, Verjährungsfrist erneut, bei Nachbesserung nur, soweit es zudem ist ihr ein Lieferschein beizufügen. Bei Lieferung aus sich um einen gleichartigen Mangel oder um die Folgen dem Zoll-Ausland hat sich der Auftragnehmer rechtzeitig einer mangelhaften Nachbesserung handelt. mit der angegebenen Verwendungsstelle wegen der Zoll- und Einfuhrabwicklung in Verbindung zu setzen. Der Auf- 14. Compliance tragnehmer hat Fraunhofer rechtzeitig schriftlich mitzutei- len: den HS-Code, das Ursprungsland und, sofern von 14.1 Der Auftragnehmer hat bei der Ausführung des Auftrags Fraunhofer angefordert, Lieferantenerklärungen zum alle für ihn geltenden rechtlichen Verpflichtungen einzuhal- präferenziellen Ursprung (bei europäischen Auftragneh- ten, insbesondere Steuern, Abgaben und Beiträge zur mern) oder Warenverkehrsbescheinigungen (bei Auftrag- Sozialversicherung zu entrichten, die arbeitsschutzrechtli- nehmern aus nicht-europäischen Ländern). chen Regelungen einzuhalten und den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wenigstens diejenigen Mindestarbeits- bedingungen einschließlich des Mindestentgelts zu gewäh- ren, die für die betreffende Leistung insbesondere durch

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Gesetz, Rechtsverordnung oder allgemein verbindlich erklär- - der Auftragnehmer im Vergabeverfahren vorsätzlich ten Tarifvertrag verbindlich vorgegeben werden. Unter diese oder fahrlässig irreführende Informationen übermittelt Verpflichtung fallen weiterhin die geltenden Rechtsvor- hat, insbesondere in Bezug auf Eignungskriterien oder schriften in Bezug auf Antikorruption, Geldwäsche und Ausschussgründe, die die Vergabeentscheidung erheblich Kartellrecht sowie die Vorschriften zur Sanktionslisten- und beeinflusst haben, Exportkontrolle.

• das Angebot des Auftragnehmers auf wettbewerbsbe- 14.2 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, durch sorgfältige Aus- schränkenden Absprachen im Sinne von § 298 StGB wahl seiner Unterauftragnehmer und Zulieferer und deren beruht. zumutbarer Überwachung sicherzustellen, dass auch durch
• der Auftragnehmer der Forderung nach einer Sicherheits- diese im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis mit leistung gemäß Ziffer 8.1 in Verbindung mit Ziffer 8.4 Fraunhofer keine Rechtsverstöße begangen werden. nicht fristgerecht nachkommt. 14.3 Die Vertragspartner leisten gegenseitige Unterstützung Gleiches gilt, wenn über das Vermögen des Auftragneh- bezüglich der Maßnahmen zur Verhinderung von mers ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfah- Compliance-Verstößen im Rahmen der Vertragsdurchfüh- ren beantragt oder eröffnet worden ist und dies zu einem rung. Insbesondere informieren sich die Vertragspartner signifikant gesteigerten Risiko für die vertragskonforme unverzüglich gegenseitig, wenn diese konkrete Kenntnis Leistungserbringung führt. eines wesentlichen Verstoßes gegen straf- und bußgeldbe- wehrte Vorschriften der geltenden rechtlichen Verpflichtun- 16.2 Beendet Fraunhofer den Vertrag gemäß Ziffer 16.1, so ist gen aus Ziffer 14.1 und/oder einer behördlichen Ermittlung Fraunhofer berechtigt, die bereits empfangenen Leistungen oder eines Gerichtsverfahrens durch bzw. gegen den Ver- zurückzugeben. Eine bereits erfolgte (Teil-)Abnahme steht tragspartner selbst, seine Mitarbeitenden, Führungskräfte dem nicht entgegen. Teilleistungen sind, soweit Fraunhofer oder verbundenen Unternehmen, Vertreter und sonstige im hierfür Verwendung hat, zu den vertraglich vereinbarten Zusammenhang mit dem Vertrag stehende Unternehmen Preisen zu vergüten. Für zurückgegebene Leistungen hat erlangen und dies im konkreten Zusammenhang mit diesem der Auftragnehmer das dafür bereits gezahlte Entgelt an Vertrag steht. Dies gilt nicht, wenn gesetzliche Gründe oder Fraunhofer zurückzuerstatten. ein Verbot der Ermittlungsbehörden bezüglich der Informa- tionspflicht entgegenstehen. 16.3 In Fällen von Ziffer 16.1 S. 1 hat der Auftragnehmer Fraunhofer alle Schäden zu ersetzen, die unmittelbar oder 14.4 Die vorgenannten Verpflichtungen des Auftragnehmers mittelbar durch die Beendigung des Vertrags entstehen. gelten rückwirkend zum Zeitpunkt der ersten Kontaktauf- Von den gesetzlichen Regelungen bleiben lediglich §§ 347 nahme der Vertragspartner. bis 351 und 354 BGB unberührt.

16.4 Liegen wichtige Gründe nach Ziffer 16.1 S.1 vor, so hat der 15. Nachhaltigkeitsstandards Auftragnehmer Fraunhofer unabhängig vom Fortbestand 15.1 Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Einhaltung der Ver- des Vertrags eine Vertragsstrafe in Höhe von 5 % des Net- tragsbestandteil gewordenen »Nachhaltigkeitsstandards für torechnungswerts zu zahlen. Schadensersatzansprüche Lieferanten der Fraunhofer-Gesellschaft (NHS)«. Der Auf- nach Ziffer 16.3 bleiben unberührt. tragnehmer ist verpflichtet, Fraunhofer von Ansprüchen Dritter freizustellen, die sich aus einem Verstoß gegen die 17. Rücknahme- und Entsorgungspflicht Nachhaltigkeitsstandards für Lieferanten von Fraunhofer ergeben, es sei denn, er weist nach, dass er den Verstoß Der Auftragnehmer steht für die in § 19 Abs. 1 des Elektro- nicht zu vertreten hat. gesetzes und § 15 des Verpackungsgesetzes enthaltenen Rück- nahme- und Entsorgungspflichten ein und trägt etwaige dadurch 15.2 Bei Verstößen des Auftragnehmers gegen die NHS ist entstehende Kosten. Fraunhofer berechtigt, die Vertragserfüllung auszusetzen, wenn der Verstoß nicht nach angemessener Fristsetzung 18. Ersatzteilhaltung beseitigt wird. Weitergehende Rechte nach Ziffer 16 bleiben unberührt. Für einen Zeitraum von 5 Jahren, gerechnet ab dem Warenein- gang bzw. falls eine Abnahme vorgesehen ist, vom Zeitpunkt der 16. Beendigung des Vertragsverhältnisses Abnahme des Liefergegenstandes, verpflichtet sich der Auftrag- aus wichtigem Grund nehmer, Ersatzteile vorzuhalten und im Bedarfsfall zu marktübli- chen Preisen anzubieten. 16.1 Fraunhofer kann aus wichtigem Grund vom Vertrag zurück- treten oder den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen, 19. Schutzrechte insbesondere wenn 19.1 Der Auftragnehmer sichert zu, dass ihm keine Rechte Dritter

• der Auftragnehmer erhebliche Verstöße gegen Ziffer 14 oder andere Rechtsmängel bekannt sind, die der Nutzung (Compliance), 15 (Einhaltung der Nachhaltigkeitsstan- der geschuldeten Leistung entgegenstehen würden. dards für Lieferanten – NHS) oder Ziffer 21 (Geheimhal- tung) begeht, 19.2 Der Auftragnehmer übernimmt die Haftung gegenüber denjenigen, die eine Verletzung von Schutzrechten gegen-
• vor vollständiger Erfüllung des Vertrags durch den Auf- über Fraunhofer geltend machen. Er wird Fraunhofer sofort tragnehmer ein Tatbestand nach § 123 Abs. 1–4 GWB von sämtlichen derartigen Ansprüchen freistellen und sämt- verwirklicht wird und dem Auftragnehmer nicht unver- liche damit in Zusammenhang stehende Nachteile und züglich nach Zugang der Rücktrittserklärung der Nach- Schäden ersetzen. Sonstige Ansprüche von Fraunhofer weis der Selbstreinigung nach § 125 GWB gelingt, z. B. auf Rücktritt, Minderung oder Schadensersatz bleiben
• die Integrität des Auftragnehmers wegen einer nachweis- unberührt. lichen schweren Verfehlung, z. B. Straftaten gegen den 19.3 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Angebot kenntlich Wettbewerb (§§ 298 ff. StGB), Straftaten im Amt (§§ 331 zu machen, wenn Third-Party-Software- und/oder Open- ff. StGB), Subventionsbetrug (§ 264 StGB) oder ähnlichen Source-Software-Komponenten für die Nutzung des Handlungen außerhalb korrekter geschäftlicher Gepflo- Leistungsgegenstands erforderlich sind. genheiten infrage gestellt ist,

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19.4 Sofern im Rahmen der Auftragsdurchführung Leistungen 23. Referenznennung und Marken-/Logonutzung erbracht werden, bei denen urheberrechtlich geschützte Werke oder Erfindungen entstehen, räumt der Auftragneh- 23.1 Die Referenznennung von Fraunhofer zu kommerziellen mer Fraunhofer an allen im Zusammenhang mit diesem Zwecken des Auftragnehmers ist sowohl in digitaler wie Vertrag erzielten Arbeitsergebnissen ohne gesonderte Ver- analoger Form nur nach ausdrücklicher Zustimmung von gütung das ausschließliche räumlich, zeitlich und inhaltlich Fraunhofer gestattet. unbeschränkte, unwiderrufliche und unkündbare Recht an 23.2 Gleiches gilt für die Nutzung des als Marke eingetragenen sämtlichen bekannten und unbekannten Nutzungsarten ein. Logos von Fraunhofer durch den Auftragnehmer. Soweit der Auftragnehmer für die Durchführung der ihm erteilten Aufträge Dritte unterbeauftragt, ist er verpflichtet, 24. Anwendbares Recht, durch eine entsprechende vertragliche Regelung die Über- tragung / Einräumung von Nutzungsrechten in diesem Erfüllungsort und Gerichtsstand Sinne auf Fraunhofer sicherzustellen. 24.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. 20. Forderungsabtretung und Aufrechnung 24.2 Erfüllungsort für Lieferungen/Leistungen ist die vereinbarte 20.1 Die Abtretung einer Forderung des Auftragnehmers gegen Adresse. Erfüllungsort für Zahlungen ist München. Fraunhofer, auch innerhalb des Konzernverbunds des Auf- tragnehmers, bedarf der vorherigen schriftlichen Zustim- 24.3 Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten im Zusammen- mung von Fraunhofer. hang mit dem Vertrag oder diesen AEB ist München.

20.2 Der Auftragnehmer hat ein Aufrechnungs- oder Zurückbe- 25. Sonstiges haltungsrecht nur wegen rechtskräftig festgestellter oder unbestrittener Gegenforderungen. Der Auftragnehmer 25.1 Sollten einzelne oder mehrere Bestimmungen ganz oder kann ein Zurückbehaltungsrecht nur ausüben, wenn sein teilweise unwirksam sein oder werden, so wird hiervon Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht. die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Gleiches gilt im Fall einer Regelungslücke. Die Vertrags- 21. Geheimhaltung partner werden in diesem Fall die ungültige Bestimmung durch eine wirksame Bestimmung ersetzen, welche dem 21.1 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, über alle ihm während wirtschaftlichen Zweck der ungültigen Bestimmung mög- der Vertragsdurchführung bekanntwerdenden Geschäfts- lichst nahekommt. und Betriebsgeheimnisse, alle ihm bekannt gewordenen Herstellungsverfahren und sonstigen persönlichen, 25.2 Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen bedürfen zu geschäftlichen und betrieblichen Sachverhalte während und ihrer Wirksamkeit mindestens der Textform. Gleiches gilt, nach Beendigung des Vertragsverhältnisses vertraulich zu wenn das Erfordernis der Textform abbedungen werden behandeln. soll. 21.2 Der Auftragnehmer hat bei der Einbindung von Mitarbei- 25.3 Diese Einkaufsbedingungen der Fraunhofer-Gesellschaft e. V. tenden darauf zu achten, dass geheimhaltungsrelevante sind auf Deutsch und Englisch abgefasst. Beide Fassungen Informationen nur in dem Ausmaß weitergegeben werden, sind gleichermaßen verbindlich. Bei Abweichungen oder wie es für die ordnungsgemäße Durchführung des Auftrags Unklarheiten zwischen den Sprachversionen hat jedoch die unerlässlich ist. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass seine deutsche Fassung Vorrang und ist für die Auslegung dieser Mitarbeitenden im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten Bedingungen ausschließlich maßgeblich. zur Geheimhaltung entsprechend Ziffer 21.1 verpflichtet sind.

21.3 Sämtliche von Fraunhofer an den Auftragnehmer überge- bene Unterlagen und evtl. davon gefertigte Kopien sind auf Anforderung durch Fraunhofer, jedoch spätestens bis zum Ablauf des Vertrags zurückzugeben. Fraunhofer ist berech- tigt, an Stelle der Herausgabe ganz oder teilweise die sichere Löschung oder Vernichtung zu verlangen. Diese ist Fraunhofer auf Verlangen und nach ihrer Wahl durch ent- sprechende Erklärung oder anderweitig nachzuweisen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unbe- rührt.

22. Datenschutz

22.1 Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder Erfüllung des Vertrags betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten.

22.2 Verarbeitet der Auftragnehmer für Fraunhofer personenbe- zogene Daten im Auftrag, schließen die Vertragsparteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Bei gemeinsamer Verantwortlichkeit schließen die Kontakt Vertragsparteien eine zusätzliche Vereinbarung nach Art. 26 — DSGVO.

Herausgeber Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e. V. Hansastraße 27 c, 80686 München https://www.fraunhofer.de 4 | 4 © Fraunhofer-Gesellschaft e. V., München 2026

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Standard Purchasing Terms (SPT)

of Fraunhofer-Gesellschaft e. V.

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Version dated: April 2026

1. 2.3 No deviating contractual terms and conditions of the Scope of Application Contractor—in particular their General Terms and Condi- tions—shall become an integral part of the contract. The 1.1 These Purchasing Terms are applicable to purchasing con- aforesaid shall also apply, if Contractor's contractual terms tracts, contracts for work and services, and to hybrid forms and conditions do not contradict the contractual terms and thereof as well as to sui generis contracts subject to the laws conditions of Fraunhofer. Exceptions to the above shall only applicable to purchase agreements or contracts for work apply, if Fraunhofer gives their express consent in text form. and services, entered by and between Fraunhofer-Gesell- The tacit acceptance of services provided by the Contractor schaft zur Förderung der angewandten Forschung e. V., as well as payments made by Fraunhofer do not constitute Munich, Germany (hereinafter referred to as "Fraunhofer") any consent with any deviating terms and conditions of the and the Contractor. Contractor.

1.2 They apply in relation to entrepreneurs as defined by Section 2.4 If the contract constitutes subcontracting to third parties 14 German Civil Code (BGB), legal entities under public law, within the framework of public project funding or a public and to separate special funds under public law (Section 310 contract, the contract’s effectiveness shall be subject to the (1) BGB). proviso that the corresponding grant notice award is issued or the main contract is awarded and will remain in force and 2. Contractual Basis effect. The provisions set forth in the grant notice or in the main contract shall apply in addition. 2.1 The contract shall be made in text form. This shall also apply to amendments to the contract and to a waiver of this text 3. Terms of Delivery form requirement. 3.1 Unless otherwise agreed, delivery shall be made in accord- 2.2 Conclusion of a contract shall be governed by the following ance with rule DPU of the Incoterms 2020, to the desig- provisions. Regarding the fulfillment of Fraunhofer's order nated destination or to the designated place at the destina- for deliveries and services, the following order of priority tion, including unloading. shall apply: 3.2 If the Contractor’s is headquarters are located in Germany

• the letter of award or the order document containing the or within the European Union, the Contractor is obliged to contractual terms and conditions, deliver goods that have already been cleared through cus-
• the tender documents in accordance with Section 29 toms. of the German Procurement Ordinance (VgV), Section 21 3.3 Unless otherwise agreed, Contractor agrees to take out of the German Ordinance on Sub-threshold Procurement transport insurance. (UVgO), or the applicable rules of procedure, including responses to questions from applicants and bidders,

4. Prices and Terms of Payment

• these present Standard Purchasing Terms (SPT), 4.1 The agreed prices are net prices. Value added tax, if any,
• the Sustainability Standards for Suppliers (NHS) of must be shown separately. Fraunhofer-Gesellschaft e. V., in the version applicable on the date when the order is placed, 4.2 The agreed price includes all ancillary costs, in particular transport insurance, packaging, freight, shipment, and,
• the General Terms and Conditions of Contract for the in cases subject to Clause 3.2 hereunder, customs charges. Execution of Works (VOL/B) in the version applicable on the date when the order is placed, 4.3 The period allowed for payment shall commence running upon receipt of the invoice at the earliest, however not
• the Contractor's awarded offer before receipt of the goods; if inspection and acceptance is provided for, such period shall commence upon the
• the relevant statutory and regulatory provisions and acceptance of the delivery/service. requirements, including standard specification and accident prevention regulations such as CE, VDE or the 4.4 Fraunhofer shall only be in default upon receipt of a reminder; Electrical and Electronic Equipment Act (ElektroG) etc., Section 286 (3) German Civil Code (BGB) shall not apply. each in the version applicable on the date of delivery.

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5. Subcontracting Orders to Third Parties 9. Shipping, Customs and Export Control

Subcontracting orders to third parties and outsourcing parts of 9.1 Delivery shall be made in accordance with the provisions the delivery to subcontractors is not permitted without the con- specified in Clause 3 and must be accompanied by a delivery sent of Fraunhofer. Consent given in text form shall be deemed note. In regard to deliveries from foreign customs jurisdic- sufficient. Any violation, breach or infringement of the aforesaid tions, Contractor must contact well in advance the indicated will entitle Fraunhofer to withdraw from the contract, either in full place of use to arrange for customs clearance and import or in part. formalities. Contractor must inform Fraunhofer in writing and in a timely manner of the following: HS code, country 6. Date of Delivery of origin, and, if requested by Fraunhofer, supplier's declara- tions of preferential origin (for European contractors) or The delivery dates specified by Fraunhofer shall be binding (rela- movement certificates (for contractors from non-European tive fixed-date transaction). If missing the deadline is expected to countries). occur, Contractor shall notify Fraunhofer without undue delay in 9.2 Where applicable, Contractor shall inform Fraunhofer, text form of this circumstance, stating the reasons for and specify- likewise well in advance and in writing, of the following: the ing the duration of the delay. Notifying Fraunhofer of a delay in registration of the goods to be delivered that are listed as an delivery shall have no effect on the consequences that may arise item of Annex I of the EC Dual-Use Regulation or of the from or out of this delay. German export list, the registration in the U.S. Commerce Control List (concrete ECCN or as "EAR99") or the USML 7. Assurance of Deadlines (USML Classification No.). This information must be indi- cated in all relevant documents (in particular in the quote, 7.1 In the event of default Fraunhofer shall be entitled to delivery note and invoice). Any expenses and losses that claim compensation for each day of default in the amount Fraunhofer may incur due to the absence or incorrectness of of 0.1 % of the value of that part of the service or delivery this information shall be borne by Contractor. which cannot be used, but in total no more than a maxi- mum of 5% of the net invoice value. 10. Acceptance 7.2 Notwithstanding Section 341 (3) BGB, Fraunhofer may claim payment of the contractual penalty at any time until the If acceptance of a delivery is provided for, the Contractor is invoice has been paid in full. responsible for the proof of successful acceptance. In general, acceptance is documented by way of an acceptance protocol 7.3 Fraunhofer reserves the right to assert further damage com- which has to be jointly signed by both parties. pensation claims. In this case, claims asserted under Clause 7.1 shall be taken into account. 11. Invoicing

8. Subsequent provision of security 11.1 All invoices must be sent to the billing address specified in in the event of impending forfeiture of funds the letter of award or in the contract, always quoting the Fraunhofer order number. As long as an invoice lacks the 8.1 If delays occur in the performance of the contract that also Fraunhofer order number, the Contractor's payment claims affect invoicing and payment, Fraunhofer is entitled to sub- shall not be due for payment. sequently require the Contractor to provide a guarantee if and to the extent that there is a concrete risk of forfeiting 11.2 For every order a separate invoice must be issued. Invoices the funding underlying the contract and this risk can be must be itemized in accordance with the Fraunhofer order averted by settling the invoice prior to full performance. document. Partial and final invoices must be designated as such. 8.2 There is a particular risk of funding being forfeited if Fraunhofer has earmarked public funds to finance the order 11.3 Fraunhofer’s sales tax identification number (UIN) is and payment of those funds is no longer possible after cer- DE 129 515 865. Any invoice issued to Fraunhofer must tain deadlines have passed. Upon request, Fraunhofer must show the UIN. provide the Contractor with evidence of the specific risk of funding forfeiture by submitting the relevant documents. 12. Passing of Risk 8.3 The amount of the guarantee subsequently requested corre- Risk passes to Fraunhofer upon receipt of the goods or—where sponds to the gross amount that Fraunhofer must advance acceptance has been provided for—at the time when acceptance in order to prevent the funds from lapsing. This amount of delivery or service has been declared. corresponds to the total outstanding remuneration, regard- less of when it is due. The guarantee must be issued by a
9. Liability for Defects credit institution or credit insurer authorized in the European Union. 13.1 The specifications and functions stipulated in the awarded order shall be deemed contractually agreed. In the event of 8.4 If the Contractor is responsible for the delay, they shall bear defects, Fraunhofer shall be entitled to exercise their statu- the costs of the guarantee. In this case, the Contractor is tory rights following the conditions of Section 14 VOL/B. obligated to submit, within a reasonable period set by Fraunhofer of at least 14 days, an open-ended guarantee 13.2 The costs incurred for remedying defects shall be borne by for the required amount, waiving the defenses under the Contractor and shall include in any case all expenses Sections 770 and 771 BGB, and to invoice the guaranteed incurred for carrying out the remediation of defects as well amount. as the costs for packaging, shipment and insurance. 8.5 If the Contractor is not responsible for the delay, the alloca- 13.3 Liability for defects also applies to replacement deliveries tion of costs and the terms of the guarantee shall be agreed and services, including subsequent improvement work. upon individually between Fraunhofer and the Contractor. The limitation period for claims for defects shall be sus- pended from the date of when the written notice of defects 8.6 The guarantee shall be returned as soon as the Contractor was served until the time when the Contractor has success- has fully fulfilled its obligations in accordance with the con- fully remedied the defect or rejected the claims for (further) tract or the purpose of the security has otherwise been satis- improvement work. fied.

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Standard Purchasing Terms (SPT) of Fraunhofer-Gesellschaft e. V. Version dated: April 2026

13.4 As regards remedy of defects by subsequent delivery, the - before Contractor has completely fulfilled the contract, limitation period will recommence; in the event of rectifica- an offence under Section 123 (1 to 4) German Act tion, the limitation period shall only start running again, if against Unfair Competition (GWB) has occurred, and the defect is of the same type or if it is the result of inade- Contractor fails to provide any proof of self-cleaning quate rectification. pursuant to Section 125 GWB immediately after receipt of the notice of withdrawal, 14. Compliance

• Contractor’s integrity is questioned is to be considered as unreliable due to a proven act of serious misconduct, e.g. 14.1 Contractor shall comply with all legal obligations applicable criminal offences against competition (Sections 298 et to them when fulfilling the order, including in particular seq. German Criminal Code (StGB)), criminal offences in payment of taxes, levies and social security contributions, office (Sections 331 et seq. StGB), subsidy fraud (Section adherence to occupational health and safety regulations and 264 StGB) or similar acts beyond proper business prac- granting employees at least those minimum working stand- tices, ards, including payment of minimum wages, which are binding for the relevant service in particular by law, statu- - Contractor provided misleading information in the tender tory order, or a generally binding collective agreement. process, intentionally or by negligence, in particular with This obligation also includes the applicable legal provisions regard to eligibility criteria or reasons for rejection which relating to anti-corruption, money laundering, and antitrust significantly influenced the contract-awarding decision, law, as well as the provisions on sanctions lists and export control. - Contractor's bid is based on collusion to restrict competi- tion within the meaning of Section 298 StGB. 14.2 Contractor agrees to ensure, by way of careful selection of their subcontractors and suppliers and reasonable monitor- - the Contractor fails to comply with the requirement to ing of such, that they likewise will not commit any legal provide security in accordance with Clause 8.1 in conjunc- violations, breaches or infringements in relation to the tion with Clause 8.4 within the specified time limit. contractual relationship with Fraunhofer. The same shall apply, if insolvency proceedings or compara- 14.3 The contracting parties shall mutually support each other ble proceedings have been applied for or opened against with regard to measures intended to prevent compliance Contractor's assets which may result in a significantly violations relating to the fulfillment of the contract. increased risk for the performance of services in accordance In particular, the contracting parties shall immediately with the contract. inform each other, if they become aware of a material viola- 16.2 If Fraunhofer terminates the contract pursuant to the provi- tion or breach of criminal and administrative-fine provisions sions of Clause 16.1, Fraunhofer has the right to return any of the applicable legal obligations under Clause 14.1 above services or deliveries already rendered. Any (partial) accept- and/or gain knowledge of an official investigation or legal ance that has already taken place shall not preclude this. proceedings initiated by or against the contracting party Partial services or deliveries shall be remunerated at the themselves, their employees, managers, or affiliated compa- contractually agreed prices, insofar as Fraunhofer has use nies, representatives, and other companies associated with for such. As regards returned services, Contractor shall reim- the contract, and if these circumstances are specifically burse Fraunhofer for any payments already made. related to this contract. The above obligation to provide information does not apply, if there are legal reasons for not 16.3 As regards circumstances covered by Clause 16.1, sentence 1 doing so or if the provision of such information is banned by Contractor shall compensate Fraunhofer for all losses the investigating authorities. directly or indirectly incurred as a result of the termination of the contract. As regards statutory provisions, only Sections 14.4 The aforesaid obligations of the contractor shall apply with 347 to 351 and Section 354 BGB shall remain unaffected. retroactive effect from the time of first contact between the contracting parties. 16.4 If there is cause as set forth in Clause 16.1, sentence 1, Contractor shall pay to Fraunhofer a contractual penalty in

15. Sustainability Standards the amount of 5% of the net invoice value, regardless of whether the contract continues to exist. Claims for damages 15.1 Contractor agrees to comply with Fraunhofer’s “Sustainabil- pursuant to the provisions set forth in Clause 16.3 shall ity Standards for Suppliers (NHS)” which have become an remain unaffected. integral part of the contract. Contractor shall indemnify and hold harmless Fraunhofer from and against any claims made
16. Obligation to Take Back and Dispose of Items by third parties arising from or out of a violation, breach or infringement of Fraunhofer’s Sustainability Standards for Contractor shall be liable for compliance with the obligations to Suppliers, unless they are able to prove that they are not take back and dispose of items set forth in Section 19 (1) of the responsible for the violation, breach or infringement. German Electrical and Electronic Equipment Act (Elektrogesetz) and Section 15 of the German Packaging Act (Verpackungsgesetz) 15.2 In the event of Contractor’s violation, breach or infringe- and shall bear any costs incurred in this regard. ment of Fraunhofer’s Sustainability Standards, Fraunhofer shall be entitled to suspend the performance of the con- tract, if Contractor fails to remedy the breach, violation or 18. Availability of Spare Parts infringement within a reasonable period of time. Notwith- Contractor agrees to maintain spare parts in stock for a period of standing the above, Fraunhofer reserves the right to resort 5 years, calculated from the date of receipt of goods or, to the rights set forth in Clause 16. if acceptance is provided for, from the date of acceptance of the delivery item, and, if necessary, sell them at usual market prices.
17. Termination of the Contract for Cause 16.1 Fraunhofer may withdraw for cause from or cancel the con- 19. Intellectual Property Rights tract with immediate effect, in particular, if 19.1 Contractor warrants and represents that they are not aware

• Contractor is in serious breach of Clause 14 (Compliance), of any third-party rights or other deficiencies in title that 15 (Compliance with Sustainability Standards for Suppli- would contradict the use of the service owed. ers – NHS) or Clause 21 (Confidentiality),

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19.2 Contractor shall be liable to those who claim an infringe- 22.2 If Contractor processes personal data on behalf of ment of property rights against Fraunhofer. Contractor shall Fraunhofer, the contracting parties shall conclude a Data immediately indemnify and hold harmless Fraunhofer from Processing Agreement (DPA) under Art. 28 General Data and against all such claims and compensate Fraunhofer for Protection Regulation (GDPR). In the case of joint responsi- all related detriments and losses. Any other claims or rights bility, the contracting parties shall conclude an additional of Fraunhofer, e.g. withdrawal from the contract, reduction agreement on joint controlling in accordance with Art. 26 of price, or compensation for damages, shall remain unaf- GDPR. fected. 23. Reference Naming & Use of Trademark/Logo 19.3 Contractor is obliged to disclose in their tender offer the fact whether the use of third-party software and/or open- 23.1 Using Fraunhofer’s name as a reference for commercial pur- source software components is required for the use of the poses of the Contractor, either in digital or analog form, is object of performance. only permitted with the prior express consent of Fraunhofer. 19.4 If, within the framework of order fulfillment, services are 23.2 The same applies to Contractor’s use of Fraunhofer’s logo, rendered which may result in copyright-protected pieces of which is a registered trademark. work or inventions, Contractor shall grant Fraunhofer with regard to all work results generated in relation to the 24. Applicable Law, contract the exclusive, world-wide, perpetual, irrevocable, non-terminable, and royalty-free right to use and to exploit Place of Performance and Legal Venue the content of any known types of use. Contractor agrees, 24.1 The laws of the Federal Republic of Germany shall apply, when subcontracting to third parties with regard to the with the provisions of UN Convention on the International order awarded to them, to ensure the transfer/granting of Sale of Goods (CISG) being expressly excluded. rights of use to Fraunhofer within the aforesaid meaning by way of including a corresponding clause in the relevant sub- 24.2 The place of performance for deliveries/services is the contracting contract. address agreed by the parties. The place of performance for payments is Munich, Germany. 20. Assignment of Claims and Offsetting 24.3 Any disputes arising in relation to the contract or these 20.1 Assignment of any claims the Contractor holds against Standard Purchasing Terms shall be settled before the courts Fraunhofer, including the assignment within Contractor's in Munich, Germany. group of companies, requires the prior written consent of Fraunhofer. 25. Miscellaneous 20.2 Contractor shall have a right of set-off or retention only on 25.1 Should one or several provisions of these terms be or be- finally adjudicated or undisputed counterclaims. Contractor come invalid or ineffective as a whole or in part, this will not may only exercise a right of retention, if their counterclaim is affect the validity or effectiveness of the remaining provi- based on the same contractual relationship. sions. The same shall apply mutatis mutandis to any gaps. In this case, the Parties will replace the invalid provision with 21. Confidentiality a valid provision that comes as close as possible to the eco- nomic purpose of the invalid provision. 21.1 Contractor shall treat as confidential all business and trade secrets that may become known to them in the course of 25.2 Ancillary agreements, changes and amendments shall be fulfilling the contract, and treat as confidential all manufac- made at least in text form to be valid and effective. The turing processes and any other personal, business-related same shall apply mutatis mutandis in respect to waiving this and operational facts and circumstances that have come to text form requirement. their knowledge during and after the termination of the 25.3 These Purchasing Terms of the Fraunhofer-Gesellschaft e. V. contractual relationship. are available in German and English. Both versions are 21.2 When involving employees, Contractor must ensure that equally binding. However, in the event of any discrepancies confidential information will be disclosed only to the extent or ambiguities between the language versions, the German that is deemed necessary for the proper execution of the version shall prevail and shall be exclusively authoritative for order. Contractor shall make sure that their employees— the interpretation of these terms. within the scope of legal tools—are bound to secrecy in accordance with the provisions set forth in Clause 21.1 above.

21.3 All documents provided by Fraunhofer to the Contractor and any copies made thereof must be returned upon Fraun- hofer’s request, but no later than upon expiry of the con- tract. Fraunhofer is entitled to request the secure deletion or destruction of all or part of the documents instead of their return. Fraunhofer may request Contractor to provide evi- dence of such confidential waste disposal, and to confirm this, at their discretion, by means of a corresponding decla- ration or otherwise. Legal archiving requirements shall remain unaffected. Contact

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22. Data Privacy 22.1 Contractor shall make sure that all persons engaged by Published by them with the processing or fulfillment of the contract will Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der comply with the statutory provisions on data protection. angewandten Forschung e. V. Hansastrasse 27 c, 80686 München https://www.fraunhofer.de

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